2. Concepto de Planificación Como se indicado anteriormente, la planificación constituye la primera función de la administración y consiste en determinar los objetivos a cumplir.
3. Concepto de Planificación Se puede afirmar que la planificación es básica para las otras funciones de la administración, ya que sin la formulación de un objetivo no habría qué organizar, nadie para dirigir y nada que controlar. Los objetivos son de gran importancia, pues le dan un sentido y una orientación a los esfuerzos aplicados.
4. Concepto de Planificación De un modo más preciso podemos decir que la planificación consiste en seleccionar y relacionar los hechos, formulando y empleando supuestos respecto al futuro, permitiendo efectuar una predicción de actividades necesarias para alcanzar los objetivos o resultado esperados.
5. Importancia y Principios de la Planificación La labor de planeamiento es permanente; es una actividad que no termina nunca. Todos los planes son flexibles, sujetos a revisión y modificación, a medida que la realidad va alterando las variables que sirvieron de base para elaborarlos.
6. Importancia y Principios de la Planificación Es importante planear porque se evitan o aminoran riesgos innecesarios. Al planear, es necesario determinar y prever los posibles elementos adversos al plan y cómo éste puede verse afectado por dichos elementos.
7. Importancia y Principios de la Planificación El contestar la pregunta ¿qué pasaría si…? Nos lleva a adelantarnos a los problemas, tratar de solucionarlos por anticipado, lo que disminuye los riesgos.
8. Características de la Planificación a.- Flexibilidad. La rigidez de los planes atenta contra su efectividad, ya que si un plan es estático y no se adapta a los cambios que se vayan observando, la planificación pierde validez y se hace inoperante.
9. Características de la Planificación b.- Compromiso. Los planes deben ser motivadores, para lograr el compromiso de todos quienes intervienen en el proceso y así favorecer su cumplimiento.
10. Características de la Planificación c.- Contribución. Si los planes no están debidamente integrados y encaminados hacia un propósito central, a través de una cadena enlazada de objetivos, los esfuerzos de la acción se diseminan y la planificación se torna antieconómica e inútil.
11. Etapas de la Planificación 1.- Determinación de objetivos. Este es el primer paso de la planificación. Por ejemplo, supongamos que estamos interesados en estimar los ingresos y egresos monetarios que tendremos en los próximos 12 meses, a objeto de adelantarnos a posibles déficits, o diseñar una política de inversiones de eventuales superávits.
12. Etapas de la Planificación 2.- Recopilación de antecedentes. Es importante reunir toda la información posible, antecedentes, estadísticas y datos que sean relevantes para la formulación del plan. En nuestro ejemplo, interesa recopilar datos de ventas de años anteriores, cobranzas, gastos, etc. como también antecedentes sobre nuevas leyes tributarias, estado general de la economía, cambios del mercado, aparición de nuevos competidores, entre otros.
13. Etapas de la Planificación 3.- Análisis y Clasificación de los antecedentes. Una vez recopilada la información, se examina para establecer su veracidad y el grado en que interesa para el objetivo buscado. Al mismo tiempo se debe clasificar y ordenar. Por ejemplo, si nuestro producto son muebles para el hogar, probablemente las condiciones climáticas no tengan mucha importancia: en cambio, si nos dedicamos a fabricar artículos para la nieve, el antecedente anterior adquiere gran valor.
14. Etapas de la Planificación 4.- Formulación de supuestos. En todo plan conviene analizar estas premisas desde diversos escenarios. Un escenario realista o convencional, un escenario optimista y un escenario pesimista. Al formular supuestos conviene distinguir aquéllos basados en variables controlables por la empresa y los no controlables.
15. Etapas de la Planificación 5.- Formulación de planes alternativos. Es conveniente considerar varias alternativas para lograr el objetivo planteado, dependiendo de los recursos con que se cuenta, las condiciones requeridas para su éxito y en general de los supuestos en que se basan las alternativas. Estos cambios de planes que se generan al combinar variables con diferentes posibilidades de ocurrencia, se denominan sensibilizaciones del plan original.
16. Etapas de la Planificación 6.- Determinación del plan definitivo. Aunque es útil contar con un buen número de alternativas posibles, es necesario evaluarlas y definir una de ellas como plan definitivo, sobre la base más probable. Esto no significa descartar las demás alternativas, sino tan sólo tener como orientación fundamental un plan. Las alternativas servirán para tenerlas presente ante posibles desviaciones.
17. Etapas de la Planificación 7.- Medición de avance del plan. Todo plan debe ser controlado durante su ejecución y no sólo al término, para poder implementar las acciones correctivasnecesarias.
