Gestion De Recursos Directores

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Gestion De Recursos Directores

  1. 1. Formación de Directoras y Directores de Centros Educativos 4 Gestión de los Recursos Paulino Carnicero Duque Joaquín Gairín Sallán
  2. 2. Créditos Personal directivo del Ministerio de Educación Ing. Rolando Ernesto Marín Coto Ministro de Educación Licda. Matilde Guerra de Quintana Viceministra de Educación Lic. Jorge Francisco Quintanilla Director Nacional de Desarrollo Educativo Licda. Ana Mercedes Ruiz de Castro Directora de Desarrollo Profesional Docente Equipo de Coordinación Lesvia Salas de Estévez José Antonio Ayala Turcios Elena Palomar Bernardo Grande Equipo Autoral Serafín Antúnez Doctor en Ciencias de la Educación y Catedrático de la Universidad de Barcelona Paulino Carnicero Doctor en Ciencias de la Educación y Profesor de la Universidad de Barcelona Joaquín Gairín Doctor en Ciencias de la Educación y Catedrático de la Universidad Autónoma de Barcelona Francisco Imbernón Doctor en Ciencias de la Educación y Catedrático de la Universidad de Barcelona Antoni Zabala Director del Instituto de Recursos y de Investigación para la Formación y Profesor del Instituto de Ciencias de la Educación de la Universidad de Barcelona Diseño pedagógico y edición Universidad de Barcelona Virtual Diseño gráfico Xavi Xargay
  3. 3. Presentación En los últimos años, la convicción acerca de lo crucial que resulta el rol que ejerce el director o directora en los Centros Educativos, ha logrado instalarse en los discursos y el accionar de los sectores y actores involucrados en el quehacer pedagógico. Reconociendo que el logro de los objetivos del sistema educativo depende de la con- fluencia de diversos factores, no puede negarse que el desempeño del director o direc- tora es decisivo para generar al interior del Centro Educativo, tanto un clima favora- ble para el aprendizaje así como una gestión efectiva que posibilite la optimización de los recursos. El Ministerio de Educación concreta su interés por el mejoramiento de la función directiva, ofreciendo a los directores y directoras de nuestro país la oportunidad de desarrollar las competencias que su rol de líder educativo demanda. Competencias que pueden agruparse en torno a cuatro ámbitos de la gestión : institucional, organi- zacional, curricular y de recursos. Este programa de formación contribuirá al desarrollo profesional de estos actores, cuyos desafíos al interior y exterior de las instituciones que lideran demandan de ellos y ellas una serie de competencias acordes con los desafíos que enfrentan hoy en día las instituciones educativas. En este proceso formativo la experiencia que, como directores y directoras en servicio tienen, es punto de partida para la reflexión de su práctica y su perfeccionamiento. Así mismo la autoformación se convierte en una opción que, de manera permanen- te, permitirá el mejoramiento continuo de la función directiva que cada líder educa- tivo ejerce. La presencia en jornadas formativas, la lectura individual de módulos y bibliografía especializada así como la participación en círculos de estudio, posibilita- rá un proceso formativo donde el estudio, la autoformación y la experiencia provo- quen líderes competentes y comprometidos con la calidad educativa. Ing. Rolando Ernesto Marín Coto Licda. Matilde Guerra de Quintana Ministro de Educación Viceministra de Educación
  4. 4. Índice Gestión de los Recursos Introducción . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .9 Tema 1: Gestión administrativa y económica . . . . . . . . . . . . . . . . . . .11 Tema 2: El sistema relacional . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .85 Bibliografía . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .157
  5. 5. Introducción Éste es el módulo dedicado a la gestión de los recursos de los centros educativos. El perfil de director de un centro educativo requiere tener una visión general, ejemplificada y detallada de los procesos de gestión más relevantes que se dan en un centro educativo, tanto de los administrativos como de los relacionales. En el primer caso, se trataría de los procesos de gestión administrativa y económica de los recursos materiales así como de los servicios; en el segundo, se trataría de los procesos de gestión de los recursos humanos desde una perspectiva relacional. Éstos dos ámbitos de la gestión serán las dos temáticas que nos ocuparán en este módulo y que les presentamos a continuación. La primera unidad, quot;Gestión administrativa y económica de los recursosquot;, pone el acento en presentar un sistema de gestión coherente con el nuevo modelo de centros autónomos, basados en la participación, autonomía y más responsabili- dades, tanto administrativas como económicas. Alejarse del modelo burocratiza- do de administración escolar, implica reflexionar sobre cómo deben ser los cen- tros educativos. A su vez, será necesario familiarizarse con los conceptos y marcos teóricos de referencia, diferenciar los conceptos básicos y argumentar los princi- pios; le será muy útil para tener un bagaje general de los contenidos. Una vez esta- blecidas las ideas más globales, le invitamos a descubrir el mundo de la organiza- ción administrativa, que pretende ser participativa, flexible, eficaz y, sobre todo, estar al servicio de la educación y no de la burocracia. Familiarizarse con los dife- rentes tipos de actividades administrativas y económicas y sus herramientas de gestión más comunes, así como comprender los procesos básicos que se dan, les proporcionará los recursos para pensar en la secretaría como una unidad funcio- nal que puede aportar mucho en la mejora de la calidad de la educación. La segunda unidad, quot;El Sistema relacionalquot;, pretende aportar elementos para poder intervenir y actuar de forma adecuada en problemáticas que giran en torno a la participación, la motivación, los conflictos o en la forma de tomar las deci- siones. Para ello, deberá conocer el marco teórico en el que se sitúa el sistema rela- cional con la finalidad de tener una perspectiva global y sistémica. Se intenta que
  6. 6. profundice en los aspectos fundamentales que influyen en el sistema de interrela- ciones de un centro educativo y pueda actuar para cambiarlos, para lo que debe- rá analizar y diagnosticar los problemas que habrá de resolver en un futuro, últi- mo propósito que pretendemos con esta unidad. En definitiva, se tratará de ges- tionar los recursos humanos del centro desde una perspectiva relacional y fomen- tar los procesos de participación desde la gestión y la dirección.
  7. 7. Gestión de los Recursos 4 Tema 1 Gestión administrativa y económica
  8. 8. Índice Gestión administrativa y económica Objetivos del tema . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .15 Mapa conceptual del tema . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .17 1. Marco general y conceptos fundamentales . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .19 1.1. Análisis del estado de la cuestión . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .20 1.1.1. El sistema administrativo de la educación al servicio de los ciudadanos . . . . . . . .20 1.1.2. La gestión administrativa y económica se encuadra en el procedimiento administrativo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .23 1.1.3. La gestión administrativa y económica se formaliza en documentos administrativos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .23 1.2. Organizar, gestionar y administrar los centros educativos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .24 1.3. La gestión administrativa y económica en el modelo de centro autónomo . . . . . . . . . .26 2. La gestión de los procedimientos administrativos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .29 2.1. La ordenación de la actividad administrativa de los centros educativos . . . . . . . . . . . .30 2.1.1. Un modelo de distribución funcional . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .30 2.1.2. Un modelo de distribución espacial . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .33 2.2. Las actividades de gestión administrativa y económica . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .36 3. Actividades de gestión administrativa . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .39 3.1. Actividades de registro; archivo y custodia documental y certificación . . . . . . . . . . . .39 3.1.1. El registro de entradas y salidas de documentos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .39 3.1.2. El archivo y la custodia documental . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .42 3.1.3. Las certificaciones y constancias . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .46 3.2. Actividades administrativas en relación con los órganos colegiados del centro educativo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .50 3.2.1. Funcionamiento general de los órganos colegiados de los centros educativos . . . .51 3.3. La gestión administrativa de los recursos materiales . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .56 3.3.1. Actividades de gestión de los recursos materiales . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .56 3.3.2. El inventario . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .57 4. Actividades de gestión académico-administrativa . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .63 4.1. Gestión académico-administrativa del alumnado . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .63 4.1.1. La matrícula . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .63 4.1.2. La evaluación . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .64 4.2. Gestión administrativa de los servicios de la institución . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .65 Gestión de los Recursos 13
  9. 9. 5. Actividades de gestión económica y financiera . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .67 5.1. El proceso presupuestario . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .69 5.1.1. El diseño o configuración de las prioridades y partidas . . . . . . . . . . . . . . . . . . .71 5.1.2. Ejecución del presupuesto . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .73 5.1.3. Cierre presupuestario . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .77 Síntesis del tema . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .83 14 Formación de Directoras y Directores de Centros Educativos
  10. 10. Objetivos • Argumentar las ideas más importantes en las que se basa el nuevo modelo de centros autónomos desde una perspectiva analítica y sistémica. • Reflexionar sobre cómo se puede mejorar la calidad de la educación a través de pro- cesos de gestión administrativa. • Diferenciar entre conceptos como organizar, gestionar y administrar. • Identificar todas las actividades administrativas que se realizan en el seno del centro educativo escolar. • Aproximarse a las herramientas de gestión más usuales, y conocer su funcionamien- to y finalidades básicas. • Distinguir las fases del proceso presupuestario y aplicarlas a la práctica. • Relacionar las tareas y actividades de gestión con los responsables tanto legalmente como en el momento de la ejecución. • Diseñar la organización administrativa de los centros en áreas o zonas de trabajo. • Conocer las funciones básicas de la organización administrativa de los centros. • Reflexionar sobre la necesidad de incluir elementos para la participación activa de todos los sectores de la comunidad con el fin de responder a las necesidades sociales del entorno. • Familiarizarse con la documentación administrativa más común en los centros edu- cativos. • Llevar el control del inventario de forma adecuada. • Usar correctamente los libros de contabilidad. Gestión de los Recursos 15
  11. 11. • Valorar la importancia que tiene en la gestión y administración de los centros las líneas marcadas en el Proyecto Educativo Institucional y en sus correspondientes planes anuales. • Realizar la gestión de los recursos económicos del centro de una forma transparen- te y coherente con la filosofía del centro. • Ver de forma general el proceso de gestión administrativa y valorar la importancia de cada una de las tareas que se desarrollan. 16 Formación de Directoras y Directores de Centros Educativos
  12. 12. Mapa Conceptual Sistema centralizado Administración (regula el derecho a la educación) Sistema descentralizado y desconcentrado Autonomía en toma de decisiones Sistema educativo (organiza y estructura el Orienta y construye CENTRO EDUCATIVO AUTÓNOMO servicio educativo general) su propia acción Se gobierna por: Implica responsabilidad Centro educativo y participación (presta el servicio educativo) Proyecto educativo institucional Alumno (ejerce el derecho de educación) Plan anual de trabajo Desarrollo de las tareas de gestión administrativa y económica Organización administrativa Ejecuta tareas, Utiliza herramientas del centro procesos y actividades de gestión y control (unidad funcional) Tipo de actividades Libro de registro de entradas y salidas Procesos de gestión de la documentación Impresos estándares de solicitud y tramitación del certificado Actividades de gestión administrativa Modelos de convocatoria Apoyo a los órganos colegiados y de actas Recursos materiales Libro de inventario Actividades de gestión Alumnado académico-administrativa Servicios Registro de Otros Ingresos y Egresos de Fondos Libro de ingresos y gastos Libro de caja chica Modelo informe de rendición Actividades de gestión de cuentas Proceso presupuestario económica y financiera Encuesta de evaluación Gestión de los Recursos 17
  13. 13. Marco general y conceptos fundamentales 1 Los sistemas educativos están afrontando cambios sustanciales en su orientación y en su adminis- tración como consecuencia de las profundas transformaciones sociales, culturales, científico-tecno- lógicas y económicas actuales que exigen un incremento en la calidad de la prestación del servicio público de educación a la ciudadanía. La necesidad de conseguir mayores niveles de calidad requiere actuar sobre diversos aspectos: cam- bios curriculares, cobertura de la escolarización, infraestructuras, formación del profesorado, etc., pero siempre exige mejorar la eficacia en la gestión de los recursos disponibles y en la administra- ción de los centros escolares. Algunos de los elementos definitorios de la administración de los sistemas educativos en la actuali- dad apuntan a su descentralización y desconcentración, lo que supone un paulatino desplaza- miento de la gestión de los recursos desde otras unidades externas hacia los propios centros escola- res y, por consiguiente, a una mayor corresponsabilidad de los centros educativos en la gestión de sus recursos humanos, materiales y funcionales. Se configura un nuevo modelo de centro educativo dotado de mayor autonomía, que pueda ofrecer un ser vicio público de educación de más calidad. Un nuevo modelo de centro que: • Está ligado al contexto para proporcionar soluciones válidas a las necesidades socia- les de su propio entorno. • Requiere la participación e implicación activa de los diferentes sectores de la comunidad. • Necesita el imprescindible apoyo institucional de las diferentes autoridades. En este sentido, uno de los programas de modernización institucional del Ministerio de Educación, el quot;Fortalecimiento de la administración y organización escolarquot; pretende el quot;desarrollo de meca- nismos para alcanzar una dirección y administración de calidad en los centros educativos, a fin de mejorar los logros de aprendizaje de los alumnos/as, una gestión por resultados y la autonomía esco- larquot;. El apoyo de la gestión local a través de los Consejos Directivos Escolares (CDE) o de las Gestión de los Recursos 19
  14. 14. Asociaciones Comunales para la Educación (ACE-EDUCO) y Consejos Educativos Católicos Escolares (CECE), que para una mayor comprensión, en adelante les llamaremos modalidades de administración escolar local, es un exponente de una de las líneas estratégicas del MINED que tiene su continuación en el objetivo de fortalecer la formulación, implementación y monitoreo de Planes Educativos Institucionales de los centros educativos. La progresiva autonomía de los centros escolares, en beneficio de una acción educativa cohe- rente, permite que cada institución delimite explícitamente aquello que pretende y lo que se propone hacer para conseguirlo, expresándolo en sus planes educativos institucionales. Por ello, la realización de las tareas de organización, administración y gestión deben ser reorienta- das en consonancia con el modelo de centro autónomo y bajo criterios de eficacia. En ese nuevo marco, la gestión administrativa y económica adquiere un papel mucho más relevan- te que el que tradicionalmente desempeñaba en la administración burocrática. No debe limitarse a la ejecución de rutinas, sino que debe integrarse en el proceso de gestión global de la institución. Por otro lado, el carácter descentralizado y el reconocimiento de la autonomía de los centros edu- cativos debe ser compatible con la necesaria coordinación y unidad del sistema educativo. Las instituciones escolares, más allá de su dimensión interna propia, están integradas en la red de unidades básicas que conforman el sistema educativo, para prestar el servicio público de educación que exige la sociedad en la que están inmersos. Un servicio público que conlleva la necesidad de gestionar, ordenar y coordinar debidamente este conjunto de actuaciones institucionales y que exigirá con frecuencia la constancia escrita, median- te sistemas, modelos y técnicas de gestión propios de los procesos y procedimientos administrati- vos y de sus resultados. La gestión administrativa y económica debe entenderse como un medio o un instrumento de apoyo a la gestión del Proyecto Educativo Institucional, considerándola al servicio de los pro- cesos de enseñanza y aprendizaje que son los que justifican la escuela como institución social. 1.1 Análisis del estado de la cuestión A continuación profundizaremos en la justificación y el papel de la gestión administrativa y eco- nómica en el conjunto de los sistemas educativos, con la pretensión de contribuir a la ubicación y comprensión global de esta temática. 1.1.1. El sistema administrativo de la educación al servicio de los ciudadanos Los procesos de gestión administrativa y económica que se realizan en los centros educativos, más allá de sus características concretas y contextos específicos, están afectados por otras realidades más amplias en las que se encuentran inmersos como, por ejemplo las que listamos a continuación. 20 Formación de Directoras y Directores de Centros Educativos
  15. 15. • Los principios y valores sociales sobre la educación. • La regulación general del sistema educativo. • La modalidad de administración escolar local en la que se integra cada centro. • El modelo reglado de gobierno de los centros. • Los niveles legislados de autonomía de gestión. • La propia práctica experiencial. • Las culturas administrativas específicas en cada caso. Por ello, el sistema administrativo de la educación debe contemplarse en el marco amplio del siste- ma legislativo en su conjunto. El marco jurídico de la Educación en El Salvador, constituido básicamente por: • La Constitución de la República. • La Ley General de Educación (1996). • La Ley de la Carrera Docente (1996). • La Ley de Educación Superior (1995). • Otras leyes relacionadas con la gestión administrativa. Además, otras disposiciones que las desarrollan, velan por el derecho a la educación de los ciuda- danos y delimitan las políticas de acceso. Así, el Artículo 5 de la Ley General de Educación estable- ce que quot;La educación Parvularia y Básica es obligatoria y juntamente con la Especial será gratuita cuan- do la imparta el Estadoquot;. La educación se convierte, en dichas etapas, en un derecho y en un deber, cuyo ejercicio implica definir las relaciones entre el ciudadano y el estado y, a su vez, prestar el servicio educativo a través de las instituciones públicas educativas. Para comprender estas relaciones se necesita una perspectiva de conjunto que considere las caracte- rísticas y los fundamentos de éstas. Ello nos lleva a adoptar una óptica global y sistémica de análi- sis que permita contemplar la interrelación entre los diferentes elementos y factores implicados. Como puede verse en la figura 1, tiene tres grandes vertientes: • La relación Administración educativa-ciudadano usuario del servicio educativo. • La relación centro educativo-Administración educativa. • La relación alumno-centro educativo, institución prestataria del servicio educativo. La gestión administrativa y económica de los centros educativos tiene como referente el derecho a la educación. Este derecho y el de la igualdad son los principios básicos que presiden y conforman las condiciones específicas de índole jurídico-administrativo para que tal derecho pueda y deba ejercerse por los ciudadanos. La responsabilidad de la regulación y de la prestación del servicio educativo a los ciudadanos recae en la Administración educativa. Se establece, por ello, una relación entre el ciudadano titular del derecho a la educación y la Administración responsable de facilitarle el ejercicio de ese derecho. Gestión de los Recursos 21
  16. 16. SISTEMA EDUCATIVO: MARCO GENERAL DE REGULACIÓN DE LA EDUCACIÓN ADMINISTRACIÓN EDUCATIVA CENTRO EDUCATIVO: UNIDAD ORGANIZATIVA Y FUNCIONAL QUE PRESTA EL SERVICIO EDUCATIVO ALUMNO: CIUDADANO TITULAR DEL DERECHO A LAEDUCACIÓN Figura 1. El marco sistémico de la gestión administrativa y económica de los centros educativos El centro escolar es un mediador en la relación entre la Administración educativa y los ciudadanos. El ejercicio del derecho a la educación se realiza socialmente, en el centro educativo. La unidad básica del sistema escolar, el eslabón entre la Administración y el ciudadano-usuario, es el centro educativo que se convier te así en un instrumento mediador y facilitador del ser vicio público educativo. Como consecuencia, la actividad de los centros docentes está regulada con carácter general en múl- tiples aspectos desarrollados en las citadas Ley General de Educación y Ley de la Carrera Docente, como son: • Los procesos de acceso y permanencia de los alumnos que deberán ser coherentes con el dere- cho a la educación. • El currículum prescriptivo que debe cursarse en las diferentes etapas, ciclos y modalidades edu- cativas. • La certificación de los estudios cursados por los alumnos y las titulaciones a que dan lugar. • Los requisitos mínimos que deben reunir los centros docentes y las titulaciones del profesora- do, etc. La gestión administrativa y económica de los centros educativos responde a su condición de ele- mentos integrantes del sistema educativo. Desde esta perspectiva global, si cada centro educativo singular es un elemento integrante del sistema educativo, entonces las relaciones centro-Ad- ministración también están reguladas. Además, como los centros están financiados con fondos públicos, una parte importante de su gestión está referenciada en leyes y otras normativas comple- mentarias. 22 Formación de Directoras y Directores de Centros Educativos
  17. 17. 1.1.2. La gestión administrativa y económica se encuadra en el procedimiento administrativo El procedimiento administrativo señala los modos de relación entre Administración y administrados. Es decir, la actuación de la Administración está sometida al procedimiento administrativo, que ordena el conjunto de actuaciones que deben llevarse a cabo desde la Administración en su relación con los administrados (instituciones o personas físicas), para obtener la mayor eficacia posible, y desde el sometimiento al principio de legalidad. Es obvia la diferente situación en la que se encuentran ambas partes en sus habituales relaciones; el ciudadano es el más débil. Por ello, el procedimiento administrativo es de tipo garantista. Es decir, pretende proteger al ciudadano frente a la poderosa maquinaria administrativa y evitar la posible indefensión (establece caminos para su defensa, si conviene) propiciando la igualdad de derechos y deberes de todos los ciudadanos. Desde el derecho administrativo se contempla el procedimiento administrativo como el conjunto de actuaciones que obligatoriamente ha de seguir un órgano, centro o unidad de la Administración escolar en su relación formal con los administrados, constituyen- do así el camino reglado de la serie de actos en que se concreta la actuación adminis- trativa. En suma, el procedimiento administrativo obliga a la propia Administración esco- lar y confiere garantías y defensa a los administrados. 1.1.3. La gestión administrativa y económica se formaliza en documentos administrativos Una característica relevante del procedimiento administrativo es que muchas de sus actuaciones se sustancian y formalizan en documentos administrativos que les otorgan carácter oficial. Las razo- nes que explican y justifican la existencia de un amplio repertorio de procesos de gestión docu- mental se basan en que la actividad desarrollada en los centros educativos requiere, en muchas oca- siones, la constatación y la validación documental, bien sea: • De la Administración al ciudadano (por ejemplo, el centro certifica la superación de una determinada etapa educativa). • Del ciudadano ante la Administración (por ejemplo, el interesado presenta el Libro de fami- lia para acreditar el número de hermanos a efectos de la contribución económica). • Entre unidades de las administraciones (por ejemplo, el centro presenta la Cuenta de Gestión económica ante la correspondiente unidad de la Administración). Es necesario que dichos procesos documentales y los documentos en que éstos se formalizan, reú- nan características de univocidad, de simplificación o economía de medios y de validez generaliza- da ante los diferentes organismos y las múltiples circunstancias de los interesados. Por ello, esta Gestión de los Recursos 23
  18. 18. gestión administrativa documental es de carácter tipificado y fuertemente estandarizado en torno a modelos genéricos para cada una de las diferentes actuaciones. Los modelos pueden provenir: • De prescripciones normativas (por ejemplo, los modelos oficiales de justificación de la gestión eco- nómica). • De la propia práctica y tradición administrativa (los modelos de inventario, entre otros). ! Lea con atención la siguiente frase: quot;La educación es un derecho y un deber cuyo ejercicio implica definir las relaciones entre el ciudadano y el estado y, a su vez, prestar el ser vicio educativo a través de las instituciones públicas educativas.quot; Seguidamente, reflexione a par tir de las cuestiones planteadas: • ¿Recuerda qué vertientes de relaciones se dan entre el ciudadano y el Estado? Busque las diferencias de cada una de las vertientes e intente explicar el papel que tiene el centro edu- cativo en cada una de ellas. • ¿Cómo se relaciona la gestión administrativa de los centros con el derecho a la educación? 1.2 Oganizar, gestionar y administrar los centros educativos Desde diferentes enfoques, contextos y campos de actuación se atribuyen significados diversos a los términos organizar, gestionar y administrar. Conviene delimitar el alcance que, para nosotros, tienen estos términos y qué entendemos por organizar, gestionar y administrar, desde la perspecti- va específica que supone la actividad de un centro escolar (figura 2). GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y ECONÓMICA Organizar Diseñar y ordenar metas Administrar bienes y gestionar servicios Ejecutar actuaciones para Gestionar ateniéndose a las normativas conseguir metas Se utilizan técnicas de gestión Cuidar de forma eficiente Flexible e innovadora: adaptada a las necesidades Administrar los bienes existentes para conseguir las metas Gestión integral: orientada a la mejora global Figura 2. Diferencias conceptuales entre organizar, gestionar, administrar y gestión administrativa. 24 Formación de Directoras y Directores de Centros Educativos
  19. 19. ORGANIZAR LOS CENTROS EDUCATIVOS Se organiza un centro educativo cuando se ordenan, se relacionan y se estructuran los diver- sos elementos y recursos de que se dispone, en aras a la consecución de los fines y objetivos consensuados y/o atribuidos a la institución como tal, de la manera más eficaz posible. Corresponde a esta delimitación del concepto de organizar, de forma preferente, la de diseñar las metas y ordenar las estructuras internas del centro. Las acciones de organizar se concretan crean- do estructuras determinadas, también llamadas estructuras organizativas. GESTIONAR LOS CENTROS EDUCATIVOS Se gestiona el centro educativo cuando se ejecutan y se realizan las actuaciones que se derivan de las metas que se quieren conseguir y de la estructura organizativa. Así pues, desde esta perspectiva, gestionar forma parte del proceso organizativo anterior, del que es subordinado. Puede asimilarse, en este sentido, con la realización de las tareas que conforman el funcionamiento general del centro en sus diversos ámbitos de actividad. También puede atribuirse a la gestión todo lo referente al funcionamiento y acciones sobre la estructura organizativa, pre- viamente señalada. ADMINISTRAR LOS CENTROS EDUCATIVOS Se administra el centro educativo cuando se cuidan y utilizan los bienes de una insti- tución de forma diligente y eficaz. Desde esta perspectiva, con frecuencia se identifica la acción de administrar los centros con las ruti- nas propias de la quot;burocraciaquot;, con quot;el manejo de papelesquot;, fuertemente impregnado de connota- ciones peyorativas. Por ello, el alcance de quot;administrarquot; que adoptaremos será el relacionado sólo con determinadas actuaciones identificadas como de gestión administrativa y económica. Mientras que el alcance de administrar remite a cuidar de forma eficiente los bienes exis- tentes (se administra lo dado), la gestión administrativa (o gestión integral, más común- mente) abarca más, pues pretende actuar más allá (transformando la realidad, innovando o cambiando lo instituido desde una concepción global y holística del centro educativo). Es decir, permite pasar de una perspectiva de escuela administrada (burocráticamente) a otra nueva de escuela gestionada (de forma emprendedora) aportando una dimensión mayor y proponiendo la modifi- cación, si es conveniente, de las propias estructuras, en cuanto resulten rígidas y poco adecuadas. Gestión de los Recursos 25
  20. 20. Para comprender el concepto de gestión administrativa y económica en el sentido que preferente- mente vamos a utilizar, nos ayudará ver dos definiciones del mismo término: 1. Se entiende por gestión administrativa y económica la realización de actividades siguiendo téc- nicas genéricas de gestión, procesos, procedimientos y mecanismos habituales en este dominio (técnicas contables, archivísticas, de gestión informática,...). 2. Otra definición más limitada del concepto de gestión administrativa es considerarla una manera especial de gestionar que toma como referente la legislación, la normativa, los regla- mentos, las disposiciones y los denominados procedimientos administrativos del ámbito de actuación sobre los bienes y servicios públicos. Utilizaremos el concepto de gestión administrativa y económica (o gestión integral) englobando tanto los aspectos reglamentados -y con referentes normativos- como algu- nos otros, básicamente de tipo técnico, que no lo están. ! Responda a las siguientes preguntas: • ¿Con qué conceptos relacionaría quot;diseñar las metasquot;, quot;ejecutar y realizar actuaciones para conseguir las metasquot;, y quot;cuidado de los bienesquot;? • ¿Cuál es el matiz que establece la diferencia entre quot;administraciónquot; y quot;gestión administra- tiva y económica (o gestión intregral)”? • ¿Sería razonable decir que el concepto de gestión administrativa y económica que finalmente utilizaremos engloba, de alguna manera, las dos definiciones que se aportan? ¿Por qué? 1.3 La gestión administrativa y económica en el modelo de centro autónomo La mayor parte de los sistemas educativos actuales presentan una orientación decantada hacia el aumento de la autonomía de gestión de los centros escolares, con el objetivo de que dicha autono- mía institucional mejore la eficacia. Las diferentes leyes y normas aprobadas en los últimos tiempos en El Salvador explicitan y confir- man el interés por aumentar progresivamente la autonomía de los centros educativos. En el modelo de centro autónomo, cada centro educativo se concibe como singular, en fun- ción de las características específicas de su entorno, de sus alumnos y padres, de su pro- fesorado y, también, de sus aspiraciones, necesidades, posibilidades y limitaciones. Las características más destacables que debería reunir en esta nueva concepción de institución esco- lar autónoma quedan reflejadas en la figura 3. La organización de un centro escolar estará condicionada por las características del sistema educa- tivo en el que está inmerso. En la figura 4, se pueden comparar los papeles que tiene un centro edu- cativo en un sistema centralizado y en uno descentralizado. 26 Formación de Directoras y Directores de Centros Educativos
  21. 21. GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y ECONÓMICA • Comunidad escolar como constructora de la institución • Existencia de un Proyecto Educativo Institucional • Autonomía en la orientación y en la gestión propio • Autorresponsabilidad y autoevaluación • Orientación a la innovación y al cambio • Abierto y ligado al entorno • Orientación a la calidad y a la gestión eficaz • Participación y trabajo en equipo para construir el • Liderazgo directivo consenso Figura 3. Características del modelo de centro autónomo. PAPEL DEL CENTRO ESCOLAR SEGÚN SISTEMAS EDUCATIVOS En sistemas educativos centralizados En sistemas educativos descentralizados • El modelo de centro y la acción educativa se • Los centros construyen su propia acción educativa consideran dependientes estrictamente de los • Tienen la responsabilidad fundamental sobre el dictados de instancias superiores de la administración desarrollo de los procesos educativos • Suele ser el de mero reproductor de las decisiones de • Potencian y redimensionan el papel de la comunidad la política educativa escolar • Procede como un implementador de prácticas • Fomentan la participación democrática educativas repetitivas y estandarizadas • Se responsabilizan de la orientación y eficacia en la prestación del servicio educativo Figura 4. Comparación entre sistemas educativos centralizado y descentralizado. Una escuela autónoma, con un mayor margen de actuación, debe también asumir un mayor grado de responsabilidad sobre las tareas que desempeña y sobre la gestión de los recursos públicos. La capa- cidad de autogobierno participativo, de autoresponsabilidad y de autoevaluación es, siempre, la otra cara de la moneda en cualquier proceso de libertad y de autonomía, y ello implica generalmen- te, el establecimiento de procedimientos para la evaluación interna y externa del sistema educativo, de los centros escolares y de la función docente. A su vez, los órganos de gobierno y de participación (dirección, subdirección, consejo directivo escolar, consejo de profesores, asociación comunal para la educación, Consejos Educativos Católicos Escolares, etc.) desempeñan un papel fundamental y sus funciones se consideran de gran importancia para lograr un funcionamiento eficaz. Una vez presentado el marco teórico de referencia en el que discurren los contenidos de esta uni- dad, aclarados conceptos esenciales para desarrollar el tema de la gestión administrativa y econó- mica, profundizaremos, en el siguiente capítulo, en las funciones y tareas de administración y ges- tión de los centros, concretamente en las funciones específicas de la secretaría de los centros edu- cativos. Estas tareas de gestión son las que obedecen a las relaciones entre el centro educativo, la Administración y el ciudadano. Gestión de los Recursos 27
  22. 22. ! Repase mentalmente las características y el papel fundamental de un centro educativo autónomo. • ¿Lo ha situado dentro del sistema educativo descentralizado? ¿Por qué? • ¿En que se diferenciaría de un centro con un sistema educativo centralizado? Resumen El nuevo modelo de centro educativo forma parte de un sistema educativo que apunta a la descentralización y desconcentración, y se caracteriza por tener una mayor autonomía y una finalidad fundamental: mejorar la calidad del servicio público de educación. El modelo de centro autónomo concibe cada centro como singular, ya que está ligado al contexto social. La capacidad de autogobierno implicará la participación de toda la comu- nidad educativa y, a su vez, nuevos tipos de relación entre el centro, las instancias supe- riores del sistema educativo y los ciudadanos. En este modelo, el fortalecimiento de la gestión administrativa y económica será vital e implicará diseñar un nuevo modelo de dicha gestión, puesto que ésta tendrá un papel mucho más relevante del que tradicional- mente ha asumido de forma burocrática. En este marco, el nuevo modelo de gestión administrativo tendrá las siguientes premisas: • Estar al servicio de los ciudadanos. • Basarse en el derecho constitucional a la educación. • Ser mediador entre la Administración educativa y el ciudadano. • Se enmarca dentro del procedimiento administrativo de tipo garantista. • Se formaliza en documentos administrativos. quot;Organizarquot;, quot;gestionarquot; y quot;administrarquot; son términos muy utilizados en gestión adminis- trativa y es importante saber diferenciarlos para comprender el concepto de gestión admi- nistrativa, que usaremos con connotaciones determinadas en el marco de la quot;gestión inte- gralquot; y, por tanto, englobando la realización de actividades técnicas de gestión y aquellas que están sujetas a aspectos reglados y normativos, orientados a la mejora y la transfor- mación de la realidad del centro. Ése es, precisamente, el reto de este nuevo modelo de gestión: pasar a un enfoque de gestión integral y dejar atrás el modelo de escuela cen- tralizada y administrada burocráticamente. 28 Formación de Directoras y Directores de Centros Educativos
  23. 23. La gestión de los procedimientos 2 administrativos La administración de un centro educativo comprende la realización de tareas relativas a las finanzas, la administración de recursos humanos y de recursos materiales (man- tenimiento, inventario y optimización del uso de los recursos) y a determinados proce- dimientos de comunicación. De acuerdo a las leyes vigentes, la administración de los centros es responsabilidad de las diferentes modalidades de administración escolar local (en la que participan, el director, subdirector, profeso- res, padres y madres de familia y estudiantes) y el director actúa como presidente y representante legal. La Ley de la Carrera Docente, en lo referente a la celebración de actos y contratos de acuerdo a la ley e instructivos emanados por el MINED regula dichos aspectos en los artículos que se mues- tran en la figura 5. Ley de la Carrera Docente Artículo 43 La estructura administrativa de los Centros Educativos Oficiales la integran los directores, los subdirectores y el consejo directivo escolar. Artículo 72 La gestión de los procesos debe estar acordado por el consejo directivo escolar. Artículo 48 El Director debe: • Velar por la integración y el funcionamiento del consejo directivo escolar, consejo de profesores y consejo de alumnos. • Coordinar, junto con los tres consejos, quot;las actividades administrativas y técnicas propias de cada organismo para el buen funcionamiento del centro educativo, respetando los procedimientos legales establecidosquot;. Figura 5. Extracto de artículos de la Ley de Carrera Docente. Gestión de los Recursos 29
  24. 24. Las atribuciones sobre la gestión administrativa y económica corresponden a la dirección del centro y al consejo directivo escolar y a las diferentes modalidades de administración esco- lar local. Además de la actividad administrativa, función básica de la organización administrativa, su fun- cionamiento debe orientarse claramente a favorecer y dar soporte a la actividad pedagógica y for- mativa del centro. En este sentido, se debe evitar que la lógica burocrático-administrativa dificulte la actividad peda- gógico-formativa y, en todo caso, debe intentarse que la actividad administrativa sirva de apoyo, impulso y motor a todas las actividades del centro educativo. 2.1 La ordenación de la actividad administrativa de los centros educativos La ordenación interna de la actividad administrativa debe adecuarse, en cada caso, a las caracterís- ticas específicas del centro como, por ejemplo: • Al tamaño y volumen de actividad administrativa (número de alumnos y profesores, existencia de comedor y transporte escolar, centros rurales, centros urbanos, urbanos marginales, etc.). • Al régimen de horarios de los diferentes estudios que se imparten (matutino, vespertino y/o nocturno). • Al personal disponible. La organización y coordinación de la actividad administrativa es competencia del direc- tor en tanto que responsable directo de ésta. Si partimos de la premisa de que la organización administrativa debe adecuarse a las particularida- des de cada centro, cabe considerar un modelo genérico de ordenación que atienda a: • Una distribución funcional (cómo se organiza según los tipos de tareas). • Una distribución espacial (cómo se organiza en el espacio físico disponible). 2.1.1. Un modelo de distribución funcional En la organización de la actividad administrativa es conveniente establecer una departamentaliza- ción por áreas de trabajo funcional de acuerdo con los diferentes aspectos y ámbitos de gestión pro- pios implicados en la administración de un centro escolar. A partir de ahí, pueden considerarse cinco diferentes áreas de gestión de la organización administrativa, tal como queda reflejado en la figura 6. 30 Formación de Directoras y Directores de Centros Educativos
  25. 25. ÁREAS FUNCIONALES DE LA ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA DEL CENTRO EDUCATIVO Registro y archivo de documentos Relaciones y comunicaciones institucionales Atención e información al público Soporte a las actividades educativas Gestión académico-administrativa Figura 6. Áreas funcionales de la organización administrativa del centro educativo. FUNCIONES DE REGISTRO Y ARCHIVO DE DOCUMENTOS Unas de las funciones básicas de la organización administrativa son: • Registrar, ordenar, clasificar y archivar documentación. • Tener a disposición de las personas y organismos toda la documentación administra- tiva, económica y académica que pueda ser requerida. Existen dos herramientas fundamentales para la gestión de la documentación: 1. EL REGISTRO DE ENTRADAS Y SALIDAS 2. EL ARCHIVO SIRVE PARA • Dar constancia escrita y detallada de la • Ordenar documentación relevante que conlleva la • Consultar actividad del centro • Recuperar eficaz y diligentemente la documentación requerida Figura 7. Utilidades del registro y del archivo. FUNCIONES DE ATENCIÓN E INFORMACIÓN AL PÚBLICO Todos los centros educativos deben prestar un ser vicio al público de atención e infor- mación sobre sus actividades y sobre otros temas de su competencia. Los padres, los alumnos, los profesores o las instituciones pueden dirigirse en todo momento a reca- bar información a la secretaría del centro. A tal efecto, se establecerá el mecanismo más conveniente y el horario más adecuado para la aten- ción directa al público y para la información mediante otros procedimientos eficaces, como el periódico mural, las circulares, la atención telefónica, etc. Gestión de los Recursos 31
  26. 26. INFORMACIONES QUE SE FACILITAN AL PÚBLICO • Planes de estudios • Expedición de títulos • Procesos de acceso • Reclamaciones y recursos • Sistema de becas y ayudas • Certificaciones • Actividades extraescolares • Etc. • Servicios complementarios que presta el centro Figura 8. Ejemplos de informaciones facilitadas en la administración de un centro. FUNCIONES DE RELACIÓN Y COMUNICACIÓN INSTITUCIONAL A través de la organización administrativa se establece la mayoría de las relaciones y las comunica- ciones recíprocas con instituciones, Administraciones públicas, ayuntamiento, inspección educati- va, organismos y, en general, con la comunidad educativa. Los asuntos o temas que motivan estas relaciones son muy diversos (figura 9). TAREAS DE LA ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA DE RELACIÓN Y COMUNICACIÓN INSTITUCIONAL • Comunicaciones oficiales a padres de alumnos • Presentación de documentos oficiales de la gestión • Diligencias de becas y ayudas al estudio económica • Cumplimentación de las estadísticas • Estadísticas • Etc. Figura 9. Ejemplos de tareas relacionales y comunicacionales. FUNCIONES DE APOYO A LAS ACTIVIDADES EDUCATIVAS Y GENERALES DE LA INSTITUCIÓN La organización administrativa también puede y debe prestar ayuda y soporte directo a: • Los miembros de las modalidades de administración escolar local y al Consejo de Profesores en aquellos aspectos relacionados con el ejercicio de sus funciones (siempre y cuan- do lo permitan las lógicas limitaciones derivadas de sus recursos). • Los profesores y a otras unidades orgánicas de la institución mediante los recursos humanos y la infraestructura de que disponga en algunas de las tareas, como las que se muestran en la figura 10. TAREAS DE APOYO A LAS ACTIVIDADES EDUCATIVAS • Realización de los trámites administrativos del seguro, • Reproducción de pruebas y fichas salidas escolares • Escritos y circulares • Facilitación de contactos con instituciones • Etc. Figura 10. Ejemplos de tareas de apoyo. 32 Formación de Directoras y Directores de Centros Educativos
  27. 27. FUNCIONES DE EJECUCIÓN DE LOS PROCESOS ACADÉMICO-ADMINISTRATIVOS Y ECONÓMICOS La organización administrativa también es la unidad orgánica ejecutora de la gestión académica del centro educativo en los diferentes procesos administrativos, como los que se muestran en la figura 11. PROCESOS ACADÉMICO-ADMINISTRATIVOS • Matriculación de alumnos • Certificaciones académicas y personales • Procedimientos administrativos de la evaluación • Traslado de expedientes, expedición de títulos, etc. • Gestión del expediente académico • Actuaciones de gestión económica • Gestión del expediente personal del alumno Figura 11. Actividades y procedimientos académico-administrativos. ! Asigne dos tareas concretas a cada una de las siguientes áreas funcionales de la organiza- ción administrativa: • De registro y archivo de documentos. • De atención e información al público. • De relaciones y comunicaciones institucionales. • De apoyo a las actividades educativas y generales. • De ejecución de los procesos académico-administrativos y económicos. 2.1.2. Un modelo de distribución espacial En la medida en que las posibilidades y limitaciones arquitectónicas de cada centro escolar lo per- mitan, es conveniente que las dependencias dedicadas a la administración del centro faciliten los trámites y consultas que deban realizar los padres, los alumnos, los profesores y el público en gene- ral, así como el trabajo del personal de administración y servicios y los órganos directivos, en su caso. Gestión de los Recursos 33
  28. 28. Por ello, conviene integrar, en un área de servicios del centro, las dependencias de la organización administrativa, delimitadas por criterios operativos de las diferentes zonas de trabajo, como sigue: DISTRIBUCIÓN DE LAS ZONAS DE TRABAJO DE LA ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA Área de producción y elaboración Área de trabajo auxiliar y de reproducción Área de documentación y archivo Área de recepción e información Figura 12. Propuesta de distribución espacial por áreas o zonas. ÁREA DE PRODUCCIÓN Y ELABORACIÓN El área de producción y elaboración es la zona diseñada para atender a las labores buro- cráticas y administrativas habituales. • Características Dispone de las mesas de trabajo, con las máquinas, computadoras y otros recursos y útiles de escri- torio. ÁREA DE DOCUMENTACIÓN El área de documentación es la zona destinada a sistematizar, ordenar y guardar la documentación del centro. • Características Se ubican los armarios, las estanterías y archivadores generales del centro, según unos criterios de clasificación, así como los ficheros con los expedientes académicos y personales. ÁREA DE REPROGRAFÍA El área de reprografía es la zona donde se manipulan documentos, se elaboran y se almacenan para su posterior distribución. 34 Formación de Directoras y Directores de Centros Educativos
  29. 29. • Características y aspectos que se deben considerar - Máquinas auxiliares: fotocopiadoras, multicopistas, encuadernadoras, impresoras, etc., así como mesas de trabajo y estanterías con los materiales necesarios para ello. - Al decidir la ubicación de esta zona, es conveniente pensar en: a) La operatividad. b) Los riesgos que pueden presentar para la salud laboral. Generalmente, se producen ruidos, aumento de temperatura, etc., por lo que hay que pensar en su aislamiento acústico, buena iluminación y suficiente ventilación, entre otras cuestiones. ÁREA DE RECEPCIÓN E INFORMACIÓN El área de recepción e información es la zona destinada a recibir, informar y atender al público en los horarios determinados y hechos públicos. • Características y aspectos que se deben tener en cuenta - La ubicación debe permitir el acceso fácil y estar convenientemente señalizada. - No debe interferir en el funcionamiento habitual del centro. - Debe ser bastante amplia y disponer de mobiliario adecuado (mostrador, banco o sillas, ...). - Es conveniente incorporar estanterías u otros elementos donde se disponga de todo tipo de impresos normalizados y estandarizados para las diferentes gestiones que los interesados deban realizar. - Se recomienda complementar las tareas informativas de atención personalizada con carteles murales y dispositivos similares (en la entrada) que faciliten la difusión de notas, avisos, etc. ! Recuerde la actividad de comprensión anterior en la que debía asignar dos tareas por área funcional. Localice cada tarea en el área espacial donde se llevarían a cabo. Éstas son cuatro: área de producción y elaboración, de documentación, de reprografía y de recepción e información. Gestión de los Recursos 35
  30. 30. 2.2 Las actividades de gestión administrativa y económica Para un mejor tratamiento de las diversas actividades administrativas que se realizan en los centros educativos es aconsejable agruparlas en tres núcleos que presenten cierta homogeneidad. En la figu- ra 13 se muestran los tres grupos con las actividades más representativas de cada uno. ACTIVIDADES DE GESTIÓN 1. ADMINISTRATIVA • Actividades de registro; archivo y custodia documental y certificaciones • Actividades administrativas en relación con los órganos colegiados del centro educativo • Gestión administrativa de los recursos materiales • La matricula de alumnos 2. ACADÉMICO-ADMINISTRATIVA • Gestión administrativa de la evaluación de alumnos • Actividades de gestión administrativa de los servicios de la institución 3. ECONÓMICO-FINANCIERA • El proceso presupuestario (diseño, elaboración y aprobación; ejecución, contabilización, control, cierre y evaluación del presupuesto) Figura 13. Agrupación según tipo de actividades de gestión. En los siguientes capítulos se abordarán cada uno de los grupos y se explicarán los procesos y pro- cedimientos administrativos más usuales. 36 Formación de Directoras y Directores de Centros Educativos
  31. 31. Resumen Para ejecutar todas las tareas de gestión administrativa y económica, los centros educa- tivos se organizan en función de las necesidades de cada centro. El nuevo modelo de cen- tro autónomo implica un modelo de gestión que impulsa una organización administrativa orientada a favorecer y dar soporte a la actividad pedagógica y formativa del centro y ale- jada de la lógica burocrática. Poner en funcionamiento una organización administrativa implica identificar todas las fun- ciones de ésta para organizar las áreas de trabajo funcional; determinar el espacio físico, diseñando las zonas de trabajo con las condiciones adecuadas para realizar las activida- des, y conocer las clases de actividades de gestión administrativas y económicas más comunes. Las actividades de gestión son de diversa índole. Se pueden clasificar de la siguiente forma: • Actividades de gestión administrativa. • Actividades de gestión económica y financiera. • Actividades de gestión académico-administrativa. A partir de las necesidades y características particulares de cada centro, se plantea un posible modelo de organización administrativa, basado en una dimensión funcional (áreas funcionales de trabajo) y en una dimensión espacial (zonas de trabajo). ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA DEL CENTRO ÁREAS FUNCIONALES ZONAS DE TRABAJO • Registro y archivo • Reprografía • Ejecución de procesos de gestión • Documentación • Atención e información al público • Producción y elaboración • Apoyo a actividades educativas y generales • Recepción e información • Relaciones y comunicaciones institucionales Figura 14. Organización administrativa del centro. Gestión de los Recursos 37
  32. 32. Actividades de gestión administrativa 3 En este capítulo se exponen, de forma detallada, las actividades de gestión administrativa más usua- les en los centros educativos. En primer lugar se dará a conocer en qué consisten y cómo se ejecutan las actividades de registro, custodia documental y certificación. A continuación, se identificarán las actividades administrati- vas que son consecuencia del funcionamiento ordinario de los órganos colegiados del centro edu- cativo. Finalmente, se presentarán los instrumentos más comunes para gestionar los recursos materiales, se explicará su funcionamiento y también se hará una propuesta para gestionar los recursos materia- les conforme al modelo de centro autónomo. 3.1 Actividades de registro; archivo y custodia documental y certificación A continuación se tratará de explicar en qué consisten las actividades de registro, archivo y custo- dia documental y certificación así como los procedimientos básicos para realizarlas. 3.1.1. El registro de entradas y salidas de documentos El registro de entradas y salidas de documentos es un procedimiento administrativo de identificación, anotación, archivo y distribución de los documentos que se presenten, se reciban o salgan de la institución. La finalidad de los registros es establecer un sistema coherente, centralizado y unificado de la acti- vidad administrativa de la escuela. Gestión de los Recursos 39
  33. 33. Los pasos y actuaciones para realizar un registro de entrada o salida de un documento se plasman en la figura 15. PASOS PARA EL REGISTRO DE DOCUMENTOS RECEPCIÓN DEL DOCUMENTO 1. Comprobar si debe ser registrado Si es considerado objeto de registro Dar un número de registro 2. Numerar e identificar el documento • Fecha • Origen • Naturaleza o asunto • Destinatario DOCUMENTO DE ENTRADA DOCUMENTO DE SALIDA 3. Sellar el documento y archivar SELLO DE ENTRADA SELLO DE SALIDA • Se archiva el documento • Se cursa el original sellado al original destinatario • Se da una copia sellada al • Se archiva la copia registrada destinatario o interesados 4. Anotar en el libro de registro Se anota en libro de registro Se anota en libro de registro de entrada de salida Figura 15. Fases del registro de un documento. ASPECTOS POR CONSIDERAR • Cuando se asigna un número de registro a cualquier documento se ha de realizar de forma corre- lativa (tanto exteriores a la institución, como de la propia institución que se destinan fuera de ésta, etc.). La numeración se inicia cada primero de año, comenzando por el número 1. • Si es un registro manual, se materializará en un libro de registro de entradas y otro libro de registro de salidas, con las páginas numeradas correlativamente, en cada caso. Si es un registro mecanizado, se utilizará un programa informático y se crearán, también, ámbitos diferencia- dos para las entradas y para las salidas de documentos. • No es necesario registrar los impresos de propaganda ni las comunicaciones sin firma. LOS LIBROS DE REGISTRO El registro suele anotarse, para su control y gestión más eficaz, en los denominados Libros de Registro. A continuación pueden verse dos modelos de libros de registro de entradas y salidas. 40 Formación de Directoras y Directores de Centros Educativos
  34. 34. LIBRO DE REGISTRO DE ENTRADAS nº de orden fecha fecha del origen o asunto/ destinatario cursado/ observaciones de entrada documento procedencia extracto copia a: LIBRO DE REGISTRO DE SALIDAS nº de orden fecha fecha del destino remitente/ asunto/ cursado/ observaciones de salida documento dirigido a origen extracto copia a: EPÍGRAFES DESCRIPCIÓN DEL CONTENIDO Número de orden de Se numeran los documentos en orden correlativo (generalmente se inicia nueva entrada/salida numeración cada año natural) Fecha de entrada/salida Consignación de la fecha del día en que se realiza el asentamiento, que deberá coincidir con la de entrada o salida Fecha original del documento Consignación de la datación o fecha original que tiene el documento • Procedencia u origen Deberá anotarse la institución u organismo que remite el documento o al que del documento de entrada se dirige • Destino del documento de Se hará constar el nombre y apellidos y el cargo, si es pertinente, que ocupa en salida la institución la persona que remite o a la que se dirige y se envía el documento Asunto/extracto del contenido Descripción escueta del contenido general del documento (resumiéndolo con un sintagma indicativo, siempre que sea posible) • Destinatario del documento Se hace constar el cargo o el órgano del centro a quien viene dirigido el de entrada documento de entrada, si es pertinente • Remitente del documento de Se hace constar la persona y el cargo que ocupa en la institución a quien se salida dirige y envía el documento de salida Cursado/copia a Se especifica qué curso se ha dado al documento o a quiénes se han enviado copias, en su caso, tanto si es documento de entrada como de salida Observaciones • Es oportuno reservar un espacio abierto de observaciones que pueda ser utilizado para realizar anotaciones de diferente naturaleza y con objetivos diversos, como: - Especificar el soporte material o la vía por la que ha llegado o se ha enviado el documento (correo, en mano, fax...) - Indicar la clase de documento (oficio, solicitud, carta, convocatoria, anuncio, ...) - Asignar una clave que nos indique en qué sección o apartado se archivará el documento, a efectos de control, localización y recuperación. Figura 16. Descripción de los contenidos que han de aparecer en los Libros de Registro de Entrada y Salida. Gestión de los Recursos 41
  35. 35. Los modelos de libros de registro muestran la estructura básica que debe adoptar el sistema de regis- tro, tanto si se implementa en soporte papel como si se realiza informáticamente. Las casillas en blanco de los libros de registro deberán completarse con unos contenidos determina- dos. En la figura 16 se han definido qué contenidos deben aparecer en cada uno de los epígrafes. 3.1.2. El archivo y la custodia documental El archivo de documentos es un proceso administrativo que consiste en la ordenación, clasificación y almacenaje de todo tipo de documentos y expedientes según determinados criterios de eficacia y racionalidad. La finalidad del archivo es facilitar la guarda, consulta y recuperación eficaz y diligente de los documentos que puedan ser requeridos, en un momento dado, por cualquier persona o institución y siempre que sea procedente. Es muy importante establecer un sistema eficaz de clasificación documental, pues sólo así será fac- tible tener un archivo útil y diligente para la institución. También se denomina archivo al conjunto total de la documentación así tratada y al medio físico que la integra. La custodia documental hace referencia a la guarda, vigilancia y mantenimiento de los documentos originales depositados en la institución educativa y que deben ser conser- vados durante determinado período de tiempo, previamente establecido en cada caso. Es esencial diferenciar entre los conceptos de archivo activo y archivo histórico (figura 17). ARCHIVO ACTIVO ARCHIVO HISTÓRICO (O DEFINITIVO) Recoge la documentación necesaria para la gestión y la Está conformado por la documentación que es necesario actividad habitual y actual de la institución educativa conservar durante un mayor período de tiempo, aunque no sea de utilización habitual en la gestión de la institución Figura 17. Partes del archivo general. No toda la documentación de un archivo activo debe pasar después a integrarse en el archivo his- tórico, sino que deberá procederse a una quot;expurgaciónquot; de los documentos, y conservar sólo aque- llos que previsiblemente puedan ser consultados o aquellos otros que constituyan originales únicos y sean relevantes de la actividad del centro escolar. Habitualmente, los centros educativos organizan sus sistemas de archivo por núcleos temáticos de gestión o por ámbitos organizativos. 42 Formación de Directoras y Directores de Centros Educativos
  36. 36. EJEMPLO Tipos de archivos organizados por núcleos temáticos o por ámbitos organizativos: archi- vo de entradas y salidas de documentos (coherentes con el sistema de registro, visto anteriormente), archivo de alumnos, archivo del personal docente, archivo del personal de administración y ser vicios, archivo de documentos institucionales (proyecto educati- vo, programación anual, memoria anual, ...), archivo del consejo directivo escolar, archi- vo de legislación y normativa, etc. Los dos pasos más importantes para crear un sistema de archivo son los siguientes: • Definir los criterios para la clasificación y distribución de los diferentes documentos en uno u otro archivo. Éste es el paso previo a todos los otros. • Clasificar y ordenar los documentos, basándose en los criterios establecidos previamente y asignándoles un código que los identifique con facilidad (ya se trate de claves temáticas, ordi- nales,cronológicas, etc.). Paralelamente al proceso de clasificación, deberá elaborarse algún criterio sobre los tipos de docu- mentos que únicamente puedan consultarse “in situ” y sobre aquellos otros de los cuales pueda faci- litarse copia o el propio original, según el motivo y los interesados en la consulta. Debería crearse también una relación de los libros oficiales del centro archivados, que indique claramente su ubi- cación y los períodos temporales que recogen. Cuando un órgano o miembro de la institución entrega un documento, el funcionamiento básico del archivo para añadir o retirar un documento es el siguiente (figura 18): INCORPORACIÓN DE UN DOCUMENTO EN EL ARCHIVO 1. RECEPCIÓN DEL DOCUMENTO Se decide en qué ámbito o temática del archivo se ha incorporado el documento 2. IDENTIFICAR LA CATEGORÍA DE CLASIFICACIÓN Se marca el elemento o concepto por el que se ha ordenado en el archivo (número de orden, fecha o palabras clave, según sistema elegido) RETIRADA DE UN DOCUMENTO DEL ARCHIVO 1. DEJAR CONSTANCIA DE DESTINO Se deberá dejar constancia escrita de su destino y Y FECHA DE SALIDA fecha de salida, a efectos de un buen control y recuperación Figura 18. Procedimientos para el archivado de un documento. Gestión de los Recursos 43
  37. 37. A continuación se formula una propuesta sobre el sistema de archivos en los centros educativos. Es un modelo indicativo, ordenado por bloques documentales que pueden ser más o menos semejan- tes para las diferentes tipologías de centros educativos. MODELO DE SISTEMA DE ARCHIVOS 1. Archivo general del centro 5. Archivo de los órganos colegiados del centro 2. Archivo de alumnos: el expediente personal del alumno 6. Archivo de legislación y normativa 3. Archivo de personal 7. Archivo de gestión económica y de los recursos materiales 4. Archivo de documentos institucionales Figura 19. Organización del archivo por bloques documentales. PROPUESTA DE ARCHIVOS DOCUMENTALES PARA LOS CENTROS EDUCATIVOS 1. ARCHIVO GENERAL DEL CENTRO Integra toda la documentación considerada quot;oficialquot; excepto la que parezca más conveniente ubi- car en otros archivos específicos, en razón de su propia naturaleza o de su utilización. 2. ARCHIVO DE ALUMNOS: EL EXPEDIENTE PERSONAL DEL ALUMNO Contiene toda la documentación referente a los alumnos. • Estructura del archivo. Se organiza por: • Unidades o grupo-clase (por ejemplo: primer curso de Básica, grupo A; primer curso de Bachillerato, grupo B; etc.), que se van cambiando o promocionando año a año. • Los alumnos de cada grupo-clase se ordenan alfabéticamente por apellidos del alumno. • Para cada alumno, se abre una única carpeta en la que se agrupan todos los documentos rela- tivos a su persona, lo que constituye, en conjunto, el expediente personal del alumno. 3. ARCHIVO DE PERSONAL En los centros debe existir un expediente con la información administrativa y profesional oportu- na de todo el personal del centro. Se ordenan los expedientes que contienen los datos de identificación, localización y los datos pro- fesionales de todo el personal del centro. Los datos personales son necesarios ante múltiples situa- ciones del funcionamiento del centro. • Estructura del archivo. Se suele estructurar en dos secciones separadas, según se trate de: • Personal docente. • Personal de administración y servicios. 4. ARCHIVO DE DOCUMENTOS INSTITUCIONALES Se conservan los documentos que integran los planteamientos o directrices institucionales con la correspondiente documentación acreditativa de su aprobación y modificaciones, si es pertinente. 44 Formación de Directoras y Directores de Centros Educativos
  38. 38. EJEMPLO DE DOCUMENTOS INSTITUCIONALES • Proyecto educativo institucional • Plan escolar anual • Reglamento de régimen interior • Presupuesto anual y la memoria Figura 20. 5. ARCHIVO DE LOS ÓRGANOS COLEGIADOS DEL CENTRO La actividad desarrollada por los órganos colegiados del centro en cualquiera de las modalidades de administración escolar local queda recogida en diversos documentos formales que deben ser con- servados y archivados, dado su carácter oficial, entre los cuales cabe reseñar: DOCUMENTACIÓN REFERIDA A TIPO DE DOCUMENTOS Los procesos electorales • Censo de los diferentes sectores • Constitución de mesas electorales • Presentación de candidaturas • Actas de los resultados de las votaciones, etc. Al funcionamiento de las diversas • Fichero de los miembros integrantes de las diversas modalidades modalidades de administración • Convocatorias de reunión y su documentación correspondiente escolar local y sus sesiones • Libro de Actas de las sesiones A las sesiones del Consejo • Convocatorias de reunión y su documentación correspondiente de sesiones de profesores del Consejo de profesores • Libro de Actas Figura 21. De un archivo de un órgano colegiado. 6. ARCHIVO DE LEGISLACIÓN Y NORMATIVA Integran las instrucciones normativas y procedimentales que las diferentes autoridades e instancias educativas competentes remiten a lo largo del año. Trata sobre múltiples y diversas cuestiones que atañen a la gestión de los centros escolares. • Estructura del archivo. Tras ser registradas convenientemente, conviene archivarlas separada- mente, porque constituyen un fondo documental específico de normativa de gestión a la que se debe recurrir con frecuencia. Es aconsejable organizar toda la documentación en dos grupos: • Un archivo específico con la legislación. • Otro archivo con la normativa vigente (reglamentos, decretos, órdenes, resoluciones, instruccio- nes, ...) estructurado según los temas objeto de gestión en los centros educativos, que facilite su consulta ante determinadas casos y también su actualización a medida que ésta se produzca. Gestión de los Recursos 45
  39. 39. 7. ARCHIVO DE GESTIÓN ECONÓMICA Y DE LOS RECURSOS MATERIALES Este archivo deberá recoger la documentación siguiente: • La derivada de la gestión económica. a) El gran volumen de documentación acreditativa parcial, como facturas y documentos de recepción de proveedores, resguardos de los movimientos realizados en las cuentas bancarias, etc., que posteriormente pasa a integrarse en otros documentos formales de carácter general que reflejan su contabilización por partidas y conceptos. b) Las justificaciones correspondientes a esa documentación generada en el proceso presupues- tario y de gestión económica ante los órganos competentes. • La derivada de la administración de los recursos materiales, a efectos de su mejor acreditación cuando sea menester. TIPO DE DOCUMENTACIÓN • Documentación acreditativa de: • Documentación sobre la contratación de prestación de - Los ingresos servicios por empresas externas (limpieza, cafetín, - Las dotaciones de material y mobiliario reparaciones, etc.) • Documentación contable: • Proyecto del Presupuesto y Presupuesto de ingresos y - Libros de contabilidad informáticos gastos - Sobre de servicios del centro, (comedor...) • Facturas y sus correspondientes recibos de los pagos • Inventario general del centro. realizados Figura 22. Tipo de documentación de un archivo de gestión económica y de recursos materiales. 3.1.3. Las certificaciones o constancias En este apartado desarrollaremos tres aspectos: • La definición y las características principales del proceso de certificación o constancias en el centro educativo. • La tipología de certificaciones o constancias que se suele utilizar en un centro educativo. • Los pasos para emitir un certificado o una constancia. DEFINICIÓN Y CARACTERÍSTICAS En general, se entiende por certificación o constancia una constatación mediante documento escrito que: • Es expedido por una persona habilitada al efecto (secretario, interventor, responsable de una determinada unidad administrativa, ...) o por una persona con competencias y atribuciones para ello (médico, empresario, ...). • Acredita formalmente determinados actos o situaciones o da fe de un hecho, del contenido de un documento o de las circunstancias que constan en archivos, registros, libros de actas, etc. 46 Formación de Directoras y Directores de Centros Educativos
  40. 40. En los centros educativos, la certificación es un procedimiento administrativo que consiste en dar fe de algún dato, de alguna situación personal o académica, o de otras circunstan- cias que atañen a la vida del centro educativo y que constan documentalmente en sus archi- vos. La certificación o constancia se materializa en un documento, el certificado. EJEMPLO Se entendería por cer tificación la acreditación emitida por el secretario de un órgano colegiado sobre los acuerdos adoptados por dicho órgano o sobre alguna circunstancia relativa al funcionamiento de éste. En este caso concreto, debería hacerse constar el Conforme del presidente del correspondiente órgano colegiado. CARATERÍSTICAS DE LA CERTIFICACIÓN O CONSTANCIA EN UN CENTRO EDUCATIVO • Se realizará siempre como consecuencia de la solicitud expresa y concreta presentada por una persona o institución interesada y legitimada al efecto. • Se pueden certificar los datos y circunstancias de las que se tenga constancia documental en la propia institución. • El destinatario del certificado puede ser una persona, órgano o entidad que pretende la produc- ción de efectos en un procedimiento administrativo o de otra índole privada (por ejemplo, certi- ficado de asistencia a un curso, de horario docente, de matriculación de un alumno, ...). • Deberá llevarse un libro de registro específico para anotar los certificados emitidos por la ins- titución. TIPOS DE CERTIFICADOS O CONSTANCIAS Los certificados que puede emitir una institución escolar se clasifican en ordinarios y académicos. TIPOS DE CERTIFICADO MÁS HABITUALES EN UN CENTRO ESCOLAR Certificados ordinarios 1. De datos o circunstancias relativas a los alumnos 2. De datos o circunstancias relativas al personal docente 3. De datos o circunstancias relativas al personal no docente 4. De datos o circunstancias relativas a situaciones o actividades de la institución Certificados académicos 5. De datos o circunstancias relativas a las calificaciones académicas 6. De datos o circunstancias relativas a la superación de ciclos, etapas y modalidades educativas Figura 23. Clasificación de certificaciones usuales de un centro escolar. Gestión de los Recursos 47
  41. 41. PROCESO PARA LA CERTIFICACIÓN O CONSTANCIA El proceso que habitualmente se sigue en las certificaciones comprende: Se facilita al interesado un impreso normalizado (si existe) de solicitud 1. El interesado solicita el certificado que deberá cumplimentar por escrito Se recibe la solicitud y comprueba que pueda y deba ser emitida la 2. Recepción de la solicitud certificación por la institución 3. Se registra la entrada de la solicitud Para confeccionar el certificado, se comprueba y consulta la información 4. Se confecciona el certificado existente en los archivos y otras fuentes de la institución 5. Se firma el certificado Una vez sellado, estará en disposición de ser entregado a la persona 6. Se sella el certificado interesada Para la entrega del certificado se debe: 7. Se entrega el certificado - Archivar una fotocopia del certificado. - Registrarlo como salida (fecha y datos de identificación) Figura 24. Procedimientos para la certificación. En todo cer tificado deberán constar únicamente aquellos datos que resulten impres- cindibles y relevantes a tal efecto, con criterios de claridad, precisión y rigor. En la figura 25 se presenta la descripción y contenido posible de cada uno de los apartados que con- figuran, en general, la estructura de un certificado. 48 Formación de Directoras y Directores de Centros Educativos
  42. 42. APARTADOS DESCRIPCIÓN/ CONTENIDO Cabecera de identificación • Anagrama o logotipo del organismo • Nombre de la institución y dirección postal Objeto/tipo del certificado Identificación del tipo, objeto o naturaleza del certificado (optativo) Datos del emisor y solicitante • Nombre y apellidos, y el cargo que ocupa en la institución la persona que expide el certificado (es decir, la justificación y capacitación por la que está autorizado a certificar) • Datos de identificación de quien ha solicitado el certificado (si procede) Certifica o hace constar quot;Certificaquot; o “Hace constar”es la fórmula introductoria al núcleo. Se presenta aislada del texto, seguida de dos puntos y destacada en mayúsculas o negrita Núcleo de la Certificación • Se inicia, generalmente, con la conjunción quot;quequot;, seguida de la descripción del hecho o elemento que se quiere constatar • Si hay varias circunstancias por certificar, es conveniente enumerarlas y describirlas separadamente, precedidas de quot;primeroquot;, quot;segundoquot;, etc. Fórmula de certificación • Es una fórmula básica con algunas variaciones, que sirve para la determinación de los efectos concretos para los que se emite el certificado. Algunos ejemplos son: - El presente certificado se emite a efectos de ... - Y, para que así conste, firmo este certificado, con la conformidad de ... - Y, para que conste, firmo este certificado ... - Y, para que conste, a petición de ..., firmo este certificado ... - Y, para que así conste a los efectos de ..., firmo este certificado ... - Y, para que se pueda acreditar a los efectos oportunos, firmo este certificado ... • Cuando interesa delimitar el tiempo de validez de la certificación expedida, se hace constar en este apartado con alguna fórmula como, por ejemplo: quot;La validez temporal de este certificado es de ...quot; Datación Aislada, en una sola línea, se indica antes de la firma: el lugar o localidad y la fecha completa en que se expide el certificado Firma Aparece únicamente la rúbrica correspondiente (el nombre y apellidos de quien certifica ya figuran al inicio del documento) Es conforme (si procede) Cuando es preceptivo incluir el “Es conforme” (como en los certificados de órganos colegiados), hay que indicar: • La rúbrica junto a la fórmula quot;Es conformequot;. • El nombre y apellidos, y el cargo de quien visa el certificado (si no figuran ya en la fórmula de certificación). Figura 25. Descripción de la estructura genérica de un certificado. Gestión de los Recursos 49
  43. 43. A continuación puede verse, a modo de ejemplo, un modelo genérico de certificado. Instituto Nacional quot;José Damián Villacortaquot; 2ª. Calle oriente, Nueva San Salvador La Libertad CONSTANCIA DE MATRICULA Y ESTUDIOS Yo, José Mauricio López Montenegro, en calidad de Director del I.N. José Damián Villacorta, a solicitud del señor Valentín González Rivas, padre del estudiante Cesar Ignacio González, de conformidad con los datos del registro académico institucional HAGO CONSTAR: Primero: Que Cesar Ignacio González, esta matriculado en este centro educativo desde el año 2001 Segundo : Que el mencionado estudiante esta realizando los estudios correspondientes al tercer año de bachillerato técnico vocacional durante el presente año académico 2003 Y, para los usos que el interesado estime conveniente, se extiende el presente documento, a los 22 días del mes de agosto del año 2003 Nueva San Salvador, 22 de agosto del año 2003 Sello Director Modelo genérico de un certificado ! Compare los procesos de registro, archivado y cer tificación o constancia. Para ello, puede revisar las figuras 15, 18 y 24. Identifique qué tienen en común y en qué se diferencian. Obser ve que en cada proceso se utilizan instrumentos distintos así como herramientas de gestión o modelos de documentos. 3.2 Actividades administrativas en relación con los órganos colegiados del centro educativo El carácter participativo y democrático de los centros educativos conlleva la existencia de diferen- tes instancias de gobierno, de participación y de control social. Algunas de estas estructuras están integradas por diversos miembros y tienen atribuidas funciones organizativas y coordinadoras, que requieren trabajo en equipo, y que tienen la consideración de órganos colegiados. 50 Formación de Directoras y Directores de Centros Educativos

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