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Curso de Access

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Curso de Access. Universidad Rey Juan Carlos de Madrid - URJC

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Curso de Access

  1. 1. Curso de Access Universidad Rey Juan Carlos febrero-marzo 2007
  2. 2. ¿Qué es una base de datos? <ul><li>Una biblioteca ha de mantener listas de los libros que posee, de los usuarios que tiene, una clínica, de sus pacientes y médicos, una empresa, de sus productos, ventas y empleados. </li></ul><ul><li>A este tipo de información se le llama datos. </li></ul><ul><li>Un gestor de base de datos es un programa que permite introducir y almacenar datos, ordenarlos y manipularlos. </li></ul><ul><li>Debe permitir en principio: </li></ul><ul><ul><li>Introducir datos </li></ul></ul><ul><ul><li>Almacenar datos </li></ul></ul><ul><ul><li>Recuperar datos y trabajar con ellos </li></ul></ul><ul><li>Todo esto se puede hacer con una caja de zapatos, lápiz y papel; pero a medida que la cantidad de datos aumenta, han de cambiar las herramientas. </li></ul><ul><li>Se pueden usar carpetas, archivadores, etc. pero en un momento dado es conveniente acudir a los ordenadores, aunque las operaciones siguen siendo las mismas. </li></ul>10/06/09 www.urjc.es
  3. 3. Diferencias entre Access y Excel <ul><li>Access es multiusuario, Excel no. </li></ul><ul><li>Access es un gestor de bases de datos relacionales, Excel no. </li></ul><ul><li>Access soporta más de 65.536 registros (filas), Excel no. </li></ul><ul><li>Salvo la nueva versión de Excel que salió el 30 de enero del 2007, que ya soporta un millón de filas. </li></ul><ul><li>Por el contrario, Excel es mucho más intuitivo, y para cálculos estadísticos o de carácter general es mucho mejor que Access. </li></ul><ul><li>Además Excel genera gráficos con sencillez. </li></ul>10/06/09 www.urjc.es
  4. 4. El concepto de lo relacional en las bases de datos <ul><li>Podemos dividir todas las aplicaciones de bases de datos en dos grupos: simples (planas) y relacionales . </li></ul><ul><li>Un ejemplo de una base de datos simple o plana es Excel , donde tenemos toda la información en un sola tabla. </li></ul><ul><li>Esto implica que los datos comunes a varios registros tienen que repetirse para cada uno de estos registros. </li></ul><ul><li>Un ejemplo sencillo: si tenemos una hoja de Excel con la información de clientes con los campos de Nombre, Empresa, Ciudad, Dirección y Teléfono, los datos que puedan ser comunes (en este caso Empresa y Ciudad) se repetirían para cada Cliente. </li></ul><ul><li>En una base de datos relacional, como lo es Access , puede haber más de una tabla con relaciones entre ellas. </li></ul><ul><li>Por ejemplo, además de tener la tabla de Clientes podríamos crear una o más tablas con elementos comunes (en nuestro caso podrían ser Ciudades y Empresas )  y a continuación crear relaciones entre esta tablas. </li></ul>10/06/09 www.urjc.es
  5. 5. El concepto de lo relacional en las bases de datos <ul><li>Ejemplo: </li></ul><ul><li>Tenemos una base de datos de un hospital. </li></ul><ul><li>Si cada vez que viene un paciente al médico se le tiene que abrir una ficha, en poco tiempo los datos personales del paciente (dirección y teléfono) estarán repetidos muchas veces. </li></ul><ul><li>Si esto se multiplica por todos los pacientes la base de datos contendrá gran cantidad de datos redundantes innecesarios, lo que aumentará su tamaño y la hará menos eficaz. </li></ul><ul><li>Para hacer una base de datos como ésta se usarán necesariamente varias tablas que luego se relacionarán por un campo común en ambas. </li></ul>10/06/09 www.urjc.es
  6. 6. El concepto de lo relacional en las bases de datos <ul><li>De esta manera se consigue que no haya datos repetidos. </li></ul><ul><li>Con esta estructura cada vez que venga un paciente, no es necesario volver a introducir sus datos personales. </li></ul><ul><li>Basta con introducir su código para que el Gestor de base de datos sepa de que paciente se trata. </li></ul><ul><li>Para que se pueda establecer esta relación es necesario que las dos tablas contengan un campo en común (en este caso el código del médico). </li></ul>10/06/09 www.urjc.es
  7. 7. El concepto de lo relacional en las bases de datos <ul><li>A esta forma de organizar la base de datos mediante distintas tablas relacionadas por campos comunes se le llama base de datos relacional . </li></ul><ul><li>Cuando se utiliza solamente una tabla hablamos de una base de datos plana . </li></ul><ul><li>No todos los programas de gestión de base de datos tienen esta capacidad de manejar bases de datos relacionales, por eso, antes de elegir uno deberemos considerar si necesitamos o no esta capacidad. </li></ul><ul><li>Generalmente todos los programas de base de datos de propósito múltiple de última generación tienen capacidad relacional. Algunos de los más conocidos son Oracle, Fox, Access, FileMaker, 4D, Butler , etc. </li></ul>10/06/09 www.urjc.es
  8. 8. El concepto de lo relacional en las bases de datos <ul><li>Otra base de datos posible para un hospital sería ésta: guardar sólo información sobre los pacientes, los doctores y las especialidades. </li></ul><ul><li>Asumiendo que cada médico tiene sólo una especialidad, y que cada paciente tiene asignado un médico de cabecera la estructura de la base de datos sería ésta: </li></ul>10/06/09 www.urjc.es
  9. 9. El concepto de lo relacional en las bases de datos <ul><li>Se observa que existen relaciones entre distintos objetos de la realidad. </li></ul><ul><li>Estas relaciones deben respetarse para luego poder recuperar información de manera precisa y rápida. </li></ul><ul><li>Esta base de datos relacional estará formada por tablas . con la característica de que las mismas se relacionan entre sí mediante uno o más campos . </li></ul><ul><li>Se puede decir que cada objeto de la realidad será una tabla en nuestra base de datos y que hay que buscar la manera de reflejar las relaciones antes mencionadas. </li></ul>10/06/09 www.urjc.es
  10. 10. El concepto de lo relacional en las bases de datos <ul><li>Hemos visto como lo relacional proporciona muchas ventajas frente a lo simple: permite ahorrarnos el tiempo que perderíamos ingresando una y otra vez la misma información. </li></ul><ul><li>Y además nos ayuda a reducir el número de errores y facilita la tarea de actualización de datos. </li></ul><ul><li>Aquí podéis ver un ejemplo de cómo Access maneja las relaciones. </li></ul>10/06/09 www.urjc.es
  11. 11. Uso de las bases de datos <ul><li>El uso de una base de datos de un listín telefónico personal es muy distinto del uso de una base datos de un hospital, una empresa o un banco. </li></ul><ul><li>El listín telefónico sólo lo utilizará una persona cada vez, mientras que las otras bases de datos necesitarán ser consultadas al mismo tiempo por muchas personas desde distintos sitios. </li></ul><ul><li>En la base de datos de un hospital muchas personas pueden necesitar acceder a los datos de un paciente al mismo tiempo: una enfermera en una planta para conocer la dosis a suministrar de los medicamentos; el médico para estudiar el caso de ese paciente; y desde administración necesitarán los datos sobre ese paciente para elaborar el coste de su hospitalización. </li></ul><ul><li>Todos ellos necesitarán por tanto hacer consultas o introducir nuevos datos. </li></ul>10/06/09 www.urjc.es
  12. 12. Uso de las bases de datos <ul><li>Esto sería imposible si la base de datos estuviera situada en un ordenador al que no se puede acceder más que sentándose delante. </li></ul><ul><li>Si se pusieran en varios sitios ordenadores con bases de datos iguales, al final del día y tras las operaciones que se hayan realizado, una base de datos ya no tendría nada que ver con otra y cualquier consulta posterior a cualquiera de ellas no sería fiable. </li></ul><ul><li>Para este tipo de bases de datos con múltiples usuarios aparecieron las llamadas bases de datos de red. </li></ul><ul><li>Estas están situadas en un único ordenador llamado servidor y se puede acceder a ellas desde terminales u ordenadores con un programa que permita el acceso a ellas (los llamados clientes ). </li></ul><ul><li>Los Gestores de bases de datos de este tipo permiten que varios usuarios hagan operaciones sobre ella al mismo tiempo: uno puede hacer una consulta al mismo tiempo que otro, situado en un lugar diferente, está introduciendo datos en la base. </li></ul>10/06/09 www.urjc.es
  13. 13. Uso de las bases de datos <ul><li>Gestores de este tipo son: Oracle, PL4, DB2 o SQL Server , que están pensados para este uso y no se emplean para bases de datos personales. </li></ul><ul><li>FileMaker y Access , originariamente pensados para uso personal, tienen capacidades de red que hacen de ellos programas muy aptos para su empleo en bases de datos de pequeñas empresas, que no necesitan un número de accesos simultáneos muy alto. </li></ul>10/06/09 www.urjc.es
  14. 14. Conceptos previos: Tablas, campos y registros <ul><li>Una tabla es una colección de datos con la misma estructura. Si se disponen los datos en una columna, esa columna siempre tiene el mismo tipo de datos, por ejemplo un número de carné, un nombre, etc. </li></ul><ul><li>Cada tabla consta, pues, de un cierto numero de campos, en cada uno de los cuales se guarda un dato, que puede ser numérico, alfanumérico, fecha, etc. </li></ul><ul><li>Un campo es cada una de las columnas de la tabla y el nombre de la columna es el nombre del campo. </li></ul><ul><li>Un registro es cada una de las filas de la tabla, y está formado por el dato de cada uno de los campos almacenados en una misma operación. </li></ul><ul><li>Ejemplo: una lista de clientes constituiría una tabla en Access. Esta tabla consta de 4 campos: Nombre_cliente, NIF_Cliente, Calle y Número. Cada uno de los clientes es un registro. </li></ul>10/06/09 www.urjc.es
  15. 15. Conceptos previos: Tablas, campos y registros 10/06/09 www.urjc.es
  16. 16. Conceptos previos: ¿Qué es una base de datos? <ul><li>Una base de datos es un conjunto de tablas que se utilizan para gestionar un determinado tipo de información. </li></ul><ul><li>Ejemplos: la base de datos de la gestión académica de una universidad, la base de datos de los pedidos de una empresa o la base de datos de Hacienda. </li></ul><ul><li>Por lo tanto, la base de datos está constituida por la estructura de información y la información en ella contenida. </li></ul><ul><li>Es frecuente denominar a Access como una base de datos. Para ser exactos Access es una aplicación de gestión de base de datos. </li></ul><ul><li>Es la misma diferencia que existe entre un procesador de textos como Word y un documento de Word . </li></ul><ul><li>Una base de datos consta de distintos objetos: tablas, índices, consultas, relaciones, informes, formularios , etc. </li></ul><ul><li>Todos los objetos de una base de datos se almacenan físicamente en un sólo fichero. Este fichero tiene la terminación .md b . </li></ul>10/06/09 www.urjc.es
  17. 17. Conceptos previos: Pantalla <ul><li>Lo que Access muestra en pantalla, tiene una estructura similar a cualquier ventana del entorno Windows. En ella podemos distinguir: </li></ul><ul><li>Barra de Título: Consta de los siguientes elementos: </li></ul><ul><ul><li>Menú de control: contiene los comandos que permiten mover, minimizar, ampliar o cerrar una ventana cualquiera en Windows. </li></ul></ul><ul><ul><li>Nombre de la aplicación: en este caso Microsoft Access, y nombre de la base de datos si su ventana está maximizada. </li></ul></ul><ul><ul><li>Botón Minimizar: minimiza la aplicación en la barra de tareas. </li></ul></ul><ul><ul><li>Botón Maximizar / Restaurar ventana: maximiza la pantalla mostrando la ventana a pantalla completa. Cuando la ventana está maximizada restaura el tamaño de la ventana al tamaño estándar. </li></ul></ul><ul><ul><li>Botón Cerrar: cierra la aplicación. </li></ul></ul><ul><li>Barra de Menús: Contiene la lista de menús propios de Access. Se accede a ellos haciendo clic con el ratón. Dentro de estos menús se encuentran disponibles todos los comandos necesarios para realizar cualquier trabajo. Estos menús se adaptarán a la operación que se esté realizando, no mostrándose siempre los mismos. También son dinámicos y solo muestran las últimas operaciones realizadas. Si al abrir un menú nos encontramos que al final hay unas flechas indica que el menú contiene más elementos que se mostrarán si pulsamos esta flecha. </li></ul>10/06/09 www.urjc.es
  18. 18. Conceptos previos: Pantalla <ul><li>Barras de Herramientas: Se encuentran debajo de la barra de menús, y muestran algunos botones para realizar diversas funciones. Estas barras de herramientas pueden ser modificadas por el usuario. Todo lo que se pueda hacer con un botón de una barra de herramientas, puede hacerse desde alguna opción de la barra de menús. Al igual que los menús son dinámicas. </li></ul><ul><li>Barra de Estado: Aparece en la parte inferior de la pantalla, en ella se presenta una breve información acerca del elemento que ha sido seleccionado o del estado actual del entorno de Access. </li></ul><ul><li>Paneles: Son unas barras de herramientas especiales que permiten realizar operaciones. Hay paneles para las tareas de inicio, portapapeles, etc. </li></ul><ul><li>Área de Trabajo: Es la zona que se utiliza para trabajar con la base de datos. Contiene la base de datos que se ha abierto o creado en Microsoft Access. Se puede maximizar y minimizar como cualquier ventana de Windows. Dentro de esta área de trabajo aparecerá la base de datos con sus respectivos elementos: tablas, consultas, formularios, informes y macros. </li></ul>10/06/09 www.urjc.es
  19. 19. Conceptos previos: Pantalla 10/06/09 www.urjc.es
  20. 20. Conceptos previos: Objetos de Access <ul><li>Tablas: </li></ul><ul><ul><li>La tabla es el tipo principal de objeto de una base de datos. El concepto de tabla se ha explicado al ver la relación de Excel con las bases de datos. Como resumen, una tabla es un conjunto de datos estructurados en columnas ( los campos ) y filas ( los registros ). En las tablas de la base de datos es donde se almacena toda la información de la base de datos. </li></ul></ul><ul><li>Consultas: </li></ul><ul><ul><li>Una consulta de selección es una operación realizada sobre la base de datos mediante la cual se realiza una selección de datos según un criterio. Esta consulta puede realizarse sobre una sola tabla o sobre varias. Las consultas también se pueden realizar sobre otras consultas previas o cualquier combinación de consultas y tablas. </li></ul></ul><ul><ul><li>Además de las consultas de selección, existen también consultas de acción , de tal forma que el resultado de la consulta no es una respuesta con información de la base de datos, si no que es una acción sobre los mismos datos. Estas acciones pueden ser: insertar, borrar o modificar registros y crear nuevas tablas . </li></ul></ul>10/06/09 www.urjc.es
  21. 21. Conceptos previos: Objetos de Access 10/06/09 www.urjc.es
  22. 22. Conceptos previos: Objetos de Access <ul><li>Formularios: </li></ul><ul><ul><li>Es una ventana diseñada para la introducción y edición de datos. </li></ul></ul><ul><ul><li>El formulario permite introducir, modificar, consultar y borrar los registros de la tabla o consulta para la que se ha diseñado. </li></ul></ul><ul><ul><li>La ventaja frente a la presentación como hoja de datos es que los campos se presentan de manera más adecuada al usuario, con un diseño que ayuda a su comprensión, utilizando los controles más adecuados a cada tipo de información. </li></ul></ul><ul><li>Informes: </li></ul><ul><ul><li>Si el formulario es la forma idónea de introducir y editar los datos, la mejor forma de mostrarlos es mediante un informe en una página impresa o mediante su representación en la pantalla del ordenador. </li></ul></ul><ul><ul><li>Access proporciona las herramientas para diseñar informes con gran flexibilidad y posee funciones para agrupar registros y mostrar totales y subtotales de los campos deseados. </li></ul></ul>10/06/09 www.urjc.es
  23. 23. Conceptos previos: Objetos de Access 10/06/09 www.urjc.es
  24. 24. Crear una base de datos nueva <ul><li>Al iniciar el programa se presentará el panel de Nuevo archivo , en el que podemos abrir y crear una base de datos. </li></ul>10/06/09 www.urjc.es
  25. 25. Crear una base de datos nueva <ul><li>Si se selecciona Base de datos en blanco y se hace clic. </li></ul><ul><li>Aparecerá otro cuadro de diálogo en el que se dará nombre a la base de datos que se va a crear. </li></ul><ul><li>Se debe utilizar un nombre apropiado y relacionado con el contenido de la base de datos, para poder recuperarla con facilidad posteriormente. </li></ul>10/06/09 www.urjc.es
  26. 26. Crear una base de datos nueva <ul><li>Se escribe el nombre en Nombre de archivo y se pulsa el botón crear. </li></ul><ul><li>Desde esta ventana se trabajan las bases de datos de Access. Seleccionando las pestañas se accede a los distintos elementos que componen una base de datos; tablas, consultas, formularios, informes, macros y módulos. </li></ul>10/06/09 www.urjc.es
  27. 27. Crear una base de datos nueva <ul><li>Para volver a esta ventana desde cualquier otra se pulsa el botón . </li></ul><ul><li>Seleccionado el objeto adecuado y pulsando el botón ascvo , se crea un objeto del tipo seleccionado. </li></ul><ul><li>El botón de la barra de herramientas cambia dependiendo del último objeto creado. </li></ul><ul><li>Al pulsarlo se creará otro objeto similar al último creado. </li></ul><ul><li>Si se quiere elegir otro objeto sólo hay que hacer clic sobre la flecha de la derecha. </li></ul><ul><li>Se desplegará el menú de todos los elementos de Access. </li></ul>10/06/09 www.urjc.es
  28. 28. Crear una base de datos nueva <ul><li>En este menú se encuentran todos los elementos que componen Access. </li></ul><ul><li>Para crear uno de ellos, basta con situar el ratón por encima de él y hacer clic. </li></ul>10/06/09 www.urjc.es
  29. 29. Crear una base de datos nueva <ul><li>Otra forma de crear un elemento de Access sin seleccionar la pestaña es a través del menú Insertar . </li></ul>10/06/09 www.urjc.es
  30. 30. Tablas <ul><li>Para empezar a trabajar con una base de datos primero es necesario crear las tablas. </li></ul><ul><li>Dentro de cada una hay que definir los campos que contendrán la información. </li></ul><ul><li>Igual que cualquier otro objeto de la base de datos, hay varias formas de crear una tabla nueva: </li></ul><ul><ul><li>desde el menú. </li></ul></ul><ul><ul><li>desde la barra de herramientas. </li></ul></ul><ul><ul><li>desde la ventana de la base de datos. </li></ul></ul>10/06/09 www.urjc.es
  31. 31. Tablas: Creación desde el menú <ul><li>Para crear una tabla desde los menús hay que seleccionar el menú Insertar y dentro de este el comando Tabla . </li></ul>10/06/09 www.urjc.es
  32. 32. Tablas: Creación desde el menú <ul><li>Aparece el siguiente cuadro de diálogo: </li></ul>10/06/09 www.urjc.es
  33. 33. Tablas: Creación desde el menú <ul><li>Estas son las diferentes opciones que presenta Access para crear una tabla: </li></ul><ul><ul><li>Vista hoja de datos: crea una nueva tabla con formato de tabla. En la primera fila de la tabla aparecen los campos: Campo 1, Campo 2, etc., sobre los cuales se escriben los nombres de los campos. </li></ul></ul><ul><ul><li>Vista diseño: permite crear los campos manualmente y configurar el diseño de la tabla. </li></ul></ul><ul><ul><li>Asistente para tablas: el asistente pide las características de los campos y de la tabla y la genera automáticamente. </li></ul></ul><ul><ul><li>Importar tabla: esta opción permite importar datos de otra base de datos, que no necesariamente tiene que estar creada por Access. </li></ul></ul><ul><ul><li>Vincular tabla: crea vínculos entre las tablas importadas y las originales, las modificaciones que se efectúen en los datos se transmiten a aquéllas. </li></ul></ul>10/06/09 www.urjc.es
  34. 34. Tablas: Creación desde la barra de herramientas <ul><li>Para crear una tabla desde la barra de herramientas hay que pulsar el botón , y elegir el comando Tabla . </li></ul><ul><li>Muestra el mismo cuadro de diálogo que si se hubiera realizado desde el menú insertar. </li></ul>10/06/09 www.urjc.es
  35. 35. Tablas: Creación desde la ventana de la base de datos <ul><li>Para poder crear una tabla desde esta ventana hay que tener seleccionado el botón de la barra de objetos. </li></ul>10/06/09 www.urjc.es
  36. 36. Tablas: Creación desde la ventana de la base de datos <ul><li>Ahora hay dos opciones: </li></ul><ul><li>Pulsar el botón : Nos volverá a presentar el mismo diálogo de creación que el de la transparencia 32. </li></ul><ul><li>Pulsar cualquiera de las tres ordenes que contiene la vista: </li></ul><ul><ul><li>Crear una tabla en vista diseño . Corresponde a Vista diseño de los puntos anteriores. </li></ul></ul><ul><ul><li>Crear una tabla utilizando el asistente . Corresponde al Asistente para tablas. </li></ul></ul><ul><ul><li>Crear una tabla introduciendo datos . Corresponde a Vista hoja de datos. </li></ul></ul><ul><li>Cualquiera de estas opciones es válida para crear una tabla. Pero las opciones a través de las cuales se crea personalmente una tabla son vista hoja de datos y vista diseño . </li></ul><ul><li>Con la opción vista diseño se crea la estructura para luego rellenar los datos en vista hoja de datos . </li></ul><ul><li>Pero también se puede empezar directamente en vista hoja de datos introduciendo información y Access crea la estructura automáticamente. </li></ul><ul><li>Independientemente del método utilizado para crear una tabla, se puede emplear la vista diseño en cualquier momento para personalizar más la tabla, por ejemplo para agregarle campos nuevos. </li></ul>10/06/09 www.urjc.es
  37. 37. Tablas: El asistente de creación de tablas <ul><li>El asistente consta de 3 fases: </li></ul><ul><ul><li>Elegir los campos de las tablas: Se elegirá el tipo de tablas que queremos que nos muestra y se seleccionarán las tablas para que muestre los campos que podemos elegir. </li></ul></ul>10/06/09 www.urjc.es
  38. 38. Tablas: El asistente de creación de tablas <ul><ul><li>Nombre de tabla y clave principal: Se introducirá el nombre de la tabla y si queremos que Access elija la clave principal por nosotros o no. </li></ul></ul>10/06/09 www.urjc.es
  39. 39. Tablas: El asistente de creación de tablas <ul><ul><li>Indicaremos si queremos modificar el diseño, introducir datos directamente o que el asistente cree un formulario para introducir los datos. </li></ul></ul>10/06/09 www.urjc.es
  40. 40. Tablas: Introduciendo datos <ul><li>Hacemos doble clic en la opción que está en azul: </li></ul>10/06/09 www.urjc.es
  41. 41. Tablas: Introduciendo datos <ul><li>Obtenemos lo siguiente: </li></ul>10/06/09 www.urjc.es
  42. 42. Tablas: Introduciendo datos <ul><li>En esta tabla ya se puede empezar a introducir datos, aunque antes conviene dar nombre a los campos. Para esto se hace doble clic sobre Campo1 y se escribe el nombre que se le quiera dar al campo. </li></ul><ul><li>Los nombres de los campos tienen que cumplir unas normas: </li></ul><ul><ul><li>Pueden tener hasta 64 caracteres. </li></ul></ul><ul><ul><li>Pueden incluir cualquier combinación de letras, números, espacios y caracteres especiales, excepto el punto (.), el signo de exclamación (!), el acento grave (`) y corchetes ([ ]). </li></ul></ul><ul><ul><li>No pueden comenzar por un espacio en blanco. </li></ul></ul><ul><ul><li>No pueden contener caracteres de control (valores ASCII de 0 a 31). </li></ul></ul><ul><ul><li>No pueden incluir comillas dobles (&quot;) </li></ul></ul><ul><ul><li>Nos se pueden repetir en la misma tabla. </li></ul></ul>10/06/09 www.urjc.es
  43. 43. Tablas: Introduciendo datos <ul><li>Para escribir el primer registro se sitúa el ratón sobre el campo y se escribe el primer dato. Para pasar a la siguiente columna se puede usar el ratón o la tecla tabulador [ ]. </li></ul><ul><li>Siguiendo el mismo procedimiento, doble clic sobre la primera fila, se añaden los campos: apellidos, fecha de nacimiento y dirección. </li></ul><ul><li>Access XP decidirá las características de los campos según los datos introducidos, pero es conveniente revisarlas antes de introducir más datos, esto se hace en el modo de vista diseño. </li></ul>10/06/09 www.urjc.es
  44. 44. Tablas: Vista Diseño <ul><li>Parar pasar a la vista diseño, debemos seleccionar: </li></ul><ul><li>Aparece una ventana donde se puede o bien definir un diseño para nuestra tabla, si no se había hecho antes, o bien se puede modificar o agregar campos nuevos. En una palabra, se puede cambiar el Diseño de la tabla. </li></ul>10/06/09 www.urjc.es
  45. 45. Tablas: Vista Diseño 10/06/09 www.urjc.es <ul><li>Este diálogo se compone de tres partes. Arriba se nos muestran los campos, su tipo y la descripción. Abajo a la izquierda se nos muestra las propiedades del campo seleccionado y abajo a la derecha se nos muestra una ayuda sensible a lo que estemos realizando. </li></ul><ul><li>En la parte superior tenemos tres columnas. En la primera columna se ven los nombres de los campos, en la segunda columna el tipo de datos que ha elegido automáticamente Access XP con los datos introducidos (si hemos creado la tabla en vista hoja de datos) y en la tercera una descripción que podemos introducir al campo que Access podrá usar cuando se creen formularios e informes . </li></ul>
  46. 46. Tablas: Vista Diseño 10/06/09 www.urjc.es <ul><li>Ahora veremos el significado de cada propiedad del campo que nos aparece en la Vista Diseño de nuestra tabla: </li></ul>
  47. 47. Tablas: Vista Diseño 10/06/09 www.urjc.es <ul><li>Tamaño del Campo: </li></ul><ul><ul><li>Aquí determinamos el espacio que queremos asignar al campo, el número máximo de caracteres que queremos almacenar. </li></ul></ul><ul><ul><li>Para Texto este valor no puede ser mayor de 255. </li></ul></ul><ul><ul><li>Para numérico por ejemplo, puede ser Entero Largo (entre -2.000 millones y 2.000 millones) o Doble (para valores decimales). </li></ul></ul><ul><li>Formato: </li></ul><ul><ul><li>Determina cómo se muestran los datos (por ejemplo moneda o fecha). </li></ul></ul><ul><ul><li>Cuando un valor puede tener formato lo seleccionamos desde la lista desplegable. </li></ul></ul>
  48. 48. Tablas: Vista Diseño 10/06/09 www.urjc.es <ul><li>Lugares decimales: </li></ul><ul><ul><li>Aquí seleccionamos el número de decimales que Access muestra en los campos de tipo Moneda o Numérico . </li></ul></ul><ul><li>Máscara de entrada: </li></ul><ul><ul><li>Esta propiedad sirve para introducir datos válidos en un campo. </li></ul></ul><ul><ul><li>Por defecto no hay ninguna máscara de entrada pero en ocasiones nos puede ser útil (sobre todo para las fechas). </li></ul></ul><ul><li>Título: </li></ul><ul><ul><li>Es una propiedad opcional, nos sirve si queremos que el nombre de un campo en vista de Hoja de datos sea distinto del nombre del campo en la Vista Diseño . </li></ul></ul>
  49. 49. Tablas: Vista Diseño 10/06/09 www.urjc.es <ul><li>Valor predeterminado: </li></ul><ul><ul><li>Nos puede ser útil si tenemos siempre el mismo valor en el campo (o casi siempre). </li></ul></ul><ul><ul><li>Si por ejemplo en nuestra tabla de autores el apellido que más se repita es &quot;García&quot; podemos definirlo como el valor predeterminado. </li></ul></ul><ul><ul><li>Para eso simplemente escribimos el valor predeterminado en la propiedad del campo o pulsamos el botón con &quot; ... &quot; para generar expresiones complejas. </li></ul></ul><ul><li>Regla de Validación y Texto de Validación: </li></ul><ul><ul><li>Son propiedades avanzadas que permiten limitar los valores que introducimos en un campo ( Regla ) y definir el mensaje de error cuando introducimos un valor prohibido por la regla ( Texto ). </li></ul></ul><ul><li>Requerido: </li></ul><ul><ul><li>Por defecto está puesto &quot;No &quot;, pero si lo seleccionamos Access no nos permitiría dejar un campo en blanco. </li></ul></ul><ul><li>Permitir longitud cero: </li></ul><ul><ul><li>Permitir o No las cadenas de longitud cero. Por defecto es &quot;No&quot; . </li></ul></ul>
  50. 50. Tablas: Vista Diseño 10/06/09 www.urjc.es <ul><li>Indexado: </li></ul><ul><ul><li>El indexado permite acelerar los procesos de búsqueda y ordenación pero hace aumentar el tamaño de la base de datos. Por defecto solo la clave principal (si la tenemos) aparece indexada, para el resto de los campos es opcional. </li></ul></ul><ul><ul><li>Las opciones de esta propiedad: </li></ul></ul><ul><ul><ul><li>Sí (Con duplicados): E l campo se indexará pero permitiría tener valores repetidos (duplicados) en más de un registro. </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Sí (Sin duplicados): El campo se indexará pero no admitirá valores duplicados. </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>No: El campo no se indexará. </li></ul></ul></ul><ul><li>Para obtener una vista de todos los campos que tengamos indexados pulsar el menú Ver / Índices o el botón &quot;Índices&quot; de la Barra de herramientas . </li></ul><ul><li>Todo esto parece ser demasiada información pero en la práctica normalmente no necesitamos configurar cada una de estas propiedades, muchas veces es suficiente dejar los valores por defecto. </li></ul>
  51. 51. Tablas: Vista Diseño <ul><li>Ya podéis introducir todos los campos que queráis en la tabla, y definir el tipo de datos que vais introducir en cada campo. </li></ul>10/06/09 www.urjc.es
  52. 52. Tablas: Vista Diseño <ul><li>Si estamos introduciendo una tabla nueva en Vista diseño, o al pasar de la vista de datos a vista diseño, Access pedirá que se le de un nombre a la tabla. </li></ul><ul><li>A continuación aparecerá otro mensaje comunicando que no se ha creado una clave principal. Por el momento se pulsa No , ya que no se va a crear ahora, se verá más adelante en este manual. </li></ul>10/06/09 www.urjc.es
  53. 53. Tablas: Tipos de Datos 10/06/09 www.urjc.es Valor Tipo de datos Tamaño Texto Texto o combinaciones de texto y números, así como números que no requieran cálculos, como los números de teléfono. Es el predeterminado. Hasta 255 caracteres o la longitud que indique la propiedad Tamaño del campo. Memo Estos campos son particularmente adecuados para dotar a cada registro de la tabla de un lugar para escribir todo tipo de comentarios. No es necesario definir su longitud, ya que la misma se maneja de manera automática, extendiéndose a medida que se le agrega información. El texto allí colocado no dispone de ninguna posibilidad de formato, ni de carácter ni de párrafo. Hasta 65.535 caracteres. Numérico Datos numéricos utilizados en cálculos matemáticos. 1, 2, 4 u 8 bytes (16 bytes si el valor de la propiedad Tamaño del campo es Id. de réplica). Fecha/Hora Valores de fecha y hora. 8 bytes. Moneda Valores de moneda y datos numéricos utilizados en cálculos matemáticos en los que estén implicados datos que contengan entre uno y cuatro decimales. La precisión es de hasta 15 dígitos a la izquierda del separador decimal y hasta 4 dígitos a la derecha del mismo. 8 bytes.
  54. 54. Tablas: Tipos de Datos 10/06/09 www.urjc.es Sí/No Valores Sí y No, y campos que contengan uno de entre dos valores (Sí/No, Verdadero/Falso o Activado/desactivado). 1 bit. Objeto OLE Objeto (como por ejemplo una hoja de cálculo de Excel, un documento de Word, gráficos, sonidos u otros datos binarios) vinculado o incrustado en una tabla de Access. Hasta 1 gigabyte (limitado por el espacio disponible en disco) Hipervínculo Almacena una ruta UNC o una URL. Hasta 64000 caracteres. Autonumérico Número secuencial (incrementado de uno a uno) único, o número aleatorio que Microsoft Access asigna cada vez que se agrega un nuevo registro a una tabla. Los campos Autonumérico no se pueden actualizar. 4 bytes (16 bytes si el valor de la propiedad Tamaño del campo es Id. La réplica). Asistente para búsquedas Crea un campo que permite elegir un valor de otra tabla o de una lista de valores mediante un cuadro de lista o un cuadro combinado. Tamaño igual al del campo clave principal utilizado para realizar la búsqueda.
  55. 55. Tablas: Introducir datos en la tabla <ul><li>En Vista Hoja de Datos se pueden introducir datos. </li></ul><ul><li>En el primer registro sólo aparecerá una fila. </li></ul><ul><li>Se hace clic sobre ella y se escriben los datos en los campos. </li></ul><ul><li>En el momento en que se empiece a escribir se añadirá una fila más. </li></ul><ul><li>En la primera columna de la fila sobre la que esté escribiendo aparecerá un lápiz, y en la siguiente un asterisco. </li></ul><ul><li>Para pasar de un campo a otro pulse Intro o Tabulador . </li></ul><ul><li>Cuando se quiere añadir otro registro sólo se tiene que pinchar sobre la fila con el asterisco . </li></ul>10/06/09 www.urjc.es
  56. 56. Tablas: Ejercicio1: Hospital: <ul><li>Se van a crear 3 tablas: </li></ul><ul><li>Pacientes: </li></ul><ul><ul><li>Campos: Código del paciente, Nombre, Apellidos, Sexo, Fecha de nacimiento, DNI, Dirección, Población, Provincia y Teléfono. </li></ul></ul><ul><li>Médicos: </li></ul><ul><ul><li>Campos: Código del médico, Nombre, Apellidos, Departamento, Dirección, Teléfono, Fecha de nacimiento, DNI, y Salario. </li></ul></ul><ul><li>Visitas: </li></ul><ul><ul><li>Campos: Nº de visita, Fecha de visita, Código del paciente, Código del médico, Motivo de visita, Exploración, Pruebas realizadas, Diagnóstico. </li></ul></ul><ul><li>Además, tenéis que determinar el tipo de datos que corresponden a cada campo, y en cada una de las tablas. </li></ul>10/06/09 www.urjc.es
  57. 57. Tablas: Ejercicio1: Hospital: <ul><li>Las tablas presentarán el siguiente aspecto: </li></ul>10/06/09 www.urjc.es
  58. 58. Tablas: Ejercicio1: Hospital: <ul><li>Insertamos los siguientes registros: </li></ul>10/06/09 www.urjc.es
  59. 59. Tablas: Ejercicio1: Hospital: 10/06/09 www.urjc.es
  60. 60. Tablas: Ejercicio2: Empresa: <ul><li>Se van a crear 6 tablas: </li></ul><ul><li>Clientes: </li></ul><ul><ul><li>Campos: Id_Cliente, Nombre_Compañía, Nombre_Contacto, Cargo_Contacto, Dirección, Ciudad, Código_Postal, País, Teléfono y Fax. </li></ul></ul><ul><li>Empleados: </li></ul><ul><ul><li>Campos: Id_Empleado, Apellidos, Notas, Nombre, Cargo, Fecha_Nacimiento, Fecha_Contratación, Dirección, Código_Postal, Teléfono_Domicilio. </li></ul></ul><ul><li>Productos: </li></ul><ul><ul><li>Campos: Id_Producto, Nombre_Producto y Precio_Unidad. </li></ul></ul><ul><li>Pedidos: </li></ul><ul><ul><li>Campos: Id_Pedido, Id_Cliente, Id_Empleado, Fecha_Pedido, Fecha_Entrega, Fecha_Envío y Forma_Envío. </li></ul></ul><ul><li>Compañía de envíos: </li></ul><ul><ul><li>Campos: Id_Compañía_Envíos, Nombre_Compañía y Teléfono. </li></ul></ul><ul><li>Detalles de pedido: </li></ul><ul><ul><li>Campos: Id_Pedido, Id_Producto, Id_Compañía_Envíos, Precio_Unidad, Cantidad y Descuentos. </li></ul></ul>10/06/09 www.urjc.es
  61. 61. Tablas: Ejercicio 2: Empresa: <ul><li>Las tablas tendrán el siguiente aspecto: </li></ul>10/06/09 www.urjc.es
  62. 62. Tablas: Ejercicio 2: Empresa: <ul><li>Insertamos los siguientes registros: </li></ul>10/06/09 www.urjc.es
  63. 63. Tablas: Ejercicio 2: Empresa: 10/06/09 www.urjc.es
  64. 64. Tablas: Ejercicio3: Música: <ul><li>Se van a crear 2 tablas: </li></ul><ul><li>Discos: </li></ul><ul><ul><li>Campos: Id_Disco, Título_Disco, Intérprete, Número_Copias, Disponible, Id_Tipo_Producto, Carátula y Tema_Principal. </li></ul></ul><ul><li>Tipo Productos: </li></ul><ul><ul><li>Campos: Id_Tipo_Producto e Tipo_Producto. </li></ul></ul>10/06/09 www.urjc.es
  65. 65. Tablas: Ejercicio 3: Música: <ul><li>Las tablas tendrán el siguiente aspecto: </li></ul>10/06/09 www.urjc.es
  66. 66. Tablas: Ejercicio 3: Música: <ul><li>Insertamos los siguientes datos: </li></ul>10/06/09 www.urjc.es
  67. 67. Tablas: Insertar imágenes <ul><li>Nos creamos una nueva base de datos, que vamos a llamar “Música” . </li></ul><ul><li>Dentro de ella, creamos una tabla que se llame “Discos”. </li></ul><ul><li>Esta tabla contendrá los siguientes campos: Id_Disco, Título_Disco, Intérprete, Número_Copias, Disponible, Tipo_Producto, Carátula y Tema_Principal . </li></ul><ul><li>Una vez que están creados los campos, introducimos los siguientes registros: </li></ul>10/06/09 www.urjc.es
  68. 68. Tablas: Insertar imágenes <ul><li>Una vez que tenemos los registros creados vamos a insertar las carátulas. </li></ul><ul><li>Para insertar imágenes pinchamos con el botón derecho del ratón sobre la celda en la que queremos insertar la imagen, y a continuación en Insertar Objeto : </li></ul>10/06/09 www.urjc.es
  69. 69. Tablas: Insertar imágenes <ul><li>Nos sale el siguiente menú, en el que elegimos la opción Imagen de Paintbrush , y luego damos a Aceptar : </li></ul>10/06/09 www.urjc.es
  70. 70. Tablas: Insertar imágenes <ul><li>Se nos abre una ventana del Paint : </li></ul>10/06/09 www.urjc.es
  71. 71. Tablas: Insertar imágenes <ul><li>A continuación nos vamos a la carpeta en la que tenemos los archivos BMP de imagen. </li></ul><ul><li>Pinchamos con el botón derecho del ratón sobre la imagen que vamos a insertar. </li></ul><ul><li>Abrir con Paint. </li></ul>10/06/09 www.urjc.es
  72. 72. Tablas: Insertar imágenes <ul><li>Se nos abre otra ventana del Paint con la foto que hemos elegido: </li></ul><ul><li>Pinchamos en el botón y seleccionamos la foto . </li></ul><ul><li>Después hacemos Edición/Copiar . </li></ul><ul><li>Nos vamos a la otra pantalla de Paint que se nos abrió. </li></ul>10/06/09 www.urjc.es
  73. 73. Tablas: Insertar imágenes <ul><li>Hacemos Edición/Pegar . </li></ul><ul><li>Pinchamos Archivo/Actualizar Discos: tabla . </li></ul><ul><li>Por ultimo, Archivo/Salir y volver a Discos: tabla . </li></ul>10/06/09 www.urjc.es
  74. 74. Tablas: Insertar imágenes <ul><li>Acabamos de insertar una imagen. </li></ul><ul><li>La tabla tendrá el siguiente aspecto: </li></ul>10/06/09 www.urjc.es
  75. 75. Tablas: Insertar sonido <ul><li>Hay tres posibles formatos para incrustar documentos de audio en una base de datos de Access: </li></ul><ul><ul><li>Clips multimedia: Se pueden insertar tanto archivos *.wav , como *.mp3 . </li></ul></ul><ul><ul><li>Archivos de sonido: Sólo admite archivos *.wav . </li></ul></ul><ul><ul><li>Paquetes </li></ul></ul><ul><li>El mejor de todos, y el que vamos a utilizar será Paquetes , aunque veremos como se crean cada uno de ellos. </li></ul>10/06/09 www.urjc.es
  76. 76. Tablas: Insertar sonido <ul><li>Clip multimedia: </li></ul><ul><ul><li>Botón derecho del ratón/Insertar objeto. </li></ul></ul><ul><ul><li>Aparece el siguiente menú: </li></ul></ul><ul><ul><li>Pinchamos en “Clip Multimedia”, y damos a Aceptar . </li></ul></ul>10/06/09 www.urjc.es
  77. 77. Tablas: Insertar sonido <ul><li>Clip multimedia: </li></ul><ul><ul><li>Aparece el siguiente programa: </li></ul></ul><ul><ul><li>Pinchamos Archivo/Abrir </li></ul></ul><ul><ul><li>Elegimos el archivo que deseemos insertar, y obtenemos: </li></ul></ul>10/06/09 www.urjc.es
  78. 78. Tablas: Insertar sonido <ul><li>Clip multimedia: </li></ul><ul><ul><li>Pinchamos Archivo/Actualizar tabla . </li></ul></ul><ul><ul><li>Por último pinchamos Archivo/Salir y volver a tabla . </li></ul></ul><ul><ul><li>El inconveniente de este tipo de formato es que sólo se puede escuchar el archivo de sonido desde la tabla. </li></ul></ul><ul><ul><li>Si quisiéramos escucharlo desde un formulario, por ejemplo, no podríamos. </li></ul></ul>10/06/09 www.urjc.es
  79. 79. Tablas: Insertar sonido <ul><li>Archivo de Sonido: </li></ul><ul><li>De nuevo: botón derecho de ratón/Insertar objeto : </li></ul><ul><li>Aparece el siguiente menú: </li></ul><ul><li>Pinchamos en Archivo de Sonido, y Aceptar. </li></ul>10/06/09 www.urjc.es
  80. 80. Tablas: Insertar sonido <ul><li>Aparece el siguiente programa ( grabadora de sonidos ). </li></ul><ul><li>Este programa te permite crear un archivo *.wav , o abrir uno ya existente. </li></ul><ul><li>Pinchamos Edición/Insertar archivo . </li></ul><ul><li>Elegimos el archivo de sonido que deseamos. </li></ul><ul><li>Finalmente, pinchamos en Archivo/Salir y volver a tabla . </li></ul>10/06/09 www.urjc.es
  81. 81. Tablas: Insertar sonido <ul><li>El aspecto de la tabla sería el siguiente: </li></ul><ul><li>Para escuchar los archivos de sonido, independientemente del formato elegido, hay que hacer doble click sobre el archivo deseado. </li></ul>10/06/09 www.urjc.es
  82. 82. Tablas: Insertar sonido <ul><li>La última forma de insertar un archivo de sonido es la siguiente: </li></ul><ul><li>Aparece el siguiente asistente: </li></ul>10/06/09 www.urjc.es
  83. 83. Tablas: Insertar sonido <ul><li>Pulsamos Aceptar. </li></ul><ul><li>Pulsamos Archivo/Importar : </li></ul><ul><li>Elegimos el archivo que queremos incrustar: </li></ul>10/06/09 www.urjc.es
  84. 84. Tablas: Insertar sonido <ul><li>Si queremos que aparezca un icono que indique que se trata de un archivo de sonido, pinchamos en Insertar icono : </li></ul><ul><li>Y aparece el siguiente mensaje: </li></ul><ul><li>Hacemos click en Aceptar , y aparece la siguiente ventana: </li></ul><ul><ul><li>Elegimos el icono que más nos </li></ul></ul><ul><ul><li>guste para indicar que se trata de </li></ul></ul><ul><ul><li>un archivo de sonido, y damos a </li></ul></ul><ul><ul><li>Aceptar . </li></ul></ul>10/06/09 www.urjc.es
  85. 85. Tablas: Insertar sonido <ul><li>El resultado es el siguiente: </li></ul><ul><li>Aunque todavía no hemos visto los formularios, quedaría así: </li></ul>10/06/09 www.urjc.es
  86. 86. Tablas: Insertar un campo <ul><li>El campo Sexo se encuentra entre Apellidos y Fecha de Nacimiento. </li></ul><ul><li>Para introducir un campo nuevo entre dos ya existentes pulsa la tecla . </li></ul><ul><li>El campo insertado aparecerá sobre el campo que estaba seleccionado cuando se pulsó la tecla insertar campo en este caso, estaba seleccionado &quot;Fecha de nacimiento&quot;, por lo tanto el nuevo campo se creará encima de él y se le pondrá el nombre &quot;Sexo&quot;. </li></ul><ul><li>Para introducir el nombre del campo &quot;Sexo&quot; se tiene que seleccionar el campo Fecha de nacimiento, y pulsar insertar campo : </li></ul>10/06/09 www.urjc.es
  87. 87. Tablas: Mover un campo <ul><li>A continuación se va a mover el campo &quot;DNI&quot; y se va a situar debajo de &quot;Fecha de nacimiento&quot;. </li></ul><ul><li>Para mover el campo, primero se debe seleccionar haciendo clic sobre él. </li></ul><ul><li>El campo cambia de color y a su izquierda aparece una flecha. </li></ul><ul><li>Situando el cursor sobre esta flecha el cursor mismo se convierte en otra flecha. </li></ul><ul><li>Si se pulsa en ese momento el botón del ratón se puede arrastrar el campo a la posición que se quiera. </li></ul><ul><li>La tabla de pacientes quedará finalmente así: </li></ul>10/06/09 www.urjc.es
  88. 88. Tablas: Editar registros <ul><li>Modificar registros: </li></ul><ul><ul><li>Es posible modificar los datos que contienen los registros introducidos, sin más que situar el cursor en el campo que se quiere modificar y establecer los cambios necesarios en el dato que contiene, pudiendo también eliminar el dato y dejar el campo en blanco o a cero. </li></ul></ul><ul><ul><li>De este modo tan sencillo se pueden cambiar datos que han sido mal introducidos, modificar datos que han variado o bien introducir datos que no se habían introducido anteriormente. </li></ul></ul>10/06/09 www.urjc.es
  89. 89. Tablas: Editar registros <ul><li>Eliminar registros: </li></ul><ul><ul><li>Es posible que en alguna ocasión algunos de los registros introducidos en una base de datos dejen de ser necesarios. </li></ul></ul><ul><ul><li>Su eliminación de la base de datos es sencilla si bien hay que tener presente que el proceso es irreversible , por lo cual hay que tener muy claro que el registro ya no va a ser necesario. </li></ul></ul><ul><ul><li>Para eliminar un registro basta con activar el mismo, situando el cursor en uno de sus campos, y seleccionar la opción Eliminar registro del menú Editar , o bien hacer clic sobre el botón Eliminar registro de la barra de herramientas . </li></ul></ul><ul><ul><li>Es posible eliminar varios registros a la vez, siempre que éstos estén contiguos. </li></ul></ul><ul><ul><li>Para ello hay que seleccionar el primer registro haciendo clic sobre su selector (cuadro gris situado a la izquierda del primer campo de cada registro) y, sin soltar el botón del ratón, arrastrarlo hacia abajo hasta el último registro que se quiere eliminar. </li></ul></ul><ul><ul><li>Los pasos siguientes son los mismos que para un registro, pudiendo también, en este caso, ser eliminados pulsando la tecla Supr . </li></ul></ul>10/06/09 www.urjc.es
  90. 90. Tablas: Modificar el aspecto de la tabla <ul><li>Modificar el tipo de letra: </li></ul><ul><ul><li>Hay que tener en cuenta que la modificación del tipo de letra afecta a la fuente con que se visualiza toda la tabla. </li></ul></ul><ul><ul><li>Los pasos a seguir son: </li></ul></ul><ul><ul><li>Seleccionar la opción Fuente del menú Formato . </li></ul></ul><ul><ul><li>El cuadro de diálogo que aparece es el que muestra la figura siguiente. </li></ul></ul><ul><ul><li>Establecer las opciones que se quieren modificar. </li></ul></ul><ul><ul><li>Hacer clic sobre el botón Aceptar para aplicar el tipo de letra seleccionado en la tabla. </li></ul></ul>10/06/09 www.urjc.es
  91. 91. Tablas: Modificar el aspecto de la tabla <ul><li>Modificar el aspecto de las celdas: </li></ul><ul><li>También en este caso los cambios realizados en cuanto al formato de las celdas afectarán a todas las de la tabla. </li></ul><ul><li>Para establecer el formato de las mismas los pasos a seguir son: </li></ul><ul><ul><li>Seleccionar la opción Hoja de datos del menú Formato . Aparecerá el cuadro de diálogo Formato de hoja de datos . </li></ul></ul><ul><ul><li>Activar las opciones que se precisen. </li></ul></ul><ul><ul><li>Hacer clic sobre el botón Aceptar , para aplicar el formato seleccionado a la tabla. </li></ul></ul>10/06/09 www.urjc.es
  92. 92. Tablas: Modificar el aspecto de la tabla <ul><li>Modificar el ancho de las columnas: </li></ul><ul><ul><li>En muchas ocasiones es necesario modificar el ancho de las columnas de una tabla, con el fin de visualizar mejor los datos contenidos en las mismas, bien por no verse el dato completo (ensanchamos) o porque la columna es demasiado ancha en proporción al dato que contiene (estrechamos). </li></ul></ul><ul><ul><li>Se puede modificar el ancho de la columna utilizando la opción Ancho de columna del menú Formato, aparecerá un cuadro de diálogo en el que se puede establecer el tamaño requerido. </li></ul></ul><ul><ul><li>La opción Ajuste perfecto permite calcular el ancho exacto para que quepa el dato. </li></ul></ul><ul><ul><li>El ancho afecta a la columna actual o a las seleccionadas previamente. </li></ul></ul>10/06/09 www.urjc.es
  93. 93. Tablas: Modificar el aspecto de la tabla <ul><li>Otra posibilidad es la de realizar la modificación directamente sobre la tabla mediante el ratón, los pasos a seguir en este caso son: </li></ul><ul><ul><li>Situar el puntero del ratón en la primera fila de títulos, sobre el borde derecho de la columna cuyo ancho se quiere modificar. </li></ul></ul><ul><ul><li>Cuando el puntero del ratón tome forma de doble flecha negra, pulsar el botón izquierdo del ratón y, sin soltarlo, arrastrar el ratón hacia la derecha o la izquierda en función de si se quiere ampliar o reducir, respectivamente, el ancho de la columna (igual que en Excel). </li></ul></ul><ul><ul><li>Una vez establecido el ancho adecuado soltar el botón del ratón. </li></ul></ul>10/06/09 www.urjc.es
  94. 94. Tablas: Modificar el aspecto de la tabla <ul><li>Para realizar el autoajuste con el ratón, hacer un doble clic sobre la línea de división de dos columnas, la columna de la izquierda quedará autoajustada. </li></ul><ul><li>Si previamente se seleccionan varias columnas (haciendo clic en el nombre del campo y arrastrando hacia su derecha para abarcar y seleccionar los campos contiguos) el autoajuste afectará a todas las columnas seleccionadas. </li></ul>10/06/09 www.urjc.es
  95. 95. Tablas: Modificar el aspecto de la tabla <ul><li>Modificar la altura de las filas: </li></ul><ul><ul><li>Al modificar la altura de una fila se modifica automáticamente la altura de todas las filas de la tabla. </li></ul></ul><ul><ul><li>La forma de modificar la altura de las filas es similar a lo expuesto en el caso de las columnas, a través de la opción Alto de fila del menú Formato o mediante el ratón, situando el puntero del mismo sobre la columna de selección (a la izquierda del primer campo del registro) y cuando tome forma de doble flecha negra pulsar el botón izquierdo del ratón y arrastrar hasta conseguir la altura indicada. </li></ul></ul>10/06/09 www.urjc.es
  96. 96. Tablas: Modificar el aspecto de la tabla <ul><li>Desplazar columnas: </li></ul><ul><ul><li>Es posible modificar la colocación de los campos en la tabla, independientemente de la situación de los mismos en la estructura de la tabla. </li></ul></ul><ul><ul><li>De este modo la visualización de los campos en la hoja de datos se puede adaptar a lo que en un momento dado se requiera. </li></ul></ul><ul><ul><li>Los pasos a seguir para desplazar campos en una hoja de datos son: </li></ul></ul><ul><ul><ul><li>Hacer clic sobre el nombre del campo que se quiere mover, seleccionándose así toda la columna. </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Situar el puntero del ratón de nuevo sobre el nombre del campo y pulsar el botón izquierdo. </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Arrastrar el ratón, sin soltar el botón del mismo, a derecha o izquierda hasta colocar la columna en el lugar indicado. </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><ul><li>Una línea negra gruesa irá indicando la posición que tomará la columna que se está desplazando, tal y como muestra la figura. </li></ul></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Una vez se alcance la posición indicada, soltar el botón del ratón . </li></ul></ul></ul>10/06/09 www.urjc.es
  97. 97. Tablas: Modificar el aspecto de la tabla <ul><li>Ocultar y visualizar columnas: </li></ul><ul><ul><li>Es posible ocultar columnas de la hoja de datos con el fin de que no se visualicen los datos incluidos en ella, siendo el paso siguiente el de visualizar las mismas. </li></ul></ul><ul><li>Ocultar columnas: </li></ul><ul><ul><li>Los pasos a seguir para ocultar columnas son: </li></ul></ul><ul><ul><ul><li>Situarse en cualquier celda correspondiente a la columna que se quiera ocultar o bien seleccionar el campo por su columna. </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Seleccionar la opción Ocultar columnas del menú Formato . La columna indicada queda oculta de manera inmediata. </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Si se desean ocultar varias columnas a la vez, seleccionarlas y realizar el paso 2. </li></ul></ul></ul>10/06/09 www.urjc.es
  98. 98. Tablas: Modificar el aspecto de la tabla <ul><li>Mostrar columnas: </li></ul><ul><ul><li>Para volver a visualizar las columnas que se hayan ocultado los pasos a seguir son: </li></ul></ul><ul><ul><li>Seleccionar la opción Mostrar columnas del menú Formato . Aparece el cuadro de diálogo en el cual se muestran todos los campos de la tabla, teniendo los campos que permanecen ocultos desactivada la casilla de verificación. </li></ul></ul><ul><ul><li>Activar la casilla de verificación de aquellas columnas que se quieren visualizar. </li></ul></ul><ul><ul><li>Finalmente hacer clic en el botón Cerrar para visualizar las columnas. </li></ul></ul>10/06/09 www.urjc.es
  99. 99. Tablas: Clave principal <ul><li>La clave principal suele ser uno o varios de los campos de la tabla. </li></ul><ul><li>El contenido de este campo identifica cada registro del campo de manera única. </li></ul><ul><li>No se podrán introducir dos registros iguales o almacenar valores nulos en los campos de la clave principal. </li></ul><ul><li>No es obligatorio que una tabla tenga clave principal, pero si es recomendable (sin clave no se pueden relacionar). </li></ul><ul><li>Para la tabla “ Clientes ” se tiene que pensar que campo no se repite. </li></ul><ul><li>Podría ser el campo “ Nombre ”, pero el nombre no es algo único. </li></ul><ul><li>Los campos “Nombre” y “Apellidos” juntos también se podrían repetir en algún caso. </li></ul><ul><li>Se podría usar el campo “ DNI ”, pero decidimos que queremos crear un código único para cada paciente. </li></ul><ul><li>Se selecciona el campo “ Nombre ” y se inserta un campo. Se llama “ Id_Paciente ” y se elige el tipo de dato Autonumérico . </li></ul><ul><li>Este tipo de dato hace que Access genere un número único a cada registro de la tabla. </li></ul><ul><li>De esta forma es totalmente seguro que el campo no tendrá ningún registro repetido. </li></ul>10/06/09 www.urjc.es
  100. 100. Tablas: Clave principal <ul><li>Es decir los datos de un paciente no aparecerán repartidos en tres veces, sino en una sola vez, de forma que cuando se quiera consultar el estado físico de un paciente se tendrá la seguridad de que ahí están todos sus datos médicos. </li></ul><ul><li>Para establecer este campo como clave principal se hace clic sobre él y en la barra de Herramientas se pulsa el botón Establecer Clave Principal . También se puede realizar esta operación desde el Menú Edición/Establecer Clave Principal . </li></ul>10/06/09 www.urjc.es
  101. 101. Tablas: Clave principal <ul><li>No se tiene que definir obligatoriamente una clave principal, pero normalmente es conveniente hacerlo. </li></ul><ul><li>Si no se establece la clave principal, al cerrar la tabla aparece un cuadro de diálogo pidiendo que se establezca: </li></ul><ul><li>Si se elige la opción &quot;Si&quot;, Access creará automáticamente un campo Autonumérico que será la clave principal. </li></ul>10/06/09 www.urjc.es
  102. 102. Tablas: Tipos clave principal <ul><li>En Microsoft Access existen tres tipos de clave principal: Autonumérico, Campo simple y Campos múltiples . </li></ul><ul><li>Claves principales de Autonumérico </li></ul><ul><ul><li>Un campo Autonumérico puede establecerse para que el programa introduzca automáticamente un número secuencial cuando se agrega un registro a la tabla. </li></ul></ul><ul><ul><li>Designar un campo de este tipo como clave principal de una tabla es la forma más sencilla de crear una clave principal. </li></ul></ul><ul><ul><li>Cuando no se establece una clave principal antes de guardar una tabla recién creada, Microsoft Access pregunta si se desea que cree una clave principal automáticamente. </li></ul></ul><ul><ul><li>Si se contesta afirmativamente, Microsoft Access creará una clave principal de Autonumérico. </li></ul></ul>10/06/09 www.urjc.es
  103. 103. Tablas: Tipos clave principal <ul><li>Claves principales de Campo simple: </li></ul><ul><ul><li>Si se tiene un campo que contiene valores exclusivos, como números de identificación o números de pieza, se puede designar ese campo como la clave principal. </li></ul></ul><ul><ul><li>Si el campo seleccionado como clave principal tiene valores duplicados o Nulos, Microsoft Access no establece la clave principal. </li></ul></ul><ul><li>Claves principales de Campos múltiples: </li></ul><ul><ul><li>En situaciones en las que no se puede garantizar la exclusividad de un solo campo, se pueden designar dos o más campos como clave principal. </li></ul></ul><ul><ul><li>La situación más común en la que surge este problema es en la tabla utilizada para relacionar otras dos tablas en una relación varios a varios. </li></ul></ul><ul><ul><li>Si no se está seguro de poder seleccionar una combinación de campos apropiada para una clave principal de campos múltiples, probablemente resultará más conveniente agregar un campo Autonumérico y designarlo como la clave principal en su lugar. </li></ul></ul>10/06/09 www.urjc.es
  104. 104. Tablas: Ejercicio 1: Empresa: <ul><li>Clientes: Clave principal: Id_Cliente. </li></ul><ul><li>Empleados: Clave principal: Id_Empleado. </li></ul><ul><li>Productos: Clave principal: Id_Producto. </li></ul><ul><li>Pedidos: Clave principal: Id_Pedido. </li></ul><ul><li>Compañía de envíos: Clave principal: Id_Compañía_Envíos. </li></ul><ul><li>Detalles de pedidos: Clave principal compuesta: Id_Pedido e Id_Producto. </li></ul>10/06/09 www.urjc.es
  105. 105. Tablas: Ejercicio 1: Empresa: <ul><li>En el caso de la tabla de detalles de pedidos la clave está formada por dos campos, y se establece de la siguiente forma: </li></ul><ul><ul><li>Abrimos la tabla en modo diseño: </li></ul></ul>10/06/09 www.urjc.es
  106. 106. Tablas: Ejercicio1: Empresa: <ul><li>Mientras mantenemos pulsada la tecla CTRL seleccionamos los dos campos que formarán la clave principal ( Id_Producto e Id_Pedido ) pulsando en los botones de la izquierda. </li></ul><ul><li>Pulsamos sobre el botón para establecer la clave quedando marcada la clave en ambos campos. </li></ul>10/06/09 www.urjc.es
  107. 107. Tablas: Ejercicios 2 y 3: <ul><li>Hospital: </li></ul><ul><ul><li>Pacientes: </li></ul></ul><ul><ul><ul><li>Clave principal: Código del paciente. </li></ul></ul></ul><ul><ul><li>Médicos: </li></ul></ul><ul><ul><ul><li>Clave principal: Código del médico. </li></ul></ul></ul><ul><ul><li>Visitas: </li></ul></ul><ul><ul><ul><li>Clave principal: Nº de visita. </li></ul></ul></ul><ul><li>Música: </li></ul><ul><ul><li>Discos: </li></ul></ul><ul><ul><ul><li>Clave principal: Id_Disco. </li></ul></ul></ul><ul><ul><li>Tipo Productos: </li></ul></ul><ul><ul><ul><li>Clave principal: Id_Tipo_Producto. </li></ul></ul></ul>10/06/09 www.urjc.es
  108. 108. Tablas <ul><li>Guardar la tabla: </li></ul><ul><li>Una vez haya definido la estructura de la tabla se pulsa el botón de Guardar   o se elige Archivo/Guardar . </li></ul><ul><li>El nombre que se le va a asignar a esta tabla es &quot;Pacientes&quot;. </li></ul><ul><li>Conviene guardar la tabla siempre que se realiza algún cambio. </li></ul><ul><li>Abrir y trabajar una tabla: </li></ul><ul><li>Para abrir una tabla de una base de datos ya existente, primero se tendrá que estar en esa base de datos. </li></ul><ul><li>Para abrir una base de datos, se selecciona Archivo/Abrir , o se pulsa el botón . </li></ul><ul><li>Aparecerá una ventana de diálogo con las diferentes bases de datos, se selecciona la que interese y se pulsa Aceptar . </li></ul><ul><li>Una vez abierta la base de datos, siempre aparece la ventana de la base de datos, con múltiples pestañas. Se elige la pestaña   y se hace clic sobre la tabla que se desea abrir. </li></ul><ul><li>Se pulsa el botón Abrir , si se desea introducir datos, o Diseño si se desea añadir un campo o variar las propiedades de los campos. </li></ul><ul><li>Una vez se encuentra dentro de una de estas dos opciones siempre se tiene la oportunidad de cambiar pulsando el botón cambiar de vistas: </li></ul>10/06/09 www.urjc.es
  109. 109. Tablas: Relaciones <ul><li>Diferencia de una base de datos relacional: </li></ul><ul><li>La diferencia de las bases de datos relacionales con respecto a una base de datos plana consiste en que los datos sólo se introducen una sola vez en una tabla, pero gracias a las relaciones pueden aparecer en las tablas que se quiera. </li></ul><ul><li>Cualquier modificación sólo hay que realizarla una sola vez y automáticamente se realizará en todas las demás tablas. </li></ul><ul><li>De este modo se ahorra mucho tiempo, espacio y exactitud en los datos que siempre estarán actualizados independientemente de la tabla en la que estemos. </li></ul>10/06/09 www.urjc.es
  110. 110. Tablas: Relaciones <ul><li>Tipos de relaciones: </li></ul><ul><li>Existen tres tipos de relaciones, que se explican a continuación. </li></ul><ul><li>Más adelante se verá cómo quedan guardadas relaciones de este tipo en Access. </li></ul><ul><li>Relación uno a uno: </li></ul><ul><ul><li>Cada registro de la tabla A se relaciona sólo con un registro de una tabla B y cada registro de la tabla B se relaciona sólo con un registro de la tabla A. </li></ul></ul><ul><ul><li>Relaciones de este tipo se almacenan guardando en la tabla el identificador de la otra tabla con la que mantiene la relación. </li></ul></ul><ul><ul><li>En la base de datos del hospital, un registro de la tabla de pacientes sólo se relaciona con un registro de la tabla médicos. </li></ul></ul>10/06/09 www.urjc.es
  111. 111. Tablas: Relaciones <ul><li>Relación uno a varios: </li></ul><ul><ul><li>Cada registro de la tabla A está relacionado con varios registros de la tabla B y cada registro de la tabla B está relacionado con un sólo un registro de la tabla A. </li></ul></ul><ul><ul><li>Aplicando esto a nuestro ejemplo, una relación de este tipo se daría entre la tabla pacientes y la tabla médicos, ya que el mismo médico se hará cargo de varios pacientes. </li></ul></ul><ul><ul><li>Un solo registro de la tabla de médicos se relaciona con varios registros de la tabla de pacientes. </li></ul></ul>10/06/09 www.urjc.es
  112. 112. Tablas: Relaciones <ul><li>Relación varios a varios: </li></ul><ul><ul><li>Cada registro de la tabla A puede estar relacionado con más de un registro de la tabla B y cada registro de la tabla B puede estar relacionado con más de un registro de la tabla A. </li></ul></ul><ul><ul><li>En la base de datos del hospital tenemos dos tablas: médicos y pacientes, con una relación directa entre ellos, un médico podría atender a muchos pacientes y un mismo paciente podría ser atendido por varios médicos. </li></ul></ul><ul><ul><li>Varios registros de la tabla de médicos se relacionaría con varios registros de la tabla de pacientes. </li></ul></ul><ul><ul><li>Relaciones de este tipo se almacenan creando una tabla especial donde se colocan los identificadores de cada tabla y otros campos que puedan ser de utilidad, por ejemplo la fecha, la hora, comentarios acerca de la visita médica, etc. </li></ul></ul><ul><ul><li>En la tabla Visitas, donde aparecen tanto el código del médico como el del paciente. </li></ul></ul>10/06/09 www.urjc.es
  113. 113. Tablas: Relaciones <ul><li>Ejemplo de relación varios a varios: </li></ul><ul><ul><li>T enemos la tabla “Pedidos&quot; que contiene campos &quot;Producto&quot; y &quot;Cliente&quot; y mantiene la relación de uno a varios con las tablas &quot;Productos&quot; y &quot;Clientes&quot; que a su vez mantienen la relación de varios a varios entre sí. </li></ul></ul>10/06/09 www.urjc.es
  114. 114. Tablas: Relaciones <ul><li>Crear relaciones ente dos tablas: </li></ul><ul><li>Para crear una relación entre las tablas de una base de datos primero es necesario cerrar todas las tablas. Con las tablas abiertas no se puede crear o modificar una relación. Para poder utilizar la integridad referencial será necesario que las tablas no tengan ningún registro. </li></ul><ul><li>Desde la ventana Base de datos, se pulsa el botón   o se selecciona el menú Herramientas/Relaciones . Automáticamente se abrirá la ventana Relaciones totalmente vacía. </li></ul>10/06/09 www.urjc.es
  115. 115. Tablas: Relaciones <ul><li>Para añadir las tablas que van a estar relacionadas se pulsa el botón Mostrar tabla o se selecciona el menú Relaciones/Mostrar Tabla . </li></ul><ul><li>Aparecerá una ventana con el listado de las tablas: </li></ul>10/06/09 www.urjc.es
  116. 116. Tablas: Relaciones <ul><li>Se seleccionan aquellas tablas que van a formar parte de una relación y se pulsa Agregar . </li></ul><ul><li>Después de pulsar Agregar en la ventana Relaciones aparecerá la tabla en un recuadro con todos los campos. </li></ul><ul><li>Cuando ya no se quieran agregar mas tablas se pulsa el botón Cerrar . </li></ul><ul><li>Quedará abierta únicamente la ventana Relaciones. </li></ul>10/06/09 www.urjc.es
  117. 117. Tablas: Relaciones <ul><li>En este caso se van a incluir las tres tablas de nuestro ejemplo: Médicos, Pacientes y Visitas . </li></ul><ul><li>Para crear las relaciones entre estas tres tablas se relacionará primero médicos con visitas y luego pacientes con visitas. </li></ul>10/06/09 www.urjc.es
  118. 118. Tablas: Relaciones <ul><li>Para relacionar médicos con visitas el campo en común es el código del doctor. </li></ul><ul><li>Este dato está almacenado en la tabla médicos, por tanto, el campo se arrastrará desde médicos hasta Visitas . </li></ul><ul><li>Para arrastrar el campo primero se selecciona, se hace clic, y sin soltar el botón del ratón se arrastra hasta situar el cursor sobre el campo Código del doctor de la tabla Visitas . </li></ul><ul><li>Al arrastrar el campo el cursor se convertirá en un rectángulo pequeño. </li></ul><ul><li>Tras arrastrar el campo se abrirá esta ventana: </li></ul>10/06/09 www.urjc.es
  119. 119. Tablas: Relaciones <ul><li>Dentro de la ventana hay dos columnas en las dos debe estar un campo con un contenido similar. </li></ul><ul><li>No importa la coincidencia del nombre sino del contenido. </li></ul><ul><li>Médicos es la tabla primaria en esta relación (es la que contiene los datos) y Visitas es la tabla secundaria (tomará los datos de médicos a través del campo común). </li></ul><ul><li>Si se pulsa el botón Tipo de combinación , se abrirá una ventana explicando los tres tipos de combinaciones. </li></ul><ul><li>Automáticamente aparece seleccionada la primera combinación. </li></ul><ul><li>En este ejemplo se puede dejar así. </li></ul>10/06/09 www.urjc.es
  120. 120. Tablas: Relaciones <ul><li>Integridad referencial: </li></ul><ul><li>La integridad referencial es un conjunto de reglas de Access que garantizan que las relaciones entre los registros de tablas relacionadas son válidas y que no se eliminan ni modifican accidentalmente datos relacionados que satisfacen dicha relación. </li></ul><ul><li>Sirve para aumentar la seguridad en el tratamiento de los datos que coexisten entre dos tablas relacionadas. </li></ul>10/06/09 www.urjc.es
  121. 121. Tablas: Relaciones <ul><li>Exigir integridad referencial: </li></ul><ul><li>La integridad referencial son unas normas que mantienen la coherencia de datos entre dos tablas relacionadas. Estas normas son: </li></ul><ul><ul><li>No puede haber registros en la tabla secundaria que no estén en la primaria. </li></ul></ul><ul><ul><li>No se puede borrar un registro de la tabla principal si hay registros en la secundaria. </li></ul></ul><ul><li>Para poder exigir integridad referencial en una relación de uno a varios es necesario que : </li></ul><ul><ul><li>El campo relacionado de la tabla principal sea la clave principal. </li></ul></ul><ul><ul><li>Los campos contengan el mismo tipo de datos a excepción de que la relación se establezca entre un campo de tipo Autonumérico y un campo de tipo Numérico , siempre y cuando este último sea un Entero largo (por lo tanto los dos campos con la misma longitud: entero largo). </li></ul></ul><ul><ul><li>No se pueden relacionar un campo de texto con uno de fecha, o uno numérico con uno de texto. </li></ul></ul><ul><ul><li>Ambas tablas deben pertenecer a la misma base de datos . </li></ul></ul>10/06/09 www.urjc.es
  122. 122. Tablas: Relaciones <ul><li>Cuando se establece la integridad referencial (marcando la casilla pertinente en el panel de modificar relaciones) se van a cumplir obligatoriamente, las siguientes reglas: </li></ul><ul><li>No podemos introducir un valor para ese campo en la tabla relacionada si antes no ha sido introducido en la tabla principal. </li></ul><ul><li>Ejemplos: </li></ul><ul><ul><li>No podemos tener en la tabla de pedidos un pedido realizado por un código de cliente que no exista. </li></ul></ul><ul><ul><li>No podemos tener o anotar en la tabla de participantes un participante con un número de socio que no exista en la tabla relacionada de socios (habría que dar de alta al participante previamente en la tabla socios. </li></ul></ul><ul><ul><li>Una buena opción sería colocar en el formulario de inscripciones un botón de comando que nos lleve y abra el formulario de socios para poderle dar de alta. </li></ul></ul><ul><ul><li>Al cerrar el formulario de socios una vez dado de alta, regresaríamos al formulario de inscripciones y como ese nuevo socio ya existe en la tabla de socios, nos permitiría su entrada). </li></ul></ul><ul><ul><li>No podremos introducir tampoco a un empleado un código de entidad bancaria si no se ha introducido esa entidad previamente en la tabla entidades. </li></ul></ul><ul><ul><li>No se puede asignar a un trabajador un código de categoría si esa categoría no está dada de alta en la tabla categorías. </li></ul></ul><ul><ul><li>No se puede añadir un pedido en una tabla de pedidos de un artículo si el artículo no existe previamente en la tabla de artículos. </li></ul></ul>10/06/09 www.urjc.es
  123. 123. Tablas: Relaciones <ul><li>No se puede eliminar un registro de una tabla principal si existen registros coincidentes en la tabla relacionada. </li></ul><ul><li>Ejemplos: </li></ul><ul><ul><li>No podemos eliminar un cliente que está en la tabla de pedidos, es decir está realizando un pedido. </li></ul></ul><ul><ul><li>No podemos eliminar un socio que está en la tabla de participaciones. </li></ul></ul><ul><ul><li>No podremos eliminar una entidad bancaria mientras existe un empleado que domicilie su nómina por ella, no podremos eliminar una categoría profesional de la empresa mientras algún empleado la tenga asignada. </li></ul></ul><ul><ul><li>No se podría borrar un artículo mientras existen pedidos de ese artículo en la tabla de pedidos. </li></ul></ul><ul><ul><li>No se podría dar de baja un vehículo (de una base de datos de un ayuntamiento) mientras en la tabla relacionada multas existan multas sobre ese vehículo. </li></ul></ul><ul><li>No se puede cambiar un valor de clave principal en la tabla principal si el registro tiene registros relacionados. </li></ul><ul><li>Ejemplos: </li></ul><ul><ul><li>No podríamos cambiar el número de cliente en la tabla de clientes si este cliente en este momento esta realizando un pedido, es decir está en la tabla pedidos. </li></ul></ul><ul><ul><li>No podríamos cambiar el número de socio en la tabla de socios si este socio en este momento esta participando en un torneo, es decir está en la tabla participaciones. </li></ul></ul>10/06/09 www.urjc.es
  124. 124. Tablas: Relaciones <ul><li>Si se quiere exigir el cumplimiento de estas reglas, hay que seleccionar la casilla de verificación Exigir integridad referencial al crear la relación. </li></ul><ul><li>Muy Importante: Esta opción es muy arriesgada ya que en Access una vez que se elimina un registro ya no se puede volver a recuperar. </li></ul><ul><li>Es fundamental llevar una buena política de copias de seguridad. </li></ul>10/06/09 www.urjc.es
  125. 125. Tablas: Relaciones <ul><li>Access verificará que los campos cumplen todas las condiciones para que haya integridad referencial. </li></ul><ul><li>Si no se cumplen todas las condiciones no permitirá que esa relación tenga integridad referencial. </li></ul><ul><li>Quedan activadas las dos acciones siguientes: </li></ul><ul><ul><li>Actualizar en cascada los campos relacionados: se está indicando que si se modifica el valor de un campo desde un lado de la relación automáticamente se actualicen en todos los registros relacionados. </li></ul></ul><ul><ul><li>Eliminar en cascada los registros relacionados: si se borra un registro de un lado de la relación se borrarán automáticamente todos los registros que estaban relacionados con él. </li></ul></ul>10/06/09 www.urjc.es
  126. 126. Tablas: Relaciones <ul><li>Al establecer la integridad referencial en la figura siguiente se observa que la relación es uno (1) a varios ( ∞ ), un cliente (cuyos datos se encuentran en la tabla Clientes) puede haber realizado varios pedidos (los datos de éstos se encuentran en la tabla Pedidos). </li></ul>10/06/09 www.urjc.es
  127. 127. Tablas: Relaciones <ul><li>Cuando ya se han especificado las características de la relación se pulsa el botón Crear . </li></ul><ul><li>Entre las dos tablas relacionadas aparecerá una línea. </li></ul><ul><li>Esta línea simboliza la relación entre las dos tablas. </li></ul><ul><li>Si la relación cumple la integridad referencial la línea será más gruesa. </li></ul><ul><li>En nuestro ejemplo del hospital: </li></ul>10/06/09 www.urjc.es
  128. 128. Tablas: Relaciones <ul><li>A continuación se creará la relación entre Pacientes y Visitas . </li></ul><ul><li>Y se exigirá integridad referencial en las dos relaciones. </li></ul><ul><li>Para exigir la integridad referencial se hace doble clic sobre la línea de relación , se volverá abrir la ventana de la relación. </li></ul>10/06/09 www.urjc.es
  129. 129. Tablas: Relaciones <ul><li>Una vez se ha terminado de crear las relaciones entre las tablas se guardan. </li></ul><ul><li>Para guardar se selecciona el botón guardar o el menú Archivo/Guardar . </li></ul><ul><li>Después de guardar ya se puede cerrar la ventana de relaciones. </li></ul><ul><li>Si se cierra antes de guardar, se abrirá un mensaje de aviso. </li></ul><ul><li>Access permite guardar las relaciones en la Base de Datos . </li></ul><ul><li>Esto será muy importante para que siempre que se lleven a cabo modificaciones en los datos se tenga en cuenta que las relaciones están presentes entre los mismos y no se puedan infringir las reglas de consistencia vigentes. </li></ul>10/06/09 www.urjc.es
  130. 130. Tablas: Relaciones <ul><li>Modificar y eliminar relaciones: </li></ul><ul><li>Ambas operaciones se realizan desde la Ventana de relaciones , como ya se ha comentado anteriormente. </li></ul><ul><li>Para modificar una relación los pasos a seguir son: </li></ul><ul><ul><li>Hacer clic sobre la línea de la relación que se quiere modificar, ésta se visualizará con un trazo más grueso, indicando que está seleccionada. </li></ul></ul><ul><ul><li>Seleccionar la opción Modificar relación del menú Relaciones . Se muestra el mismo cuadro de diálogo que aparecía al crear la relación. </li></ul></ul><ul><ul><li>Realizar las modificaciones necesarias. </li></ul></ul><ul><ul><li>Hacer clic sobre el botón Aceptar . </li></ul></ul><ul><li>Para eliminar una relación , basta con seleccionar la relación que se quiere eliminar y pulsar a continuación la tecla Supr (o seleccionar la opción Eliminar del menú Edición ). </li></ul>10/06/09 www.urjc.es
  131. 131. Tablas: Ejemplos <ul><li>Ejemplo 1: </li></ul><ul><li>Supongamos que en la federación de golf (ejemplo de la base de datos Socios del Club) se ha asignado un responsable tutor por cada uno de los niveles de juego de forma que a cada jugador le pasa a corresponder un responsable deportivo en virtud de si su nivel de juego es principiante, medio o senior. </li></ul><ul><li>Dicho tutor, tiene unos datos que lo identifican, tales como son su nombre, apellidos, teléfono de contacto, fax, dirección de e-mail, dirección de oficina. </li></ul><ul><li>Sería preciso que en el registro de cada socio se dispusiera de toda la información de su tutor o responsable deportivo. </li></ul><ul><li>Tras un análisis de la nueva situación, se deduce que si en la tabla socios agregamos tantos campos como para albergar la información de dichos tutores, a todos los socios con el mismo nivel de juego, les va a corresponder el mismo tutor, con lo que todos los datos del tutor estarían repetidos de forma masiva y redundante en la tabla socios (ocupando mucho espacio y lentificando el proceso básicamente). </li></ul><ul><li>Quizás la mejor solución sea, en este caso, definir otra tabla llamada Tutores, en la que deberá existir un registro para cada nivel de juego y por lo tanto para cada tutor. </li></ul>10/06/09 www.urjc.es
  132. 132. Tablas: Ejemplos <ul><li>La estructura de la tabla sería la siguiente: </li></ul><ul><li>Se introducirán los datos de los niveles junto a sus responsables. </li></ul><ul><li>Pero, ¿De que manera podríamos enlazar o relacionar esta nueva tabla de tutores con la gran tabla de socios? </li></ul>10/06/09 www.urjc.es
  133. 133. Tablas: Ejemplos <ul><li>Será necesario relacionar el nivel de juego de cada socio de la tabla de socios con en código de nivel de la tabla de tutores. </li></ul><ul><li>Pero como son de distinto tipo (texto “en socios” frente a numérico “en tutores”) no se podrá. </li></ul><ul><li>La solución es sustituir en la tabla de socios el campo nivel por el campo codnivel (por ejemplo) de tipo   numérico y luego colocar a cada socio un código (el que corresponde a su nivel de juego) en este campo de acuerdo a los niveles y tutores introducidos en la tabla de tutores (1, 2 o 3). </li></ul><ul><li>Se deberá crear en la tabla de socios el campo codnivel . </li></ul><ul><li>Mediante tres consultas de actualización, a aquellos que tengan nivel de juego principiante, actualizaremos ese nuevo campo codnivel (de la tabla de socios) a 1. </li></ul><ul><ul><li>De igual manera, los socios con nivel senior actualizaremos a 2 su campo codnivel . </li></ul></ul><ul><ul><li>Y a 3 el campo codnivel de los socios con nivel senior. </li></ul></ul>10/06/09 www.urjc.es
  134. 134. Tablas: Ejemplos <ul><li>A continuación deberemos (de forma recomendada, aunque en este ejemplo no lo borremos) eliminar el campo nivel de la tabla socios ya que, a partir de ahora, se conocerá el nivel de juego gracias a un código en la tabla de socios, que se corresponderá con uno de los niveles y tutores de la tabla tutores. </li></ul><ul><li>Ahora tendremos que establecer la relación (en la pantalla de relaciones) de acuerdo a la siguiente pantalla: </li></ul>10/06/09 www.urjc.es
  135. 135. Tablas: Ejemplos 10/06/09 www.urjc.es <ul><li>A partir de este momento, podríamos crear consultas, formularios e informes en donde aparecen ambas tablas implicadas, eso si, previamente relacionadas. </li></ul>
  136. 136. Tablas: Ejemplos <ul><li>Ejemplo 2: </li></ul><ul><li>Supongamos un ejemplo superficial de gestión de sanciones de tráfico en una localidad. </li></ul><ul><li>Existen diferentes tipos de sanción (tipos de multa), diferentes guardias o agentes, los vehículos, los cuales pertenecen a un ciudadano o propietario, y por supuesto sanciones. </li></ul><ul><li>Las sanciones las &quot;pone&quot; un agente a un vehículo, un determinado día, a una hora, en un lugar, y esa infracción es de un determinado tipo de entre las que se pueden sancionar. </li></ul><ul><li>Un ciudadano puede tener mas de un vehículo. </li></ul><ul><li>La información habrá que disgregarla en diferentes tablas, (la de vehículos se supone que la facilita tráfico con todos los vehículos), que deberán estar relacionadas. </li></ul>10/06/09 www.urjc.es
  137. 137. Tablas: Ejemplos <ul><li>La siguiente imagen muestra un posible planteamiento: </li></ul>10/06/09 www.urjc.es
  138. 138. Tablas: Relaciones: Ejercicio 1: Hospital: <ul><li>La siguiente imagen muestra el resultado: </li></ul>10/06/09 www.urjc.es
  139. 139. Tablas: Relaciones: Ejercicio 2: Empresa: <ul><li>La siguiente imagen muestra el resultado: </li></ul>10/06/09 www.urjc.es
  140. 140. Ejercicio 3 de Relaciones de Tablas <ul><li>Ejemplo de una base de datos de una Universidad . </li></ul><ul><li>La base de datos va a tener cinco tablas: “Alumnos” , “Asignaturas” , “Profesores” , “Departamentos” y “Matrículas” . </li></ul><ul><li>Tabla Alumno: </li></ul><ul><ul><li>Campos: DNI, Nombre, Apellido1, Apellido2, Teléfono, Calle, Ciudad, Provincia, Fecha Nacimiento, Estado Civil. </li></ul></ul><ul><ul><li>Clave Principal: DNI </li></ul></ul>10/06/09 www.urjc.es
  141. 141. Ejercicio 3 de Relaciones de Tablas <ul><li>Tabla Asignatura: </li></ul><ul><ul><li>Campos: Código Asignatura, Nombre, Créditos, DNI, Curso, Departamento. </li></ul></ul><ul><ul><li>Clave Principal: Código Asignatura. </li></ul></ul>10/06/09 www.urjc.es
  142. 142. Ejercicio 3 de Relaciones de Tablas <ul><li>Tabla Profesores: </li></ul><ul><ul><li>Campos: DNI, Nombre, Apellido 1, Apellido 2, Fecha Nacimiento, Calle, Ciudad, Provincia, Estado Civil, Código Departamento, Cargo. </li></ul></ul><ul><ul><li>Clave Principal: DNI. </li></ul></ul><ul><li>Tabla Departamentos: </li></ul><ul><ul><li>Campos: Código Departamento, Nombre Departamento. </li></ul></ul><ul><ul><li>Clave Principal: Código Departamento. </li></ul></ul>10/06/09 www.urjc.es
  143. 143. Ejercicio 3 de Relaciones de Tablas <ul><li>Tabla Matricula: </li></ul><ul><ul><li>Y sabiendo que un alumno se puede matricular de muchas asignaturas y que una asignatura a su vez puede tener muchos alumnos matriculados, y que un profesor puede impartir varias asignaturas, y una asignatura puede ser impartida por varios profesores, podemos definir esta tabla como: </li></ul></ul><ul><ul><li>Campos: DNI Alumno, DNI Profesor, Código Asignatura, Curso Académico, Nota. </li></ul></ul><ul><ul><li>Clave Principal: DNI Alumno, DNI Profesor, Código Asignatura. </li></ul></ul>10/06/09 www.urjc.es
  144. 144. Ejercicio 3 de Relaciones de Tablas <ul><li>Introducción de datos: </li></ul>10/06/09 www.urjc.es
  145. 145. Ejercicio 3 de Relaciones de Tablas <ul><li>Introducción de datos: </li></ul>10/06/09 www.urjc.es
  146. 146. Ejercicio 3 de Relaciones de Tablas <ul><li>Creación de Relaciones: </li></ul><ul><ul><li>Seleccionamos la opción Relaciones de la barra de herramientas. </li></ul></ul><ul><ul><li>Agregamos las 5 tablas de nuestra base de datos y establecemos las relaciones entre ellas, de forma que el e </li></ul></ul><ul><ul><li>esquema quede del siguiente modo: </li></ul></ul>10/06/09 www.urjc.es
  147. 147. Tablas: Propiedades de los campos <ul><li>Cada campo de una tabla dispone de una serie de características que proporcionan un control adicional sobre la forma de funcionar del campo . </li></ul><ul><li>Las propiedades aparecen en la parte inferior izquierda de la ventana Diseño de tabla cuando tenemos un campo seleccionado. </li></ul>10/06/09 www.urjc.es
  148. 148. Tablas: Propiedades de los campos <ul><li>Las propiedades se agrupan en dos fichas, la ficha General donde indicamos las características generales del campo y la ficha Búsqueda en la que podemos definir una lista de valores válidos para el campo. </li></ul><ul><li>Las propiedades de la ficha General pueden cambiar para un tipo de dato u otro mientras que las propiedades de la ficha Búsqueda cambian según el tipo de control asociado al campo. </li></ul><ul><li>Hay que tener en cuenta que si se modifican las propiedades de un campo después de haber introducido datos en él se pueden perder estos datos introducidos. </li></ul><ul><li>A continuación se explican las propiedades de que disponemos según los diferentes tipos de datos. </li></ul>10/06/09 www.urjc.es
  149. 149. Tablas: Tamaño del campo <ul><li>Para los campos Numérico , las opciones son: </li></ul><ul><ul><li>Byte: (equivalente a un carácter) para almacenar valores enteros entre 0 y 255. </li></ul></ul><ul><ul><li>Entero: para valores enteros comprendidos entre -32.768 y 32.767. </li></ul></ul><ul><ul><li>Entero largo: para valores enteros comprendidos entre -2.147.483.648 y 2.147.483.647. </li></ul></ul><ul><ul><li>Simple: para la introducción de valores comprendidos entre -3,402823E38 y -1,401298E-45 para valores negativos, y entre 1,401298E-45 y 3,402823E38 para valores positivos. </li></ul></ul><ul><ul><li>Doble: para valores comprendidos entre -1,79769313486231E308 y -4,94065645841247E-324 para valores negativos, y entre 1,79769313486231E308 y 4,94065645841247E-324 para valores positivos. </li></ul></ul><ul><ul><li>Id. de réplica: se utiliza para claves autonuméricas en bases réplicas. </li></ul></ul><ul><ul><li>Decimal: para almacenar números entre -10^28-1 y 10^28-1. </li></ul></ul>10/06/09 www.urjc.es
  150. 150. Tablas: Tamaño del campo <ul><li>Para los campos Texto , esta propiedad determina el número máximo de caracteres que se pueden introducir en el campo. Siendo por defecto de 50 caracteres y valor máximo de 255 . </li></ul><ul><li>Los campos Autonumérico son Entero largo . </li></ul><ul><li>A los demás tipos de datos no se les puede especificar tamaño. </li></ul>10/06/09 www.urjc.es
  151. 151. Tablas: Formato del campo <ul><li>Esta propiedad se utiliza para personalizar la forma de presentar los datos en pantalla o en un informe. </li></ul><ul><li>Se puede establecer para todos los tipos de datos excepto el Objeto OLE y Autonumérico . </li></ul><ul><li>Para los campos Numérico y Moneda , las opciones son: </li></ul><ul><ul><li>Número general: presenta los números tal como fueron introducidos. </li></ul></ul><ul><ul><li>Moneda: presenta los valores introducidos con el separador de millares y el símbolo monetario asignado en Windows como puede ser €. </li></ul></ul><ul><ul><li>Euro: utiliza el formato de moneda, con el símbolo del euro. </li></ul></ul><ul><ul><li>Fijo: presenta los valores sin separador de millares. </li></ul></ul><ul><ul><li>Estándar: presenta los valores con separador de millares. </li></ul></ul><ul><ul><li>Porcentaje: multiplica el valor por 100 y añade el signo de porcentaje (%). </li></ul></ul><ul><ul><li>Científico: presenta el número con notación científica. </li></ul></ul>10/06/09 www.urjc.es
  152. 152. Tablas: Formato del campo <ul><li>Los campos Fecha/Hora tienen los siguientes formatos: </li></ul><ul><ul><li>Fecha general: si el valor es sólo una fecha, no se muestra ninguna hora; si el valor es sólo una hora, no se muestra ninguna fecha. Este valor es una combinación de los valores de Fecha corta y Hora larga. Ejemplos: 3/4/93, 05:34:00 PM y 3/4/93 05:34:00 PM. </li></ul></ul><ul><ul><li>Fecha larga: se visualiza la fecha con el día de la semana y el mes completo. Ejemplo: Lunes 21 de agosto de 2000. </li></ul></ul><ul><ul><li>Fecha mediana: presenta el mes con los tres primeros caracteres. Ejemplo: 21-Ago-2000. </li></ul></ul><ul><ul><li>Fecha corta: se presenta la fecha con dos dígitos para el día, mes y año. Ejemplo: 01/08/00. </li></ul></ul><ul><ul><li>El formato Fecha corta asume que las fechas comprendidas entre el 1/1/00 y el 31/12/29 son fechas comprendidas entre los años 2000 y el 2029 y las fechas comprendidas entre el 1/1/30 y el 31/12/99 pertenecen al intervalo de años entre 1930 y 1999. </li></ul></ul><ul><ul><li>Hora larga: presenta la hora con el formato normal. Ejemplo: 17:35:20. </li></ul></ul><ul><ul><li>Hora mediana: presenta la hora con formato Pm o Am. Ejemplo: 5:35 Pm. </li></ul></ul><ul><ul><li>Hora corta: presenta la hora sin los segundos. Ejemplo: 17:35. </li></ul></ul>10/06/09 www.urjc.es
  153. 153. Tablas: Formato del campo <ul><li>Formatos Número y Moneda: </li></ul><ul><li>Formato Fecha/Hora: </li></ul>10/06/09 www.urjc.es
  154. 154. Tablas: Formato del campo <ul><li>Los campos Sí/No disponen de los formatos predefinidos Sí/No , Verdadero/Falso y Activado/Desactivado . </li></ul><ul><li>Sí, Verdadero y Activado son equivalentes entre sí, al igual que lo son No, Falso y Desactivado . </li></ul><ul><li>El control predeterminado para un dato Sí/No es la casilla de verificación por lo que en la vista Hoja de Datos los datos de este tipo aparecen como una casilla de verificación y no se ve el efecto de la propiedad formato. </li></ul><ul><li>Si queremos ver el efecto tenemos que cambiar el control predeterminado en la ficha Búsqueda de las propiedades del campo, en la propiedad Mostrar control elegir el Cuadro de texto como te mostramos a continuación. </li></ul><ul><li>Los campos Texto y Memo no disponen de formatos predefinidos, para los campos Texto se tendrían que crear formatos personalizados. </li></ul>10/06/09 www.urjc.es
  155. 155. Tablas: Lugares decimales <ul><li>Esta propiedad nos permite indicar el número de decimales que queremos asignar a un tipo de dato Numérico o Moneda . </li></ul>10/06/09 www.urjc.es
  156. 156. Tablas: Título <ul><li>Se utiliza esta propiedad para indicar cómo queremos que se visualice la cabecera del campo. </li></ul><ul><li>Por ejemplo, si un campo se llama Fnac e indicamos Fecha de nacimiento como valor en la propiedad Título , en la cabecera del campo Fnac veremos Fecha de nacimiento . </li></ul>10/06/09 www.urjc.es
  157. 157. Tablas: Valor predeterminado <ul><li>El valor predeterminado es el valor que se almacenará automáticamente en el campo si no introducimos ningún valor. </li></ul><ul><li>Se suele emplear cuando se sabe que un determinado campo va a tener la mayoría de las veces el mismo valor, se utiliza esta propiedad para indicar o especificar cuál va a ser ese valor y así que se introduzca automáticamente en el campo a la hora de introducir los datos de la tabla. </li></ul><ul><li>Por ejemplo, si tenemos la tabla Clientes con el campo Provincia y la mayoría de clientes son de la provincia Madrid , se puede introducir ese valor en la propiedad Valor predeterminado del campo Provincia y así a la hora de introducir los diferentes clientes, automáticamente aparecerá el valor Madrid y no lo tendremos que teclear. </li></ul><ul><li>Se puede utilizar esta propiedad para todos los tipos de datos excepto el Objeto OLE, y el Autonumérico . </li></ul>10/06/09 www.urjc.es
  158. 158. Tablas: Valor predeterminado <ul><li>Los campos Memo y Texto cuentan con esta propiedad para controlar que no se puedan introducir valores de cadena que no contengan caracteres o estén vacíos. </li></ul>10/06/09 www.urjc.es
  159. 159. Tablas: Máscaras de entrada: <ul><li>Una máscara de entrada es un formato que asignamos para la introducción de valores en el campo. </li></ul><ul><li>Se utiliza la máscara de entrada para facilitar la entrada de datos y para controlar los valores que los usuarios pueden introducir. Por ejemplo, puedes crear una máscara de entrada para un campo Número de teléfono que muestre exactamente cómo debe introducirse un número nuevo: (___) ___-____. </li></ul><ul><li>Access dispone de un Asistente para máscaras de entradas que nos facilita el establecer esta propiedad, y al cual accederemos al hacer clic sobre el botón que aparece a la derecha de la propiedad a modificar una vez activada dicha propiedad. </li></ul><ul><li>También podemos definir nuestras propias máscaras de entrada. </li></ul><ul><li>Esta propiedad sólo se puede utilizar en campos con formato “texto” o “fecha” . </li></ul><ul><li>La propiedad Máscara de entrada puede contener hasta tres secciones separadas por signos de punto y coma (;) . </li></ul>10/06/09 www.urjc.es
  160. 160. Tablas: Máscaras de entrada: 10/06/09 www.urjc.es Sección Descripción Primera Especifica la máscara de entrada propiamente dicha, por ejemplo, !(999) 999-9999. Para ver una lista de los caracteres que puedes utilizar para definir la máscara de entrada, mira la tabla que aparece a continuación. Segunda Especifica si Access almacena los caracteres de visualización literales en la tabla al introducir datos. Si utilizas 0 para esta sección, todos los caracteres de visualización literales (por ejemplo, el paréntesis de una máscara de entrada de un número de teléfono) se almacenan con el valor; si introduces 1 o dejas esta sección en blanco, sólo se almacenan los caracteres introducidos en el control. Tercera Especifica el carácter que Access muestra para el espacio en el que el usuario debe escribir un carácter en la máscara de entrada. Para esta sección puedes utilizar cualquier carácter; para mostrar una cadena en blanco, utiliza un espacio entre comillas (“ &quot;).
  161. 161. Tablas: Máscaras de entrada: <ul><li>Al crear una máscara de entrada, puedes utilizar caracteres especiales para hacer que la introducción de determinados datos (por ejemplo, el código de área de un número de teléfono) sea obligatoria y que los demás datos sean opcionales (como la extensión de teléfono). </li></ul><ul><li>Estos caracteres especifican el tipo de datos, como el número o el símbolo que se debe introducir para cada carácter de la máscara de entrada. </li></ul>10/06/09 www.urjc.es
  162. 162. Tablas: Máscaras de entrada: <ul><li>Puedes definir una máscara de entrada utilizando los siguientes caracteres: </li></ul>10/06/09 www.urjc.es Carácter Definición 0 Dígito (0 a 9, entrada obligatoria). 9 Dígito o espacio (entrada no obligatoria). # Dígito o espacio (entrada no obligatoria; los espacios se muestran en blanco en el modo Edición, pero se eliminan cuando se guardan los datos; signos más y menos permitidos). L Letra (A a Z, entrada obligatoria). ? Letra (A a Z, entrada opcional). A Letra (A a Z, entrada obligatoria). a Letra, espacio o dígito (entrada opcional). & Cualquier carácter o un espacio (entrada obligatoria). C Cualquier carácter o un espacio (entrada opcional). . , : ; - / Marcador de posición decimal y separadores de miles, hora y fecha. < Hace que todos los caracteres se conviertan a minúsculas. > Hace que todos los caracteres se conviertan a mayúsculas. Hace que el carácter siguiente se muestre como un carácter literal (por ejemplo, A se muestra sólo como A).
  163. 163. Tablas: Máscaras de entrada: Ejemplo 1: Empresa: <ul><li>Abrimos la base de datos “Empresa” . </li></ul><ul><li>Abrimos la tabla “Pedidos” en modo diseño, y señalamos el campo “Fecha_Pedidos” . </li></ul>10/06/09 www.urjc.es
  164. 164. Tablas: Máscaras de entrada: Ejemplo 1: Empresa: <ul><li>Nos situamos con el ratón en la propiedad máscaras de entrada, y hacemos clic sobre el botón , que abrirá el asistente de máscaras de entrada. </li></ul><ul><li>Seleccionamos la opción fecha corta o fecha mediana , según se prefiera, y pulsamos siguiente . </li></ul>10/06/09 www.urjc.es
  165. 165. Tablas: Máscaras de entrada: Ejemplo 1: Empresa: <ul><li>Aparece el siguiente menú, que nos permite hacer pruebas, y elegir el carácter marcador. </li></ul>10/06/09 www.urjc.es
  166. 166. Tablas: Máscaras de entrada: Ejemplo 1: Empresa: <ul><li>Hacemos clic en siguiente : </li></ul><ul><li>Por último, hacemos clic en finalizar . </li></ul>10/06/09 www.urjc.es
  167. 167. Tablas: Máscaras de entrada: Ejemplo 1: Empresa: <ul><li>El resultado es el siguiente: </li></ul>10/06/09 www.urjc.es
  168. 168. Tablas: Máscaras de entrada: Ejemplo 1: Empresa: <ul><li>Ahora, vamos a hacer una prueba. </li></ul><ul><li>Nos vamos a la tabla pedidos en vista hoja de datos parta introducir un nuevo registro: </li></ul>10/06/09 www.urjc.es
  169. 169. Tablas: Máscaras de entrada: Ejemplo 2: Empresa: <ul><li>Ahora, vamos a abrir la tabla “Empleados” en modo diseño. </li></ul><ul><li>Vamos a hacer que no se puedan introducir números de teléfono incorrectos. </li></ul><ul><li>Los únicos números que aceptará nuestra tabla serán los que empiecen por “91” , y que en total no tengan más de 9 dígitos . </li></ul>10/06/09 www.urjc.es
  170. 170. Tablas: Máscaras de entrada: Ejemplo 2: Empresa: <ul><li>Señalamos la opción Número de teléfono , y hacemos clic en siguiente . </li></ul>10/06/09 www.urjc.es
  171. 171. Tablas: Máscaras de entrada: Ejemplo 2: Empresa: <ul><li>Aparece el siguiente menú: </li></ul>10/06/09 www.urjc.es
  172. 172. Tablas: Máscaras de entrada: Ejemplo 2: Empresa: <ul><li>Lo transformamos hasta que tenga el siguiente aspecto: </li></ul><ul><li>Hacemos clic en siguiente . </li></ul>10/06/09 www.urjc.es
  173. 173. Tablas: Máscaras de entrada: Ejemplo 2: Empresa: <ul><li>Aparece el siguiente menú: </li></ul><ul><li>Seleccionamos la primera opción, y hacemos clic en siguiente . </li></ul>10/06/09 www.urjc.es
  174. 174. Tablas: Máscaras de entrada: Ejemplo 2: Empresa: <ul><li>Por último hacemos clic en finalizar . </li></ul>10/06/09 www.urjc.es
  175. 175. Tablas: Máscaras de entrada: Ejemplo 2: Empresa: <ul><li>Si guardamos la tabla y la cerramos y a continuación la volvemos a abrir, el resultado es el siguiente: </li></ul>10/06/09 www.urjc.es
  176. 176. Tablas: Máscaras de entrada: Ejemplo 2: Empresa: <ul><li>Tenemos que transformarlo de la siguiente manera: </li></ul>10/06/09 www.urjc.es
  177. 177. Tablas: Máscaras de entrada: Ejemplo 2: Empresa: <ul><li>Si intentáramos introducir un nuevo registro en esta tabla aparcería lo siguiente: </li></ul>10/06/09 www.urjc.es
  178. 178. Tablas: Máscaras de entrada: Ejemplo 3: Música: <ul><li>Abrimos la tabla “Clientes” en modo diseño. </li></ul><ul><li>En este caso, los clientes pueden ser de varias provincias españolas y por tanto, la única condición que queremos imponer es que todos los teléfonos empiecen </li></ul><ul><li>por 9, y tengan 9 dígitos en total. </li></ul>10/06/09 www.urjc.es
  179. 179. Tablas: Máscaras de entrada: Ejemplo 3: Música: <ul><li>El resultado es el siguiente: </li></ul>10/06/09 www.urjc.es
  180. 180. Tablas: Máscaras de entrada: Ejemplo 3: Música: <ul><li>Si sustituyéramos los ceros por nueves: </li></ul>10/06/09 www.urjc.es
  181. 181. Tablas: Máscaras de entrada: Ejemplo 3: Música: <ul><li>Al introducir el nuevo teléfono, aparecería el nueve como primer dígito obligatorio, pero no nos obliga a introducir 9 dígitos en total. </li></ul><ul><li>Podemos introducir menos. </li></ul>10/06/09 www.urjc.es
  182. 182. Tablas: Máscaras de entrada: Ejemplo 3: Música: <ul><li>Abrimos de nuevo la tabla “Clientes” . </li></ul><ul><li>Vamos a conseguir que todos los nombre de clientes que introduzcamos nuevos estén en mayúscula. </li></ul><ul><li>Si quisiéramos que todas las letras aparecieran como minúsculas sustituiríamos el signo > por el de < . </li></ul><ul><li>La “a” indica que se van a introducir </li></ul><ul><li>letras (también nos permite introducir </li></ul><ul><li>espacios) pero no implica obligatoriedad. </li></ul>10/06/09 www.urjc.es
  183. 183. Tablas: Máscaras de entrada: Ejemplo 3: Música: <ul><li>El resultado es el siguiente: </li></ul>10/06/09 www.urjc.es
  184. 184. Tablas: Reglas de validación: <ul><li>Esta propiedad nos permite controlar la entrada de datos según el criterio que se especifique. Hay que escribir el criterio que debe cumplir el valor introducido en el campo para que sea introducido correctamente. </li></ul><ul><li>Por ejemplo si queremos que un valor introducido esté comprendido entre 100 y 2000 , se puede especificar en esta propiedad >=100 Y <=2000 . </li></ul><ul><li>Para formar la condición puedes utilizar el generador de expresiones como te explicamos en la secuencia animada. </li></ul><ul><li>Se puede utilizar esta propiedad para todos los tipos de datos excepto el Objeto OLE , y el Autonumérico . </li></ul>10/06/09 www.urjc.es
  185. 185. Tablas: Reglas de validación: <ul><li>EJEMPLO: </li></ul><ul><li>Abrimos la base de datos “Empresa” . </li></ul><ul><li>Hacemos clic sobre la tabla “Pedidos”/Diseño. </li></ul>10/06/09 www.urjc.es
  186. 186. Tablas: Reglas de validación: <ul><li>Señalamos el campo “Fecha del pedido”. </li></ul><ul><li>Nos situamos con el ratón en la propiedad de reglas de validación, y hacemos clic en el botón para abrir el generador de expresiones. </li></ul>10/06/09 www.urjc.es
  187. 187. Tablas: Reglas de validación: <ul><li>Nos situamos con el ratón en la propiedad de reglas de validación, y hacemos clic en el botón para abrir el generador de expresiones. </li></ul><ul><li>Vamos a validar el campo comprobando que la fecha de pedido es inferior a la fecha de hoy haciendo primero clic en el signo “<“ . </li></ul>10/06/09 www.urjc.es
  188. 188. Tablas: Reglas de validación: <ul><li>Luego buscaremos una función que devuelva la fecha de hoy. </li></ul><ul><li>Para ello hacemos doble clic en Funciones/Funciones incorporadas/Fecha/Hora/Fecha. </li></ul>10/06/09 www.urjc.es
  189. 189. Tablas: Reglas de validación: <ul><li>Para agregar la regla de validación hacemos clic en Pegar . </li></ul><ul><li>Ahora tenemos nuestra regla de validación completa. </li></ul><ul><li>Finalmente hacemos clic en Aceptar . </li></ul>10/06/09 www.urjc.es
  190. 190. Tablas: Reglas de validación: <ul><li>El resultado es el siguiente: </li></ul>10/06/09 www.urjc.es
  191. 191. Tablas: Texto de validación: <ul><li>Access también ofrece la posibilidad de introducir un texto de validación. </li></ul><ul><li>Esta propiedad permite que si en el campo se intenta introducir un valor que no cumpla la regla de validación, aparecerá un mensaje de error con el texto de validación que hayamos escrito. </li></ul>10/06/09 www.urjc.es
  192. 192. Tablas: Campo requerido: <ul><li>Si queremos que un campo se rellene obligatoriamente tendremos que asignar a esta propiedad el valor Sí , en caso contrario el valor se

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