Content –Verarbeitungsserver für SAP
-Stapelverarbeitung von Scans, eMail, Files, IDOCs
-Bar-/ Patchcode-Separierung
-OCR/ICR
-Verifikation mit SAP Stammdaten
-Ablage SAP-Archiv
-Initiierung SAP Workflow
Projektmanagement SaaS, Projekte Software as Service
biz²ScanServer Produktpräsentation
1. biz²ScanServer
Content –Verarbeitungsserver für SAP
- Stapelverarbeitung von Scans, eMail, Files, IDOCs
- Bar-/ Patchcode-Separierung
- OCR/ICR
- Verifikation mit SAP Stammdaten
- Ablage SAP-Archiv
- Initiierung SAP Workflow inPuncto GmbH
Fabrikstr. 5
73728 Esslingen
Tel: +49 (0) 711 66188 511
Fax:+49 (0) 711 75878614
www.inpuncto-gmbh.com
*“SAP und R/3® sind eingetragene Markenzeichen der SAP AG“
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2. biz²ScanServer – Zusammenfassung I
Der biz²ScanServer für SAP ist ein Verarbeitungsserver für eingehenden Content
nach SAP
Er verfügt über mehrere Eingangskanäle: Scans, Verzeichnisse, eMails, IDOCs,
XML, Fax…
Je Anwendungsszenario verfügt er über eine konfigurierbare interne Ablaufsteuerung
Je nach Szenario werden unterschiedliche Module in den Ablaufprozess
eingebunden:
Imageverarbeitung
Konvertierung
Barcode-Leser
OCR/ICR für unterschiedliche Dokumentarten (Volltext, Datenextraction, Freiform)
SAP Kommunikation (mandantenfähig, Stammdaten, Ablage/ArchivSAP,
Workflow)
Kein eigenes Datenmanagement erforderlich – alles Daten in SAP
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3. biz²ScanServer – Zusammenfassung II
Beispiele für Anwendungsszenarien des biz²ScanServers:
Massenverarbeitung von Papierrechnungen (mit Barcode) für SAP „spätes
Archivieren
Übernahme von Personalakten (inkl. Barcode (Identifikation) und Patchcodes (für
Dokumenttypisierung) zur gezielten Ablage in e-Akte von SAP-HR
Verarbeitung von eMail mit Attachments mit gezielter Zuordnung in SAP und
Ablage/Archivierung
Automatische Rechnungsverarbeitung (inkl. OCR/ICR) , Stammdatenvergleich,
Initiierung SAP Workflow, SAP Ablage/Archiv
Massenverarbeitung von Papierbelegen (z.B. Ablesekarten / Formulare) zur
gezielten Ansteuerung von Folgeprozessen in SAP
Posteingangszenarien – Separierung von Briefeinheiten, Initiierung SAP
Workflow, und weitere Separierung gemäß Dok.arten in SAP
…
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4. biz²ScanServer – Zusammenfassung III
Beispiele für Anwendungsszenarien des biz²ScanServers:
Einbindung von Multifunktionsgeräten zur Erfassung (Scan-to-file, Scan-to-eMail)
Automatische Verknüpfung von Auftragsbestätigungen zu SAP-Bestellungen
Initiierung qualifizierter Freigabeprozesse von Dokumenten anhand ausgelesener
Werte (inkl. spezifischem Stammdatenvergleich)
SAP Szenarien „frühes Archivieren“ mit Ad-Hoc SAP Workflow zur
Benachrichtigung der Bearbeiter.
Verarbeitung IDOCS / XMLs – Einbindung in SAP Workflow etc.
…u.v.m
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5. biz²ScanServer - Überblick
Files (tif, pdf, xml IDOC) Direkter SAP-Initiierung
über Verzeichnisse Maileingang zur Verarbeitung
Dateneingänge
Bildverbesserung Konvertierung
Konfigurierbare Ablaufsteuerung
Prozess Module Barcoding Optical Character Recognition
Bildverbesserung Konvertierung
Mail
Zielsysteme
Archiv
z.B. Standard Kundenarchiv)
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6. biz²ScanServer – Dateneingang I
Verzeichnisse
Files (tif, pdf, xml, fax, IDOC)
Filezugriffspattern frei definierbar
SAP-System/Mandant Matching
Initiierung SAP-Workflows direkt nach
Dateneingang
Workflows zuordenbar
Spezielles Verzeichnis für das Verarbeiten
von Mail-Files (.eml)
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7. biz²ScanServer – Dateneingang II
Mail
Verwendung für z.B. Multifunktionsgeräte
Ablaufsteuerung startet analog Verzeichnis-Eingang
Workflow-Zuordnung anhand Empfängeradresse
Zu verarbeitende Images (Scans) in Mailanhang
Authorisierungs-Möglichkeit für Mailversender
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8. biz²ScanServer – Dateneingang III
SAP-Initiierung zur Verarbeitung
biz²Scanner biz²ScanServer
Ablage/Archiv
Stapelerfassung z.B.biz²Archiver Stapelverarbeitung, Stammdatenvergleich
Ergebnis nach SAP (Workflow, Archiv)
Temp. / perm. Ablage/Archivierung
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9. biz²ScanServer - Prozess Modul I
Konvertierungen/Bildverbesserungen
Verwendung innovativer Image-Bibliotheken für
Imageverarbeitung und Dokumenten-Clean-up
Eingangsformate konvertieren (jpg, pdf, etc.)
Datenaufbereitung
Entfernung von Fax- oder Scanbedingten
Linien
Farbreduktion
Auflösungsreduktion
In Zielformat konvertieren (jpg, pdf, etc.)
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10. biz²ScanServer - Prozess Modul II
BCR
Barcode
Separierung einzelner Dokumente im Scanstapel
Inhalt des Barcodes zur Steuerung der Verarbeitung
Inhalt des Barcodes zu Initiierung unterschiedlicher
SAP Prozesse
Patchcode
Typisierung von Dokumenten
Erkennung, Gruppierung Teildokumente, Mapping zu
SAP-Dokumentarten
Barcodes/Patchcodes
Barcode entsprechend SAP Beleg
SAP-Funktionsbausteine steuern
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11. biz²ScanServer - Prozess Modul II
BCR am Beispiel SAP-HR
Barcode-Trennung einzelner (vorab
im Stapel gescannter) Bewerbungen
Bewerbung
Zuordnung Dokumentklassen über
Patchcode
Anschreiben Lebenslauf Anlagen
Weitere Steuerungsmöglichkeit bzgl.
Dokumenten-Separierung, Seite im
Zielstapel aufnehmen etc.
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12. biz²ScanServer - Prozess Modul III
Optical /Intelligent Character Recognition Beispiele
Volltexterkennung Rechnungen
Kombination mehrerer Hochleistungs- Ablesekarten
Erkennungs-Engines Messprotokolle
Dokumentenanalyse in Freiformtechnik Lieferscheine
Reduktion von Erkennungsalternativen durch Andere
Datenbank Dokumentarten
Integrierte Stammdaten-Erkennung / inkl. SAP
Abgleich
Maschinen- und Handschriften
Unterstützung gängiger Sprachen
Spezielle Logiken zum Auslesen von
Rechnungsitems (§14 USTG)
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13. biz²ScanServer - Prozess Modul IV
SAP-Stammdatenmodul
automatisierter Abgleich von OCR/ICR Ergebnissen mit vorhandenen SAP Stammdaten
Online oder periodischer
Stammdaten-Abgleich
OCR/ICRAlternative 1: Firma Müffer Erste Strasse 1 41111 Stadt 70%
Alternative 2: Firma Mülfer Erste Strasse 1 41111 Stadt 90%
VendorList DB
DB-Lookup SYS MAND COMP STREET ZIP CITY VENDORNO
DB-Filter SYS/MAND P01/700 P01 800 Firma1 Strasse 1 65830 Stadt1 8685848343
P01 700 Firma2 Strasse 2 73700 Stadt2 6543456543
+ Wertevergleich
P01 700 Müller Erste 1 41111 Stadt 9876543791
Ergebnis: Firma Müller Erste Strasse 1 41111 Stadt (Lieferanten Nr. 9876543791)
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14. biz²ScanServer - Administation
Administration/Verfügbarkeit
Virtuelle Maschinen werden unterstützt
Load-Balancing/FailOver durch Einsatz mehrerer biz²ScanServer
auf unterschiedlichen Servern
Persistente Speicherung der Daten eines Arbeitsablaufes.
Begonnene Prozesse werden nach letztem Checkpunkt wieder
aufgenommen
Administrative Prozessinformationen per Mail
Traces / Logs / Job-History
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15. biz²BusinessSuite – File-Caching
Problematische Netzwerk-Situation -> Lösung via File-Caching
Benötigte Daten befinden sich im Archiv oder Content-Server
der „schlecht“ ins Netz eingebunden ist
Content-Server liegt beim Provider, Verbindung <= 2 Megabit Leitung
Allgemein nur begrenzte Bandbreiten verfügbar
Netzwerk-Traffic droht Überhand zu nehmen
Viele Arbeitsabläufe bedingen, das Images (Rechnungen etc.) oft und von
unterschiedlichen Bearbeitern abgerufen werden müssen
Image-Files können beträchtliche Größen aufweisen, diese übersteigen die
in SAP typischerweise transferierten Datenmengen
-> wird durch iP File-Caching gelöst!
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16. biz²BusinessSuite - File Caching
Beispiel 1: Netzwerksituation bei Rechnungsverarbeitung (ohne Caching)
Standort A
biz²Validator
Validierer
Standort B
biz²Validator
Lade Rechung 1 von CS
Freigeber Content-Server
biz²Validator
Buchender
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17. biz²BusinessSuite - File Caching
Beispiel 2: Netzwerksituation bei Rechnungsverarbeitung (mit Caching)
Standort A
biz²Validator
Validierer holt Rechung1 von CS,
Validierer Ablage auf Shared-Dictionary
Standort B
biz²Validator
Shared-
Freigeber Content-Server
Directory
Freigebender/Buchender holen
biz²Validator Rechung1 von Shared-
Dictionary
Buchender
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18. biz²BusinessSuite - File Caching
Beispiel 3: Netzwerksituation Rechnungsverarbeitung (mit Caching)
biz²ScanServer verteilt Ergebnis (Rechnung)
Standort A an verschiedene Prozess-Teilnehmer (Standort B/C/D) Standort B
Scanstapel
biz²ScanServer Original-Daten an Content-Server
Content-Server
Verteilung Caching-
Datei an Standort C
+ Verschlüsselung
Verteilung Caching-
Datei an Standort D
Standort C +Komprimierung Standort D
+Verschlüsselung
Local Dir Local Dir
biz²Validator biz²Validator biz²Validator
Validierer Buchender Freigebender
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19. biz²BusinessSuite - File Caching
Realisierung unterschiedlicher Caching-Strategien
Standard SAP-Methode
Standort A Standard SAP-Methode
Cache und Standard SAP-Methode
Nur Cache biz²Validator
Content-Server Buchender
Standard SAP Prio2
Cache und Standard
Standort B SAP-Methode Standort C Nur Cache
biz²Validator biz²Validator
Validierer Freigebender
Cache Prio1
Local Dir Local Dir
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20. biz²BusinessSuite - File Caching
Caching Facts
Optimale Unterstützung beliebiger Netzstrukturen und Arbeitsabläufe
Flexible Datenbereitstellung an potentiell beteiligte Prozessteilnehmer
Läuft im Hintergrund, Zeitgesteuerte automatische Bereinigung der Daten
Verschlüsselung sicherheitsrelevanter Daten durch AES
(Advanced Encryption Standard)
Caching-Daten komprimierbar
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21. Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit!
Ihr Ansprechpartner:
Dr. Frank Marcial
Tel: (0711) 66188 500
Fax: (0711) 75878614
frank.marcial@inpuncto-gmbh.com
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