apresentação de um escritorio de projetos

1. Ministério Público do
Estado de Goiás
Apresentação Inicial
PMO Institucional MP-GO
1

2. Projeto PMO Institucional
 Um projeto é um esforço temporário empreendido para criar um
produto, serviço ou resultado exclusivo.
 Em muitos casos são implementados para ajudar que a
organização atinja seu plano estratégico.
2

3. Projeto PMO Institucional
Operação Continuada / Atividades de Operação / Processo
- Abrange um trabalho contínuo, sem data de término e geralmente
repetem o mesmo processo.
OBS: Este slide não está presente na apresentação. 3

4. Projeto PMO Institucional
 O PMI - Project Management Institute é uma associação não
governamental, criada nos EUA em 1969, sem fins lucrativos, dedicada ao
desenvolvimento da atividade de Gerenciamento de Projetos.
 É a entidade líder mundial no desenvolvimento de padrões para a prática
da profissão de gerenciamento de projetos. Não apresenta regras e sim melhores práticas.
 O documento base, A Guide to the Project Management Body of
Knowledge (PMBOK®), é reconhecido no mercado de trabalho mundial
como o padrão para Gerenciamento de Projetos.
OBS: Este slide não está presente na apresentação. 4

5. Projeto PMO Institucional
• PROJETO é um esforço temporário empreendido para criar um
produto, serviço ou resultado exclusivo.
• PROGRAMA é um grupo de projetos gerenciados de maneira
coordenada para a obtenção de benefícios que não poderiam ser
alcançados se gerenciados individualmente.
• PORTFÓLIO é um conjunto de projetos e/ou programas agrupados
para facilitar o gerenciamento e a coordenação do trabalho de modo a
potencializar o alcance de objetivos estratégicos.
• Stakeholders são indivíduos ou organizações ativamente envolvidos
no projeto, ou cujos interesses podem ser positiva ou negativamente
afetados por seus resultados.
Ex.: Transposição do rio São Francisco. São stakeholders: O padre, os
agricultores, pescadores, governo, etc...
5

6. Projeto PMO Institucional
• Planejamento insuficiente;
• Cronogramas não realistas;
• Metas e objetivos mal estabelecidos;
• Informações insuficientes ou inadequadas;
• Muitas atividades e pouco tempo para realizá-las;
• Tempo insuficiente para planejamento;
• Os produtos finais não estavam bem definidos;
• Padrões de trabalho não foram estabelecidos;
• Má relação com os stakeholders do projeto;
• Expectativas não alinhadas com a realidade;
• Falta de participação da equipe na tomada de decisões;
• Projeto baseado no feeling dos envolvidos.
OBS: Este slide não está presente na apresentação. 6

7. Projeto PMO Institucional
Gerir : “ter gerência sobre, administrar, dirigir, reger,
gerenciar” ( Dicionário Aurélio)
Gerenciamento de projetos é a
aplicação de conhecimento,
habilidades, ferramentas e
técnicas às atividades do
projeto de forma a alcançar os
requerimentos do projeto
7

8. Projeto PMO Institucional
Comunicação
Influenciar a
Organização /
Persuasão
Liderança Resolução de
Problemas
Negociação
OBS: Este slide não está presente na apresentação. 8

9. Projeto PMO Institucional
Project Manager Office, escritório de projetos é uma unidade
organizacional que centraliza e coordena o gerenciamento de projetos sob
seu domínio. (PMBOK 2004)
Em que o PMO será útil para o MP-GO
1 • Alinhar projetos com às estratégias organizacionais;
2 • Visão executiva para a alta administração;
3 • Medir o alcance de resultados;
4 • Melhorar o desempenho dos Projetos, através da utilização de melhores praticas;
5 • Estabelecer padrões metodológicos para toda organização;
6 • Reduzir o nível de incerteza e riscos;
7 • Consultoria e orientação em Gerenciamento de Projetos;
8 • Melhorar a comunicação interna e o compartilhamento de conhecimentos;
9 • Programa de capacitação permanente de gestores de projeto;
9

10. Projeto PMO Institucional
1 • Alinhamento às estratégias organizacionais
• Gerenciamento de portfólio;
• Identificação, criação e gestão de indicadores de desempenho dos projetos;
• Assessorar a alta administração em relação aos projetos estratégicos do MP-GO.
2 • Visão executiva para a alta administração
• Proporcionar uma visão integrada do portfólio de projetos da organização;
• Manter a gerência / diretoria e os stakeholders informados em relação a situação dos projetos.
3 • Medir o alcance dos resultados
• Avaliação de resultados do projeto em relação ao planejado;
• Realizar comparações de desempenho entre projetos.
4 • Melhorar o desempenho dos Projetos.
• Contribuir para a melhoria da qualidade dos produtos e serviços entregues pelos projetos;
• Melhorar o retorno dos projetos para o MP-GO e para a comunidade;
• Melhorar a utilização dos recursos reduzindo custos de longo prazo;
• Aumentar a taxa de sucesso dos projetos;
• Implementar ações para manter adequada a relação Custo x Prazo x Escopo x Qualidade;
• Promover a melhoria contínua da gestão de projetos;
• Aumentar a satisfação dos clientes por meio da melhoria da qualidade dos serviços entregues.
OBS: Este slide não está presente na apresentação. 10

11. Projeto PMO Institucional
5 • Estabelecer padrões metodológicos para toda organização
• Definir e implementar uma metodologia de gerenciamento de projetos;
• Identificar, desenvolver e garantir a aderência a padrões e procedimentos em GP;
• Padronizar informações, cronogramas, estimativas, relatórios, planos;
• Zelar pela padronização e regulamentação da gestão de projetos no MP-GO.
6 • Reduzir o nível de incerteza e riscos
• Atuar para a redução dos riscos dos projetos por meio da melhoria no planejamento;
• Atuar na resolução de conflitos nos projetos;
• Estimar riscos e ações de mitigação aos mesmos.
7 • Consultoria e orientação em Gerenciamento de Projetos
• Apoio aos gerentes de projeto durante todo o projeto;
• Auxílio na recuperação de projetos com problemas;
• Facilitar a elaboração e a condução de projetos;
• Prestar assessoria técnica em gerenciamento de projetos aos gestores;
• Ser um centro de apoio aos times de projetos;
• Promover reuniões gerenciais internas e externas para acompanhamento dos projetos;
• Dar suporte aos gerentes de projeto nas atividades de planejamento e utilização de recursos;
• Prestar consultoria interna na área de gestão de projetos.
OBS: Este slide não está presente na apresentação. 11

12. Projeto PMO Institucional
8 • Melhorar a comunicação interna e o compartilhamento de conhecimentos
• Apoio na produção, consolidação, distribuição e arquivamento de documentos/relatórios;
• Suporte administrativo;
• Definição de softwares, técnicas e ferramentas para GP;
• Manter histórico dos projetos;
• Ser o elemento central de informações;
• Estimular o espírito de equipe;
• Alimentação da base de dados de lições aprendidas;
9 • Treinamento em Gerenciamento de Projetos
• Identificação de habilidades necessárias aos gerentes de projetos;
• Coordenar e conduzir programas de treinamento;
• Orientar a formação dos gerentes de projetos;
• Prover treinamento sobre a metodologia de gestão de projetos;
• Disseminar a cultura de gerenciamento de projetos no MP-GO.
OBS: Este slide não está presente na apresentação. 12

13. Projeto PMO Institucional
CEO
PMO
Nível 3
Tecnologia da
Administração Finanças RH
Informação
PMO
Nível 2
Operações Sistemas Infra Estrutura
PMO
Nível 1
13

14. Projeto PMO Institucional
14

15. Projeto PMO Institucional
• STF e PGR – Não tem PMO, estão iniciando o planejamento
estratégico.
• STJ – PMO Nível 3 (Institucional)
4 pessoas que se dividem em todos os trabalhos;
Área Orçamentária alinhada ao planejamento;
Faz a proposição de projetos, provoca as áreas para que enviem projetos;
Faz intermediação entre as áreas;
Repositório único de dados e documentos;
15

16. Projeto PMO Corporativo
• TSE – PMO Nível 2 (Departamental, TI) Inicio: Dez/07
+ 300 pessoas na TI, 5 pessoas no PMO sendo 2 PMPs. (Insuficiente para a
demanda).
Quinzenalmente visitam os gerentes de projetos.
O PMO está ligado diretamente a quem decide, neste caso abaixo de um
órgão de gestão.
Vão implantar função gratificada para o gerente de projeto, durante o
período que este estiver gerenciando um projeto.
O PMO pode substituir o GP, caso este se tornar um risco para o projeto.
Estrutura Favorável
16

17. Projeto PMO Institucional
Nome Projeto PMO Institucional
Solicitante Procurador Geral Tipo Projeto 1 Consultoria / Serviços
Início 29/08/2008 Fim Duração estimada em 7 meses*
Departamento - Orçamento Não estimado
MP-GO
Descrição O produto esperado deste projeto é o planejamento, estruturação e implantação
de um escritório de projetos corportativo ou PMO Nível 3, além de promover
ações que contribuam com a evolução da maturidade em gerenciamento de
projetos do Ministério Público de Goiás.
* Após o termino dos estudos de viabilidade.
Legenda:
1
Tipo Projeto: Integração / Desenv. SW / Inst. SW / Inst. HW / Infra-estrutura / Consultoria / Serviços / Switch / Hosting
17

18. Projeto PMO Institucional
• Aumento da taxa de implementação dos projetos;
• Aumento do controle do status dos projetos;
• Maior contribuição dos projetos aos objetivos estratégicos da organização;
• Consolidação da gestão de projetos na organização pela padronização de uma
metodologia reforçando o alinhamento estratégico;
• Definição e utilização da ferramenta que suportará esta metodologia, permitindo
um maior controle operacional;
• Início da manutenção de uma base de informações históricas de projetos;
• Prover a formação de gerentes de projetos no âmbito do Ministério Público de Goiás;
• Estabelecer métricas e técnicas que permitam a gerência efetiva dos projetos;
• Coordenar e dar suporte aos gerentes de projetos em suas atividades em GP;
• Gerir o portfólio (carteira) de projetos do MP-GO e ser responsável pela
aplicação e melhoria contínua da metodologia;
OBS: Este slide não está presente na apresentação. 18

19. Projeto PMO Institucional
· Definição ou levantamento de conteúdos técnicos dos
projetos sob seu acompanhamento;
· Condução do Planejamento Estratégico do MP-GO;
· Desenho ou mapeamento de processos organizacionais que
não estejam definidos no escopo dos projetos;
· Levantamento, desenvolvimento, customização e instalação
de sistemas computadorizados;
· Treinamentos ou capacitações que não estejam diretamente
relacionados com Gerenciamento de Projetos;
· Execução de serviços gerenciais, operacionais ou
administrativos que não estejam explicitamente relacionados
com as atribuições do Escritório de Projetos.
19

20. Projeto PMO Institucional
Não faz parte do escopo deste projeto:
• Trazer “alívio Imediato” para os problemas de gestão de projetos;
• Resolver problemas de projetos que já encontram-se em estado de
criticidade;
• Redução de custos a curto prazo.
20

21. Projeto PMO Institucional
Premissas
• O projeto terá apoio do Procurador Geral de Justiça e das pessoas indicadas por ele;
• O projeto terá apoio de todas as áreas do MP-GO.
• Treinamento de servidores de maneira a possibilitar a criação de equipes capazes de
planejar e construir a metodologia proposta;
Restrições
• O projeto deverá, na medida do possível, dar preferência a recursos próprios na
execução das tarefas, evitando contratações externas.
21

22. Projeto PMO Institucional
22

23. Projeto PMO Institucional
Set/08 Out/08 Nov/08 Dez/08 Jan/09 Fev/09 Mar/09 Abr/09 Mai/09 Jun/09
Fase 1
Viabilidade
Fase 2
Implantação
Fase 3
Implementação
Fase 4
Operação
Assistida
Capacitação
23

24. Projeto PMO Institucional
Cargo Alocação desejada
Gerente do PMO 1
Gerente/Consultor de Projetos Senior 1
Gerente/Consultor de Projetos Pleno 1
Assistente de Projetos 1
Secretária 1
* Somente a partir da fase 4 do projeto que será necessário um consultor de projetos Senior.
24

25. Projeto PMO Institucional