Manual de procedimientos de facturación y cobranza

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE
FACTURACIÓN Y COBRANZA
PROCESSED PLASTIC DE MEXICO S.A. DE C.V

1

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE FACTURACIÓN Y CO-
BRANZA
Depto. Administracion Elaborado: Gerardo Chavez

INDICE
____________________________________________________________________

1. Introducción 3

2. Objetivo del Manual 3

3. Marco Jurídico 4

4. Políticas Generales 5

5. Procedimientos 6

5.1. Facturación a Clientes por los Servicios Importacion y venta de productos 6
Proporcionados por Direccion Comercial a clientes distinguidos a nivel nacional.

5.2. Facturación a Crédito en Ventas Nacionales y Extranjeras 9

5.3. Cambios y/o Aumento a Clientes en Dias y/o Montos. 13

5.4. Facturación a Clientes por Servicios Diversos. 14

5.5. Cobranza de la Facturación Emitida a Crédito 15

5.6. Emisión de Notas de Crédito 19

6. Firmas de Aprobacion

2

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE FACTURACIÓN Y
COBRANZA

_______________________________________________________________________________

1. INTRODUCCIÓN
Como parte de las actividades que el Servicio que presta el departamento administrativo ha em-
prendido en materia de Combate a la Corrupción dentro de la Administración, la Gerencia Adminis-
trativa elaboró el “Manual de Procedimientos de Facturación y Cobranza”, con el
propósito de contar con un documento que apoye al eficaz desempeño de las
diferentes áreas que participan en el proceso de facturación y cobranza, para lo
cual se ejecutan directamente en los procedimientos u operación diaria, aprovechando las alterna-
tivas de operación y experiencia anterior en la materia aplicada.
Por tal motivo, el Manual además de constituir un instrumento de referencia
fundamental para el desempeño de rutinas de trabajo, servirá de directriz para
la capacitación, inducción y evaluación del personal.
La utilidad de la información que comprende el manual depende, en gran
medida, de la vigencia de su contenido, por lo que es indispensable que
derivado de cualquier modificación en las funciones, estructuras y normas que
afecten los procedimientos, se proceda a la actualización de éste, conforme a
los resultados que se observen en su aplicación y las necesidades de las áreas
involucradas en este proceso administrativo.

2. OBJETIVO DEL MANUAL
Contar con un documento que permita conocer como se llevan a cabo las
actividades para la emisión de comprobantes fiscales en las oficinas cooporativas por los servicios
que presta el Compañia así como en las áreas
dependientes de la Gerencia de Administracion y Ventas, involucradas en la facturación y
cobranza, sirviendo como instrumento de apoyo y consulta para que los
empleados desarrollen sus labores con mayor eficiencia.

3

BRANZA

________________________________________________________

3. MARCO JURÍDICO
1. Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos.

2. Ley Federal del Trabajo.

3. Código Fiscal de la Federación.

4. Código Civil Federal.

4

BRANZA

4. POLÍTICAS GENERALES
1. La Gerencia de Adminitsracion es responsable de asesorar sobre cualquier duda e interpreta-
ción de la normatividad establecida en el presente Manual.

2. La Gerencia de Administracion tendrá la responsabilidad de verificar la existencia de los forma-
tos en su Almacén de Formas Valoradas, para la emisión de los comprobantes fiscales por los
servicios prestados por la compañía a sus clientes.

3. Las áreas de administracion, serán responsables a través de sus Coordinaciones de mantener
el stock de comprobantes fiscales digitales necesarios.

4. La Dirección Corporativa Comercial es la responsable de celebrar contratos, convenios o acuer-
dos comerciales, a través de los cuales se autorice la prestación de servicios a crédito a los clien-
tes corporativos.

5. La Dirección Corporativa Comercial a través de sus áreas facultadas, solo podrá solicitar factu-
ras anticipadas, si tal esquema se encuentra contemplado en el contrato de servicios y cumpliendo
con todos los requisitos de facturación establecidos.

6. Será responsabilidad de las Áreas Operativas y Ventas, de verificar que el contrato se encuentre
debidamente firmado y vigente antes de que el servicio sea proporcionado.

7. Cuando la documentación soporte de las solicitudes de facturación es porque ya se habrá gene-
rado la solicitud de una alta de cliente en el sistema para su captura previamente autorizada, sea
parte integral de la misma por los datos contenidos en ella, esta deberá estar validada con nombre
y firma del personal facultado para tal efecto.

8. La Dirección Corporativa Comercial a través de la Gerencia de Ventas será la
responsable de informar a las Gerencia Administrativa y Contabilidad sobre sobre las cláusulas de
los contratos y de los datos fiscales de los Clientes.

9. A efecto de mantener un adecuado control del personal que interviene en el proceso de solicitud
y emisión de los comprobantes fiscales por la venta de producto o mercancias, las Gerencias de
Administración y Ventas deberán mantener vigente un catálogo de firmas autorizadas con las facul-
tades asignadas a cada una de ellas en este proceso.

10. La Gerencia Administrativa es responsable de revisar periódicamente el Manual, y en caso de
que requiera ser modificado por la adición o adecuación de funciones, deberá solicitar la interven-
ción de la Direccion de la Compañía, a fin de reglamentar los cambios a sus funciones adjetivas y
mantener actualizado el presente documento.

5

BRANZA

5. PROCEDIMIENTOS
Unidad Responsable:
5.1 Procedimiento:
Facturación a Clientes por los Servicios Importacion y venta de productos
Proporcionados por Direccion Comercial Operativa (DCO) a clientes distinguidos a nivel nacional..

Propósito
Que el area de ventas a lo largo del territorio nacional, solicite la emision
los comprobantes fiscales que soliciten los clientes, derivado de la venta de
productos propios y de importacion.

Alcance
El contenido del presente procedimiento es de observancia obligatoria A todo el personal tanto
para el personal que realice las funciones de Facturación y
Cobranza en las Oficinas Administrativas o Coorporativa.

Políticas de operación, normas y lineamientos

1. El personal de las Oficinas Administrativas estará obligado a expedir factura por ventas de Pro-
ductos a los clientes o cuando estos así lo soliciten y de igual forma si es en forma contraria, como
lo indica el Art. 29 del Código Fiscal de la Federación.

2. Los comprobantes fiscales expedidos deberán cumplir con los requisitos
que marca el Código Fiscal de la Federación, en sus Art. 29 y 29-A, como
son:

�Lugar y fecha de expedición.
�Razón Social del cliente.
�Clave del Registro Federal de Contribuyentes del cliente.
�Domicilio Fiscal del cliente.
�Descripción del servicio prestado por el Organismo.
�Valor unitario consignado en número e importe total consignado en
número o letra, así como el monto de los impuestos.
�El comprobante fiscal que se expida deberá señalar si la forma de pago
de la contraprestación, se hace en una sola exhibición o en
parcialidades.
�Sello del área emisora y firma del responsable de su emisión.
�Así como todos los datos necesarios estipulados en contratos y/o convenios para su
correcta emisión.

3. Los datos facturados serán responsabilidad del personal del area administrativa
que emita la factura.

4. La emisión de los comprobantes fiscales deberá ser incluida en el reporte mensual de ventas.

6

COBRANZA

_______________________________________________________________________________

RESPONSABLE ACT. DESCRIPCIÓN
NO.
1 − Elabora el comprobante fiscal tres cuatro tantos con los
Area Adminstrativa o requisitos que marca el Código Fiscal de la Federación, en
Contabilidad sus Art. 29 y 29-A, por la venta de productos
prestados por la compañia:
• 1er. tanto original denominado “Cliente” electronico
• 2do. tanto copia denominado “Consecutivo Fiscal”
• 3er. Tanto copia denominado “Expediente Cliente”
(este ultimo será para anexar pago por su cobranza)

2 − Revisa que la información registrada en el comprobante
fiscal sean los datos correctos del cliente.
3 − Realiza el cobro de la venta de productos.
4 − Entrega al interesado 1er. Tanto denominado “Cliente” y
distribuye de manera electrónica( Email)
Los tantos restantes como sigue:
• 2do. tanto copia denominado “Consecutivo Fiscal”, lo turna a
la Administracion para su control, la que será
responsable de su resguardo conforme a la normatividad
vigente.
• 3er. tanto copia denominado “Expediente Cliente”

TERMINA ESTE PROCEDIMIENTO

7

COBRANZA

CONTROL DE CAMBIOS DE MEJORA DEL PROCEDIMIENTO
Procedimiento: Facturación a clientes en general por la venta de productos y servicios proporcio-
nados en la compañia.

Documentos
De Referencia
DOCUMENTO CÓDIGO
Disposiciones aplicables en la materia, referidas en No aplica
el Marco Jurídico.

Registros
REGISTRO TIEMPO DE RESPONSABLE DE CÓDIGO DE REGISTRO O
CONSERVACIÓN CONSERVARLO IDENTIFICACIÓN ÚNICA
Factura 10 años Area Administrativa No aplica

Glosario

Comprobante Fiscal: Es el documento que se recibe al adquirir un bien, un servicio o usar
temporalmente bienes inmuebles (arrendamiento). Los comprobantes para efectos fiscales
deben reunir los requisitos y características que establece la legislación fiscal. Estos
comprobantes permiten la disminución de un gasto sobre los ingresos (deducción) y la
disminución de impuestos contra lo que se tiene a cargo (acreditamiento), y a la vez comprobar
el ingreso percibido por esa operación.

Factura: Es el documento donde se fija el importe de la mercancía expedida. En algunos casos
sirve, además, como propio contrato de venta. Sobre ellas deben señalarse claramente las
partes compradoras y vendedoras, con sus direcciones, teléfonos y teles, la descripción de los
productos de acuerdo con la descripción exacta sobre la que convengan las partes; losa bultos
expedidos, con sus marcas y contraseñas, peso bruto y neto; las cantidades de ventas
acordada (CIF,FOB, etc.) y la divisa fijada, lugar de expedición, etc.

8

COBRANZA

Unidad Responsable:
5.2 Procedimiento:

Gerencia Administrativa.

FACTURACIÓN A CRÉDITO POR LOS SERVICIOS DE IMPORTACION Y VENTA DE PRODUCTOS NACIONALES Y
EXTRANJEROS.

Propósito
Registrar los comprobantes fiscales en el sistema de facturación ADMINPAQ de los
clientes a los que LA COMPAÑÍA presta servicios de VENTA DE PRODUCTOS Y SERVICIOS DE
IMPORTACION y que tienen celebrado un contrato, convenio o acuerdo comercial con Processed
Plastic de Mexico S.A. dentro del que se establezca que el pago se realizará por transferencia
electronica bancaria el contenido del presente procedimiento es de observancia obligatoria a nivel
Nacional tanto para el personal que realice las funciones de Facturación y
Cobranza en las Oficinas Coorporativas y sus respectivas competencias.

1. Las Areas Administrativa emitirán las facturas por servicios de importación y venta de porductos
que deberán cumplir con los requisitos que establece el Código Fiscal de la Federación en sus Art.
29 y 29-A, como son:
�Lugar y fecha de expedición
�Razón Social del cliente
�Clave del Registro Federal de Contribuyentes del cliente.
�Domicilio Fiscal del Cliente.
�Descripción del servicio prestado por el Organismo.
�Valor unitario consignado en número e importe total consignado en
número o letra, así como el monto de los impuestos.
�El comprobante fiscal que se expida deberá señalar si la forma de pago
de la contraprestación, se hace en una sola exhibición o en parcialidades.
�Sello del área emisora y firma del responsable de su emisión.
�Así como todos los datos necesarios para su correcta emisión.

2. La Gerencia Administrativa es responsable de registrar en la base de datos
del programa de Facturación, los documentos fiscales que
emitieron la Administracion, que de acuerdo al
contrato deban ser cobrados por el area de tesoreria o cobranza si cumple con lo
establecido en la política de cobros.

3. La Dirección Corporativa Comercial a través Gerencia de ventas y su area y por
medio de las cuentas clave adscritos a éstas, serán los responsables
de informar a las areas administrativas correspondientes, sobre las
condiciones establecidas en las cláusulas de los contratos, tarifas aplicables
y de los datos fiscales de los Clientes.

4. El Area Administrativa deberán anexar copia de los Depositos o Transferencias
a las facturas que éstas emitan, para llevar a cabo el trámite de cobranza.

9

COBRANZA

5. En el caso de que el contrato, convenio o acuerdo comercial contemple la
emisión de formatos de validación a efecto de llevar a cabo la cobranza,
estos deberán ser enviados a la Gerencia de Administración de Ventas
dependiente de la Dirección Corporativa Comercial, para su conciliación, la
cual será la responsable de autorizar y solicitar a la Gerencia Administrativa
las facturas de los servicios que en estos se amparen.

10

COBRANZA

NO.
Area 1 − Elabora el comprobante fiscal tres cuatro tantos con los requisitos que marca
Administrativa el Código Fiscal de la Federación, en sus Art. 29 y 29-A, por la venta de produc-
Y Contable tos
prestados por la compañia:
• 1er. tanto original denominado “Cliente” electronico
• 2do. tanto copia denominado “Consecutivo Fiscal”
• 3er. Tanto copia denominado “Expediente Cliente”
(este ultimo será para anexar pago por su cobranza)

2 − Revisa que la información asentada en el comprobante fiscal sea la correcta.
3 − Rubrica y cadena en la factura el sello del área responsable de su elabora
ción.
4 − Realiza la distribución correspondiente:
• 2do. tanto copia denominado “Consecutivo Fiscal”.- Lo conserva en
la Administracion para su control.
• 3er. tanto copia “Expediente Cliente”.- Lo conserva en el
Espediente del Clientes la factura para su futuro proceso de cobranza.
5 − Envía en los primeros tres días siguientes después de su expedicion, 1er.
tanto original denominado “Cliente” y 3er. tanto denominado “Cobranzas”es
enviado a la Tesorería o area de cobranzas, para su trámite de cobro, los cuales
deberán incluir los servicios de importación o venta de productos.
6 − Verifica que las facturas contengan los requisitos fiscales y documentación
soporte correspondiente y cadena, sello y firma electrónica. Asi como su nume-
ro orden de compra.
INFORMACIÓN INCORRECTA PARA CANCELACION DE FACTURAS
7 − La cancelación de facturas deberá ser previamente autorizada y firmada por el
Gerente Administrativo para su control de facturas y documentación soporte a la
emisión de documentos los mismos que tendrán que tener anexo al frente o
reverso el motivo de su cancelación.
INFOMACIÓN CORRECTA
8 − Registra en el Sistema de Facturación ADMINPAQ los documentos de los
Clientes correspondientes a los servicios de importación y/o venta de produc-
tos en el interior de la República y/o el Extranjero.
9 − Imprime en tres tantos el reporte definitivo de facturación “Lista de Facturas
Régimen Extranjeras y/o Nacionales” que integra a la facturación.
10 − Distribuye y entrega las facturas como sigue, recabando acuse de recibo:
a. El area de Cobranza o area de Tesoreria.
• 1er tanto original de la factura denominado “Cliente” Via Electronica, (email)
• 3to. tanto de la factura denominado “Cobranzas” y definitivo de la “Lista
de Facturas Régimen Extrajeras y/o Nacionales”
b. Gerencia de Contabilidad:
• Oficio con la “Lista de Facturas Régimen Extranjeras y/o Nacionales” para
salva guarda
11 − Elaboran los formatos de validación (en caso de estar estipulado en el contra-
to)
por los servicios prestados a los clientes y los envían debidamente requisitados
a
la Gerencia de Administración de Ventas para su conciliación.

11

COBRANZA

NO.
FACTURACIÓN CON FORMATOS DE VALIDACIÓN ALTAS CLIENTES
Gerencia de 1 − Elaboran los formatos de validación, y enviando copia del contrato generado
Ventas o Area de con el cliente mencionando las condiciones de crédito, información para factu-
Ventas racion y descuentos aplicables (en caso de estar estipulado en el contrato) por
los servicios prestados a los clientes y los envían debidamente requisitados la
operación del proceso o mecánica a utilizar con el cliente, a la Gerencia Admi-
nistrativa para su conciliación y conocimiento.
Gerencia 2 − Recibe Formatos de Validación copia del contrato y realiza conciliación ela-
Administrativa borando reporte total de información detallada con un reporte informando a el
area o persona responsable para su solicitud a facturación.
Area 3 − Envía solicitud de autorización de facturación a la persona responsable,
Administrativa anexando debidamente validada la documentación soporte como son: el repor-
te o formato de validación detallado por su captura en en el sistema de
Adminpaq.
4 − Recibe oficio de autorización en el que se solicita la alta y/o facturación,
estampa sello y hora y turna a el area de Ingresos para su atención.
5 − Verifica que la solicitud de autorización de facturación contenga todos los
datos y documentación soporte correspondiente debidamente validada, para
proceder a su facturación.
INFORMACIÓN INCORRECTA
Gerencia de 6 − Devuelve documentación a la Gerencia de Ventas para su
Ventas corrección.
7 − Corrige documentación y reenvía nuevamente para su proceso anterior y
continuo.
8 INFOMACIÓN CORRECTA
Area 9 − Registra solicitudes de autorización de facturación y altas de clientes en el
Administrativa sistema de facturación Adminpaq y procede a la emisión de la factura por los
servicios prestados de importación y/o venta de productos.
10 − Distribuye y entrega las facturas como sigue, recabando acuse de recibo:
a. El area de Cobranza o area de Tesoreria.
• 1er tanto original de la factura denominado “Cliente” Via Electronica, (email)
• 3to. tanto de la factura denominado “Cobranzas” y definitivo de la “Lista
de Facturas Régimen Extrajeras y/o Nacionales”
b. Gerencia de Contabilidad:
• Oficio con la “Lista de Facturas Régimen Extranjeras y/o Nacionales” para
salva guarda para su consecutivo fiscal.
11 TERMINA ESTE PROCEDIMIENTO

12

COBRANZA

5.3. FACTURACION A CREDITO EN LOS DIFERENTES TIPOS DE CREDITOS OTORGADOS
A CLIENTES DE 30, 60 Y 90 DIAS.

Los Creditos Otorgados en los diferentes tipos modalidades deberán estar autorizados por el area
de Direccion Comercial Operativa, y a sus vez los montos que delimiten la prestación de nuestros
servicios de importación y/o Venta de productos.

Para los cambios y ampliaciones de limite en tiempo y monto serán solamente autorizados por la
Direccion Comercial Operativa, la cual habrá sido solicitada previamente por el area de Gerencia
de Ventas, en la cual mencionara los cambios solicitados haciendo mención apartir de la fecha
inscrita, y enviada la solicitud a el Gerencia Administrativa para su validación del mismo agregando
firma y fecha del recepcion y posteriormente enviada a el area de Facturacion o persona encarga-
da de la misma.

A su vez generando una copia también al area de Cobranza o Tesorería, para informar los cam-
bios generados apartir de la fecha indicada en dicho formato o documento.

Estos cambios serán efectivos solo si lleva las firmas y datos de correcion o cambio solicitado.

Y será efectivo a partir de la fecha indicada o al segundo dia como máximo al recibirlo la persona
de facturación.

13

COBRANZA

5.4. FACTURACION A CLIENTES POR SERVICIOS DIVERSOS.

Otro tipo de Servicios generados por la compañía es la distribución de productos de im-
portacion, y fabricación, del giro principal de la compañía,

Esto permite que nuestro mercado sea abierto a la recepción de diferentes clientes del
area comercial (reatil), esto permite que podamos ser fexibles a sus necesidades,

Y los servicios que se llegen a presentar deberán ser claramente presentados por escrito
mencionando la dinámica de los elementos que lo integran y proveedores que colabora-
ran asi como el personal de Grencia de Ventas, Ventas y Adminsitracion debidamente
firmado y autorizado por la Direccion Comercial Operativa(DCO) teniendo como membre-
te un numero de folio que habra genrado la Gerencia de Ventas para su control interno
de este documento y mencionando a la persona responsable del proyecto a realizar pre-
sentando a 2 tantos una copia para el expediente de ventas y otra copia para el area de
facturacion.

Aclarando que no será obligación por parte del area administrativa o la persona encar-
gada de la facturación que se de por enterada y si no le fue presentada y a su vez recibi-
da agregando firma y fecha de recepción de este documento la copia correspondiente

Ya en el area de Facturacion vendrán marcadas y aclaradas las aplicaciones de la mo-
dalidad para facurar, y las condiciones y descuentos que se pueden generar, en proceso
a seguir para la facturación del servicios diversos.

14

COBRANZA
_______________________________________________________________________________

Unidad Responsable: GERENCIA ADMINISTRATIVA

5.5, Procedimiento:
COBRANZA DE LA FACTURACIÓN EMITIDA A CRÉDITO.

Propósito
Entregar los comprobantes fiscales para tener una oportuna cobranza de los
Servicios y ventas de productos a crédito proporcionados por la compañia a los Clientes Naciona-
les o Extranjeros de acuerdo a los compromisos contractuales establecidos por las áreas de la
Dirección Comercial Operativa.

Alcance
El contenido del presente procedimiento es de observancia obligatoria a nivel
Nacional tanto para el personal que realice las funciones de Facturación y
Cobranza en las Oficinas Corporativas, dentro del ámbito de sus respectivas competencias.

1. Las facturas que reciban las áreas para gestionar la cobranza de los
servicios proporcionados, deben estar emitidas de acuerdo a lo establecido
en los contratos, convenios y/o acuerdos comerciales que celebre la
Dirección Comercial Operativa y Ventas.

2. La Dirección Comercial Operativa y Ventas a través de sus cuentas clave y/o
Gerencias, deberán indicar y avisar por escrito a las áreas que reciban las facturas con el
cliente para realizar gestionar la cobranza, el nombre del funcionario, cargo y domicilio en el cual
se entregarán las facturas para su revisión y cobro o en su caso,
establecerlo en el contrato, convenio y/o acuerdo comercial.

3. La administracion de Cobranza a través de medios de comunicación( Email), deberán
entregar al cliente la factura original para su revisión dentro de los tiempos
que se establecen en el contrato, convenio y/o acuerdo comercial.

4. En el caso de los clientes del Extranjero y/o
Gerencias de Ventas junto con la Dirección Comercial Operativa, deberán considerar las
modalidades de pago y/o políticas establecidas por el Cliente con la finalidad de establecer
los tiempos reales de revisión y cobro en los contratos, convenio y/o acuerdos.

5. Las facturas originales serán entregadas al cliente por los Gestores de
Cobranza, mediante escrito en el cual se relacionarán las facturas que se
están gestionando para su cobro, este documento deberá ser acusado de
recibido por el cliente mediante sello y/o firma previa identificación del
personal que reciba las facturas (en el caso de recepción del documento con
firma se deberá indicar el cargo).

6. El pago de los servicios proporcionados a crédito deberán ser en:
a. Cheque.
b. Transferencia Bancaria o SPEI o SPEGUA.
c. Recibos y/o Notas de Crédito.

15

COBRANZA

8. En el caso de que los clientes no realicen el pago por las facturas emitidas, la
Gerencia de Administrativa debe informar a la Gerencia de Ventas y
la Dirección Comercial Operativa para solicitar su intervención.

9. La Gerencia de Ventas y la Dirección Comercial Operativa a
través de la relación comercial, los agentes de ceuntas clave deberán
gestionar la cobranza de los clientes,
que en su caso, no realizaron el pago en los tiempos estipulados en los
contratos, convenios y/o acuerdos celebrados por las áreas de la Dirección y Ventas
en caso de no realizar la cobranza, deberá informar a las áreas que solicitaron su
intervención, sobre el resultado de las gestiones realizadas, anexando el soporte
documental de las gestiones de cobranza realizadas, así como la copia del contrato
y la documentación soporte que ampare la prestación del servicio y/o venta de productos,
para que se proceda legalmente.

10. Las áreas que reciban las facturas establecidas en estas política de este
procedimiento, deberán integrar el expediente, con la documentación
enviada por las áreas de la Dirección Comercial Operativa y con las
gestiones realizadas por sus áreas de la cobranza, para solicitar la intervención
del área Jurídica y se gestione la cobranza por la vía legal si es el caso, y/o administrativa.

12. En caso de que los servicios proporcionados a crédito no sean recuperados,
deberá realizarse lo establecido en el Manual de Normas, Bases y
Procedimientos para Cancelar Adeudos a Cargo de Terceros y a Favor del
Processed Plastic de Mexico S.A. Debidamente firmadas y autorizadas por la
Direccion Comercial Operativa (DOC).

16

COBRANZA

NO.
1 − Solicita la emisión de la facturación para gestionar la cobranza de los servicios
proporcionados, de acuerdo a lo establecido en los contratos, convenios y/o
acuerdos comerciales que haya celebrado, y a través de la gerencia de ventas y
aprobado por DCO y/o Gerencias adscritas, estas informa a las áreas que reci-
ben las facturas para gestionar la cobranza, el nombre del funcionario, cargo y
domicilio en el cual se entregarán las Fcturas para revisión y cobro.
2 − Emite las facturas a crédito de los Clientes y/o Nacionales o Extranjeros
indicando la forma de cobro para proceder a recuperar los servicios
prestados de importación y venta de productos y elabora oficio a cada Cliente,
indicando número de facturas o el reporte generado de adminpaq donde men-
cione el numero de factura e importe del servicio o producto vendido y recaba
firma del Gerente de Administrativo.
3 − Entrega o envio via email al Cliente relación de factura(s) original(es) y sopor-
te que ampara el servicio utilizado, recabando acuse de recibo a través de sello
o firma de recibido del cliente, anotando nombre de la persona, cargo y número
de teléfono.
4 − Monitorea vía sistema el pago de los servicios con los clientes, de acuerdo al
tiempo calendarizado indicado por el área Comercial y/o Ventas
SE REALIZA EL COBRO
5 − Deposita y/o verifica en las cuentas del la compañia el cobro de los servicios y
productos.
6 − Registra el cobro efectuado aplicando la mension de los posibles decuentos
que se hayan generado para su origen o cobro y envía documentación original
de los cobros con la relación de descuentos a la Contabilidad, para su registro.
7 − Recibe y revisa que esté correcta la documentación original de los cobros,
solicitando la elaboración de las notas de crédito que se tendrían que hacer ya
con relación anexa para la captura de los documentos en el sistema administra-
tivo y contable de bancos y se archiva.
NO SE REALIZA EL COBRO
8 − Elabora un correo recordatorio al cliente solicitando el pago, indicando la
antigüedad de saldos, lo rubrica informando los procesos Cobranza y su estatus
mencionando la programación de la siguiente conexión o elance con el cliente
programada, informando al supervisor de area o gerencia.
9 − Envía al cliente el correo recordatorio, recaba acuse de recibo en copia y lo
integra al expediente, mencionando los detalles de respuesta que nos hagan
saber, la situación de su retardo de pago, o la aplicación de un nuevo pago.
¿REALIZA EL COBRO?
10 − SI: Continúa con las actividades Núm. 5 a la 7.
11 − NO: Elabora el correo electrónico de la rubrica al Cliente como segundo recor-
datorio, marcando copia la Gerencia de Ventasl, solicitando su intervención
para efectuar el cobro al cliente.
12 − Interviene por la relación comercial, solicitando el cobro al cliente, de no llegar
a un acuerdo con el Cliente, envía a la Gerencia Administrativa la documenta-
ción en original del contrato de servicio y/o convenio y los acuerdos comercia-
les, así como las gestiones realizadas, para poder aplicar las acciones combe-
nientes.

17

COBRANZA

NO.
¿REALIZA EL COBRO?
13 − SI: Continúa con las actividades Núm. 5 a la 7.
14 − NO: Elabora Correo Electronico y copia a la Gerencia administrativa, lo rubrica
en el recuadro donde se solicita la intervención del área jurídica del Organismo y
anexa
originales de la siguiente documentación:
a. Contrato de servicio y/o Convenio y Acuerdos del área Comercial en original.
b. Acuse de los oficios de requerimiento de pago.
c. Acuse original de la entrega de la factura o contra-recibo (con anexos
entregados por el área comercial).
d. Acuse del Correo recordatorio.
EL DEUDOR NO REALIZA EL PAGO
15 Se continúa con el procedimiento descrito en el Manual de Normas, Bases y
Procedimiento para Cancelar Adeudos pero esto solo se puede realizarapartir
de los 180 dias de la fecha de expedicion a Cargo de Terceros y a Favor del
Processed Plastic de Mexico S.A. de C.V.
16 TERMINA EL PROCEDIMIENTO

18

COBRANZA

Unidad Responsable:
5.6 Procedimiento:
GERENCIA ADMINISTRATIVA

EMISIÓN DE NOTAS DE CRÉDITO

Propósito
Elaborar Notas de Crédito a los clientes de Processed, por las bonificaciones
que correspondan, así como por la reexpedición de facturas de ejercicios
anteriores.

Alcance
El contenido del presente procedimiento es de observancia obligatoria
tanto para el personal que realice las funciones de Facturación y
Cobranza y el resto de los involucrados dentro del ámbito de sus respectivas
competencias.


1. La Gerencia de Administrativa por medio de la persona asignada de este rubro,
debe elaborar las Notas de Crédito a los Clientes para dar cumplimiento a las
políticas comerciales establecidas por la Gerencia Administrativa.

2. Las Notas de Crédito podrán ser utilizadas por el cliente para el pago de
Descuentos generados por pronto pago, comercialización y distribución u otros que estén
Establecidos en el contrato con el cliente.

3. Las Notas de Crédito se emitirán también por la modificación, cancelación
y/o reexpedición de facturas de ejercicios anteriores, pero estas deberán ser firmadas
y autorizadas por los gerentes del area Aministrativa y de Ventas

4. El seguimiento y control de las Notas de Crédito, se debe realizar por las
Gerencias de Administración, Contabilidad, y capturada y generada en el
sistema Adminpaq compartido, en la que se capturará la información relacionada
a cada una de ellas y se conciliará mensualmente, para evitar que las
cuentas contables respectivas reflejen saldos contrarios.

19

COBRANZA V.1

Firmas de Aprobacion para este documento.

20

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