Curso: Cómo participar en exposiciones - CAVEDATOS 100915

Material de apoyo del curso

Cómo participar exitosamente
en exposiciones profesionales
Una guía para aprovechar el más efectivo medio de
comunicación con audiencias especializadas

material desarrollado y presentado por

José Antonio Maldonado B.

Caracas, septiembre 2010

www.expoconsultores.com - Cómo participar exitosamente en exposiciones página 1 / 24

Contenido
Introducción...........................................................................................................................................................3
Primera Parte: El valor comunicacional de las exposiciones ....................................................................................4
Por qué participar en exposiciones .......................................................................................................................4
Las exposiciones permiten mejorar la eficacia comercial ..................................................................................4
Permiten generar contactos con nuevos clientes ..............................................................................................4
Las exposiciones permiten realizar ventas “en vivo” .........................................................................................5
La comparación facilita la toma de decisiones y acelera el proceso de compra ...............................................5
Son excelentes mercados de prueba ................................................................................................................5
Las exposiciones tienen una versatilidad sin igual ............................................................................................6
Segunda Parte: Cómo participar en exposiciones ....................................................................................................7
Las metas claras son la clave del éxito .................................................................................................................7
Recomendaciones para establecer metas ........................................................................................................7
Planificación y control............................................................................................................................................8
Calendario de actividades .................................................................................................................................8
Selección de espacios...........................................................................................................................................9
La producción del stand ......................................................................................................................................10
Formulación de presupuestos .............................................................................................................................11
Actividades promocionales..................................................................................................................................11
Promoción antes y durante el evento ..................................................................................................................12
Correo directo .................................................................................................................................................12
Relaciones públicas ........................................................................................................................................13
Promoción durante la exposición ....................................................................................................................14
El equipo humano y su desempeño en el evento ................................................................................................14
El equipo de atención en el stand ...................................................................................................................14
Puntos clave para el personal de atención al cliente.......................................................................................15
Consejos útiles para el desempeño del equipo durante la exposición ............................................................15
Manejo de datos y contactos...............................................................................................................................17
Anexo 1 Matriz de medición de cumplimiento de objetivos .............................................................................19
Anexo 2 Lista de datos para presupuesto ........................................................................................................21
Anexo 3 Ejemplo de planilla de recolección de datos .....................................................................................23
Anexo 4 Dotación básica del stand .................................................................................................................24

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Introducción
La participación en exposiciones es uno de los medios de promoción más efectivos para conseguir resultados
comerciales, gracias a su capacidad de establecer contacto directo con grupos objetivos bien definidos.
Como todas las herramientas de mercadeo y promoción, es una inversión para acelerar el desarrollo de su
actividad comercial. Al igual que cualquier otra inversión correctamente administrada, proporciona una
rentabilidad basada en los objetivos establecidos de antemano, siempre y cuando se siga una metodología
coherente, con sentido práctico.
Teniendo estos conceptos en mente, y recopilando información de variadas fuentes internacionales, hemos
preparado este manual como una herramienta de apoyo para los expositores que participan en estos eventos,
con la intención de ayudarles a sacar el máximo provecho a su presentación con un desempeño profesional.
A través de sus páginas ponemos a su disposición nuestra experiencia en este sector, y comentaremos las
ventajas de las exposiciones como medios de comunicación directa con mercados profesionales, su valor
promocional en tiempos difíciles, y desarrollaremos múltiples aspectos de utilidad práctica.
Una vez tomado el curso, recomendamos compartir esta información con los equipos encargados de producir el
stand, programar las actividades, atender a los visitantes durante el evento y quienes harán el seguimiento
comercial al terminar la exposición.
Otros servicios relacionados
Específicamente en mercadeo ferial, ofrecemos nuestra experiencia en:
 Organización y operación de exposiciones para gremios, asociaciones y grupos privados.
o Generación y desarrollo de conceptos.
o Estrategia comercial y modelos de negocios.
o Campañas de difusión en medios tradicionales y digitales.
 Asesoría integral a expositores
o Planes estratégicos de participación, incluyendo establecimiento de metas, mercadeo, ROI.
o Selección de eventos y espacios, diseño de stands, comunicación, material de apoyo.
o Adiestramiento de los equipos de atención al público en exposiciones.
ExpoConsultores nació como una firma dedicada a proveer servicios de:
 Dirección de mercadeo
o Estrategia y campañas integradas de mercadeo digital, redes sociales y publicidad en línea.
 Desarrollo de negocios
o Generación de planes de negocios y gestión estratégica.
 Adiestramiento corporativo
o Desarrollo de competencias personales, técnicas y específicas.
Para mayor información
Comuníquese con ExpoConsultores TM, C.A.
 José Antonio Maldonado, Director, director@expoconsultores.com
 Website: www.expoconsultores.com
 Apartado postal: 69.157, Caracas 1062, Venezuela.
 Teléfonos: +58 (416) 621-6666


Primera Parte: El valor comunicacional de las exposiciones
Por qué participar en exposiciones
Las exposiciones son el medio que lleva al cliente hasta donde usted está
Las exposiciones permiten mejorar la eficacia comercial
Eficacia cuantitativa
Las exposiciones se caracterizan por una singular y elevada “concentración” de oferta y demanda, derivada de la
reunión de expositores y visitantes especializados en un solo lugar con el objetivo de intercambiar información y
acelerar los procesos comerciales. La participación activa en estos eventos genera una mejora “cuantitativa” de la
eficacia comercial, ya que Usted puede realizar muchos más contactos en un lapso de tiempo más reducido.
Durante su jornada de trabajo, el vendedor medio dedica a sus clientes entre el 20 y el 30% de sus horas de
trabajo, y el resto se consume en transporte, programación de citas, reportes y otras actividades de apoyo, no en
la venta. En cambio, en las exposiciones profesionales la dedicación está enfocada 100% en la atención de
clientes especializados en un medio de alta concentración.
Las exposiciones también suponen un ahorro significativo de desplazamiento y de tiempo de espera asociados a
los procesos comerciales. Normalmente, es el vendedor quien visita al cliente en sus oficinas, mientras que en las
ferias son los clientes los que se acercan al stand del vendedor.
Eficacia cualitativa
La mejora de la eficacia comercial en su vertiente “cualitativa” es el fruto del “estado mental positivo” con el que
acuden los visitantes.
El profesional que acude a una exposición tiene el objetivo de conocer más, informarse sobre las novedades del
sector, relacionarse con colegas y especialistas, evaluar alternativas de adquisición, e incluso tomar decisiones
de compra. No está presionado por la rutina de su trabajo diario, cosa que sí sucede cuando la entrevista se
desarrolla en las oficinas del cliente y, aunque sutil, esta diferencia es tremendamente importante.
Así pues, las exposiciones crean y brindan la oportunidad de comunicarse con el mercado en las mejores
condiciones posibles, por su elevada concentración de visitantes con un estado mental positivo.
Permiten generar contactos con nuevos clientes
Para cualquier empresa, el crecimiento se puede lograr con la combinación de dos estrategias:
 Retener y desarrollar los clientes actuales
 Ubicar y convertir a nuevos clientes.
En todos los mercados siempre existen nuevas oportunidades de negocio, y a menudo el problema es cómo
detectarlas y manejarlas. Las exposiciones son una de las mejores y más eficaces maneras de entrar en contacto
con clientes potenciales, ya que la concurrencia de proveedores especializados, los programas de comunicación
diseñados por el organizador y la sinergia en la convocatoria de los expositores atraen a quienes toman las
decisiones en el sector industrial de su interés.
En este caso, la concentración de visitantes y el estado mental positivo anteriormente descrito, son determinantes
en la facilidad de establecer nuevas y productivas relaciones. Si su empresa tiene una propuesta que satisface
las necesidades actuales o previstas del cliente, éste buscará establecer contacto con su equipo, aún cuando no
haya venido específicamente en busca de los servicios de su compañía.


Las exposiciones permiten realizar ventas “en vivo”
Nunca se ha sabido de un aviso impreso respondiendo a cuestionamientos del lector, ni a un programa de radio o
TV permitiendo interactuar en una demostración. Incluso en Internet, la interacción está “programada”.
Una clara ventaja de las exposiciones frente a los otros medios de comunicación como periódicos, revistas, vallas
publicitarias, radio, televisión e incluso la venta tradicional personalizada es la posibilidad de presentar el producto
“en vivo”, apelando a una interacción sensorial integral, en un ambiente de alta concentración con las mejores
condiciones posibles.
En la exposición el cliente potencial podrá apreciar las características organolépticas del producto, color, brillo,
gusto, olor, sonido, resistencia, textura, manejabilidad, acabado y temperatura del producto. Si se trata de
servicios, su auditorio podrá experimentarlo, así como los procesos involucrados y su eficacia.
A diferencia de los demás medios de comunicación, la interacción directa con su personal le permitirá conocer y
orientar las reacciones de su cliente potencial, contestando y argumentando todas las preguntas que se plantean.
La comparación facilita la toma de decisiones y acelera el proceso de compra
Además de la concentración, la comparación entre las diferentes ofertas en un espacio definido es uno de los
secretos del éxito de los centros comerciales. Si el cliente desea comprar o informarse, hay que facilitarle la tarea.
La posibilidad de comparación es una de las ventajas de las exposiciones. Podríamos decir que las ferias son
como un centro comercial temporal.
La presencia de competidores facilita el proceso de toma de decisiones, ya que el cliente puede hacer en
cuestión de horas lo que de otro modo supondría semanas, identificando proveedores, solicitando presupuestos y
comparando especificaciones. Para que su producto o servicio sea el “ganador” de este proceso de compra debe
tomar en cuenta estas recomendaciones:
 Investigue cuáles son las ventajas diferenciales que su producto y / o servicio tiene para sus clientes. No
las ventajas que usted cree que tiene, sino las que sus clientes realmente valoran. Recomendamos una
investigación entre sus clientes para descubrirlas antes de la exposición
 Conozca a sus competidores, sus nuevos productos, precios, condiciones comerciales, plazos de entrega
y capacidad logística.
 Determine las ventajas que los competidores ofrecen a su grupo objetivo
 Compare las ventajas de sus productos y las ventajas de la competencia
 Ajuste su campaña de comunicación para resaltar las ventajas “diferentes” y “relevantes” que su producto
o servicio supone para la satisfacción de las necesidades de sus clientes
Son excelentes mercados de prueba
La presentación de un nuevo producto o servicio en un ambiente con alta concentración de especialistas permite
hacer una evaluación del potencial de venta del mismo.
Con una adecuada preparación, se pueden lograr resultados válidos y relevantes consultando la opinión de
clientes actuales y potenciales durante una exposición.
 ¿Está claro el concepto del producto? ¿Se entiende su funcionamiento?
 ¿Satisface las necesidades del consumidor? ¿Cómo se puede mejorar?
 ¿Tiene un precio adecuado? ¿Es necesario introducir modificaciones en su diseño?
 ¿Son adecuados los canales de distribución, o se deben buscar alternativas?
 ¿Necesita estrategias especiales de comunicación o promoción?
 ¿Hay intención de compra?

En los días que dura la exposición se habrá conseguido suficiente información que permitirá reducir al mínimo el
riesgo de errores en el lanzamiento de un nuevo producto. Este proceso habría sido mucho más costoso en
tiempo, dinero y riesgo en caso de haber utilizado la red de ventas o un asesor en investigación de campo para
llevarlo a cabo.
Los compradores están siempre muy bien informados y, si el nuevo producto o servicio satisface plenamente a
quienes asisten a la exposición, se puede afirmar que pasará lo mismo con su lanzamiento definitivo al mercado.
Las exposiciones tienen una versatilidad sin igual
Son el único medio promocional / comercial que permite
 Concentrar a los clientes más activos en un solo sitio
 Demostrar productos y responder preguntas en vivo
 Dar la oportunidad de rebatir objeciones y encontrarse personalmente con su mercado
 Comparar distintas opciones, calidades, enfoques y propuestas
 Comunicar su mensaje a través de los cinco sentidos de su cliente
 Manejar simultáneamente varias estrategias de mercadeo
o Desde la construcción de imagen a largo plazo hasta ventas inmediatas
o De investigación de mercados hasta la generación de cobertura de medios
o Del lanzamiento de productos a la atención de clientes leales
o Desde la educación de profesionales hasta la captura de datos de alto valor comercial
o Del refuerzo de contactos especializados al desarrollo de inteligencia de mercados
Una vez comentados los beneficios de participar en exposiciones, pasaremos a revisar la apropiada orientación
las actividades a realizar en la segunda parte de este manual.

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Segunda Parte: Cómo participar en exposiciones
Las metas claras son la clave del éxito
Si no sabes a donde quieres ir, es muy probable que llegues a cualquier otro sitio
El secreto del éxito del expositor se basa en la definición de las metas que quiere alcanzar con la participación en
exhibiciones profesionales y la manera como desarrolla su estrategia. Estas metas deben tomarse como base
para todas las decisiones relacionadas con el evento.
Recomendaciones para establecer metas
Sus metas para la exposición deben estar alineadas con los objetivos corporativos
Esta es una herramienta promocional que debe ser parte de las estrategias integrales de desarrollo
Evalúe, discuta y cuantifique con el equipo los indicadores y las metas que aspira alcanzar
 Generar nuevos contactos de negocios  Investigar mercados y medir reacciones
 Aumentar las ventas y tomar pedidos  Adiestrar profesionales y consumidores
 Ampliar canales de distribución  Proyectar imagen y posicionamiento
 Lanzar nuevas líneas y productos  Dar seguimiento a la competencia
Ponga sus metas por escrito
Esto genera compromiso en su equipo y facilita el control de resultados.
Recuerde las características de una meta bien definida
 Específica, definiendo la calidad y cantidad de los resultados
 Medible, facilitando el apropiado control
 Alcanzable y realista
 Limitada en el tiempo, dentro de un lapso razonable
Algunos ejemplos concretos dentro de una exposición
Los objetivos que puede conseguir con las exposiciones no se limitan al ámbito comercial:
 Generar 200 contactos calificados para el producto “A”
 Hacer 20 demostraciones en vivo por cada representante
 Distribuir 150 programas de prueba entre ingenieros especializados
 Detectar 10 empresas del sector para desarrollarlas como distribuidores de valor agregado
 Establecer contacto personal con 20 Directores de Planificación de empresas de más de 20 MM US$/año
 Lograr 180 nuevos seguidores en Twitter, Facebook, u otra red social donde la empresa tenga presencia
 Capturar 260 suscripciones para el boletín mensual de la empresa
 Contactar a 15 editores / periodistas y entregarles Press Kits
 Recibir personalmente en el stand a 20 clientes clave de la zona 4
 Presentar el prototipo “X” a 30 especialistas y recoger sus impresiones por escrito con un cuestionario
Este tema se desarrolla en la matriz de medición del cumplimiento de metas, parte de los anexos de este manual.


Planificación y control
La planificación es el recurso que nos permite improvisar con elegancia
Prepararse con anticipación tiene beneficios muy concretos para asegurar el éxito del proyecto y el ahorro de
costos innecesarios. Mientras más detallada sea su planificación, mejores serán las oportunidades de control.
Calendario de actividades
A continuación encontrará un programa sugerido de actividades para estructurar su proyecto de participación.
6 a 12 meses antes del evento
 Determinar el presupuesto general disponible para su participación
 Reservar y contratar el espacio para tomar la mejor ubicación y aprovechar descuentos
 Contactar a conferencistas, casa matriz y / o aliados externos que le puedan apoyar en su presentación
4 meses antes
 Establecer las metas específicas para la exposición
 Definir los productos involucrados y el mensaje principal de su presentación
 Estudiar cuidadosamente el manual del expositor y comenzar a trabajar en el diseño del stand
 Empezar a definir y reclutar el equipo de atención al visitante
 Completar la información solicitada por el organizador, incluyendo datos de su servicio de RRPP
3 meses antes
 Establecer el programa de trabajo diario para la exposición
 Planificar y reservar boletos, viajes y alojamiento, si es necesario
 Confirmar la disponibilidad de los equipos y suministros externos
 Pautar sus avisos en los medios de comunicación especializados
 Planificar el desarrollo del material impreso y promocional
6 a 8 semanas antes
 Confirmar el reclutamiento del equipo de atención en el stand
 Verificar el desarrollo del stand y los gráficos
 Iniciar la campaña de invitaciones a clientes y mercadeo directo
 Solicitar las muestras, literatura y equipo dentro de su empresa
 Entregar las solicitudes de servicios adicionales como energía, teléfonos y mobiliario
 Confirmar la distribución notas de prensa, publicidad y avisos en el directorio
3 a 4 semanas de anticipación
 Distribuir cartas, invitaciones y pases de cortesía entre sus clientes y relacionados
 Confirmar los horarios de montaje y coordinar la entrega de material en sitio
 Preparar el material de entrenamiento para el equipo de atención en el stand
1 a 2 semanas anteriores
 Preparar el paquete de suministros y herramientas del stand
 Confirmar reservaciones de transporte y alojamiento
 Verificar la disponibilidad de los servicios adicionales


En el sitio, antes de la apertura
 Instalar su stand tan pronto esté disponible el espacio
 Retirar los distintivos de los expositores y cupones de comida
 Confirmar la llegada del material y el oportuno inicio del montaje
 Reunir al equipo de trabajo para repasar los objetivos, estrategias y tácticas
Durante el evento
 Reunir diariamente el equipo de trabajo para evaluar procesos, resultados y correctivos
 Verificar los detalles relacionados con el desmontaje del evento
 Reservar el espacio para la siguiente edición de la exposición
Después del evento
 Distribuir la base de datos e iniciar el seguimiento de los contactos
 Enviar notas de agradecimiento a personas y empresas que visitaron el stand
 Reunir al equipo y hacer una evaluación profunda de metas, procesos y resultados
Otros consejos
 Investigue cuáles de sus aliados y competidores estarán presentes

Selección de espacios
Reserve con tiempo para tener el mejor espacio y las mejores condiciones
Existen ideas aparentemente contradictorias en relación con la selección de los espacios más adecuados para
presentarse en una exposición. Ciertamente las ubicaciones próximas a los accesos y pasillos principales tienen
más volumen de visitas pero, a menos de que sea una exhibición muy grande y la visita muy corta, el profesional
interesado tiende a recorrer toda la exposición, así que ningún espacio dejará de ser visitado.
Tipos de espacio
 En pasillo o lineales, el tipo más común, con una cara abierta y tres lados cerrados.
 Conectores, dos caras abiertas a zonas de circulación por extremos opuestos
 Esquina, abiertos en dos de sus lados hacia pasillos concurrentes.
 Península, con tres caras abiertas y conectado a stands vecinos por un solo lado
 Isla, con cuatro lados abiertos, sin adosarse a espacios vecinos
Es conveniente asesorarse en el manejo de la relación de caras abiertas, que le permiten visibilidad desde
distintas rutas de aproximación, vs la cantidad de caras cerradas, que le permitirían tener un telón de fondo para
montar su exhibición. Por otra parte, un espacio en isla es la mejor oportunidad para un diseño más atractivo, con
un centro de recepción y áreas diferenciadas para cada actividad.
Conozca el plano del evento
En base a sus objetivos y estrategias, evalúe cómo puede aprovechar la proximidad a los siguientes elementos:
 Altura libre  Cafetería y servicios de alimentación
 Posibilidades de mezzanina  Conexiones de agua, desagüe y energía
 Entradas y salidas  Salas de conferencia
 Mesa de registro de visitantes  Oficina de prensa
 Sanitarios  Aliados y competidores


La producción del stand
Una vez definido el sitio apropiado alcanzar sus objetivos, debe llevar su atención a la decoración, el
equipamiento y el acondicionamiento del espacio para comunicar su mensaje y facilitar el logro de sus metas.
Tipos de stand según su estructura
 Sencillos o caseros: son los que aprovechan el material disponible en las oficinas del expositor para
decorar el espacio. Rara vez se destacan y denotan un presupuesto muy limitado o un escaso interés.
 Modulares: utilizan piezas estandarizadas que se combinan en un conjunto atractivo y funcional. En
general, este tipo de decoración permite buenos resultados con costos moderados.
 Portátiles: constan de estructuras desarmables o plegables que permiten un balance entre una presencia
profesional y la facilidad de transporte, manejo y ensamblaje.
 A la medida: se trata de diseños especialmente adaptados a las necesidades funcionales y
requerimientos de imagen del expositor. Normalmente son costosos, pero causan la mejor impresión.
En cualquiera de los casos, los diseños deben cumplir con las regulaciones de uso del espacio que encontrará en
su manual del expositor. El organizador de la exposición puede darle los datos de empresas especializadas que
ofrecen servicios de diseño, alquiler, montaje y decoración de stands.
Consejos para controlar costos
 Planifique, diseñe y ordene con tiempo la producción del material y los gráficos para evitar recargos
 Exija un dibujo de la propuesta del stand antes de aprobar el diseño
 Prepare el material de manera que pueda utilizarlo en otros eventos, evitando mencionar fechas
 Circule los diseños y textos entre sus colaboradores para detectar errores antes de la producción
 Contacte a sus suplidores locales e internacionales, invitándolos a colaborar con equipo, gráficos, etc.
 Tenga a mano todos los detalles de su identidad corporativa, logotipos, tipografías, colores precisos, etc.
 Si decide comprar un stand, siempre puede usarlo como exhibición permanente en sus oficinas
Qué ven los visitantes
El diseño arquitectónico, las actividades y el mobiliario están íntimamente relacionados con la percepción del
visitante. Deben ser tomados en cuenta para seleccionar la propuesta que mejor se adapte a sus objetivos.
 Stands abiertos: Invitan a pasar, ver y preguntar; captura masiva de contactos
 Stands cerrados: Acceso por invitación, información confidencial dentro del stand, negociación privada
 Recepción tipo barra: Centro de atención primaria para distribución a módulos especializados
 Sectorizados: Empresa que ofrece múltiples soluciones en su segmento
 Mezzanina: Sitio reservado para atención de grandes clientes, centro de negociación
 Mesa de reuniones, ambiente cerrado: Negociación muy confidencial, soluciones ajustadas a cada cliente
 Mesa para reuniones, ambiente abierto: Intercambio de detalles y moderada necesidad de atención
 Mobiliario tipo recibo: Charla social, sin detalles
 Mobiliario tipo auditorio: Centro de entrenamiento y capacitación
 Maquinaria en operación: Posibilidades de ver directamente los procesos productivos y sus instalaciones
 Centro de demostración y muestreo: Oportunidades para experimentar en vivo los atributos del producto
Además de estas consideraciones específicas, debe tener en cuenta factores generales como el uso del color,
movimiento, iluminación, gráficos, sonido ambiental, etc.


Transporte y logística
 Busque la ayuda de empresas especializadas si necesita importar temporalmente equipo y material
 Nunca asuma que el transportista sabe cómo manejar su carga, especialmente si ésta es delicada
 No vale la pena intentar ahorrar en señalización y embalaje de paquetes
 Prefiera candados de combinación para cerrar gabinetes y contenedores

Formulación de presupuestos
Coordinar una exposición es una actividad compleja que involucra múltiples partidas de gastos. La gran cantidad
de actividades y materiales propicia que algún rubro quede fuera de control y genere gastos imprevistos.
Rubros a considerar
A continuación enumeramos algunos rubros a tomar en cuenta en su presupuesto de inversión.
 Espacios de exhibición en alquiler  Comunicación, publicidad y promoción
 Construcción del stand  Gastos del personal interno y contratado
 Acondicionamiento y mobiliario  Actividades especiales dentro del evento
 Servicios adicionales en sitio  Hospitalidad y atención a visitantes
 Transporte y almacenaje de materiales  Otros costos
La lista se presenta con detalles en la sección de anexos a este manual, y está disponible como hoja de cálculo.
Seguimiento al presupuesto
De acuerdo a la planificación sugerida, la estimación de los montos de inversión debe hacerse con la debida
antelación – 6 a 12 meses - para garantizar la asignación de los fondos. En algunos casos, y dependiendo de los
procesos administrativos de cada empresa, se debe iniciar hasta 18 meses antes de la exposición.
Una vez definido el monto total, se recomienda programar una labor de seguimiento para asegurar que los costos
no se salen de los parámetros establecidos, revisando y controlando unas dos o tres veces durante el desarrollo
del plan de presentación. Una vez concluida, las cifras definitivas le permitirán medir la rentabilidad de su
participación en la exposición.

Actividades promocionales
Una exposición profesional se puede definir como un foro de negocios en el que confluyen proveedores y
consumidores que pertenecen a un mercado específico o a un grupo profesional definido, facilitado por un
organizador que coordina su interacción, con el auspicio de cámaras y asociaciones.
Desde el punto de vista comunicacional, tanto expositores como organizadores y organismos auspiciantes,
ejercen un papel activo en la promoción del evento para hacer llegar el mensaje al público sensible a este
mensaje y convertirlos en visitantes activos.
Mientras el organizador ejecuta campañas de corte general, promoviendo EL EVENTO, los expositores se
esfuerzan para convocar a clientes actuales y potenciales para garantizar que les visiten específicamente en sus
stands, promoviendo SUS PRODUCTOS.
Por parte del expositor, la participación exitosa en exposiciones implica desarrollar actividades en tres etapas:
 Antes de la apertura para asegurar que asistan los visitantes que Ud. quiere ver
 Durante la exposición para aprovechar las oportunidades de interacción directa con su público objetivo; y
 Después del cierre de la feria, para capitalizar los contactos generados


Oportunidades de promoción propias del evento
Los organizadores de exposiciones ofrecen herramientas y piezas comunicacionales que le permitirán asociar su
imagen al evento desde antes de su inicio. Esta vinculación y su difusión en un ambiente de alta concentración de
prospectos las hace muy valiosas para promover sus productos y servicios.
Las opciones comúnmente disponibles se desarrollan antes y durante el evento, y algunas de ellas incluso tienen
permanencia en el tiempo. Las que puede utilizar en la fase de promoción son:
 Patrocinio de las campañas en medios masivos, prensa, radio, TV, medios exteriores, Internet
 Mención en material promocional impreso como afiches y volantes usados antes y durante la expo
 Participación en las ruedas de prensa y entrevistas organizadas por la dirección de la exposición
 Directorio de la exposición: una guía de referencia que los visitantes consultan en papel y en línea
 Publicidad en el sitio: material promocional expuesto a la máxima concentración de clientes potenciales
 Eventos dentro del evento: oportunidades de informar, capacitar, fidelizar y atender a los especialistas

Promoción antes y durante el evento
Las campañas más efectivas en la atracción de visitantes calificados se apoyan principalmente en el mercadeo
directo, enfocándose en invitar directamente y de manera personalizada a clientes actuales y potenciales,
complementando la estrategia con contactos indirectos a través de cámaras, asociaciones, y reforzando con algo
de publicidad masiva y notas de prensa como recordatorio en los últimos días antes de la inauguración.
Correo directo
Con estas campañas el expositor alcanza directamente a destacados compradores y factores de decisión
identificados con anterioridad al evento.
Recomendaciones generales
 Planificar los tiempos de desarrollo y entrega para que el cliente reciba la invitación con tiempo suficiente
para programar la visita en su agenda
 Determinar qué producto o servicio es el más atractivo para cada tipo de cliente objetivo, y utilizar esta
información en la redacción de las cartas de invitación, con un mensaje enfocado en los beneficios
 Haga referencia a su participación en cada comunicación de su empresa, facturas, pagos, cartas y
órdenes de compra, usando etiquetas, sellos y postales
 Mencione su participación en la exposición en las redes sociales en las que tiene espacios
 Sea consistente en los mensajes enviados antes y después de la exposición. Prepárelos todos juntos
 Mencione razones para visitar su stand, tales como incentivos comerciales, obsequios, charlas técnicas,
programas de reconocimiento a clientes destacados, oportunidades de conversar con propietarios y
conferencistas, o estrechar vínculos personales
 Desarrolle métodos de evaluación, seguimiento y control para sus piezas gráficas y digitales
Una campaña efectiva de mercadeo directo necesita de unas tres piezas enviadas en intervalos programados,
iniciándose hasta tres meses antes de la apertura del evento.
El uso pases de cortesía
Los pases de cortesía son una de las herramientas promocionales más efectivas, que le permiten invitar a quien
usted quiere ver en la exposición.
 Entregue los pases con 4 – 6 semanas de anticipación, como parte de su campaña de mercadeo directo


 Acompáñelos de un mensaje con cinco razones para visitar su stand: nuevos productos, condiciones
especiales, asesoría técnica especial, contacto con investigadores, demostraciones en vivo, muestras,
cursos y adiestramiento, obsequios, oportunidades de conversar con directores de la empresa, etc.
 Envíelos de forma personalizada a quienes toman las decisiones en empresas a las que Ud. quiere
venderle por primera vez, a clientes actuales con perspectivas de desarrollo y a líderes de la industria.
 Verifique la recepción de los pases de cortesía y aproveche la oportunidad para hacer citas con clientes
No se preocupe si piensa que los consumidores más importantes reciben varias invitaciones. Lo normal es que
distribuyan sus pases entre sus colaboradores cercanos de mayor influencia, colegas y relacionados
Haciendo efectivas sus piezas de mercadeo directo
Estos consejos le ayudarán a diferenciarse del correo y la publicidad que reciben sus clientes potenciales.
 Use formatos inesperados para distinguir su mensaje del resto de la correspondencia.
 Imprima sus sobres o coloque etiquetas pre anunciando su contenido “Visítenos en ExpoEjemplo”
 Incluya cuestionarios cortos que precalifiquen a sus contactos, a cambio de algún premio si le visita
 Considere la opción de enviar piezas distintas a los distintos tipos de audiencia
 Utilice bases de datos confiables y actualizadas
Relaciones públicas
Los reporteros, periodistas y redactores de los medios de comunicación siempre tienen necesidad de noticias
para publicar. El manejo apropiado de estas relaciones puede ser una ayuda invaluable en la comunicación de su
mensaje con una inversión mínima y una difusión importante.
La preparación del material y la gestión de estos contactos puede hacerse internamente o con la ayuda de
asesores especializados fuera de su empresa. Algunas actividades y recursos a tener en cuenta son:
Antes de la exposición
 Adecúe los contenidos de su sitio Web, sus blogs, redes sociales y otros canales
 Prepare notas de prensa diferenciadas para medios locales y especializados
 Disponga de artículos impresos y descargables acerca de aplicaciones de sus productos y servicios
 Convoque a los comunicadores sociales y a los medios a participar en ruedas de prensa
 Distribuya invitaciones personales para que editores y reporteros visiten su stand
 Establezca contacto con la oficina de coordinación de prensa del evento
Durante la exposición
 Entregue paquetes de prensa - Press Kits – en la oficina de prensa, y disponga de algunos en CD
 Ofrezca artículos técnicos – white papers - para entregar o enviar a los visitantes de su stand
 Organice talleres y seminarios, demostraciones y “visitas guiadas” de sus productos
 Coordine ruedas de prensa con anuncios significativos
Después de la exposición
 Prepare informes de las menciones de su empresa en la prensa como material promocional
 Aproveche los recortes de prensa – en papel y digital - para hacer un boletín de su cobertura
 Divulgue los resultados de su participación a través de su red de prensa, su sitio Web y otros canales


Promoción durante la exposición
Ya la industria conoce del evento por las campañas generales desarrolladas por el organizador, y los expositores
más activos han iniciado campañas de relaciones públicas, mercadeo directo y publicidad para atraer a los
visitantes. Ahora es tiempo de confirmar la visita y asegurar la permanencia del mensaje al concluir la exposición.
Publicidad
 Utilice publicidad digital segmentada y medios locales invitando a visitar su stand en la exposición
 Use un mensaje directo y atractivo, con razones para acudir a verle
 Mencione su participación en otras campañas de su empresa pautadas durante la feria
El directorio de la exposición
Tanto en línea como en papel, esta es una oportunidad de extender su mensaje mucho más allá de los días en
los que la exposición está abierta al público. Considere lo siguiente:
 Los compradores interesados planifican su visita y consultan el directorio en línea
 Cada visitante recibe un ejemplar gratuitamente al pasar por la mesa de registro
 Contiene información de interés para el profesional y se convierte en material de referencia que es
conservado y consultado mucho más allá de la exposición, como mínimo hasta la siguiente feria
 Su mensaje llega a un grupo concentrado de profesionales del sector, directo, sin desperdicio
Eventos dentro del evento
Los eventos permiten elevar el perfil de su empresa en un ambiente controlado, asociando su actividad al marco
de la exposición. Entre las opciones normalmente disponibles están:
 Presentaciones y lanzamientos de productos en un ambiente de alta concentración de profesionales
 Demostraciones y espectáculos relacionados con sus marcas
 Charlas técnicas y comerciales en los salones de conferencias
 Cursos de adiestramiento para sus distribuidores y clientes
 Recepciones sociales y brindis, abierto a los asistentes o en áreas reservadas a sus invitados

El equipo humano y su desempeño en el evento
En las exposiciones el equipo humano hace el stand
Además de una ubicación apropiada, la decoración del espacio y un material informativo de primera calidad, un
elemento muy importante de su participación en exposiciones es la selección y el desempeño del equipo humano
durante el desarrollo del evento.
Es la gente encargada de establecer el contacto directo con el cliente quien hace la diferencia a la hora de
demostrar y comunicar los beneficios de sus propuestas comerciales.
La debida selección y entrenamiento del personal son aspectos fundamentales a tomar en cuenta, y la
distribución de las distintas tareas debe hacerse de acuerdo con los objetivos de su presentación y con las
capacidades del equipo.
El equipo de atención en el stand
En esta sección tocaremos varios puntos de interés, desde la selección del personal, pasando por consejos para
el adiestramiento, y llegando a las situaciones que se deben evitar a toda costa. Recuerde que su gente hace su
imagen.


Cómo integrar el equipo
Evalúe estas sugerencias, de acuerdo a sus objetivos, los productos a exhibir y las características de su stand.
 Asigne la responsabilidad de coordinación del stand a una persona comprometida con la empresa
 Se recomienda un mínimo de una persona por cada 6 - 9 m2 de área de stand
 Calcular “una persona y media” por cada estación de atención al visitante o por cada línea de productos
 Solicite la colaboración de su casa matriz, aliados y/o proveedores para que envíen personal técnico
 Considere armar equipos especializados de recepción-distribución, informadores y cerradores
 Siempre incluya gerentes y ejecutivos que puedan recibir a visitantes de alto nivel y actuar como voceros
Puntos clave para el personal de atención al cliente
Una vez seleccionado el personal de atención, debe involucrarlo en el proceso para asegurarse de que entienden
los procesos y oportunidades que se presentarán en la exposición.
No se limite al personal interno, incluya a anfitrionas y cualquier otro integrante del equipo.
Por qué su empresa se presenta en el evento
 Cuál es el propósito de participar en la exposición
 Metas cualitativas y cuantitativas a cumplir
Qué se está exhibiendo
 Datos básicos de la compañía, historia y desempeño
 Los productos y servicios presentes en el stand, aplicaciones, características y detalles
 Procesos comerciales, logística, plazos de entrega
Qué se espera del equipo del stand
 Programa de responsabilidades y tareas individuales de los integrantes del equipo
 Metas personales alineadas con los objetivos de participación
 Considere la implementación de un plan de incentivos que les mantenga alertas y motivados
Cómo deben realizar lo que se espera de ellos
 Entrene a su personal para que sean más efectivos en la atención del stand
 Maneras correctas de abordar al cliente y evaluar su potencial de negocios
 Uso de los dispositivos de apoyo y demostración, administración del material promocional
 Argumentos para manejar las objeciones y cómo “cerrar” para atender a un nuevo visitante
Para mantener a todos sus colaboradores en sintonía, es importante establecer un programa de reuniones antes
de abrir la exposición y luego de cada cierre diario.
Revise el desarrollo y los resultados a diario, evalúe las buenas y malas prácticas – propias o de los otros
expositores - para incorporar las enseñanzas en la siguiente sesión y recuérdeles las metas. Tome unos minutos
al final de cada día para analizar los resultados y repasar el plan del día siguiente.
Consejos útiles para el desempeño del equipo durante la exposición
Seguramente su grupo comercial tiene toda la experiencia del mundo en el manejo de procesos de venta, sin
embargo es muy importante recordarles que la dinámica de una exposición es muy particular.
Maximizar el número de contactos productivos es generalmente una de las primeras prioridades en este tipo de
promoción, lo que requiere de un sistema de trabajo ligeramente distinto para cumplir rápidamente con el ciclo de


establecer contacto, evaluar al cliente y desecharlo o cerrar con un plan de seguimiento, para comenzar de nuevo
con otro visitante lo más rápidamente posible.
Cómo abordar a los visitantes
Es muy importante saber cómo romper el hielo y hacer una entrada positiva cuando se dirija a los visitantes
 Prepare varias preguntas de entrada, de tres a seis para cada línea de productos
 Maneje conscientemente la primera impresión, sonría y mantenga contacto visual
 Utilice preguntas abiertas en su conversación con el cliente, quién, qué, dónde, cuándo, cómo, por qué...
 Oriente su conversación a temas de la industria, a los beneficios de su producto y a situaciones reales
Calificando a los clientes potenciales
El tiempo es corto, la concentración de especialistas es muy alta, y debe sacar el máximo provecho del evento
 Recuerde la regla 80 – 20, y no hable por más de dos minutos seguidos
o Escuche a su cliente 80% del tiempo
o Hable 20% acerca de su producto, sus beneficios y cómo cubren las necesidades del cliente
 Investigue las necesidades del visitante, si ya tiene un proveedor actual y su nivel de satisfacción
 Utilice preguntas que descubran el nivel de interés / necesidad de sus productos
 Determine el nivel de influencia del visitante en la toma de decisiones
 Explore los parámetros de tiempo estimado para la compra y el presupuesto de su cliente
Cómo presentar productos
 Use el método CBO - característica, beneficio, opinión: “Nuestro sistema de bajo consumo (característica)
le permitirá ahorrar costos de energía (beneficio)... ¿Cómo calificaría la aplicación de estos sistemas en
sus procesos habituales (opinión)?”
 Establezca comparaciones sutiles con los productos y beneficios que ofrece la competencia
 Muestre los nuevos usos, líneas de productos y aplicaciones a clientes existentes
 Busque alianzas con otros expositores que ofrecen productos complementarios
Demostraciones en vivo
 Diseñe y exhiba un calendario de las actividades, poniendo horarios a demostraciones y charlas en grupo
 Es importante rotular cada exhibición para que el visitante reconozca puntos de su interés
 Asegúrese de que su personal incluya a los visitantes que se van sumando a la demostración
 Ubique a los visitantes más interesados para abordarlos y establecer contacto directo
 Considere entregar un pequeño obsequio identificado con su marca o hacer un sorteo entre los asistentes
El manejo del material impreso
 Apóyese en tablets o iPads para mostrar catálogos digitales y ofrezca enviarlos por correo
 Sólo entregue prospectos detallados entre visitantes calificados con el perfil adecuado
 No entregue material costoso sin razón. Más de la mitad termina en la basura
 Ofrezca enviarlo a su oficina. El cliente no debe cargar con el material y así Ud. puede pedir sus datos
Guía para la entrega de obsequios
 Obtenga información calificatoria antes de entregar cualquier regalo a un visitante
 Use los obsequios para agradecer la visita y entrega de datos de sus invitados


Sugerencias para el cierre
El tiempo es corto y seguramente tendrá varios clientes por atender. Un cierre rápido y cortés es de gran ayuda.
 Cambie su postura, minimice el contacto visual y estreche la mano del cliente
 Presente un plan de acciones de seguimiento y agradezca la visita
Cero tolerancia
Las cosas que se deben evitar a toda costa
 Es inaceptable sentarse, recostarse del mobiliario, leer la prensa, fumar, comer o beber en el stand
 Evite usar el teléfono celular, navegar en Internet o revisar redes sociales mientras está de turno
 Nunca deje el stand sin atención, ni se ausente sin avisar a su equipo
 Evite el consumo de alcohol, ajo, cebolla y comidas muy condimentadas que afecten su presencia
Otros consejos
 No olvide que los otros expositores también están en la industria: programe rondas de reconocimiento en
busca de aliados, clientes, proveedores y fuentes de inteligencia de mercado
 Ensaye con sus compañeros las herramientas de venta y el manejo de material / equipo exhibido
 Escoja un esquema de vestimenta representativo de la imagen de su empresa
 Use zapatos muy cómodos, y olvídese de llevar calzado nuevo a la expo
 Llegue con 15 minutos de anticipación y no se vaya antes de completar su turno
 Si otros empleados de la empresa visitan el evento, póngalos a trabajar
 Si en algún momento tiene exceso de personal, deles un descanso de 5 minutos
 Programe los turnos de atención para que su stand nunca quede vacío
 Registre digitalmente toda la información posible de sus visitantes para facilitar el seguimiento
Después del evento
 Discuta retos, éxitos y fracasos con su equipo para establecer puntos de mejora para el siguiente año
 Confronte metas con resultados para medir la efectividad, genere planes alternativos para lograr metas
 Evalúe la respuesta a sus distintas campañas promocionales
 Compare sus resultados con los de la competencia

Manejo de datos y contactos
Algunas compañías enfrentan problemas haciendo seguimiento a los contactos generados. Los datos pasan a la
fuerza de ventas y pocas veces se sabe de los resultados. El resultado de la inversión en la exposición se hace
difícil, si no imposible de medir.
Las siguientes recomendaciones le ayudarán a obtener resultados rentables y medibles usando los contactos que
recoja en la exposición.
Revise sus metas
Proponga metas específicas y delimite qué quiere lograr con su participación en cada exposición. Saber con
precisión qué busca es fundamental en el proceso de captura de datos.
Prepare una estrategia de recolección de datos
Con anterioridad al evento, debe preparar las preguntas que le ayuden a obtener la información relevante para
clasificar a sus visitantes y llegar a sus objetivos. Sus compañeros de mercadeo y ventas serán de gran ayuda.

Diseñe una planilla a la medida de sus objetivos
Use el apoyo de su equipo comercial para diseñar un formato que recoja los datos para un adecuado seguimiento
a los visitantes después del evento. Puede incorporarse a herramientas digitales y siempre debe ser amigable,
rápido y fácil de llenar, con casillas y opciones de selección múltiple.
Establezca un sistema de clasificación de contactos
Para establecer las prioridades en las acciones de seguimiento es muy importante determinar el nivel de interés y
qué tan urgido está un potencial cliente de los productos y servicios de la empresa. A continuación un ejemplo:
 Tipo A: Pedido grande, listo para comprar
 Tipo B: Pedido pequeño, listo para comprar, o pedido grande, mediano plazo
 Tipo C: Pedido pequeño, mediano plazo
 Tipo D: Enviar literatura
 Tipo E: Prensa, vendedores, estudiantes, etc
Comparta información con su equipo
Convoque a reuniones al final de cada día de exposición antes de que los datos sean enviados a procesar. Pida
comentarios a cada integrante del equipo sobre los visitantes, sus intereses y sus expectativas, compartiendo la
información que pueda enriquecer el seguimiento.
Implemente un plan de seguimiento
Antes del evento se debe establecer cómo se procesarán los datos. Puede asignar a una persona la
responsabilidad de recolectar las planillas de los visitantes de mayor interés para enviarlas a la oficina y darles
atención inmediata.
Apóyese en la tecnología
Existen programas para el seguimiento comercial que le pueden ayudar a sacar el máximo provecho a los datos
recolectados. Desde los más sencillos paquetes de gestión de contactos hasta sofisticados sistemas CRM –
Customer Relationship Management – estas herramientas ordenan los datos y apoyan la labor de la fuerza de
ventas.
Considere dotar a sus vendedores de PDAs o tablets para capturar datos, aplicar cuestionarios e incluso mostrar
material promocional en texto, imágenes, audio y video.
Asigne responsabilidades a los vendedores
Los datos recolectados son un producto muy valioso de su participación en la exposición. Al entregar estos datos
a la fuerza de ventas se deben asignar objetivos y responsabilidades en su manejo, estableciendo un sistema de
reportes periódicos por el uso de esta información privilegiada.
Mida los resultados
Llevar el control de los contactos generados le permitirá medir las ventas directamente atribuibles a la exposición
y conocer con exactitud el retorno sobre su inversión en nuevos clientes y cifras de negocios, demostrando el
efecto que tienen las exposiciones en los resultados de la empresa.

[] [] []


Anexo 1 Matriz de medición de cumplimiento de objetivos
Esta tabla muestra ejemplos de algunos de los objetivos que se pueden lograr al participar en exposiciones,
acompañados de propuestas de medición de resultados.
Rubro Objetivo estratégico Medición propuesta Sugerencias y observaciones
 Use un sistema de clasificación de
Generar contactos  Cantidad de contactos contactos
comerciales clase A, B, C, D, etc.  Determine el valor de los contactos
por su conversión en ventas
 Mídalo en el evento, y en las
semanas / meses después del
Ventas  Cantidad de órdenes
Desarrollar ventas evento
procesadas
directas en sitio  No se limite a las ventas dentro del
 Monto negociado
evento y tome en cuenta el valor
de los clientes en el tiempo
Construir una base de  Cantidad y calidad de  Use un sistema de valoración de
datos especializada nuevos contactos contactos
 Se puede preparar una actividad
Desarrollar las relaciones  Cantidad de clientes especial para clientes actuales, ej.
con clientes actuales atendidos y registrados Una demostración de nuevos
productos
Involucrarlo en redes  Nuevos seguidores  Promociones y premios manejados
sociales  Cantidad menciones en línea para visitantes
 Cantidad de sesiones de
actualización  Sesiones en su stand o en salones
Educar clientes
Relación con  Cantidad de clientes en del recinto ferial
los clientes las sesiones
Ventas cruzadas y ventas  Cantidad y valor de las  Se puede hacer una promoción
de modelos más ventas a clientes cruzada con proveedores de
avanzados a clientes actuales productos complementarios
Recoger notas
 Cantidad y calidad de los
testimoniales de clientes
testimonios
satisfechos
Recuperar clientes  Cantidad y ventas a  Registre y haga seguimiento a los
inactivos clientes recuperados casos exitosos
 Cantidad y calidad de
Encontrar nuevos  Tome en cuenta el potencial valor
socios contactados o
aliados y distribuidores en el tiempo
firmados
 Cantidad de
Desarrollo de Apoyo a canales
distribuidores
canales existentes
contactados
Promover y construir  Cantidad y calidad de
imagen como socio socios potenciales
estratégico contactados


Rubro Objetivo estratégico Medición propuesta Sugerencias y observaciones
 Cuestionarios y focus groups
Investigar aceptación de  Cantidad y calidad de las
productos o servicios sesiones  Aproveche la concentración de
especialistas en la exposición
Investigar  Aproveche la concentración de
reconocimiento de  Cantidad y calidad de las especialistas en la exposición
Investigación marca, percepciones y sesiones  Sesiones en su stand o en salones
de mercados posicionamiento del recinto ferial
 Pruebe ofertas diferentes cada día
Medir reacciones a una  Aproveche la concentración de
 Cantidad y calidad de las
nueva campaña especialistas en la exposición
sesiones
comercial promocional  Sesiones en su stand o en salones
del recinto ferial
 Nuevos seguidores en
redes sociales
 Establezca un equipo de redacción
 Cantidad de “impresiones de mensajes comentando el
Construir reconocimiento brutas”* durante la desarrollo del evento
de marca exposición
 Calcule el valor equivalente como
 Cantidad y calidad de los si se tratara de publicidad pagada
asistentes a seminarios y
demostraciones
 “Impresiones brutas”* del
mensaje principal
Posicionar o  Vaya más allá de la exhibición del
Construcción  Cantidad y calidad de los logotipo, incluya el mensaje
reposicionar marcas
de marca asistentes a seminarios y
demostraciones
Demostrar los beneficios  Sesiones en su stand o en salones
asistentes a seminarios y
de servicios y productos del recinto ferial
demostraciones
Mejorar la percepción de
 Cobertura informativa en  Apóyese en la oficina de prensa de
inversionistas y analistas
medios financieros la exposición
financieros
Desarrollar nuevos  Puede aplicarse a países,
contactos en el nuevo
mercados territorios y ciudades
mercado
 Antes, durante y después del
Generar cobertura  Centímetros por columna evento
editorial / minutos en el aire  Calcule el valor equivalente como
Relaciones con si se tratara de publicidad pagada
la prensa
 La calidad de la interacción es lo
Construir relaciones con  Cantidad de editores y que cuenta
editores y periodistas periodistas contactados
 Apóyese en la oficina de prensa
* El número de “Impresiones brutas” es el total de oportunidades de ver un mensaje.


Anexo 2 Lista de datos para presupuesto
Lista de datos para presupuesto
Estimación Costo real
Espacio
 Exhibición
 Suite de hotel
Stand
 Diseño y construcción
 Gráficos
 Acondicionamiento de piezas usadas
 Productos en exhibición
 Cargos por alquiler de piezas
 Compra de stand nuevo / usado
 Iluminación
Acondicionamiento y mobiliario
 Mesas, archivos y escritorios
 Sillas, sofás y butacas
 Porta revistas y bibliotecas
 Papeleras
 Arreglos florales
 Equipo audiovisual
Servicios adicionales
 Montaje y desmontaje
 Electricidad
 Agua, desagüe, aire comprimido, gas
 Comunicaciones e internet
 Limpieza adicional
 Fotografía
 Seguridad adicional
Transporte y almacenaje
 Importación, aduana e impuestos
 Transporte
 Almacenaje
 Póliza de seguro


Lista de datos para presupuesto (continuación)
Estimación Costo real
Publicidad y promoción
 Promoción ANTES del evento
 Promoción EN SITIO
 Promoción POST EVENTO
 Couriers y entrega directa
 Relaciones Públicas
 Obsequios e incentivos
 Impresos especiales para el evento
 Telemarketing
 E-Marketing
Personal
 Adiestramiento en manejo del stand
 Gastos de traslado y estacionamiento
 Alojamiento
 Inscripciones en conferencias
 Alimentación
 Gastos en efectivo
 Uniformes
Actividades especiales
 Atenciones a clientes
 Recepciones y encuentros sociales
 Reuniones de ventas
 Gastos de conferencistas
 Presentadores y talentos
 Gastos de entrenamiento
Hospitalidad
 Salones adicionales
 Alimentos y bebidas
 Obsequios
 Alquiler de equipo audiovisual
Otros costos





Anexo 3 Ejemplo de planilla de recolección de datos
El formato de recolección de datos debe ser una herramienta adaptada específicamente a sus objetivos como
expositor. La siguiente tabla le puede dar una idea de los datos que no deben faltar.

(espacio para colocar la tarjeta de presentación)
Evento Lugar Fecha
Tipo de contacto
 Cliente  Proveedor  Particular  Prensa  Estudiante  Otro
Comentarios
Datos personales y profesionales
Nombre y apellidos Cargo
Teléfonos Fax E-mail
Empresa Website
Dirección
Ciudad Estado Código postal País
Participación en la toma de decisiones
 Decisión individual  Decisión en grupo  Evalúa / procesa  Recomienda  No influye
Comentarios
Intereses y potencial
Productos / servicios que usa
Productos / servicios de su interés
Comentarios
Nivel de interés en nuestros productos
 Alto interés  Parcial  Bajo  Difícil de evaluar
Comentarios
Presupuesto de inversión
 Menor de US$ 10,000  10,000 a 25,000 US$  25,000 a 100,000 US$  Más de 100,000 US$
Comentarios
Tiempo estimado para la compra
 Inmediato  3 a 6 meses  6 a 9 meses  9 a 12 meses  Más de un año
Comentarios
Acciones de seguimiento
 Visita personal  Llamada telefónica  Fax  E-mail  Envío postal
 En 1 - 2 semanas  Un mes  Tres meses  Seis meses  Más de seis meses
Comentarios
Datos tomados por
Nombre del colaborador Comentarios


Anexo 4 Dotación básica del stand
A continuación presentamos un listado de materiales y herramientas básicas que debe tener en su stand para
apoyar las labores promocionales y comerciales que se desarrollan en la exposición.
Material de oficina
 Formatos para recolección de datos  Calendario y agenda general
 Hojas de pedido, contratos y recibos  Carpetas, archivo acordeón, sobres
 Tarjetas de presentación y tarjetero  Tijeras, engrapadora, clips
 Papelería general de la empresa  Cinta adhesiva, goma de pegar
 Computadora portátil, CDs, pendrives  Sellos, almohadilla y tinta
 Impresora, cables, tinta y papel  Artículos de limpieza y mantenimiento
 Bolígrafos, lápices y sacapuntas  Herramientas de instalación y montaje
Artículos específicos de la exposición
 Copia del contrato y recibos de pago  Lista de personal y tareas asignadas
 Solicitudes de servicios adicionales  Programa de actividades y descansos
 Documentación de importación  Números celulares del equipo
 Inventario de equipo y mobiliario  Teléfonos para consultas en la empresa
 Folletos, notas de prensa, volantes  Material promocional y obsequios
 Contactos con organizador y proveedores  Plan diario de utilización de material
Maquinaria y equipo en exhibición
 Herramientas de montaje  Insumos para demostración
 Material e insumos para mantenimiento  Manuales de operación
 Fusibles y piezas de recambio  Carta de especificaciones técnicas
Otros
 Boletos de viajes e itinerarios del personal  Medios de pago para gastos en sitio
 Confirmaciones de hoteles y renta de auto  Botiquín de primeros auxilios
Consejos útiles
 Separe el material de acuerdo a los días previstos para su uso y la programación de actividades
 Consulte a los organizadores sobre los días de mayor movimiento y planifique de acuerdo a los datos
 Prepare un juego de herramientas y material para cada estación de atención al visitante
 Lleve un inventario detallado del material que lleva al evento para controlar su regreso

[] [] []


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