4. CREACIÓN O RECIBO
El documento se crea al
mecanografiarlo, al
preparar un borrador a
mano, al dictarlo a una
persona o equipo o al
llenar un formulario. Se
recibe por correo, servicio
de mensajero o por correo
electrónico.
5. DISTRIBUCIÓN
Consiste en hacer
llegar los documentos
a las personas dentro o
fuera de la institución
que necesiten la
información.
6. Se refiere a la
ARCHIVO
conservación de
documentos en
diferentes medios y á
reas de tal forma que se
facilite el acceso a la
información.
7. PROTECCIÓN Se refiere a la
conservación de
documentos en
gabinetes de archivo, en
b ó vedas especiales o en
sistemas
computadorizados
debidamente protegidos
de modo que se proteja
su integridad y se puedan
localizar
rápidamente cuando se
necesitan.
8. LOCALIZACIÓN Y USO
Se refiere a la
localización de los
documentos en los
archivos para
consultarlos con
diferentes propósitos.
9. TRANSFERENCIA
Es el traspaso de
documentos de archivos
activos a archivos
semiactivos o inactivos
para hacer mejor uso del
espacio.
10. DISPOSICIÓN
Es la destrucción o
disposición de los
documentos cuando
ya no tienen ningún
valor para la empresa.
