Entrevista a Gilber Corrales Rubiano sobre su experiencia como CIO de Minsiterio de Ambiente y Desarrollo Sostenible de Colombia para el Boletín CIO del Ministerio de las TIC.

1. Entre sus competencias se destaca su capacidad de liderazgo,
buenas relaciones interpersonales, proactividad, aptitudes
gerenciales y de trabajo en equipo, orientación a metas y la
búsqueda de soluciones, por estas características, el Ing.
Gilber Corrales ha sido un líder en el posicionamiento de la Red
de CIOs a nivel nacional, es por ello que este mes, deseamos
conocer su experiencia con sus propias palabras.
1. ¿COMO PODRÍA DESCRIBIR SU EXPERIENCIA COMO GCIO DE UNA ENTIDAD
DEL ESTADO?
Como una experiencia retadora y de gran responsabilidad, dado que no es menor la tarea de
hacer que las Tecnologías de la Información -TI- generen el valor suficiente al desarrollo
misional y estratégico de las entidades que conforman el Sistema Nacional Ambiental
-SINA-.
Esta tarea representa un gran desafío dado nuestro rol de cabeza de sector, si tenemos en
cuenta los retos que nos plantean los Objetivos de Desarrollo Sostenible, el camino que
recorre el País en su ingreso a la OCDE, la Estrategia Transversal de Crecimiento Verde del
Plan Nacional de Desarrollo y los demás compromisos del País en materia de ambiente y
desarrollo sostenible.
2. ¿CUÁLES SON LOS RETOS Y OPORTUNIDADES QUE ENCUENTRA COMO GCIO DE UNA
ENTIDAD CABEZA DE SECTOR?
RETOS
El principal reto es ejercer el doble rol en el fortalecimiento institucional en materia de
Tecnologías de la Información y las Comunicaciones que se estableció en el Decreto 415 de
2016 del DAFP para las cabezas de sector y en las funciones de la Oficina de Tecnologías de
la Información y la Comunicación a mi cargo, definidas en el Artículo 13 del Decreto 3570 del
2011 con el cual se creó el Ministerio.
El primero de estos roles es el orientador, que implica “proponer, coordinar y hacer
seguimiento a la implementación de las normas y políticas públicas a las cuales deben
sujetarse los entes adscritos o vinculados al sector respectivo, en materia de gestión de las
Tecnologías de la Información y las Comunicaciones”.
El segundo rol es el ejecutor, que implica ser “responsables del diseño, asesorar, impulsar y
poner en marcha las estrategias para la debida implementación y el mejoramiento continuo
de la gestión estratégica de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones que
contribuyen al logro de los objetivos misionales en su entidad, bajo las directrices dadas por
los orientadores y por el MinTIC.”
Otro reto no menos importante, es aportar desde los roles antes señalados a la
consolidación de una paz duradera y sostenible, en un contexto donde las Tecnologías de la
Información y las Comunicaciones tienen un papel estratégico para acercar los ciudadanos
al Estado, por ejemplo: soportando los pilares del Gobierno abierto de transparencia,
participación y de colaboración para la co-creación de valor público en nuestro sector, tal es
el caso de una APP desarrollado por una ONG para denuncias contra la fauna y flora silvestre
que vamos a integrar con nuestro sistema de gestión de PQRSD.
OPORTUNIDADES
Veo una gran oportunidad en la incursión del país en la Economía Digital, soportada en
acciones como el reciente lanzamiento en Andicom del nuevo Viceministerio de la Economía
Digital y en lo expresado en el documento de consulta de CRC “Hacia una medición de la
Economía Digital de Colombia”, de agosto de 2016, que citando a la OCDE definió la
Economía Digital como: “El resultado de un proceso de transformación desencadenado por
las TIC”. En el mismo documento se define la cuarta (4°) revolución industrial como “Una
revolución que usa la tecnología en todos los procesos productivos, transformando las
economías radicalmente”, esta revolución es un gran oportunidad para los GCIO del país.
3. ¿CÓMO DESCRIBIRÍA SU EXPERIENCIA COMO ORIENTADOR DE LAS ENTIDADES
ADSCRITAS AL SECTOR?
Ha sido gratificante, pero desarrollar el rol orientar no es fácil, ya que se debe construir
confianza para ello. En nuestro caso lo hemos logrado a través de la realización este año de
dos eventos de modernización tecnológica del sector (tenemos pendiente un tercero).
También hemos construido espacios como las reuniones mensuales de los encargados de
seguridad del sector y grupos en redes sociales, además de compartir actividades
académicas como diplomados o talleres entre otros. En todas estas actividades ha sido
importante contar con el apoyo del MinTIC.
4. ¿CUAL CONSIDERA QUE DEBE SER EL ROL DEL CIO EN LA ECONOMÍA DIGITAL?
En el documento de la CRC (antes señalado) citando a Accenture se dice: “ser digital no es
cuestión de tamaño sino del grado de adopción de prácticas digitales y capacidades para
sumergirse en la cadena de economías globales”. Esta reflexión que compartimos nos lleva
a plantear que el rol de los CIO debe estar enfocado en el desarrollo de estrategias para la
adopción de prácticas digitales y el desarrollo de capacidades para que sus organizaciones
puedan sumergirse en la cadena de esas economías globales aportando valor a sus partes
interesadas.
Para entender lo anterior debemos reiterar que estamos inmersos en lo que algunos
(incluido el Foro Económico Mundial) han denominado la 4° Revolución Industrial, la cual se
caracteriza por un ritmo de avance tecnológico que no tiene precedentes y por la mejora
exponencial de las tecnologías digitales. Por ello nos referimos a ellas como “tecnologías
exponenciales” y entre ellas encontramos: Big data, Drones, Computación en la nube,
Blockchain, Internet Móvil, Internet de las Cosas, Genómica, Robótica, Machine Learning,
Biotecnología, Energías renovables, Computación cognitiva, Impresión 3D, Nanotecnología,
Inteligencia artificial y Vehículos autónomos entre otras.
Las “tecnologías exponenciales” traen una nueva variable a la gestión de los CIO y es la
rapidez con la que son capaces de adoptar estas tecnologías para generar valor en sus
organizaciones. De otra parte la transformación digital es una transformación de personas y
por tanto una transformación cultural y no solo tecnológica, lo cual les plantea otro reto.
– «Estamos inmersos en la revolución de ‘lo digital’. Una revolución tecnológica, social y
cultural que está transformando profundamente la forma en la que nos comunicamos,
relacionamos, trabajamos, aprendemos y disfrutamos…»
– «La transformación digital se hace posible por el despliegue de nuevas tecnologías,
pero estas son sólo un ingrediente necesario, no el sujeto ni el objeto del cambio. Lo que
se está digitalizando es la sociedad, la cultura, la política, los trabajadores, los
consumidores.» Tomado del Libro de Alberto Delgado (2016) “Digitalizate”.
5. ¿CUÁLES SON LOS RETOS Y ESTRATEGIAS DE UN CIO PARA PODER FORMAR PARTE
ACTIVA E INFLUYENTE DENTRO DE LA ENTIDAD?
• Prepararse para los retos que trae consigo sumergirse en la economía digital.
• Convertirse en un agente del cambio.
• Desarrollar habilidades blandas y no solo tecnológicas.
• La innovación (abierta) como motor de la transformación digital de la Entidad.
• Hacer que las TI de verdad generen valor a la Entidad y hacerlo evidente en todos los
niveles de la misma (para esto último las prácticas de Arquitectura Empresarial son
claves.)
• En línea con lo anterior deben adquirir o desarrollar recursos y capacidades en materia
de TI que constituyan una ventaja competitiva en el caso del sector privado o un factor de
generación de valor público en el caso de las Entidades del Estado.
• Finalmente establecer “un sistema que les permita dirigir y controlar el uso actual y
futuro de la TI” tal y como lo señala la norma ISO 38500.
• Desarrollar estrategias de uso y apropiación de TI.
• Gestionar el cambio, tanto en los que usan la tecnología, como en los que tienen la
responsabilidad de gestionarla, que en mi opinión es el principal reto que enfrenta los
GCIO del País.
PARA DESTACAR / NACIONAL
Gilber Corrales Rubiano
JEFE OFICINA DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN Y LA COMUNICACIÓN
Ministerio de Ambiente y Desarrollo Sostenible
Hoy los alcaldes y gobernadores son actores fundamentales
en los proyectos de promoción de las Tecnologías de la
Información y las Comunicaciones (TIC) que se ejecutan desde
el Ministerio de las Tecnologías de la Información y la
Comunicación (MinTIC). Los mandatarios locales antes no se
involucraban, tampoco conocían mucho del tema tecnológico
y en muchos casos se limitaban a esperar los aportes por parte
del Gobierno nacional. Hoy queremos exaltar el trabajo
realizado por la Gobernación de Boyacá, en donde ya existe
una dependencia responsable de definir las políticas,
procedimientos y administrar los recursos de inversión,
orientados a promover el uso, apropiación y aprovechamiento
de las TIC, para beneficiar a los ciudadanos y hacer la
administración pública más eficiente y transparente, es por
ello que este mes, deseamos conocer su experiencia con sus
propias palabras.
1. ¿CÓMO PODRÍA DESCRIBIR SU EXPERIENCIA ESTABLECIENDO LA
INSTITUCIONALIDAD TIC DENTRO DE SU ENTIDAD?
La Dirección de Sistemas en cabeza del Ingeniero Will Amaya Medina, el Comité de Gobierno
en línea del Departamento de Boyacá encabezado por el Ingeniero Gustavo Morales Guarín,
el comité de rediseño institucional liderado por la Secretaria General Ingeniera Ana Carolina
Espitia Jerez, el gerente del proyecto de rediseño institucional actual Director de gestión del
talento humano Gabriel Álvarez Sierra, y esta servidora pública colaboradora en
la implementación de un Gobierno Digital al interior de la Entidad, conocedores de
la importancia del proceso de rediseño institucional que se está adelantando en
la Gobernación, entendiendo que es una oportunidad para que la entidad transforme su
gestión pública a partir de una configuración institucional ordenada, racional y orientada a
la prestación del servicio al ciudadano, y aprovechando que el MinTIC ha facilitado
actividades de capacitación y acompañamiento para la creación de la “Institucionalidad
TIC” como iniciativa a implementar en las entidades del Estado, vieron allí la oportunidad de
tomar la iniciativa e integrarla al rediseño institucional que está a punto de terminar su
implementación con la metodología definida por el Departamento Administrativo de la
Función Pública.
Por consiguiente, se hizo un diagnóstico de los servicios TI internos y los misionales que se
prestaban en diferentes dependencias de la Entidad revisando y analizando procesos
actuales que pudieran requerir mejora e identificando nuevos procesos definidos por
mejores prácticas del sector que fueran aplicables a la Entidad; procesos plasmados en un
modelo de gestión y un modelo de operación requeridos en la prestación de esos
servicios TI.
También, se hizo un análisis de presupuestos proyectados y asignados en cada una de las
dependencias TI y se identificó que al pasar de los años ese presupuesto para los servicios TI
internos y misionales de la entidad no se designaba por falta de planeación o de gestión.
Así mismo, se identificó que muchas veces los proyectos se habían desarrollado sin articular
iniciativas y objetivos estratégicos de Tecnologías de Información orientados a la eficiencia
administrativa.
Con lo anterior, se pudo determinar que era necesaria la modificación de la organización de
las dependencias TI, el rol y las funciones que desempeñaban; en consecuencia, se proyecta
la conformación de una nueva Secretaría donde se identificaron equipos internos de trabajo
con sus procesos y funciones, así como cargos y funciones de cada cargo; para ello se tuvo
en cuenta lineamientos del decreto 415 de 2016, Marco de referencia de Arquitectura TI
Colombia, mejores prácticas de procesos TI establecidas en COBIT 5 y algunas funciones
potencialmente heredables de las subdirecciones de los Viceministerios del MinTIC.
Así que, se diseñó la estructura para la denominada Secretaría TIC y Gobierno abierto con un
enfoque basado en procesos que inicialmente se había planteado en un modelo de 3
dependencias y 23 procesos y que al realizar reuniones de socialización se hicieron ajustes
quedando definido con 29 y dos dependencias: la Dirección de Sistemas de Información y la
Dirección de Apropiación TIC. La tercera dependencia que se había propuesto era una
oficina asesora de Gobierno Abierto y Gestión de TI, sin embargo, los procesos y funciones
que se habían definido para esta fueron redistribuidos al despacho de la Secretaría y a las
dos Direcciones aprobadas.
Posteriormente, se hizo un estudio para la modificación de la planta de personal para la
nueva Secretaría proyectada, para lo cual se realizó el análisis de cargas laborales y perfiles
identificando necesidades de personal y mejoras para el existente en dependencias TI
conforme al análisis de sus hojas de vida, para el cumplimiento de las funciones requeridas.
Como producto del proceso se generó el decreto No. 222 de 5 de junio de 2017 “por el cual se
establece la estructura orgánica para la administración departamental; las funciones de las
dependencias y se dictan otras disposiciones complementarias”, el cual formaliza la
organización interna de la Gobernación y se convierte en el lineamiento principal para
continuación del proceso de rediseño que aún no ha terminado; proceso para el cual quedó
abierta la posibilidad de recibir comentarios y requerimientos de ajustes a equipos de
trabajo, cargos y funciones, los cuales van a ser analizados y en consecuencia se reflejarán
en el nuevo manual de funciones que se encuentra en elaboración. En este decreto se
incorporó la Nueva “Secretaría TIC y Gobierno Abierto”. Dentro del proceso, también se va a
establecer, entre otros aspectos, una nueva escala salarial con la homologación de grados,
adopción y distribución de la planta de personal.
A pesar de que el proceso de Institucionalidad TIC ha requerido un gran esfuerzo por la
dedicación y trabajo permanente que ha demandado, ya que se incluyó como parte de un
proceso más grande de transformación institucional, no habría sido lo mismo si se hubiera
creado solamente la Secretaría TIC desligada a la mejora de los demás procesos
institucionales.
2. ¿CUÁLES HAN SIDO LAS MOTIVACIONES DE LA ENTIDAD PARA CREAR
LA SECRETARÍA TIC?
En su programa de Gobierno “Boyacá evoluciona” el Ingeniero Carlos Andrés Amaya
Rodríguez, actual Gobernador, incorporó veinte (20) propuestas para consolidar una política
pública de desarrollo tecnológico fundamentada en los avances de la ciencia y tecnología
queriendo integrar las capacidades sociales del sector público, la academia, la empresa, la
sociedad civil, y establecer una estrategia articulada con todos los sectores vinculados para
conformar una sociedad innovadora, creativa y emprendedora. También, incorporó
propuestas de desarrollo institucional con denominados objetivos inteligentes para tener
una gestión pública más eficiente, efectiva y abierta. Siendo una de estas propuestas la
eficiencia administrativa con la adecuación de la estructura organizacional de
la Gobernación y modernización interna, para la adopción de políticas y proyectos
plasmados en el programa de Gobierno.
3. ¿CUÁL HA SIDO SU EXPERIENCIA PARA MANEJAR LA RESISTENCIA AL CAMBIO?
Mediante una circular interna de agosto de 2016 se convocó a Secretarios y Directores con el
propósito de programar jornadas de trabajo para iniciar el proceso de rediseño institucional
con el diagnóstico de la situación actual de la entidad. Siendo ellos socializadores de la
actividad al interior de sus dependencias, quienes fueron avanzando en el proceso de
rediseño en cada una de sus etapas, siempre con el constante apoyo de un líder funcionario
de planta en cada una de las dependencias quienes han tenido la experiencia de la
operación y gestión al interior a partir del quehacer diario, pero que también demostraron
habilidad para la prospectiva, y conocimiento e interés hacia una ruptura de paradigmas
necesaria para proyectar mejoras en la institucionalidad. No se recurrió a firmas o empresas
externas que tal vez no pudieran tener la experticia y conocimiento específico que
se requería.
Recientemente, en julio y agosto el Gobernador convocó y se dirigió personalmente a los
funcionarios de la Administración central del Departamento para socializar la propuesta de
rediseño institucional ilustrando sobre los beneficios del cambio, la optimización de la
estructura organizacional, la mejora en la cadena de valor, entre otros aspectos para hacer
más eficiente y eficaz los procesos de la Gobernación a fin de generar agilidad y dinámica
orientada a resultados y la mejora de servicios prestados por el departamento. Enfatizó
especialmente sobre la modernización o transformación tecnológica que se está
requiriendo para la Entidad ya que debería ser posible que los funcionarios puedan contar
con las herramientas y sistemas necesarios para poder llevar a cabo sus labores y poder
generar mayor eficiencia administrativa.
En ese mismo período se hicieron reuniones con las organizaciones sindicales para
socializar el proceso, ya que había sido un grupo de interés que en un principio se oponía al
proceso por falta de información y conocimiento de las iniciativas y el proceso transparente
y organizado que se estaba trabajado.
Para lo que resta del año 2017 se proyecta continuar con la socialización del proceso
enfocándose en grupos más pequeños para tratar cambios específicos que van a tener las
dependencias.
4. ¿CUÁLES SON LOS RETOS Y ESTRATEGIAS QUE DEBE ESTABLECER LA SECRETARÍA
TIC PARA FORMAR PARTE ACTIVA E INFLUYENTE DENTRO DE LA ENTIDAD?
El reto más grande es la incorporación e implementación de los procesos de Gobierno
abierto, ya que se quiere integrar servicios en línea para tener mayor cobertura y
acercamiento con la ciudadanía, el acceso a la información como base para impulsar la
transparencia de la entidad y la colaboración por parte de los grupos de interés. Además,
generar mayor participación en los proyectos y procesos que se desarrollan en cada una de
las sectoriales.
Otro reto es la ampliación de los servicios para el desarrollo de la estrategia de Uso
y Apropiación TIC no solamente al interior de la Gobernación sino a los grupos de interés
y ciudadanos que cuentan con herramientas y sistemas que se han implementado en el
marco de la Agenda de Conectividad nacional, pero que requieren conocimiento para el
manejo y uso de las mismas.
Así mismo, es un reto modernizar los sistemas de información y servicios tecnológicos para
que soporten los nuevos procesos; así como integrar el sin número de datos con los que se
cuenta actualmente como parte de los ejercicios de producción de información en cada una
de las dependencias.
Es afortunado para el cumplimiento de estos retos, que se hayan incorporado como parte de
los programas de Gobierno del actual Plan Departamental de Desarrollo. Sin embargo, es
menester contar con el apoyo e interés de la planta de personal que sea designada y con el
apoyo presupuestal que demanda cada una de las estrategias.
5. ¿CUÁL DEBE SER EL CURSO TECNOLÓGICO QUE DEBE TOMAR LA ENTIDAD Y QUE
POSICIÓN DEBE ASUMIR LA SECRETARÍA TIC SIN CAER EN MODAS TECNOLÓGICAS?
La Secretaría TIC debe asumir una posición estratégica vinculada al comité directivo de
Gobierno en línea territorial con autoridad y liderazgo para gestionar los procesos de TI
dentro de la Entidad y desarrollar las iniciativas que se requieren para apoyar a los procesos
misionales que necesitan optimizar los servicios que ofrecen de cara al usuario externo.
La brecha tecnológica que se tiene en el momento dentro de la Gobernación debe ser, a
medida de las posibilidades presupuestales, solucionada paulatinamente dando alcance a
las prioridades tecnológicas y alineadas con los objetivos estratégicos y las tendencias TIC
aplicables que permitan avanzar en la madurez tecnológica que requiere un Gobierno
Digital.
Entrevista respondida por: Mónica Orduz Valbuena, Gobernación de Boyacá.
PARA DESTACAR / TERRITORIAL
Secretaría TIC
Gobernación de Boyacá