Taller 3

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Taller 3

  1. 1. TALLER 3 GESTION DOCUMENTAL I “Formación de los archivos según el ciclo vital de los documentos” JUAN CARLOS OSORIO BETANCOURT GRUPO 1 UNIVERSIDAD DEL QUINDIO FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES PROGRAMA CIENCIAS DE LA INFORMACIÓN Y DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA BOGOTA, NOVIEMBRE 2013
  2. 2. TALLER 3 GESTION DOCUMENTAL I “Formación de los archivos según el ciclo vital de los documentos” Presento: JUAN CARLOS OSORIO BETANCOURT GRUPO 1 Profesor: LUZ MARINA ARIAS GONZALEZ Profesional CIDBA UNIVERSIDAD DEL QUINDIO FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES PROGRAMA CIENCIAS DE LA INFORMACIÓN Y DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA BOGOTA, NOVIEMBRE 2013
  3. 3. INTRODUCCION Por medio de este taller, se busca entender los conceptos básicos que abarcan la gestión documental en cuanto la formación de los archivos según el ciclo vital de los documentos. Para tal fin se ha realizado visita a entidad publica donde se han identificado en la practica los diferentes conceptos expuestos por el tutor en la unidad 3. En atencional desarrollo de la unidad se visito la unidad de archivo y correspondencia de la Presidencia de la republica, donde por seguridad de la información se compartieron solo los procesos que son de información publica y que permitieron el desarrollo total de la actividad.
  4. 4. EL CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS Para comprender la organización de los archivos, es necesario hacer referencia a el ciclo vital de los documentos, porque de aquí parte el fundamento de que la correcta administración de los archivos es necesaria para poder conservar los documento por cada una de las etapas sucesivas por la que atraviesa desde su producción o recepción , su conservacion temporal hasta su eliminación o integración a un archivo permanente.
  5. 5. TALLER 1) Visite un archivo de una entidad pública y otro de una entidad privada, indique el nombre de la entidad, dirección, nombre de la persona que le ofrece la información y teléfono. elabore un comentario como se encuentra organizada su documentación. Realice como mínimo 10 preguntas en cada uno de los archivos, las cuales le permitan aclarar las dudas que tenga respecto a la gestión documental. Identifique en dichos archivos las etapas o fases del ciclo vital de los documentos. 2) Identifique en el archivo visitado los siguientes conceptos y luego, explique con sus propias palabras que entiende por: ARCHIVO TOTAL, CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS, PRINCIPIO DE PROCEDENCIA, PRINCIPIO DE ORDEN ORIGINAL, FOLIO, LEGAJO, FONDO, SUBFONDO,SERIE, SUBSERIE, TIPO DOCUMENTAL, TABLAS DE VALORACIÓN, TABLAS DE RETENCIÓN, VALOR PRIMARIO, VALOR SECUNDARIO 3) De ejemplos de documentos que se conservan en dichos archivos por sus valores primarios y secundarios ( mínimo 4 documentos) 4) Realice 3 ejemplos donde se evidencia la serie, subserie y tipo documental. 5) Indague cuáles documentos se deben eliminar en las oficinas, es decir, no son archivados. 6) Observe y explique en forma resumida como se lleva a cabo la foliación de los documentos. 7) Indique como se organizan los documentos dentro de las carpetas. 8) Mencione los datos que deben tener las etiquetas de las carpetas y cajas.
  6. 6. TALLER 9) Explique lo siguiente: a) cuáles son los procesos del Programa de Gestión Documental que se desarrollan en el Archivo de Gestión en la entidad visitada y en qué consiste cada uno de ellos (Producción, Recepción, Distribución, Trámite, Organización, Consulta, Conservación, y Disposición final de documentos). b) cuáles son los procesos del Programa de Gestión Documental que se desarrollan en la entidad visitada en el Archivo Central y en qué consiste cada uno de ellos (Organización, Consulta, Conservación, y Disposición final de documentos). c) cuáles son los procesos del Programa de Gestión Documental que se desarrollan en esa entidad en el Archivo Histórico (Si lo tiene la entidad) y en qué consiste cada uno de ellos (Organización, Consulta, Conservación, y Disposición final de documentos). 10) Cada integrante del equipo debe tomar un documento que se produzca en alguna dependencia de una entidad visitada y explicar el proceso que se lleva a cabo con ese documento desde que se origina hasta su etapa final de conservación o eliminación. 11) Lea el Decreto 2609 de 2012 y los Acuerdos 003, 004, 005 del 15 de marzo de 2013 e indague en una ENTIDAD PÚBLICA lo siguiente:
  7. 7. TALLER    ¿Qué importancia tiene esta norma (Decreto 2609 de 2012) para el país? ¿Cuáles son los cambios a en los procesos de la Gestión Documental a la luz de ese nuevo Decreto? Realice un cuadro comparativo entre los procesos del Programa de Gestión Documental antes del Decreto 2609 de diciembre de 2012 y los procesos de la Gestión Documental a partir de la expedición de dicho Decreto. Indague, profundice y explique ¿Cuáles son los aspectos más importantes a tener en cuenta según el contenido del mencionado Decreto?
  8. 8. ENTIDAD PUBLICA Entidad pública: Departamento administrativo de la presidencia de la republica Direccion: calle 7 No 6-54, Teléfono 5629300 ext 3651 1. Dentro de la gestión documental de la entidad, se evidencia la importancia que se le ha dado a la implementación de sistemas de información, de Gestión de Correspondencia y Archivos Oficiales, que han permitido el adecuado manejo del flujo documental. La documentación en esta entidad se encuentra organizada de acuerdo a las TRD aplicadas por la entidad, en sus diferentes fases de archivo de gestión y central. El archivo de gestión es manejado por cada área, esta sometida a continua utilización y consulta administrativa por las mismas oficinas u otras que las soliciten, esta organizado por series documentales garantizando los principios de orden original y de procedencia y se conserva en carpetas. La ubicación física de los documentos corresponde a la conformación de los expedientes, los tipos documentales se ordenan de tal manera que se pueda evidenciar el desarrollo de los trámites, en orden cronológico. El documento con la fecha más antigua de producción, es el primer documento que se encuentra al abrir la carpeta y la fecha más reciente se
  9. 9. ENTIDAD PUBLICA El archivo central se encuentra a cargo del grupo de gestión documental de la entidad, allí se encuentran ubicados los documentos que fueron trasferidos de las diferentes áreas por cumplir, según la TRD, su ciclo en el archivo de gestión; estos documentos se encuentran ubicados de acuerdo el organigrama y las diferentes modificaciones que han tenido, de igual manera se encuentran ubicados por fondos y subfondos documentales, son almacenados en cajas referencia x100
  10. 10. ENTIDAD PUBLICA  ¿Cual es la finalidad de los archivos de esta entidad? La finalidad de los archivos no solo de esta entidad sino de los archivos en general es la de conservar los documentos garantizando que sirvan como testimonio y fuente de información.  ¿Por qué es importante que la entidad cuente con una unidad de archivo y correspondencia? Más que la unidad de archivo y correspondencia es importante que toda entidad cuente con un área de gestión documental porque para que la entidad cumpla con su objetivo siempre tendrá que producir documentos y el incremento de los mismos hace necesario que halla un área responsable de difundir y crear políticas de gestión de documentos que garantice un correcto flujo de la información.  ¿Quien realiza el levantamiento de las TRD? En el caso de esta entidad el levantamiento de las TRD lo realizo un tercero, pero pudo haberse realizado por el mismo área de Gestión Documental, sin embargo antes de haber contratado el levantamiento de las TRD se debieron lanzar unos pliegos y requisitos que debió tener el contratista para realizar esta labor.
  11. 11. ENTIDAD PUBLICA ¿Están actualizadas las TRD y quien las aprueba? Las TRD que se están aplicando actualmente no son la última actualización, la ultima actualización esta en convalidación por el Archivo General De la Nación, estas tablas fueron aprobadas por el comité de archivo de la entidad, posterior a esto se enviaron al AGN para su convalidación y registro de series documentales. Anteriormente eran aprobadas por el AGN ahora deben ser aprobadas por el comité interno de archivo y enviadas al AGN para la evaluación técnica, ellos tienen un plazo máximo de 91 días después de la fecha de recepción para solicitar los ajustes a que den lugar.  ¿Cual es la importancia de las TRD dentro de la entidad? Las TRD, son importantes porque podemos tener el control de los documentos y facilitamos el acceso a través de los tiempos en ella estipulados, regulan las transferencias que ingresan a archivo central departe de las diferentes áreas, entre otras, nos garantiza la selección y conservación de los documentos que tienen carácter permanente. 
  12. 12. ENTIDAD PUBLICA Cual es el procedimiento aplicado para las transferencias documentales? De parte de nosotros, la oficina de Gestión Documenta realizamos el cronograma de transferencias, se realiza anual e iniciamos en noviembre, anterior a la divulgación del cronograma se realizan visitas técnicas a las diferentes áreas capacitando al personal encargado de archivo sobre como debe ser entregada la documentación y como se debe realizar el registro en el FUID, de igual manera se valida si se esta aplicando correctamente la TRD.  ¿Como es el manejo de las consultas y préstamo de documentos? Debido a el tipo de información que maneja la entidad, el préstamo de documentos físicos solo se realiza al área de jurídica y talento humano (en el caso de las Historias Laborales) para el resto de áreas se suministra la información digital. Para atender las consultas, se recibe la solicitud por medio de una cuenta de correo que se creo para tal fin y que es administrada por personal de archivo, cada usuario que requiere algún documento ya sea físico o digital diligencia el formato haciéndolo llegar por este medio, 
  13. 13. ENTIDAD PUBLICA el funcionario valida si la solicitud es realizada por el personal autorizado, valida la ubicación del documento y si se encuentra digital o no, si el documento es prestado físicamente se hace el respectivo registro de préstamo en la base de datos del inventario. Existe programa de Gestión Documental Implementado en la Entidad? Actualmente no contamos con PGD, se encuentra establecido dentro de un plan de mejoramiento que tenemos y es uno de los puntos a realizar que tiene el coordinador que ingresa ya que mi función era temporal y en este momento me encuentro entregando la coordinación de gestión documental.  Se realizan transferencias de archivo Histórico? Claro, por ser una entidad publica nos reglamenta el Archivo General De Nacion y asi mismo nos exige que realicemos plan de transferencias anuales, en el caso de aquellos documentos que deben ser conservados por su valor históricos deben ser transferidos a el archivo general, estos documentos deben estar estipulados en la TRD. 
  14. 14. ENTIDAD PUBLICA Reciben visitas de algún otro ente gubernamental para la respectiva auditoria en cuanto los archivos? Si, a nosotros nos realiza visitas de control y seguimiento el Archivo General De La Nación, la contraloría, la procuraduría, hacen las respectivas observaciones y solicitan plan de mejoramiento a lo que de lugar. Por esto es que actualmente se esta realizando el traslado de nuestro archivo central, debido a que en la ultima visita del AGN se dejo la observación de que nuestro archivo central no cumple con las especificaciones técnicas y ambientales que se requieren para la conservación de documentos. 
  15. 15. IDENTIFICACIÓN DE CONCEPTOS 2. Identifique en el archivo visitado los siguientes conceptos y luego, explique con sus propias palabras que entiende por: ARCHIVO TOTAL, CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS, PRINCIPIO DE PROCEDENCIA, PRINCIPIO DE ORDEN ORIGINAL, FOLIO, LEGAJO, FONDO, SUBFONDO,SERIE, SUBSERIE, TIPO DOCUMENTAL, TABLAS DE VALORACIÓN, TABLAS DE RETENCIÓN, VALOR PRIMARIO, VALOR SECUNDARIO  ARCHIVO TOTAL: Se refiere al Proceso completo de los documentos desde su producción hasta su disposición final (ciclo vital).  CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS: son las diferentes etapas por las que pasan los documentos desde el momento en el que se produce o recepcióna en la entidad, su conservación temporal, hasta su eliminación o integración a un archivo permanente. (Recepción, archivo de gestión, archivo central, archivo histórico).  PRINCIPIO DE PROCEDENCIA: Se entiende que los documentos producidos por una entidad o dependencia no deben mezclarse con los de otras. Nos permite saber quien produce o crea el documento y porque razón
  16. 16. IDENTIFICACIÓN DE CONCEPTOS  PRINCIPIO DE ORDEN ORIGINAL: Trata de que los documentos no se producen todos de una vez sino que deben cumplir unas actividades o pasos relacionados con un tramite o problema según las etapas por las que va pasando el tramite, los documentos deben cumplir la secuencia de los tramites que los produjo. En la entidad se establece que los documentos se deben conservar en el mismo orden que se reciben sin modificar su organización.  FOLIO: El folio hace referencia a la hoja  LEGAJO: Es el conjunto de documentos que forman una unidad documental  FONDO: Son la totalidad de las series documentales de la misma procedencia. Son todos los documentos producidos por la entidad.  SUBFONDO: Es una subdivisión del fondo, son el conjunto de documentos generales dentro del fondo producidos por un área de la entidad en razón de sus funciones.
  17. 17. IDENTIFICACIÓN DE CONCEPTOS  SERIE: Son el conjunto de documentos de estructura y contenido semejantes, recibidos por un área de la entidad en cumplimiento o desarrollo de sus funciones especificas.  SUBSERIE: Son el conjunto de documentos que se derivan de la serie, identificadas de forma separada porque tienen contenido y características especificas.  TIPO DOCUMENTAL: es cada unidad documental simple que reúne las características necesarias para ser un documento, en este caso en la entidad podemos encontrar: un acta, una resolución, un PQRS. Los tipos documentales ayudan para la clasificación, la distribución dentro de la entidad y la asignación.  TABLA DE VALORACION DOCUMENTAL: Las TVD son el producto del análisis y organización de un fondo acumulado, en esta entidad se esta realizando para los documentos que no cuentan con ningún tipo de valoración, se finaliza presentando el listado de agrupaciones documentales o series documentales registrando sus fechas extremas, su valoración y su disposición
  18. 18. IDENTIFICACIÓN DE CONCEPTOS  TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL: Es el listado de series con sus correspondientes tipos documentales, asignándole el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos. (ARCHIVO DE GESTION, ARCHIVO CENTRAL, ARCHIVO HISTORICO). En la actualidad la Presidencia esta aplicando la TRD con actualización de mayo 2013 y se encuentran en convalidación por el Archivo General de la Nación.  VALOR PRIMARIO: es aquel que tienen los documentos mientras sirven a la entidad, y a los involucrados en el tema o en el asunto estos son de carácter:  ADMINISTRATIVO  Legal  Fiscal  Contable  Técnico
  19. 19. IDENTIFICACIÓN DE CONCEPTOS  VALOR SECUNDARIO: Es el que tienen los documentos para los investigadores de información, se da después de finalizado el valor primario, Los documentos que tienen este valor se conservan permanentemente. Estos son de carácter:  Cultural  Histórico  Científico
  20. 20. IDENTIFICACION DOCUMENTOS 3. En esta entidad se conservan por su valor primario y secundario:    Actas de comité sectorial de desarrollo administrativo Informes al congreso Actas de posesión de servidores públicos 4. Realicen 3 ejemplos donde se evidencia la serie, subserie y tipo documental. SERIE SUBSERIE TIPOS DOCUMENTALES CERTIFICACIONES Certificación bonos pensionales Solicitud Formatos Ministerio de Hacienda Reporte Devengado y Deducciones
  21. 21. FOLIACION 5. Indaguen cuáles documentos se deben eliminar en las oficinas, es decir, no son archivados.  Los únicos documentos que se eliminan son los documentos de apoyo, o documentos de carácter informativo que no representan ningún valor para la oficina. 6. Observen y expliquen en forma resumida como se lleva a cabo la foliación de los documentos.  PROCESO DE FOLIACION: La foliación es una operación incluida en el proceso de ordenación de las unidades documentales. Consiste en enumerar cada una de las hojas contenidas en la unidad documental
  22. 22. FOLIACION La foliación se realiza:  Se marcan los folios en la parte superior derecha de la hoja en el mismo sentido del texto del documento.  Se efectúa utilizando lápiz de mina negra, tipo HB ó B.  Se folian todas y cada una de las unidades documentales de una serie. En el caso de series documentales simples (acuerdos, decretos, circulares, resoluciones, derechos de petición etc.) la foliación se hace de manera independiente por carpeta, tomo o legajo. En el caso de las series documentales complejas (contratos, historias laborales, investigaciones disciplinarias, procesos jurídicos) a cada uno de sus expedientes se le da una sola foliación de manera continua y si tal expediente se encuentra repartido en más de una unidad de conservación (carpeta), la foliación se hace continuando con la siguiente carpeta.  No se deben foliar las pastas ni las hojas en blanco.  No se deben foliar documentos en soportes distintos al papel (casete, CD’s, disquete, videos, etc.) pero si dejar constancia de su existencia y de la unidad documental a la que pertenece en la hoja de control.  Si existen errores en la foliación, ésta se anulará con una línea oblicua, evitando tachones
  23. 23. CLASIFICACIÓN, ORDENACIÓN Y DESCRIPCIÓN 7. Indiquen como se clasifican, ordenan y describen los documentos dentro de las carpetas Por ser entidad del estado; se parte de los principios archivísticos para la realización de la clasificación , ordenación y la descripción de los documentos. La organización de los documentos recibidos - producidos por cada una de las dependencias en ejercicio de sus funciones, se basa en la Tabla de Retención Documental debidamente aprobada, teniendo en cuenta los siguientes criterios: 1. Se Clasifican los documentos de un mismo asunto siempre bajo un solo criterio. para conformar las series y subseries se consulta la Tabla de Retención Documental. 2. Se Identificar los documentos de apoyo: los documentos sobrantes que no fueron clasificados en cada serie documental (tema). 3. La ubicación física de los documentos dentro de la carpeta se realiza de tal manera que los tipos documentales pueda mostrar el desarrollo de los trámites, en orden cronológico. El documento con la fecha más antigua de producción, es el primer documento que se encuentra al abrir la carpeta y la fecha más reciente se encuentra al final de la misma.
  24. 24. CLASIFICACIÓN, ORDENACIÓN Y DESCRIPCIÓN 4. Para la ordenación cronológica de los documentos dentro de cada carpeta se debe tener en cuenta que la fecha válida es la generada por radicación en la oficina de Gestión Documental - Correspondencia de la entidad y no la fecha de elaboración del documento.  En una carpeta se puede archivar varios asuntos, van organizados en forma alfabética-cronológica, y separados por medio de cartulinas.
  25. 25. CLASIFICACIÓN, ORDENACIÓN Y DESCRIPCIÓN 6. Se retira el material abrasivo de los documentos y se retira de las carpetas todos aquellos documentos que no son de archivo. 7. Los documentos en papel fax, por el funcionario responsable, son reproducidos en fotocopia antes de ser archivado ya que este tipo de papel es químico y se deteriora con rapidez por las condiciones ambientales y a través del tiempo, ocasionando perdida de información vital para la Entidad. 8. Se retira de las carpetas los documentos que son duplicidad, conservando solo el original, este proceso lo realizan con la finalidad de no generar crecimiento innecesario del acervo documental. 9. En las diferentes áreas se realiza el archive de los documentos diariamente, para evitar la acumulación de documentos sobre los escritorios. 10. Las carpetas se guardan ordenadamente en los archivadores, realizando su registro en el formato único de inventario documental.
  26. 26. CLASIFICACIÓN, ORDENACIÓN Y DESCRIPCIÓN APERTURA Y CIERRE DE CARPE:TAS O EXPEDIENTES FISICOS: 1. La apertura de las carpetas refleja las series y subseries, la documentación archivada en cada carpeta debe contener tiempos documentales cerrados, esto significa que no se deben fraccionar las fechas, únicamente se deben archivar días, semanas, quincenas, meses, bimestres, trimestres semestres o años según el volumen documental. 2. La apertura de las series documentales inician en enero y finalizan el 31 de diciembre de cada año, a excepción de las series documentales complejas (contratos, historias laborales, investigaciones disciplinarias, procesos jurídicos). 3. Se realiza la foliación dentro de cada carpeta. 4. Cada carpeta contiene no un máximo de 250 folios 5. Los documentos deben estar alineados sobre la margen izquierda y el borde superior, la alineación en la carpeta debe quedar uniformente en esos dos bordes independientemente el tamaño de las hojas. 6. Cuando cambie el jefe del Proceso/dependencia. Si se continua con la misma carpeta se realiza separacion con cartulina.
  27. 27. CLASIFICACIÓN, ORDENACIÓN Y DESCRIPCIÓN APERTURA Y CIERRE DE CARPE:TAS O EXPEDIENTES FISICOS: 7. El 7 de agosto de cada 4 años, cuando se sucede el cambio de Gobierno. Se deben Manejar separadas las Administraciones, abriendo nuevas carpetas así correspondan al mismo año. 8. Para cada carpeta se debe elaborar la respectiva hoja de control, en la entidad se le nombra cómo índice y tiene la siguiente especificación Formato F-GD08 Índice de carpeta.
  28. 28. CLASIFICACIÓN, ORDENACIÓN Y DESCRIPCIÓN 8. LA IDENTIFICACION DE LAS CARPETAS Y CAJAS ES LA SIGUIENTE: CARPETA: 1. 2. 3. 4. 5. INICIALES MAYÚSCULAS DE LA ADMINISTRACIÓN (PP) AÑO, SIN PUNTOS (2010) EL AÑO DE APROBACIÓN DE LA TRD CODIGO Y NOMBRE DE LA DEPENDENCIA PRODUCTORA CODIGO Y NOMBRE DE LA SERIE: según lo dispuesto en la TRD 1. CODIGO Y NOMBRE DE LA SUBSERIE: según lo dispuesto en la TRD NOMBRE DEL EXPEDIENTE: FECHAS EXTREMAS: De inicio y cierre de cada carpeta. (dd/mm/aaaa) FOLIOS: Registran número de folio inicial, final y el total de folios, , al cerrar cada carpeta SIGNATURA TOPOGRÁFICA: esta información la registran los funcionarios del proceso de Gestión Documental – Archivo 2.    CAJA: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. UNIDAD ADMINISTRATIVA PERIODO PRESI OFICINA NOMBRE CARPETAS CONTENIDAS FECHAS EXTREMAS NUMERO DE CAJA NUMERO DE CARPETAS
  29. 29. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Un manual de procedimientos es el documento que contiene la descripción de actividades que deben seguirse en la realización de las funciones de una unidad administrativa, o de dos ò mas de ellas. El manual incluye además los puestos o unidades administrativas que intervienen precisando su responsabilidad y participación. Suelen contener información y ejemplos de formularios, autorizaciones o documentos necesarios, máquinas o equipo de oficina a utilizar y cualquier otro dato que pueda auxiliar al correcto desarrollo de las actividades dentro de la empresa. En el se encuentra registrada y transmitida sin distorsión la información básica referente al funcionamiento de todas las unidades administrativas, facilita las labores de auditoria, la evaluación y control interno y su vigilancia, la conciencia en los empleados y en sus jefes de que el trabajo se está realizando o no adecuadamente. También el manual de procedimientos contiene una descripción precisa de como deben desarrollarse las actividades de cada empresa. Ha de ser un documento interno, del que se debe registrar y controlar las copias que de los mismos se realizan.
  30. 30. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS  El manual de procedimiento en las entidades nos permite conocer el funcionamiento interno por lo que respecta a descripción de tareas, ubicación, requerimientos y a los puestos responsables de su ejecución.  Auxilian en la inducción del puesto y al adiestramiento y capacitación del personal ya que describen en forma detallada las actividades de cada puesto.  Sirve para el análisis o revisión de los procedimientos de un sistema.  Interviene en la consulta de todo el personal. Que se desee emprender tareas de simplificación de trabajo como análisis de tiempos, delegación de autoridad, etc. Para establecer un sistema de información o bien modificar el ya existente. Para uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su alteración arbitraria.  Determina en forma mas sencilla las responsabilidades por fallas o errores.
  31. 31. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS  Facilita las labores de auditoria, evaluación del control interno y su evaluación  Aumenta la eficiencia de los empleados, indicándoles lo que deben hacer y còmo deben hacerlo.  Ayuda a la coordinación de actividades y evitar duplicidades.  Construye una base para el análisis posterior del trabajo y el mejoramiento de los sistemas, procedimientos y métodos.
  32. 32. PGD 10. .Expliquen lo siguiente: a) cuáles son los procesos del Programa de Gestión Documental que se desarrollan en el Archivo de Gestión en la entidad visitada y en qué consiste cada uno de ellos (Producción, Recepción, Distribución, Trámite, Organización, Consulta, Conservación, y Disposición final de documentos) ARCHIVO DE GESTION: PRODUCCION: Define los lineamientos requeridos para la creación y el diseño de documentos:  Los documentos son generados por el aplicativo SIGOB, solo se debe imprimir cuando sea estrictamente necesario, así mismo se realizara su radicación por el aplicativo y se trasfiere a la persona o usuario competente.  En el se hace énfasis en la determinación y selección de soportes documentales que debe regir en la entidad.  Todo documento que sea impreso debe contener los logos de la entidad y estar en el formato exclusivamente diseñado en .el sistema de calidad de la entidad, debe ir firmado y demás características que garanticen la diplomática documental.  No se deben generar mas de dos copias de un mismo documento.
  33. 33. PGD ARCHIVO DE GESTION: RECEPCION: Recepción Correspondencia Externa: Procedimiento por medio del cual, la entidad y sus Fondos Cuenta, reciben las comunicaciones para ser radicadas en el módulo de registro de correspondencia, dejando constancia de la fecha y hora de recibido  El documento se recibe en la unidad de correspondencia y radica por el aplicativo de la entidad  Existen los siguientes medios de recepción  Virtual, por la pagina oficial de la entidad  Correspondencia recibida por la ventanilla única  Correo masivo  El documento es transferido físicamente y virtual al responsable del tramite.  Se debe generar una planilla para la entrega a el área correspondiente  Cada área se encarga de realizar el tramite correspondiente y el archivo de acuerdo a la TRD, reteniéndolo el tiempo que en ella especifique
  34. 34. PGD ARCHIVO DE GESTION: DISTRIBUCION Con el fin de respaldar el manejo documental, cada proceso/dependencia debe: Establecer los derivados y precedentes de las comunicaciones, clasificar, los documentos en el SIGOB tanto los producidos por la entidad como los recibidos antes de dar por finalizada la gestión.  Cada dependencia tiene un patinador que se encarga de recoger los documentos del área y firmar la planilla correspondiente, al área de archivo y correspondencia.  Dentro del área, el patinador distribuye los documentos a la persona responsable dependiendo el tramite.  El PGD especifica los formatos para cada paso que de el documento. TRAMITE:  Una vez recibido en el área competente el documento, la persona encargada realiza el registro correspondiente al tramite, la descripción, e inicia la respuesta a la solicitud, toda la traza del documento debe quedar registrada por el aplicativo, y se debe colocar a disposición para consulta.
  35. 35. PGD ARCHIVO DE GESTION: TRAMITE:  La persona responsable hace la proyección de la respuesta. ORGANIZACIÓN:  Consta de las actividades que se realizan dentro de la dependencia para que el documento haga parte del archivo tales como clasificarlo, nombrarlo, ubicarlo dentro de la serie correspondiente y legajarlo en la carpeta correspondiente hasta que termine su tramite.  Se identifica la unidad  Se aplica la TRD  Se conforma la serie y subserie  Se conforma el expediente  Se ordena  Se realiza foliación  Se realiza la descripción en inventario
  36. 36. PGD ARCHIVO DE GESTION: CONSULTA:  Durante su permanencia en archivo de gestión la consulta de los documentos la realizan por el sistema SIGOB, en caso de requerirse el documento físico se debe diligenciar formato de préstamo que se encuentra dentro del sistema de calidad, y se debe solicitar autorización al jefe de área para la respectiva consulta. CONSERVACION:  Los documentos durante su etapa de gestión son conservados en archivadores rodantes por medio de separadores de carpetas, durante su gestión se encuentran archivadas también en cajas x100. DISPOSICION FINAL DE LOS DOCUMENTOS: La disposición final de los documentos la determina la TRD. En este caso nos indica cuales documentos se deben eliminar.
  37. 37. PGD b) cuáles son los procesos del Programa de Gestión Documental que se desarrollan en la entidad visitada en el Archivo Central y en qué consiste cada uno de ellos (Organización, Consulta, Conservación, y Disposición final de documentos). ARCHIVO CENTRAL: ORGANIZACIÓN:  En la etapa de archivo central los documentos que son transferidos ya ingresan con su debida organización por lo tanto en esta etapa no se realiza la organización sino de transferencias antiguas que no tenían el respectivo proceso. CONSERVACION:  Los documentos son transferidos a archivo central, en cajas ref x100 y conservados en estantería fija organizada por años consecutivos. Se conservan los documentos a temperatura relativa que evita la humedad de los documentos CONSULTA. Para la consulta de los documentos estos deben ser solicitados con el formato
  38. 38. PGD DISPOSICION FINAL DE LOS DOCUMENTOS: La disposición final de los documentos la determinan aplicando la TRD, en este caso se determina que documentos deben ser eliminados mediante selección, cuales documentos deben ser microfilmados, cuales se deben conservar en archivo central y a cuales se les debe realizar la transferencia secundaria al Archivo General De la nación c) cuáles son los procesos del Programa de Gestión Documental que se desarrollan en esa entidad en el Archivo Histórico (Si lo tiene la entidad) y en qué consiste cada uno de ellos (Organización, Consulta, Conservación, y Disposición final de documentos). EN el caso de la presidencia de la republica no se cuenta con archivo historico, el proceso termina cuando se realiza la transferencia de los documentos que deben ser conservados por su valor histórico según la TRD, al Archivo General de la Nacion.
  39. 39. PGD DISPOSICION FINAL DE LOS DOCUMENTOS: La disposición final de los documentos la determinan aplicando la TRD, en este caso se determina que documentos deben ser eliminados mediante selección, cuales documentos deben ser microfilmados, cuales se deben conservar en archivo central y a cuales se les debe realizar la transferencia secundaria al Archivo General De la nación c) cuáles son los procesos del Programa de Gestión Documental que se desarrollan en esa entidad en el Archivo Histórico (Si lo tiene la entidad) y en qué consiste cada uno de ellos (Organización, Consulta, Conservación, y Disposición final de documentos). EN el caso de la presidencia de la republica no se cuenta con archivo historico, el proceso termina cuando se realiza la transferencia de los documentos que deben ser conservados por su valor histórico según la TRD, al Archivo General de la Nacion.
  40. 40. 11. Cada integrante del equipo debe tomar un documento que se produzca en alguna dependencia de una entidad y explicar el proceso que se lleva a cabo con ese documento desde que se origina hasta su etapa final de conservación o eliminación. DERECHOS DE PETICION:  Se recibe por la ventanilla única  Debe ser radicado y digitalizado  Se clasifica al área de atención a ciudadano  El funcionario proyecta respuesta  Se ata la respuesta al DP entrante  Después de proyectada la respuesta, será archivado conservando el principio de procedencia, se une la solicitud a la proyección de la respuesta.  Debe ser contestada al ciudadano antes de 15 dias.  Se clasifica según la TRD Como PSQR se conserva en gestion 1 año, en central 5 y se realiza selección según el tipo de derecho de petición, para eliminación
  41. 41. 12. 11) Lea el Decreto 2609 de 2012 y los Acuerdos 003, 004, 005 del 15 de marzo de 2013 e indague en una ENTIDAD PÚBLICA lo siguiente  ¿Qué importancia tiene esta norma (Decreto 2609 de 2012) para el país? El decreto 2609 es importante para el país por que por medio de el se reglamenta las disposiciones en materia de gestión documental que permiten tener conceptos estandarizados. Así mismo vela porque los tramites en la empresa publica sean transparentes y conocidos por la ciudadanía en general, vela por la correcta administración de documentos q ue permitan que su finalidad como fuente de información se cumpla. El decreto 2609 garantiza y promueve el acceso y la preservación de la información . brinda los instrumentos archivísticos para que las entidades puedan desarrollar una correcta gestión de documentos.
  42. 42. WEB GRAFIA http://www.archivogeneral.gov.co/?idcategoria=7616 http://unidadesapoyo.hidalgo.gob.mx/descargables/omig/ARCHIVO/documentos.pd f http://www.archivogeneral.gov.co/?idcategoria=1264 http://wsp.presidencia.gov.co/dapre/Paginas/Tablas-Retencion-Documental.aspx http://wsp.presidencia.gov.co/dapre/Documents/Tabla-Retencion-DocumentalDapre-Resolucion-2328-16may2013.pdf

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