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Manual de access 2010

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Manual de access 2010

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  4. 4. ÍNDICEAGRADECIMIENTOS iINTRODUCCIÓN iiANTES DE USAR ESTE MANUAL iiiCAPÍTULO UNO. INTRODUCCIÓN 1¿Qué es Access? 2Estructura de Access 3Ventajas del ambiente Access 4CAPÍTULO DOS. USANDO ACCESS 5Crea una base de datos 6Ejercicio 1. Crea una base de datos 7¿Qué es una tabla? 8Pasos para crear una tabla 9Definición de un campo 10Ejercicio 2. Define campos 12Definición de las propiedades de un campo 13Ejercicio 3. Define propiedades del campo 14Definir clave principal 16Ejercicio 4. Establece la clave principal 17Ejercicio 5. Crea nuevas tablas 18Ejercicio 6. Importa una tabla de Excel 21Ejercicio 7. Establece objetos ole 24Ejercicio 8. Crea columnas de búsqueda 26Relaciones e Integridad Referencial 29Ejercicio 9. Establece relaciones 30Ejercicio 10. Captura información en la tabla Localidades 33Ejercicio 11. Borra valores predeterminados por default 34Ejercicio 12. Ordena alfabéticamente tus listas de búsqueda 35Ejercicio 13. Captura información en la tabla Colectas 37¿Qué es una consulta? 38Ejercicio 14. Haz una consulta de selección básica 41Ejercicio 15. Haz una consulta de parámetros 43Ejercicio 16. Haz una consulta de referencias cruzadas 44Ejercicio 17. Haz una consulta de actualización 47Ejercicio 18. Haz una consulta de eliminación 50Ejercicio 19. Haz una consulta de datos anexados 52Ejercicio 20. Haz una consulta de creación de tabla 54pressure sensor suppliers
  5. 5. CAPÍTULO TRES. CREANDO UNA APLICACIÓN CON ACCESS 56¿Qué es un formulario? 57Diagrama de transición de pantallas 58Cuadro de herramientas 59Uso de herramientas 59Propiedades de formato 60Ejercicio 21. Haz un formulario de una tabla 61Ejercicio 22. Crea botones en tu formulario 64Ejercicio 23. Haz un formulario que abra otros formularios 66Ejercicio 24. Haz la pantalla de bienvenida de tu base de datos 68Ejercicio 25. Utilizando la función autoformulario 72CAPÍTULO CUATRO. CREANDO INFORMES EN ACCESS 73¿Qué es un informe? 74Ejercicio 26. Crea un informe básico 75Ejercicio 27. Crea una etiqueta 77Ejercicio 28. Crea una lista de especies con formato 80CAPÍTULO CINCO. CONSTRUYENDO MACROS EN ACCESS 84¿Qué es un macro? 85Ejercicio 29. Crea un macro para maximizar y restaurar 86CAPÍTULO SEIS. OTRAS FUNCIONES 88Exportar, importar y analizar una tabla de Excel 89Ejercicio 30. Exporta e importa una tabla a Excel 90Ejercicio 31. Importa y analiza una tabla de Excel 92Inicia tu base de datos como una aplicación 97Ejercicio 32. Indica las opciones de inicio de tu base de datos 98Protege tu base de datos con una contraseña 99Ejercicio 33. Asigna una contraseña a la base de datos 100Compacta y repara tu base de datos 102Ejercicio 34. Compacta y repara tu base de datos 103Crea un acceso directo para tu base de datos 104Ejercicio 35. Crea un acceso directo para tu base de datos 105
  6. 6. iAGRADECIMIENTOSA la Comisión de Recursos Naturales y Desarrollo Rural (CORENADER) del Gobierno delDistrito Federal, en donde inicié la elaboración de este manual, en especial, para el M. en C.Marcelo Aranda Sánchez, por otorgarme el tiempo necesario para concebir la idea, diseño,contenido y elaboración del presente manual.A mis alumnos de la Facultad de Ciencias Biológicas y Agropecuarias de la UniversidadVeracruzana, Campus Peñuela, que en el año 2002 sirvieron de conejillos de indias en el primercurso de bases de datos que impartí y del cual surgió la idea e interés por realizar este manual.A mis alumnos del curso de bases de datos que impartí en las oficinas de la Comisión deRecursos Naturales y Desarrollo Rural (CORENADER), en el año 2006, quienes me ayudaron aprobar una de las primeras versiones de este manual, y cuyas correcciones y sugerenciasenriquecieron enormemente el contenido del mismo.Al Centro de Estudios Geográficos, Biológicos y Comunitarios, S. C., porque sin su apoyo,hubiera sido imposible terminar esta obra.A la Comisión Nacional para el Conocimiento y Uso de la Biodiversidad (CONABIO) y a laAgencia Japonesa de Cooperación Internacional (JICA), quienes a través de las becas que meproporcionaron, apoyaron mi capacitación respecto a las bases de datos en Access.A mi familia, por impulsarme siempre a la consecución de mis metas y a que cada día intenteser mejor.
  7. 7. iiINTRODUCCIÓNLas bases de datos informáticas se han convertido hoy en día en una herramienta muyútil para la sistematización de la información, cualquiera que sea su origen o su tipo. Ellasfueron concebidas para ayudar a la sistematización de información financiera y económica, sinembargo, sus cualidades se pueden aprovechar en un sinfín de tareas de diferente índole.Desde el punto de vista biológico, las bases de datos se están convirtiendo en unaherramienta imprescindible para el manejo de información, ya sea para la sistematización deinventarios biológicos, que actualmente involucran miles de registros, por lo que su manejo yactualización sería muy difícil sin la ayuda de una base de datos relacional o bien, paraconformar bancos de información de diferentes tipos que auxilian en la planeación y toma dedecisiones para la conservación de los Recursos Naturales.Actualmente, la toma de decisiones en cuanto a la conservación de Recursos Naturalesse apoya en gran medida en el análisis de información a través de los sistemas de informacióngeográfica. Sin embargo, el principio básico de un sistema de información geográfica radica enla vinculación y análisis entre la información contenida en bases de datos informáticas con elentorno geográfico, por lo que antes de intentar el manejo de estos sistemas, resultaimprescindible conocer el manejo de las bases de datos.Desafortunadamente, el uso de las bases de datos aún no ocupa el lugar de importanciaque le corresponde, debido principalmente a la falta de capacitación para popularizar su uso.Por lo anterior, es común ver bancos de datos biológicos capturados en entornos como Excel oWord, programas que fueron diseñados con otros fines, pero que sin embargo, al ser de usopopular, se convierten en alternativas para almacenar estos datos.Actualmente existe una alternativa dentro del entorno Microsoft, que nos permitemanejar nuestra información de una manera sencilla, organizada y muy amigable con el usuariono especializado y que se llama Microsoft Access. Este programa representa una verdaderaopción para quienes no estamos muy familiarizados con los entornos de programación y queúnicamente deseamos un programa con las características necesarias para almacenar, manejary actualizar nuestra información biológica o de conservación de recursos naturales.El presente manual presenta un ejemplo de cómo diseñar una base de datos biológica,basándose en un sistema para manejar una colección botánica. No obstante lo anterior, losejemplos aquí presentados sirven como base para el diseño de cualquier tipo de información ycualquier tipo de base de datos que se requiera. En el ejemplo manejado en este manual, setrató de abarcar la mayor parte de las funciones de Access, además de que el formato en el quese diseñó el manual, basado en un ejemplo que se detalla pantalla a pantalla, está pensadopara que el usuario pueda, por sí solo, completar el curso. Sin embargo, el autor siempre estarádisponible para consultas a través de correo electrónico (ver sección, ANTES DE USAR ESTEMANUAL).
  8. 8. iiiANTES DE USAR ESTE MANUALEl presente manual fue elaborado para que los ejercicios sean desarrollados bajo el sistemaoperativo WINDOWS XP, utilizando Microsoft Office XP o Microsoft Office 2003, ya que al serusado bajo WINDOWS 98, 98 SE, 2000 o Millenium, algunas pantallas y menús cambian y nose podrán seguir pantalla a pantalla algunos ejercicios.Es muy importante también que antes de iniciar el curso impartido en este manual, verifiquesque el programa ACCESS se encuentre instalado completamente, es decir, que se encuentreninstalados todos los asistentes, ya que en los ejercicios se utilizan varios asistentes con loscuales se facilita el uso del programa. También es necesario que se encuentre instalado en elsistema el programa MICROSOFT PHOTO EDITOR, con el fin de poder ver las imágenes quese incorporarán en nuestra base de datos de ejemplo.Antes de iniciar el curso, crea una carpeta en C:/mis documentos/ y asígnale el nombre deCURSO ACCESS. Copia en esta carpeta los archivos contenidos en el disco compacto queviene con el presente manual.El presente curso está programado para ser completado en aproximadamente 25 – 30 horas detrabajo en computadora. Toma tu tiempo para leer y entender bien los textos y en seguir concuidado cada ejercicio. Recuerda que para cualquier duda que tengas, puedes contactarme alcorreo electrónico bd.biol.access@gmail.com. Si estás interesado en tomar un curso presencialcon el autor, también puedes contactarme a esta dirección de correo electrónico.Ahora estás listo para iniciar el curso. Mucha suerte ! !El autor
  9. 9. 1CAPÍTULO 1. INTRODUCCIÓN
  10. 10. 2Microsoft Access es un sistema de manejo gráfico de bases de datos relacionalesque corre en sistema operativo Windows y que fue desarrollado por MicrosoftCorporation en los Estados Unidos.Este sistema puede ser usado como una base de datos simple en unacomputadora o también funciona como una base de datos multiusuario en una redlocal. También permite convertir los objetos en formatos HTML para que puedanser utilizados en Internet por una gran cantidad de usuarios, ya sea para consultao bien, para captura de información.El software es muy flexible para su uso en muy diferentes campos y aplicaciones,así como también es muy fácil de manejar y diseñar, aún por personas nofamiliarizadas con las bases de datos.Este sistema funciona muy diferente a la hoja de cálculo Microsoft Excel. Laprimera gran diferencia radica en que en Excel se puede almacenar cualquier tipode valor en una celda y en Access se debe definir primero la estructura de la tablay el tipo de datos a almacenar en cada columna. La segunda gran diferencia entreestos dos software, es que en Excel la información está presentada como en unpóster, es decir, en una gran tabla plana, en cambio en Access la información estádistribuida como en un rompecabezas, en diferentes tablas relacionadas entre sí.Existen todavía más diferencias, pero estas son las más importantes.¿QUÉ ES ACCESS?
  11. 11. 3Access maneja un solo tipo de archivo, el cual es llamado base de datos con laextensión (.mdb). Esta base de datos consiste en 7 tipos de objetos (Tabla,Consulta, Formulario, Informe, Página, Macro y Módulo).Access combina sus objetos para desarrollar una aplicación (o base de datos).- Tabla. Es un objeto para almacenar información en filas. Esta es la base de lasaplicaciones de Access. Aquí se debe definir la estructura de lainformación.- Consulta. Es un objeto para procesar datos y visualizar los procesos enlenguaje SQL (Structure Query Language).- Formulario. Se trata de un objeto diseñado para capturar y confirmarinformación en una pantalla amigable con el usuario.- Informe. Una manera de extraer la información de la base de datos de formaejecutiva y en un formato de impresión.- Página. Un objeto recientemente añadido. Con este objeto es posible utilizaruna base de datos a través de la web.- Macro. Es un objeto para automatizar algunas acciones que tu necesitas hacermediante la ayuda de un asistente en un ambiente amigable.- Módulo. Es un objeto para automatizar acciones que necesitas perodirectamente en lenguaje Visual Basic. Para usuarios avanzados.ESTRUCTURA DE ACCESSDATABASE (MDB)TABLA CONSULTAFORMULARIO PÁGINA INFORMEMACRO MÓDULO
  12. 12. 4VENTAJAS DEL AMBIENTE ACCESS- Presenta una interfase standard con los demás software de Microsoft.Sobresale la fácil manipulación con el mouse.- Construcción con asistentes. Access presenta una gran cantidad deasistentes con los cuales puedes construir tu base de datos de una maneramuy fácil.- Formulación automática de SQL con las consultas, en una interfase muyfácil que permite manejar la información de una manera sencilla y rápida.- Desarrollo con Macros. Los procesos pueden ser desarrollados fácilmenteaún para aquellos que no tengan experiencia en programación.- Generación automática de documentos e informes.- Podemos generar nuestra base de datos como un pequeño programa muyamigable para aquellos que solo capturan información y que no estánfamiliarizados con Access. Esto se hace a través de ventanas y botonescreados con el objeto Formulario.
  13. 13. 5CAPÍTULO DOS. USANDO ACCESS
  14. 14. 6CREA UNA BASE DE DATOSAl crear una nueva base de datos, Access presenta varias opciones:- Base de datos. Crear una base de datos en blanco, sin ningún objeto.- Página de acceso a datos. Diseñar una página para el acceso desde Internet.- Proyecto (base de datos nueva o existente). Es un nuevo formato de archivode Access (.adp) y fue creado básicamente para manejar bases de datosen una red local multiusuarios.- Bases de datos preestablecidas:o Administración de contactoso Administración de llamadaso Administración de actividadeso Control de activoso Control de inventarioo Gastoso introducción de pedidoso Libro mayoro Programación de recursoso Tiempo y facturación
  15. 15. 7EJERCICIO 1. CREA UNA BASE DE DATOSGraba tu archivo en la carpeta:C: Mis documentos/CURSO ACCESS/Asígnale el nombre: PRÁCTICAHaz clic en el botón CREAR.Una nueva base de datos (PRÁCTICA) hasido creada.Puedes corroborar el nombre de tu base dedatos en la barra de título de tu ventana debase de datos.Abre el programa ACCESS, para lo cualdebes hacer clic en el botón INICIO yseleccionar Microsoft Access del menúPROGRAMAS.Selecciona BASE DE DATOS EN BLANCO.
  16. 16. 8¿QUÉ ES UNA TABLA?ESPECIESCOLECTASUna tabla es un objeto para manejar datos con un contenido específico en unatabla de dos dimensiones (2D), la cual es desplegada en columnas y filas.La columna (campo) es una colección de datos con la misma categoría y con elmismo tipo de datos. La fila (registro) es una colección de datos de cada columna.Cada tabla puede estar relacionada a otras por campos clave, generalmentenuméricos. En el ejemplo mostrado arriba, las tablas ESPECIES y COLECTASestán relacionadas por el campo CLAVE ESPECIE.De esta manera, cada registro es una fila y al ordenar un campo ascendente odescendentemente, los registros se ordenarán de acuerdo al campo seleccionadopero no perderán la relación que tienen con los datos de las demás columnas.Esta es otra diferencia con Excel.CLAVEESPECIEFAMILIA GÉNERO ESPECIE001 POACEAE Chusquea bilimekii002 ASTERACEAE Pittocaulon praecoxCLAVECOLECTAFECHACOLECTACLAVEESPECIECOLECTORNÚMEROCOLECTA5241 28/05/99 001 J. LÓPEZ 2354Columna (campo)Fila (registro)
  17. 17. 91. Definir campos2. Definir las propiedades de los campos3. Definir clave primaria4. Definir relaciones e integridad referencial5. Capturar datos en las filas (introducir registros)PASOS PARA CREAR UNA TABLAEn general, para crear una tabla, tienes que seguir los pasos arriba marcados.Sin embargo, puedes iniciar a capturar información después del paso 3 enalgunas tablas, además de que otra manera de crear una tabla es laimportación de tablas prediseñadas en otros formatos (por ejemplo, en Excel).
  18. 18. 10DEFINICIÓN DE UN CAMPOLa estructura de una tabla se define en la vista de diseño de las tablas. Esta vistanos solicita información sobre:- Nombre del campo. Define el nombre de las columnas.- Tipo de datos. Define un tipo de dato apropiado para los valores a almacenar enel campo.- Descripción. Es la descripción del contenido del campo. Esta descripción puedeser utilizada como un mensaje, ya que aparece en la barra de estado.TIPO DE DATOS.- Texto. Textos y números que no requieran cálculos. Tamaño: 255 caracteres.- Memo. Textos y números que no requieran cálculos. Tamaño: 65,535caracteres.- Numérico. Sólo datos numéricos y permite hacer cálculos matemáticos.- Fecha/hora. Sólo permite fechas y horas. Desde el año 100 hasta el 9999.- Moneda. Evita redondeo en cálculos. Se permiten 15 decimales.- Autonumérico. Números secuenciales exclusivos (con incremento de unaunidad) o números aleatorios que se insertan automáticamente cuando seagrega un registro.- Si/no. Contiene sólo uno de dos valores posibles, Sí/No, Verdadero/Falso.
  19. 19. 11- Objeto OLE. Objetos (como, por ejemplo, documentos de Microsoft Word, hojasde cálculo de Microsoft Excel, imágenes, sonidos u otros datos binarios),creados en otros programas, que se pueden incrustar en una tabla de Access.- Hipervínculo. Utilizado para crear un vínculo con otras aplicaciones, es decir,para que desde ACCESS puedas abrir algún otro archivo desde otra aplicación.- Asistente para búsquedas. Crea un campo que permite elegir un valor de otratabla o de una lista de valores mediante el empleo de un cuadro combinado.DESCRIPCIÓN DEL TAMAÑO DEL CAMPO PARA EL TIPO DE DATOSNUMÉRICO- Byte. Maneja datos numéricos dentro del rango de 0 ~ 255. Sin puntosdecimales y no puede manejar fracciones.- Entero. Maneja datos numéricos dentro del rango -32,767 ~ 32,768. Sinpuntos decimales y no puede manejar fracciones.- Entero largo. Maneja datos numéricos dentro del rango -2, 147, 483,648 ~2, 147, 483,647. Sin puntos decimales y no puede manejar fracciones- Simple. Maneja datos numéricos dentro del rango -3.402823 x 1038~3.402823 x 1038. Acepta siete dígitos a la derecha del punto decimal.- Doble. Maneja datos numéricos dentro del rango:-1.79769313486231 x 10308~ -4.94065645841247 x 10 -324para valoresnegativos.1.79769313486231 x 10308~ -4.94065645841247 x 10 -324para valorespositivos. Acepta 15 dígitos a la derecha del punto decimal.REGLAS PARA DAR NOMBRE A LOS CAMPOSEn Microsoft Access, los nombres de los campos:- Pueden tener hasta 64 caracteres.- Pueden incluir cualquier combinación de letras, números, espacios ycaracteres especiales, excepto el punto (.), el signo de exclamación (!), elacento grave (´) y corchetes ([ ]).- No pueden comenzar por un espacio en blanco.- No pueden contener caracteres de control (valores ASCII de 0 a 31).- No pueden incluir comillas dobles (") en los nombres de tablas, vistas oprocedimientos almacenados en un proyecto de Microsoft Access.
  20. 20. 12EJERCICIO 2. DEFINE CAMPOSCrea una nueva tabla a partir de la ventanade base de datos.Selecciona CREAR UNA TABLA EN VISTADISEÑO y haz doble clic.Captura el nombre del campo y el tipo dedato. Puedes capturar una descripción si lodeseas.NOMBRE DEL CAMPO TIPO DE DATO- ID COL Autonumérico- NOMBRE CIENTÍFICO Texto- COLECTOR Texto- NÚMERO DE COLECTA Número- FECHA DE COLECTA Fecha/Hora- LOCALIDAD Texto- OBSERVACIONES Texto- NÚMERO DE DUPLICADOS Número- DETERMINÓ Texto- MEXU Sí/No- CORENA Sí/No
  21. 21. 13DEFINICIÓN DE LAS PROPIEDADES DE UN CAMPOLos atributos de cada campo son definidos por la propiedad del campo. Elcontenido de la propiedad del campo es diferente de acuerdo al tipo de datos delcampo.Propiedad decampoContenidoTamaño delcampo- Especifica en datos de texto, el número de caracteres (1-255)- Especifica el tipo de datos numéricos (entero, entero largo,decimal, etc)Formato - Especifica el modo de desplegar los datos en un formatoconsistente.Lugaresdecimales- Especifica los dígitos a desplegar después del punto decimalMáscara deEntrada- Especifica el formato de entrada (para texto y fecha/horaúnicamente)Título - Especifica una etiqueta para formularios o reportesValorpredeterminado- Especifica un valor que se adicione automáticamente en unnuevo registro en la tabla.Requerido - Especifica si los datos en ese campo son necesarios o no
  22. 22. 14Introduce el nombre COLECTASHaz clic en ACEPTAR para salvar.EJERCICIO 3. DEFINE PROPIEDADES DEL CAMPOEspecifica el tamaño del campo de los tiposde datos de texto, como se te indica acontinuación:- Nombre científico 30- Colector 50- Localidad 100- Observaciones 150- Determinó 30Haz clic en el campo FECHA DECOLECTA.Haz clic en el renglón de MÁSCARA DEENTRADA en las propiedades del campo.Haz clic en el botónHaz clic en SÍ en la caja de mensaje acercade salvar la tabla.
  23. 23. 15En la siguiente ventana, ACCESS te indicaque no hay ninguna clave principal definiday te pregunta si deseas crear una.Haz clic en NO, ya que esta clave principalserá definida en un ejercicio posterior.El asistente para la máscara de entrada esdesplegado.Selecciona fecha corta (dd/mm/aaaa) parala máscara de entrada y haz clic enSIGUIENTE.En esta ventana se te muestran algunasopciones de cómo mostrar la máscara deentrada, sin embargo, ahora nocambiaremos nada.Haz clic en FINALIZAR.
  24. 24. 16DEFINIR CLAVE PRINCIPALDefinir clave principalLa clave principal es un campo el cual es definido como tal para identificar condatos únicos a cada registro de una tabla. Una vez que la clave principal esdefinida, la combinación o relación de múltiples tablas llega a ser posible, es decir,si no tenemos definida una clave principal en cada una de nuestras tablas, éstasno podrán relacionarse entre sí. En estas relaciones, la clave principal sirve paraindicar claramente qué registro de la tabla A está relacionado con qué registro dela tabla B.Para ejemplificar la clave principal, podemos pensar en ella como el número decada jugador de un equipo de fútbol. Un equipo de fútbol puede tener jugadorescon el mismo nombre, la misma posición e incluso la misma edad, entonces enuna base de datos habría dos registros con los mismos datos, pero a través delnúmero de la playera asignado a cada uno de ellos, es que podemos saber dequién estamos hablando.Entonces, la clave principal es un campo con el cual vamos a identificar cadaregistro de una tabla con un valor único e irrepetible en la tabla, de esta maneracada registro estará plenamente identificado.
  25. 25. 17En la VISTA DISEÑO de la tablaCOLECTAS selecciona el campo ID COLhaciendo clic sobre él.Haz clic en el botón CLAVE PRINCIPALque se encuentra en la barra DISEÑO DETABLA.De esta manera le haz indicado a ACCESSque el campo ID COL será tu clave principal.Ahora haz clic en el botón VISTA HOJA DEDATOS localizado en la partesuperior izquierda de la pantalla.ACCESS te indica que primero debesguardar la tabla.Haz clic en el botón SÍ para salvar la tabla.Ahora tu tabla está lista para ingresar datos.Haz clic en el botón rojo de cerrar de latabla COLECTAS, localizado en la partesuperior derecha de la ventana de la tabla.EJERCICIO 4. ESTABLECE LA CLAVE PRINCIPAL
  26. 26. 18Crea la tabla LOCALIDADES, que constede los siguientes campos, tipos de datos ytamaño de campo:- ID LOC (AUTONUMÉRICO)- LOCALIDAD (TEXTO, 100)- DELEGACIÓN (TEXTO, 20)- ANP (TEXTO, 50)- ENTIDAD (TEXTO, 20)- COORD N (TEXTO, 20)- COORD W (TEXTO, 20)- ALTITUD (TEXTO, 10)- TIPO DE VEGETACIÓN (TEXTO, 50)Define ID LOC como clave principal, si norecuerdas cómo, revisa el ejercicio 4.En el campo ENTIDAD, ve a laspropiedades del campo, haz clic en VALORPREDETERMINADO y escribe: DISTRITOFEDERAL.De esta manera, ya en vista hoja de datosnos aparecerá el Distrito Federal por defaulten ese campo.Haz clic en el campo COORD N.En las propiedades del campo, haz clic enMÁSCARA DE ENTRADA y escribir 00° 00’00” NEfectúa lo mismo en el campo COORD W,sólo cambia la última N por W.EJERCICIO 5. CREA NUEVAS TABLAS
  27. 27. 19Haz clic en el campo TIPO DEVEGETACIÓN.Haz clic en el TIPO DE DATOS y eligeASISTENTE PARA BÚSQUEDAS.Un asistente se desplegará y en él elige lasegunda opción: ESCRIBIRÉ LOSVALORES QUE DESEE.Haz clic en SIGUIENTE.Captura en la COL1 los siguientes datos:- Bosque de Abies religiosa- Bosque de Pinus- Bosque de Quercus- Matorral xerófilo- Pastizal- Vegetación AcuáticaHaz clic en SIGUIENTE.
  28. 28. 20En la siguiente pantalla, el asistente tepregunta ¿Qué etiqueta deseas para lacolumna de búsqueda?.La etiqueta que te da por default es correcta(TIPO DE VEGETACIÓN).Haz clic en FINALIZAR.Haz clic en el botón VISTA HOJA DEDATOS para ver tu tabla.Access te pregunta si deseas salvar loscambios, haz clic en SÍ y te pedirá que leasignes un nombre a tu tabla, escribeLOCALIDADES y haz clic en ACEPTAR.Haz clic en los campos COORD N y TIPODE VEGETACIÓN para ver los resultadosde tu ejercicio.Cierra la tabla LOCALIDADES.
  29. 29. 21Haz clic en el menú ARCHIVO, eligeOBTENER DATOS EXTERNOS y luegoelige IMPORTAR…Ahora una ventana para Importar se tedespliega.Haz clic en TIPO DE ARCHIVO, eligeMICROSOFT EXCEL y busca el archivo:ESPECIES en la siguiente ubicación:C: Mis documentos/CURSO ACCESS/ARCHIVOSUTILES/Haz clic en IMPORTAR.Enseguida se desplegará un Asistente paraimportación de hojas de cálculo.Elige MOSTRAR HOJAS DE TRABAJO yentonces elige HOJA 1.Nota que se te muestran los datos de latabla que quieres importar.Haz clic en SIGUIENTE.EJERCICIO 6. IMPORTA UNA TABLA DE EXCEL
  30. 30. 22Marcar PRIMERA FILA CONTIENETÍTULOS DE COLUMNAS, haciendo clic enla casilla de verificación para ello.Nota que la primera fila de la tabla seconvierte en los títulos de las columnas.Haz clic en SIGUIENTE.Ahora en esta pantalla te pregunta elAsistente en donde deseas almacenar losdatos que vas a importar.Elige EN UNA NUEVA TABLA, haciendoclic en la casilla de verificacióncorrespondiente.Haz clic en SIGUIENTE.En esta página, tienes diferentes opciones,como por ejemplo especificar la informaciónsobre cada campo a importar, tal como eltítulo o bien, tienes la opción de elegir algúncampo que no quieras importar.Sin embargo, nosotros no modificaremosnada.Haz clic en SIGUIENTE.
  31. 31. 23En esta ventana, ACCESS te recomiendaque definas una clave principal para la nuevatabla.Elige PERMITIR A ACCESS AGREGAR LACLAVE PRINCIPAL.Nota que abajo te crea un campo ID.Haz clic en SIGUIENTE.En la siguiente ventana, tienes que asignarleun nombre a la nueva tabla que vas aimportar.Escribe ESPECIES en el espacioIMPORTAR A LA TABLA:Haz clic en FINALIZAR.El asistente te indica que la importación delarchivo de Excel ESPECIES ha sidoimportada con Éxito.Haz clic en ACEPTAR.Abre tu tabla ESPECIES desde la ventanade base de datos para checar los datos y vea VISTA DISEÑO y cambia el nombre delcampo ID por ID SP. Cierra la tabla y guardacambios.
  32. 32. 24En la ventana de Base de datos, haz un clicsobre la tabla ESPECIES para seleccionarla.Haz clic en el botón DISEÑO de la mismaventana de base de datos.Adiciona un campo al final de la lista, que sedenomine FOTOS.En el tipo de datos elige OBJETO OLE.Haz clic en VISTA HOJA DE DATOS.ACCESS te preguntará si deseas guardar latabla.Haz clic en SI.EJERCICIO 7. ESTABLECE OBJETOS OLE
  33. 33. 25Ya en la VISTA HOJA DE DATOS, haz clicsobre el registro uno de la tabla, en elcampo FOTOS y haz clic con el botónderecho.En el menú que se despliega, eligeINSERTAR OBJETO.Un asistente se te desplegará, elige CREARDESDE ARCHIVO, haciendo clic en lacasilla de verificación correspondiente.Ahora haz clic en el botón EXAMINAR parabuscar el archivo con la foto que necesitas.Busca la ruta siguiente:C: Mis documentos/CURSO ACCESS/ARCHIVOSUTILES/Elige el archivo con el nombre: QUERCUSLAURINA.JPGHaz clic en ACEPTAR en ambas ventanas.Para los demás registros, realiza el mismoprocedimiento, eligiendo el archivo cuyonombre coincida con la especie de cadaregistro.Al final la tabla ESPECIES, quedará comose muestra en la imagen de al lado.Asegúrate que en el campo FOTOS diga:Photo Editor 3.0, si no, no podrás ver lasfotos y deberás instalar este programa.Cierra la tabla ESPECIES.
  34. 34. 26En la ventana de Base de datos, haz clicsobre la tabla COLECTAS paraseleccionarla.Después haz clic sobre el botón DISEÑO.Haz clic en el campo NOMBRECIENTÍFICO, y luego en la columna TIPODE DATOS, elige ASISTENTE PARABÚSQUEDAS.Un asistente se te despliega.Haz clic en la primera opción:DESEO QUE LA COLUMNA DEBÚSQUEDA BUSQUE LOS VALORES ENUNA TABLA O CONSULTA.Haz clic en SIGUIENTE.EJERCICIO 8. CREA COLUMNAS DE BÚSQUEDA
  35. 35. 27Elige la tabla ESPECIES, que es la tabla quequeremos que nuestra columna debúsqueda muestre.Haz clic en SIGUIENTE.En esta ventana tenemos que especificarque campos se mostrarán en nuestracolumna de búsqueda.Elige el campo FAMILIA y luego oprime elbotón . .Haz lo mismo con el campo GÉNERO yESPECIE.Haz clic en SIGUIENTE.Haz más grande cada columna (1 o 2 cm),haciendo clic en donde se muestra en laimagen de al lado.Haz clic en SIGUIENTE.
  36. 36. 28La etiqueta que te da por default escorrecta (NOMBRE CIENTÍFICO).Haz clic en FINALIZAR.Ahora, se te pide que guardes la tablapara que se establezca la relación entrelas tablas.Haz clic en SÍ.Ahora puedes revisar tu tabla COLECTASen la VISTA HOJA DE DATOS. Haz clicen el campo NOMBRE CIENTÍFICO einmediatamente se te desplegará la listaque acabas de hacer. Sigue el mismoprocedimiento para el campoLOCALIDAD de la tabla COLECTAS,eligiendo de la tabla LOCALIDADES, loscampos LOCALIDAD, ALTITUD y ANP.Observa la lista creada en el campoLOCALIDAD. Cierra la tabla COLECTAS.
  37. 37. 29RELACIONES E INTEGRIDAD REFERENCIALRelacionesIntegridad ReferencialLas relaciones son hechas para crear conexiones entre tablas. Una relación no esmás que una indicación que le debemos hacer a ACCESS de cuales son loscampos que contienen los datos claves para que dos tablas puedan relacionarse(ver figura de la página 8), es decir, una relación trabaja por el empalme de datosiguales de campos clave en diferentes tablas.La integridad referencial es un sistema de reglas que utiliza Microsoft Access paragarantizar que las relaciones entre los registros de tablas relacionadas seanválidas y que no se eliminen ni modifiquen accidentalmente datos relacionados.Puede establecerse la integridad referencial cuando se cumplen todas lascondiciones siguientes:- El campo coincidente de la tabla principal es una clave principal o tiene uníndice único.- Los campos relacionados tienen el mismo tipo de datos.Cuando se utiliza la integridad referencial, se aplican las reglas siguientes:- No puede introducir un valor en el campo de clave externa de la tablarelacionada que no exista en la clave principal de la tabla principal.- No puede eliminar un registro de una tabla principal si existen registroscoincidentes en una tabla relacionada.- No puede cambiar un valor de clave principal en la tabla principal si eseregistro tiene registros relacionados.
  38. 38. 30Haz clic en el menú HERRAMIENTAS yelige RELACIONES.Las tres tablas que creaste aparecerán en tuventana de relaciones, con las relacionesque hicimos al establecer COLUMNAS DEBÚSQUEDA. Acomódalas como aparece enla figura de al lado.Ahora haz clic con el botón derecho en lalínea negra que conecta la tabla ESPECIESy la tabla COLECTAS.Elige MODIFICAR RELACIÓN.Se abre la ventana MODIFICAR RELACIONES,en donde se muestran las dos tablas y camposrelacionados.Haz clic en las tres cajas:EXIGIR INTEGRIDAD REFERENCIALACTUALIZAR EN CASCADA LOS CAMPOSRELACIONADOSELIMINAR EN CASCADA LOS REGISTROSRELACIONADOS.Nota que abajo se indica el tipo de relación queestás utilizando: UNO A VARIOS.Haz clic en ACEPTAR.EJERCICIO 9. ESTABLECE RELACIONES
  39. 39. 31En la línea negra que marca la relación entrelas tablas ahora en un extremo está elnúmero 1 y en el otro el símbolo ’,señalando una relación uno a muchos queacabas de establecer.Ahora haz clic con el botón derecho en lalínea que une a la tabla LOCALIDADES y ala tabla COLECTAS y elige MODIFICARRELACIÓN.Se abre otra vez la ventana MODIFICARRELACIONES, en donde se muestran lasdos tablas y campos relacionados.Haz clic en las tres cajas de abajo y despuéshaz clic en ACEPTAR.Ahora puedes ver que en la línea negra yase ha establecido una relación de uno amuchos entre estas dos tablas.Ahora también están relacionadas las tablasESPECIES y LOCALIDADES mediante latabla COLECTAS, en una relación MUCHOSA MUCHOS.Haz clic en el botón CERRAR .
  40. 40. 32Access te pregunta si deseas guardar loscambios que hiciste en el diseño de tusrelaciones.Haz clic en SÍ.Tabla con información para utilizar en el Ejercicio 10.
  41. 41. 33Al terminar de capturar la información, cierrala tabla LOCALIDADES.Si hiciste más ancho o más angosto ocambiaste de posición algún campo de latabla, al cerrarla te pedirá que guardes loscambios en el diseño de la tabla.Haz clic en SÍ.Estos cambios sólo son a nivel depresentación en pantalla, y no afectan laestructura de la tabla.Captura la información contenida en la tablade la página anterior, o bien, puedes abrir elarchivo en formato de imagen de lasiguiente dirección:C: Mis documentos/CURSO ACCESS/ARCHIVOS UTILES/ DATOS LOCALIDADESCheca en tu tabla que las máscaras deentrada de los campos COORD N yCOORD W están funcionando y que lacolumna de búsqueda del campo TIPO DEVEGETACIÓN también funciona.En la ventana de base de datos, haz dobleclic en la tabla LOCALIDADES.EJERCICIO 10. CAPTURA INFORMACIÓN EN LA TABLA LOCALIDADES
  42. 42. 34En la ventana de base de datos, haz clic enla tabla COLECTAS y luego en ABRIR.Haz clic en el campo NOMBRECIENTÍFICO y en sus propiedades, haz clicen VALOR PREDETERMINADO y borra elcero (0) que tiene como valor por default.Haz lo mismo con los campos LOCALIDAD,NÚMERO DE COLECTA y NÚMERO DEDUPLICADOS.Ahora haz clic en el botón VISTADISEÑO.EJERCICIO 11. BORRA VALORES PREDETERMINADOS POR DEFAULT
  43. 43. 35Sin cerrar la tabla COLECTAS, haz clic enel botón VISTA HOJA DE DATOS .Access te indicará que primero debesguardar la tabla.Haz clic en SÍ.Haz clic en el campo NOMBRECIENTÍFICO y nota que las especies noestán ordenadas alfabéticamente, sino en elorden en que fueron capturadas.Esto no es conveniente, pues cuando tienesmuchas especies, encontrar la que buscasresultaría muy difícil.Para cambiar esto, haz clic en el botónVISTA DISEÑO .Haz clic en el campo NOMBRECIENTÍFICO y después en las propiedades,en la carpeta BÚSQUEDA, haz clic enORIGEN DE LA FILA y finalmente haz clicen el botón .EJERCICIO 12. ORDENA ALFABÉTICAMENTE TUS LISTAS DE BÚSQUEDA
  44. 44. 36En la ventana que se abre, haz clic en elcampo de FAMILIA y en la fila de ORDENelige de la lista ASCENDENTE.Haz lo mismo para los campos GÉNERO YESPECIE.Haz clic en el botón CERRAR .Access te pregunta si deseas guardar loscambios.Haz clic en SÍ.Ahora haz clic en el botón VISTA HOJA DEDATOS y te pedirá que guardes latabla. Luego haz clic en el campo NOMBRECIENTÍFICO y verás que la lista de especiesdesplegada, ahora está ordenadaalfabéticamente por FAMILIA.Haz clic en el botón CERRAR .
  45. 45. 37Captura la información que se señala en latabla de abajo. Si lo deseas, tambiénpuedes abrir el archivo desde:C: Mis documentos/CURSO ACCESS2005/ARCHIVOS UTILES/ DATOSCOLECTAS.Abre nuevamente la tabla COLECTAS.EJERCICIO 13. CAPTURA INFORMACIÓN EN LA TABLA COLECTAS
  46. 46. 38¿QUÉ ES UNA CONSULTA?Una consulta es definida como el requerimiento específico de información dirigidoa los datos almacenados en las diferentes tablas de una base de datos. Lasconsultas nos sirven para analizar, ver o recuperar información específica de todasnuestras tablas. Las tablas y campos que vamos a utilizar para una consultapueden ser elegidos visualmente en un ambiente amigable, ya que a pesar de queestas consultas son elaboradas en lenguaje SQL (Structured Query Language),Access nos ofrece la posibilidad de hacerlo de una manera sencilla, pero en la quesin embargo, debemos tener mucho cuidado con las tablas y campos quenecesitamos para obtener realmente la información que solicitamos. Después dedefinir y ejecutar la consulta, los resultados serán desplegados en un formato dehoja de datos.Existen diferentes tipos de consulta, cada una enfocada para un objetivo diferente,éstas son:Consultas de Selección. Es el tipo de consulta más habitual. Este tipo deconsulta obtiene los datos de una o más tablas y muestra los resultados en unahoja de datos en la que se pueden actualizar los registros (con algunasrestricciones). También puede utilizar una consulta de selección para agrupar losregistros y calcular sumas, cuentas, promedios y otros tipos de totales.Consultas de Parámetros. Es una consulta que cuando se ejecuta, muestra uncuadro de diálogo propio que solicita información, por ejemplo, criterios pararecuperar registros o un valor que desea insertar en un campo. Puede diseñar laconsulta para que solicite más de un dato; por ejemplo, puede diseñarla para quesolicite dos fechas. Access puede entonces recuperar todos los registros que seencuentren entre esas dos fechas.RESULTADOCONSULTA
  47. 47. 39Consultas de tabla de referencias cruzadas. Se utilizan para calcular yreestructurar datos de manera que su análisis sea más sencillo. Las consultas detabla de referencias cruzadas calculan una suma, una media, un recuento u otrotipo de totales de datos, y se agrupan en dos tipos de información: uno haciaabajo, en el lado izquierdo de la hoja de datos, y otro a lo largo de la partesuperior. Por ejemplo:Tabla 1. Consulta de selección. Esta consulta agrupa los totales verticalmente, porempleado y categoría, con un mayor número de registros, lo que hace que lacomparación entre totales de los distintos empleados sea más complicada.APELLIDOS CATEGORÍA VENTASMARTÍNEZ COMIDA 88302.09MARTÍNEZ CONDIMENTOS 25789.35MARTÍNEZ BEBIDAS 57182.13RUVALCABA COMIDA 111047.76RUVALCABA CONDIMENTOS 49566.21RUVALCABA BEBIDAS 80005.35Tabla 2. Consulta de tabla de referencias cruzadas. Esta consulta muestra lamisma información, pero la agrupa tanto vertical como horizontalmente y, portanto, la hoja de datos es más compacta y más fácil de analizar.APELLIDOS COMIDA CONDIMENTOS BEBIDASMARTÍNEZ 88302.09 25789.35 57182.13RUVALCABA 111047.76 49566.21 80005.35Consulta de eliminación. Elimina un grupo de registros de una o más tablas. Porejemplo, puede utilizar una consulta de eliminación para quitar sinonimias que secolaron en nuestra tabla ESPECIES. Con las consultas de eliminación, siempre seeliminan registros enteros, no sólo campos seleccionados dentro de los registros.Consulta de actualización. Realiza cambios globales en un grupo de registros deuna o más tablas. Con una consulta de actualización, puede cambiar los datos delas tablas existentes.Consulta de datos anexados. Agrega un grupo de registros de una o más tablasal final de una o más tablas. Por ejemplo, supongamos que tiene nuevas especiesen una base de datos con la información acerca de ellas y desea anexarlas a subase de datos principal. Para evitar tener que escribir toda esta información en subase de datos principal, se hace una consulta de datos anexados para agregar losnuevos registros a la tabla ESPECIES de su base de datos principal.Consulta de creación de tabla. Crea una tabla nueva a partir de la totalidad ouna parte de los datos de una o más tablas. Las consultas de creación de tablason útiles para crear una tabla que se desee exportar a otra base de datos deMicrosoft Access o una tabla histórica que contenga registros antiguos.
  48. 48. 40En la siguiente tabla se indican los criterios más comunes que se utilizan para laejecución de consultas:CRITERIO DESCRIPCIÓN> 234En el campo Número de Colecta, para conocer todas los números decolecta mayores de 234< 1200En el campo Número de Colecta, para conocer todas los números decolecta menores de 1200>= DíazEn un campo de sólo apellidos, para conocer todos los nombres desdeDíaz hasta el final del alfabeto25/05/2005 En el campo fecha, para conocer las colectas realizadas el 25/05/2005Entre 01/01/2005 Y01/03/2005En el campo Fecha de Colecta, para conocer las colectas que se realizaronentre enero y marzo de 2005Año([Fecha de colecta]) =2005En el campo Fecha de colecta, para obtener las colectas del año 2005Negado P.RAMMAMORTHY, 2005En el campo Determinó, para conocer todas las colectas que no hayadeterminado P. Rammamorthy en el 2005Negado 2En el campo Número de Duplicados, para conocer todas las colectas cuyonúmero de duplicados no es 2Negado T* Para conocer los colectores cuyo primer nombre no empieza con TBouvardia En el campo Género, para conocer en donde hemos colectado BouvardiaBouvardia O QuercusEn el campo Género, para obtener las colectas de los géneros Bouvardia yQuercus>="N"En el campo Colector, para obtener los colectores cuyo nombre comienzapor las letras de la N a la Z.L*En el campo Colector, para obtener los colectores cuyo nombre empiezapor la letra SArbusto*En el campo Observaciones, para obtener todos los registros que sonArbustos (que empiezan con la palabra Arbusto).[E-L]*En el campo Colector, para obtener a aquellos colectores cuyo nombreempieza por las letras de la E a la L.*flores* En el campo Observaciones, para obtener todas las colectas con flores.Fecha() En el campo Fecha de colecta, para obtener las colectas de hoyEs NuloEn el campo NOMBRE CIENTÍFICO, para obtener las colectas nodeterminadas, es decir, que el campo esté vacío.No es NuloEn el campo NOMBRE CIENTÍFICO, para obtener las colectasdeterminadas, es decir, que el campo NO esté vacío.[FROM]![Localidades]![ANP]En el campo ANP, para obtener todas las especies colectadas endeterminada ANP (p.e. Desierto de los Leones)
  49. 49. 41En la ventana de base de datos, seleccionaCONSULTAS.Luego haz doble clic en CREAR UNACONSULTA EN VISTA DISEÑO.Te aparecerá la caja MOSTRAR TABLA,haz clic en la tabla COLECTAS y luego hazclic en AGREGAR.Para agregar una tabla también puedeshacer doble clic en la tabla que deseesagregar.Haz lo mismo con las tablas ESPECIES yLOCALIDADES.Nota que las tablas aparecen en la ventanade arriba, así como sus relaciones.Para verlas mejor, acomoda tus tablas comoen la figura de al lado.EJERCICIO 14. HAZ UNA CONSULTA DE SELECCIÓN BÁSICA
  50. 50. 42El resultado se te desplegará en formato dehoja de datos, puedes ver ahora lainformación que solicitaste.Para agregar campos a tu consulta, debesarrastrar el campo que desees hasta elespacio correspondiente sin soltar el clic, obien hacer doble clic en el campo quequieras agregar.Agrega los campos FAMILIA, GÉNERO,ESPECIE, AUTOR y NOMBRE COMÚN dela tabla ESPECIES. También agrega loscampos COLECTOR, NÚMERO DECOLECTA, FECHA DE COLECTA,OBSERVACIONES y DETERMINÓ de latabla COLECTAS. Por último, de la tablaLOCALIDADES agrega todos los campos,excepto ID LOC.Haz clic en el botón EJECUTAR .Guarda la consulta y asígnale el nombre:BÁSICA.Haz clic en ACEPTAR.
  51. 51. 43En esta consulta, haz clic en el botón deVISTA DISEÑO .En el campo ANP, en el renglón deCRITERIOS, escribe:[FROM]![Localidades]![ANP]Haz clic en EJECUTAR .Te aparecerá una ventana que te pedirá elvalor del parámetro.Escribe: Sierra de GuadalupeHaz clic en ACEPTAR.Te aparecerán datos de las colectasrealizadas sólo en la Sierra de Guadalupe.En el Menú ARCHIVO, Haz clic en SALVARCOMO y asígnale el nombre:PARÁMETROS.Haz clic en ACEPTAR.EJERCICIO 15. HAZ UNA CONSULTA DE PARÁMETROS
  52. 52. 44Añade los campos GÉNERO y ESPECIE dela tabla ESPECIES, el campo ANP de latabla LOCALIDADES y el campo NÚMERODE COLECTA de la tabla COLECTAS.Haz clic en EJECUTAR .En la ventana de base de datos, seleccionaCONSULTAS.Luego haz doble clic en CREAR UNACONSULTA EN VISTA DISEÑO.Añade otra vez las tres tablas.Nota que se muestran cuales especiesestán en cada ANP, así como el número dela colecta.Haz clic en VISTA DISEÑO .EJERCICIO 16. HAZ UNA CONSULTA DE REFERENCIAS CRUZADAS
  53. 53. 45Dos renglones se adicionan a tu consulta(TOTAL y TAB REF CRUZ). En el renglónTOTAL, en el campo NÚMERO DECOLECTA cambia el valor por SUMA. En elrenglón TAB REF CRUZ, en los camposGÉNERO y ESPECIE, elige ENCABEZADODE FILA, en el campo ANP eligeENCABEZADO DE COLUMNA y en elcampo NÚMERO DE COLECTA, eligeVALOR. Haz clic en EJECUTAR .Haz clic en el Menú CONSULTA y eligeCONSULTA DE TABLA DEREFERENCIAS CRUZADAS.Ahora los mismos datos de la consulta deselección se te despliegan, pero ordenadosen diferente formato. Nota que ahora lasANP son desplegadas como columnas y losnúmeros de colecta como valores queintersectan la especie con el ANP.
  54. 54. 46Te pedirá que le asignes un nombre a lanueva consulta.Escribe REF CRUZ.Haz clic en ACEPTAR.Cierra la consulta y Access te preguntará sideseas guardar los cambios en el diseño dela consulta “Consulta 1”Haz clic en SÍ.
  55. 55. 47Importa la tabla NUEVAS ESPECIES, quese encuentra en nuestro directorio: C: Misdocumentos/CURSO ACCESS/ARCHIVOSUTILES/. El archivo se encuentra enformato de Excel.Para importar la tabla, haz clic con el botónderecho sobre la ventana de base de datos,después busca el archivo y elige el tipo dearchivo.Después sigue los pasos del asistente.Importa la tabla sin crear una clave principal.Para mayor referencia, regresa al Ejercicio6. Importa una tabla de Excel.Observa los datos de la tabla NUEVASESPECIES y nota que el autor de cuatro delas cinco especies es H.B.K. (Humbolt,Bonpland y Kunth)Esta combinación de autores ya no seutiliza, siendo Kunth lo aceptadoactualmente.Sin hacer nada, cierra la tabla.Ahora abre una nueva CONSULTA,haciendo clic en CREAR UNA CONSULTAEN VISTA DISEÑO.Agrega únicamente la tabla NUEVASESPECIES.Cierra la ventana MOSTRAR TABLA.EJERCICIO 17. HAZ UNA CONSULTA DE ACTUALIZACIÓN
  56. 56. 48Agrega el campo AUTOR.Haz clic en el Menú CONSULTA.Elige CONSULTA DE ACTUALIZACIÓN.En el renglón ACTUALIZAR A: escribe:“Kunth”En el renglón CRITERIOS: escribe “H.B.K.”Haz clic en el botón EJECUTAR .Access te indica que vas a actualizar 4 filas.También te previene sobre la imposibilidadde deshacer los cambios, es por eso quepara hacer este tipo de consulta debes detener mucho cuidado y estar muy seguro delo que haces.Haz clic en SI.
  57. 57. 49Abre la tabla NUEVAS ESPECIES y notaque los autores H.B.K han sidoreemplazados por Kunth.Cierra la tabla NUEVAS ESPECIES.Haz clic en el botón CERRAR .Access te pregunta si quieres guardar laconsulta.Haz clic en SI.Asígnale el nombre CONS ACTUAL.Haz clic en ACEPTAR.
  58. 58. 50Abre una nueva CONSULTA, haciendo clicen CREAR UNA CONSULTA EN VISTADISEÑO.Agrega únicamente la tabla NUEVASESPECIES.Cierra la ventana MOSTRAR TABLA.Adiciona el campo GÉNERO a la consulta.En el Menú CONSULTA, elige CONSULTADE ELIMINACIÓN.En el renglón de CRITERIOS, escribe“Spigelia”.Haz clic en el botón EJECUTAR .EJERCICIO 18. HAZ UNA CONSULTA DE ELIMINACIÓN
  59. 59. 51Access te indicará que vas a eliminar unafila de la tabla NUEVAS ESPECIES y queno podrás deshacer los cambios.Haz clic en SÍ.Cierra esta nueva consulta y guárdala con elnombre: CONSUL ELIMINA.Haz clic en ACEPTAR.Abre nuevamente la tabla NUEVASESPECIES y te darás cuenta que el registrode Spigelia speciosa Kunth hadesaparecido.Cierra la tabla NUEVAS ESPECIES.
  60. 60. 52Abre una nueva consulta en VISTADISEÑO.Agrega la tabla NUEVAS ESPECIES.Agrega todos los campos.En el Menú CONSULTA, elegir CONSULTADE DATOS ANEXADOS.Aparecerá una ventana en donde te pide elnombre de la tabla a la que quieras anexarlos datos especificados arriba.Escribe ESPECIES para anexar los datosde la tabla NUEVAS ESPECIES a la tablaESPECIES.Nota que puedes anexar datos a tu base dedatos en la que estás trabajando o en otrabase de datos de Access.Haz clic en ACEPTAR.Nota que aparece un nuevo renglón en tuconsulta llamado ANEXAR A: y que losnombres de los campos coinciden en ambastablas.Haz clic en EJECUTAR .EJERCICIO 19. HAZ UNA CONSULTA DE DATOS ANEXADOS
  61. 61. 53Access te informa que vas a anexar 4 filas yque una vez que hagas clic en SÍ, no vas apoder deshacer los cambios.Haz clic en SÍ.Haz clic en GUARDAR y asígnale el nombrede CONSUL DAT ANEX.Haz clic en ACEPTAR.Abre la tabla ESPECIES y corrobora quecuatro registros están adicionados a tutabla.Haz clic en CERRAR.
  62. 62. 54Abre una nueva consulta en VISTADISEÑO.Agrega las tablas COLECTAS, ESPECIES yLOCALIDADES.Agrega todos los campos de todas lastablas, excepto su ID, ni los camposNOMBRE CIENTÍFICO y LOCALIDAD de latabla COLECTAS.En el Menú CONSULTA elige CONSULTADE CREACIÓN DE TABLA.Enseguida te aparece la caja CREARTABLA y te pide que asignes un nombre ala nueva tabla que estás creando y que leespecifiques si la vas a crear en la base dedatos que tienes abierta o en alguna otra yaexistente.En el nombre de la tabla escribe INF TOTALy nota que ya está seleccionada BASE DEDATOS ACTIVA.Haz clic en ACEPTAR.Ahora haz clic en EJECUTAR y nota que teaparece un aviso de que vas a pegar 7 filasen una tabla nueva y te previene de que nopodrás deshacer cambios.Haz clic en SÍ.EJERCICIO 20. HAZ UNA CONSULTA DE CREACIÓN DE TABLA
  63. 63. 55Ahora cierra la consulta y guárdala con elnombre CREACION TABLA.Haz clic en ACEPTAR.Abre la tabla INF TOTAL y verifica lainformación en la nueva tabla.Nota que los campos CORENA y MEXU,tienen datos númericos en lugar de casillasde verificación.En vista diseño puedes cambiar esto en laspropiedades de cada campo, en la pestañaGENERAL, en FORMATO elegir SÍ/NO y enla pestaña BÚSQUEDA elegir CASILLA DEVERIFICACIÓN. Guarda los cambios.
  64. 64. 56CAPÍTULO TRES. CREANDO UNA APLICACIÓN CON ACCESS
  65. 65. 57¿QUÉ ES UN FORMULARIO?Un formulario es un objeto que nos sirve para desplegar nuestra base de datos enun formato amigable, a través de botones y textos de ayuda. Él nos sirve paranavegar en nuestra base de datos, sus tablas, sus consultas y sus informes deuna manera fácil. El uso de formularios en una base de datos ayuda a los usuariosno familiarizados con Access a consultar nuestra base de datos fácilmente.Un formulario es un objeto para capturar, editar y desplegar datos en una únicapresentación. Usando los formularios, es posible desplegar los datos de una tablao los resultados de una consulta y adicionar nuevos registros o editar los registrosexistentes. Además, un formulario puede ser creado basado en otros formularios oinformes y no precisamente en tablas o consultas.TABLA CONSULTA INFORME
  66. 66. 58DIAGRAMA DE TRANSICIÓN DE PANTALLAS
  67. 67. 59CUADRO DE HERRAMIENTASUSO DE HERRAMIENTASSeleccionaObjetosAsistente para ControlesEtiquetasCuadro deTextoGrupo deOpcionesBotón deAlternarBotón de OpciónCasilla deVerificaciónCuadroCombinadoCuadro de ListaBotón de ComandoImagenMarco de ObjetoDependienteMarco deObjetoIndependienteSalto dePáginaControl FichaSubformulario /SubinformeLíneaRectánguloMás ControlesEtiquetaCuadrode TextoLíneaBotonesdeAlternarCasillas deVerificación ImagenRectánguloCuadroCombinadoCuadro deLista Botón deComando
  68. 68. 60PROPIEDADES DE FORMATOLas propiedades del formato de los formularios son las herramientas para cambiarla presentación de los mismos.Título: Especifica el título del formularioBarras de desplazamiento: Especifica si las barras de desplazamientovertical y horizontal son desplegadasSelectores de registro: Especifica si este selector es desplegadoBotones de desplazamiento: Especifica si estos botones son desplegadosAjuste de tamaño automático: Especifica si el ajuste de tamaño automático dela ventana del formulario es utilizadoCentrado Automático: Especifica si el formulario es centradoautomáticamente en la pantalla al abrirloEstilo de los bordes: Especifica el tipo de bordeCuadro de control: Especifica si el cuadro de control es desplegadoBotones Minimizar Maximizar: Especifica si estos botones son desplegadosBotón Cerrar: Especifica si este botón es desplegadoBotónMinimizarBotónMaximizarCuadro deControlSelector deRegistrosBotones deDesplazamientoBarra dedesplazamientohorizontalBarra dedesplazamientoverticalBotónCerrarTítulo
  69. 69. 61En la ventana de Base de datos, haz clic enFORMULARIOS.Haz clic en CREAR FORMULARIO ENVISTA DISEÑO.Enseguida te aparece la vista diseño de unFORMULARIO.Nota que además te aparece el Cuadro deHerramientas.Haz doble clic en el cuadrito negro de laesquina superior izquierda del formulario.Te aparecen las propiedades del formulario.Haz clic en la pestaña DATOS.Ahora haz clic en la flecha hacia abajo deORIGEN DEL REGISTRO para desplegar lalista de tablas y consultas disponibles.Elige COLECTAS.Cierra las PROPIEDADES.EJERCICIO 21. HAZ UN FORMULARIO DE UNA TABLA
  70. 70. 62En la vista diseño del formulario, teaparecerá una ventana con la tablaCOLECTAS y la lista de campos que éstacontiene.Haz clic en el campo COLECTOR y sin dejarde presionar el botón del mouse, arrastra elcampo hasta la cuadrícula de diseño delformulario y suelta el botón del mouse. Teaparecerá del lado izquierdo la etiqueta delcampo y a la derecha, el campo. Puedesmover ambos, posicionándote sobre ellos, obien, puedes mover cada uno por separado,situándote en la esquina superior izquierda,en donde te aparezca una mano negra conel dedo índice señalando hacia arriba.Haz lo mismo, con los campos NÚMERODE COLECTA, FECHA DE COLECTA,LOCALIDAD, OBSERVACIONES yNÚMERO DE DUPLICADOS.En los campos LOCALIDAD yOBSERVACIONES haz más grande la cajadel campo para que se despliegue toda lainformación.Alinea los campos a tu gusto.
  71. 71. 63Haz clic en GUARDAR y asígnale el nombreCAPTURA DE COLECTAS.Haz clic en ACEPTAR.Haz doble clic en el cuadrito negro de laesquina superior izquierda del formulariopara ver las propiedades.En la pestaña FORMATO, haz clic en elrenglón TÍTULO y escribe CAPTURA DECOLECTAS.Ahora cambia los valores como se indicanen la figura de al lado.Cierra las Propiedades del formulario y hazclic en VISTA FORMULARIO, paravisualizar tu formulario.Nota que aparecen tus datos de la tablaCOLECTAS. Navega en los diferentesregistros que tienes y nota que en lapestaña superior aparece el título de tuformulario.
  72. 72. 64Haz clic en la vista Diseño de tu formularioCAPTURA DE COLECTAS.En el CUADRO DE HERRAMIENTAS hazclic en la opción para crear botones decomando.Ahora haz clic en donde quieres queaparezca tu botón.Enseguida te aparecerá el ASISTENTEPARA BOTONES DE COMANDO.Haz clic en la Categoría OPERACIONESCON FORMULARIOS y enseguida en laacción CERRAR FORMULARIO.Haz clic en SIGUIENTE.Te aparecerá una opción en donde puedeselegir una imagen para tu botón, o bien,escribir un texto.Deja la opción que te presenta por default yhaz clic en FINALIZAR.EJERCICIO 22. CREA BOTONES EN TU FORMULARIO
  73. 73. 65Repite la operación anterior, pero ahoraelige la acción ACTUALIZAR DATOS DELFORMULARIO y enseguida haz clic enFINALIZAR.Ahora haz clic en vista FORMULARIO yprueba que funcionen los botones.Cuando hagas clic en tu botón CERRAR,Access te pedirá que guardes los cambios,así que haz clic en SÍ.Cuando presiones el botón ACTUALIZAR,no notarás nada, ya que sólo funcionacuando capturas nuevos registros.Siguiendo el procedimiento anterior, haz lomismo para la tabla ESPECIES, de maneraque al final el formulario sea idéntico a lafigura de la izquierda. Para lograr que tu fotose vea completa, en la vista diseño, haz cliccon el botón derecho sobre ella y eligePROPIEDADES.En el renglón MODO DE CAMBIAR ELTAMAÑO, elige ZOOM.
  74. 74. 66Crea un nuevo formulario para la tablaCOLECTAS y haz el mismo procedimientoanterior, incluyendo sólo los camposindicados en la figura de la izquierda.Asígnale el nombre DETERMINACIONES.Inserta un botón nuevo en tu formularioDETERMINACIONES.Te aparecerá nuevamente el Asistente.Elige la categoría OPERACIONES CONFORMULARIOS y la acción ABRIRFORMULARIO.Haz clic en SIGUIENTE.Access te presenta la lista de formulariosque existen en tu base de datos.Elige el formulario ESPECIES.Haz clic en SIGUIENTE.EJERCICIO 23. HAZ UN FORMULARIO QUE ABRA OTROS FORMULARIOS
  75. 75. 67Ahora Access te da dos opciones, una parapresentar información específica delformulario seleccionado y otra parapresentar el formulario con todos losregistros.Elige la segunda opción.Haz clic en SIGUIENTE.Ahora escribe ADICIONAR ESPECIE, en laopción TEXTO.Haz clic en FINALIZAR.Haz clic en la VISTA FORMULARIO yprueba tu nuevo botón.Guarda los cambios en tu formularioDETERMINACIONES.
  76. 76. 68En la ventana de Base de datos, haz clic enFORMULARIOS.Haz clic en CREAR FORMULARIO ENVISTA DISEÑO.En el Cuadro de Herramientas, haz clic enla herramienta ETIQUETA. Luego haz clic entu nuevo formulario y escribe BASE DEDATOS DE BOTÁNICA.Asígnale fuente ARIAL de 12 Puntos.Si el texto no cabe en tu caja, sitúa el cursoren cualquier esquina y haz doble clic.Haz clic en el botón IMAGEN yenseguida dibuja un cuadro en dondequieras insertar tu imagen.Te aparecerá enseguida la ventanaINSERTAR IMAGEN.Busca en C: Mis documentos/CURSOACCESS/ARCHIVOS UTILES/escudo yhaz clic en ACEPTAR.EJERCICIO 24. HAZ LA PANTALLA DE BIENVENIDA DE TU BASE DE DATOS
  77. 77. 69Enseguida, haz clic en la herramienta paracrear botones.Haz clic en el sitio en donde quieres que selocalice tu botón.El asistente se te despliega y selecciona lacategoría OPERACIONES CONFORMULARIOS y la acción ABRIRFORMULARIO.Selecciona el formulario CAPTURA DECOLECTAS y haz clic en SIGUIENTE.
  78. 78. 70Selecciona la opción ABRIR FORMULARIOY MOSTRAR TODOS LOS REGISTROS.Haz clic en SIGUIENTE.En la siguiente ventana, elige TEXTO yescribe CAPTURAR COLECTAS.Haz clic en FINALIZAR.Puedes hacer a tu agrado el tamaño de tubotón.Ahora, siguiendo el mismo procedimiento,agrega dos botones más para los otros dosformularios que tienes en tu base de datos(DETERMINACIONES y ESPECIES).
  79. 79. 71Una vez que incluiste los otros dos botones,ve a las propiedades de tu formulario,haciendo doble clic en el cuadro negro de laesquina superior izquierda.Cambia los valores como se indican en lafigura de la izquierda.Cierra tu ventana de propiedades.Inserta un nuevo botón debajo de los demásy elige la categoría APLICACIÓN y la acciónSALIR DE LA APLICACIÓN.Haz clic en FINALIZAR.Haz clic en VISTA FORMULARIO.Haz clic en el botón STOP.Guarda tu formulario con el nombreBIENVENIDOS.Vuelve a abrir tu base de datos y tuformulario y prueba los otros botones.
  80. 80. 72En tu ventana de Base de datos, seleccionaTABLAS y haz un clic en la tablaLOCALIDADES.Ahora haz clic en el botónAUTOFORMULARIO .Access automáticamente te crea unformulario de la tabla seleccionada(LOCALIDADES).Nota que abajo te muestra una tabla con losregistros relacionados de la tablaCOLECTAS, es decir, cuales colectas estánregistradas en cada localidad.Esta función se llama SUBFORMULARIO.Ahora puedes ir a vista diseño y modificar atu antojo el formulario creadoautomáticamente y tmbién puedes modificarlas propiedades de formato.Guarda tu nuevo formulario con el nombreLOCALIDADES.Ahora abre tu formulario BIENVENIDOS ycrea un botón para abrir el formularioLOCALIDADES que acabas de crear.EJERCICIO 25. UTILIZANDO LA FUNCIÓN AUTOFORMULARIO
  81. 81. 73CAPÍTULO CUATRO. CREANDO INFORMES EN ACCESS
  82. 82. 74¿QUÉ ES UN INFORME?Un informe es un objeto utilizado por Access para presentar o imprimir datos detablas o de consultas.La presentación y creación de datos es similar a los formularios y también sepueden utilizar asistentes.Con los informes puedes imprimir listas de especies, etiquetas de colecta, etc.
  83. 83. 75En tu ventana de Base de datos, seleccionaINFORMES.Haz doble clic en CREAR UN INFORME ENVISTA DISEÑO.Se te despliega la ventana del informe.Despliega también las propiedades delmismo y la caja de herramientas.En las propiedades del informe, en elrenglón ORIGEN DEL REGISTRO,selecciona la consulta BÁSICA.Nota que la ventana de los campos de laconsulta BASICA se te despliega.Cierra las propiedades del informe.Haz clic en el campo FAMILIA y sin soltar elbotón, arrástralo hasta el espacio deDETALLE. Haz clic en la etiqueta del campoy con el botón derecho elige CORTAR.Sitúate en ENCABEZADO DE PÁGINA ypega la etiqueta.Haz lo mismo con los campos GÉNERO,ESPECIE, AUTOR y NOMBRE COMÚN.EJERCICIO 26. CREA UN INFORME BÁSICO
  84. 84. 76Haz clic en GUARDAR y asígnale a tu nuevoinforme el nombre LISTA1.Haz clic en ACEPTAR y cierra el informe.Alinea los campos como se indica en lafigura anterior.Ahora haz clic en VISTA PRELIMINAR paraver los datos de la consulta BASICA.
  85. 85. 77En tu ventana de Base de datos, seleccionaINFORMES y haz doble clic en CREAR UNINFORME EN VISTA DISEÑO.Se te despliega la ventana del informe.Despliega también las propiedades delmismo y la caja de herramientas. En laspropiedades del informe, en el renglónORIGEN DEL REGISTRO, selecciona laconsulta BÁSICA.Nota que la ventana de los campos de laconsulta BASICA se te despliega. Ahoracierra el espacio Encabezado de página, taly como se muestra en la figura de al lado.Cierra las propiedades.En el CUADRO DE HERRAMIENTAS, hazclic en el botón INSERTAR IMAGEN .Haz clic en el espacio de trabajo DETALLEde tu informe.Se te desplegará una ventana para queelijas una imagen.Busca en C: Mis documentos/CURSOACCESS/ARCHIVOS UTILES/escudoHaz clic en ACEPTAR.EJERCICIO 27. CREA UNA ETIQUETA
  86. 86. 78Ahora haz clic con el botón derecho sobre laimagen del escudo y aparecerán laspropiedades de la imagen.En la pestaña FORMATO, en el renglónMODO DE CAMBIAR EL TAMAÑO, elige:ZOOM. Notarás que tu imagen aparececompleta. Cierra las propiedades de laimagen. Con los cuadros negros de lasesquinas de la imagen, puedes adecuar a tugusto el tamaño de la misma.En el CUADRO DE HERRAMIENTAS, haz clicen el botón ETIQUETA y escribeUNIVERSIDAD VERACRUZANA con tipo deletra Times New Roman tamaño 9 en negritas.Repite la operación y escribe HERBARIOCORU con tipo Verdana tamaño 9 en negritas.Haz clic en CUADRO DE TEXTO y escribeFamilia con tipo Arial tamaño 11 en negritas ycentrado. Con el botón derecho del mouseelige Color de fondo o relleno y elige el colorgris claro. Borra la etiqueta de este campo.Haz clic en CUADRO DE TEXTO y luegoen tu espacio de trabajo. Te aparecerán doscajas, borra la caja de la etiqueta que diceTEXTO y en la otra escribe:=Recortar([Género] & “ “ & [Especie] & “ “ & [Autor])Ahora elige tipo de letra Arial tamaño 12, encursivas y negritas y centrado.
  87. 87. 79Haz lo mismo otra vez y escribe=Recortar(“Determinó: “ & [Determinó])Así tienes que hacer lo mismo para losdemás campos, los cuales sonespecificados en el siguiente cuadro.=Recortar(“Loc: “ & [Localidad] & “.”)=Recortar(“Área Natural Protegida: “ & [ANP])=Recortar(“Delegación “ & [Delegación] & “, México, D. F.”)=Recortar(“Coord: “ & [Coord N] & “ N ” & [Coord W] & “ E “)=Recortar(“Obs: “ & [Observaciones])=Recortar(“Colector: “ & [Colector])Ingresa los campos ALTITUD, NOMBRECOMÚN, FECHA DE COLECTA YNÚMERO DE COLECTA y arréglalos comoen la figura de al lado. La etiqueta deAltitud, cámbiale el nombre por msnm. y lade Número de colecta, bórrala.Al finalizar tu informe, haz clic en el botónRECTÁNGULO y dibuja un marco para tuetiqueta. Haz clic con el botón derecho sobre elrectángulo y elige color d fondo, eligiendoTransparente. Una vez listo tu informe, haz clicen el botón VISTA y se tiene que ver comola figura de al lado. Ahora salva tu informe con elnombre ETIQUETA. Haz clic en ACEPTAR ycierra el informe.
  88. 88. 80En la ventana de tu base de datos, haz clicen INFORMES y luego en CREAR UNINFORME UTILIZANDO EL ASISTENTE.Ahora se te despliega el asistente.Elige la consulta BÁSICA e incluye loscampos FAMILIA, GÉNERO, ESPECIE,AUTOR y NOMBRE COMÚN.Para lo anterior usa el botón con la flechahacia la derecha marcado en la imagen deal lado.Haz clic en SIGUIENTE.En esta ventana, incluye sólo el campoFAMILIA con el mismo botón de la ventanaanterior.Haz clic en SIGUIENTE.EJERCICIO 28. CREA UNA LISTA DE ESPECIES CON FORMATO
  89. 89. 81En la siguiente ventana, puedes ordenar losregistros alfabéticamente.Elige el campo GÉNERO en primer lugar yluego el campo ESPECIE.Haz clic en SIGUIENTE.Ahora puedes aplicar diferentes modos depresentación de los datos.Elige ALINEAR A LA IZQUIERDA 1 yorientación VERTICAL.Haz clic en SIGUIENTE.Ahora puedes aplicar un diseñopredeterminado a tu informe.Elige FORMAL.Haz clic en SIGUIENTE.
  90. 90. 82En la siguiente ventana, tienes queasignarle un nombre a tu informe.Escribe LISTA FLOR.Haz clic en FINALIZAR.El asistente te despliega ahora la lista quehicimos.Nota que el formato no es muyrecomendable para una lista de especies.Ahora editaremos este informe, así que hazclic en el botón VISTA DISEÑO .Haz clic en el título del informe y sustitúyelopor LISTA DE ESPECIES IMPORTANTESy centra el título.
  91. 91. 83Ahora en la etiqueta FAMILIA, añade dospuntos (:) y haz más chica la etiqueta, paraque puedas situar más cercano el campoFAMILIA a su etiqueta.Borra las etiquetas de los camposGÉNERO, ESPECIE, AUTOR Y NOMBRECOMÚN y todas las líneas existentes.Ahora también borra los campos GÉNERO,ESPECIE y AUTOR.Añade en su lugar un campo vacío haciendoclic en el botón CUADRO DE TEXTO yescribe dentro de ese campo:=Recortar([Género] & “ “ & [Especie] & “ “ & [Autor])Tu informe está listo. Para verlo, haz clic enel botón VISTA PRELIMINAR .Ahora tu informe tiene un formato de lista deespecies.Guarda tu informe y ciérralo.
  92. 92. 84CAPÍTULO CINCO. CONSTRUYENDO MACROS EN ACCESS
  93. 93. 85¿QUÉ ES UN MACRO?Un macro es un objeto que ejecuta una operación particular, previamenteestablecida, tal como abrir un formulario o imprimir un informe. Los macros seejecutan cuando algún evento definido sucede. Un evento es una operacióndefinida por el usuario, tal como “Al hacer clic sobre un botón” o “Al abrir unformulario”.Los macros son muy útiles para definir acciones rutinarias, con el fin de no estarhaciéndolas manualmente cada vez que usamos nuestra base de datos.Al construir los botones de nuestros formularios, estábamos construyendo macros,pero con la ayuda de un asistente.
  94. 94. 86En la ventana de Base de datos, haz clic enMACROS y luego en NUEVO.Ahora tienes que especificar la acción queejecute tu macro.Haz clic en el primer renglón de la columnaACCIÓN y busca la acción MAXIMIZAR.Luego cierra el macro y asígnale el nombreMAXIMIZAR.Ahora en la Ventana de base de datos, hazclic en INFORMES y luego haz doble clic enLISTA FLOR.Nota que la ventana se abre en tamañonormal, no maximizada.Haz clic en VISTA DISEÑO.EJERCICIO 29. CREA UN MACRO PARA MAXIMIZAR Y RESTAURAR
  95. 95. 87Sitúate en la barra superior del informe, hazclic con el botón derecho y eligePROPIEDADES.En la ventana de PROPIEDADES, elige lapestaña EVENTOS y en el renglón ALABRIR, elige MAXIMIZAR.Cierra la ventana de PROPIEDADES.Haz clic en VISTA PRELIMINAR.Nota que ahora se te despliega el informecon la ventana maximizada.Cierra el informe, guarda los cambios yvuelve a abrirlo para verificar que funcioneel macro.Ahora crea un macro con la acciónRESTAURAR, guárdalo con ese mismonombre y en el informe LISTA FLOR, abrelas PROPIEDADES, elige la pestañaEVENTOS y en el renglón AL CERRAR,elige RESTAURAR.Cierra el informe y guarda los cambios.Ahora abre y cierra el informe otra vez paraverificar que funcionen ambos macros.
  96. 96. 88CAPÍTULO SEIS. OTRAS FUNCIONES
  97. 97. 89EXPORTAR, IMPORTAR Y ANALIZAR UNA TABLA DE EXCELEn esta sección aprenderás a utilizar el Asistente para analizar tablas, el cual tesirve para que a partir de la importación de una tabla de Excel, puedas diseñarfácilmente una base de datos relacional en Access.
  98. 98. 90En la ventana de base de datos, haz clic enTABLAS, luego en la tabla INF TOTAL y luegohaz clic con el botón derecho y elige EXPORTAR.Inmediatamente, se te abrirá una ventana endonde se te pedirá que indiques en dondequieres guardar el archivo.Elige la dirección: C: Misdocumentos/CURSO ACCESS/ARCHIVOSUTILES/El nombre del archivo será INF TOTAL.En la opción GUARDAR COMO TIPO, eligeMicrosoft Excel 97- 2002.Haz clic en EXPORTAR.Cierra la base de datos.Ahora crea una nueva base de datos,haciendo clic en BASE DE DATOS ENBLANCO.EJERCICIO 30. EXPORTA E IMPORTA UNA TABLA A EXCEL
  99. 99. 91ACCESS te pedirá que le digas en dónde ycon cual nombre vas a guardar la nuevabase de datos.Elige la siguiente ruta:C: Mis documentos/CURSO ACCESS/Ahora en Nombre de archivo escribeANALIZAR y haz clic en CREAR.Ahora abre la nueva base de datosANALIZAR.En la parte blanca de la ventana de la basede datos, haz clic con el botón derecho.Elige la opción IMPORTAR.Ahora te pedirá que elijas el archivo aimportar. Busca el archivo en:C: Mis documentos/CURSOACCESS/ARCHIVOS ÚTILES/En la opción Tipo de Archivo, eligeMicrosoft Excel.Elige el archivo INF TOTAL y haz clic enIMPORTAR.
  100. 100. 92Ahora se te mostrará el Asistente paraImportación de hojas de cálculo.Haz clic en SIGUIENTE.Te preguntará si la primera fila contiene lostítulos de las columnas.Haz clic para activar esta casilla.Haz clic en SIGUIENTE.Te pregunta ahora en donde deseasalmacenar los datos.Elige En una nueva tabla.Haz clic en SIGUIENTE.EJERCICIO 31. IMPORTA Y ANALIZA UNA TABLA DE EXCEL
  101. 101. 93En la siguiente ventana sólo haz clic enSIGUIENTE.Ahora se te pregunta si deseas asignar unaclave principal.Deja la opción que tiene por default .Haz clic en SIGUIENTE.Ahora tienes que activar la casilla que tepregunta si deseas que el asistente analicela estructura de la tabla después de importarlos datos.Haz clic en FINALIZAR.Ahora el asistente te informa que hafinalizado la importación del archivo.Haz clic en ACEPTAR.A continuación te pregunta si deseascontinuar con el análisis de los datos de latabla importada.Haz clic en SI.
  102. 102. 94Las dos primeras ventanas del Asistentepara analizar tablas, te explican cómofunciona y qué es lo que puedes hacer coneste asistente.Lee cuidadosamente y haz clic enSIGUIENTE en ambas.Esta ventana te pregunta si deseas que elasistente decida cómo separar tus datos endistintas tablas o si tú quieres decidir.Haz clic en No, quiero decidir yo.Luego haz clic en SIGUIENTE.Ahora tienes que elegir los campos quedeseas se muevan a otra tabla, pero que seencuentren relacionados con la tablaprincipal (Tabla 1).Elige los campos: FAMILIA, GÉNERO,ESPECIE, AUTOR, NOMBRE COMÚN yFOTOS y arrástralos afuera de la Tabla 1.
  103. 103. 95Inmediatamente te aparecerá otra ventanapidiéndote que le asignes un nombre a lanueva tabla.Escribe ESPECIES.Nota que la nueva tabla está relacionada yacon la Tabla 1.Haz clic en ACEPTAR.Ahora haz lo mismo con los campos:LOCALIDAD, DELEGACIÓN, ANP,ENTIDAD, COORD N, COORD W, ALTITUDy TIPO DE VEGETACIÓN.Asígnale el nombre LOCALIDADES.Nota que ahora tienes la Tabla 1, la tablaESPECIES y la tabla LOCALIDADES y lasdos últimas están relacionadas con la tablaprincipal.Haz clic en SIGUIENTE.
  104. 104. 96En esta ventana, el asistente te informa queya no necesita más información y tepregunta si quieres crear una consulta paraque conserves la tabla original.Haz clic en Sí, crear la consulta.Ahora haz clic para desactivar la casilla demostrar Ayuda.Haz clic en FINALIZAR.Inmediatamente te muestra la consulta conla información de la tabla originalHaz clic en ACEPTAR.Cierra la consulta.Verifica las relaciones de tu base de datoshaciendo clic en el ícono correspondiente.Sustituye el nombre de la tabla 1 porCOLECTAS.Verifica también el contenido de las tablasque creaste. Nota que la tabla original se haconservado como tabla, con el nombreoriginal.Cierra la base de datos ANALIZAR.
  105. 105. 97INICIA TU BASE DE DATOS COMO UNA APLICACIÓNEl objetivo de esta sección es que con unos simples comandos puedas iniciar tubase de datos como si fuera una aplicación, es decir que cuando hagas clic en tubase de datos no te muestre la ventana de la base de datos, sino que te muestrelos formularios que creaste para su manejo y que además no te muestre botonespara modificar el diseño de tu base de datos. Esto es muy útil cuando tu base dedatos es utilizada por personas que no están familiarizadas con el manejo deAccess y sólo tienen que apretar los botones que tú creaste.
  106. 106. 98Abre la base de datos PRÁCTICA.Haz clic en HERRAMIENTAS de la Barra deMenús y elige INICIO.En la ventana que te aparece, en: Título dela aplicación, introduce PRÁCTICA.En: Icono de la aplicación, busca el archivoMSN en la siguiente dirección: C: Misdocumentos/CURSO ACCESS/ARCHIVOSÚTILES. En: Mostrar formulario/página,elige BIENVENIDOS. Ahora desactiva todaslas casillas de verificación, excepto USARLAS TECLAS ESPECIALES DE ACCESS.Haz clic en ACEPTAR.Ahora cierra y vuelve a abrir tu base dedatos.Nota que ahora te abre tu formularioBIENVENIDOS, que todas las barras demenús no están presentes, y que el iconode tu base ahora es la mariposa de MSN.Navega por tu base de datos y luegociérrala.EJERCICIO 32. INDICA LAS OPCIONES DE INICIO DE TU BASE DE DATOS.
  107. 107. 99PROTEGE TU BASE DE DATOS CON UNA CONTRASEÑAAccess permite que protejas las bases de datos que creas, mediante la asignaciónde un password o contraseña. Existe también la opción de asignar usuarios ycontraseñas particulares para cada usuario, pero el ejercicio se limitará aestablecer una sola contraseña para la base de datos.
  108. 108. 100Access te indicará que para establecer unacontraseña necesitas abrir la base de datosen modo exclusivo.Haz clic en ACEPTAR y cierra la base dedatos, pero no cierres Access.Abre la base de datos PRÁCTICA. Para quetu base de datos te muestre la ventana de labase de datos, mantén oprimida la teclaSHIFT.Haz clic en HERRAMIENTAS de la Barra deMenús y elige SEGURIDAD, luego eligeESTABLECER CONTRASEÑA PARA LABASE DE DATOS.Haz clic en el botón Abrir y en el botónde abrir, elige la opción Abrir en modoexclusivo.Recuerda mantener oprimida la tecla SHIFTpara que la base de datos abra mostrandola ventana de la base de datos. Tambiénpuedes abrir tu ventana de base de datoshaciendo clic en F11, pero sólo te mostraráesta ventana, no te mostrará ningún menú.EJERCICIO 33. ASIGNA UNA CONTRASEÑA A LA BASE DE DATOS
  109. 109. 101Haz clic nuevamente en HERRAMIENTASde la Barra de Menús y elige ESTABLECERCONTRASEÑA PARA LA BASE DEDATOS.Ahora Access te pedirá que ingreses unacontraseña y que confirmes esa contraseña.Escribe curso en minúsculas y confirma lacontraseña, es decir, vuelve a escribir cursoen Confirmar contraseña.Haz clic en ACEPTAR.Cierra la base de datos.Abre nuevamente tu base de datos y notaque ahora te solicita que ingreses lacontraseña de la base de datos.Escribe curso y haz clic en ACEPTAR.Cierra la base de datos, haciendo clic en elbotón rojo (STOP).
  110. 110. 102COMPACTA Y REPARA TU BASE DE DATOSEsta es una herramienta que nos va a permitir, como su nombre lo dice,compactar y reparar cualquier error que tenga nuestra base de datos, en términosprácticos, compacta los espacios vacíos que tiene nuestra base de datos,haciéndola más pequeña en cuanto a tamaño de archivo, haciéndola de estamanera, más fácil de abrir.
  111. 111. 103Abre el EXPLORADOR DE WINDOWS ybusca tu base de datos en:C: Mis documentos/CURSO ACCESS/.Checa el tamaño de tu base de datos.Ahora abre tu base de datos, manteniendooprimida la tecla SHIFT, para que te muestrela ventana de base de datos y todos losmenús.Enseguida, haz clic en el menúHERRAMIENTAS.Selecciona UTILIDADES DE LA BASE DEDATOS.Escoge COMPACTAR Y REPARAR BASEDE DATOS.La base de datos se volverá a abrir, cierra labase de datos.Abre nuevamente el EXPLORADOR DEWINDOWS y busca tu base de datos.Checa su tamaño.La base de datos se tuvo que hacer máspequeña.EJERCICIO 34. COMPACTA Y REPARA TU BASE DE DATOS
  112. 112. 104CREA UN ACCESO DIRECTO PARA TU BASE DE DATOSFinalmente, puedes crear un acceso directo desde el escritorio de Windows paraabrir tu base de datos y poderla manejar como una aplicación. De esta manera,los usuarios no tienen que buscar el destino de la base de datos, sólo tienen queabrirla desde el escritorio.
  113. 113. 105Desde el escritorio de Windows, haz clic conel botón derecho en cualquier parte de tupantalla y elige NUEVO y después eligeACCESO DIRECTO, tal y como se muestraen la figura de al lado.El asistente te pedirá que le indiques endonde se encuentra localizada tu base dedatos, haz clic en EXAMINAR y busca tubase de datos en la siguiente ubicación:C: Mis documentos/CURSO ACCESS/.Haz clic en SIGUIENTE.Ahora te solicita que le asignes un nombre atu acceso directo.Teclea PRÁCTICA.Haz clic en FINALIZAR.EJERCICIO 35. CREA UN ACCESO DIRECTO PARA TU BASE DE DATOS
  114. 114. 106Ahora haz clic en tu acceso directo yhaciendo nuevamente clic con el botónderecho, elige PROPIEDADES.En la ventana de propiedades, haz clic en elbotón CAMBIAR ICONO.En la ventana que se abre, busca el iconode un arbolito. Haz clic sobre él.Haz clic en SIGUIENTE.En la ventana de PROPIEDADES, haz clicen ACEPTAR.Ahora tu Acceso Directo está listo parausarse.Haz doble clic sobre él para abrir tu base dedatos.Cierra tu base de datos.FELICIDADES!!!HAZ FINALIZADO EL CURSO.

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