Este documento describe las funciones y responsabilidades del departamento de eventos de un hotel. Incluye detalles sobre el equipo, la directora del departamento y sus calificaciones, y las tareas clave como la planificación, presupuestos, cronogramas, simulacros, y la capacidad de resolver conflictos e improvisar.

1. HOTEL ALJARAMA 4 *
Departamento de eventos

2. - Índice:
1. Nuestro equipo.
2. Directora del departamento.
2.1 Currículum Vitae.
2.2 Habilidades que posee.
2.3 Función principal.
3. Perfil del puesto.
3.1 Check-list.
3.2 Cronograma.
3.3 Diagrama de Gantt.
4. Programa de actividades, difusión y trabajo.
5. Imagen y mensaje.
6. Invitados y ponentes.
7. Medios de comunicación.
8. Presídiums.
9. Simulacros (o ensayos).
10. Capacitación.
11. Capacidad de resolución de conflictos e improvisación.
11.1 Ejemplo 1.
11.2 Ejemplo 2.
11.3 Ejemplo 3.
12. Ambiente de colocación.

3. NUESTRO EQUIPO
Directora del Departamento:
Nieves Martín Pietro

4. CURRICULUM VITAE
 Licenciada en Ciencias Empresariales.
 Licenciada en Protocolo y Relaciones Públicas.
 Máster en Protocolo y Comunicación.
 Especialista en Organización de Eventos.
 Curso de Organización de Eventos, Comunicación y Eventos.

5. HABILIDADES QUE POSEE
 Persona dividida, sociable, creativa y llena de ideas.
 Cuenta con muchos recursos y con capacidad para negociar.
 Profesional organizada con capacidad de atender muchas tareas simultáneas.
 Comunicativa y con capacidad de escucha activa.
 Gran capacidad para la resolución de conflictos.
 Persona proactiva y con alto índice de improvisación.
 Control emocional y empatía, etc.

6. FUNCIÓN PRINCIPAL
Dirigir y supervisar que los coordinadores de áreas y su
grupo cumplan con sus obligaciones. Para tener éxito
es necesario estar rodeado de todo un equipo de
profesionales.

7. PERFIL DEL PUESTO
Entre las principales funciones de la supervisión necesarias al
puesto, podemos destacar:
 Planificación y organización del trabajo. Priorización.
 Cronograma de actividades. Tiempos estándares de las
actividades.
 Evento: etapas del evento, pre-evento, desarrollo y post-evento,
check-list, timing y Cronograma del organizador.
 Elaboración de presupuestos, programas y equipamientos.
 Clasificación de eventos, tipos de recepciones, formalidades y
objetivos.
 Aplicación de procedimientos de gestión, coordinación y
control.

8. CHECK-LIST
• Elaboración de la check-list: es el documento que detalla uno por uno todos
los aspectos que deben ser analizados, comprobados y verificados antes del
desarrollo del evento para asegurarnos previamente, de que se va a llevar a
cabo como estaba previsto.
• La check-list contiene el listado de todos los materiales y equipos necesarios
que serán utilizados durante el desarrollo del evento.
• Una vez finalizado, puede servir también como inventario para recoger todo
el material y que no se olvide.

9. CRONOGRAMA
• Preparación del cronograma, que es el calendario general de
trabajo, en el que aparece una secuencia de las actividades
previstas para el evento, los responsables de cada una de ellas y
los plazos en las que deben llevarse a cabo..
• Sirve como soporte o guía para la planificación.

10. DIAGRAMA DE GANTT
• Creación del Diagrama de Gantt, otra importante herramienta
gráfica para la planificación.
• En dicha gráfica aparecen representadas todas las actividades a
lo largo de una escala temporal para comprobar que se están
cumpliendo las funciones en el tiempo previsto.

11. PROGRAMAS DE ACTIVIDADES, DIFUSIÓN Y
TRABAJO
1. Aprobar los programas generales y especiales de actividades, difusión,
trabajo, inauguración y clausura.
2. La intervención del Coordinador General y de los demás Coordinadores
en este punto es indispensable, ya que los programas (cronogramas y
agendas) son la base para la organización y realización de toda convención.
3. Medir sus avances y cumplimiento de los programas.
4. En el caso de desviaciones de los programas originales, debe de analizar y
aprobar los cambios que considere pertinentes y ajustar debidamente la
logística general.
5. Autorizar y coordinar la logística general y los programas de las actividades
especiales, recreativas y deportivas, culturales y sociales.
6. Seleccionar espectáculos y artistas que formarán parte de las diferentes
actividades programadas.

12. IMAGEN Y MENSAJES
1. Conjuntamente con el Coordinador de
Comercialización y Difusión debe supervisar el
manejo de la imagen y los textos que den a conocer a
los medios de comunicación y al público en general.
2. Participar en la planificación de la campaña de
publicidad y promoción.
3. Definir estrategias de comercialización y difusión.

13. INVITADOS Y PONENTES
1. Definir los invitados de honor y especiales, ponentes
magistrales y de mesas de trabajo.
2. Junto con el Coordinador de RRPP deben instrumentar y
supervisar, invitación, recepción y atención de los invitados
especiales, ponentes, participantes y acompañantes.

14. MEDIOS DE COMUNICACIÓN
1. Definir los medios de comunicación que se pretende invitar.
2. Junto al Coordinador de RRPP y al de Operaciones debe
autorizar la lista de medios invitados.
3. Definir el contenido de los escritos que se les envíe.

15. PRESÍDIUMS
El presídium es el grupo conformado por las principales personalidades que encabezan
o presiden el evento.
En algunos casos tienen la responsabilidad de dirigir los mensajes principales, como por
ejemplo la inauguración los eventos intermedios y la clausura.
1. Acciones que debe desarrollar el organizador en relación a este grupo de personas.
2. Junto a la Coordinación de RRPP debe decidir la conformación de los diferentes
presídiums que se instalen durante el evento.
3. Se recomienda que en los presídiums de las actividades de inauguración y clausura
estén las personalidades más destacadas y relacionados con el tema del evento, así
como los principales directivos de la empresa o agrupación y algunos
organizadores.
4. Decidir quiénes van a ocupar los presídiums de las ponencias magistrales o de
actividades especiales.

16. SIMULACROS O ENSAYOS
1. Programar y coordinar junto al Coordinador de
Operaciones la práctica de simulacros.
2. Participar de manera personal en cada una de las
prácticas de simulacros que se lleven a cabo.
3. Este tipo de pruebas y prácticas es indispensable para
detectar posibles fallos en la logística y definir con
anticipación los cambios necesarios.

17. CAPACITACIÓN
 Conflicto: es la incompatibilidad que se percibe entre
actos, metas e ideas.
 A pesar de que un evento debe de estar siempre
planificado con ayuda de las herramientas
anteriormente citadas (check-list, cronograma y
Diagrama de Gantt), debemos de tener en cuenta
que pueden surgirnos conflictos que nos obliguen a
improvisar.
 Por eso es muy importante tener para todos las
cosas un “Plan B” que nos hará que el evento
continúe siendo un éxito.

18. EJEMPLO 1
“Algunos de los ponentes no puede asistir”.
En este caso podemos buscar otra actividad para cubrir
ese tiempo o buscar a otra persona que prepare una
presentación acorde con la temática.

19. EJEMPLO 2
“Estaba previsto un evento en un jardín, al aire libre y falla la
climatología”.
Es muy complicado prever la climatología con toda certeza (calor,
lluvia, viento…), por lo que si tenemos previsto realizar un
evento al aire libre, deberemos tener la alternativa de utilizar
algún otro salón, carpa, etc.

20. EJEMPLO 3
“Fallo del material, la megafonía o los equipos audiovisuales”.
Para ello debemos estar asesorados por personal técnico especializado y, haber
realizado un mantenimiento correcto de dicha tecnología. También es
importante realizar ensayos con anterioridad al evento para comprobar que
todo funciona correctamente.
Es interesante contar con pilas, cables, etc., de repuesto y material extra como
micrófono, cañón, mando universal, ratón, ordenador…

21. AMBIENTE DE COLABORACIÓN
“Busco mi éxito y el de otra persona”.
• Colaborar implica un intento de trabajar con la otra persona
para encontrar alguna solución que satisfaga plenamente los
intereses de los dos.
• Significa profundizar en un problema con el fin de identificar
los intereses de las dos personas y encontrar una alternativa que
satisfaga a los intereses de ambos.
• La colaboración entre dos persona puede ser la exploración de
un desacuerdo para aprender de las ideas del otro,
concluyendo en resolver alguna condición y tratar de encontrar
una solución creativa a un problema interpersonal.