1. 16 IT IN BEDRIJF TECHNOLOGIE MARKTMONITOR IT IN BEDRIJF PEOPLEWARE
E-factureren in Europa wordt
eenvoudiger. Toch moet er
in Nederland nog wel wat
E-factureren:
gebeuren willen alle
organisaties ertoe overgaan.
Friso de Jong behandelt de
de laatste drempels
laatste obstakels. Veel Besluit Europese ministers geeft e-factureren wind in de rug
€
boekhoudpakketten
€
bijvoorbeeld werken op handeling. Daarnaast door ervoor te organisaties elektronische facturen niet in
zorgen dat er een plek komt waar allerlei formaten ontvangen. Met als
dit moment nog vertragend. iedereen kan vertellen hoe hij facturen gevolg: geen acceptatie, facturen kunnen
€€
kan en wil verzenden en ontvangen. Een niet elektronisch worden verzonden.
En de accountants? Zij
€ €
soort LinkedIn maar dan voor de Daardoor blijft de vraag achter, komen de
€
kunnen worden gerekend voorkeuren van e-factureren: gratis en boekhoudpakketten nog steeds niet in
€ €
online. Die aanpak lost meteen twee beweging en is de cirkel rond. Kortom,
tot de echte achterblijvers. andere knelpunten op. boekhoudpakketten (niet alle) vertragen
op dit moment de adoptie van e-
€
Allereerst: adressering. De inhoud en het factureren.
€
formaat van een bericht kunnen nog zo Waar ligt de oplossing? Allereerst moeten
mooi, afgedwongen of afgesproken zijn, we niet vergeten dat ‘dienstverleners e- €
zonder een juist adres haalt geen enkel factureren’ al een jarenlange ervaring
€
bericht zijn bestemming. Dat komt omdat hebben op dit vlak en hun verantwoorde-
€
€
€
er zoveel adresconventies zijn: EAN, e- lijkheid nemen. Maar misschien zouden
O
p 16 maart 2010 hebben de mail, FTP en IP. En wat te denken van de leveranciers van financiële software en
Europese ministers van Financiën sociale netwerken als MSN, Twitter, de ‘dienstverleners e-factureren’ nog meer
een nieuw besluit genomen op het Skype, Facebook en Yammer waarlangs in met elkaar moeten overleggen om e-
€
gebied van e-factureren. Het Europese toenemende mate berichten, bestanden factureren voor elkaar te ontsluiten.
besluit maakt e-factureren opnieuw en zelfs betalingen langskomen? Op dit Wellicht moet er een openbare biblio-
actueel, maar neemt nog niet de echte moment worden dagelijks wel vijftig theek komen van koppelingen tussen
drempels weg voor grootschalige adrestypen gebruikt. Dit zou ook in het diverse boekhoudpakketten.
toepassing. In ieder geval niet voor LinkedIn-profiel voor e-factureren Van de boekhoudpakketten komen we bij
Nederland. Het gaat dan om adoptie, kunnen worden vermeld. de accountants. Zij mogen gerekend
adressering, boekhoudpakketten, Daarnaast: on-boarding. Dienstverleners worden tot de echte achterblijvers bij e-
accountants en onderling vertrouwen. op het gebied van e-factureren zorgen factureren. Terwijl accountants een grote
Om te beginnen ‘adoptie’. ervoor dat de leverancier zo veel mogelijk rol spelen bij – het controleren van – de
Het aantal organisaties dat elektronische facturen kan verzenden naar zijn klanten administratie van organisaties en daar
facturen kan en wil verzenden, groeit. Het (of andersom: facturen kan ontvangen ook over adviseren, gebeurt er bijna niets Keurmerk E-factureren
willen en kunnen ontvangen van van zijn leveranciers). Dat gebeurt aan de op het terrein van e-factureren. Het is
elektronische facturen blijft echter achter. hand van ‘on-boarding’: de ‘dienstverlener gissen naar de oorzaken. Er is van alles De situatie rondom de opkomst van e-factureren lijkt sterk op de opkomst
En dat wordt een steeds duidelijker e-factureren’ vraagt dan de adres- en geprobeerd: overlegstructuren, boekjes, van e-commerce rond de millenniumwisseling: veel aandacht voor het
knelpunt voor grootschalige adoptie van formaatvoorkeuren bij alle klanten van de bijeenkomsten, artikelen, ga zo maar onderwerp, snelgroeiend aanbod, relatief lage adoptie en behoefte aan
e-factureren. leverancier op. Dit levert enorm veel door. Hoe kunnen we accountants in onderling vertrouwen tussen diverse partijen. Het antwoord hierop was het
toegevoegde waarde op voor de leveran- keurmerk ‘Thuiswinkel Waarborg’: via duidelijkheid en vertrouwen het
cier: meer besparing door een hogere gebruik van e-commerce bevorderen. Hetzelfde zou bereikt kunnen
adoptiegraad. worden op het gebied van e-factureren met een Keurmerk E-factureren.
Vergeleken met de afspraken tussen Het zou de volgende aspecten moeten behandelen:
aanbieders van mobiele telecommunicatie Boekhoudpakketten ▪ naleven van wetgeving rond e-factureren;
Dagelijks worden vijftig kan daar wel een nadeel aan kleven. Als ▪ helderheid met wie zaken wordt gedaan bij e-factureren;
vertragen adoptie
adrestypen gebruikt de ene dienstverlener een factuur moet ▪ gelijke behandeling van papieren en elektronische facturen;
afleveren op basis van gegevens die de e-factureren ▪ vrijwillig kunnen overstappen op e-factureren;
ander heeft (dus eigenlijk een factuur ▪ waarborgen van vertrouwelijkheid en privacy;
afleveren in het netwerk van de andere ▪ beschikbaarheid van elektronische facturen;
dienstverlener), dan moet er worden ▪ bemiddelen bij klachten en geschillen;
afgerekend. Dat spreekt vanzelf, want het ▪ hulp bij internationale facturen.
De oorzaak ligt allereerst in het feit dat is commercieel interessant. Het nadeel is beweging krijgen? Een echte oplossing Het idee om met een keurmerk te komen, heeft al de steun van meer dan
een zakelijke klant vier keer meer kan alleen wel dat deze afspraken de prijs van lijkt niet voorhanden te zijn. Misschien dertig organisaties en van de EU-dienstenrichtlijn. Deze richtlijn verplicht
besparen met een goede elektronische e-factureren kunnen opdrijven, met een vraagt e-factureren om het ontwikkelen lidstaten actief maatregelen te nemen om te bevorderen dat dienstverrich-
inkoopfactuur die hij meteen kan dempend effect op e-factureren. van een nieuwe businesscase voor ters vrijwillig kwaliteitsmaatregelen nemen, zoals het bevorderen van
verwerken in zijn financiële pakket. Een oplossing zou een gezamenlijke accountants. Of misschien moet worden keurmerken, gedragscodes en vrijwillige normen. Deze verplichting is
Steeds meer organisaties vragen hun database kunnen zijn, waardoor de kosten uitgelegd dat e-factureren geen omzetder- opgenomen in artikel 11 en 12 van de Nederlandse Dienstenwet.
leverancier bij gelijkwaardige handelsrela- om e-facturen in andermans netwerk af te ving maar omzetverschuiving oplevert. Desondanks staat het Keurmerk E-factureren voor de enorme uitdaging zijn
ties om de facturen in een vooraf bepaald leveren door schaalvergroting dalen. Nog Tot slot. Voor e-factureren is vertrouwen onderscheidende vermogen en toegevoegde waarde de komende jaren te
elektronisch formaat aan te leveren. een model is dat e-factureren volledig nodig. Vertrouwen in en van de Belasting- bewijzen.
Bovendien moeten er los van het formaat gratis wordt aangeboden en dat voor dienst. Maar ook tussen verzenders en
ook nog allerlei specifieke gegevens aan diensten met toegevoegde waarde, zoals ontvangers. Een verdere toename van het
worden toegevoegd: inkoopordernummer, creditmanagement en betalingen, wordt vertrouwen tussen partijen verhoogt de
Europese wetswijziging
projectnummer, afdelingsnummer, betaald. Voorbeeld hiervan zijn: Money- bereidheid om van e-factureren gebruik te Op 16 maart 2010 hebben de Europese ministers besloten de wetgeving
projectverantwoordelijke, kostenplaats, Medic, Maventa en TradeShift. maken. Uiteraard komt dat vertrouwen voor e-factureren te wijzigen. Door e-factureren in Europa verder te
grootboekrekeningnummer en ga zo met de tijd, maar het kan ook worden vereenvoudigen, moet het gebruik ervan flink kunnen toenemen, zo luidt
maar. Een andere oorzaak is dat de wet Met het oplossen van het ‘accepteren’ en versneld door middel van zelfregulering: de stelling. De belangrijkste consequenties van de aanstaande EU-richtlijn
aan de kant van de klant staat als het gaat het ‘adresseren’ van elektronische een gedragscode voor e-factureren. Met zijn:
om acceptatie: bij e-factureren is facturen zijn we er nog niet. Ook de als klinkend voorbeeld het keurmerk ▪ Papieren facturen worden gelijkgesteld aan elektronische facturen.
acceptatie van de elektronische vorm door boekhoudpakketten vormen nog een ‘Thuiswinkel Waarborg’ (zie kader). ▪ De waarborgen authenticiteit en integriteit worden aangevuld met het
de klant een vereiste. drempel. E-factureren in de zakelijke vereiste van juridische juistheid.
Interessant genoeg is vrijwel iedere wereld lijkt zich af te spelen tussen ▪ De waarborgen hoeven niet meer met technische maatregelen aan de
organisatie in Nederland zowel verzender organisaties. Beter is het om te zeggen dat factuur gekoppeld te worden. Het is ook mogelijk te werken met
als ontvanger zodat het bovenstaande voor e-factureren zich afspeelt tussen Friso de Jong (jong@factuurwijzer.nl) is directeur van business controls: de manier waarop de factuur onderdeel is van de
vrijwel elke organisatie opgaat: zij kan wel administraties van organisaties. En ICT Factuurwijzer en initiatiefnemer van het Keurmerk E- administratie.
op allerlei manieren verzenden, maar niet helpt daar een handje bij in de vorm van factureren. De eerste exemplaren van het keurmerk ▪ Belastingdiensten zullen niet meer of diepgaander controleren bij
zoals de klant ze wil ontvangen. Dat financiële software: de boekhoudpakket- worden officieel uitgereikt tijdens het Factuurcongres van elektronische facturen dan het geval is bij papieren facturen.
beperkt de adoptie. In heel Nederland. ten. Daarvan hebben we er ongeveer 7 juni 2010. ▪ Wederkerigheid: lidstaten moeten e-facturen uit andere lidstaten
Zelfs in heel Europa. honderdvijftig in Nederland, met als accepteren, ongeacht de manier waarop de waarborgen rond de factuur
Hoe kunnen we dit concreet oplossen? eigenschappen dat ze niet of nauwelijks tot stand komen.
Allereerst door niet meer te spreken in met elkaar gegevens kunnen uitwisselen ▪ Acceptatie door de klant blijft een vereiste om facturen elektronisch te
vage termen als ‘awareness’ of ‘adoptie’, en dat ze pas echt werk willen maken van kunnen verzenden.
maar door het gewoon te hebben over ‘het e-factureren als een groot aantal klanten Voor reacties en nieuwe bijdragen van deskundigen: Binnenkort wordt duidelijk of (en hoe) het Europees Parlement het besluit
accepteren van elektronische facturen’ als daarom vraagt. Daardoor kunnen Henk Ester (h.ester@sdu.nl, (070) 378 03 97). overneemt.
7 MEI 2010