2.
¿QUÉ ES ACCESS?
Access es un programa que le permite crear y administrar bases de
datos. Una base de datos es un lugar donde usted puede guardar
información relacionada con un tema específico. Según el uso que
le va a dar a la información sabrá si necesita una base de datos de
Access o un programa diferente para crear y administrar sus datos.
¿Para qué sirve?
A través de este programa se puede ordenar la información de
diferentes formas según la que le sea mas conveniente al usuario.
Microsoft Access tiene diversas funciones con las cuales se pueda
facilitar la manipulación y modificación de la información que
contenga la base de datos.
ACCESS
3.
INICIAR Y CERRAR CESIÓN:
Desde el botón inicio situado, normalmente, en la esquina inferior izquierda de la pantalla.
Colocar el cursor y hacer clic sobre el botón Inicio se despliega un menú; al colocar el cursor
sobre Programas, aparece otra lista con los programas que hay instalados en tu ordenador
buscar Microsoft Office y luego Microsoft Access, hacer clic sobre él, y se iniciará el programa.
Desde el icono de Access del escritorio.
PANTALLA INICIAL
Al iniciar Access aparece una pantalla inicial como ésta, vamos a ver sus componentes fundamentales.
Así conoceremos los nombres de los diferentes elementos y será más fácil entender el resto del curso.
La pantalla que se muestra a continuación (y en general todas las de este curso) puede no coincidir
exactamente con la que ves en tu ordenador, ya que cada usuario puede decidir qué elementos quiere
que se vean en cada momento, como veremos más adelante.
ELEMENTOS BÁSICOS
DE ACCESS
4.
La barra de título:
La barra de título contiene el nombre del programa. En el extremo de la derecha están los botones
para minimizar, maximizar/restaurar y cerrar.
La barra de menús:
La barra de menús contiene las operaciones de Access, agrupadas en menús desplegables. Al
hacer clic en Insertar, por ejemplo, veremos las operaciones relacionadas con los diferentes
elementos que se pueden insertar en Access.
Todas las operaciones se pueden hacer a partir de estos menús. Pero las cosas más habituales se
realizan más rápidamente desde los iconos de las barras de herramientas que veremos en el
siguiente punto.
Cada opción tiene una letra subrayada, esto indica que se puede acceder directamente a la opción
pulsando simultáneamente la tecla Alt y la letra subrayada, por ejemplo si pulsamos Alt+A se
abre la opción Archivo.
En Access2003 la barra de menús tiene un comportamiento "inteligente", que consiste,
básicamente, en mostrar sólo los comandos más importantes y los que el usuario va utilizando.
Los menús desplegables de la barra de menús contienen tres tipos básicos de elementos:
ELEMENTOS BÁSICOS DE ACCESS
5.
Los menús desplegables de la barra de menús contienen tres tipos básicos
de elementos:
Comandos inmediatos. Se ejecutan de forma inmediata al hacer clic sobre ellos. Se
reconocen porque a la derecha del nombre del comando, o no aparece nada o bien
aparece la combinación de teclas para ejecutarlo desde el teclado. Por ejemplo, en el
menú ? (ayuda), F1 para entrar en la ayuda de Microsoft Access.
Opción con otro menú desplegable. Al situarse sobre éste, se abre un nuevo menú a
su lado con más opciones para que elijamos una de ellas. Se reconocen porque tienen
un triángulo a la derecha. Por ejemplo, en el menú ?, Bases de datos de ejemplo.
Opción con cuadro de diálogo. Al hacer clic en la opción aparece un cuadro de
diálogo donde nos pedirá más información y que tendrá botones para aceptar o
cancelar la acción. Se distinguen porque el nombre acaba con puntos suspensivos.
Por ejemplo, en el menú ?, Detectar y reparar...
ELEMENTOS BÁSICOS
DE ACCESS
6.
Las barras de herramientas
Las barras de herramientas contienen iconos para ejecutar de forma
inmediata algunas de las operaciones más habituales, como Guardar ,
Abrir , Imprimir , etc.
La barra de estado
La barra de estado se encuentra en la parte inferior de la pantalla y
contiene indicaciones sobre el estado de la aplicación, proporciona
distinta información según la pantalla en la que estemos en cada
momento.
ELEMENTOS BÁSICOS
DE ACCESS
7. Son los objetos principales de bases de datos que se utilizan para guardar datos.
Podemos tener más de una tabla en la base de datos para guardar información relacionada. Por
ejemplo, en una tabla podemos tener la información de clientes, en la otra la información del
producto y en la tercera podemos enlazar los datos de dos tablas anteriores, por ejemplo los
pedidos que hicieron clientes de cada producto.
Aquí tienes el ejemplo de una tabla, es la tabla "Clientes" de la base de datos "Neptuno" incluida
en Access, pulsa la imagen en miniatura para ver la tabla completa:
TABLAS DE ACCESS
8.
Cada tabla se compone de campos y registros. A pesar de que a
primera vista casi la podríamos confundir con una hoja de
Excel, existen unas diferencias fundamentales:
en Access, cada columna en una tabla es un campo y cada fila de
una tabla representa un único registro que reúne la información
de un elemento de la tabla. Cada campo de Access sólo puede
tener un tipo de datos: o sólo texto, o sólo números, etc.
Los tipos de datos más utilizados son los números, el texto, la
fecha y la moneda pero el Access no se limita a esto: podemos
insertar también hipervínculos y además por ejemplo,
imágenes, sonidos e incluso los video clips.
CAMPOS YREGISTROS
9.
Una relación es una característica especial de Access que hace que
podamos trabajar con varias tablas relacionadas a través de un campo en
común. Existen tres tipos de relaciones:
Relación de uno a uno:
En este tipo de relación, un registro de la tabla 1 sólo puede estar enlazado
con un único registro de la tabla 2 y viceversa. Este tipo de relación es la que
menos se utiliza. Un ejemplo podría ser éste, en el que cada persona tiene un
único DNI:
RELACIONES
10.
Relación de varios a varios:
Cada registro de la tabla 1 puede estar enlazado con varios registros
de la tabla 2 y viceversa. En el siguiente ejemplo, en la tabla 1 cada
película pueden trabajar varios actores y, en la tabla 2, un mismo actor
puede trabajar en varias películas:
RELACIONES
11.
Relación de uno a varios:
Cada registro de la tabla 1 puede estar enlazado con varios registros de la
tabla 2, pero cada registro de la tabla 2 sólo puede estar enlazado con un
registro de la tabla 1. En el siguiente ejemplo, un equipo puede tener varios
jugadores, pero cada jugador sólo puede jugar en un equipo:
RELACIONES
12. Texto: permite almacenar cualquier tipo de texto, tanto caracteres como dígitos y
caracteres especiales.
Memo: se utiliza para textos de más de 255 caracteres como comentarios o
explicaciones. Tiene una longitud máxima de 65.536 caracteres. Access recomienda
para almacenar texto con formato o documentos largos adjuntar el archivo. En
Access 2010 se puede ordenar o agrupar por un campo Memo, pero sólo se tendrán
en cuenta para ello los 255 primeros caracteres.
Número: para datos numéricos utilizados en cálculos matemáticos. Dentro del tipo
número la propiedad tamaño del campo nos permite concretar más. En resumen los
tipos Byte, Entero y Entero largo permiten almacenar números sin decimales; los
tipos Simple, Doble y Decimal permiten decimales; el tipo Id. de réplica se utiliza
para claves autonuméricas en bases réplicas.
Fecha/Hora: para la introducción de fechas y horas desde el año 100 al año 9999.
Moneda: para valores de dinero y datos numéricos utilizados en cálculos
matemáticos en los que estén implicados datos que contengan entre uno y cuatro
decimales. La precisión es de hasta 15 dígitos a la izquierda del separador decimal y
hasta 4 dígitos a la derecha del mismo.
Tipos de datos
13.
Autonumeración: número secuencial (incrementado de
uno a uno) único, o número aleatorio que Microsoft
Access asigna cada vez que se agrega un nuevo registro a
una tabla.
Sí/No: valores Sí y No, y campos que contengan uno de
entre dos valores (Sí/No, Verdadero/Falso o
Activado/desactivado).
Objeto OLE: objeto como por ejemplo una hoja de cálculo
de Microsoft Excel, un documento de Microsoft Word,
gráficos, imágenes, sonidos u otros datos binarios.
Hipervínculo: texto o combinación de texto y números
almacenada como texto y utilizada como dirección de
hipervínculo.
TIPOS DE DATOS
