Este documento describe diferentes tipos de soportes contables utilizados en las empresas, incluyendo recibos de caja, notas de crédito y débito, comprobantes de pago e ingreso, facturas, órdenes de compra, pagarés, cheques, comprobantes de diario y recibos de consignación. Cada soporte tiene un propósito específico como registrar ingresos, gastos, pagos, deudas, compras y transacciones bancarias.
2. CONTENIDO:*CAJA GENERAL*RECIBO CAJA MENOR*NOTA CREDITO*NOTA DEBITO*COMPROBANTE DE PAGO O DE EGRESO*COMPROBANTE DE INGRESO *FACTURA*ORDEN DE COMPRA *PAGARE*CHEQUE *COMPROBANDE DE DIARIO *RECIBO DE CONSIGNACION
3. CAJA GENERAL El recibo de caja es un soporte de contabilidad en el cual constan los ingresos en efectivo recaudados por la empresa. El original se entrega al cliente y las copias se archivan una para el archivo consecutivo y otra para anexar al comprobante diario de contabilidad.
4. RECIBO CAJA MENOR El recibo de caja menor es un soporte de los gastos pagados en efectivo, por cuantías mínimas que no requieren el giro de un cheque, para ello se establece un fondo denominado caja menor.
5. NOTA CRÉDITOLa Nota de Crédito será emitida al mismo adquiriente o usuario para modificar comprobante de pago emitidas con anterioridad. Específicamente para disminuir (abonar o acreditar) el importe de una factura a la que no se le ha considerado oportunamente ciertos descuentos o que por pronto pago se deba conceder un determinado descuento, así como por la anulación de operaciones.
6. NOTA DEBITO Es un comprobante que una empresa envía a su cliente, en la que se le notifica haber cargado o debitado en su cuenta una determinada suma o valor, por el concepto que se indica en la misma nota. Este documento incrementa el valor de la deuda o saldo de la cuenta, ya sea por un error en la facturación, interés por mora en el pago, o cualquier otra circunstancia que signifique el incremento del saldo de una cuenta.
7. COMPROBANTE DE PAGO O DE EGRESOEs un soporte de contabilidad que respalda el pago de una determinada cantidad de dinero por medio de un cheque. Generalmente, en la empresa se elabora por duplicado, el original para anexar al comprobante diario de contabilidad y la copia para el archivo consecutivo.
8. COMPROBANTE DE INGRESO El comprobante de ingreso es una constancia de que un valor ingresó a la empresa, de manera general, cuando se recibe el dinero en efectivo, el cheque o el Boucher de alguna tarjeta de crédito, estos valores deben estar junto con el comprobante de ingreso respectivo, en el día de la recaudación y se debe conservarlos en una caja fuerte como medida de seguridad. Al día siguiente, según normas de control interno y para evitar jineteo de fondos, todos los valores deben ser depositados en las cuentas bancarias de la empresa.
9. FACTURA Es un documento tributario de compra y venta que registra la transacción comercial obligatoria y aceptada por ley. Este comprobante tiene para acreditar la venta de mercaderías u otros afectos, porque con ella queda concluida la operación.
10. ORDEN DE COMPRA Este documento, Se utiliza para solicitar mercancía a un determinado proveedor cuando se encuentran en una misma localidad y el proveedor no envía vendedores para ofrecer el producto.
11. PAGARE Es un título valor mediante el cual una persona se obliga a pagar cierta cantidad de dinero en una fecha determinada. Este documento se utiliza para respaldar los créditos bancarios.
12. CHEQUE Un cheque es un documento bancario en el que una persona autorizada para extraer dinero de una cuenta (por ejemplo, el titular), extiende a otra persona una autorización para retirar una determinada cantidad de dinero de su cuenta sin que sea necesaria su presencia.
13. COMPROBANTE DE DIARIO Es un documento que debe elaborarse previamente al registro de cualquier operación y en el cual se indica el número, fecha, origen, descripción y cuantía de la operación, así como las cuentas afectadas con el asiento. A cada comprobante se anexan los documentos que lo justifiquen: El comerciante conservará archivados y ordenados los comprobantes de los asientos de sus libros de contabilidad, de manera que en cualquier momento se facilite verificar su exactitud. En este momento se asientan en forma ordenada y resumida las transacciones que se realizan diariamente en una empresa. Si el volumen de las operaciones no lo justifica; no es necesario efectuar boletines diarios; se puede hacer por periodos mayores, cada semana, década, quincena o como máximo cada mes.
14. RECIBO DE CONSIGNACION Este es un comprobante que elaboran los bancos y suministran a sus clientes para que lo diligencien al consignar. El original queda en el banco y una copia con el sello del cajero o el timbre de la máquina registradora, sirve para la contabilidad de la empresa que consigna. Hay dos tipos de formatos de consignaciones, uno para consignar efectivo y cheques de bancos locales y otro para consignar remesas o cheques de otras plazas. Los soportes de contabilidad se elaboran en original y tantas copias como las necesidades de la empresa lo exijan.
