Breve descripción de como se presenta la información y las diversas unidades que podemos encontrar en el mercado, para su preservación. por Maria Aceneth Ospina Alzate

1. Unidades de
conservación del
archivo

2. INFORMACIÓN
 Es el conjunto de datos procesados para tomar decisiones
PROCESO
O
TRANSFORMACION
DATOS INFORMACIÓN

3. ¿Qué es un documento?
 Es todo escrito, gráfico, sonido, imagen o cualquier otra clase de
información que puede ser tratada en un sistema de información (archivo,
digital, impreso, audio, audio-visual)

4. Registro de la Información en
documentos.
Visuales
 Gráficos (Escritos, Mapas, planos, Tablas, Redes, Esquemas, Diagramas)

5. Registro de la Información
Visuales
 Con imagen ( Fotografías, diseños, tablas iconográficas, diapositivas, películas
mudas)

6. Registro de la Información
Sonoros.
 Cinta magnética, CD, etc.
Audiovisuales
 Película, Cinta Video, Disco Video.
Táctiles
 Escritura Braille.

7. CLASIFICACIÓN DE UN DOCUMENTO
Por la finalidad que persigue
• Documentos dispositivos: leyes, decretos, manuales
• Documentos testimoniales o probatorios: actas, registros,
etc
• Documentos informativos: informes, telegramas, cartas, etc.
Por el Grado de Accesibilidad a los Usuarios
1) Documentos reservados
2) Documentos de libre acceso
3) Documentos confidenciales
4) Por el ámbito jurídico
5) Públicos
6) Privados

8. Según su ente productor:
 Publico
 Privado
Según su función en el tiempo:
 Vitales
 Importantes
 Útiles
 No esenciales
Según su soporte:
 Textuales
 Gráficos
 Cinta
 Imagen
 Otros

9. UNIDADES DE
CONSERVACIÓN
En general, los documentos de un archivo no se colocan
directamente sobre la estantería o en los archivadores,
sino que antes se meten en unidades de conservación, el
propósito de ello es que los documentos estén mas
protegidos del polvo, la luz o el roce, y mantengan así
una optima conservación.
En el mercado se ofrecen diversos modelos en diferentes
tamaños y tipos, el que se elija dependerá de:
 El tipo de negocio
 El tamaño y tipo de los papeles que se archiven (cartas,
planos, grafico o dibujos)
 La cantidad de material que haya que archivar

12.  Carpetas:
 Material: Cartulina libre de acidez (neutra), o en su defecto, cartulina bond
(blanca).
 Diseño: Debe adaptarse al volumen y tamaño de la documentación,
garantizando la adecuada protección de los bordes, cuando se
los cien folios, la separación deberá hacerse respetando el contenido de
cuadernos o temas.
 Identificación: Se realizará sobre la solapa, en la esquina superior derecha,
con los siguientes datos:
FONDO ________________________
SECCION ______________
SUBSECCION____________
SERIE _________________
SUBSERIE________________
N° DE FOLIOS ___________
N° DE CARPETA _________
N° DE CAJA _____________

14. Las carpetas pueden ser de varias clases:
Carpeta para archivar Carpeta con varilla fáster
 C. Simple: Donde se guarda en forma ordenada la correspondencia y demás
documentos relacionados con el mismo asunto.
 C. Múltiples: Se componen de varias hojas encuadernadas, cada uno con una
pestaña.
 C. Colgantes: Tiene un doble soporte de plástico en la parte superior cuyo objetivo es
permitir su colocación sobre las guías de un bastidor para su ordenación y movilidad
 Carpetas de Fuelles o de Abanico: Es un archivador manual cerrado por los costados
y con varias subdivisiones. Se utilizan para guardar documentos y papeles en orden
alfabéticos o numéricos antes de ser trasladados a sus carpetas definitivas de archivo.
 Carpetas Archivador AZ: Son carpetas de pastas hechas de material bastante grueso,
dispone de dos fuertes ganchos, los cuales sirven para archivar documentos y fijarlos
por medio de ganchos de presión.
 Carpeta de las Facturas: El documento se coloca en la carpeta correspondiente.

15.  Carpetas Archivador con Anillos: Son carpetas con dos anillos la cual se usan
para archivar documentos una vez perforados.
 Legajo o Carpeta Interna: Son dos tapas de cartulina o cartón que se utilizan
para conservar los documentos pertenecientes a un mismo tema, código, nombre
o fecha.
 Carpetas Corporativas: Hoy en día la presentación es muy importante para
lograr ventajas competitivas, promocionar la imagen corporal de su empresa.
Estos productos sirven para guardar y transportar documentos y papeles. Estos
archivadores o carpetas, porta credenciales, porta documentos, porta fotos, porta
CDS, cajas, accesorios, traslado de documentos y papeles, siendo a la vez,
atractivos y elegantes.
Porta fólder para archivador metálico vertical.
Forma de colocar el folder o bolsa dentro del porta fólder.
La eficiencia que si tiene las fichas puede ser acrecentada por estos los medios de
señalización:

19.  Cajas:
 Materiales: Elaboradas en cartón corrugado, recubierto en su cara
interna por una película a base de parafina y ceras vegetales.
 Tamaño: Las dimensiones más generalizadas son: alto 27 cm, ancho 40
cm. y profundidad 12.5 cm. Éstas permiten el ensamblaje sin la
de materiales metálicos, cintas, y/o adhesivos, fuentes de deterioro
la documentación.
 Capacidad: Se recomienda introducir el número de carpetas necesario
de manera que no queden ni muy ajustadas ni muy sueltas.

20.  Identificación: Las cajas deben ser rotuladas en sus tapas laterales,
con los siguientes datos generales:
CODIGO (de la
entidad)_____________________________
FONDO_______________________________________
SECCION_____________________________________
SUBSECCION_________________________________
NUMERO DE CARPETAS___________
CAJA N° __________
N° CONSECUTIVO _______________
N° CORRELATIVO _______________
FECHAS EXTREMAS DEL _________ AL __________

21. LAS NUEVAS TECNOLOGIAS
 A medida que entramos
en la era electrónica de
objetos digitales, es
importante saber, que
estamos entrando en
una época donde
mucho de lo que
sabemos hoy, mucho
de lo que está
codificado y escrito
electrónicamente, se
perderá para siempre.

23. LAS NUEVAS TECNOLOGIAS
Ventajas:
 Preservación de la
imagen de deterioros
físicos o químicos.
 Se reduce la
manipulación de los
originales.
 Rapidez y facilidad de
localización.
 Copias impresas.
Desventajas:
 No cubre el sector
conservación, debido a la
constante renovación
tecnológica.
 Periodo de vida menor
que el papel y el
microfilm.
 Alteración de la
información contenida
con gran facilidad.
 Los equipos quedan
obsoletos rápidamente.

24. CONSERVACIÓN DE LOS DOCUMENTOS
ELECTRONICOS
 Temperatura 18º C
 Humedad Relativa 40%
 Migración 10 años
Nota: La humedad es el mayor agente de deterioro.
Los soportes digitales deben guardarse en forma
vertical.