O documento descreve uma proposta para implementação de um Escritório de Projetos (PMO) no país de Lisarb, com o objetivo de melhorar a gestão de projetos no setor público. A proposta inclui uma análise da maturidade em gestão de projetos no país, a identificação e categorização de 18 projetos estratégicos, a priorização desses projetos usando critérios e pesos, e recomendações para o balanceamento do portfólio de projetos de acordo com restrições de tempo, custo e objetivos.
1. GP – 20 – Portfolio e PMO
São Luis - MA
GERENCIAMENTO DE PORTFÓLIO E PMO
ACTION CONSULT
2. A ACTION CONSULT É UMA EMPRESA COM MAIS DE 10 ANOS NO MERCADO E CONTA COM UMA VASTA GAMA DE PROJETOS EM SEU PORTFÓLIO. TEM AMPLA ESPERIÊNCIA NA IMPLANTAÇÃO DE PMO’S EM EMPRESAS DO SETOR PÚBLICO, E UTILIZA DE METODOLOGIAS ADEQUADAS PARA IMPLEMENTAR UM PROJECT OFFICE NA MEDIDA IDEAL PARA AS SUAS NECESSIDADES.
ACTION CONSULT
3. Carla Cristina Clemente da Silva
Eduardo Jorge Lins
Igor Fernando Araújo Carvalho
Marcos de Freitas Júnior
Rodrigo Lamounier Teixeira
EQUIPE
ACTION CONSULT
4. Temos como objetivo deste projeto a consultoria na implementação de um PMO no país LISARB, trabalhando diretamente com o Ministério do Planejamento do país;
Tal proposta está fundamentada nos objetivos estratégicos que o país LISARB nos forneceu, onde foi identificado previamente a maturidade, modelo e métricas de sucesso a serem implantadas;
A PROPOSTA
ACTION CONSULT
5. O LOGOTIPO
P M O
LISARB
O logotipo do projeto representa o compromisso “infinito¨do governo e do povo para mudanças rumo a uma Lisarb melhor.
ACTION CONSULT
6. ACTION CONSULT
P M O
LISARB
Com base na pesquisa de maturidade em gerenciamento de projeto feito no Ministério do Planejamento e fornecida pelo Presidente da Lisarb, determinou-se o nível de maturidade em projeto.
Esta pesquisa foi composta por um questionário de 40 quesitos de avaliação com os seguintes critérios de pontuação:
0 -> Questão sem marcação (não aplicável)
1 -> Quase nunca (aplicável para até 10% dos projetos)
2 -> Às vezes (aplicável para mais de 10% e menos de 50% dos projetos)
3 -> 50% das ocasiões (aplicável para 50% dos projetos)
4 -> A maioria das ocasiões (aplicável para mais de 50% e menos de 80% dos projetos)
5 -> Em quase todas as ocasiões (aplicável para mais de 80% dos projetos)
Após análise do questionário e somados os pontos, chegou-se ao valor de 110 pontos;
De acordo com o sistema de classificação abaixo:
• Acima de 160 pontos: Nível 5
• Entre 121 e 160 pontos: Nível 4
• Entre 81 e 120 pontos: Nível 3
• Entre 41 e 80 pontos: Nível 2
• Entre 10 e 41 pontos: Nível 1
Podemos verificar que LISARB encontra-se no NÍVEL 3 de maturidade.
NÍVEL DA MATURIDADE
7. ACTION CONSULT
P M O
LISARB
BENEFÍCIOS
Para conseguirmos os resultados esperados em LISARB, será fundamental a aplicaçã das melhores práticas de implantação de projetos.
Sendo assim a implantação de um escritório de projetos será fundamental para orientar e dar suporte aos gerentes de projetos, permitindo o desenvolvimento dos projetos em Lisarb da forma mais eficiente e eficaz
Com a implantação de projetos da forma mais eficiente e eficaz, a LISARB se tornará um país moderno, com desenvolvimento sustentável e igualdade social.
8. ACTION CONSULT
P M O
LISARB
BENEFÍCIOS
Algumas funções desempenhadas pelo PMO:
•Suporte Administrativo;
•Métodos e padrões;
•Consultoria e aconselhamento;
•Treinamento; e,
•Acompanhamento doa profissionais em Gerência de Projetos, Principais benefícios com a implantação do PMO:
•Aumento na Transparência
•Melhoria de processo
•Aumento do controle
•Melhoria nas comunicações
•Elevação da capacidade empreendedora
9. ACTION CONSULT
P M O
LISARB
NÍVEL HIERÁRQUICO ADOTADO
O Escritório de Projetos deve ser uma estrutura que favoreça ao plano estratégico da organização e torne possível maximizar o cumprimento de seus objetivos, que aproxime a concepção da estratégia, desenvolvida pela alta administração, de seu braço executor (DINSMORE, 2003).
Devido a alta complexidade dos Projeto Lisarb, o PMO mais adequado a função, é o PMO nível 3 - foco na estratégia - que visa a organização como um todo.
Caracteísticas do nível 3 :
TIPO DE CARTEIRA - Portfólio de projetos da organização
DEMANDAS ORGANIZACIONAIS PARA PROJETOS: Ser um centro de excelência em GP Fornecer uma visão integrada dos projetos do negócio Promover o alinhamento dos projetos com o plano estratégico da organização
POSICIONAMENTO HIERÁQUICO-FUNCIONAL - Diretoria
10. ACTION CONSULT
P M O
LISARB
FUNÇÃO ADOTADA
Integração com o Negócio
Acreditamos que o Gerenciamento de Portfólio em Lisarb será um grande desafio devido a complexidade dos projetos e as diferentes áres de atuação.
Deverá haver uma grande integração entre a máquina pública e a população por isso demandará uma forte atuação em gerenciamento de conflitos e metodologias de comunicação buscando a transparência e a credibilidade da população no governo do país.
11. ACTION CONSULT
P M O
LISARB
MODELO ADOTADO
Torres de Controle
O modelo a ser adotado é o de torre de controle que permitirá o gerenciamento dos projetos como um processo de negócio a ser nutrido e protegido
Este modelo possibilitará termos padrões estabelecidos para gerênciamento de projetos, uma boa gestão do conhecimento em gerenciamento de projeto, sistemas definidos, padronizados, controlados e auditados, focando na melhoria continua.
12. ACTION CONSULT
P M O
LISARB
MÉTRICAS DE SUCESSO
As métricas a serem adotadas deverão ser relevantes, simples e de fácil percepção e divulgação. Podemos adotar métricas genéricas ou métricas específicas. Mostramos abaixo alguns dos indicadores específicos que pretendemos utilizar:
1.Cumprimento de custo;
2.Cumprimento de prazo;
3.Análise de Valor Agregado;
4.Satisfação da população;
13. ACTION CONSULT
P M O
LISARB
ETAPAS DE IMPLEMENTAÇÃO
Podemos planejar a sua implantação da seguinte forma:
Vender o conceito de um PMO para a administração
Avaliar os custos envolvidos
Apresentar uma proposta inicial de trabalho
Montar equipe
Desenvolver metodologia
Selecionar funções e aplicar em um “piloto”
Avaliar o processo – o que deu certo e o que não funcionou
Efetuar correções
Ampliar a utilização
Fazer divulgação
14. Todos os projetos foram identificados a partir dos objetivos do planejamento estratégico de LISARB
IDENTIFICAÇÃO DOS PROJETOS
Viva Educação
Política aberta
Fora corrupção
Lugar de criança é na escola
Gestão participativa
Austeridade e desenvolvimento
Desenvolvimento sustentável
Segurança para todos
Cultura é vida
Juntos podemos mais
ACTION CONSULT
P M O
LISARB
15. Justiça para todos
A cultura no meio de nós
O sonho da casa própria
Info jovens
IDENTIFICAÇÃO DOS PROJETOS
Inclusão Digital
Pró-saúde
Educação no trânsito
Informática nas escolas
ACTION CONSULT
P M O
LISARB
16. Foram 18 projetos listados, que foram agrupados e categorizados para possíveis formação de Programas.
Classificados em 3 grupos:
Melhoria da qualidade de vida;
Melhoria da gestão político-social;
Controle e Eficiência na Gestão das Contas Públicas.
CATEGORIZAÇÃO DOS PROJETOS
ACTION CONSULT
P M O
LISARB
17. Id
Projeto
1
Cultura é vida
2
Cultura no meio de nós
3
Viva Educação
4
Lugar de criança é na escola
5
Informática nas escolas
6
O sonho da casa própria
7
Inclusão digital
8
Educação no trânsito
9
Info jovem
10
Pró saúde
MELHORIA DA QUALIDADE DE VIDA
Tais projetos são focados na melhoria da qualidade de vida do povo de Lisarb, com projetos que gerem a inclusão social através de uma educação de qualidade para todos, moradia e esporte e cultura.
ACTION CONSULT
P M O
LISARB
18. Id
Projeto
11
Fora Corrupção
12
Justiça para Todos
13
Política Aberta
14
Segurança para Todos
MELHORIA DA QUESTÃO POLITICO-SOCIAL
Tais projetos são focados no combate a corrupçao, na garantia de uma gestão política aberta e transparente, bem como no aumento da segurança pública;
P M O
LISARB
ACTION CONSULT
19. Id
Projeto
15
Austeridade e Desenvolvimento
16
Desenvolvimento Sustentável
17
Juntos podemos muito mais
18
Gestão participativa
CONTROLE E EFICIÊNCIA NA GESTÃO DAS CONTAS PÚBLICAS
Tais projetos são focados na valorização de atividades sustentáveis e projetos de integração de pessoas, valorizando o trabalho coletivo e ações sustentáveis;
ACTION CONSULT
P M O
LISARB
20. CRITÉRIOS DE AVALIAÇÃO E PESOS
Os critérios de avaliação foram elencados conforme tabela abaixo para priorizar os programas listados.
Critério
Peso
Justificativa
Nivel de Maturidade
20
O nível de maturidade exigido para o projeto determinará toda a infraestrutura exigida pelo projeto.
VPL/VPI Maior que 1
20
Garantir o retorno do investimento.
Eliminação de risco potencial
30
Projetos que irão eliminar risco para o processo de crescimento e progresso de Lisab.
Custo
10
Os custos dos projetos deverão estar conforme o orçamento aprovado pelo governo.
Prazo
20
Os projetos deverão estar implantados no período de gestão do governo atual.
ACTION CONSULT
P M O
LISARB
21. As notas foram distribuídas considerando os valores 0, 5 e 10 onde:
10 : Projeto atende bem o critério julgado;
5 : Projeto atende parcialmente o critério julgado;
0 : Projeto não atende o critério julgado;
CRITÉRIOS DE ATRIBUIÇÃO
ACTION CONSULT
P M O
LISARB
24. Posição
Projeto
Descriçãp
Grupo Etratégico
Pontuação
1
P13
Política Aberta
Político-Social
850
2
P15
Austeridade e desenvolvimento
Gestão Contas Públ.l
800
3
P03
Viva educação
Qual. De vida
750
4
P05
Informática nas escolas
Qual. De vida
700
RESULTADO DA AVALIAÇÃO
ACTION CONSULT
P M O
LISARB
Os programas foram priorizados de acordo com a ordem. Esta priorização também servirá de base para verificação se os projetos estão balanceados levando em consideração todas as variáveis.
25. BALANCEAMENTO DO PORTFÓLIO
ACTION CONSULT
P M O
LISARB
No gráfico de bolhas, temos uma visualização de como estão os projetos do portfólio, auxiliando na tomada de decisão quanto a escolha dos projetos e alocação de recursos.
Podemos ver que no caso da Lisarb, o projeto VIVA EDUCAÇÃO, deverá ser substituido por outro pois o seu tempo para implementação ultrapassa o período de gestão do Governo atual. Observamos também que somente estão sendo atendidos 3 dos objetivos requeridos
NÍVEL DE COMPLEXIDADE:
Muito Complexo
Média complexidade
Baixa complexidade
CUSTO:
Baixo custo
Médio custo
Alto custo
LEGENDAS
Tempo (Anos)
> 4
2 a 4
Até 2
Categoria
Qualidade de Vida
Gestão Político-social
Gestão Contas Públ.
P3
P5
P15
P13
03
03
09
04
OBJETIVOS REQUERIDOS:
1)Justiça;
2)Política cidadã;
3)Educação;
4)Economia;
5)Prot. Social;
6)Qualidade de vida;
7)Cultura/Diversidade;
8)Política Externa;
9)Combate à Corrupção.
26. Posição
Projeto
Descrição
Grupo Etratégico
Pontuação
1
P13
Política Aberta
Político-Social
850
2
P15
Austeridade e desenvolvimento
Político-Social
800
3
P05
Informática nas escolas
Qual. De vida
700
4
P17
Juntos podemos muito mais
Controle e efic. Contas públ.
600
5
P14
Segurança para Todos
Político-Social
600
RESULTADO DA AVALIAÇÃO
ACTION CONSULT
P M O
LISARB
Após primeira análise, verificou-se a necessidade de substituir projetos que não seriam viáveis. Foi utilizado o mesmo critério anterior – Maior pontuação na avaliação.
27. BALANCEAMENTO DO PORTFÓLIO
ACTION CONSULT
P M O
LISARB
Podemos ver agora um maior equilíbrio na carteira de projetos, projetos nas três categorias e atendendo 05 (cinco) dos objetivos requeridos.
NÍVEL DE COMPLEXIDADE:
Muito Complexo
Média complexidade
Baixa complexidade
CUSTO:
Baixo custo
Médio custo
Alto custo
LEGENDAS
Tempo (Anos)
> 4
2 a 4
Até 2
Categoria
Qualidade de Vida
Gestão Político-social
Gestão Contas Públ.
P5
P15
P13
03
09
04
P14
P17
01
02
OBJETIVOS REQUERIDOS:
1)Justiça;
2)Política cidadã;
3)Educação;
4)Economia;
5)Prot. Social;
6)Qualidade de vida;
7)Cultura/Diversidade;
8)Política Externa;
9)Combate à Corrupção.
28. GP – 20 – Portfolio e PMO
São Luis - MA
ACTION CONSULT
P M O
LISARB