1. EL SOFTWARE COMO INVERSIÓN
Introducción
La inversión en software es para una organización una parte crítica en su base total de
activos. El software es muchas veces un componente crucial para ayudar a la organización
a cumplir con su objetivo y representa cada año un componente importante en los
presupuestos departamentales y de tecnología informática.
En sólo una década, las corporaciones se han enfrentado a la revolución de las PCs, que
descentralizó el poder de la computación y ubicó las decisiones críticas de la tecnología
informática en manos de los usuarios individuales, luego ocurrió la revolución de las
telecomunicaciones que integró a las PCs y a los servicios de telefonía, descentralizando
aún más el control.
A medida que los sistemas de computación proliferaron en la organización, la demanda de
nuevas herramientas de hardware y software incrementó sustancialmente el dinero
gastado en tecnología. Al mismo tiempo, se debilitaron los controles internos, se redujo el
personal de tecnología informática, y el foco de las actividades de TI pasó del manejo de
los recursos al despliegue de nuevas generaciones de tecnología a un ritmo mucho mayor.
El resultado para muchas compañías es el crecimiento descontrolado e ineficiente de las
inversiones en TI. Un estudio del GartnerGroup de 1995 indicó que más del 90% de las
grandes organizaciones incrementaron sus inversiones en TI sin hacer ningún proceso de
control. Un estudio solicitado por Microsoft GMbH de Alemania de ese mismo año indicó
que el 80% de los gerentes de TI usan solamente un sistema limitado de recibos para
manejar estas inversiones y que el 73% de los gerentes generales corporativos que
adquieren software no tienen información sobre los requerimientos de licenciamiento o
programas.
La imposibilidad de determinar qué inversiones posee la organización y donde están
ubicadas, ha contribuído a generar los siguientes problemas:
La reducción en activos corporativos a través de la pérdida, agotamiento o robo.
La introducción de los virus en las computadoras y otras amenazas al ambiente de
TI.
El incremento de los costos de integración como resultado de la incompatibilidad
de los sistemas, diferentes versiones de software y diferentes plataformas de
software.
Incremento en gastos de entrenamiento, soporte y servicios.
Incremento del riesgo de multas civiles y penalidades por infringir la ley de
propiedad intelectual.

2. La implementación del Programa de Administración de Software es la forma más efectiva
en relación costo-beneficio para optimizar el retorno de la inversión de la organización en
sus activos de software. Es un medio para validar la fuerte performance del departamento
de TI, satisfacer a los usuarios finales y acumular los beneficios financieros en la
organización.
La Guía de Licenciamiento y Administración de Software de Microsoft está diseñada para
asistir a los profesionales de TI en el desarrollo e implementación de un programa para
auditar, administrar y controlar el uso efectivo del software en las organizaciones.
Objetivos
El objetivo primario de esta guía es ayudar a las organizaciones a manejar los activos de
software y usar los programas de licenciamiento para obtener el servicio mas efectivo de
sus inversiones de software.
Al completar la Guía de Administración de Software, usted podrá hacer lo siguiente:
Entender e identificar los beneficios y el costo de un Programa de Administración
de Software para su negocio y la Dirección.
Implementar un Programa de Administración de Software en su compañía,
incluyendo el trabajo preliminar, auditoría de campo, reportes y actividades de
seguimiento.
Preparar e implementar actividades de seguimiento.
Entender los acuerdos de licenciamiento y programas y usarlos para su beneficio.
La Guía de Licenciamiento y Administración de Software Microsoft está construída sobre
la simple filosofía de que un programa efectivo de administración de software no es
solamente lo más conveniente para hacer sino que es lo más profesional. Se focaliza en los
beneficios más que en los riesgos y establece un marco de trabajo para el manejo de
software a ser adoptado rápidamente por los profesionales de TI.
Beneficios para la organización
Debido al ritmo rápido del cambio tecnológico, los departamentos corporativos no tienen
los recursos humanos suficientes para comprometerse con programas que no ofrezcan
beneficios sólidos y cuantificables para la organización y los usuarios finales. Debido a que
el software es crítico para la misión de la organización, la administración del software
ofrece beneficios muy específicos.

3. No importa cual sea el tipo de la organización o su misión, casi cualquier organización
requiere hoy en día el soporte del software “enlatado” y hecho a medida para alcanzar sus
objetivos.
La inversión en software es una inversión en productividad, performance y todos los
demás elementos necesarios para alcanzar los objetivos de la organización.
La Administración del software también ofrece los siguientes beneficios:
Ahorrar dinero.
De acuerdo a algunas estimaciones, se malgasta hasta un 30% del presupuesto de
tecnología de una organización porque los activos son difíciles de obtener o son mal
utilizados. Adicionalmente, la firma consultora e investigadora líder del GartnerGroup
estima que las organizaciones pueden hacer un corte de hasta un 11% en sus costos de
PC/LAN a través de un manejo más efectivo de inversiones en tecnología, incluyendo la
administración del software. Sin una administración correcta del software, muchas veces
las compañías perderán dinero desde el proceso de compra. Los editores de software
generalmente ofrecen descuentos por la adquisición de licencias de software en cantidad.
Al comprar el software en grandes cantidades y al centralizar su administración, la
organización se beneficia con mejores precios.
Reducir el Costo Total de la Propiedad (CTP).
Las condiciones de uso incluídas en toda adquisición de software afectan sustancialmente
el costo total de la propiedad. El CTP se determina por cada elemento de su ciclo de vida,
y los costos de adquisición pueden ser tan bajos como un 10% del CTP cuando se
consideran los costos asociados con elementos tales como entrenamiento, modificación,
mantenimiento, soporte técnico, inventario y cambio de gerenciamiento.
Manejar el cambio tecnológico.
Mientras la posibilidad de obtener buenos precios en las compras por volumen es
importante, la organización será capaz de identificar las necesidades de software, tratar
con la vida útil de su software cada vez más corta, evitar la obsolesencia y además
asegurar que tiene la tecnología que necesita para cumplir con su misión.
Reducir las pérdidas por robos y mal uso.
Las pérdidas del software no son simplemente un problema para la industria del software.
Cuando el software y su documentación se pierden o se roban, el precio que paga la
organización puede ser tremendo. Los procedimientos para el manejo de las inversiones
de software pueden contener estas pérdidas e impulsar el resultado final.

4. Reducir el riesgo y la responsabilidad.
Con el abuso intencionado o negligente de las licencias de software, se puede incurrir en
penalidades económicas para la organización. Adicionalmente, los ejecutivos de la
empresa pueden ser incriminados y encarcelados por la infracción de la ley de propiedad
intelectual que pueda ocurrir en la organización. Entender y manejar la inversión reduce
estos riesgos a un nivel aceptable.
Mejorar la moral de los empleados.
La mayor fuente de insatisfacción de los empleados es la frustración con las
computadoras, el software, la nueva tecnología y los cuellos de botella en el flujo de
trabajo. El programa de administración de software ayuda a la organización a identificar
las áreas con problemas y permite que se apliquen sistemas de soporte más efectivos que
ayuden a reducir el stress de los empleados.
Reducir los problemas de comunicaciones y de transferencia de datos.
En las organizaciones donde la tecnología ha proliferado sin controles, los recursos
resultantes muchas veces operan en diferentes plataformas (por ejemplo: marketing usa
Macintosh, ventas usa PCs), así como también usan diferente software o diferentes
versiones del mismo software. Esto puede dificultar la transferencia de documentos y
datos de un departamento a otro, aunque esos sistemas estén en la misma red. La
administración de software puede ayudar a estandarizar la tecnología y aplicar aquellos
estandares donde se necesiten, mejorando el flujo de trabajo y la eficiencia.
Justificar las inversiones en mejor tecnología.
Las organizaciones se mueven por los retornos en las inversiones y aquellas que no
pueden cuantificar una inversión (aún cuando claramente existe), pueden verse forzadas a
no hacerla. El Programa de Administración de Software permite que la organización
entienda mejor el valor que recibe de la tecnología y que pueda dirigir las inversiones en
tecnología a las áreas donde pueda incrementar el retorno de la inversión.
Beneficios para los Empleados
Una sólida revisión de la tecnología existente y la implementación de estándares en la
organización, no solamente beneficiará a la Dirección y al departamento de TI, sino que
también ayudará a los empleados a:

5. Identificar la necesidad de mejores herramientas
Los profesionales de TI están generalmente más capacitados que otros empleados para
determinar la necesidad de tecnología nueva o diferente y el Programa de Administración
de Software ofrece los medios para hacerlo. A menudo, los empleados se sienten
frustrados por la lentitud de la red o impresora, o por la necesidad de una impresora a
color, sin entender las causas de fondo ni sus soluciones y beneficios financieros. El
programa puede resolver dicho stress.
Reducir la dependencia del personal de soporte de PCs
No importa lo bien equipado que esté, el personal de soporte de PCs nunca es capaz de
resolver cada problema instantáneamente. Un Programa de Administración de Software
bien documentado abre nuevos caminos para el soporte, porque permite a los empleados
acceder a los servicios de soporte técnico de los proveedores de hardware y software
involucrados.
Clarificar las normas legales para el uso de la tecnología
Algunos programas de software permitirán a los empleados usar legalmente una copia en
sus computadoras portátiles para proyectos relacionados con su trabajo. Al saber
exactamente cuales son las reglas, se pueden reducir los riesgos de responsabilidad de los
empleados de la organización.
Ayudar a justificar las nuevas adquisiciones
No hay nada más frustrante para los empleados que no poder obtener la tecnología que
creen que necesitan. Sin un marco de trabajo documentado para la adquisición y uso de
software, los departamentos de TI están forzados a hacer juicios subjetivos y muchas
veces erróneos. La administración del software ayuda a encauzar el sistema de compra,
reduciendo las frustraciones de los empleados, personal de TI y personal contable.
Resumen
El licenciamiento de software es una inversión. Una organización invertirá miles, si no
cientos de miles de dólares cada año en la adquisición, distribución y uso del software. A
pesar de ello, el software es tratado como una mercancía de la que pocos reconocen su
impacto en la misión y objetivos de la organización.
La organización puede tener beneficios sustanciales en un nivel corporativo y también
para sus empleados, maximizando su inversión en software y cuantificando dónde y cómo
el software impacta con sus ventajas competitivas, misión y objetivos.

6. REVISIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN DEL SOFTWARE
Introducción
Para implementar exitosamente un programa de administración de software, es
importante focalizarse en sus beneficios derivados, más que en una necesidad de control y
estandarización, porque la mayoría de las organizaciones resistirá la estandarización y el
control centralizado del software a menos que los beneficios sean claros y tangibles.
Es igualmente importante entender claramente como funciona la propiedad intelectual y
las licencias de software. Este capítulo tratará sobre sus razones y beneficios, y en la
sección 2 desarrollaremos más ampliamente este tema.
El desarrollo y la implementación del plan de administración de software es un factor
crítico dentro de la administración de software. Afortunadamente, los recursos extensivos
y los consultores hacen más fácil este proceso.
Para una organización tipo, el proceso de administración exitoso de software incluye cinco
pasos.
Formación del equipo de administración de software
Determinación de la distribución actual y uso del software (también llamado
auditoría de software).
Desarrollo de un plan de administración de software basado en la determinación.
Implementación y seguimiento del plan
Continuación del programa de administración de software.
El Equipo de Administración de Software
Las computadoras llegan virtualmente a todos los rincones de una organización, y
consecuentemente hay un mayor interés en el software. Existen asuntos que deberían ser
tratados entre el personal de contabilidad y auditoría financiera, suministros, recursos
humanos y otros empleados de la organización.
La primera vez que se crea e implementa un plan de administración de software, es crítico
tener concenso y soporte en toda la organización, especialmente en los niveles de
Dirección más altos. De otra manera, el departamento de TI se arriesga a ser visto como
intrusivo, dominante o fuera de tono.
La forma de obviar este problema es implementar un equipo de administración de
software, compuesto por empleados de distintos departamentos. La cantidad de
miembros del equipo puede variar de una organización a otra, pero un equipo tipo de

7. administración de software tiene diez o menos miembros. Un número mayor puede hacer
que las reuniones sean difíciles de manejar, pero menos de cinco puede reducir las
oportunidades de un soporte con amplitud de criterio.
Aquí se detallan algunos tipos de individuos a considerar para el equipo:
Un representante de administración senior.
Esto le dará autoridad al equipo, así como también tener un líder con rango gerencial. Elija
a un individuo que sepa de sistemas y esté personalmente interesado en el software.
El personal de TI (Tecnología Informática).
Por lo menos dos miembros del personal de TI deberían incluírse para reducir la chance de
que sólo una línea de pensamiento de TI esté representada. Esto también reduce las
posibilidades de que uno solo de ellos sea agobiado por otros departamentos.
Departamento de Contabilidad y Auditoría Financiera.
La estrategia final de administración de software debe integrarse suavemente con el
equipo de gestión de activos. Al crear un líder en la jerarquía contable, será mas fácil
llegar a este objetivo.
Abastecimientos o Compras.
La compra del software correcto, a un costo efectivo es un elemento clave en la estrategia
de inversiones. Un profesional de abastecimientos puede ayudar a moldear este programa
y asegurar que el programa de compras no tenga conflictos con los procedimientos
existentes.
Administración.
Las secretarias, empleados administrativos y empleados contables forman el grupo más
grande de usuarios individuales de software en la mayoría de las organizaciones. Su
opinión a través de un representante ayudará a identificar las áreas de problemas.
Muchas veces tienen información que el personal de TI desconoce, por ejemplo cual es el
mejor software y cual es el que nadie quiere.
Departamento de legales.
El equipo tendrá que manejar temas legales, por lo tanto es importante incluir en el grupo
un miembro del departamento que conozca la terminología informática. También sería
conveniente elegir a alguien que se interese por las computadoras y pueda interpretar el
lenguaje legal a sus compañeros.

8. Recursos Humanos.
El 40% de la inversión en software pertenece a capacitación, por lo tanto una perspectiva
en capacitación es invalorable. Esta capacidad puede encontrarse en el departamento de
recursos humanos.
Dependiendo de la estructura y tamaño de la organización, puede considerarse la
inclusión de gerentes o representantes de las unidades de negocios y oficinas remotas, o
departamentos de ventas o atención al cliente como parte del Equipo de Administración
de Software.
Evaluación: La Auditoría de Software
Antes de elaborar un Plan de Administración de Software, debe haber un claro
entendimiento de cómo y dónde utiliza en ese momento su software. Esto requiere una
auditoría de activos existentes.
La Auditoría de Software no necesariamente debe ser un ejercicio desalentador. Será
necesario buscar cada pieza de software en la organización, pero afortunadamente existe
una gran cantidad de herramientas para automatizar la tarea. Este paso del proceso
puede ser en su mayor parte manejado con soluciones de software, especialmente si los
sistemas de información de la organización están centrados en una o más redes, o las
aplicaciones de software se comparten en la red.
Además, este es un paso en el que frecuentemente se contrata a profesionales externos
de auditoría. Más adelante en esta guía, el proceso de auditoría será descripto en detalle,
incluyendo listas de herramientas, vendedores, consultores y otros recursos, así como los
formularios y formatos usados para la auditoría.
La Auditoría de Software incluye cuatro pasos:
Preparación:
Determinación del alcance de la auditoría, selección de las herramientas a utilizarse,
identificación de las personas que conducirán la auditoría (incluyendo consultores
externos) y cronograma.
Trabajo de campo:
Un inventario de activos de software en toda la organización, con una conciliación de
licencias y otra documentación de propiedad, así como también una revisión de todos los
servidores de la red y otros lugares de almacenamiento de datos. Este paso deberá incluir
también una revisión de los procedimientos de seguridad y recuperación ante desastres
de datos, procedimientos anti-virus y otras consideraciones especiales.

9. El Reporte de Auditoría:
Se preparará un informe basado en los hallazgos de la auditoría, e incluirá como un
apéndice al Plan de Administración de Software.
Acciones correctivas:
Generalmente durante la primera auditoría el equipo aprende lo más importante en
términos de cálculos de tiempo y planificación de recursos. Al tomar simples acciones
correctivas en los procedimientos y políticas, esta auditoría puede convertirse en la base,
con auditorías adicionales que requieran significativamente menos trabajo.
El Plan de Administración de Software
Lo primero que debe hacer el equipo de administración de software es diseñar el plan de
administración de software. Es importante que una persona se haga responsable de
escribirlo, pero todo el equipo debería estar involucrado en su preparación y revisión. En
particular, cada miembro del equipo debería revisar los estudios realizados antes de
enviarlos a los empleados de la organización.
El Plan de Administración de Software se utiliza para esbozar los objetivos de la inversión
en software; el retorno anticipado para la organización en dólares ahorrados y apoyo para
la misión, la utilización y distribución actual de los activos de software; identificación de
las áreas de necesidad (tanto para el software nuevo o adicional); las áreas en las que los
programas no son efectivos o no se usan; los procedimientos a ser usados para controlar
la adquisición y distribución de software; y todos los formularios y reportes asociados con
la inversión.
El departamento de TI debería usar el plan como un vehículo de comunicaciones para
compartir su visión con la Dirección y otros departamentos. Mantenerlo lo más pequeño
posible es, por lo tanto, crítico.
La Implementación del plan y seguimiento
Con la información de los resultados auditados y la guía del plan de administración de
software, el equipo puede comenzar a hacer cambios en la forma de compra, distribución
y utilización de los activos de software.
El Plan de Implementación y seguimiento incluye la toma de cualquier acción correctiva
que sea identificada como prioritaria. El plan debe ser presentado a la Dirección para su
aprobación y luego coordinado con otros departamentos en la organización de forma tal
que se integre con otros planes existentes, políticas y procedimientos.

10. Algunas de las acciones correctivas identificadas en el plan son a corto plazo; otras
requerirán un esfuerzo continuo. Por ejemplo, durante la Auditoría de Software, el
personal de TI o los auditores habrán identificado y erradicado virus informáticos,
cambiado versiones de software o removido copias de software no autorizado. Al
implementar el plan puede ser necesario hacer otras correcciones; por ejemplo, seguir
casos de robo de software o abuso deliberado de Acuerdos de Licencia.
Otras acciones requerirán a largo plazo un Programa continuo de Administración de
Software.
Un programa de Administración de
Software Continuo
Después que el Equipo de Administración de Software haya conducido la auditoría, escrito
el plan, tenido la aprobación del plan, comenzado la implementación, y que se hayan
tomado las acciones correctivas, el trabajo aún no está completo.
En algunos casos, se necesitan nuevas o renovadas políticas y procedimientos para
administrar la inversión de software. Se introducirán nuevas versiones de software
existente, e inclusive algunas nuevas clases de software a la organización.
Debido a estos cambios, la organización necesitará un Programa Continuo de
Administración de Software. El objetivo de este programa será monitorear el status de la
inversión de manera que los beneficios de una administración de software efectivo
continúe en el futuro. También es posible que la organización necesite reconducir la
Auditoría de Software y crear un nuevo Plan de Administración de Software cada año.
Resumen
Administrar la inversión hecha en software involucra un proceso de cinco pasos que
incluye la formación de un Equipo de Administración de Software, la determinación del
status actual de la inversión, desarrollo de un plan basado en la determinación,
implementación del plan y análisis continuo de la inversión.
Algunos de estos pasos pueden hacerse a través de empresas de consultoría. Hay una gran
cantidad de herramientas disponibles para acelerar el proceso y mantener los costos
bajos.