8. Elaboración del PAC Usuarios definen requerimientos Consolidación de cuadro de necesidades SEACE LOCAL Y WEB DE LA ENTIDAD Aprobación de PIA Difundir: Dentro de los 5 días hábiles de aprobado Segundo Momento (15 días hábiles después) Primer Momento Plan Anual Aprobación
55. ETAPAS DEL PROCESO DE SELECCIÓN Convocatoria Registro de Participantes Consultas y Observaciones a las Bases Integración de Bases Presentación de Propuestas Evaluación de Propuestas Otorgamientos de Buena Pro Formalización de Contrato
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62. 4. Integración de Bases La integración es el acto mediante el cual las consultas, aclaraciones y observaciones de los participantes se incorporan a las bases originales, para dar paso a una versión mejorada. ( segunda versión DEFINITIVA). Si las bases integradas no se publican en el SEACE, los actos posteriores son nulos.
Los requisitos son formales y es responsabilidad de los funcionarios verificar estos requisitos antes de suscribir el contrato El reglamento señala que los requisitos son los siguientes: Constancia de no estar inhabilitado para contratar con el Estado. El proveedor puede solicitar esta constancia en CONSUCODE. Cuando se trata de un proceso por menor cuantía la entidad debe verificar si el proveedor está habilitado para contratar. ¿Qué pasa si el proveedor es sancionado luego de recibir la Buena Pro y antes de suscribir el contrato? No podrá suscribir el contrato. Otro requisito necesario es la presentación de la constancia de inscripción en el Registro Nacional de Proveedores-RNP. Otro requisito esencial es la presentación de las garantías. Aquí no hay regularización posible alguna, no es posible suscribir contrato y dejar la presentación de la garantía para una fecha posterior. Si un consorcio (dos o más proveedores juntaron sus potencialidades para presentar una mejor propuesta) obtiene la Buena Pro, este documento no será suficiente. Se necesitará un documento formalizado y legalizado notarialmente para tener una certeza del compromiso contractual que asumirá el consorcio. Además de estos requisitos se podrán presentar otros adicionales, dependiendo de la naturaleza del contrato. Por ejemplo. La entidad le puede exigir a una empresa de vigilancia los permisos de utilización de armas de fuego otorgado por la DISCAME. Asimismo, podrá exigir carné de sanidad a la empresa proveedora de alimentos. Si un contrato se suscribe sin la presentación de estos requisitos, se estará incurriendo en irregularidades. ¿Cuál es el procedimiento para suscribir el contrato? Citación: La Entidad citará dentro de los 5 días hábiles siguientes de consentida la Buena Pro. Plazo: El postor adjudicado deberá apersonarse a suscribir el contrato dentro de los 10 días hábiles siguientes a la recepción de la citación. El C.E. no tiene facultades para ejecutar actos relacionados con la suscripción del contrato. ¿Qué pasa cuando no se suscribe el contrato? Negativa del postor a suscribir el contrato: Ganador no se presenta: pierde Buena Pro. Se citará al postor que ocupó el 2º lugar. Si no se presenta: PROCESO DESIERTO. Negativa de la Entidad a suscribir el contrato: Emplazamiento por parte del ganador. Penalidad. Sin efecto la buena pro. Indemnización por lucro cesante. Responsabilidad del Titular o máxima autoridad administrativa.
El Contrato contiene cláusulas. También contiene las bases integradas, la oferta ganadora y otras modificaciones no sustanciales. Estos documentos ayudarán a resolver controversias a la hora de la suscripción. La norma también permite las modificaciones a la hora de suscribir el contrato. Se entiende que estas modificaciones podrían operar al momento de recibir la convocatoria o la base del contrato. Se puede modificar el contrato, pero no sustancialmente. Para verificar si una información es sustancial, hay que revisar si el tema está referido a los temas relacionados a la modificación técnica o a los factores que incidieron en la obtención de la Buena Pro. No podrá modificarse, precios, plazo, calidad, cantidad, etc. Sí se puede modificar aspectos insustanciales, temas accesorios.
El Contrato contiene cláusulas. También contiene las bases integradas, la oferta ganadora y otras modificaciones no sustanciales. Estos documentos ayudarán a resolver controversias a la hora de la suscripción. La norma también permite las modificaciones a la hora de suscribir el contrato. Se entiende que estas modificaciones podrían operar al momento de recibir la convocatoria o la base del contrato. Se puede modificar el contrato, pero no sustancialmente. Para verificar si una información es sustancial, hay que revisar si el tema está referido a los temas relacionados a la modificación técnica o a los factores que incidieron en la obtención de la Buena Pro. No podrá modificarse, precios, plazo, calidad, cantidad, etc. Sí se puede modificar aspectos insustanciales, temas accesorios.
¿Cuál es la finalidad? Desincentiva y limita el incumplimiento de las obligaciones del contratista. Compensar a la Entidad por las consecuencias del incumplimiento a través de una cobertura dineraria. Asumir excepcionalmente el pago de penalidades. Cuáles son los requisitos de las Garantías? Deben ser: Incondicionales Solidarias Irrevocables De realización automática
¿Cuáles son las obligaciones y responsabilidades? Para ambas partes: las establecidas en la Ley, el Reglamento, las Bases y el contrato. Así: Para el Contratista: Comunicar fallas y defectos Tributos y gravámenes Obligaciones laborales y sociales Para la Entidad: Modificaciones Licencias, autorizaciones, permisos.
¿Qué pasa cuando el contratista se retrasa y causa perjuicios a la entidad? La norma ha previsto que se establezca la figura de las penalidades. Pero con la condición de que la penalidad no tenga justificación. Por un lado, la entidad deberá acreditar que está sufriendo un perjuicio por esta demora y el contratista deberá acreditar que la demora tiene una justificación. Las penalidades serán tomadas en cuenta sólo si las justificaciones del contratista no son válidas. Se ha señalado un tope máximo de penalidad por mora (10%). Esto le permite a las entidades tener mayor flexibilidad en el manejo de la ejecución de las prestaciones del contrato. Asimismo, hay que aplicar la fórmula que está establecida en el reglamento a efectos de calcular cuál es el monto de penalidad a aplicar. Qué sucede si el contratista ya acumuló el 10% de retraso y de penalidad al inicio de los trabajos. En ese caso, debe entenderse que el contratista no cumplirá sus prestaciones. En este caso, al acumular el monto máximo de penalidad por mora, la entidad está habilitada para resolver ese contrato. Qué sucede si la penalidad máxima se acumula faltando unas pocas semanas para la culminación del contrato. En este caso, la entidad deberá evaluar si es conveniente resolver el contrato. En muchos casos se preferirá cobrar la penalidad y esperar a que culmine el contrato para liquidar posteriormente. La entidad debe evaluar cuál es la mejor solución. También hay otras penalidades distintas a la demora. Por ejemplo, imaginemos que uno de los acuerdos de una entidad con una empresa de vigilancia fue “encontrar al vigilante en su puesto y debidamente uniformado”. Sin embargo, los supervisores no encontraron al vigilante en su puesto de trabajo. Este también puede ser un ejemplo de penalidad distinta a la demora y que es razonable y proporcional al caso concreto. Lo importante es señalar que esa penalidad distinta a la demora esté prevista en el contrato o en las bases.
Causales atribuibles al contratista Incumplimiento injustificado de obligaciones.- Para que sea una causal de resolución de contrato, el incumplimiento debe ser injustificado. Acumulación del monto máximo por penalidad por mora.- En estos casos la entidad podrá resolver el contrato. La paralización o reducción injustificada.- La entidad deberá evaluar el perjuicio que le cause el contratista para resolver el contrato. Causales atribuibles a la entidad Falta de pago.- Es la causal que más se presenta. Otras según el contrato.- La entidad no cumple con algunas cosas que figuran en el contrato. Por lo tanto, el contratista está habilitado para emplazar a la entidad por incumplimiento de contrato. Necesariamente debe haber un requerimiento vía notarial para dar fe de la fecha de entrega del emplazamiento, debe precisarse le motivo por el cual se está emplazando. Asimismo, la carta debe constatar el plazo para subsanar. En cuanto al plazo, la norma dice, que no debe ser mayor a cinco días. Asimismo, cuando los casos son complejos el plazo no debe ser mayor a quince días.