Este documento define y describe varios tipos de documentos administrativos comúnmente utilizados, incluidos cartas, circulares, hojas de vida corporativas, sobres, constancias, certificados, actas y memorandos. Explica que los documentos administrativos cumplen funciones de constancia y comunicación y tienen características como la producción de efectos y ser emitidos por órganos administrativos.
2. ¿Qué son documentos
administrativos?
La actividad administrativa se distingue por su carácter
documental, es decir, por reflejarse en documentos que
constituyen el testimonio de la mencionada actividad. Los
documentos administrativos son el soporte en el que se
materializan los distintos actos de la Administración Pública,
la forma externa de dichos actos.
3. Funciones
Son dos las funciones
primordiales que cumplen los
documentos administrativos:
Función de constancia.
El documento asegura la pervivencia
de las actuaciones administrativas al
constituirse en su soporte material.
Función de comunicación
Los documentos administrativos
sirven como medio de comunicación
de los actos de la Administración.
4. Características
Se pueden apreciar una serie de características que determinan el que
un documento pueda ser calificado como documento administrativo.
Producen efectos: No cabe calificar de documento administrativo a
aquellos documentos que no están destinados a la producción de
efecto alguno como son, por ejemplo, los resúmenes,
extractos...Los documentos administrativos siempre producen
efectos frente a terceros o en la propia organización administrativa.
Son emitidos por un órgano administrativo: El emisor de un
documento administrativo - aquél que lo produce - es siempre uno
de los órganos que integran la organización de una Administración
Pública.
Un documento es válido cuando su emisión cumple con una serie
de requisitos formales y sustantivos, exigidos por las normas que
regulan la actividad administrativa.
5. Tipos de documentos
«según los que vimos en
clase»
Carta
Circular
Hoja de Vida corporativa
Sobre
Constancias
Certificados
Actas
Memorandos
6. La carta
Una carta es un medio de
comunicación escrito por
un emisor (remitente) y
enviado a
un receptor (destinatario).
7. Estilos :
Formal: Por carta formal se entiende todo tipo de
correspondencia de ámbito profesional, laboral,
institucional...etc.
Coloquial o informal: Si se dirige a familia o amigos y se usa
un lenguaje coloquial que ambos entiendan.
Familiar: Que podría ser un derivado de la anterior, con la
única diferencia de que ésta es específicamente para
familiares.
Muy formal: En estos casos se nota una distancia aún mayor
con el receptor. Además, al momento de colocar a quién se
dirige la carta debe colocarse: Señor/Señora (su cargo. Ej.:
Directora de la institución).
8. Partes de la carta:
Encabezado: nombre, dirección
a quien va dirigida, fecha del
día y lugar al que se dirige.
Saludo: personal o consolidado
en fórmulas establecidas.
Exposición: del asunto, con los
temas pertinentes.
Despedida: cortesía con la que
se da término a la carta.
Firma: clara, o en sustitución
también puede llevar el
nombre en extenso.
Las cartas también pueden incluir:
Membrete: nombre, dirección, teléfono y
ciudad de la empresa que la escribe (remitente).
Fecha: ciudad, entidad federativa, día, mes y
año en que se expide la carta
Domicilio: nombre, dirección, ciudad y código
postal de la persona a quien se dirige la carta
(destinatario).
Vocativo: expresión de cortesía que une al
firmante con el destinatario.
Texto: exposición del asunto que motiva la
carta.
Antefirma: razón social o denominación de la
causa.
Posdata (P.D.): algo que te hayas olvidado de
explicar o quieras aclarar.
9. Circular
Es un documento de uso interno que dirige
una autoridad superior a todos o aparte de sus
subalternos simultáneamente para darle a
conocer disposiciones o asuntos internos para
que se cumplan a cabalidad.
10. Función y Usos
Sirve para dictar órdenes y también para informar.
El mensaje que transmite es específico y de
interés general para todos sus destinatarios.
Por ejemplo, a través de una circular se puede
comunicar:
Cambios de horario.
Rotación de jefes.
Nombramiento de comisión reorganizadora.
Ascensos del personal.
Aplicación de encuesta.
Acuerdos y decisiones del directorio, etc.
Permite, dentro de una
institución, un enlace vertical
descendente (de superior a
subordinado) y horizontal (entre
personas del mismo rango).
Generalmente, se dirige a todo el
personal o a las dependencias
subordinadas.
Cuando la circular tiene un buen
número de destinatarios se
recurre a la impresión
mimeografiada o a
copias fotostáticas.
11. partesa) Numeración. Se escribe la palabra circular con
mayúscula seguida del número que le corresponde
b) Fecha. Se escribe el día, mes y año.
c) Destinatario. Generalmente el documento esta
dirigido a un grupo de personas interesadas.
e) Asuntos. Se escribe con mayúsculas, seguida de dos
puntos y luego el tema en resumen o síntesis.
f) Cuerpo o texto. Es la parte donde se detalla el
mensaje que se quiere comunicar. Puede estar
formado por varios párrafos y para mayor orden se
enumera cada párrafo.El cuerpo o texto se redacta en
el estilo bloque o semibloque.
g) Despedida. Es muy simple. Generalmente se utiliza
una sola palabra.
h) Firma y cargo. La firma es la rúbrica a mano como
se acostumbra a firmar en todo documento; debajo
de ella se coloca los nombres y apellidos, y cargo que
ostenta la autoridad.
i) Iniciales. Se coloca al lado izquierdo del documento.
12. Hoja de Vida
Corporativa
Es un documentos que se genera dentro de la organización y
se registra la información del personal que labora dentro de
la organización especificando, información laboral,
académica, y competencias de la persona. Y es registrada y
archivada por el departamento de Talento Humano de la
compañía.
13. Características
Este documento es estipulado por cada
organización para la decisión del manejo de
información interno se puede archivar de
manera física o digital.
Se recomienda que la información sea breve,
veraz y eficaz
14. Sobre
Es una cubierta que reserva y guarda comunicaciones
escritas o documentos comerciales.
Es el complemento de la Carta, por esto siempre que
realizamos cartas, elaboramos el sobre
correspondiente.
El sobre no se debe sellar con cinta
adhesiva, ni con pegante líquido, estos
elementos pueden deteriorar el
documento. Tercio izquierdo: Se emplea
para anotaciones tales como:
Confidencial, personal, contiene
disquete, videocinta, cinta magnética,
muestras, entre otras, las cuales se
ubican centradas en la parte inferior del
texto.
15. Partes
Partes.
Datos del remitente: Se distribuyen según el modelo.
Datos del destinatario: Centrados en el segundo tercio sin
sobrepasarlo y de acuerdo con el sobre.
Tratamiento: Título académico, con mayúscula inicial.
Nombre: Se ubica en la segunda línea, en mayúscula
sostenida o mayúscula inicial, se escriben los dos apellidos.
Sin negrilla.
Cargo: Se escribe con mayúscula inicial.
Empresa: Se anota en la línea siguiente al cargo, con su
denominación: Razón social, sigla o acrónimo.
Dirección o apartado: Se utiliza una de las dos.
Destino: Puede ser local, nacional o internacional.
16. Constancias
En general, una constancia es un documento en el
que se hace constar algún hecho, en ocasiones de
modo auténtico o fehaciente. Existen diversos tipos,
según qué clase de hecho constaten, el formato, quién
lo constata, entre otros.
17. Tipos de constancias
Un recibo o constancia de pago: sirve para constatar que se ha
pagado por un servicio o producto. Según su formato, puede ser
una factura, una boleta, un ticket u otro.
Una constancia de alumno regular: sirve para constatar que una
persona es o ha sido un(a) alumna(o) o un(a) estudiante regular de
una institución educacional, es decir, que asiste o asistió
regularmente a clases y está o estuvo debidamente registrado(a).
Una constancia de empleo o constancia de trabajo o constancia de
servicios: suele ser elaborada por una institución y sirve para hacer
constar que una persona ha estado trabajando o trabajó en esa
institución en uno o más puesto(s) y por un tiempo específicos y
por salarios determinados.
18. Certificados
Es un tipo de texto administrativo empleado para constatar un
determinado hecho. En el proceso de solicitud de un puesto de
trabajo, en especial cuando se trata de una institución oficial,
los certificados son fundamentales para demostrar la formación
y la experiencia. Es un tipo de texto que se produce
normalmente a instancias de quien lo recibe, y por una persona
con autoridad suficiente dentro de la institución para establecer
que se ha cumplido con lo afirmado en el documento.
19. Actas
Un acta es un documento en el que se asientan los acuerdos
tomados en una reunión y, en forma resumida, las
deliberaciones acontecidas en la misma. Normalmente se
escriben directamente en un libro que se llama "Libro de
actas". Los requisitos que se exigen para levantar actas están
regulados por el Código de Comercio y también por los
estatutos de la empresa o asociación.
20. Memorandos
Es un escrito breve por el que se intercambia información
entre diferentes departamentos de una organización para
comunicar alguna indicación, recomendación, instrucción o
disposición.
El memorando también es una forma de comunicación
breve, como lo es la carta y la correspondencia.
El memorando (memorándum) también es un texto que se
redacta generalmente de manera interna en las empresas,
es menos formal que una carta y puede utilizarse para
recordar algún evento, dar avisos, indicaciones, etc.
