Atelier "Comment choisir et déployer un ERP ?" du Pôle Numérique de la CCI Bordeaux avec Prodware et témoignage de la société Oxymétal - 07 04 2014

1. Choisir & déployer un logiciel de gestion intégrée ERP dans une PME
7 avril 2014
CCI Bordeaux
http://www.flickr.com/photos/mrvelocipede/2088581654
Bruno SAINTORENS – CCI Bordeaux
Jean-Jacques BODIN – OXYMETAL
Philippe PASCO – Prodware
Cyril MOYA - Prodware

2. Accompagner les entreprises dans leur développement
et leurs projets TIC
Promouvoir les acteurs du numérique

3. Programme d’ateliers et conférences
Diagnostics et accompagnements personnalisés
Certificats de signature électronique + Archivage légal Chambersign
Visioconférence

6. ERP = Enterprise Resource Planning ou PGI = Progiciel de Gestion Intégré. Objectifs :
•
Optimiser le pilotage de la chaine de valeur de l'entreprise
•
Fédérer et fluidifier son système d'information autours d’un référentiel de données communes et centralisées.
•
Formaliser les processus opérationnels et les circuits de validation
•
Mutualiser la gestion et la m-à-j des données.
•
Mettre à la disposition des salariés l'ensemble des données nécessaires à leurs activités.
•
Permettre l’accès et la diffusion des informations disponibles et actualisées en temps réel.
ERP : UNE VUE UNIFIÉE DES PROCESSUS DE L'ENTREPRISE ET DE SON SYSTÈME D'INFORMATION
Dans la gestion commerciale l'assistante enregistre le marché "gagné". Le statut de "prospect" passe à "client". Le service commercial valide le bon de commande, le stock est actualisé en temps réel, si le produit n'est plus en stock l’ordre de fabrication est transmis à l’usine, l'écriture comptable est générée automatiquement …

7. Centralisation des Referentiels
Integration
Logistique et CRM
Visibilité
Supply Chain
Finance et Pilotage
Opérations
Fabrication/ Ciblage des Réassorts
Magasins
Catalogue
Bureau d’études
Mobile/ Applications
Consommateurs/ BtoC
Grands Clients/ BtoB
Web
UNE VISION GLOBALE DES BESOINSA COUVRIR

8. UNE DÉMARCHE PAS À PAS POUR UN CHOIX ÉCLAIRÉ ET SEREIN
Années 1990
- Approche Best of Breed
- Développements spécifiques
Années 2000 - Approche ERP - Solutions métiers/ Best of breed
Année 2010 - ERP Verticalisés - Solutions métiers natives ERP
Un SI de plus en plus intégré
UNE OFFRE LOGICIELLE EN FORTE ÉVOLUTION

9. DES SYSTÈMES DE PLUS EN PLUS INTEGRES
Années 1990 - Solutions fermées - Cloisonnement entre les applications et les modules - Difficulté d’adaptation du SI à la stratégie
Années 2000 - Bonne couverture généraliste - Nombreux développements spécifiques pour couvrir les besoins métiers - des fonctions clé toujours traitées en Best of Breed
Année 2010
- Fonctionnel métier standard dans l’ERP
- Fonctions métiers modularisées au sein même de l’ERP
Un SI de plus en plus intégré

10. LES ENJEUX MÉTIERS
Mise en oeuvre de nouveaux canaux de distribution
Nouvelles exigences clients
Pilotage de l’entreprise
Transformation de l’entreprise
Croissance externe ou organique
Amélioration de la productivité
Optimisation des coûts, des délais

11. LES ENJEUX PROJET ET SI
Définition du modèle d’infrastructure cible
Vision globale de la solution
Définition du planning attendu
Prise en compte de l’existant
Prise en compte de la capacité de l’entreprise à mener le projet
Définition du budget du alloué au projet
Définition du modèle d’acquisition

12. http://erp.comprendrechoisir.com/comprendre/logiciel-erp
DIFFERENTS TYPES D'ERP

13. UN EXEMPLE DE COUVERTURE FONCTIONNELLE ERP
Source : Microsoft

14. LES MODULES LES PLUS SOUVENT DÉPLOYÉS
http://www.erp-infos.com/info_article/m/2273/premiers-resultats-de-lenquete-cxp-sur-les-erp.html

16. DE LA CONSULTATION A LA CONTRACTUALISATION
Une vue complète de vos stocks
physiques et disponibles
EXPRESSION DES BESOINS
Bien décrire son activité et ses enjeux
Bien décrire les processus clés
Bien décrire l’architecture fonctionnelle et technique dans laquelle le projet doit s’insérer
Définir le mode de consultation
CONSULTATION
En direct
Par un cabinet de conseil
Editeurs ou intégrateurs
Etablir une matrice de comparaison
CONTRACTUALISATION
Définition des équipes
Matrice de responsabilités (RACI)
Planning
Niveau d’engagement (Forfait, Régie, par rapport à quel référentiel…)
Contrats juridiques
Modalités de paiement (à l’avancement, au jalon…)
LES CRITERES DE CHOIX
Couverture fonctionnelle
Solidité et pérennité des futurs partenaires
Références et retours d’expériences
Budget
Délais
Confiance

17. •
Nom / Raison sociale
•
Métier (activités, types de clients, zone de chalandise, schéma organisation)
•
Date de création, CA, Effectif
•
Nombre d’utilisateurs (profils / rôles)
•
Enveloppe Budgétaire (investissement, fonctionnement, formation)
•
Cahier des charges : oui / non
•
Cabinet de conseil (AMOA) : oui / non
•
Panorama du Système d'Information et des processus clés
o
Lister les solutions en place (compta, paye, devis, gestion commerciale, CRM, application métier, production …) ou schéma détaillé
o
Préciser : Editeurs + logiciels + n° versions + Ancienneté + infrastructure SAAS + développements spécifiques + processus clés (formalisés / documentés ?)
o
Volumétrie, natures et format des données qui seraient à reprendre
•
Raisons du changement / besoins fonctionnels critiques ?
•
Infrastructure actuelle vs cible : intérêt solutions SAAS / Cloud ou pas ?
•
Planning de la consultation
o
Cahier des charges : oui / non
o
Démonstrations, Maquette
o
Soutenance
o
Contractualisation
CHECK-LIST DE CONSULTATION PROJET ERP (1/2)

18. CHECK-LIST DE CONSULTATION PROJET ERP (2/2)
•
Acteurs du projet (COPIL + équipe projet)
o
Fonctions : DG, directeur commercial, directeur achats etc.
o
Rôle dans le cadre du projet : Approbateur / décideur / influenceur / utilisateur
•
Périmètre:
o
Achat
o
Vente
o
Stock
o
Production
o
SAV
o
Qualité
o
Gestion comptable
o
Immobilisations
o
Retail
o
CRM
o
Projet/affaire
o
Maintenance
o
E-business / E-commerce
o
Business Intelligence (BI) = Reporting, tableaux de bord
o
Gestion électronique de documents (GED)
o
…
•
Critères de choix (répartition et pondération) :
•
Fonctions couvertes, prix, proximité, technologie, pérennité, relationnel… ?

20. 
Objectifs de la phase « Initialisation»

Permet de lancer le projet

Valider le périmètre avec les entretiens de cadrage

Faire adhérer les utilisateurs clés à la solution standard

Valider le macro-planning proposé initialement
Initialisation
Mise en production
Implémentation
Qualification commerciale
Service
Client

Objectifs de la phase « Implémentation»
 Installer et configurer la solution en s’appuyant sur un pré-paramétrage standard
 Former et transférer la compétence vers les utilisateurs clés
 Accompagner les pilotes dans la reprise des données test
 Exécuter les scénarios de test sur les processus clés
 Valider la solution finale

Objectifs de la phase « Mise en production»

Former les utilisateurs finaux (par les pilotes)

Valider la reprise de données finale

Accompagner les utilisateurs vers leur autonomie

Clôturer le projet pour transfert au Service Client
PRESENTATION WINE & SPIRITS Durée moyenne des projets : 8 à 12 mois
Méthodologie Déploiement Standard
EXEMPLE DE METHODOLOGIE

21. UN EXEMPLE D’ORGANISATION MIROIR
Identification des acteurs
Consultants Experts
Chef de Projet
Direction de Projet
Directeur de Projet
CP fonctionnel
Consultants Métier
Technique, R&D
Consultant
CP Technique
Key users
Chef de Projet
Direction de Projet
Direction / DSI
CP MOA
Représentants Utilisateurs
Maitrise d OEuvre (Intégrateur)
Maitrise d Ouvrage (Client)
Ingénieur Commercial
21

Points clés

Ne pas oublier qu’un projet doit se mener en mode partenariat

Toujours privilégier le dialogue et la recherche de solutions plutôt que se rejeter les responsabilités en cas de problèmes

Ne jamais oublier que la réussite du projet passe avant tout par une bonne entente entre les équipes.

22. UN EXEMPLE D’ORGANISATION DU PROJET
22
Les comités de Pilotage et les Comités de Projet
COMITE PROJET
Chef de projet Invités : Chargé d’affaires, Consultants, Responsable des services
Direction générale,
Chef de projet,
Responsable technique
COMITE DE PILOTAGE
Chefs de Projet
Responsable technique
Consultants Fonctionnels
Responsable Fonctionnels

24. CAS CLIENT…

Une vue complète de vos stocks physiques et disponibles
Jean-Jacques Bodin Directeur qualité jj.bodin@oxymetal.com

25. Quelques Guides
http://erp.comprendrechoisir.com/comprendre/erp-essentiel
Annuaire d'éditeurs, prestataires et solutions ERP
Cahier des charges en ligne / guide en téléchargement
Information générales / forum
http://bit.ly/1k7qmKT
http://www.choisirmonerp.com/
http://www.guidescomparatifs.com/
http://www.cxp.fr/annuaire-progiciels
http://www.cxp.fr/annuaire-editeurs
http://www.open-source-guide.com/Solutions/Applications/Erp-pgi
http://www.erp-infos.com

26. Merci de votre attention
http://www.flickr.com/photos/ccib/8268553263

27. http://www.flickr.com/photos/myheimu/7995649254
Des questions ?

28. Bruno Saintorens
CCI Bordeaux
Pôle Numérique
bsaintorens@bordeaux.cci.fr
www.bordeaux.cci.fr
05.56.79.44.46
www.bordeaux.cci.fr/polenumerique
Polenumerique33.wordpress.com
twitter.com/polenumerique33
fr-fr.facebook.com/polenumerique.ccibordeaux
Site web