Capítulo                       Complementario #1                         REVISION                          DE LOS         ...
2        Capítulo Complementario #1EL CONCEPTO DE ESTADO FINANCIEROEn general puede decirse que un estado financiero es un...
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18       Capítulo Complementario #1Todas las variantes contables que se pueden presentar con el tratamiento del capitaldeb...
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20       Capítulo Complementario #1Una forma sencilla de presentación del Balance General para una empresa comercialcuyo E...
Revisión de los Estados Financieros      21    pignoración de maquinaria e inventarios, facturas otorgadas en garantía, et...
22       Capítulo Complementario #1financieras que se tengan para repartirlos, posibilidades que deben considerar los fond...
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Concepto de estado financiero

  1. 1. Capítulo Complementario #1 REVISION DE LOS ESTADOS FINANCIEROS Última Revisión: Agosto 18 de 2009El objetivo de este capítulo es revisar el contenido de los estados financieros yparticularmente algunos conceptos contables básicos requeridos para podercomprender y manejar adecuadamente las herramientas financieras que se estudian entexto Administración Financiera – Fundamentos y Aplicaciones. Entre dichos conceptosestán los de depreciación, amortización, reserva, provisión, cuentas de orden y notas debalance, entre otros.Los conceptos que aquí se ilustrarán son especialmente útiles para aquellos lectoresque en razón de su profesión o actividad no estén muy familiarizados con la *contabilidad.* ADMINISTRACION FINANCIERA-FUNDAMENTOS Y APLICACIONES Oscar León García S. www.oscarleongarcia.com
  2. 2. 2 Capítulo Complementario #1EL CONCEPTO DE ESTADO FINANCIEROEn general puede decirse que un estado financiero es una relación de cifras monetariasvinculadas con uno o varios aspectos específicos del negocio y presentadas con unpatrón determinado. Su objetivo fundamental es presentar información que permita aquienes la utilizan, tomar decisiones que de alguna manera afectarán a la empresa ycuya incidencia varía en función de los intereses de esos usuarios. Así por ejemplo, un Un estado financiero es unainversionista los utilizará para decidir si compromete o no recursos en una empresa; un relación de cifras monetariasproveedor de mercancía los utilizará para decidir si concede o no créditos a sus clientes; presentadas con un patrónun banco para decidir si concede o no préstamos; la administración los utilizará para determinado según su propósito.evaluar y tomar decisiones con respecto al rumbo que darán a la entidad, etc.Esta variedad de intereses hace que los estados financieros deban ser Confiables, CONCEPTO CLAVEEquitativos y Comprensibles. Características de los estados financierosConfiables porque a medida que crecen y se crean nuevos negocios también crece el Los Estados Financieros quevolumen de dinero comprometido con las decisiones y quienes las toman esperan que la produce la Contabilidad debeninformación que están utilizando minimice la posibilidad de error. ser Confiables, Equitativos y Comprensibles.Equitativos porque los intereses de los diversos usuarios con frecuencia entran enconflicto y para evitar esto deben utilizar la información que proporciona la contabilidadde la empresa (o sea los estados financieros), la cual no puede poner en ventaja a ungrupo de usuarios sobre otro sino que por el contrario debe complacerlos a todospermitiéndoles alcanzar a través de esa información sus objetivos particulares.Comprensibles porque no todos los usuarios están en condiciones de descifrar muchosaspectos complejos que involucran los negocios y por lo tanto los estados financieros,además de ser presentados en términos sencillos, deben contener aclaraciones completassobre aquellos hechos que a simple vista las meras cifras no permiten entender confacilidad.Aunque la definición que se dio al principio sugiere que cualquier relación de cifras Además de los estadosmonetarias podría ser un estado financiero, en la práctica los más utilizados, que a la vez financieros principales existense denominan estados financieros principales o básicos o estados financieros de otros de propósito especial.propósito general, son: el Estado de Resultados, el Balance General, el Estado deUtilidades Retenidas, el Estado de Fuente y Aplicación de Fondos y el Estado de flujode Efectivo. Sin embargo, dependiendo de las necesidades de información de losdiferentes usuarios y de las características propias de la actividad que desarrolla laempresa, podrán existir informes que igualmente pueden ser considerados como estadosfinancieros, en este caso denominados complementarios o de propósito especial.Los Estados Financieros contienen información que se acumula a través de un sistema Las reglas de juego de ladenominado "Contabilidad". Es lógico, por lo tanto, pensar que para que éstos puedan contabilidad se resumen en unoscumplir con su propósito, dicha información deba acumularse sobre unas bases o reglas principios básicos y en unasde juego que sean homogéneas para todas las empresas dentro del sistema económico. normas generalesEfectivamente esas reglas de juego existen, son aceptadas por todos los contadores ydeben ser conocidas por todo aquel que pretenda utilizar los estados financieros paraevaluar y tomar decisiones.Dichas reglas de juego pueden agruparse en dos categorías:1. Los principios básicos o fundamentales.2. Las normas o supuestos generales.Diferentes autores dan diferentes interpretaciones a las mencionadas categorías. Porejemplo, lo que para algunos puede ser un principio básico, para otros puede ser unsimple supuesto. La clasificación ilustrada aquí coincide en gran parte con la quepropone la Federal Accounting Standard Board (FASB), de los Estados Unidos,organismo que permanentemente emite opiniones con respecto a la práctica contable y
  3. 3. Revisión de los Estados Financieros 3 que es replicado en gran parte por las asociaciones de contadores de muchos países Latinoamericanos. PRINCIPIOS BASICOS DE LA CONTABILIDAD Son los siguientes: Costo Causación Causalidad Reconocimiento de la Ganancia o Pérdida Revelación SuficientePrincipio del costo. Principio del Costo. Las transacciones financieras deben registrarse por el costoLas transacciones financieras incurrido en ellas, o por el valor de mercado si este llegare a disminuir posteriormente.deben registrarse por el costo Por ejemplo, si una empresa, aprovechando una oportunidad de mercado adquiere unincurrido en ellas activo por debajo de su valor comercial, no es factible registrarlo por este último y mucho menos mostrar que ha obtenido una "utilidad de mercado", pero si con el tiempo el precio de mercado disminuye por debajo del costo de adquisición, deberá registrarse este hecho como una pérdida, acogiéndose al principio del reconocimiento de la ganancia o pérdida y el concepto del conservadurismo, que se estudiará más adelante. Imagine el lector que se pudiera registrar el valor de mercado y que éste es mayor que el costo de adquisición. ¿Quién garantizaría que el valor de mercado registrado es el verdadero? ¿Qué pasaría si éste disminuyera? Así, todas las empresas registrarían sus activos por valores acordes con sus conveniencias y sería, por lo tanto, imposible hacer comparaciones entre empresas o aceptar la veracidad de los resultados presentados por éstas.Principio de causación. Principio de Causación. Los ingresos y los gastos se deben reconocer como tales en elLos ingresos y gastos se momento en que se "causan" y no propiamente cuando se perciben o pagan. Un ingresoreconocen en el momento en se causa cuando la empresa adquiere el derecho de recibir un pago como consecuenciaque se causan. de un servicio prestado o una mercancía que ha entregado a título de venta. Análogamente, un gasto se causa cuando es incurrido para producir un ingreso, lo que generalmente coincide con la obligación por parte de la empresa de pagar por un servicio que le han prestado o una mercancía que ha recibido. Obsérvese pues, que no se requiere necesariamente que haya movimiento de dinero para determinar la causación y por lo tanto registrar un ingreso o un gasto como tales. Cabe en este punto entrar a definir "Ingreso" y "Gasto". Por Ingreso se entiende lo que la empresa obtiene como consecuencia de los servicios que presta o las mercancías que vende. Gasto, también denominado "Egreso" es la erogación que la empresa hace con el propósito de facilitar la generación del ingreso.Principio de causalidad. Principio de Causalidad. Surge de las definiciones de Ingreso y Gasto mencionadasLos gastos son erogaciones que arriba, en el sentido que existe una relación implícita de causalidad entre los ingresos yse realizan con el propósito de los gastos en la medida en que éstos son necesarios para la obtención de aquellos. Esgenerar ingresos. decir, que la utilidad de un período se determina asociando los ingresos obtenidos con los egresos incurridos para generar dichos Ingresos. Los ingresos y los gastos directamente relacionados con la actividad propiamente dicha del negocio, es decir, su objeto social, se denominan "ingresos de operación" y "gastos o egresos de operación" y es así como se definen en los estados financieros, pues cuando en la empresa se presentan ingresos y egresos que no tienen relación directa con el objeto social, se denominan "otros ingresos" y "otros egresos". Cuando se entre en el estudio del Estado de Resultados se profundizará más en estos aspectos.
  4. 4. 4 Capítulo Complementario #1Reconocimiento de Ganancias o Pérdidas. Establece que no debe anticiparse ninguna Reconocimiento de ganancias yganancia, mientras que cualquier pérdida conocida debe registrarse. Lo anterior tiene pérdidas.relación con el concepto del conservadurismo, que se explicará más adelante. No puede anticiparse ninguna ganancia, pero debe registrarseAlgunas ganancias pueden resultar de la venta de activos o inversiones de largo plazo cualquier pérdida conocida.por encima de su valor en libros y no deben registrarse hasta que ellas sean reconocidasa través de una venta o intercambio. Lo anterior significa que el registro de gananciaspotenciales está prohibido por la práctica contable. Por ejemplo, Si la empresa A poseeacciones de la empresa B que adquirió a $1.000 cada una y en un momento determinadoel precio sube a $1.200, los $200 por acción no pueden registrarse como una utilidadhasta que éstas no sean vendidas.Las pérdidas consumen activos, en la misma forma que lo hacen los gastos. Sinembargo, a diferencia de los gastos, las pérdidas no producen ingresos, es decir, notienen relación de causalidad con éstos. Las pérdidas son involuntarias excepto que laempresa decida, por algún motivo, liquidar algún activo por debajo de su costo deadquisición.Revelación Suficiente. Establece que toda información que pueda afectar las decisiones Revelación suficiente.de algún usuario de los Estados Financieros debe ser proporcionada con el mayor La información debe serdetalle posible. suministrada con el mayor detalle posible.Los hechos reflejados por la contabilidad deben ser fácilmente verificables y por lotanto, para el registro de las transacciones el contador deberá basarse en hechos veracesy preferiblemente en documentos que acrediten dicha veracidad. Cuando las cifras queaparecen en los estados financieros no sean suficientemente reveladoras de la situaciónfinanciera de la empresa, el contador deberá presentar las notas aclaratorias que seannecesarias. Esto se hace a través de estados financieros complementarios o de las notasde balance, que se estudiarán al final del capítulo.NORMAS O SUPUESTOS GENERALESSon las siguientes: Entidad Continuidad Unidad Monetaria Periodicidad Consistencia Materialidad ConservadurismoEntidad. El registro de la información contable debe suponer que la empresa es un ente Entidad.jurídico distinto e independiente de los socios que la gestaron. Por lo tanto, la La empresa es un ente jurídicocontabilidad deberá reflejar los hechos inherentes a las operaciones de la empresa independiente de los socios queexclusivamente, es decir, que los estados financieros deberán reportar solamente las la conforman.actividades, recursos y obligaciones de dicha entidad.Continuidad. En ausencia de evidencia contraria, la vida de la empresa es ilimitada. Continuidad.También se le conoce como el supuesto del negocio en marcha y en muchos casos debe En ausencia de evidencia enrecurrirse a él para poder registrar objetivamente algunas transacciones e inclusive para contrario, la vida de la empresapoder interpretar cifras de los estados financieros. es ilimitada.Dos ejemplos ilustran la evidencia en contrario de la continuidad de un negocio. Elprimero, cuando una empresa cesa operaciones y entra en proceso de liquidación. Elsegundo, cuando específicamente la vida de una empresa está limitada a un determinadolapso de acuerdo con el propósito mismo del negocio, como cuando un grupo deingenieros y arquitectos conforman una sociedad para la construcción de un edificio deapartamentos, el cual, al ser terminado y entregado a los compradores de las viviendas,
  5. 5. Revisión de los Estados Financieros 5 supone la terminación de la sociedad.Unidad monetaria. Unidad Monetaria. Para efectos de presentación de los estados financieros se suponeSe supone que el poder que el poder adquisitivo de la moneda permanece constante. Este es uno de losadquisitivo de la moneda principios de más controversia ya que como consecuencia de la inflación las unidadespermanece constante. monetarias reflejadas en los estados financieros de diferentes períodos no tienen igual poder de compra y por lo tanto podría dificultarse la comparación de ciertos resultados. Por ejemplo, si una empresa termina un año con $20 millones en activos y al año siguiente conserva igual cantidad, no necesariamente quiere decir que los ha conservado ya que los veinte millones del primer año poseían más poder de compra que los del segundo año y en este sentido podría afirmarse que contrario a lo que reflejan las cifras, su situación ha desmejorado con respecto al principio. Si bien lo anterior sugiere que la contabilidad debería reflejar el efecto que sobre sus partidas ejerce la inflación, imagine el lector qué pasaría si esto se pudiera. ¿Habría bases uniformes de ajuste de las cifras para todas las empresas? ¿Aceptarían todos los contadores esas bases? Téngase en cuenta que la existencia de bases uniformes de ajuste supondría que la inflación afecta por igual a todas las empresas del sistema económico, lo cual no es así en la realidad. Aunque en algunos países se exige la contabilización de Ajustes por Inflación, los sistemas diseñados para ello no resuelven en su totalidad el problema aquí planteado. En opinión del autor es innecesaria la contabilización del efecto de la inflación en los estados financieros pues las decisiones más importantes que se toman a partir de la observación de la información contable no requieren de los mencionados ajustes tal como el lector podrá verificar con el estudio de los diferentes capítulos del texto. Sin embargo, y en aras de la equidad que debe caracterizar a los estados financieros, puede ser útil reflejar la valorización que ciertos activos tales como activos fijos y ciertos intangibles, pueden ganar en el tiempo. De hecho, en muchos países existe normatividad al respecto y las empresas deben realizar avalúos técnicos de sus activos cada cierto tiempo, resultado que reflejan en el Balance General en la cuenta de valorizaciones.Periodicidad. Periodicidad. Los resultados de la empresa deben ser informados cada cierto tiempo.Los resultados de la empresa De aquí surge el concepto de "período contable" que es el lapso que la empresa eligedeben informarse cada que para presentar sus resultados y que no debe ser mayor de un año, que es, igualmente, elfinalice el período contable. lapso para presentar la declaración del impuesto de renta al Estado. Para garantizar la toma de decisiones oportunas la mayoría de las empresas bien administradas lo hacen en forma mensual. Otras, por la complejidad de sus operaciones adoptan períodos mayores como por ejemplo, trimestres.Consistencia. Consistencia. Cuando se opte por un determinado sistema para registrar lasEl sistema optado para el transacciones, este debe ser utilizado en forma consistente período tras período.registro de transacciones debeser utilizado en forma Por ejemplo, para valorizar los inventarios al final del período contable puedenconsistente período tras utilizarse varios métodos, y aquel que la empresa elija deberá ser utilizadoperíodo. uniformemente ya que si cada período se utiliza un método diferente se presentarían distorsiones en la utilidad, de forma que sería prácticamente imposible hacer comparaciones entre diferentes períodos. Sobre esto se hablará más adelante cuando se aborde el estudio de las cuentas del Balance General y más concretamente lo relacionado con los inventarios. Sin embargo, la norma de la consistencia no se opone a eventuales cambios de sistema para la contabilización de algún aspecto específico, si ello implica un mejor servicio para los usuarios de la información en el sentido de que se les esté proporcionado datos más reveladores de la verdadera situación financiera de la empresa. Cuando se realice algún cambio, en los estados financieros deberá especificarse:
  6. 6. 6 Capítulo Complementario #11. La naturaleza de dicho cambio.2. Las razones para realizarlo.3. Su efecto sobre la utilidad del período.4. Si es relevante, el efecto sobre la utilidad acumulada de períodos anteriores.Materialidad. El registro de las transacciones deberá tener en cuenta la importancia Materialidad.relativa de las cifras. Por ejemplo, unas tijeras en una fábrica de confecciones son un La importancia relativa de laselemento de trabajo susceptible de ser considerado un activo fijo y de hecho ser cifras determina el registro desometido al proceso de depreciación. Sin embargo, su costo es tan pequeño que no ciertas transacciones.justifica contabilizarlo como tal y el contador optará más bien por considerarlo como ungasto.Conservadurismo. Cuando se presenten varias opciones de registro de una Conservadurismo.transacción, deberá elegirse aquella que tienda más bien a subestimar que a Ante varias opciones desobrestimar las utilidades y los activos. Implica lo anterior que la opción elegida debería registro, se elige aquella queser aquella que menos favorezca el patrimonio de los accionistas. En términos sencillos afecte menos favorablemente el patrimonio.lo que este principio pregona es que no se hagan "cuentas alegres" sino más bien quehaya cierta prudencia en el registro de las transacciones, evitando con ello sorpresasposteriores.De este principio surge un tradicional enunciado de la contabilidad: "no se anticipeninguna ganancia, pero regístrese cualquier pérdida conocida". Por ejemplo, si sedecretara un alza en el precio de una determinada materia prima que consume laempresa, aparentemente se estaría generando una utilidad como consecuencia del mayorvalor que en ese momento adquiriría el inventario que la empresa tuviera en susbodegas. Pero como se dijo, la utilidad es solo aparente, pues por el principio de lacausación ésta no se ha realizado y por lo tanto no puede contabilizarse. Ahora, si bienno ha habido una utilidad, es un hecho cierto que el valor de la riqueza representada enese inventario es mayor que su costo de adquisición y por lo tanto el patrimonio delaccionista es mayor, lo cual debería mostrarse en el balance. Sin embargo, aludiendo alprincipio del conservadurismo, no se hace. Pero si en vez de que el precio suba, sepresentara una baja, el menor valor actual del inventario con respecto a su costo deadquisición representa una pérdida que debe ser registrada en la contabilidad y de hechomostrada en los estados financieros.EL ESTADO DE RESULTADOSEs el estado financiero que muestra la utilidad obtenida por la empresa en el período encuestión. También se le conoce con el nombre de "Estado de Ingresos y Egresos","Estado de Rentas y Gastos" o "Estado de Pérdidas y Ganancias", siendo este últimonombre el más utilizado, a pesar de que es un error gramatical decir pérdidas yganancias pues en un negocio no se pueden dar simultáneamente ambas situaciones sinouna de las dos, es decir, o hay pérdidas o hay ganancias, pero no los dos eventos a lavez. Sería más correcto decir "Pérdidas o Ganancias", pero así no se acostumbradenominar este estado financiero. Inclusive, muchas empresas lo que han hecho esinvertir el orden de las palabras y denominarlo "Estado de Ganancias y Pérdidas" paradarle una significación más optimista, pero aún conservan la "y" pues consideran que enlos negocios hay operaciones que arrojan ganancias y eventualmente las hay que arrojanpérdidas. Si bien esta es una discusión intranscendente, de todas maneras en este textose utilizará el término "Estado de Resultados", lo cual no significa que el uso decualquier otro implique un error.La presentación del Estado de Resultados varía dependiendo de la actividad de la El Estado de Resultadosempresa, que puede ser de servicios, comercial o manufacturera, o cualquier muestra la utilidad o pérdidacombinación de las anteriores. obtenida por la empresa en el período contable.
  7. 7. Revisión de los Estados Financieros 7 Estado de Resultados de una Empresa Comercial. La forma de presentación del Estado de Resultados para este tipo de empresa se ilustra en el Cuadro 3-1 que parece adelante y en el cual se utilizan cifras supuestas. EMPRESA COMERCIAL S.A. Estado de Resultados Año 1 (Cifras en Miles) Ventas brutas $12.500 Menos: Devoluciones en ventas 400 Descuentos en ventas 600 VENTAS NETAS 11.500 Menos: Costo de mercancía vendida Inventario inicial $2.800 Más compras netas 4.500 Costo de la mercancía disponible 7.300 Menos inventario final 3.100 TOTAL COSTO DE LA MERCANCIA VENDIDA 4.200 UTILIDAD BRUTA 7.300 Menos gastos de operación: Gastos de administración 1.200 Gastos de ventas 2.100 UTILIDAD OPERATIVA 4.000 Menos intereses 1.600 UTILIDAD DESPUES DE FINANCIAMIENTO 2.400 Más otros ingresos 300 Menos otros egresos 200 UTILIDAD ANTES DE IMPUESTOS 2.500 Menos provisión para impuestos 800 UTILIDAD NETA 1.700 Cuadro 3-1 Estado de Resultados de una empresa comercialLa utilidad bruta se obtiene El primer aspecto a destacar es la forma de obtener el costo de la mercancía vendidarestando de los ingresos, el (CMV), también denominado costo de ventas, a efectos de calcular luego la denominadacosto de ventas. "utilidad bruta", que se define como aquella utilidad que queda disponible para cubrir los gastos de operación y financieros del negocio, el pago de los impuestos y dejar una utilidad para el propietario.El costo de ventas se obtiene El costo de ventas se obtiene a través del denominado "juego de inventarios" querealizando el juego de supone la elaboración de un inventario físico de las mercancías al final del períodoinventarios. contable (inventario final), cifra que combinada con el valor del inventario al principio del período y las compras netas, determina el CMV. Las compras netas se obtienen restando a las compras brutas el valor de los eventuales descuentos y devoluciones en compras. Uno de los aspectos más importante relacionados con el Estado de Resultados tiene que ver con el tratamiento que se le da a los diversos tipos de gastos en que incurre la empresa. Todavía es común ver cómo en algunas empresas restan de la utilidad bruta todos los gastos en que éstas incurren, es decir, los de administración, ventas y financieros, con el fin de obtener así la "utilidad operativa", lo cual es un gravísimo error conceptual. Tal como se explicó en el capítulo dos del texto, en la sección dedicada a las decisiones de financiación, el renglón más importante del estado de resultados es la utilidad
  8. 8. 8 Capítulo Complementario #1operativa en la medida en que es la utilidad que permite evaluar el atractivo de unaempresa como negocio dedicado a una determinada actividad, independientemente de laforma como esté financiada, es decir, independientemente de su estructura financiera. La utilidad operativa se calculaEs por ello que los gastos financieros, que en estricto sentido son los intereses que se antes de restar los intereses opagan por la deuda financiera, deben separarse de los denominados gastos de operación, gastos financieros. Por ello seque son los gastos de administración y ventas. La utilidad operativa es la misma utilidad denomina Utilidad antes deantes de intereses e impuestos, que aquí se abrevia UAII. intereses e impuestos (UAII).Estado de Resultados de una Empresa Manufacturera. En el caso de las empresas En las empresasmanufactureras, que son aquellas que procesan materias primas con la finalidad de manufactureras debe realizarsevender productos terminados, el Estado de Resultados tiene una complicación adicional un triple juego de inventariosque se relaciona con la forma de calcular el "costo de los productos vendidos", ya que para calcular el costo de losen las manufactureras hay que manejar tres tipos de inventarios, a diferencia de las productos vendidos.comerciales en las cuales solamente se maneja uno. Ellos son: materias primas,productos en proceso y productos terminados. Por lo tanto, para hallar dicho costodeben hacerse tres juegos de inventario. Recuérdese que en las empresas comerciales elinventario de mercancías equivale al de productos terminados en las manufactureras. Laforma de calcular el costo de los productos vendidos se explica en el capítulo cuatro deltexto.Estado de Resultados de una Empresa de Servicios. La forma más simple del Estadode Resultados es la que corresponde a la actividad de servicios, donde simplemente seagrupan en la parte superior los ingresos por servicios prestados y en la parte inferior losgastos incurridos en la generación de dichos ingresos, obteniéndose así la utilidad deoperación. El Cuadro 3-2 ilustra este caso. EMPRESA DE SERVICIOS Estado de Resultados Año 1 (Cifras en Miles) Ingresos Operacionales $20.800 Menos: Descuentos 700 INGRESOS OPERACIONALES NETOS 20.100 Menos gastos de operación: Gastos de administración 3.700 Gastos de ventas 5.600 UTILIDAD OPERATIVA 10.800 Menos intereses 2.800 UTILIDAD DESPUES DE FINANCIAMIENTO 8.000 Más otros ingresos 100 Menos otros egresos 400 UTILIDAD ANTES DE IMPUESTOS 7.700 Menos provisión para impuestos 2.500 UTILIDAD NETA 5.200 Cuadro 3-2 Estado de Resultados de una empresa de serviciosEn muchos casos puede darse que existan costos directos asociados con el servicio ue sepresta por lo cual debe hacerse una separación entre estos y los gastos de administracióny ventas. Ejemplos de esta situación podrían ser los hospitales, talleres demantenimiento automotríz, empresas de servicios de ingeniería, entre otros. El estado deResultados podría tomar la forma sugerida en el cuadro 3-3.
  9. 9. Revisión de los Estados Financieros 9 EMPRESA DE SERVICIOS Estado de Resultados Año 1 (Cifras en Miles) Ingresos Operacionales $10.500 Menos: Descuentos 600 INGRESOS OPERACIONALES NETOS 9.100 Menos costos directos del servicio 3.200 UTILIDAD BRUTA 5.900 Menos gastos de operación: Gastos de administración 1.200 Gastos de ventas 1.800 UTILIDAD OPERATIVA 2.900 Menos intereses 700 UTILIDAD DESPUES DE FINANCIAMIENTO 2.100 Más otros ingresos 50 Menos otros egresos 150 UTILIDAD ANTES DE IMPUESTOS 2.000 Menos provisión para impuestos 650 UTILIDAD NETA 1.350 Cuadro 3-3 Estado de Resultados de una empresa de servicios EL BALANCE GENERALEl Balance General muestra los Se define como el estado financiero que muestra lo que la empresa posee, o sea losactivos de la empresa y la forma activos y la forma como ellos están siendo financiados, es decir, los pasivos y elcomo están financiados. patrimonio. Los pasivos representan los derechos de los acreedores y el patrimonio representa el derecho de los socios. La suma de los activos siempre deberá ser igual a la suma de los pasivos y el patrimonio. La fecha de su presentación siempre será la del último día del período contable que la empresa tiene establecido para medir sus resultados. Como un informe que es, el Balance General tiene un orden determinado para su presentación. A continuación se explica la forma de presentación y clasificación de las diferentes partidas. Clasificación de los Activos. Estos se presentan de acuerdo con su grado de liquidez, es decir, que primero se colocarán aquellos cuya convertibilidad en efectivo es más inmediata y así sucesivamente hasta mostrar al final los de más lenta realización. De acuerdo con lo anterior los tipos de activos y su orden de presentación son los siguientes: Activos Corrientes Inversiones a Largo Plazo Activos Fijos Activos Diferidos Otros Activos
  10. 10. 10 Capítulo Complementario #1Activos Corrientes. Se definen como aquellos para los que la empresa supone una Los activos corrientes suponenconvertibilidad en efectivo menor de un año. También se les denomina "activos una convertibilidad en efectivocirculantes". Tres grupos de cuentas conforman este bloque del Balance General de la menor de un año. Estánempresa: el efectivo y sus equivalentes, las cuentas por cobrar y los inventarios. conformados por el efectivo, la cartera y el inventario.Las inversiones temporales son aquellas que la empresa hace en valores o papeles deliquidez inmediata en el mercado financiero con el fin de aprovechar eventualesexcedentes de efectivo.Con respecto a estos excedentes de efectivo, es importante destacar que normalmente Los excedentes de caja, queellos corresponden a la conversión en efectivo de los recursos que internamente produce pueden tomar la forma dela empresa y que no fueron necesarios para soportar la reposición de su capital de inversiones temporales,trabajo neto operativo (KTNO), concepto que se explicó en el primer capítulo. Por lo corresponden, en parte, a la conversión en efectivo de lostanto su destino debe ser, en buena parte, la reposición de activos fijos puesto que parte cargos por depreciación.de dicho efectivo es realmente la recuperación de los cargos por depreciación que laempresa ha incluido en el cálculo de sus costos, cargos que no implican un desembolsode efectivo al momento de su causación.Cuando la empresa recupera, vía recaudos de cuentas por cobrar o ventas de contado,los costos y gastos incurridos para operar en el período, está recuperando una parte delas inversiones realizadas en activos fijos equivalente a la depreciación causada en dicholapso. Si en el período referido no hubo reposición de activos fijos, es posible que losvalores correspondientes a la depreciación recuperada aparezcan como saldos deefectivo. Por lo anterior es importante que se obre con cautela cuando se va a disponerde dichos saldos en el sentido en que los propietarios deben ser conscientes de que seestán aplicando en alternativas diferentes a la que debería ser y que por lo tanto esadecisión es su responsabilidad.Además de las cuentas por cobrar comerciales, que son las más importantes, puedehaber cuentas por cobrar por anticipos de impuestos (también denominada retención enla fuente), cuentas por cobrar a empleados, socios, compañías subsidiarias, anticipos aproveedores, entre otras.En relación con las cuentas por cobrar es importante de destacar lo relacionado con la Se registra la provisión dedenominada "provisión de cartera" también llamada "provisión para deudas de dudoso cartera para reconocer larecaudo" o "provisión para deudas malas". Dicha provisión aparece en el Balance posibilidad de que una parte deGeneral disminuyendo el valor de las cuentas por cobrar. Su existencia parte de la ésta se puede perder.aplicación de la norma contable del conservadurismo al suponerse que al menos unaparte de las cuentas por cobrar no serán pagadas por los deudores (aunque no se sepacon exactitud cuales ni cuando), y por lo tanto, para no hacer "cuentas alegres" se"castiga" el valor del activo disminuyendo este rubro. El monto de la provisión secalcula de acuerdo con las normas tributarias vigentes y su tratamiento contable, por noser el tema de este texto, puede ser consultado por el lector en cualquier texto deContabilidad. Su presentación se ilustra en el Cuadro 3-4. Cuentas por cobrar $600.000 Menos Provisión de Cartera 50.000 Cuentas por Cobrar Netas 550.000 Cuadro 3-4 Presentación de las cuentas por cobrar en el Balance General¿Qué es "Provisión"? Es el reconocimiento de un costo o un gasto, que tiene comopropósito, alguno de los siguientes:1. El registro de un pasivo incurrido2. El registro de una pérdida conocida.3. La protección de un activo
  11. 11. Revisión de los Estados Financieros 11 Su registro, por lo tanto disminuye la utilidad del período y por ello se dice que representan un "castigo" a dicha utilidad.CONCEPTO CLAVE En la primera categoría caben todos aquellos pasivos que al final del período contable laProvisiones empresa sabe que ha incurrido pero que no se han registrado por no existir documentosSon castigos que se hacen a la al respecto y por lo tanto el contador, aplicando el principio de la revelación suficienteutilidad del período para hace una estimación de éstos y los registra afectando el Estado de Resultados delreconocer la incurrencia de período, es decir, aumentando los Gastos y aumentando también, como ya se sugirió, losun pasivo, de una pérdida Pasivos. Las prestaciones sociales y los impuestos son dos de los casos más comunes enespecífica o para proteger un los que se aplica este criterio.activo. La segunda categoría de provisiones generalmente se utiliza para disminuir el valor de aquellos activos que como consecuencia de una baja en su valor de mercado producen una pérdida para la empresa, que debe ser registrada tal como se explicó cuando se estudió la norma conservadurismo. Supóngase el caso de una empresa que tiene una inversión de 1.000 acciones de otra, las cuales adquirió a $200 cada una y al final del período contable su valor de mercado es de $180. Dos principios contables, el del costo y la revelación suficiente, y la norma del conservadurismo obligan al contador a registrar la pérdida de $20 en cada acción mostrándola en el Estado de Resultados como un gasto más y presentándola en el Balance General como aparece en el Cuadro 3-5 Inversiones en acciones (Empresa X) $200.000 Menos provisión por pérdida de valor 20.000 Valor neto inversión en acciones 180.000 Cuadro 3-5 Presentación de la provisión para protección de inversiones en el Balance General Y en tercera instancia se tiene el caso del establecimiento de provisiones para proteger los activos, protección que se hace para aquellos que por su naturaleza son susceptibles de perder valor, tales como los inventarios y la cartera, con la cual se inició precisamente la exposición de este tema. Por lo tanto no se requiere explicación adicional. El último grupo de cuentas que conforma el activo corriente de la empresa son los inventarios. Los más importantes son los de materias primas, productos en proceso y productos terminados, aunque dependiendo de las características de la empresa podrán existir otras categorías tales como repuestos, papelería, suministros varios, etc.Los tres métodos de valoración Al final del período contable las empresas llevan a cabo un inventario físico con el finde inventarios más utilizados de poder hacer el "juego de inventarios" que ya se mencionó (requerido para el cálculoson el PEPS, el UEPS y el del costo de ventas), y también para poder mostrar en el balance el valor correcto de estapromedio ponderado. partida. Para valorar dichas existencias se puede recurrir a varios métodos entre los cuales los más utilizados son el PEPS (primeras en entrar, primeras en salir), el UEPS (últimas en entrar, primeras en salir), y el PAP (promedio aritmético ponderado). Un ejemplo permite comprender cada unos de los citados métodos. Una empresa que vende televisores muestra el siguiente movimiento de su mercancía en el mes de enero, para el cual se quiere saber la cantidad y valor de su inventario final. Inventario en enero 1: 60 unidades a $10.000 cada una Compra en enero 8: 20 unidades a $12.000 c/u Venta en enero 15: 30 unidades Compra en enero 20: 55 unidades a $13.000 c/u Venta en enero 25: 35 unidades Lo primero que debe averiguarse es la cantidad de televisores que quedaron al final del
  12. 12. 12 Capítulo Complementario #1mes para lo cual puede hacerse un juego de inventarios en unidades, así:Inventario inicial 60 unidadesMás compras 75Unidades disponibles 135Menos unidades vendidas 65INVENTARIO FINAL 70El costo de esas 70 unidades, por cada uno de los métodos es el siguiente.Por el primer método, o sea el PEPS, más conocido por sus iniciales en inglés, FIFO(first in, first out), se supone que las 65 unidades vendidas son las más "viejas" y por lotanto el inventario final estará representado por las más recientemente adquiridas, o sealas 55 compradas el día 20 a $13.000 y 15 de las compradas el 8 a $12.000, para un totalde $895.000 (715.000 + 180.000). El juego de inventarios quedará así:Inventario inicial (60 x 10.000) $600.000Compras (20 x 12.000) + (55 x 13.000) 955.000Costo de la mercancía disponible 1.555.000Inventario final (55 x 13.000) + (15 x 12.000) 895.000COSTO DE VENTAS 660.000El segundo método, o sea el UEPS, al que también se le conoce por sus iniciales enInglés LIFO (last in, first out), supone lo contrario del anterior, es decir, que lasunidades vendidas corresponden a las más nuevas en el inventario, y por lo tanto, elinventario final estará representado por las unidades más "viejas", o sea las 60 delinventario inicial más 10 de las compradas el día 8 a $12.000, para un total de $720.000(600.000 + 120.000) y el juego de inventarios quedará así:Inventario inicial (60 x 10.000) $600.000Compras (20 x 12.000) + (55 x 13.000) 955.000Costo de la mercancía disponible 1.555.000Inventario final (60 X 10.000) + 10 X 12.000) 720.000COSTO DE VENTAS 835.000Por último se tiene el método del promedio aritmético ponderado, que como su nombrelo dice considera que el costo unitario de las unidades al final del período es unpromedio, que se obtiene de dividir el costo de todo lo disponible durante el período porel número de unidades igualmente disponibles en él. En el ejemplo se tiene que el valorde lo disponible fue de $1.555.000 y las unidades representadas por dicho valor fueron135, para un costo unitario de 11.519 (1.555.000 / 135 aproximando los decimales) y untotal de $806.330, con lo que se obtiene el siguiente juego de inventarios:Inventario inicial (60 x 10.000) $600.000Compras (20 x 12.000) + (55 x 13.000) 955.000Costo de la mercancía disponible 1.555.000Inventario final (70 x 11.519) 806.330COSTO DE VENTAS 748.670Con respecto a cuál debe ser el método a utilizar existen múltiples discusiones. El hechoes que en economías inflacionarias muchas empresas prefieren el método LIFO, que almostrar un mayor costo de ventas con respecto a los otros dos métodos (ver juegos deinventarios anteriores), hace que las utilidades gravables disminuyan, haciéndolotambién los impuestos. Al ser bajas las utilidades también lo serán los dividendos y porlo tanto la empresa podrá verse protegida de posibles descapitalizaciones, pudiendomantener un capital de trabajo que le permita hacer frente con mayor solvencia a lapermanente alza de los precios en la economía.Inversiones a Largo Plazo. Son aquellos activos que la empresa posee y que teniendoen apariencia el carácter de corrientes, no lo son debido a la intención de ésta por
  13. 13. Revisión de los Estados Financieros 13 mantenerlos durante tiempo indefinido. También se les denomina "inversiones permanentes" o "inversiones a largo plazo" y los casos más comunes son las inversiones en empresas asociadas, las cuentas por cobrar a largo plazo (por ejemplo en la venta de vehículos y maquinaria), y las inversiones en valores que a pesar de ser realizables en el corto plazo la empresa las mantenga con un propósito especial relacionado con su actividad (por ejemplo, cuando una empresa, para garantizar el suministro de una determinada materia prima posee acciones de la empresa que la produce para participar en su administración, sin tener necesariamente el control de ella, es decir, sin ser asociada de acuerdo con los normas que para ello establece la ley).Los activos fijos deben Activos Fijos. Para que un activo pueda ser considerado como fijo debe poseer lassatisfacer tres condiciones: siguientes tres características:1. Relativa larga duración.2. Utilización en las 1. Que tenga relativa larga duración. operaciones3. No tenerse para la venta. 2. Que se utilice en las operaciones de la empresa. 3. Que no se tenga para la venta. En general, se clasifican en tangibles e intangibles. Los tangibles se clasifican en Depreciables, No Depreciables y Agotables. Los depreciables son aquellos que, valga la redundancia, pueden ser sometidos al proceso de depreciación. Esto conduce ahora al análisis de este importante concepto. Se entiende por depreciación el reconocimiento de un costo o de un gasto como CONCEPTO CLAVE consecuencia del deterioro o la obsolescencia de ciertos activos fijos (los depreciables). Depreciación Por lo tanto, período tras período deberá afectarse o castigarse la utilidad con una parte Reconocimiento de un costo o un gasto como consecuencia proporcional del costo de dichos activos, con lo que su valor en libros para efectos de del deterioro o la presentación en el Balance, disminuirá. A continuación se explica la anterior definición. obsolescencia de ciertos activos. La Depreciación puede ser costo o gasto en la medida en que afecte los activos destinados a la producción o a aquellos que se utilizan en las actividades administrativas y de ventas 1. Su reconocimiento no se hace solamente por el deterioro o desgaste natural que sufren los activos por el uso. Una máquina puede que nunca sufra un desgaste que amerite cargar un costo o gasto a través del tiempo, como es el caso de una computadora. Pero es posible que a los pocos años de uso ya esté obsoleta y más bien justifique comprar una más moderna cuya eficiencia posiblemente compense el costo incurrido en la anterior. Por eso debe depreciarse.La vida útil es un Este es un concepto muy discutido debido a la subjetividad que implica su utilización.convencionalismo contable para ¿Cuánto tiempo dura un activo? Este es el principal escollo. Un vehículo biendeterminar la supuesta duración mantenido puede durar 20 años mientras que otro sometido a uso intensivo (por ejemplode los activos fijos depreciables. en una cantera), puede durar sólo 3 o 4 años. ¿Qué pasaría si todas las empresas depreciaran según sus propios criterios? No habría uniformidad y sería imposible hacer comparaciones entre las utilidades y los activos de las diferentes empresas y aun entre diferentes períodos en una misma empresa. Por lo anterior la contabilidad, que es un sistema universal, ha adoptado los términos de duración que se detallan a continuación, a los cuales se le denomina "vida útil", para los diferentes tipos de activos fijos depreciables. Edificios y similares 20 años Maquinaria y equipo, herramientas 10 Muebles y enseres, equipo de oficina 10 Vehículos y similares 5 Equipo de cómputo 5 1 La diferencia entre costo y gasto se explica en el capítulo 4.
  14. 14. 14 Capítulo Complementario #1Así por ejemplo, una troqueladora que fue adquirida por 30 millones implicará un costoanual por depreciación de $3 millones, los cuales disminuyen la utilidad de cada año yaparecerán como tales en el Estado de Resultados, bajo la denominación "costo (ogasto) depreciación maquinaria"En el Balance General los activos fijos depreciables se muestran por su costo de El valor contable o valor enadquisición restándoles a continuación la depreciación que se les haya imputado a través libros de un activo depreciabledel tiempo y que se denomina "depreciación acumulada". El costo de un activo menos es la diferencia entre su costosu depreciación acumulada se denomina a su vez "valor en libros" o "valor contable". de adquisición y su depreciación acumulada.Al cabo del primer año la máquina troqueladora del ejemplo aparecería en el BalanceGeneral como se muestra a continuación: Maquinaria y equipo $30.000.000 Menos depreciación acumulada 3.000.000 Valor en libros maquinaria y equipo 27.000.000El método de depreciación ilustrado en este ejemplo se denomina "depreciación en El sistema de depreciación máslínea recta", que consiste en aplicar una cuota igual cada período durante la vida útil del utilizado es el de línea recta.activo. Dicha cuota se calcula dividiendo el valor del activo por su vida útil, tal como sehizo en el ejemplo de la troqueladora que acabamos de mencionar. Existen otrosmétodos, los cuales podrán ser consultados por el lector en cualquier libro decontabilidad.¿Y qué pasa cuando un activo está totalmente depreciado? Se pueden presentar dossituaciones. La primera, que el activo ya no esté en condiciones de seguir funcionandopor lo que deberá "dársele de baja" en los libros, sea porque se venda como chatarra osimplemente se bote. La segunda, que éste todavía pueda funcionar y por lo tanto sedejará registrado en los libros mostrándose en el balance con valor contable de cero.En algunos países la legislación tributaria permite a las empresas depreciar sus activosen períodos menores a los establecidos por la contabilidad (depreciación acelerada), conel fin de permitirles ciertos ahorros financieros derivados del hecho de tener que pagarmenos impuestos al principio de la vida útil de éstos y poder así tener más dinerodisponible (y con mayor poder adquisitivo), en el proceso de generación de utilidades.Supóngase el caso de un vehículo que costó $1.200.000 y la empresa decide, porpermitirlo así la legislación, depreciarlo en tres años. Asúmase también que la utilidadantes de deducir este costo es de $900.000 para todos los años a considerar y que sepaga el 35% de impuestos sobre las utilidades.En los Cuadros 3-6 y 3-7 puede verse el efecto sobre la utilidad fiscal de cadaalternativa. Las cifras representan miles para mayor simplicidad.Obsérvese cómo en ambos casos la suma de las utilidades de los cinco años es la misma La depreciación acelerada($2.145), lo que quiere decir que los impuestos totales que se pagan en ese lapso son los favorece a los empresarios,mismos. Lo que sucede es que por el segundo método la empresa retiene los tres pues además de ayudarles aprimeros años una mayor cantidad de dinero, $56 cada año, que corresponde al menor protegerse de la inflación, estimula la rápida reposición deimpuesto pagado, para un total de $168, que en los dos últimos años tendrá que devolver activos fijos. Ello aumenta lacomo un mayor pago de impuesto ($84 cada año). competitividad de las empresas.En el fondo, lo que la ley facilita es la utilización de dinero con mayor poder adquisitivocon el fin de que el empresario al trabajar con este los primeros años, se proteja un pocode la inflación, refuerce su capital de trabajo y se anime a reponer los activos fijos másrápidamente. Lo anterior contribuye, necesariamente, al aumento de la competitividadde las empresas en la economía.
  15. 15. Revisión de los Estados Financieros 15 1 2 3 4 5 Utilidad antes de depreciación 900 900 900 900 900 Menos depreciación 240 240 240 240 240 Utilidad antes de impuestos 660 660 660 660 660 Provisión para impuestos 35% 231 231 231 231 231 UTILIDAD NETA 429 429 429 429 429 Cuadro 3-6 Depreciación por el método de línea recta 1 2 3 4 5 Utilidad antes de depreciación 900 900 900 900 900 Menos depreciación 400 400 400 0 0 Utilidad antes de impuestos 500 500 500 900 900 Provisión para impuestos 35% 175 175 175 315 315 UTILIDAD NETA 325 325 325 585 585 Cuadro 3-7 Depreciación por el método acelerado Como la contabilización de este método puede distorsionar la información contable, pues en cierta medida viola el principio de causación y la norma de la consistencia al no permitir la confrontación periódica de la depreciación con los respectivos ingresos, los contadores, para evitar esto, recurren a un sistema de registro donde para efectos administrativos se deprecia en línea recta y para efectos fiscales, en forma acelerada. Esto implica la utilización de dos cuentas complementarias denominadas "depreciación diferida" e "impuestos diferidos" y la elaboración de dos estados de ingresos y egresos: uno fiscal y otro comercial. En este texto siempre se referirá este último, salvo aclaración en contrario. Al no encuadrar dentro del objetivo de este texto, todo lo demás relacionado con la depreciación acelerada deberá ser consultado por el lector en las fuentes pertinentes. Igualmente es importante tener en cuenta que esta modalidad de depreciación no esta autorizada en todas las legislaciones y sólo se ilustra aquí para efectos académicos. Dentro de los activos no depreciables están los terrenos, la maquinaria en vía y las construcciones en curso. Una vez que la maquinaria en vía sea instalada y comience a funcionar, se terminen las construcciones en curso y comiencen a ser utilizadas, se deberán trasladar estos saldos al renglón de activos fijos depreciables. Por último, los activos fijos agotables. Ejemplos de ellos son las minas, las canteras y los pozos, entre otros, a los cuales se les fija su vida útil de acuerdo con estudios geológicos. La disminución del costo de estos activos se denomina "agotamiento".Los activos fijos intangibles Los activos fijos intangibles son aquellos que la empresa adquiere pero no tienen formapueden ser amortizables o no material sino que son derechos que se tienen sobre algo. Son ejemplos de este tipo elamortizables y adquieren la good will (cuando se compra), las patentes, derechos de autor, marcas, etc. De acuerdoforma de derechos sobre algo. con su naturaleza pueden ser "amortizables" o "no amortizables". Por ejemplo, si unaPor ejemplo, patentes, licencias, persona compra un almacén por el cual paga un good will de $20 millones (en algunasgood will, etc. partes se le denomina "prima del negocio"), lo más lógico es que registre este valor pagado bajo la categoría de no amortizable pues, de acuerdo con el principio del negocio en marcha se supone que la intención no es liquidar el negocio en un plazo determinado. Pero si por razones del destino y al cabo de algún tiempo se le notifica al dueño que el local que ocupa deberá ser demolido ya que por allí pasará una nueva avenida, lo primero que él deberá hacer en su contabilidad es trasladar dicho valor al renglón de los amortizables y comenzar a registrar como gasto una parte proporcional de éste, de acuerdo con el tiempo estimado de terminación de las operaciones. Activos Diferidos. Son erogaciones que hace la empresa y cuyo efecto cubre más de un período contable, es decir, gastos que la empresa paga por anticipado y que en algunos casos pueden ser recuperados.
  16. 16. 16 Capítulo Complementario #1Cuando a un banco se le pagan intereses trimestrales por anticipado se incurriría en unerror si su valor se cargara directamente como un gasto ya que si así se hiciera y al otrodía la empresa decidiera cancelar el préstamo, recibiría una devolución de interesesequivalente a 89 días que aun no se han causado. Por lo tanto deberá utilizarse unacuenta de activo diferido que podría llamarse "intereses pagados por anticipado" la cualse iría amortizando cada mes en su parte proporcional, a costa de ir cargando un "gastointerés" que afecta a la utilidad de ese período (todo esto bajo el supuesto de que elperíodo contable de la empresa es de un mes). Otros ejemplos de activos diferidos sonlos seguros, gastos de instalación y montaje, publicidad, etc.Cabe anotar en este punto que los términos "depreciar", "amortizar", "agotar" y "diferir"son sinónimos pero la contabilidad se ha "apropiado" de ellos para dar una significaciónespecial a ciertos hechos. Por ejemplo, será difícil encontrar que alguien diga "amortizaro diferir los activos fijos", que sería lo mismo que decir "depreciar los activos fijos",término este último más comúnmente utilizado.Cuando un activo diferido sea recuperable para la empresa en caso de que ésta tome unadecisión al respecto (por ejemplo la devolución del préstamo antes mencionada, o lacancelación de una póliza de seguro antes de su vencimiento), es posible mostrarloscomo activos corrientes, dejando en el grupo de los activos diferidos aquellos que nopueden recuperarse (por ejemplo los gastos de iniciación de un negocio).Otros Activos. En este renglón se agrupan todos los demás activos, cualquiera que seasu naturaleza (corrientes, fijos o a largo plazo), siempre y cuando éstos no se utilicen enla operación del negocio.Por ejemplo, si una empresa, con el efectivo que le va quedando disponible decidecomprar un lote con la expectativa de que algún día construirá allí su sede deoperaciones o lo venderá si se presenta una buena oportunidad, éste no podrá serregistrado como un activo fijo debido a que no se utiliza en la actividad propia delnegocio (no cumpliendo por lo tanto con una de las tres características que distingueneste tipo de activos), debiendo que aparecer en el renglón de otros activos.Clasificación de los Pasivos. Los Pasivos de la empresa se clasifican según su grado deexigibilidad, es decir, de acuerdo con la proximidad de su obligación de pago. Aquelloscuya exigibilidad es menor de un año se denominan "pasivos corrientes" o "pasivos acorto plazo" y los de exigibilidad mayor de un año, "pasivos a largo plazo".De los pasivos se dice que son la única partida cierta del balance en la medida en que semuestran por su valor actual de liquidación, ya que si la empresa decidiera cancelarlostodos en un momento determinado, pagaría exactamente lo que allí aparece registrado.Piense el lector que ocurriría si se decidiera vender todos los activos. ¿Se recibiríaexactamente lo que aparece en el balance? Puede ser más o puede ser menosdependiendo de las características del negocio.Pasivos Corrientes. Están conformados por dos categorías de cuentas: Las que tienenestricta relación con la operación y las que no la tiene.Las primeras corresponden a todas aquellas deudas con los proveedores de bienes y Los pasivos corrientes estánservicios de la empresa, explicadas en el capóitulo 7 del texto. Entre ellas se destacan conformados por dos grupos delos proveedores de mercancías, acreedores varios, prestaciones sociales, gastos por cuentas: proveedores de bienespagar, e impuestos por pagar. y servicios y obligaciones financieras y demás pasivos corrientes no operativos.El que este tipo de obligaciones no acarreen pago de intereses no significa en modoalguno que no impliquen un costo financiero. La mayoría de dichas obligaciones lotienen y esta determinado por el costo de oportunidad que implica no acogerse aldescuento por pronto pago que conceden dichos proveedores de bienes y servicios,también llamado descuento financiero. Es por lo tanto un costo implícito que debe serconsiderado en la evaluación de los costos financieros de la empresa. Este aspecto se
  17. 17. Revisión de los Estados Financieros 17 explicó en el capítulo 3 dedicado a las matemáticas financieras. Las segundas corresponden a deudas con entidades financieras principalmente obligaciones bancarias y demás pasivos corrientres no operativos como intereses por pagar, dividendos por pagar, deudas con socios o accionistas y deudas con empresas vinculadas, entre otras. Pasivos de Largo Plazo. Corresponden principalmente a obligaciones bancarias, bonos por pagar y en muchos casos el pasivo pensional que se genera cuando la empresa tiene personal de mucha antigüedad y ésta ha asumido la responsabilidad de dicha obligación.nExcepcionalmente puede darse la posibilidad de que ciertos proveedores, por ejemplo de maquinaria, concedan créditos directos a una empresa con vencimientos mayores a un año, en cuyo caso aparecerán clasificados como de largo plazo. Como se sugirió antes, en las deudas a largo plazo, de cualquier tipo, debe separarse la parte que se vence en el período siguiente a la presentación del balance y ser mostrada como pasivo corriente. Por ejemplo, si una empresa adquiere el 1o. de Enero una obligación por $12.000.000 a tres años con abonos trimestrales iguales de $1.000.000 e intereses sobre saldos, en el balance del 31 de enero deberá mostrar como pasivo corriente el equivalente a los próximos cuatro abonos, o sea $4.000.000 y el resto, $8.000.000, mostrarlo como pasivo a largo plazo. Cuando existan obligaciones en moneda extranjera, a corto o largo plazo, deberán mostrarse por separado de las de moneda nacional. Las prestaciones sociales también caben dentro de las dos categorías mencionadas. Como corrientes se colocan las correspondientes a primas, vacaciones, intereses sobre las cesantías y parte de las cesantías consolidadas, la cual se estima de acuerdo con el comportamiento de dicha cuenta, que varía en función directa a la rotación de personal de la empresa. El resto de las cesantías y las pensiones de jubilación, mencionadas arriba, se consideran como un pasivo a largo plazo. Por lo general todos los pasivos por prestaciones sociales se muestran en forma de provisión, excepto las cesantías consolidadas para las cuales se hace su cálculo anual trabajador por trabajador. Como en algunos casos las cesantías totales causadas al final del año se depositan a principios del siguiente en algún fondo de cesantías, dicho saldo se considera un pasivo corriente.El patrimonio está conformado Clasificación del Patrimonio. En general, tres grupos de cuentas conforman elpor tres grupos de cuentas: el Patrimonio de una empresa:capital, las utilidades retenidasy el superávit de capital. - El capital - Las utilidades retenidas - El superávit de capital Capital. Está constituido por lo que los socios o accionistas efectivamente aportan y su tratamiento varía dependiendo del tipo jurídico de la empresa. El capital de las sociedades anónimas y similares está constituido por acciones de igual valor y en el Balance de este tipo de sociedad puede encontrarse clasificado en tres categorias: autorizado, suscrito y pagado. El capital autorizado es el que la ley le permite como máximo a la sociedad de acuerdo con solicitud previa que los socios han hecho a la entidad estatal de control correspondiente. El capital suscrito es el que los socios se comprometen a pagar en un término no mayor de un año, para lo cual contraen una obligación legal con la empresa. El capital pagado corresponde al valor de las acciones cubiertas en su totalidad por los socios. En las sociedades de personas (limitadas y similares), el capital está conformado por "cuotas partes" que pagan los socios y su tratamiento contable es bien diferente al de las anónimas.
  18. 18. 18 Capítulo Complementario #1Todas las variantes contables que se pueden presentar con el tratamiento del capitaldeberán ser consultadas por el lector en los textos de contabilidad avanzada.Utilidades Retenidas. Como su nombre lo dice, son aquellas utilidades que la empresaha obtenido a través del tiempo pero que no ha repartido entre los socios. Se clasifican asu vez en dos categorías: "Apropiadas" y "No Apropiadas".Las apropiadas, más conocidas con el nombre de "reservas", son aquellas que por algún CONCEPTO CLAVEmotivo no se pueden repartir. Las reservas se definen como apropiaciones de las Reservasutilidades retenidas con algún propósito específico. Dicho propósito puede adoptar tres Son apropiaciones de lasformas: legal, estatutario u ocasional. utilidades retenidas de la empresa con un propósitoLa reserva legal es aquella que por ley debe apropiar la empresa período tras período específico.hasta alcanzar un determinado tope, por encima del cual ya no se requiere másapropiación.Las reservas estatutarias son aquellas estipuladas por los socios al momento deconformar la empresa, o sea en el contrato social o escritura de constitución y son deobligatorio cumplimiento por parte de todos ellos hasta que la Asamblea Generaldetermine algo en contrario. Por ejemplo, al fundar una sociedad, los socios podránestipular que con el 30% de las utilidades se constituya una reserva para futurosensanches de la fábrica.Las reservas ocasionales son las que se constituyen en un momento determinado con un Las reservas protegen a lafin especial. Por ejemplo, al terminar el año la asamblea podrá determinar que se empresa de unaapropie el 5% de las utilidades con el fin de patrocinar actos culturales para celebrar el descapitalización por exceso dedécimo aniversario de creación de la empresa que será el año siguiente. reparto de utilidades, y por lo tanto ayudan a garantizar su permanencia y crecimiento.Es importantísimo que el lector tenga muy claro que las reservas no equivalen a que laempresa retiene dinero en efectivo y lo guarda en algún lugar con el fin de llevar a caboel propósito para el cual se constituyó dicha reserva. "Constituir reservas" equivalesimplemente a que la empresa no distribuye una parte de las utilidades con el fin de quelos fondos que ellas representan permanezcan en ella participando en la operación,generando, por lo tanto, más utilidades con las cuales se supone que la empresa lleva acabo el fin propuesto por la reserva.Recuérdese que las utilidades que una empresa genera no equivalen necesariamente adinero en efectivo sino que están distribuidas en los diferentes rubros del activo. Son,pues, una forma de financiar éstos. Por ejemplo, si un artículo que costó $65 se vende acrédito por $100, la utilidad de $35 aparecerá aumentando el patrimonio de los socios,pero no necesariamente está disponible para repartir como dividendo puesto quemientras que el cliente no la cancele, se encuentra representada por una cuenta porcobrar, es decir, está "ayudando" a financiar dicho rubro.Quiere decir lo anterior que las reservas representan una capitalización para la empresaya que si éstas no se constituyeran se puede correr el peligro de dejar a la empresaimposibilitada para reponer el capital de trabajo neto operativo (KTNO) y los activosfijos.Es por ello que los empresarios deben ser muy responsables en el sentido de que cadaaño deben constituir suficientes reservas para reposición de capital de trabajo y deactivos fijos para evitar que los flujos de caja que se requieren para garantizar dichareposición, tal como se explicó en el primer capítulo, sean utilizados para repartirutilidades descapitalizando con ello la empresa.Una forma sencilla de determinar el monto de la reserva para reposición de capital detrabajo es calcular el incremento proyectado del KTNO para el próximo año de acuerdocon las expectativas de ventas. Dicho incremento es ni más ni menos que lo que laempresa requiere para poder mantenerse en operación y por lo tanto debería ser el valor
  19. 19. Revisión de los Estados Financieros 19 de la reserva. El valor de la reserva para reposición de activos fijos se podría calcular determinando el desfase entre la depreciación del período y la que la empresa debería registrar de acuerdo con el valor de reposición de los activos fijos.La reserva para reposición del Considérese, por ejemplo, el Balance General de la Empresa Comercial S.A. quecapital de trabajo es el aparece más adelante en el cuadro 3-8. Supóngase que para el año 2 se espera unincremento proyectado del incremento del 15% en el volumen de operación y que la depreciación de los activosKTNO. fijos ha sido consistente con su valor de reposición con excepción de los vehículos, que fueron adquiridos en su totalidad en el año 1999 y para los cuales se estima que su valor de reposición al final de ese año es de $6.5 millones. El valor del incremento en el KTNO, que determina la reserva para reposición de capital de trabajo, se obtiene en la siguiente forma: Cuentas por cobrar $4.400 + Inventarios 3.100 - Proveedores de bienes y servicios (5.600) KTNO 1.900 Incremento 15% 285La reserva para reposición de Asumiendo que en el año 1 se cargaron $1.040.000 por concepto de depreciación de losactivos fijos debe considerar el vehículos (20% de su costo de adquisición), y que según el valor de reposición sedesfase entre la depreciación a debieron registrar $1.300.000 (20% de $6.5 millones), la diferencia, o sea $260.000costo histórico y la supuesta debería ser compensada evitando repartir utilidades por dicha cantidad, lo cual se logradepreciación basada en el costode reposición. constituyendo una reserva para reposición de activos fijos de igual magnitud. Estos dos valores que acaban de calcularse aparecen en el estado de utilidades retenidas ilustrado en el cuadro 3-9. La otra categoría de utilidades retenidas, o sea las “utilidades no apropiadas", son aquellas que en cualquier momento y por disposición de los socios pueden ser repartidas entre ellos, mientras haya, obviamente, la posibilidad financiera de hacerlo. También se les conoce con el nombre de "utilidades a disposición de los socios".El superávit de capital es un Superávit de Capital. El superávit de capital representa un aumento del patrimonioaumento en el valor del como consecuencia de un aumento en el valor de los activos. Las valorizaciones depatrimonio como consecuencia éstos y la prima en venta de acciones propias son los casos más comunes.de un aumento en el valor de losactivos. Las valorizaciones de los activos pueden ser registradas como tales de acuerdo con las normas fiscales, pero en ningún momento ser mostradas conformando el valor del activo particular sino como un rubro especial del activo que se coloca al final de éste. Como dichas valorizaciones pertenecen a los socios, deberán mostrarse como contrapartida en el patrimonio utilizando la cuenta denominada "superávit de capital". Igualmente, si se emiten acciones para aumentar el capital y se venden por encima del valor nominal, que es lo que normalmente ocurre, la diferencia, que se denomina "prima en colocación de acciones" no se puede contabilizar como una utilidad sino como un superávit de capital. Es de anotar que tanto las valorizaciones como la prima en colocación de acciones no pueden repartirse como dividendo entre los socios, debido a que en cualquier momento podría disminuir el valor de mercado de los activos valorizados o que al readquirir acciones propias tenga que hacerse pagando una prima superior a la recibida al momento de la emisión, haciendo que estas cuentas disminuyan.
  20. 20. 20 Capítulo Complementario #1Una forma sencilla de presentación del Balance General para una empresa comercialcuyo Estado de Resultados se ilustró al principio de este capítulo, se muestra en elCuadro 3-8. Para el caso de empresas manufactureras la única diferencia en el BalanceGeneral es que en el activo corriente se presentarían tres diferentes cuentas deinventario. EMPRESA COMERCIAL S.A. Balance General Dic. 31 Año1 (Miles de $) ACTIVOS PASIVOS Caja y bancos 500 Proveedores 4.200 Inversiones temporales 400 Prestaciones sociales 400 Cuentas por cobrar 4.400 Impuestos por pagar 1.000 Inventarios 3.100 Obligaciones bancarias 2.300 Activos Corrientes 8.400 Pasivos Corrientes 7.900 Inversiones Largo Plazo 1.600 Préstamos largo plazo 3.800 Bonos por pagar 1.800 Terrenos 3.400 Pensiones de jubilación 2.700 Edificios 10.200 Pasivos Largo Plazo 8.300 Maquinaria y equipo 1.700 Muebles y enseres 900 TOTAL PASIVOS 16.200 Vehículos 5.200 Depreciación acumulada (4.600) PATRIMONIO Activos Fijos 16.800 Capital 8.000 Reservas 2.200 Seguros prepagados 600 Utilidades no apropiadas 1.800 Intereses prepagados 800 Superávit de capital 1.100 Activos Diferidos 1.400 TOTAL PATRIMONIO 13.100 Valorizaciones 1.100 TOTAL ACTIVOS 29.300 TOTAL PAS. Y PATRIM. 29.300 Cuadro 3-8 Ilustración típica de un Balance GeneralCuentas de Orden y Notas de Balance. En algunas apartes de este capítulo se hainsinuado que deben mostrarse, a través de anexos, notas aclaratorias a las cifras de losestados financieros cuando las circunstancias así lo exijan. Dichas notas aclaratoriaspueden hacerse a través de dos medios: las cuentas de orden y las notas de balance.Las cuentas de orden, también llamadas "cuentas de memorando" reflejan cifrasmonetarias que aunque no tienen una relación directa e inmediata con los activos,pasivos o patrimonio de la empresa, en cualquier momento pueden adquirir talcondición. Son, pues, valores contingentes para la empresa y reflejan hechos tales comomercancía en consignación, cartas de crédito sin utilizar, garantías otorgadas a terceros,demandas a favor o en contra, etc.Las notas de balance, también llamadas notas a los estados financieros, son un elemento Las notas de balance lesindispensable de los estados financieros ya que permiten que los usuarios puedan estar permiten a los usuarios estaradecuadamente informados, pues en muchos casos las meras cifras no son suficientes adecuadamente informados.para poder tener una idea clara de la situación financiera de la empresa. Entre los Facilitan, por lo tanto, cumpliraspectos más importantes sobre los que se deben hacer notas aclaratorias están los con la característica de equidad que deben poseer los estadossiguientes: financieros y con el principio de la revelación suficiente. Políticas contables generales. Sistema de valorización de inventarios. Compromisos especiales que se hayan adquirido con los Activos, tales como
  21. 21. Revisión de los Estados Financieros 21 pignoración de maquinaria e inventarios, facturas otorgadas en garantía, etc. Vinculaciones con otras empresas. Transacciones especiales que se hayan hecho con éstas. El método de depreciación utilizado. El valor de mercado de las acciones de la empresa a la fecha de presentación del Balance. El posible valor comercial o valor de mercado de los activos, también denominado avalúo técnico. Hechos posteriores a la fecha de cierre de los estados financieros, que puedan afectar las cifras presentadas. Condiciones especiales pactadas al contraer los pasivos. Transacciones en moneda extranjera si las hubiere. Negocios especiales que se hayan hecho con los socios. etc.EL ESTADO DE UTILIDADES RETENIDASTambién se le denomina "estado de ganancias no apropiadas" y muestra el movimientode esta cuenta durante el período. El Cuadro 3-9 ilustra una forma de presentación deeste estado financiero para la compañía comercial cuyos Balance General y Estado deResultados de ilustraron antes. EMPRESA COMERCIAL S.A. Estado de Utilidades Retenidas Dic. 31 Año 1 (Miles de $) Utilidades retenidas Dic 31 Año anterior $3.300 Más utilidad neta año 1 1.700 Subtotal 5.000 Menos reservas: Reserva legal $150 Reserva reposic. Capital de Trabajo 285 Reserva reposición activos fijos 260 Reserva futuros ensanches 1.385 Reserva para fomento cultural 120 Total Reservas 2.200 Subtotal 2.800 Menos dividendos pagados 1.000 Utilidades a disposición de socios Dic 31 Año 2 1.800 Cuadro 3-9 Ilustración de un Estado de Utilidades RetenidasDe los tres estados financieros presentados para la Compañía Comercial S.A. note ellector las siguientes relaciones entre algunas cifras de cada uno de ellos.La utilidad neta obtenida durante el año 1 e ilustrada en el cuadro 3-1, por $1.700,aparece en el Estado de Utilidades Retenidas sumando a la utilidad retenida al principiodel período. Las utilidades a disposición de los socios al final del año 1, por $1.800,aparecen en el Balance como utilidades no apropiadas en el renglón del patrimonio(recuérdese que ambos términos son sinónimos). Igualmente nótese que el valor delinventario final en el Estado de Resultados por $3.100 coincide con el valor delinventario en el activo corriente del Balance General.Aunque la cifra final obtenida de $1.800 es, como su nombre lo indica, la máximacantidad de dividendo adicional que los socios podrían repartirse, en la práctica estadecisión depende no solamente de esta cifra y la que la empresa haya obtenido comoutilidades del período ($1.700 en este caso), sino también de las reales posibilidades
  22. 22. 22 Capítulo Complementario #1financieras que se tengan para repartirlos, posibilidades que deben considerar los fondosnecesarios en el período siguiente para financiar el aumento del capital de trabajo netooperativo y los activos fijos, los compromisos de deuda, la situación de liquidez de laempresa y sus planes futuros, entre otros aspectos.ESTADO DE FUENTE Y APLICACION DE FONDOS Y ESTADO DE FLUJODE EFECTIVODada la importancia que estos estados financieros tienen en el análisis y toma dedecisiones financieras se les dedicará el capítulo 8 dedicado a la Estructura de Caja y elMovimiento de Recursos.

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