El siguiente texto constituye el informe de auditoria interna de la institución educativa en el año 2014

1. INSTITUCIÓN EDUCATIVA SANTA TERESA
Código: FDQ-10
INFORME DE AUDITORIA
Fecha: 08-11
FECHA: 13 y 14 de agosto de 2014 CICLO: X de auditorías internas
OBJETO DE LA AUDITORIA: hacer seguimiento y verificación de la eficiencia en el desarrollo de actividades de las diferentes Gestiones en la
Institución Educativa.
ALCANCE: todas las Gestiones: Directiva, Académica, Administrativa y Comunitaria y de Convivencia.
FORTALEZAS:
-Disposición y apertura del responsable de la gestión y su equipo de trabajo para los requerimientos que le fueron solicitados.
-Honestidad en el aporte de las evidencias tanto a nivel oral como por escrito.
-Conocimiento y dominio de los procedimientos propios de la gestión por parte de los responsables en cada jornada escolar.
-Se observó constancia en la sistematización de los registros.
-El equipo de la gestión manifestó apertura para escuchar las recomendaciones que fueron suscitando el proceso de auditoría.
Nº PROCESO HALLAZGOS EVIDENCIAS OBSERVACIONES
1.
GESTIÓN COMUNITARIA Y DE
CONVIVENCIA
C:
La gestión cuenta con las
mediciones de los
indicadores realizadas en
los períodos establecidos y
análisis de los resultados
obtenidos
Tabulación de las encuestas
propias de la gestión, cuadros
con porcentajes y
sistematización del análisis de
los resultados.
En el análisis de los resultados de
satisfacción del Restaurante
escolar, registrar el valor de la
meta alcanzada.
2.
GESTIÓN COMUNITARIA Y DE
CONVIVENCIA
C:
Documentación de los
hallazgos procedentes de la
última auditoría interna en
Cotejo del informe de auditoría
interna 2013 con la carpeta
electrónica de las No
conformidades.
Presentar a la Revisión por la
Dirección la acción correctiva que
se encuentra abierta para ser
analizada su estructura y el plan de

2. los respectivos formatos y
planes de acción en marcha.
acción implementado.
3.
GESTIÓN COMUNITARIA Y DE
CONVIVENCIA
C:
Existe una planeación clara
en la asignación de las
carteleras, su difusión es
puntual y el seguimiento
constante.
Revisión del formato FCC-13 y
cotejo de varios meses
correspondientes al primer
semestre.
Elaborar procedimiento escrito que
contenga los criterios de
elaboración, permanencia y
presentación de las carteleras, así
como el mecanismo de
comunicación utilizado para
informar el seguimiento realizado.
4.
GESTIÓN COMUNITARIA Y DE
CONVIVENCIA
C:
El registro de asistencia
diaria se realiza
puntualmente en los
formatos establecidos.
Cotejo de los formatos FCC-02
“Control semanal de asistencia”
y FCC-05 “Excusa de
estudiantes”
Realizar seguimiento al
diligenciamiento de los formatos de
asistencia y excusas. Unificar las
estrategias de comunicación a los
padres de familia sobre la
inasistencia de los estudiantes ya
que se ejecuta en la jornada de la
mañana solamente.
Establecer un formato para
registrar la comunicación a los
padres de familia acerca de la
inasistencia de los estudiantes
como evidencia del acto
comunicativo.
Hacer inducción general a los
monitores de asistencia en el
manejo de la carpeta de asistencia
y dejar evidencia en actas.
5.
GESTIÓN COMUNITARIA Y DE
CONVIVENCIA
C:
Existe planeación de las
Salidas pedagógicas
institucionales debidamente
registradas en el Plan
Operativo.
Revisión del Plan Operativo para
verificar El Retiro del grado 11º y
se encontraba planeada en el
Plan Operativo.
Garantizar la custodia de los
permisos de las salidas
pedagógicas en la Coordinación de
Convivencia y controlar el
diligenciamiento completo.

3. 6.
GESTIÓN COMUNITARIA Y DE
CONVIVENCIA
C:
Las Escuelas de padres se
realizan en las fechas
estipuladas en el Plan
Operativo y cuentan con la
orientación y desarrollo por
parte del equipo de
psicología.
Se revisaron los formatos de
convocatoria y el listado de
asistencia a la Escuela de
padres realizada el 12 de agosto.
7.
GESTIÓN COMUNITARIA Y DE
CONVIVENCIA
NC
El formato FPC-12 Encuesta
de Satisfacción
Restaurante, se encuentra
en circulación sin haber
seguido el procedimiento
establecido para su revisión
y aprobación. Así mismo,
no se encuentra ingresado
al listado de documentos ni
en la caracterización de la
gestión. Se incumple el
requisito de Norma 4.2.3
Control de documentos y
4.2.4 Control de registros.
Búsqueda del formato FPC-12
en el listado de documentos y
Caracterización. Solicitud oral
de los formatos FDQ-14 y FDQ-
15 y confirmación de ausencia
de dicha sistematización y
procedimiento.
Establecer los mecanismos para
dejar la evidencia del seguimiento
y control a los Compromisos
Pedagógicos Comportamentales
FCC-01 v2 ya que se encontraron
ausencia de firmas en algunos que
fueron revisados.
8.
GESTIÓN COMUNITARIA Y DE
CONVIVENCIA
NC:
La propuesta institucional
de Psicología no es
conocida por la totalidad del
equipo profesional que
presta el servicio. De igual
forma, el proceso escrito del
estudiante Juan Daniel
Granda no reposa en los
archivos de la institución.
Se falta al requisito de
norma 7.5.4 Propiedad del
Cliente.
Solicitud del seguimiento de un
caso de remisión y manifestación
verbal del estudiante de
psicología el hecho de tenerlo en
los archivos personales por fuera
de la institución.
Hacer seguimiento a los casos
remitidos al servicio de Psicología
trabajando en equipo con los
coordinadores de convivencia a fin
de establecer el impacto de la
intervención en la convivencia de
los estudiantes y documentar en
forma de procedimiento.
Realizar el registro de remisión a
psicología por parte de los padres
de familia en el formato FCP – O8
– V2
Se debe dar una disposición al
formato FCP – 04 “Constancia de
cita psicológica”, puede reposar

4. en las carpetas de asistencia
cuando el estudiante lo presente al
docente o en el libro de
seguimiento con el fin de poder
justificar la ausencia del estudiante
en el aula de clase.
9.
GESTIÓN COMUNITARIA Y DE
CONVIVENCIA
NC:
La propuesta institucional
de Psicología no es
conocida por la totalidad del
equipo profesional que
presta el servicio. De igual
forma, el proceso escrito del
estudiante Juan Daniel
Granda no reposa en los
archivos de la institución.
Se falta al requisito de
norma 7.5.4 Propiedad del
Cliente.
Revisión de un formato por
grado desde preescolar a 11º.
Se encontraron espacios vacíos
en las casillas de “Estímulo y/o
Corrección propuesta”,
Tipificación de las faltas con el
Manual de convivencia, Cuadro
de desempeños bajos por
período.
Hacer el seguimiento y control a
los libros de Seguimiento al
comportamiento estableciendo una
frecuencia, mecanismo de
comunicación con los
responsables y la oportuna
retroalimentación con los
respectivos usuarios (estudiantes,
padres de familia, docentes,
coordinadores)
10.
GESTIÓN COMUNITARIA Y DE
CONVIVENCIA
O:
Establecer los criterios
operativos del Comité de
Restaurante escolar, tales
como frecuencia en el
acompañamiento,
procedimiento con las
eventualidades, y dar a
conocer las respectivas
funciones.
En entrevista con una de las
operarias del restaurante
escolar, manifestó inasistencia
de algunos miembros al
acompañamiento lo cual obliga
al cumplimiento de funciones
diferentes a las asignadas.
Verificar el nombre de algunos
formatos y la fecha de elaboración
con el listado maestro y la
caracterización, especialmente los
siguientes: FCP – 08 – V2, FCP –
05 – V2, FCC – 09.
11.
GESTIÓN COMUNITARIA Y DE
CONVIVENCIA
O:
Diferenciar en la encuesta
de Restaurante la población
a la que se dirige, esto es:
preescolar, primaria, básica
y media con el fin de
conocer las percepciones de
manera específica. De igual
El formato encuesta de
Restaurante es diligenciado sin
describir el grado o ciclo de los
encuestados.
Incluir el Comité de Convivencia
Escolar en el ciclo PHVA de la
caracterización y los formatos que
de allí se generen en el control de
documentos.

5. forma, un espacio para las
Observaciones en el caso
de los ítems calificados con
los puntajes más bajos.
12.
GESTIÓN COMUNITARIA Y DE
CONVIVENCIA
O:
Diseñar acciones
preventivas y de mejora a la
gestión garantizando el
seguimiento, control y la
mejora continua en
respuesta al objetivo de los
Sistemas de Gestión de
Calidad.
Ingresar a la Caracterización los
requisitos de Ley y los
institucionales.
13.
GESTIÓN COMUNITARIA Y DE
CONVIVENCIA
O:
Revisar la pertinencia de los
indicadores de la gestión.
Se propone hacer
mediciones a la asistencia
de los estudiantes, de los
padres de familia a las
Escuelas de Padres, la
dinámica de los
comportamientos de los
estudiantes por período.
Ingresar a la Caracterización, al
listado de documentos y al Control
de registros la Ficha de
Seguimiento de los estudiantes, la
guía para su diligenciamiento y
realizarle el control, seguimiento y
aprobación. Se examinaron fichas
de seguimiento con espacios sin
diligenciar.
14.
GESTIÓN COMUNITARIA Y DE
CONVIVENCIA
O:
Incluir el espacio para la
firma de los docentes en el
formato FCC-05 Excusa de
Estudiante.
Hacer seguimiento y control a los
Planes de aula. Se encontraron
planes incompletos en aspectos
como los nombres de los
monitores de áreas.
15.
GESTIÓN COMUNITARIA Y DE
CONVIVENCIA
Incluir en el Plan Operativo las
fechas de las Comisiones de
Evaluación de los

6. Comportamientos por período.
16.
GESTIÓN COMUNITARIA Y DE
CONVIVENCIA
Hacer seguimiento y control a las
actas de las Comisiones de
Evaluación de los
Comportamientos debido a que se
encontraron actas sin firmar y otra
contaminada, es decir, con
información no correspondiente al
proceso.
FIRMA AUDITOR: NORA MARLENY VALENCIA TORO y LAURA MARÍA JIMÉNEZ JIMÉNEZ
FIRMA AUDITADO O
LIDER DEL SGC: