Este documento presenta información sobre el tratamiento de documentos electrónicos, objetivos de la gestión documental, conceptos de expedientes electrónicos y expedientes híbridos, y procesos técnicos de la gestión documental como la producción, trámite, clasificación, ordenación, selección y descripción de documentos. Además, incluye consejos prácticos para el archivo de documentos.

1. EXPOSICIÓN EJE TEMATICO Nº 5
ALUMNOS
Marcela Malaver Ramírez
Leidy Carolina Maya
Gloria Cecilia González
Javier Suárez Gómez
Olga Lucía Uribe Márquez

2. TUTOR
JORGE MARIO ZULUAGA CAMPUZANO
Ingeniero de Sistemas Especialista En Desarrollo de Software
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO
FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES
PROGRAMA CIENCIA DE LA INFORMACION Y LA
DOCUMENTACIÓN
BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA

3. TABLA DE CONTENIDO
Nº Diapositiva
TRATAM NTO DEL DOCUM NTOSE E
IE OS E L CTRONICOS
4
OB E
J TIVOS 5
R S ONS L S
EP AB E 6
E E NTEE E
XP DIE L CTRÓNICO 7 - 11
E E NTEM TO O H R
XP DIE IX IB IDO 12
P OCE O GE TION DOCUM NTAL
R S S E
13 – 20
P OCE OSTE
R S CNICOSDOCUM NTAL S
E E 21 – 28
DOCUM NTOSOR
E GANIZACIÓN Y S R
E VICIO (Consejos Prácticos)
29 - 36
ORGANIZACIÓN DE E P
L S ACIO DETR AJ
AB O

4. TRATAMIENTO DE LOS DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS
La organización debe establecer estrategias de conservación para
este tipo de documentos y así mismo crear un espacio físico con
condiciones ambientales adecuadas para su conservación.
Se deben implementar mecanismos que garanticen que los
documentos finales no se puedan modificar.
Hacer una selección de documentos para determinar cuales se
van a guardar y por cuanto tiempo.
Estar informado sobre avances tecnológicos e ir adquiriendo
equipos de almacenamiento para trasladar documentos a los
nuevos soportes y así evitar la pérdida de información ya que lo
digital es más vulnerable al paso del tiempo que el papel.
Mantener defensas frente a los virus informáticos.

5. OBJETIVOS
Acceso adecuado
Agilizar la búsqueda y facilitar el acceso a la información
Conservar documentos auténticos y fiables como testimonio de
la organización.
Mantener la integridad de los documentos
Controlar el acceso a la información por niveles de seguridad.
Contribuir al control y reducción del daño ambiental.
Permitir una fácil distribución de documentos vía Internet o
intranet.
simultaneidad de usuarios para el mismo documento
Garantizar la disposición final del documento

7. ¿QUE ES UN EXPEDIENTE ELECTRONICO?
Es un documento completo que reúne la suma de todos aquellos
documentos que requiere la gestión solicitada por una persona
física o legal. Es un conjunto de datos registrados en un soporte
durante el seguimiento y hasta la finalización de una actividad
institucional o personal, y que comprende un contenido, un
contexto y una estructura suficiente para constituir una prueba o
una evidencia de esa actividad.

8. CUAL S SON L P
E AS RINCIP E CAR
AL S ACT RIST
E ICAS DE UN
E E NT E E RONICO
XP DIE E L CT
• Rapidez. Facilita el pasaje de los expedientes entre
quienes deben trabajar sobre ellos (sean oficinas, organismos u
organismos diferentes), que pueden estar ubicadas en lugares
distantes; el trámite se vuelve más rápido y económico, y la gestión
más eficiente. Evita el extravío de expedientes en papel, lo que
usualmente genera grandes retrasos. La búsqueda y recuperación de
los expedientes deja de ser un problema.
• Descentralización. El soporte electrónico permite que
los expedientes sean iniciados desde distintas ubicaciones
geográficas, sin estar limitados por restricciones horarias (de
atención al público, horarios laborales o husos horarios). Permite la
interacción y el trabajo sin requerir de la presencia física de los
usuarios. De este modo se favorece la descentralización y se acerca
el trámite al usuario.
• Validez legal. El expediente electrónico se regula por un
marco legal que legitima y legaliza los procesos documentales
electrónicos. Cada actuación en el expediente que esté firmada
electrónicamente, reviste el mismo valor legal y documental que en el
soporte papel.

9. • Transparencia. El expediente electrónico puede ser seguido
por el interesado paso a paso, conociendo su estado, en qué etapa
se encuentra y cuáles son las siguientes. Esta información es
actualizada cada vez que el expediente se mueve en la
organización, pudiendo estar a disposición del interesado las 24
horas del día, a través de Internet.
• Interoperabilidad e intercambio de expedientes. Los
expedientes 100 % electrónicos pueden ser inter/operados entre
diversos organismos o empresas sin necesidad de trasiego de
papeles ni demoras por traslados. Además se evita el riesgo de
deterioro y de extravío de documentos durante su transferencia.
• Del papel al digital. El expediente electrónico funciona con
documentos electrónicos capaces de circular entre personas,
pudiendo ser modificados según protocolos de autorización
previamente estipulados y firmados electrónicamente. Así es posible
pasar del uso del papel como soporte documental hacia el soporte
digital, sin perder garantías de calidad y validez, ni opciones en la
diversidad de trámites disponibles.

10. • Rápida localización y fácil almacenamiento. El
expediente electrónico puede ser localizado rápidamente en bases de
datos indexadas. Su inmaterialidad permite que puedan ser
almacenados sin necesidad de grandes espacios físicos. La tecnología
permite que los documentos de diversos tipos de expedientes se
almacenen en un repositorio único organizado y centralizado, que
pueda ser accedido por todos los usuarios autorizados y que cuente
con un mecanismo de respaldo que asegure su contingencia.
• Heterogeneidad documental. Los usuarios y
funcionarios pueden incorporar al expediente diferentes tipos de
documentos, tales como documentos de procesadores de texto,
planillas de cálculo, presentaciones, correos electrónicos, PDF, fotos e
imágenes, faxes, etc. Todos ellos podrán ser firmados
electrónicamente, de forma de garantizar su validez. El expediente
funciona como un contenedor único de todos los elementos relevantes
para el pronunciamiento administrativo. Una solución de primer nivel
de expedientes electrónicos como INTEGRADOC, permitirá a los
propios funcionarios definir los tipos de expedientes disponibles y los
datos asociados a los mismos.

11. • Copias fieles. Los documentos pueden ser reproducidos tantas veces
como sea necesario, y obtener cada vez copias fieles del original. En el caso del
expediente que se inicia a través de formularios o cartas en formato papel las
copias que de ellos se generen deberán atravesar un nuevo proceso
administrativo para ser autenticados, resultando en procedimientos largos y
engorrosos. Sin embargo, con el soporte electrónico estas nuevas etapas en el
flujo documental no son necesarias.
• Seguro. El expediente electrónico es mucho más seguro que el que
emplea soporte papel. No es posible que se extravíen páginas o se las elimine sin
que haya registro sobre quién y cuándo sucedió. No es necesaria su impresión en
papel a modo de respaldo, sino que se enmarca en las políticas de respaldo de
bases de datos disponibles en la organización. No existe deterioro de los
documentos electrónicos. Los mecanismos de firma electrónica descritos a
continuación garantizan que el trámite electrónico sea aún más seguro que uno
en papel.
• Firma electrónica. En los expedientes electrónicos se suele emplear
la firma electrónica en procura de que: Quien firma una actuación en alguna etapa
del expediente, sea quien dice ser (concepto de “no repudio”) Todo aquello que
sea firmado sea cifrado hasta que llega a su destinatario, no pudiendo accederse
a su contenido por personas no autorizadas. En caso de interceptación no
autorizada del expediente, e intento de modificarlo, ello se detecte
automáticamente.

12. QUE ES UN EXPEDIENTE HIBRIDO O MIXTO
Es un conjunto de documentos de archivo, electrónicos o tradicionales,
relacionados entre sí, y conservados en un soporte electrónico, en
parte como expediente físico. La aplicación de los sistemas híbridos o
mixtos, son la de producir, almacenar y mantener documentos en
soporte físicos y otros soportes que la tecnología nos ofrece, como
puede ser el microfilme o los medios electrónicos, que se relacionan
entre sí, de manera que llegado a este punto de convergencia para
garantizar una conservación de los documentos archivísticos por todo
el tiempo que se les necesite.
Los sistemas híbridos son utilizados como una forma de garantizar la
preservación de la información, para no tener tropiezos y aumentar su
eficiencia en la atención de los ciudadanos y el orden jurídico en
general que los documentos públicos sustentan y para respaldar la
legalidad de la gestión de la actividad privada.

13. PROCESO DE GESTIÓN DOCUMENTAL
Producción
y/o Recepción Retención
Archivo Central
DISPOSICIÓN
Trámite FINAL
Conservación
Preventiva
Distribución
Eliminación Conservación
Consulta Permanente
Retención
Archivo de
Gestión Almacenamiento Recuperación

14. PROCESO DE
GESTIÓN DOCUMENTAL
Conjunto de actividades administrativas y
técnicas, tendientes a la planificación, manejo y
organización de la documentación producida y
recibida por las entidades, desde su origen
hasta su destino final, con el objeto de facilitar
su utilización y conservación
Ley General de Archivos, Titulo I, Articulo 3°

15. CONCEPTOS GENERALES
ARCHIVO
En términos generales podemos decir
que ARCHIVO es la conjunción o
sumatoria de varios elementos:
1. El lugar, sitio, repositorio o depósito
2. Los Documentos, acervo documental
o Archivalía.
3. La Función o actividad de administrar o manejar los Archivos
4. El Funcionario, Administrador Documental, archivista o
Archivero
5. El servicio de los documentos y la información en ellos
contenida

16. EL DOCUMENTO
Artículo 251 de C.P.C.
“Son Documentos los escritos, impresos, planos,
dibujos, cuadros, fotografías, cintas cinematográficas,
discos, grabaciones magnetofónicas, radiografías,
talones, contraseñas, cupones, etiquetas, sellos y en
general todo objeto mueble que tenga carácter
representativo o declarativo y las inscripciones en
lápidas, monumentos, edificios o similares”.

17. EL DOCUMENTO
Documento de Archivo: Es el registro de la
información producida o recibida por una persona o
entidad en razón de sus actividades o funciones, que
tiene valor administrativo, fiscal o legal, o valor
científico, económico, histórico o cultural y debe ser
objeto de conservación.

18. Valores Documentales
• Administrativo Legal
Fiscal Contable
Técnico Histórico

19. CICLO VITAL DEL DOCUMENTO
Enfoque Sistémico
Transferencias
Primarias
Archivo Central
Archivo de Gestión
Transferencias
secundarias
Archivo Histórico
Archivo Total: Concepto que hace referencia al
proceso integral de los documentos en su ciclo vital.

20. Planeación
Servicio Normalización
Preservación Producción
PROCESOS TECNICOS
DOCUMENTALES
Selección Trámite
Descripción Clasificación
Ordenación

21. PROCESOS TECNICOS
DOCUMENTALES
1. Gestión Documental
 Manuales de Funciones
 Manuales de Procedimientos
2. Planeación
 Conocimiento de los fines y objetivos de la Entidad
 Conocimiento de la Estructura de la Entidad
 Conocimiento de las Actividades de la Entidad

22. PROCESOS TECNICOS
DOCUMENTALES
2. La Normalización

Normatividad Jurídica

Normatividad Administrativa
 Normatividad Técnica
• Icontec (La carta, la circular, el memorando, el
comunicado, el acta, los informes, el sobre)
3. Producción
 Es la aplicación y puesta en ejecución de lo
planeado y normalizado

23. PROCESOS TECNICOS
DOCUMENTALES
4. El trámite
 La Producción o el recibo
 La Clasificación

La Radicación o el registro
 La Distribución
 El Seguimiento

El Archivo

24. PROCESOS TECNICOS
DOCUMENTALES
5. La Clasificación

Teorías sobre la Clasificación
 El Principio Archivístico de:
 Procedencia
 Tipos de Clasificación

25. PROCESOS TECNICOS
DOCUMENTALES
6. La Ordenación
 Teorías sobre la
Ordenación
 El Principio Archivístico
de:
 Orden Original
 Tipos de Ordenación

26. PROCESOS TECNICOS
DOCUMENTALES
7. La Selección

Generalidades
 El Ciclo Vital de los documentos
 Los Valores documentales

Las Tablas de Retención
 La Selección, el Expurgo y el descarte documental
 La Transferencia documental

27. PROCESOS TECNICOS
DOCUMENTALES
8. La descripción
 Análisis de la Información
 La codificación
 Instrumentos de recuperación de la información
 Los Inventarios

28. PROCESOS TECNICOS
DOCUMENTALES
9. La Conservación y Preservación
 Historia de la Escritura y de los soportes

Química del Papel
 Agentes de degradación
 Controles de preservación

Controles de conservación
 La Restauración

30. Consejos
PráCtiCos
No me maltrates al colocarme ganchos.
Quítame con sutileza los ganchos y clips sin
dañarme para archivarme.
Quiérame y colócame en orden alineada para verme
mejor.
Perfórame adecuadamente.
Archívame siempre en orden cronológico.

31. Consejos
PráCtiCos
Al archivarme sácame legajo por legajo no todos al
tiempo me puedes hacer daño.
Ubícame cerca del archivado.
Archívame diariamente para estar al día.
No abras más de una gaveta puedes dañarme y
hacerte daño.

32. Consejos
PráCtiCos
¿Sabias que me hacen daño los
resaltadores?
Si quieres que me conozcan
muchas dependencias basta con
que me subrayes con un lapicito
suave.

33. Consejos
PráCtiCos
•Asegúrate de tener tus
manos limpias y secas
cuando me vayas a
manipular.
•Piensa en mi comodidad, soy tu
amigo, no me estreches en una
carpeta con muchos documentos,
guárdame como máximo con 180
amiguitos más.

34. Consejos
PráCtiCos
No me des de tus alimentos, me
hace daño y arruina mi apariencia.
Recuerda… YO ME ALIMENTO DE
TUS BUENOS CUIDADOS.

35. Consejos
PráCtiCos
No humedezcas tus dedos con
agua o saliva para pasar mis
folios.
Te quiero mucho……………….
………………..pero me hace daño
la humedad.

36. Consejos
PráCtiCos
Si tienes que hacerlo, coloca sobre el
sitio elegido un pedacito de papel y
luego el gancho.
* Te lo sabré agradecer *
!Oye!
No me adulteres, no escribas notas
sobre mí.

37. ORGANIZACIÓN DEL ESPACIO DE TRABAJO
El área de trabajo debe mostrar el bue manejo de los elementos y las buenas
prácticas archivísticas dentro de la organización, este constituye el punto de
partida para cualquier actuación dirigida a normalizar la gestión de los
documentos de archivo en una organización, además es un principio básico de
seguridad. Se deben tener en cuenta algunas recomendaciones para minimizar
los riesgos de salud a los que nos vemos expuestos al estar tanto tiempo
desarrollando la misma actividad:
Eliminar de nuestra área los elementos innecesarios y que no se requieren
para realizar nuestra labor ya que pueden perjudicar el control visual de las
actividades e inducen a cometer errores.
Reorganice sus equipos de acuerdo a su orden de importancia de tal forma
que los más utilizados queden dentro de la zona de alcance funcional de
miembros superiores.
Organice los objetos de acuerdo con la clase de material y la frecuencia con
que los utiliza. Es decir, ubique en el lugar de más fácil acceso, aquellas cosas
que requieren para el ciclo de la tarea.

38.  No llene el escritorio de papeles o documentos que no utiliza
frecuentemente.
 Es preferible una iluminación tenua, que no provoque
deslumbramiento o reflejos.
 Debe ajustar la altura de la silla para que los pies toquen el suelo.
 Colocar el mouse a la misma altura dl teclado.
 Posicionar el monitor ligeramente por debajo del nivel de los ojos.
 Ajuste el nivel de brillo y color del monitor de modo que no
deslumbren la vista.
 Mantener limpia la pantalla/filtro del monitor.
 Situar el escáner o impresora en un área ventilada y asegúrate que
reciba mantenimiento con regularidad.
 Alternar el trabajo en el computador con uno que requiera otro tipo
de movimiento muscular.
 Tomar breve descansos a cada hora para que descansen los ojos y
se estiren los músculos.

39. PAUTAS BÁSICAS PARA TENER EN CUENTA
Mantener la mesa de trabajo completamente ordenada.
No debe haber nada encima de la mesa excepto lo necesario para el
asunto en el que se esté trabajando. Esta sencilla medida permite
concentrarse exclusivamente en el trabajo en curso.
Es prácticamente obligatorio tener la mesa libre de documentos,
agendas, etc. puesto que, en su condición de custodios de la
documentación, deben ser especialmente precavidos en relación con
los documentos que puedan quedar a la vista.
- Utilizar bandejas de entrada / salida: Hay que asegurarse de que
toda la información nueva esté en un lugar específico, por ello se
sugiere la bandeja de entrada, como elemento más común en todas
las oficinas. La utilización de la bandeja de entrada ayuda a encontrar
lo que se precisa en cada momento y evita mezclar la información
nueva con tareas que se están llevando a cabo o que estén
acabadas. Por otra parte, la bandeja de salida permite tener juntos
todos los asuntos resueltos y de alguna manera también actúa como
elemento motivador.

40. Clasificar los asuntos nuevos
Los documentos de la bandeja de entrada deben clasificarse en tres
categorías:
a)Asuntos en los que hay que trabajar. Estos asuntos deben
guardarse inmediatamente, clasificados por temas en subcarpetas
para tener agrupados todos los documentos correspondientes a una
misma cuestión.
b) Asuntos que se está seguro que no se van a tratar. Todo
aquello que no se va a tratar en absoluto (publicidad, folletos,
documentos que se han duplicado, etc.) debe ir inmediatamente a la
papelera. Esto evita tener papeles inútiles y facilita la búsqueda de
aquellos que sí se necesitan.
c) Asuntos "dudosos" o que no se sabe si se van a tratar o no. En
este caso, hay que aprender a tomar decisiones rápidas y colocarlos
en la categoría "a) o b)"

41. No acumular papeles:
Hay que ir procesando los asuntos, de acuerdo con las prioridades
establecidas, esto evita que las tareas se acumulen y produzcan
confusión mental.
Es muy importante no acumular montones de papeles que realmente
no se sabe cómo tratar.
Guardar todo lo que llega al puesto de trabajo es casi imposible, en
primer lugar por razones de espacio físico y en segundo, pero no por
ello menos importante, si se acumulan demasiados papeles sobre la
mesa y alrededores, es posible que no se encuentre lo que
verdaderamente se necesita.

42. Mantener el archivo organizado y al día
Una de las razones por las que a veces se dificulta el trabajo
cotidiano es por la falta de una buena organización en el archivo, lo
que produce pérdidas de tiempo y errores, además de posibles
extravíos de documentos importantes.
De igual forma, los montones de documentos pendientes de
archivo producen confusión y tiempos dedicados a la recuperación
de información que, de estar clasificadas y archivados, no
supondría ningún trabajo. La razón y la lógica indican que aquellos
archivos que quedan obsoletos, deben destruirse puesto que si se
van acumulando documentos que no es necesario conservar,
ocuparán el sitio necesario para la documentación en vigor o la que
por razones legales o fiscales debe conservarse como mínimo
cinco años.

43. ORGANIZACIÓN DE LOS DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS
El archivo del documento electrónico se define como el registro de información
generada, recibida, almacenada por medios electrónicos, que permanecen en
estos medios durante su ciclo vital; es producida por una persona o entidad en
razón de sus actividades y debe ser tratada conforme a los principios y procesos
archivísticos. “La organización de documentos electrónicos de los archivos de
gestión consiste en agruparlos de acuerdo a la serie y/o sub/serie a la que
pertenece la cual ha sido definida en el cuadro de clasificación documental”.
La gestión de documentos electrónicos requiere sistemas de archivo que
cumplan con las siguientes funciones:
1.Organizar racionalmente los directorios informáticos y los accesos a los
mismos, estableciendo las normas o sistemas para el almacenamiento de los
documentos.
2.Controlar la reproducción indiscriminada de copias.
3.Eliminar las copias y versiones de un mismo documento.
4.Establecer sistemas para salvaguardar la integridad de los documentos.
5.Establecer un sistema que permita recuperar la información eficazmente.

44. ORGANIZACIÓN DE LOS DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS
La organización facilita que la información se comparta y se aproveche
de forma más eficiente y como recursos colectivos.
Seguridad y fiabilidad de información, documentos etc, de gran valor
para la organización, pueden custodiarse en locales de alta seguridad,
garantizando su perfecto estado de conservación mientras que, para el
uso diario, se dispone de su réplica electrónica.
Para la organización de los documentos electrónicos se debe:
Clasificar: registrar los datos básicos en el documento producido o
recibido.
Ordenar: conformación de expedientes.
Describir: se dan niveles de descripción.

45. EN LA GESTIÓN DE RECURSOS ELECTRÓNICOS SE IDENTIFICAN
TRES FASES
1)Fase de diseño: Se trata de intervenir en el diseño de los documentos y de
los procesos en los que se insertan para garantizar la incorporación de requisitos
archivísticos, que en buena medida trascienden más allá:
•F iabilidad: Que los documentos puedan demostrar los efectos que contienen,
es decir, que tengan un contenido fidedigno.
• Autenticidad: que los documentos sean inmunes a todo tipo de manipulación y
alteración a lo largo del tiempo. Asimismo que evidencien la procedencia.
• Integridad: Que mantengan íntegros y completos su estructura y contenido.
• Accesibilidad: que sean recuperables para su uso en todo momento y
circunstancia.
• Descripción: Debe ser incorporada al diseño de los documentos para que la
contengan durante todo el ciclo de vida, y debe comprender su contenido, la
descripción del proceso y la del contexto en el que ha sido registrado.
• Selección: La valoración y la consiguiente selección debe incorporarse en este
momento, lo que no significa alterar las estrategias en el sentido de hacerlo pieza
a pieza, sino que las series documentales deben ser evaluadas, o su evaluación
incorporada, en la fase de diseño de los procedimientos de las que son reflejo.

46. 2) Fase de utilización: En la que los documentos fiables, auténticos,
íntegros y accesibles deben conservar estas características inalteradas
mediante fórmulas de autentificación, limitando el acceso a los individuos
que han de intervenir en un proceso, sea como meros consultantes, sea
para incorporar datos. Además, el uso de los documentos implica otros
requisitos archivísticos, fundamentalmente:
• Interconexión: De unos documentos con otros en el lugar y orden que
les corresponda en el procedimiento, de modo que se pueda seguir su
marcha y mantener íntegro en todas sus fases.
• Interrelación: Con los documentos no electrónicos creados por la
organización, ya sea en el pasado, ya sea simultáneamente. En el primer
caso se puede lograr mediante la clasificación, en el segundo
integrándolos en sistemas híbridos o mixtos.
•T ransferencia: Cuando ya no sean necesarios para el sostenimiento de
las actividades que reflejan, los documentos pueden ser conservados en
los mismos sistemas donde han sido creados y utilizados; sin embargo,
por motivos de control y de conservación, es preferible su transferencia a
servidores destinados a la conservación perpetua.

47. 3. Fase de conservación: a diferencia de los documentos no electrónicos,
que conservan su autenticidad si se les mantiene en la misma forma y
estado de transmisión en el que han sido creados, recibidos o guardados,
los electrónicos conservan su autenticidad mediante la renovación
constante y la migración periódica:
• L renovación: genera una reproducción completa tanto del contenido
a
como de los elementos formales de un documento, la cual puede ser
considerada copia fidedigna del original.
• L migración: consiste en la transferencia periódica entre configuraciones
a
o entre generaciones de tecnología, que permite conservar la información
en un modo que no garantiza ser una réplica exacta del original. Reproduce
el contenido del documento, pero cambia la configuración y el formato. La
migración incluye la renovación.
• L conservación implica también el desarrollo de procedimientos de control
a
de los documentos electrónicos desde el momento en que dejan de ser
necesarios para la gestión, en el sentido de proteger su integridad.
Procedimientos integrados por rutinas, pero también por una autoridad que
verifique y certifique los resultados de la migración. Desde una concepción
sistémica, la gestión de los documentos electrónicos se da en tres niveles:
el organizacional, el archivístico y el ecnológico.