Documento Soporte Activo Paola Carrillo Milena Chapeton Javier FandiñO

CORPORACION UNIVERSITARIA MINUTO DE DIOS

FORMULACION DE PROYECTOS
NRC 1974

ENTREGA FINAL PROYECTO
EMPRESA” SOPORTE ACTIVO”

DOCENTE: NABOR ERAZO

PRESENTADO POR:
PAOLA CARRILLO
ANA MILENA CHAPETON
JAVIER FANDIÑO

BOGOTA DICIEMBRE 1 2009

Corporación Universitaria Minuto de Dios 1
Facultad de Ciencia Económicas Empresariales
Administración de Empresas
Formulación de Proyectos

TABLA DE CONTENIDO

1. Titulo
2. Planteamiento del Problema
3. Objetivo General.
3.1 Objetivos Específicos
4. Justificación del Proyecto.
5. METODOLOGIA
5.1 Estudio de Mercado
5.2 Estudio Técnico
5.3 Estudio Administrativo.
6. ESTUDIO DE MERCADO PARA EMPRESA DE ACTIVOS FIJOS.
6.1 Objetivo General
6.3 Análisis Encuesta
6.4 Formato de Encuesta Realizada.
6.5 Conclusiones.
7. ESTUDIO TECNICO O DE INGENIERIA
7.1 Presentación
7.4 Definición del Tamaño
7.5 Ubicación
7.6 Tareas y Actividades
7.7 Diagrama de Procesos Inventario Activos Fijos
7.8 Necesidades y Requerimientos Técnicos
7.9 Adecuación de las Instalaciones y Obras Civiles
7.10 Diagrame de adecuación de Instalaciones
7.11 Conclusiones.
8. ESTUDIO ADMINISTRATIVO Y JURIDICOS LEGALES
8.1 Sociedades por Acciones Simplificadas
8.2 Misión
8.3 Visión
8.4 Objetivos Empresariales
8.5 Política de Calidad
8.6 Principios y Valores
8.7 Estructura Organizacional
8.8 Organigrama SOPORTE ACTIVO SAS
8.9 Descripción de cargos
8.10 Mapa de procesos
8.11 Gestión de Talento Humano en Soporte Activo
8.12 Admisión
8.13 Aplicación

8.14 Compensación
8.15 Desarrollo Laboral
8.16 Desarrollo Personal
8.17 Monitoreo
9. POLITICAS GENERALES
9.1 Seguridad
9.2 Aseo
9.3 Servicios Públicos
9.4 Normas de Personal
10. POLITICAS DEL PROCESO COMERCIAL
11. POLITICAS DEL PROCESO ADMINISTRATIVO
12. POLITICAS DEL PROCESO CONTABLE Y FACTURACION
13. POLITICAS DEL PROCESO DE TALENTO HUMANO
14. CONTRATO DE CONSTITUCION
15. ENTIDADES QUE RIGEN A SOPORTE ACTIVO
16. CONCLUSIONES
17. BIBLIOGRAFIA.


1. TITULO.
Propuesta de proyecto de factibilidad para el montaje de una empresa de
servicios relacionados con la administración y control de activos fijos para
medianas y grandes empresas en la ciudad de Bogotá.

2. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA.
Existe un desaprovechamiento del mercado potencial en la prestación de
servicios relacionados con el manejo y control de los activos fijos.

3. OBJETIVO GENERAL.
Formular y evaluar la factibilidad de un proyecto para el montaje de una
empresa de servicios relacionados con el manejo y control de activos fijos en la
ciudad de Bogotá a partir de un estudio de mercado, estudio técnico, estudio
administrativo y jurídico legal y un estudio financiero y de evaluación
económica.

3.1 OBJETIVOS ESPECIFICOS.
 Realizar un estudio de mercado para caracterizar los servicios,
determinar los precios del mercado, la demanda potencial, la
competencia y las estrategias de marketing mix.

 Realizar un estudio de ingeniería para determinar la ubicación, el
tamaño, los procesos técnicos para prestar los servicios.

 Realizar un estudio administrativo y jurídico legal para determinar el
direccionamiento estratégico y la estructura organizacional.

 Realizar un estudio financiero para determinar la inversión del proyecto,
sus estados financieros, indicadores de evaluación económica para un
periodo de cinco años que permita la tome de decisiones para llevar a
cabo el proyecto o para abandonar la idea.

4. JUSTIFICACIÓN DEL PROYECTO
Existen pocas empresas especializadas en la prestación de servicios para el
control de activos fijos.
No se identifica claramente las empresas que de acuerdo al perfil y al
segmento puedan requerir los servicios de control de activos fijos.
No se evidencia un direccionamiento estratégico para el desarrollo y creación
de una empresa del control de activos fijos.
Las empresas no aplican métodos estandarizados para efectuar un control
idóneo de sus activos fijos.
No se evidencia un claro manejo de los recursos de tipo financiero para
desarrollar un proyecto relacionado con el manejo y control de activos fijos.
No se evidencia que los estudiantes universitarios tengan la oportunidad de
generar una proyección laboral de acuerdo a sus capacidades.


Se presenta desconocimiento en el mercado de métodos para el manejo y
control de activos fijos en las empresas.
En la parte de mercado también se presenta desconocimiento del potencial
mercado de medianas y grandes empresas que requieran los servicios de
control de activos fijos.
Para la parte administrativa no existe visión de negocios en el mercado
dedicada a explotar la actividad del control de los activos fijos.
Con relación al área técnica hay poco conocimiento por parte de los clientes
potenciales de los métodos ideales en el manejo y control de activos fijos.
En lo relacionado con financiera, se identifica carencia de recursos financieros
y carencias de habilidades financieras para desarrollar un proyecto relacionado
con el manejo y control de activos fijos.
A nivel social se presenta carencia de talento humano especializado en el área
contable específicamente en el tema de activos fijos, se evidencia la falta de
oportunidades de los estudiantes universitarios para la proyección y
crecimiento laboral.
Existe un desaprovechamiento del mercado potencial en la prestación de
servicios relacionados con el manejo y control de los activos fijos.

5. METODOLOGIA.

Se utilizará metodología de tipo deductiva e inductiva teniendo en cuenta los
diferentes estudios como son:

5.1 ESTUDIO DE MERCADO:

Fuentes secundarias sobre investigación de mercados. Aplicando
conocimientos de microeconomía, macroeconomía, mercadeo y psicología del
consumidor enfocada a las empresas.

Recolección de información del medio: se dispone de información sobre las
empresas que serán el mercado potencial en internet y en bases públicas de
datos, además de información de la cámara de comercio, cajas de
compensación, Dane y superintendencia de industria y comercio.

Diseño de encuesta: se elaborará encuesta para identificar las necesidades en
las empresas sobre el tema del manejo y control de activos fijos. Las preguntas
pueden ser de tipo abierto y cerrado. Con un estimado de 5 a 20 preguntas.

Prueba piloto: se aplicará una prueba piloto donde se incluirán las preguntas
seleccionadas a un grupo de medianas y grandes empresas de cuerdo a esto
se podrán reajustar las preguntas.


Ajustes: de acuerdo a la información obtenida de las fuentes secundarias sobre
las empresas se determinará el tamaño de la muestra con el fin de aplicar la
encuesta definitiva y determinar los márgenes de error al tabular los resultados.

Una vez tabulados estos resultados se analizarán con el fin de diseñar los
servicios y la forma de prestarlos.

5.2 ESTUDIO TÉCNICO:

En base a fuentes secundarias se establecerá el estudio técnico que definirá el
tipo de tecnología y metodología que se utilizará para la prestación de servicios
relacionados con el manejo y control de activos fijos como son las terminales
portátiles para el levantamiento de inventarios, impresoras térmicas de
impresión de código de barras, grabadores eléctricos, insumos como las
plaquetas y cintas térmicas y software relacionado con el manejo y control de
los activos fijos.

Se recurrirá a proveedores de esta tecnología a fin de cotizar y presupuestar y
se buscará visitar empresas ya existentes que se dediquen al manejo y control
de los activos fijos.

5.3 ESTUDIO ADMINISTRATIVO JURIDICO LEGAL.

Se determina una estructura organizacional en base a procesos, se definirán
los cargos de acuerdo a los diferentes niveles y roles.

6.ESTUDIO DE MERCADOS PARA EMPRESA DE ACTIVOS FIJOS

El estudio de mercados contiene el análisis de la demanda y oferta según las
empresas encuestadas, sirve para identificar plenamente nuestro mercado y
clientes potenciales.

6.1 Objetivo General:

Realizar un estudio de mercado para identificar o caracterizar el servicio,
identificando la demanda potencial, caracterizando la oferta, definiendo precios,
canales de distribución y medios publicitarios, planteando estrategias de
marketing mix, para el servicio de soporte activo.

6.2 Objetivos:

• Caracterizar el bien o servicio.
• Identificar la demanda potencial y el perfil del cliente.
• Identificar y caracterizar la oferta o competencia.
• Quien usa dicho servicio.
• Identificar política de precios
• Identificar o caracterizar los diferentes canales de comercialización
• Diseñar estrategias de marketingmix del servicio de soporte activo.

1. Seleccione por favor el sector de actividad al que pertenece su empresa.

SECTOR DE ACTIVIDAD CANTIDAD %
Administración pública 5 17
Agricultura, pesca y minería
Banca y finanzas
Construcción
Consultoría, ingeniería y auditoria 10 33
Cultura y enseñanza
Distribución y comercio
Industrial y distribución asociada
Investigación científica
Medios y comunicación
Servicios 15 50
Telecomunicaciones e informática
Total 30 100


SECTOR DE ACTIVIDAD
Administración pública
Banca y finanzas
17%
Construcción
Consultoría, ingeniería y auditoria
50%
33%
Servicios

Análisis: se identifica que de las 30 empresas encuestadas el mayor
porcentaje 50% pertenece a servicios, por lo tanto tenemos una gran ventaja
para entrar a los mercados de Call Center ya que allí de maneja un número
grande de activos fijos.

2. Su empresa tiene operación (planta u oficinas) en los siguientes lugares:

Cantidad Empresas
OPCION %
Encuestadas

Solo en Bogotá 10 33%
A Nivel Nacional 12 40%
Nivel internacional 8 27%
TOTAL ENCUESTAS 30 100%


COBERTURA DE EMPRESAS

12
12 10
10 8
8 Solo en Bogotá
6 A Nivel Nacional
Nivel internacional
4

2
0
Solo en Bogotá A Nivel Nacional Nivel internacional

Análisis: Con este análisis podemos determinar que nuestro proyecto puede ir
dirigido en mayor parte a nivel nacional según las empresas encuestadas, esto
nos permite el reconocimiento a nivel general y global.

3. Alrededor de cuantos activos fijos tiene su empresa?

ACTIVOS CANTIDAD %
Menos de 200 Activos fijos 4 13
Entre 200 y 500 Activos fijos 7 23
Mas de 5000 Activos fijos 2 7
TOTAL 30 100


CANTIDAD ACTIVOS X EMPRESA

Menos de 200 Activos fijos

4% 13% Entre 200 y 500 Activos fijos
17%
Entre 500 y 1000 Activos fijos
23%

40%
Mas de 5000 Activos fijos

Análisis: El mayor porcentaje se encuentra en empresas que presentan entre
500 a 1000 activos fijos, por lo tanto el mercado esta abierto para nuestros
servicios, de esta manera determinamos que si requieren el servicio de activos
fijos.

4. Las siguientes actividades se relacionan con los servicios que “soporte
activo” prestaría.

Esta No se
Esta
actividad realiza
actividad se
se esta
ACTIVIDAD realiza al TOTAL %
contrata actividad
interior de la
con un en la
empresa
% tercero % empresa %
Consolidación de base de datos que
muestre la cantidad y el valor de los activos
fijos que tiene su empresa 21 70 7 23 2 7 30 100
Cálculo de la depreciación y el valor actual
en libros de los activos fijos de su empresa 14 47 14 47 2 6 30 100
Realización de un inventario anual de Los
activos fijos para determinar sus
ubicaciones y si hay faltantes 25 83 4 13 1 4 30 100
Asignación de la responsabilidad de los
activos fijos en los funcionarios con firma de
formatos para tener un mejor control. 25 83 3 10 2 7 30 100
Establecimiento de un sistema que permita
tener control de los activos fijos cuando se
trasladen de sede o salgan a
mantenimiento. 26 87 3 10 1 3 30 100
Establecimiento de políticas, normas y
reglamentos relacionados con el manejo de
los activos fijos. 27 90 3 10 0 0 30 100

SOPORTE ACTIVO
30

25 25 26 27
21 25
20
14 14
15

10 Esta actividad se realiza al
7 interior de la empresa
5 4 Esta actividad se contrata con
2 2 3 2 3 3
1 1 un tercero
0
Realización de un inventario anual de Los activos
Cálculo de la depreciación y el valor actual en
cantidad y el valor de los activos fijos que tiene su

control de los activos fijos cuando se trasladen de
Asignación de la responsabilidad de los activos

Establecimiento de un sistema que permita tener
0 No se realiza esta actividad en
Consolidación de base de datos que muestre la

fijos en los funcionarios con firma de formatos

, normas y reglamentos
.relacionados con el manejo de los activos fijos
fijos para determinar sus ubicaciones y si hay
libros de los activos fijos de su empresa

la empresa

.sede o salgan a mantenimiento
.para tener un mejor control
empresa

faltantes

Establecimiento de políticas

Análisis: se aprecia que las actividades que más se tercerizan son las de
consolidación de base de tatos de activos fijos y el cálculo de la depreciación.
Teniendo en cuenta esto podemos definir que es importante profundizar
especialmente en la prestación de este servicio. En general las empresas
realizan internamente la mayoría de los procesos.

5. A la hora de contratar estos servicios que nivel de importancia le daría a
los siguientes aspectos:

Muy Poco Nada TOTAL TOTAL
% Importante % % %
importante importante importante ENCUETAS PORCENTAJE
ASPECTOS
Confidencialidad 25 83% 4 13% 1 3% 0 0% 30 100%
Exactitud información 20 67% 10 33% 0 0% 0 0% 30 100%
Asesoría 28 93% 2 7% 0 0% 0 0% 30 100%
Precio 0 0% 0 0% 25 83% 5 17% 30 100%
Servicio post venta 5 17% 23 77% 2 7% 0 0% 30 100%

Muy Poco Nada
Importante
importante importante importante
ASPECTOS
Confidencialidad 83% 13% 3% 0%

Exactitud información 67% 33% 0% 0%
Asesoría 93% 7% 0% 0%
Precio 0% 0% 83% 17%
Servicio post venta 17% 77% 7% 0%
NIVEL DE IM PORTANCIA

100%
93%
90% 83%
83% 77%
80% Muy importante
Importante
70% 67% Poco importante
Nada importante
60%

50%

33%
40%

30%
13%
17%
20% 17%
7% 0%
10% 0% 7%
3%
0% 0% 0% 0% 0% 0%
0%
Confidencialidad Exactitud información Asesoría Precio Servicio post venta

Análisis: Para las empresas encuestadas determinaron que los ítems mas
importantes es la confidencialidad, exactitud en la información y asesoría,
pero también manifiestan que el servicio post venta es importante, por lo
tanto podríamos inclinarnos en estos aspectos.

6. Utilizaría los servicios mencionados por parte de nuestra empresa?

UTILIDAD DE
SERVICIOS CANTIDAD %
Seguramente 20 67%
Probablemente 5 17%
No, no los usaría 5 17%
Total 30 100%


EMPRESAS QUE UTILIZARIAN NUESTROS SERVICIOS

17%

Seguramente
Probablemente
17% No, no los usaría
66%

Análisis: Según las encuestas realizadas informan que seguramente utilizarían
nuestros servicios, pero por el momento ya tiene contratados estos servicios
con otras empresas (terceros) ó lo realizan con la misma empresa. Por lo
anterior podemos deducir que tenemos bastantes probabilidades para entrar en
dichas empresas, con un plan de mercado atractivo e innovador.

7. Si no le atraen los servicios ofrecidos Por favor, díganos su(s) razón(es):

LE ATRAEN LOS
CANTIDAD %
SERVICIOS
No lo necesito 18 60%
Nosotros realizamos
estas actividades 12 40%
Parece costoso 0 0%
Empresas Encuestadas 30 100%


ATRAEN LOS SERVICIOS

20 18

15
12

10

5
0
0
Nosotros Parece
No lo necesito
realizamos costoso

CANTIDAD 18 12 0
% 60% 40% 0%

Análisis: Como podemos evidenciar en el grafico en este momento las
empresas ya tiene contratados estos servicios o los realizan al interior de las
empresas, por lo tanto consideramos que montando una gran publicidad y
estrategia de venta del servicio, podemos penetrar el mercado de dichas
empresas.

8. ¿Le gustaría recibir información adicional sobre estos servicios y a
través de qué medio o medios?

No.
MEDIOS DE INFORMACIÓN
Empresas %
Correo electrónico 5 17%
Folletos 5 17%
Internet 5 17%
Asesor Comercial 15 50%
No necesito información adicional 0 0%
Total 30 100%


MEDIOS DE INFORMACIÓN

100%

80%

60%

40%

20%

0%
Correo Asesor No
Folletos Internet Total
electrón Comerci necesito

% 17% 17% 17% 50% 0% 100%

Análisis: Se identifica que la mayoría de empresas les gusta el contacto
directo por medio de los asesores comerciales, ya que tiene la información
requerida de primera mano, adicionalmente en el momento de dudas se las
resuelve inmediatamente, manifiestan mejor atención personalizada.

Con base a lo anterior podemos tomar como aspecto positivo y de gran
fortaleza, tener varios asesores comerciales para que el servicio, tenga una
mejor rotación, adquisición y aceptabilidad por parte de los empresarios.

A continuación nombramos algunas de las empresas encuestadas:

Seguros MAPFRE - www.mapfre.com.co
Telmex Hogar - www. telmex.com/co
Codensa S.A. esp. - www. codensa.com.co
Paginas amarillas - www. paginasamarillas.com
Publicar S.A. - www.publicar.com
Secretaria Distrital de Planeación - www.sdp.gov.co
Fondo nacional del ahorro - www.fna.gov.co
Call Center como:
Contact Center Américas
Interactivos
Multivois
Avanza
Multienlace.
Legis,
Atento
Outsourcing
Teledatos
Advanced Call Center
Sitel

Anexamos copia del modelo de encuesta realizado.

Encuesta No.____
Fecha: ____/____/____/

6.4 FORMULARIO DE ENCUESTA PARA SER APLICADA A
MEDIANAS Y GRANDES EMPRESAS DE LA CIUDAD DE BOGOTA.
EMPRESA DE SERVICIOS “SOPORTE ACTIVO”
Buenos días (Buenas tardes) somos estudiantes de la corporación universitaria minuto
de dios y estamos adelantando una investigación de mercado para determinar la
viabilidad de la creación de una empresa dedicada a prestar servicios de inventario,
control y administración de activos fijos a las medianas y grandes empresas en la
ciudad de Bogotá. Su empresa fue seleccionada por su importancia y tamaño.
Solicitamos su colaboración respondiendo algunas preguntas de interés para nuestra
investigación. Esto le tomará 3 minutos.

1.Seleccione por favor el sector de actividad al que pertenece su empresa:
Administración pública


Banca y finanzas

Construcción

Consultoría, ingeniería y auditoria






Servicios


2.Cobertura:
Su empresa tiene operación (planta u oficinas) en los siguientes lugares:
Solo en Bogotá

A Nivel Nacional Lugar

Nivel internacional Lugar

Activos fijos
Definición: se entiende por activo fijo los elementos que la empresa utiliza para el
desarrollo de sus funciones propias tales como el equipo de oficina, la maquinaria,
equipo de cómputo, equipo de transporte muebles y enseres, vehículos etc.

De acuerdo a esto por favor determine:
3. Alrededor de cuantos activos fijos tiene su empresa:
Menos de 200 Activos fijos




Mas de 5000 Activos fijos

4. Las siguientes actividades se relacionan con los servicios que “soporte activo”
prestaría. Por favor seleccione la manera en que estas actividades se realizan en su
empresa:

Esta actividad se realiza Esta actividad se
No se realiza esta
al interior de la contrata con un
actividad en la empresa
empresa tercero

ACTIVIDAD

Consolidación de base de datos que muestre la cantidad y el valor de los activos
fijos que tiene su empresa


Cálculo de la depreciación y el valor actual en libros de los activos fijos de su
empresa

Realización de un inventario anual de Los activos fijos para determinar sus
ubicaciones y si hay faltantes

Asignación de la responsabilidad de los activos fijos en los funcionarios con
firma de formatos para tener un mejor control.

Establecimiento de un sistema que permita tener control de los activos fijos
cuando se trasladen de sede o salgan a mantenimiento.

Establecimiento de políticas, normas y reglamentos relacionados con el manejo
de los activos fijos.

5. A la hora de contratar estos servicios que nivel de importancia le daría a los
siguientes aspectos:
Muy
importante Importante Poco importante Nada importante

Confidencialidad

Exactitud información

Asesoría

Precio

Servicio post venta

6. Intención de uso.
Utilizaría los servicios mencionados por parte de nuestra empresa?

Seguramente

Probablemente

No, no los usaría

7. Si no le atraen los servicios ofrecidos Por favor, díganos su(s) razón(es):

No lo necesito

Nosotros realizamos estas actividades

Parece costoso

Otro (Por favor especifique):

8. ¿Le gustaría recibir información adicional sobre estos servicios y a través de qué
medio o medios?

Correo electrónico

Folletos

Internet

Asesor Comercial

No necesito información adicional


Teniendo en cuenta el objetivo general, nuestro servicio se enfoca en
empresas de call center, ya que allí es donde se requiere de mayor demanda
de activos fijos.

Nuestra caracterización del servicio, va enfocada de brindarles a nuestros
clientes mayor confiabilidad y respaldo de los activos fijos, además de todos los
beneficios de tener el manejo por medio de terceros.

La demanda potencial se encuentra en empresas tercerizadas (outsourcing)
teniendo en cuenta las encuestas realizadas, por lo tanto identificamos que el
perfil de nuestros clientes se enfoca en grandes empresarios y empresas que
manejan bastante información.

De acuerdo a las encuestas podemos deducir que muchas de las empresas ya
tienen los activos fijos manejadas por terceros, pero también se pudo deducir
que a los clientes les encanta y les conviene mas obtener este servicio de
manera personalizada que es donde nosotros empezamos a competir con
nuestro servicio u oferta hacia los clientes, manejando estrategias como
beneficios adicionales al servicio prestado, como lo es asesorias y soporte
técnico garantizando minimización del tiempo de entrega del servicio.

Teniendo encuesta que soporte activo es una empresa nueva nuestros precios
se determinaran igual a los de la competencia pero como valor agregado
damos el beneficio de prorroga de pago.

Se creara una pagina web para que desde este medio podamos invitar a varias
empresas a conocer nuestro servicio de activos fijos.

6.5 CONCLUSIONES

Después de haber realizado el estudio de mercados de activos fijos, se
concluye que:

El sector ideal para lanzar nuestro proyecto se encuentra en la parte de
servicios, como lo son empresas tercerizadas o Call Center ya que son nuestra
demanda potencial.

Se identifica que nuestros clientes potenciales se enfocan en grandes
empresarios y empresas que manejan bastante información.

Se evidencia que la mayoría de empresas contratan el servicio de activos fijos
por parte de otras empresas, por lo tanto les conviene obtener este servicio de
manera personalizada que es donde nosotros empezamos a competir con
nuestro servicio u oferta hacia los clientes, manejando estrategias como
beneficios adicionales al servicio prestado, como lo es asesorias y soporte
técnico garantizando minimización del tiempo de entrega del servicio.

Después de analizar el mercado se deduce que los precios deberán estar igual
que a los de la competencia, para de esta manera capturar mas cliente y
ofreciéndoles valor agregado al servicio.

Nuestros cliente encuestados, prefieren recibir información de manera
personalizada ya que pueden salir de dudas inmediatamente, adicionalmente el
medio de contacto mas representativo es el virtual.

7. ESTUDIO TECNICO O DE INGENIERIA
7.1 Presentación
Los servicios prestados por soporte activo como la consolidación y
procesamiento de la información relacionada con los activos fijos y el trabajo de
campo relacionada con la marcación e inventario de activos fijos incorpora el
uso de software y hardware especializados.
Capacidad: el software y hardware utilizado tendrá capacidad para atender a
empresas de más de setenta mil activos fijos, consideradas estas como de las
más grandes.
Cualidades: la tecnología utilizada permitirá cubrir la totalidad de los activos de
una empresa con eficiencia exactitud y confidencialidad en la información.
Realizar el estudio técnico y de ingeniería para determinar el tamaño, la
ubicación de la futura empresa y definir los procesos técnicos y tecnologicos
para la prestación del servicio así com la definición de cronograma de
inversiones y de obras civiles.
7.3 Objetivos específicos:
7.4 Definición del Tamaño:
El proyecto de acuerdo al estudio de mercado determina que nos podemos
enfocar en medianas y grandes empresas en Bogotá, pero dichas empresas
operan a nivel nacional. Es decir que un esta operación requiere desplazarnos
a lo largo del país para atender las necesidades de nuestros clientes. Podemos
crecer en personal de acuerdo a los contratos que se obtengan y por el tiempo
de duración de estos.

PLANOGRAMA INSTALACIONES SOPORTE ACTIVO, 112,5 M2

7.5 Ubicación:
se buscará una zona céntrica y comercial en Bogotá como el sector de
chapinero o el lago que concentre gran cantidad oficinas principales de
medianas y grandes empresas.

7.6 Tareas y actividades
Marcación de activos fijos: realizado por un auxiliar operativo. Hardware
requerido: computador e impresora térmica de plaquetas. Software para
impresora de plaquetas.
Toma de inventario de activos fijos: Realizado por un auxiliar operativo,
Hardware requerido: terminal portátil de inventarios, computador. Software:
Excel o software especializado para activos fijos.
Análisis de información relacionada con activos fijos: Realizada por un analista
de activos fijos. Hardware: computador e impresora. Software: Excel,
programas especializado en activos fijos, internet.

7.7


7.8 Necesidades y requerimientos técnicos:
REQUERIMIENTOS TÉCNICOS "SOPORTE ACTIVO"

Computador de
escritorio 17" disco 1 $ 1.500.000 $ 1.500.000
250Gb mem2Gb

Computador portatil 10"
2 $ 800.000 $ 1.600.000
disco 160Gb mem1Gb

Computador portatil 14"
3 $ 1.500.000 $ 4.500.000
disco 250Gb mem2Gb

Terminal portatil
Motorola mc 70
3 $ 1.000.000 $ 3.000.000
memoria 64m con lector
de código de barras

Impresora térmica sato
para impresión placas de 1 $ 2.000.000 $ 2.000.000
código de barras

Impresora Kyocera
fs2000n duplex con 1 $ 2.000.000 $ 2.000.000
tarjeta de red

Dotación oficina
1 $ 4.000.000 $ 4.000.000
(modular, silla, teléfono)

total $ 18.600.000

Arriendo local: $1.000.000 aprox
Gastos generales: $600.000
1 a 3 auxiliares operativos: $600.000 + prestaciones. (se contratan de acuerdo
a la necesidad) La contratación del personal operativo se dará en la medida
que se logren contratos y dependerán de la duración de estos.
Analista de activos fijos : $1.000.000 + prestaciones (Dos inicialmente)
Un Auxiliar de oficina: $ 600.000 + prestaciones.
2 asistentes para Dhu, y Tesorería y Administración en gral. $1.000.000 c/u

7.9 Adecuación de instalaciones y obras civiles.
La empresa “soporte activo” de acuerdo a su actividad no requiere unas
instalaciones muy grandes ya que generalmente los servicios se presentan
directamente en las instalaciones de las empresas clientes. Una oficina de
100M2 es suficiente para empezar. Lo único que se necesita es adecuación de
cableados para las redes de la telefonía y el equipo de cómputo además de la
red eléctrica regulada.
La contratación del personal operativo se dará en la medida que se logren
contratos y dependerán de la duración de estos.

7.10
CRONOGRAMA DE ADECUACION DE INSTALACIONES

Semana Semana Semana Semana
Actividades 1 2 3 4

Adecuaciones y reparaciones locativas
Adecuación red regulada
Adecuación red lógica y de
comunicaciones
Adecuación puestos de trabajo
Instalación equipos
Inicio operaciones

7.11 Conclusiones
Se establece que de acuerdo al estudio de mercado la ubicación de la empresa
debe hacerse en un sector cercano a las oficinas principales de las empresas
objeto del mercado. En este caso se escoge la zona del Lago.
Por la operación de nuestra empresa que es directa en las empresas cliente,
no se requieren instalaciones de gran tamaño para operar lo que favorece la
logística de la compañía.
Se establecieron las necesidades técnicas y de personal para el desarrollo del
proceso con disposición de personal temporal adicional en las situaciones que
se requiera.


Finalmente después de la ubicación se hace un cronograma de adecuación del
sitio de trabajo escogido para entrar en operación.

8. ESTUDIO ADMINISTRATIVO Y JURIDICO LEGAL

Es importante definir la estructura administrativa y la composición legal de la
empresa ya que estas nos permiten la existencia jurídica y la posibilidad de
participar del mercado en el que pretendemos incursionar. En este estudio se
mostrará la razón de ser de la empresa “Soporte Activo”, hacia adonde va y
como se compone administrativa y jurídicamente.
Objetivos.
 Objetivo General.
Realizar el estudio administrativo y jurídico legal para determinar el
direccionamiento estratégico de Soporte Activo S.A.S su estructura
administrativa y funcional el marco jurídico legal y la política de talento
humano.
Objetivo Especifico.
 Plantear el direccionamiento estratégico (misión, visión, principios,
valores, estrategias).
 Definir la estructura organizacional áreas funcionales, manuales y
perfiles de los cargos.
 Establecer el marco jurídico legal institucional que reglamenta el
desarrollo del objetivo social.
 Definir las políticas de desarrollo y gestión del talento humano.

MARCO JURIDICO LEGAL.
8.1 SOCIEDADES POR ACCIONES SIMPLIFICADAS. (SOPORTE ACTIVO
S.A.S)
 No requiere de escritura pública solo conformación ante la cámara de
comercio.
 La constitución se puede efectuar por documento privado.
 La conformación es de bajo costo y poca formalidad.
 Se puede constituir por una o varias personas.
 No tienen vigencia en el tiempo, su existencia es indefinida.
 Tampoco tiene que enunciarse todas las actividades comerciales que se
van a desarrollar, simplemente se entiende que la actividad es comercial
y se nos da libertad económica a los empresarios.
 Nosotros decidimos cuándo se hace la junta, quién es el representante
legal, qué tipos de acciones aparte de las ordinarias puede haber, o qué
tipo de acuerdo de accionistas se requiere, entre muchas cosas.
 El pago de los aportes de capital puede ser diferido en un plazo hasta de
dos años, los accionistas no son responsables de las obligaciones a
cargo de la sociedad ya que el que responde es el patrimonio de la
empresa.

La empresa se constituirá de la siguiente manera.
Representante Legal

JAVIER MAURICIO FANDIÑO DUARTE.
79701062 Bta

Representante Legal Sustituto.
DIANA PAOLA CARRILLO CARRILLO.
C.C: 53.161.541 de Bogotá.

8.2 MISION
Somos una empresa de capital privado que presta servicios de asesoría,
consultoría y gestión relacionado con la implementación, manejo, control de
activos fijos. Teniendo como valor agregado la confidencialidad, respeto,
compromiso de cada uno de los integrantes de nuestra compañía.
8.3 VISION
Dentro de cinco años queremos ser una empresa reconocida a nivel nacional
como una alternativa innovadora en la implantación, desarrollo y control integral
al manejo de los activos fijos de nuestros clientes. Desarrollando cada uno de
nuestros procesos con calidad, compromiso y seguridad las necesidades del
cliente.
8.4 OBJETIVOS EMPREARIALES.
 Obtener solidez financiera generando buena liquidez y una buen
soporte para endeudamiento.

 Dar conocer SOPORTE ACTIVO como empresa de servicios de
alta calidad.

 Tener un plan de distribución que se acople a los diferentes
contratos, siendo eficientes y seguros.

 Identificar los posibles clientes. Adaptándonos a sus necesidades,
contratando las el personal adecuado y suficiente cumpliendo
nuestra labor.

 Establecer Alianzas estratégicas con empresas y asociaciones de
contadores con el fin de complementar esfuerzos.

8.5 POLITICA DE CALIDAD
 Suministrar soluciones integrales de tecnología, que satisfagan las
necesidades de nuestros y requisitos de los clientes, atraves de in
sistema de gestión de calidad que mejore continuamente y que cumpla
con los demás requisitos legales y reglamentarios

8.6 PRINCIPIOS Y VALORES.
1. JUNTOS TRABAJAMOS POR UN MISMO FIN

Somos consientes de la importancia de integrar las fuerzas y conocimientos de
cada area para poder alcanzar los objetivos de la organización y lograr la
satisfacción de nuestros clientes.
2. NOS COMPROMETEMOS CON NUESTROS CLIENTES

Trabajamos por la seguridad, respaldo y cumplimiento de los requerimientos de
nuestros clientes.
3. HACEMOS LAS COSAS BIEN

Todas nuestras acciones serán regidas por parámetros de calidad, que no
permitirán mejorar cada día
4. LA DIGNIDAD HUMANA SE RESPALDA CON VALORES.

La justicia, integridad, el respeto, la responsabilidad, la tolerancia y la
honestidad son valores fundamentales para hacer posibles las relaciones de
convivencia entre las personas ya que son una condición indispensable para el
surgimiento de la confianza.
5. LA INNOVACION NOS HACE CRECER

Aportamos ideas creativas para mejorar los procesos internos de la
organización asi como también asi como el servicio que ofrecemos.
6. CAPACITACION Y DESARROLLO COMPETENCIA

La capacitación es un factor muy importante en la vida de las personas, la
educción significa progreso, por eso la organización apoya al personal para
este fin.
7. GENERACION DE VALOR.

Creemos que el éxito de los resultados de la empresa se convierta en una
oportunidad para construir calidad de vida, generar crecimiento para nuestras
familias, valor para nuestra empresa y desarrollo para el país.
8.7 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL.


8.8 ORGANIGRAMA DE SOPORTE ACTIVO S.A.S

8.9 DESCRIPCIÓN DE CARGOS

IDENTIFICACIÓN DEL CARGO: ASAMBLEA GENERAL DE ACCIONISTAS

 Cargos Dependientes: Gerencia y todo el personal de planta.

FUNCIONES ESPECÍFICAS:

• Disponer qué reservas deben hacerse además de las legales.
• Fijar el monto del dividendo, así como la forma y plazos en que se
pagará.
• Ordenar las acciones que correspondan contra los administradores,
funcionarios directivos o el revisor fiscal.
• Elegir y remover libremente a los de la Junta Directiva y demás
funcionarios cuya designación le corresponda.
• Disponer que determinada emisión de acciones ordinarias sea colocada
sin sujeción al derecho de preferencia, para lo cual se requerirá el voto
favorable de no menos del setenta por ciento (70%) de las acciones
suscritas.
• Adoptar las medidas que exigiere el interés de la sociedad.
• Estudiar y aprobar las reformas de los estatutos.
• Examinar, aprobar o improbar los balances de fin de ejercicio y las
cuentas que deben rendir los administradores.
• Disponer de las utilidades sociales conforme al contrato y a las leyes.
• Considerar los informes de los administradores o del representante legal
sobre el estado de los negocios sociales, y el informe del revisor fiscal.


• Adoptar todas las medidas que reclamen el cumplimiento de los
estatutos y el interés común de los asociados.
• Las demás que señalen la ley estos estatutos.
• Elegir al Revisor Fiscal y su suplente

CARGO: Gerente General
A QUIEN REPORTA: Junta Directiva
DEPENDENCIA O SECCION: Directivos
PERSONAS A CARGO: Si
PERFIL: Profesional carreras administrativas, opcional postgrado,
especialización.
FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES DEL CARGO:

• Representar legalmente a la sociedad ante los accionistas, ante terceros
y ante toda clase de autoridades del orden administrativo y jurisdiccional.
• Celebrar toda clase de contratos, ejecutar todos los actos u operaciones
correspondientes al objeto social, de conformidad con lo previsto en las
leyes y en estos estatutos.
• Autorizar con su firma todos los documentos públicos o privados que
deban otorgarse en desarrollo de las actividades sociales o en interés de
la sociedad.
• Presentar a la asamblea general en sus reuniones ordinarias, un
inventario y un balance de fin de ejercicio, junto con un informe escrito
sobre la situación de la sociedad, un detalle completo de la cuenta de
pérdidas y ganancias y un proyecto de distribución de utilidades
obtenidas.
• Fijar la planta de personal y fijar su remuneración cuando a su juicio el
cargo así lo exija, nombrar y remover los empleados.
• Tomar todas las medidas que reclame la conservación de los bienes
sociales, vigilar la actividad de los empleados de la administración de la
sociedad e impartirles las órdenes e instrucciones que exija la buena
marcha de la compañía.
• Convocar la asamblea general a reuniones extraordinarias cuando lo
juzgue conveniente o necesario y hacer las convocatorias del caso
cuando lo ordenen los estatutos, la junta directiva o el revisor fiscal de la
sociedad.
• Convocar la junta directiva cuando lo considere necesario o conveniente
y mantenerla informada del curso de los negocios sociales.
• Cumplir las órdenes e instrucciones que le impartan la asamblea general
o la junta directiva, y, en particular, solicitar autorizaciones para los
negocios que deban aprobar previamente la asamblea o la junta
directiva según lo disponen las normas correspondientes del presente
estatuto.
• Cumplir o hacer que se cumplan oportunamente todos los requisitos o
exigencias legales que se relacionen con el funcionamiento y actividades
de la sociedad.

• Comunicar a la organización la importancia de satisfacer tanto los
requisitos del cliente como los legales y reglamentarios.
• Responsable por la definición de misión, políticas y planes de
crecimiento de la compañía.
• Establecer, implementar, mantener y ajustar la política y los objetivos de
calidad, asegurando que estos últimos sean medibles, cuantificables,
alcanzables en el tiempo y que sean coherentes con la política de
calidad.
• Asegurar que la política de calidad sea comunicada y entendida dentro
de la Organización.
• Asegurar que los requisitos del cliente se determinen y se cumplan con
el propósito de aumentar la satisfacción del cliente.
• Asegurar que se establezcan los procesos de comunicación apropiados
dentro de la Organización.
• Dirigir, coordinar, vigilar y controlar la ejecución de las funciones de las
diferentes dependencias y realización de programas.
• Responsable por la relación de la Empresa con el medio exterior, con el
objetivo de lograr una buena imagen y una aceptación de la
organización, sus productos o servicios, sus objetivos y su actuación.
• Detectar la acción de la competencia y de Empresas del mismo sector,
para formular políticas que permitan la competitividad favorable de la
entidad.
• Custodiar y vigilar los bienes, libros, archivos y demás documentos de la
Sociedad .
• Coordinar y controlar todos los procesos de la compañía verificando que
se desarrollen de manera eficiente y efectiva;
• Planear, controlar y manejar el presupuesto y flujo de caja;
• Planear y controlar la gestión comercial de la empresa;
• Aclarar las políticas organizacionales.
• Participar en Comités de Calidad
• Asignación y aprobación del presupuesto anual, necesario para el
desarrollo de las actividades concernientes a mantenimiento y
mejoramiento del sistema de calidad.
• Autorizar o no el cambio de proveedores.
• Ejercer las demás funciones que le compiten por la naturaleza del cargo.
• Realizar los seguimientos a los indicadores de su macro proceso,
generando las respectivas acciones.
• Velar por el debido proceso de archivo físico y electrónico que
pertenecen a su proceso en cuanto a su disposición y retención.
• Coordinar el eficiente desempeño de todo el personal de la
organización;
• Garantizar el cumplimiento de las obligaciones adquiridas por la
empresa a nivel financiero, comercial, legal, etc.;
• El mantenimiento de instalaciones, inventario y cualquier otro recurso
físico, intelectual, computacional, etc entregado a su cargo.


CARGO: Director Comercial.
A QUIEN REPORTA: Gerente General
DEPENDENCIA O SECCION: Gerencia General
PERSONAS A CARGO: No
PERFIL: profesional carreras administrativas deseable especialización en
marketing

OBJETIVO DEL CARGO

Hacer la presentación formal de la empresa ante posibles clientes, para realizar
nuevos negocios.

FUNCIONES ESPECÍFICAS DEL CARGO

• Garantizar que se determinan e indagan adecuadamente los requisitos y
necesidades del cliente en todo lo referente al producto y/o servicio,
tanto en las actividades de pre - venta y postventa.
• Realizar y enviar cotizaciones según solicitudes del cliente y previa
revisión de su jefe inmediato.
• Digitar los diferentes pedidos que se generen en la base de datos.
• Determinar los requisitos especificados por los clientes, incluyendo los
requisitos para la entrega y posteriores a la misma.
• Revisión de Contratos que se tramitan con clientes del sector estatal y
privadas.
• Realizar labor de tele mercadeo con miras a ofrecer los servicios de la
organización a clientes potenciales.
• Revisión detallada de la facturación con cada uno de los clientes con el
fin de evitar que se queden servicios sin facturar.
• Revisar las órdenes de pedido, teniendo en cuenta que cumplan con lo
requerido por el cliente, y verificar el debido registro en la base de datos.
• Determinar los requisitos no establecidos por los clientes pero
necesarios para el uso previsto, cuando sea conocido y los propios de la
organización.
• Supervisar el adecuado y puntual seguimiento a:
o Devoluciones de equipos por finalización de alquiler.
o El vencimiento de los contratos estatales garantizando la puntual
comunicación de vencimiento por parte de SOPORTE ACTIVO
S.A. a la respectiva entidad y/o empresa.
o Seguimiento a cotizaciones.

• Supervisar que se realice la puntual y adecuada actualización de datos
de los diferentes clientes.
• Supervisar y evaluar la realización de actividades tendientes a :
Captación de nuevos clientes, reactivación de clientes.
• Supervisar el debido recaudo de cartera.

• Revisar que las tarifas con los clientes sean las acordadas y las
correctas.
• Informar oportunamente a su jefe inmediato cualquier inconveniente que
se presente con los clientes y/o proveedores en el transcurso de sus
labores.
• Garantizar la aplicación de acciones preventivas, correctivas y de mejora
en su proceso, cuando estas sean necesarias.
• Supervisar el debido proceso de archivo físico y electrónico que
pertenecen a su área, en cuanto a su disposición y retención.
• Realizar la respectiva divulgación y distribución de documentos que
pertenezcan a su proceso.
• Realizar los cálculos y seguimientos a los indicadores de su macro
proceso, generando las respectivas acciones.
• Presentar todos los reportes e informes solicitados por su Jefe
Inmediato.

CARGO: Gerente Administrativo y financiero
DEPENDENCIA O SECCION: Gerencia Administrativa
PERFIL: profesional carreras administrativas, opcional especialización en
finanzas

OBJETIVO DEL CARGO.

Su objetivo principal es velar por la armonía de las funciones administrativas de
la empresa, además supervisar que las actividades relacionadas con el tema
contable, cartera y de personal sean realizadas adecuadamente, emitir y
revisar toda la información de proceso administrativo de la empresa.

Funciones

Especificas de Cargo

 Seleccionar personal a nivel administrativo.
 Velar por el cumplimiento de normas y políticas de la empresa y hacer
llamadas de atención al personal administrativo cuando este así lo
requiera.
 Atender cualquier inquietud del personal administrativo que tenga que
ver directamente con el trabajo o que sea de carácter personal que este
influyendo en su labor.
 Autorizar contrataciones, permisos, hora extras y despidos del personal
administrativo.
 Autorización de préstamo para empleados a todo nivel.
 Programar y planear la sistematización del ciclo contable.
 Revisar la nomina y aprobar el pago de esta.
 Revisar el movimiento y saldo de las cuentas de la empresa diariamente.

Administrativas

 Autorizar el desembolso de la caja menor tanto de la planta como del
área administrativa.

Relacionadas con el sistema de Gestión de Calidad.

 Dar cumplimiento a los procedimientos y responsabilidades asignados al
sistema de gestión de calidad.

CARGO: Directora de Talento Humano.
PERFIL: Profesional en carreras administrativas, especialización en G.T.H y
salud ocupacional

FUNCIONES ESPECÍFICAS DEL CARGO.

• Llevar a cabo los procesos de selección de personal conforme lo indica
el procedimiento.
• Coordinar la logística para la aplicación de la evaluación del desempeño
con todo el personal conforme lo exige el procedimiento.
• Elaborar cronograma de actividades y capacitación.
• Realizar una pequeña inducción al empleado en donde se le presenten
las diferentes áreas de la Empresa y se aclaren los parámetros básicos
de funcionamiento de la misma (visión, misión, reglamento interno,
políticas, etc;);
• Velar por el cumplimiento de las competencias (educación, formación u
otros conocimientos, habilidades y experiencia) del personal.
• Proporcionar la formación necesaria para que los empleados puedan
cumplir con las competencias necesarias para ejecutar su labor ya sea a
través de cursos internos, externos, charlas informativas y actividades
varias.
• Velar por el debido proceso de archivo físico y electrónico que
pertenecen a su área, en cuanto a su disposición y retención.
• Realizar la respectiva divulgación y distribución de documentos que
pertenezcan a su proceso.
• Verificar la eficacia de las acciones tomadas para mejorar las
competencias del personal a través de las evaluaciones de desempeño.
• Concientizar al personal de la pertinencia e importancia de las
actividades que realiza y como contribuye al logro de los objetivos de la
calidad a través del proceso de inducción y capacitación.
• Asegurarse de mantener los registros apropiados de educación,
formación, habilidades y experiencia del personal.
• Presentar todos los reportes solicitados por su Jefe Inmediato.

• Aplicar la encuesta de clima organizacional y velar por un adecuado
ambiente laboral.

• Velar por el cumplimiento de todos los documentos de Talento Humano
(reglamento interno de trabajo, políticas de área, Salud Ocupacional,
actualización de hojas de vida de los empleados etc).
• Llevar el control de los préstamos efectuados a los empleados;
• Realizar los trámites correspondientes a incapacidades, vacaciones,
licencias y subsidios.
• Informar oportunamente a los empleados sobre cualquier cambio en las
leyes laborales, en los datos (dirección, teléfono, etc.) de las entidades a
las cuales se encuentran afiliados y sobre cualquier otra información
acerca de pensiones, salud, cesantías, recreación, riesgos
profesionales, etc., que se considere relevante.
• Elaborar memorandos;
• Detectar fallas o no conformidades de procesos anteriores e informar
oportunamente a quien corresponda;
• Apoyar a otras áreas cuando así se requiera.
• Informar oportunamente a su jefe inmediato cualquier inconveniente que
se presente con los clientes y/o proveedores en el transcurso de sus
labores.

CARGO: Asistente Administrativa
A QUIEN REPORTA: Gerente Administrativo
PERSONAS A CARGO: No
PERFIL: Estudiante de carreras administrativas o afines

OBJETIVO DEL CARGO

Se encarga de dar la mejor imagen de la compañía ya que es la persona que
comunica a l personal interno con proveedoras, clientes y visitantes.
Contribuir con los procesos administrativos para que se desarrollen en las
mejores condiciones y en el menor tiempo posible.

FUNCIONES

Especificas del Cargo

 Elaboración de envió de cartas y documentos a bancos para realizar
pagos a proveedores.
 Cotizar y hacer pedidos de dotaciones y papelería para la oficina.
 Control de horarios de personal
 Elaboración de cartas a nivel administrativo, gerente Administrativo.
 Archivo de las carpetas y documentos de mantenimiento e instalación.

 Recibir y a hacer llamadas a clientes y proveedores para hacer la
presentación de la empresa.
 Comunicar las llamadas externas al personal de la organización, recibir
mensajes e informarlos.
 Recibir la correspondencia y radicarla.
 Enviar correspondencia a las sucursales y a la planta, relacionando la
remisión.
 Realizar la documentación del área comercial y de mantenimiento como
son cartas, memorandos, remisiones, cotizaciones, cuentas de cobro,
relación de dotaciones y registrarlos en el consecutivo según el caso.
 Revisar en Internet los mensajes de solicitud de mantenimiento que han
llegado separarlos y archivarlos en la carpeta respectiva de servicio y
transcribir los mensajes a las áreas correspondientes.
 Causación de los diferentes hechos económicos de la empresa
[compras, ventas, sueldos, pago servicios, depreciaciones, etc.
 Manejo y control de inventarios
 Manejo o gestión de cartera
 Conciliaciones bancarias
 Recepcionar llamadas telefónicas
 Servicio de atención al cliente Interno y externo
 Demás funciones que sean asignadas por el jefe inmediato.

8.10 MAPA DE PROCESOS


8.11 Gestión del Talento Humano en “Soporte Activo”

En Soporte Activo se manejaran todos los pasos de la gestión del talento
humano.
8.12 Admisión
Soporte Activo publica sus convocatorias en su pagina web para los
diversos cargo que están establecidos de acuerdo a perfiles específicos.
Maneja procesos de selección que incluyen pruebas psicotécnicas,
entrevistas con psicólogo ,pruebas puntuales para el cargo si se requiere y
además visita domiciliaria.

8.13 Aplicación.
Soporte Activo por calidad maneja programas de inducción y
entrenamiento a sus nuevos funcionarios a través de entrenadores
designados por talento humano en cada una de sus áreas. Ellos deben
llevar un plan de entrenamiento y de periodo de prueba que será
presentado talento humano una vez finalice.
8.14 Compensación.
Soporte Activo obviamente establece salarios de acuerdo al cargo, maneja
los aportes parafiscales de ley y además cuenta con beneficios adicionales
como comisiones bonificaciones.
8.15 Desarrollo laboral.
Soporte Activo maneja programas de capacitación para sus funcionarios
en temas de competencia de la organización, como calidad, servicio al
cliente etc. Ademas de capacitación técnica y programas de
retroalimentación.
8.16 Desarrollo personal.
Soporte Activo tiene diversos programas de desarrollo personal y jornadas
de integración para fortalecer los vínculos de los funcionarios.

8.17 Monitoreo.
Soporte Activo maneja planes de cumplimiento de metas e indicadores de
calidad puesto que está certificada por icontec en varios de sus procesos.


9. POLÍTICAS GENERALES

9.1 SEGURIDAD
• La persona que haga el cierre general de la oficina deberá verificar las
puertas, rejas y ventanas (que las persianas estén abajo y cerradas) antes
de proceder a colocar la alarma y salir. Cerrar con llave la entrada principal
y colocar los candados exteriores. Cada persona dentro de su espacio de
trabajo, es responsable y tiene la obligación y el cumplimiento de ejecutar la
acción de apagar equipos de cómputo y luces, cierre de ventanas y
persianas entre otros.
• La puerta principal y la reja deben permanecer bien cerradas
permanentemente.
• No se permite la circulación de personas ajenas a la empresa o visitantes
sin que algún trabajador responda por ellos.
• Se debe identificar a los visitantes antes de permitir su ingreso.
• No se permite el acceso de vendedores (ropa, cosméticos, etc.) sin
autorización previa.
• No está permitido permanecer en las instalaciones de la Empresa fuera del
horario de trabajo, ni traer personas ajenas a esta o realizar actividades
diferentes a las normalmente autorizadas sin notificación por correo
electrónico y autorización previa por parte de gerencia.
• Los elementos de trabajo son responsabilidad de la persona que los tiene
asignados.
• No se permite el acceso a los computadores usando disketes o unidades
ajenos a la oficina, por el riesgo de virus.
• Se prohíbe la utilización de unidades de almacenamiento como drivers,
unidades de Cd, quemadoras, memorias extraíbles, etc.. a excepción de los
usuarios autorizadas por esta gerencia.
• Prohibido el uso del Manejo de Internet a excepción de los usuarios
autorizados por gerencia.
• Está prohibido fumar en las instalaciones de la Empresa.
• Esta prohibido suministrar las claves de acceso asignadas, de los
computadores y de la base de datos previo autorización de la gerencia y
conocimiento del supervisor técnico.
• Para el cierre de la empresa, las personas encargadas de digitar la claves
de las alarmas deben estar acompañadas de mínimo de dos personas.
• Las personas encargas de las claves deben informar a la gerencia y asesor
de seguridad acerca de turnos asumidos para la apertura y cierre.
• No proporcionar la dirección de la empresa o datos de la misma a personas
ajenas a la organización si n previo consentimiento de la gerencia.

9.2 ASEO
• Cada funcionario es responsable por el cuidado y aseo de los elementos
que usa regularmente, como puesto de trabajo, teléfono, silla, computador,
etc. Al finalizar la jornada diaria se debe organizar el puesto de trabajo.

• Mantener en las mejores condiciones posibles los diferentes ambientes de
la Empresa.

9.3 SERVICIOS PUBLICOS
• No encender lámparas si no es necesario. Aprovechemos la iluminación
natural.
• Utilizar el teléfono en forma breve. Las llamadas de trabajo a celulares se
harán únicamente desde el celular de la oficina. se requiere autorización
previa para hacer llamadas personales a celulares, lo mismo con las
llamadas a larga distancia.
• Apagar computadores y luces en las ausencias largas o duraderas del
puesto de trabajo.

9.4 NORMAS DE PERSONAL

• El horario laboral es de lunes a viernes desde las 7:30 a.m hasta las 5:30
p.m (En casos eventuales de requerir laborar por fuera de este horario o los
días sábados se debe solicitar previa autorización de gerencia o el director
de T.H con previa anticipación).
• Todo el personal debe registrar su hora de entrada en la Planilla Control de
Horarios. Las personas que por su actividad no lleguen a la Empresa a esta
hora deberán reportarse o informar previamente sus citas o sitios donde se
encontrarán y de igual forma realizar el registro respectivo en la planilla de
Control de Horarios, en el momento en que lleguen a la oficina.
• Los responsables de procesos deben mantenerse informados de cualquier
dificultad o inconveniente con los clientes externos a través del correo
interno, se reitera que toda comunicación informal no es valida cuando se
presente una dificultad y se realice la trazabilidad respectiva.
• Se exige total confidencialidad en todas las estrategias que establezca la
gerencia en cualquier proceso de la organización.
• Tiempo de almuerzo: 30 minutos. El personal de planta deberá coordinar el
horario de almuerzo para evitar que la oficina se quede sin atención.
• Reciclar el papel de tal forma que pueda ser utilizado en impresiones de
borrador y no se recurra a papel en blanco.
• Utilice el uniforme que se le ha asignado únicamente en actividades
laborales propias de la empresa y manténgalo en buen estado, portándolo
siempre de forma completa.
• Escuche música moderadamente, algunos necesitan silencio para poder
trabajar.
• No grite, hable en tono moderado y si requiere hablar con alguien que este
a una distancia grande, utilice el teléfono o diríjase personalmente a donde
se encuentre.
• Se prohíbe la instalación de software o aplicativos diferentes a las
autorizadas por esta gerencia.


• Se prohíbe la utilización de los recursos y personal propios de la empresa
para actividades diferentes a las estipuladas para su cargo por SOPORTE
ACTIVO.
• Todo ingreso de personal no autorizado al almacén y a la bodega de paso,
debe ser autorizado por el Coordinador Operativo, Director de Calidad o
responsable del proceso por medio de diligenciamiento del respectivo
formato.
• Portar siempre el carnét de la empresa e informar de forma inmediata al
proceso de talento humano en caso de perdida de este documento
presentando el respectivo denuncio.
• Esta prohibido mantener relaciones comerciales cuyo objetivo sea obtener
beneficios lucrativos de modo personal con nuestros proveedores, clientes
internos y externos y/o terceros.

A continuación relacionamos normas específicas por proceso, las cuales son
de estricto cumplimiento y adicionales a las normas generales ya mencionadas.

10. POLÍTICAS DEL PROCESO COMERCIAL

Informar oportunamente a gerencia y contabilidad de aquellos clientes que
incumplen los compromisos de pagos con mas de 60 días en mora.
Todo cliente que ha estado inactivo por más de 6 meses con SOPORTE
ACTIVO, se le debe solicitar certificado de cámara y comercio actualizado y la
respectiva orden de servicio; Realizar el estudio de cada cliente nuevo en
cuanto a: cámara de comercio (tiempo de creación, objeto social, capital, etc.),
Rut, dirección u otros antes de confirmarle el suministro del servicio.
Toda comunicación con clientes en cuanto a concesiones, acuerdos u otros
aspectos de importancia debe de manejarse por escrito y reposar en la carpeta
del cliente.
En casos de ser modificados los requisitos iniciales del cliente, comercial debe
asegurar que se informe a los procesos involucrados como también modificar
los documentos respectivos.
Toda certificación comercial solicitada por algún cliente o tercero debe ser
tramitada por contabilidad o el proceso comercial debidamente autorizada y
firmada por gerencia.
No comprometerse con los clientes con una hora exacta para la entrega de
equipos (decir en horas de la tarde o en horas de la mañana), con excepciones
en que el proceso comercial o gerencia haya aprobado una hora de entrega
exacta o algún otro tipo de convenio.
Cuando se cambien las tarifas de alquiler con algún cliente y si existen equipos
en sub-arriendo se debe comunicar al tercero y a todos los procesos
involucrados de estos cambios por medio físico y/o electrónico.

Mantener actualizada las tarifas con los clientes, y realizar revisiones de forma
oportuna informando siempre a Gerencia para su visto bueno.

Siempre que se reciba una aprobación del cliente para la solicitud de un
servicio debe hacer mención a que cotización y opción se refiere, por escrito.
Cuando un cliente solicite una devolución o retiro de equipos se debe informar
a que orden de instalación corresponde o el serial del equipo para informar
posteriormente a recursos.
Antes de registrar un pedido en la base de datos, se debe contar con la orden
de servicio o correo electrónico por parte del cliente donde confirme la solicitud
del servicio.
Cualquier tipo de ayuda a un cliente como configurar un hardware o software o
colaborar en el backup, y que por ende implique cierta demora en la visita del
técnico se debe informar al usuario que este procedimiento requiere
autorización del responsable del proceso comercial de SOPORTE ACTIVO o
quien haga sus veces.
11. POLITICAS DEL PROCESO ADMINISTRATIVO
En caso de retiro o cambio de cargo de alguna de las personas que están
autorizadas de forma permanente por SOPORTE ACTIVO para realizar
actividades de mensajería mediante carta tanto en clientes como en bancos,
se debe avisar inmediatamente se efectúe el cambio o el retiro de estos
empleados a estas entidades, lo mismo si es de forma temporal.

12. POLÍTICAS DEL PROCESO CONTABLE Y FACTURACION

Para los clientes nuevos se debe facturar mes anticipado, salvo casos en
convenios especiales realizados por parte de gerencia.
La facturación debe generarse los tres últimos días hábiles de cada mes, y en
forma descendente (comenzando con el cliente de mayor facturación a cliente
de menor facturación) .
La radicación de las respectivas facturas se debe realizar teniendo en cuenta lo
parámetros de la matriz y exigirse su oportuna actualización en caso de
detectarse cambios.
Cuando los clientes realicen pagos interbancarios o por medio de una
consignación solicitar el soporte o comprobante respectivo el cual respalde
dicho pago.

El cierre de facturación se realizara el día 25 de cada mes.

Cuando el pago sea realizado en efectivo, se debe exigir un comprobante que
especifique el valor exacto que el cliente esta entregando a la persona que
recibe el efectivo o debe quedar consignado en la Ruta de Mensajero el valor
entregado por el cliente con firma del mismo.
Los clientes que tengan facturas a más de 60 días de vencimiento e incumplan
compromiso de pago pactado con el ejecutivo de cuenta y la gerencia, se les
debe informar la decisión de retirar equipos.
El pago sobre facturas de equipos o partes se realiza de 30 a 45 dias.

El proceso contable realizara pagos a proveedores solo los días jueves de cada
semana conforme a la planeación de pagos que se debe realizar el día martes
inmediatamente anterior.
Durante los tres primeros meses del año en curso se debe expedir el certificado
de ingresos y retenciones a cada trabajador.
Las facturas de los proveedores y prestadores de servicios se reciben hasta los
28 de cada mes.
Las facturas de proveedores y prestadores de servicio antes de ser
contabilizadas, deben ser aprobadas mediante firma o correo electrónico, por la
persona que solicito la compra o el servicio.
Todos los pagos, ya sean contra entrega, inmediatos o a crédito que se
efectúan, deben ser aprobados por gerencia
Los clientes nuevos que devuelvan equipos antes de lo pactado con el proceso
comercial. No se le generara nota crédito, en el caso de ser aceptada la
devolución y teniendo en cuenta si se dio una tarifa especial de acuerdo al
tiempo, esta se reajustara mediante Nota
Los pagos efectuados por cajas menores, no debe exceder los $ 50.000.oo
El reembolso de Cajas menores, se debe solicitar antes de que el saldo de la
misma sea menor a $ 150.000.oo
Todo gasto por menor que sea, debe estar soportado por factura, comprobante
de pago o recibo de caja menor.
13. POLÍTICAS DEL PROCESO DE TALENTO HUMANO

Las certificaciones en relación con el tiempo de servicio, remuneración salarial,
y cargo, únicamente podrán ser expedidas por el Director de Talento Humano o
por Gerencia, de igual forma con las referencias laborales que sean solicitadas
de forma telefónica o por cualquier otro medio.
La documentación que reposa en la carpeta de los empleados, es de carácter
CONFIDENCIAL por tal motivo la disposición de las carpetas de los empleados
donde reposa toda su documentación debe encontrarse única y exclusivamente
en el proceso de Talento Humano.
Todo personal que participe en capacitaciones apoyadas por la empresa
deberá multiplicarlas al interior de la organización y entregar el material o
memorias de la misma.
La empresa solo acepta incapacidades emitidas por la EPS, estas deberán ser
entregadas al Director de Talento Humano, para efectuar el trámite establecido.
Las incapacidades de uno (1) a tres (3) días, son asumidas por la empresa y
las mayores a tres días son asumidas por la EPS.
Los permisos al personal serán autorizados por los jefes inmediatos con previa
información al Director de Talento Humano.

14. CONTRATO DE CONSTITUCIÓN
La sociedad por acciones simplificada SAS Soporte Activo.

1. Accionistas:

Javier Fandiño CC 79701062, domicilio Cra 110 No 140 A 43.
Diana Paola Carrillo Carrillo CC 53161541, domicilio Calle 72 B No. 90 – 47
Ana Milena Chapetón Castillo CC 52496146, domicilio Calle 70 No. 96 – 34
2. Razón Social: Soporte Activo S.A.S.

3. Domicilio de la sociedad: Cra 15 No. 77 – 28

4. Duración de la sociedad: Indefinido

5. Actividades principales: Cualquier actividad relacionada con la
prestación de servicios o venta de productos.

6. Capital autorizado: $20’000.000

Capital Suscrito $20’000.000
Capital Pagado $0 pesos
7. Representante legal: Javier Fandiño CC 79701062

Funciones y facultades:

• Representar legalmente a la sociedad ante los accionistas, ante terceros
y ante toda clase de autoridades del orden administrativo y jurisdiccional.
• Celebrar toda clase de contratos, ejecutar todos los actos u operaciones
correspondientes al objeto social, de conformidad con lo previsto en las
leyes y en estos estatutos.
• Autorizar con su firma todos los documentos públicos o privados que
deban otorgarse en desarrollo de las actividades sociales o en interés de
la sociedad.
• Presentar a la asamblea general en sus reuniones ordinarias, un
inventario y un balance de fin de ejercicio, junto con un informe escrito
sobre la situación de la sociedad, un detalle completo de la cuenta de
pérdidas y ganancias y un proyecto de distribución de utilidades
obtenidas.
• Convocar la asamblea general a reuniones extraordinarias cuando lo
juzgue conveniente o necesario y hacer las convocatorias del caso
cuando lo ordenen los estatutos, la junta directiva o el revisor fiscal de la
sociedad.
• Convocar la junta directiva cuando lo considere necesario o conveniente
y mantenerla informada del curso de los negocios sociales.
• Cumplir las órdenes e instrucciones que le impartan la asamblea general
o la junta directiva, y, en particular, solicitar autorizaciones para los
negocios que deban aprobar previamente la asamblea o la junta
directiva según lo disponen las normas correspondientes del presente
estatuto.
• Cumplir o hacer que se cumplan oportunamente todos los requisitos o
exigencias legales que se relacionen con el funcionamiento y actividades
de la sociedad.


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