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5 acta-no-02-cierre-de-auditoria

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  1. 1. SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN MECI- CALIDAD CÓDIGO: FSI14-08-I PROCEDIMIENTO ADMINISTRACION DE LA COMUNICACIÓN INTERNA FECHA: 18/04/2011 ACTA DE REUNION VERSION: 2011 V-01ALCALDIA DE TAURAMENA REUNION DE CIERRE DE AUDITORIA INTERNA No.001 ACTA 002 FECHA: Tauramena, 16 de julio de 2012 HORA: De las 8:30 A.M. Hasta las 10:00 A.M. LUGAR: Sala de Juntas del CAM ASISTENTES: Adjunto Formato control de asistencia FTH00-12-I ORDEN DEL DÍA 1. Agradecimientos a los asistentes por el Auditor Líder Julio Robert Molano Niño. Dándole seguimiento al plan de auditoría el auditor líder le da agradecimientos a los auditores y auditados por el avance significativo a la importancia de la implantación, operación y mejora continua que se ha dado al Sistema Integrado de Gestión MC. Presenta las conclusiones generales de la Auditoría Interna y los aspectos relevantes que se identificaron destacándose el hallazgo de 96 no conformidades, 30 riesgos y 18 fortalezas al Sistema Integrado de Gestión MECI-CALIDAD. 2. Intervención del delegado por la dirección. El representante por la Alta dirección, agradece a los auditores y auditados por la colaboración con el procedimiento de la auditoria y a su vez informa sobre la remuneración en tiempo de dos días (permiso especial coordinado con los líderes de proceso) a los auditores, manifiesta satisfacción por que las expectativas frente al procedimiento han sido ampliamente superadas. 3. Presentación de las CONCLUSIONES por proceso de la Auditoria Interna No. 01, en el siguiente orden: 1. Direccionamiento estratégico: DORA NELSY ROJAS PERILLA 2. Gestión del desarrollo territorial: MIYERLAN VEGA LEGUIZAMO 3. Evaluación y mejoramiento continuo: ARACELY MARTINEZ 4. Gestión de la convivencia y participación ciudadana: DELIA YANETH AVILA 5. Gestión del desarrollo social: ADRIANA PEREZ 6. Gestión del desarrollo económico: RUDY GUERRERO 7. Gestión de sistemas de información y comunicaciones: LUZ MELDE OLARTE 8. Gestión de Recursos Físicos: OMAIRA MARTINEZ 9. Gestión del talento humano: NAIDU HERNANDEZ-NIDIA GONZALEZ. 10. Gestión de recursos financieros: ZORAIDA PERILLA-LUZ NEIVA AVILA 11. Soporte jurídico: MIYERLAN VEGA, CLAUDIA P. MORENO 12. Contratación: CLAUDIA PATRICIA MORENO
  2. 2. SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN MECI- CALIDAD CÓDIGO: FSI14-08-I PROCEDIMIENTO ADMINISTRACION DE LA COMUNICACIÓN INTERNA FECHA: 18/04/2011 ACTA DE REUNION VERSION: 2011 V-01ALCALDIA DE TAURAMENA 4. Presentación del cronograma de presentación de informes de auditoría de los diferentes procesos que integran el sistema integrado de Gestión. FECHA HORA LUGAR PROCESO Julio 16 de 2012 10:00 AM a 11:00 PM SALA DE JUNTAS CONTRATACIÓN Julio 16 de 2012 10:00 AM a 12:00 PM SECRET. DE GOBIERNO GESTION DE LA CONVIVENCIA Y PARTICIPACION CIUDADANA Julio 16 de 2012 10:00 AM a 11:00 PM SECRET. DESARROLLO SOCIAL GESTION DEL DESARROLLO SOCIAL Julio 16 de 2012 10:00 AM a 11:00 PM SECRET. GENERAL GESTIÓN DE RECURSOS FÍSICOS Julio 16 de 2012 02:00 PM A 04:00 PM SALA DE JUNTAS GESTION DE SISTEMAS DE INFORMACION Y COMUNICACIONES Julio 16 de 2012 02:00 PM A 04:00 PM SECRET. DESARROLLO ECONÓMICO GESTION DEL DESARROLLO ECONOMICO Julio 16 de 2012 04:00 PM A 06:00 PM SALA DE JUNTAS GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO Julio 16 de 2012 04:00 PM A 06:00 PM OFICINA C.I EVALUACION Y MEJORA CONTINUA Julio 16 de 2012 11:00 AM a 12:00 PM OFICINA DE JURÍDICA SOPORTE JURIDICO Julio 16 de 2012 11:00 AM a 12:00 AM SECRET. HACIENDA GESTION DE RECURSOS FINANCIEROS Julio 16 de 2012 11:00 AM a 12:00 AM SALA DE JUNTAS DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO Julio 16 de 2012 10:00 AM a 11:00 PM SALA DE JUNTAS GESTION DEL DESARROLLO TERRITORIAL 5. Comentarios, proposiciones y varios La doctora Delfa Alfonso manifiesta su inconformismo por la selección del equipo auditor ya que de la Secretaria de Hacienda han sido seleccionados 6 funcionarios los cuales dificultan la prestación del servicio en especial el de Caja por lo que recomienda tener en cuenta estos aspectos. Las doctoras Cristina Perilla y Paola Guarin coinciden en la necesidad de depurar algunos archivos que existen en los diferentes equipos que no son los adoptados para realizar los registros. Para constancia se anexa registro de asistencia de la reunión en (3) folios. Finalización de la reunión a las 10:00 am JULIO ROBERT MOLANO NIÑO Líder de Auditoría Interna Elaboro: Claudia Patricia Moreno Vela

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