Modelos para gestion del inventario de mantenimiento

Charlas para la gestión del mantenimiento
Fernando Espinosa Fuentes

 La función administrativa asociada al inventario y
abastecimiento tiene un alto impacto en la
productividad del mantenimiento.
 ¿Cómo influyen?:
 La siguiente lista son algunas de las formas de como
pueden afectar la productividad del mantenimiento:
Preparado por Fernando Espinosa

• Espera por materiales
• Tiempo de viajes para obtener materiales
• Tiempo requerido para transportar materiales
• Tiempo requerido para identificar materiales
• Tiempo requerido para encontrar materiales sustitutos
• Tiempo requerido para encontrar los materiales en las bodegas locales
• Tiempo requerido para tramitar una orden de compra
• Perdida de tiempo debido a:
• Otras actividades con retraso debido a los materiales
• Materiales equivocados planificados y entregados
• Ordenes de compra con materiales equivocados
• Materiales fuera de stock

 Parte de la planificación del mantenimiento es el detalle de
todos los materiales necesarios para realizar el trabajo,
asegurando que estarán en stock y disponible antes de que el
trabajo sea ejecutado.
 Si el trabajo está bien planificado, los retrasos mencionados
deberían ser eliminados. Pero si el mantenimiento es
responsable de la planificación del trabajo, ¿qué es lo que se
necesitan de inventario y de adquisiciones para ser eficaz?
La siguiente información es la mínima requerida:

 Información en tiempo real de las partes
 “Hard Copy" del catálogo de inventario
 Listado de los equipo “dónde se utiliza“ el repuesto
 Piezas ordenadas
◦ por centro de costo, departamento, equipamiento, etc.
 Las cantidades disponibles que se precisan
 Las fechas de entrega previstas

 El planificador debe conocer a la hora de seleccionar las
piezas para un trabajo cuales están en stock, fuera de stock,
en tránsito, etc.
 El planificador debe disponer de información actualizada. Si el
trabajo se planifica sobre la base de información que es de
días, semanas o meses de antigüedad, cuando los operarios
vayan a recoger las piezas, se puede experimentar todos los
tiempos de retazos ya indicados.
 Si la información que el planificador tiene es actualizada,
entonces sabrá qué medidas se pueden tomar.

 La información mínima que el planificador necesita de
las partes incluye:

• Número de la pieza
• Descripción de la pieza
• Cantidad en inventario (bodega)
• Ubicación de la parte
• Cantidad reservada para otro trabajo
• Cantidad en la orden de compra emitida
• Número de las partes sustitutas (alternativas)

 Esto es cierto incluso si se ha informatizado el sistema de
inventario.
 El catálogo permite el acceso al personal de mantenimiento a
la información de los proveedores. Este catálogo no se utiliza
para la planificación, sin embargo, el catálogo permite que el
personal de mantenimiento saber si las piezas son artículos
de stock o no disponible de inmediato.
 Esto puede ayudar a acelerar el proceso si es necesaria una
cierta parte ya que impide el retraso donde varias personas
busquen en la bodega para encontrar una parte, si no se
almacena. Esta situación se produce con frecuencia durante la
reparación de una avería o un tipo de emergencia.

 Si el sistema de inventario dice que hay suministro suficiente de una
parte para hacer un trabajo, el planificador puede enviar un operario a
buscarlos. Cuando este descubre que las partes no existen, el sistema
de inventario pierde credibilidad. Esto afectará la utilidad de los
sistemas de inventario de mantenimiento.
 Si se tiene que ir físicamente a la ubicación de las bodegas y
comprobar cada vez que una parte prevista está, el departamento de
mantenimiento experimentará una enorme pérdida de productividad.
 Las fechas de entrega previstas son importantes, ya que no siempre se
tendrá en la bodega cada parte cuando se solicita. Saber cuando la
parte se entregará permite al planificador programar el trabajo basado
en esa fecha. Esto pone de relieve la necesidad de que el rendimiento
de la entrega de los proveedores sea buena también.

 Saldos actualizados de todos los elementos, incluidos los repuestos, las
reservas y las devoluciones
 Mantener un listado de piezas para cada equipo
 Los costos de los repuestos y el historial del movimiento
 Referencia cruzada de piezas de recambio con alternativos
 Tener la capacidad de reserva de artículos para un trabajo
 Tener la habilidad de notificar a un solicitante, cuando se reciben un
ítem para un trabajo
 Tener la capacidad de generar una orden de trabajo para fabricar o
reparar un elemento
 Tener la capacidad de notificar cuando es necesario reorganizar el ítem
y hacer un seguimiento de la recepción de reabastecimiento
 Tener la capacidad de rastrear los pedidos, órdenes de compra, recibos
y pedidos especiales
 Tener la capacidad de producir informes de rendimiento, tales como la
exactitud del inventario, el volumen de movimientos, y agotamiento de
las existencias

La organización de las bodegas para el mantenimiento también es
crítico para la productividad del personal de mantenimiento.
A continuación se enumeran los dos tipos de opciones de las tiendas
de mantenimiento:
 Bodegas Centralizadas
◦ Reducido mantenimiento de registros de bodegas
◦ Reducido los costos laborales del personal
◦ Aumento de viajes de operarios de Mantenimiento
 Pérdida de productividad
 Bodegas Descentralizadas
◦ Reducido número de viajes para buscar repuestos
 Aumento de la productividad
◦ Aumento de registros de mantenimiento
◦ Aumento de costos laborales por bodegas
◦ Aumento de los niveles de inventario

El mantenimiento tiene muchos tipos de repuestos que deben ser
controlados a través de la función de inventario. La lista de algunas
de las categorías más comunes:
 Repuestos de libre uso
 Stock de ítems controlados
 Repuestos críticos o piezas de recambio seguros
 Piezas de recambio reparables
 Consumibles
 Herramientas y equipos
 Residuos o de excedentes de piezas
 Residuos o piezas de recambio inútiles

 El análisis de estas categorías ayudará a los encargados de
mantenimiento para asegurar que los controles correctos se
colocan sobre los ítems más importantes, mientras que los
que menos importancia tiene menos controles.
 Disponibles en forma libre son materiales que tienen poco
valor individual con gran volumen de uso.
 Artículos controlados son similares a los elementos de ítem
libre, a excepción de su acceso es limitado. El auxiliar de
almacén entregará los ítems, que requieren una solicitud o el
número de orden de trabajo para el ítem.

 Ítems críticos o piezas de recambio seguros son los
elementos que no tienen mucho uso, pero debido al tipo de
orden, la fabricación y los plazos de entrega se debe
mantener en stock en caso de que se necesitan.
 El factor que también debe ser incluido en la decisión es el
costo de la pérdida de producción o la cantidad de tiempo de
inactividad que será contabilizado si la parte no se almacena.
Si este costo es alto, será mejor para las acciones almacenar
una partida que arriesgar el costo de una avería.
 Repuestos reparables incluiría elementos como bombas,
motores, cajas de engranajes, u otros elementos que el costo
de reparación (materiales y mano de obra) es menor que el
costo de reconstruirla. Estos artículos también son
generalmente caros y estos repuestos deben mantenerse en
buenas condiciones ambientales.

 Los consumibles son elementos que se toman de las bodegas
son usados y desechados después de un período de tiempo.
Estos elementos pueden incluir baterías de la linterna, jabón,
aceites, grasas, etc. No se realiza un seguimiento de uso y se
acusa un número de orden de trabajo o un código contable.
 En algunas empresas, herramientas y equipos se mantienen
en la ubicación de los almacenes o en un depósito de
herramientas y anotados como artículos de inventario. Sólo se
rastrean las herramientas con un valor concreto alto o donde
hay relativamente pocas en toda la compañía. No se debe
rastrear las herramientas de mano común.

 Los administradores se dan cuenta o no, es costoso tener los
repuestos.
 El esquema del sistema ABC es:
 Ítems “A” son
◦ 20% del stock de ítems
◦ 80% del total del inventario valorado
 Ítems “B” son
◦ 30% del stock de ítem de repuestos
◦ 15% del total del valor del inventario
 Ítems “C” son
◦ -50% del stock de repuestos
◦ -5% del costo total del inventario

 Tipo "A" son de costo alto, elementos de este tipo con
seguridad deben estar en la bodega. Es bueno contar con
políticas de inventario riguroso en el uso y circulación de
estos artículos. Dado que hay relativamente pocos ítems "A",
el control de estos artículos de inventario no es difícil.
 Los del tipo "B" son más numerosos que los "A", pero no tan
costosos. Estos elementos también deben ser controladas con
un método de seguimiento estricto.
 Mediante el control de los artículos "A" y "B", se está
controlando sólo aproximadamente el 50% del total de los
artículos del inventario, pero alrededor del 95% de los costos.
 La clase "C", representan alrededor del 50% del número total
de los elementos, pero sólo alrededor del 5% de los costos. Es
un desperdicio de tiempo y energía para tratar de controlar
elementos "C“ para el nivel que hace con "A" y "B”.

 Costo de capital asociado en la pieza de recambio -15%
 Costo de funcionamiento del espacio de almacenamiento,
impuestos de la propiedad, el costo de la energía, seguros,
gastos de mantenimiento-5%
 Costo de la ocupación de espacio, alquiler y amortización-8%
 Costo de la contracción del inventario, obsolescencia,
deterioro, robo, contaminación-5-10%
 Sumando: l costo real total de administrar los artículo de
inventario por año, puede llegar entre el 30 al 40% del valor
del ítem

 Dado que los costos de los inventarios son tan altos, ¿qué
otras actividades se pueden hacer para reducir o controlar
estos costos? :
◦ Estandarización de equipos de la planta
◦ Estandarización de los proveedores
◦ Alianzas con proveedores
◦ Localización de bodegas en áreas clave
◦ Especificación precisa de los suministros de mantenimiento y de
proveedores
◦ Reducir o eliminar piezas de repuesto obsoletas
◦ Reducir la cantidad de desperdicio
◦ Control de piezas de repuesto “desaparecidas”

 El planeamiento y control del inventario apropiado de las
piezas de repuesto es un componente crítico de un programa
eficaz de la gerencia de activo.
 Si las piezas correctas no están al alcance cuando son
necesitadas para el mantenimiento rutinario o las
reparaciones el tiempo muerto se prolongará más allá de lo
necesario.
 Si muchas piezas están disponibles en bodega, la empresa
incurre en costos excesivos y los gastos indirectos de llevar el
inventario.
 Hay que implementar estrategias adecuadas para manejar el
inventario de repuesto para ayudar a la gerencia eficaz del
activo.

 Es usable cuando la población de equipos es grande y los
datos de las falla están disponibles y el modo de falla es
similar e importante en todos ellos.
 Este modo de falla indica el ítem de preocupación para el
inventario.
 Ej.: están los datos de un conjunto de bombas y la población
es de 18 fallas para todas ellas:

 La media de la distribución está en 1011 horas, así que se
asume que el 50% de las bombas van a fallar antes de ese
tiempo.
 Si el administrador desea que el 80% de las bombas estén
operacionales, entonces deberá mantener una cantidad
suficiente del repuesto para mantener el nivel de servicios
deseado.
 Del gráfico se ve que el 20% (18 x 0,20 = 3,6 bombas)
esperado de bombas que podrían fallar está en torno a las
820 horas de bombeo.
 Este valor es para definir las tareas de mantenimiento y elevar
las solicitudes de los pedidos de repuestos para tenerlos
disponibles.

 El primer paso en una aproximación analítica es identificar la
tasa de fallas de una parte específica. Por ejemplo, considere
un repuesto (parte) que ha fallado 200 veces en 106 horas en
la operación de un equipo en particular. Estimar el número de
partes necesarias para 1 año de operación continua con una
confidencialidad del 96%.
 El número de partes N necesarias para una condición de
funcionamiento operacional segura en un 95% es:

Así, reemplazando los valores se tiene que el número estimado de
repuestos es 7 para el año de operación.
Se supone que el tiempo entre fallas es exponencial y el modo de falla
de componente es debido a deformación o fricción.

 El objetivo principal es minimizar el costo de operación y del
sistema de inventario. Los costos relevantes son el costo de
mantenimiento en el inventario y costos de procura del
repuesto.
 El tamaño del lote económico (Q*) que minimiza el costo total
del inventario es determinado de la siguiente forma:

 El nivel de reordenamiento corresponde al número de ítems en
inventario para el cual la nueva orden de adquisición debe ser
emitida. Este punto debe ser determinado y es función del tiempo
demora en el abastecimiento y del riesgo que se desee asumir de no
tener repuestos durante el período de abastecimiento.
 Los parámetros de demanda y desviación estándar durante el
período de abastecimiento se calcula como sigue:

 El stock de seguridad dependerá de dos factores que el
administrador deberá equilibrar.
◦ por un lado está el riesgo de no tener el repuesto durante el período
de abastecimiento y
◦ por otro el costo que significa tener un inventario alto de repuestos.
 Esta cantidad está destinada para ser usada en caso que se
produzca un alza en la demanda media durante el período de
espera por reposición del repuesto.
 Para determinar el nivel del inventario de seguridad se usa el
concepto del nivel de servicio, que se expresa como:
Nivel de servicio = 1 – probabilidad de faltar el repuesto
 Si se especifica un nivel de riesgo α de déficit, el punto de
reordenamiento R se determina por:

 Sea el siguiente caso: durante el tiempo de abastecimiento de un cierto tipo
de rodamiento la demanda está normalmente distribuida con una media de
150 unidades y una desviación estándar de 5 unidades. El administrador del
mantenimiento desea implementar una política donde el rodamiento sólo
este no disponible el 1% de las veces cuando este es demandado. Calcular el
tamaño del inventario de seguridad que debe ser mantenido en bodega:

 Los repuestos necesitan ser evaluados en términos de costos
y criticidad. El análisis ABC de Pareto entrega una buena
alternativa para clasificar los repuestos de acuerdo a su
costo.
 Para definir el criterio para la criticidad del repuesto, este
puede ser analizado de la siguiente forma:
◦ 1. Alta criticidad, CA. Partes que son absolutamente esenciales
para la operación del equipo.
◦ 2. Criticidad moderada, CB. Partes que podrían tener un impacto
leve a moderado negativamente en la operatividad del equipo si
ellos no están disponibles.
◦ 3. Baja criticidad, CC. Partes que no son absolutamente esenciales
para la continuidad operacional del equipo.

 En la siguiente tabla se indican las estrategias para cada
combinación de costos y criticidad de repuesto.
 Los números indican el tipo de estrategia.
Costo Criticidad
CA CB CC
A 1 1 2
B 1 2 2
C 2 3 3

1. Estrategia 1: para las partes agrupadas como clase 1, mantener una
cantidad dada de ítems. El stock inicial puede ser estimado mediante
una aproximación analítica. Cuando ocurra una falla, procure el ítem
para reemplazar cuando fue consumido por la reparación o el
reemplazo. Es común agregar una unidad adicional en la adquisición
inicial y usar un 99% en el nivel de servicio.
2. Estrategia 2: para las partes agrupadas en la clase 2 el modelo
estándar EOQ puede ser usado y mantener un stock de seguridad para
trabajar durante el periodo de abastecimiento.
3. Estrategia 3: en casos donde las partes pueden ser almacenadas para
una duración larga sin deterioro y donde las partes no están
disponibles rápidamente en el mercado, calcule los requerimientos de
N para un período más largo que el indicado. También puede ser
usada la estrategia 2 para esta clase de partes.

 El método de clasificación ABC-XYZ es una extensión del
método ABC clásico.
 El método de clasificación ABC-XYZ tiene en cuenta el valor
del repuesto y la variabilidad de la demanda por este
 Por ejemplo, basado en el coeficiente de variación de la
demanda semanal.
◦ Los productos de Clase X se caracteriza por un bajo coeficiente de
variación (por ejemplo, la desviación típica/media<2/3), es
estable y puede ser predicho.
◦ Los productos de la clase Y, por un coeficiente de valor medio
◦ Los productos de la clase Z por un alto coeficiente de variación.
No es estable y no puede ser predicho con seguridad su consumo

A B C
X
Implementar la gestión de
inventarios tan exacta
como sea posible. Mantener
mayormente los elementos
en stock.
inventarios exacta.
Mantener mayormente los
artículos en stock.
Mantenga mayormente los
Compre los artículos en
grandes lotes para
disminuir el costo de
manejo.
Y
inventarios tan exacta
como sea posible. Mantenga
los repuestos críticos en
stock; tomar basado en el
costo
la decisión de mantener en
bodega los otros artículos.
Mantenga los artículos
críticos en las bodegas;
hacer basado en el costo
bodega los otros artículos..
Mantenga mayormente los
Compre los artículos en
grandes lotes para
disminuir el costo de
manejo.
Z
Emplear principalmente el
enfoque de entrega según
orden; sólo mantener
repuestos críticos en stock.
tomar basado en el costo
bodega los otros artículos..
tomar basado en el costo
bodega los otros
artículos..

 La clasificación eficiente de los productos apoya el
establecimiento de los niveles de existencias de
seguridad.
 El correcto nivel de inventario de seguridad de cada
producto depende, entre otras cosas, del pronóstico de su
demanda, su tiempo de entrega, así como riesgo de la
obsolescencia.
 Alcanzar el punto óptimo de los niveles de inventario
específico no es posible cuando la gestión de productos
es en grupos.

 Debido a la gran cantidad de piezas de recambio, la
administración manual de los parámetros de control de
inventario para cada artículo y la ubicación de ítems no es
factible.
 Esto significa que al menos un cierto nivel de
automatización se debe aplicar a la gestión de inventario.
 Los métodos para el cálculo de los niveles de existencias
específico de seguridad para piezas de repuesto, deben
ser analizados y adecuados para cada situación.

 Para determinar los puntos de re-ordenamiento de los niveles de
existencias y de seguridad para las piezas de repuesto lo más
adecuado es la ayuda de la simulación.
 Básicamente, un modelo de simulación para replicar el proceso de
reposición de inventario se crea teniendo, por ejemplo, los plazos
de entrega y las limitaciones de tamaño del lote en la contabilidad.
 Datos de la demanda real, con sus alzas naturales y los períodos de
ninguna demanda, se utiliza como datos de entrada cuando el
software lleva a cabo numerosas simulaciones para encontrar el
punto más eficiente de los parámetros de control de inventario que
cumplan los objetivos de nivel de servicio deseado.
 Así pues, la naturaleza del proceso de reposición, el patrón de la
demanda individual de cada elemento, así como el plazo real
pueden tenerse en cuenta en la optimización de los parámetros.
Este enfoque da muy buenos resultados.

 Limitaciones del tiempo de demora en la entrega y la criticidad de los elementos
específicos hace que sea necesario almacenar determinadas piezas de repuesto
para el usuario.
 Sin embargo, para la mayoría de los artículos, es posible elegir la más rentable
entre varias opciones de entrega. La opción de entrega más eficiente depende de
la demanda del elemento, su valor, y los costos de la entrega o las opciones de
almacenamiento.
 La regla general es que almacenan ítems con bajo valor económico y con altos
volúmenes de uso, mientras que los artículos caros y que rara vez se usan se
ordenan sólo cuando hay demanda.
 Sin embargo, los costos específicos del producto y del proveedor a menudo
varían considerablemente y por lo tanto tienen un impacto sobre la opción de
entrega más eficiente para cada uno de los ítems específicos.
 Costos y la demanda también puede cambiar con el tiempo, lo que hace necesario
re-evaluar periódicamente las decisiones de inventariar.

Aislar las fuentes de demanda de piezas de repuesto.
Mejorar los procesos para la creación de un inventario de las
necesidades previstas.
Mejorar el cálculo del stock seguridad .
Mejorar los procesos de necesidades de partes no previstas.
Optimizar pedido de partes y piezas.
Es posible minimizar el capital invertido en el inventario sin poner en
riesgo los equipos y el tiempo de inactividad de producción o de las
interrupciones ocasionadas por el mantenimiento preventivo cíclico.
Para lograr este objetivo, los administradores deben:

 Dos tipos principales de demanda que impulsan el inventario
de piezas de repuestos:
 Los requerimientos planificados, que incluyen:
◦ Piezas utilizadas durante el mantenimiento programado, la
limpieza o la inspección de calidad de los procesos de. La mayoría
de estos artículos son de consumo, y los requisitos para ellos son
predecibles en el tiempo.
◦ Las piezas de recambio cuya necesidad se puede predecir por la
edad y condición de los equipos y el tiempo medio entre fallos
(MTBF) cuyos datos son proporcionados por el fabricante.
 Los requisitos no planificados, que se derivan de fallos
imprevistos en el equipo o accidentes.

 Típicos inventarios de piezas de repuesto previstos pueden
ser minimizados a través de:
◦ El cumplimiento riguroso de los procesos de control de inventario.
◦ Datos exactos sobre la cantidad en inventario.
◦ Datos con precisión sobre los tiempos de abastecimiento.
◦ Datos precisos sobre MTBF.
◦ Ciclos de mantenimiento programado conocidos.
◦ Listas de piezas con precisión para los requisitos de las de
órdenes de trabajo de mantenimiento preventivo.
◦ Flexibilidad del sistema de inventario para hacer la actualización
y sustituir las piezas en forma oportuna a través del sistema
formal.

 El cálculo de la cantidad del stock de seguridad implica
múltiples variables, tales como:
◦ Verificación si el equipo de apoyo se encuentra todavía en
servicio.
◦ Costo de la pieza.
◦ El tiempo de entrega más corto de todas las fuentes, incluyendo el
almacenamiento fuera del almacén, los puntos de distribución de
los proveedores, y las instalaciones similares.
◦ MTBF y desviación estándar del la vida de la parte .
◦ Criticidad de los equipos de la parte o repuesto que se usa.
◦ Disponibilidad de piezas de sustitución o de trabajo en torno a los
procesos.

 Es común en los inventarios de repuestos a menudo tener componentes
principales para la misión de los equipos críticos en una cantidad adicional.
Estos componentes con frecuencia se adquieren al mismo tiempo que el
equipo y que se capitalizaron como parte de la compra total. En todas las
instalaciones muy a menudo en varios sitios se duplican estos componentes
y rara vez es necesario usarlas hasta que se retiran los equipos, resultando
en la necesidad de descartar esencialmente componentes nuevos.
 La comparación de las existencias de componentes disponibles en diferentes
sitios y la reducción de los inventarios de componentes cuando el equipo se
acerca a su fecha de sustitución puede reducir al mínimo esos gastos.
 Para maximizar el intercambio entre múltiples sitios, el personal deberá
aplicar rigurosamente un sistema común de describir las partes de manera
que las búsquedas de los inventarios de los sitios devuelve resultados
correctos con rapidez.
 Cada vez son más eficaces los programas de mantenimiento preventivo para
reducir la demanda de los inventarios no planificados de partes y repuestos.
La realidad indica, sin embargo, que nunca la demanda de estos
componentes se reduce a cero.

 Idealmente, cada parte se ordena cuando la demanda proyectada
generada a partir de un programa para trabajos de mantenimiento
excede a la cantidad en la mano, menos existencias de seguridad.
 La orden de compra con fecha de vencimiento se calcula como sigue:
◦ Empezar con la fecha requerida por el mantenimiento preventivo programado.
◦ Adelantar esta fecha por el tiempo necesario para la recolección y armado del
material para la orden de trabajo de mantenimiento.
◦ Adelante esta nueva fecha por la recepción interna, la inspección, y el tiempo de
prueba.
◦ Adelante esta nueva fecha por el tiempo de entrega desde el sitio proveedor o
punto de distribución para el punto de recepción.
◦ Adelante esta nueva fecha exactamente al tiempo de abastecimiento del
proveedor.
◦ Adelante la nueva fecha por algún factor de seguridad de tiempo (en caso
necesario sobre la base de proveedor y la fiabilidad de transporte).
◦ Adelante la nueva fecha por el tiempo para el procesamiento interno de la
orden de compra y la aprobación.

Reducción al mínimo de los requisitos de la orden negociados con el proveedor.
Introducir iniciativas en la cadena de suministro, tales como la consolidación de
proveedores y pedidos electrónicos. A menudo, estas ya están en vigor para las
órdenes de compra de gran tamaño. La extensión de la aplicación a las cantidades de
ítems pequeño y característicos de repuestos a menudo es rentable.
La eliminación de tiempo de seguridad utilizados para garantizar la entrega oportuna
de las partes. Tiempo de seguridad (que no debe confundirse con el stock de
seguridad) con frecuencia puede ser reducido o eliminado cuando los programas y
comunicación con el proveedor evolucionan.

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