Tipos de Control
Necesidad de control
Obstaculos para el exito de control
Control Efectivo
Control hacia el futuro
Control Anticipado
Planeacion y Control de Procedimientos
1. EJECUCIÓN DE LA LABOR DE
CONTROL
Cap. 2
Andrés Mauricio Valencia
Natalia Fernanda Ortiz
2. CONTROL
*Poder cumplir
eficientemente los
planes propuestos *Se debe desarrollar
métodos de medición y
control que nos
permitan identificar
errores o fallas que
ocasionen desviaciones
entre lo que se ha
planeado
*Implementar las
medidas correctivas que
sean necesarias
3. TIPOS DE CONTROL
Terry (1999) en su libro "Principios de Administración" expone
que existen 3 tipos de control que son: El control preliminar, el
concurrente y el de retroalimentación.
Preliminar Concurrente Post-control
4. CONTROL PRELIMINAR
Este tipo de control se presenta antes de que
inicien las operaciones o labores y se incluye la
creación de políticas, procedimientos y reglas,
diseñadas para asegurar que las actividades
planeadas serán ejecutadas con propiedad.
5. CONTROL CONCURRENTE
Este tipo de control se da durante la fase de la
acción de ejecución de los planes, incluyendo la
dirección, vigilancia y sincronización de las
actividades según el plan a seguir.
6. POST-CONTROL
Este tipo de control se enfoca sobre en la
información de los resultados anteriores para
corregir posibles desviaciones futuras y cumplir a
cabalidad los estándares establecidos
7. NECESIDAD DE CONTROL
El control es una labor vital dentro del trabajo administrativo es conveniente
tener presente que los beneficios derivados del esfuerzo de ejecutar tareas
siempre han de ser mayores al coste en que se incurre.
Sin embargo, el administrador debe ser consiente, que a medida que el control va
avanzando en la corrección de los principales errores, los ingresos van
aumentando hasta llegara ser iguales a los costos en que se ha incurrido.
Lo importante, especialmente en las pequeñas y medianas empresas, es evaluar
correctamente las necesidades existentes de un sistema de control efectivo y
entrar a establecer un sistema simple que puede desarrollarse solo para
factores críticos en las aéreas de mayor importancia de la organización.
8. OBSTACULOS PARA EL ÉXITO DE
CONTROL
1. Dar demasiada importancia al
corto plazo
2. Descuidar las circunstanciadas
atenuantes
3. Perspectivas inadecuadas
4. La frustración causada por el
control
9. CONTROL EFECTIVO
1. El administrador debe ajustar el control de las
situaciones.
2. Asegurar las facetas del control.
3. Asegurar rapidez en la actuación.
4. Todos los individuos deben tener conocimiento de la
forma como opera el control.
10. CONTROL HACIA EL FUTURO
• A través del
control,
pueden
resolverse
aquellos
problemas
que se prevén
para el futuro
• El control es
parte
fundamental en
las
organizaciones
• Es incoherente
decir que la
planeación es
una observación
hacia el fututo y
el control es una
observación
hacia el pasado
• Se introducen
con antelación
cambios en los
programas a fin
de que la
actividad
mejore su
rendimiento
11. Requisitos de un sistema de control anticipante
1. Debe hacerse un análisis completo del sistema de
planificación y control a fin de identificar las variables
de entrada más importantes.
2. Se debe crear un modelo para el
sistema.
3. Se debe revisar permanentemente la
vigencia del modelo
12. 4. Con regularidad han de ser
recopilados los datos sobre las variables
de entrada
5. Las variaciones de los datos reales de
entrada en comparación con los datos
planeados deben evaluarse con
regularidad
6. Se debe evaluar el impacto de las
variaciones sobre los resultados
esperados.
13. PLANEACIÓN Y CONTROL DE
PROCEDIMIENTOS.
Para lograr en el momento de planear que los procedimientos
estén bajo control es útil seguir estas pautas.
1. Considere los procedimientos como planes.
2. Analícelos en forma correcta para evitar duplicación y
conflictos.
3. Minimice, limite los procedimientos a la medida de las
necesidades.
4. Concíbalos como sistemas que se interrelacionan con otras
áreas y departamentos.
5. Estime sus costos y vigile la operación.
Editor's Notes
En vez de esperar los resultados y compararlos con los objetivos es posible ejercer una influencia controladora limitando las actividades por adelantado.
es decir, pueden ayudar a garantizar que el proyecto que se esté llevando a cabo se cumpla en el tiempo específico y bajo las condiciones requeridas.
El control de retroalimentación implica que se han reunido algunos datos, se han analizado y se han regresado los resultados a alguien o a algo en el proceso que se está controlando de manera que puedan hacerse correcciones.
es la necesidad de poder establecer unos determinados resultados antes de que estos ocurran.
Los costos de control, se aumenta a medida que se ejecutan mayores controles, sabiendo que generalmente son mayores los benefician que se generan por el
Por el deseo de que los adm. de lograr metas a corto plazo, se sobrecargan de trabajo hasta tal punto que implique negativamente en el cumplimiento de planes a largo plazo haciéndolos imposibles de cumplir
Cuando adms presionan sobre los logros , los trabajadores tienen a crear presiones para que se demuestre que los estándares se cumplen sin ser cierto o demostrar que son demasiado elevados para ser cumplidos, por lo tanto se debe tener controles mas flexibles y motivar a los individuos para lograr los objetivos
Si las perspectivas son demasiado precisas se afecta la eficiencia del sistema ya que dejan por fuera otras condiciones relacionadas con otras unidades organizacionales, antes de corregir algo se debe conocer si existen las condiciones para permitir la ejecución.
Si se demuestra una excesiva tendencia a ejercer demasiado control, se puede generar frustración entre el personal con consecuencias desmotivadoras que vienen con el; se debe a adms demasiado rigidos, no permiten la libertad necesaria para desarrollar su trabajo.
Cuidados para logar una mayor eficiencia en su aplicación
Los componentes de cada control debe ser diferentes en medida que lo sean las situaciones de trabajo sobre las que van a operar/ Estándares de trabajadores diferentes a los estándares de los gerentes de departamento
Dado que se puede utilizar el control para múltiples propósitos( estandarización de la ejecución, calidad de producto, protección de activos…), es vital poder aplicarlo en distintas facetas de la organización
Las decisiones se deben hacen en un tiempo determinado, por lo tanto la información debe ser vigente mientras se hacen los informes y se toman decisiones, por lo cual hay que asegurarse de que la situación no ha cambiado y la medida correctiva trae ventajas.
El adm debe asegurarse de que las personas sepan con exactitud como se debe reunir la información, de que manera, cuales son sus propósitos y como se usará.
1.Señalar a tiempo para emprender medidas correctivas, los problemas que se puedan presentar si no se hace en el momento.
2.Los adms utilizan pronósticos cuidadosos usando la última información disponible, compararlo lo que se desea con los pronósticos y detectando así, el posible surgimiento de un problema