Material de exposición de Componentes de documentos electrónicos.

1. DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS
DIANA BEDOYA BARCO
LUZ ADRIANA ROJAS REINA
ANA VICTORIA PARRA SALAZAR
WENDY TATIANA VARELA MATEUS
JOEL CESAR NAVARRO OROZCO
TUTOR
JORGE MARIO ZULUAGA CAMPUZANO
INGENIERO DE SISTEMAS. ESPECIALISTA EN DESARROLLO DEL SOFTWARE
UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO
FACULTAS DE CIENCIAS HUMANA Y BELLA ARTES
PROGRAMA DE CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA
ARMENIA-QUINDÍO
2016

2. Componentes
Documento Electrónico

3. INTRODUCCIÓN
A través del recorrido histórico de las sucesivas instancias documentales
que el conocimiento y la tecnología han permitido, el documento
electrónico ha tomado una valor invaluable y una responsabilidad para la
sociedad del conocimiento.
Según Redondo (2010) “Los componentes necesarios y suficientes de un
documento electrónico son los mismos que los de su contraparte
tradicional”
Entramos a evaluar entonces factores como el soporte y el medio de viaje o
transporte del documento. Los cuales priman de vital importancia para
garantizar su conservación y preservación en el tiempo.

4. COMPONENTES DEL DOCUMENTO ELECTRÓNICO
De acuerdo con las directrices para la gestión de documentos del
Public Record Office citado por Cruz (2003), los componentes son:
contenido, estructura y contexto.
Todos estos elementos muestran al usuario el valor completo del
documento, al carecer de ellos puede llevar a una interpretación
errónea de la definida por su creador.
Según Duranti (2001) los componentes del documento electrónico
son: Medio, contenido, forma física, acción, entidades, vínculo
archivístico y contexto.

5. Componentes
Son los elementos requeridos para la creación de los documentos
electrónicos.
 Estructura: Se trata del uso de títulos,
encabezamientos, u otros elementos tales
como formato, estilos del documento y el
uso de reforzamientos visuales (negrillas,
subrayado) que sirven para comunicar parte
del sentido del contenido. En si se trata de
la apariencia y arreglo del contenido. Se
relaciona en la forma de como se organizan
los datos.
 Contenido: Es la materia o asunto del
documento que se transmite, ejemplo datos,
símbolos, numerales, imágenes, sonido. Se refiere
a la información.

6. Componentes
 Contexto: Es el entorno y la red de
relaciones dentro de las cuales el
documento fue creado y usado, tal como los
antecedentes de información acerca de la
acción o trámite a desarrollar. Otros datos o
información asociada.
 Presentación: La apariencia del documento
una vez ha sido recuperada

7. Todos estos elementos le dan
significación al documento electrónico
y lo diferencian de un simple registro
electrónico conservado en un equipo o
un medio de almacenamiento físico o
una base de datos.
Muchos de los documentos creados
tradicionalmente y conservados en
papel ahora lo son en forma
electrónica. Éstos deben ser
conservados permanentemente por
diversos motivos; fundamentalmente
administrativos, legales o culturales;
pues proporcionan evidencia de
políticas, procedimientos, acciones o
decisiones tomadas en un momento
determinado.
Componentes

8. Archivo Documentos Electrónicos
COMPONENTES DE UN SGDE
ORGANIZACION
• Cultura Organizacional: Personas de la organización.
Políticas, Normas, Programas de Gestión y Operación
PROCESOS
• Documentos, Soportes, Presentación, Indicadores,
Modelo de Gestión, Circulación y flujo de los
documentos, Almacenamiento, Recuperación, Acceso,
Disponibilidad.
TECNOLOGIA
• Arquitectura de la Red, Sistema Operativo,
Plataforma de correo, Integración, Estrategias de
implementación, Productos adicionales.

9. BIBLIOGRAFÍA
 Cruz, J. (2003). La gestión de los documentos electrónicos como función
archivístisca. Aabadom. , Recuperado de:
https://aabadom.files.wordpress.com/2009/10/75_0.pdf.
 Redondo, M. (2010). El documento electrónico: un enfoque archivístico. Revista
general de información y documentación. 20, p. 391-408. Recuperado de:
https://revistas.ucm.es/index.php/RGID/article/viewFile/RGID1010110391A/909
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