RRHH

1. ÁMBITOS DE LA ACOGIDA
En los planes de acogida se suele hacer referencia a varias personas que tienen distintas responsabilidades en la misión de acoger e integrar al nuevo colaborador.
Entre estas personas se suele citar a un orientador, con responsabilidades en aclarar y resolver las dudas en materia jurídico-laboral: cuestiones sobre el contrato, retribuciones, vacaciones,…
Como figura aparte es frecuente citar al tutor, que viene a ser el “amigo” dentro de la empresa y que ayuda al recién incorporado en las cuestiones menores que conforman el día a día (como conseguir material de oficina, presentar a las personas con que se encuentren, como funciona el teléfono,…).
Nosotros preferimos distinguir funciones en la acogida, pues, en razón del tamaño de la empresa, el número de personas implicadas en el plan de acogida puede variar.
De conformidad con este criterio distinguimos tres ámbitos de acogida:
- El ámbito jurídico laboral
- El ámbito operativo
- El ámbito funcional.
Los ámbitos de acogida
El ámbito jurídico laboral
El ámbito jurídico laboral de acogida suele recaer en el área de recursos humanos.
Normalmente éste área ha sido quien ha mantenido los contactos previos más continuados con el incorporado (en la selección de personal, en el proceso de contratación,…) y continúa de forma natural esta relación, centrada, normalmente, en lo que compete al área de recursos humanos, tanto desde el punto de vista de la administración de personal (contrato, nómina,…) como en

2. temas puramente de recursos humanos (formación, carrera profesional,…). Dentro de éste ámbito se puede incluir lo relativo a la prevención de riesgos (información al trabajador de los riesgos del puesto, equipos de protección, medidas preventivas,…).
El ámbito operativo
El ámbito operativo hace referencia a la introducción al nuevo colaborador en todos esos pequeños conocimientos cotidianos imprescindibles para el desenvolvimiento dentro de la organización: cómo hacer una fotocopia, cómo rellenar un justificante de gastos, la costumbre de tomar un café a media mañana,…
Este ámbito operativo puede recaer en muy distintas personas en función de las dimensiones de la empresa: un compañero del departamento, un subordinado, un superior jerárquico o alguien designado expresamente dentro del departamento de recursos humanos, figura a la que se suele denominar “tutor”.
El ámbito funcional
El ámbito funcional dentro de la acogida es aquel que tiene por objetivo dar a conocer al recién llegado los objetivos de la empresa y de su departamento, su integración dentro del mismo. Con esta finalidad se debe dar a conocer al trabajador las funciones de su puesto, su alcance y responsabilidades, su ubicación dentro de la estructura y sus relaciones con otras personas y departamentos, sus objetivos y sus sistemas de trabajo
La acogida, desde el punto de vista funcional, debe hacerle conocer la misión, visión y valores, los mandamientos éticos, y las políticas de actuación
Las cuestiones funcionales de la acogida suelen recaer en un superior jerárquico, y, parcialmente, en mayor o menor medida, en un compañero o en alguien designado al efecto del departamento de recursos humanos.
Formalización del Plan de Acogida
Un Pla n de Acogida no es eficaz si solamente existe en la mente de algunas personas.
En vista de las funciones anteriores es relativamente sencillo formalizar en un documento el Plan de Acogida y determinar las tareas que se van a llevar a cabo.
En cada caso concreto, para elaborar el plan de acogida específico del individuo, bastará con asignar responsables a los trabajos de acogida, tal como se recoge en el sencillo modelo que sigue.

3. Este ejemplo se elabora para la incorporación de una persona a un departamento comercial
PLAN DE ACOGIDA
D/ª
Puesto: Área:
Comienzo del plan:
Finalización del plan:
TAREA
RESPONSABLE
DEPARTAMENTO
PERSONA
Ámbito jdco.-laboral
Contrato
Recursos Humanos
Juan Fernández
Nómina
Recursos Humanos
Juan Fernández
Hojas de gastos
Contabilidad
Luisa Castro
Otros
Recursos Humanos
Juan Fernández
Ámbito operativo
Tutoria
Ventas
Roberto López
Ámbito funcional
La empresa
Recursos Humanos
Vídeo (Juan Fernández)
Misión, visión, valores
Recursos Humanos
Vídeo (Juan Fernández)
Funciones del puesto
Ventas
Jefe de Equipo: Sr. Díaz
Etc…
Algunas entidades tienen elaborado diverso material destinado específicamente a la acogida de nuevo personal. Este material va desde vídeos explicativos sobre la organización a documentación escrita que pretende facilitar la integración de la persona que se suma al equipo.
Obviamente este material puede incluir desde referencia a la estrategia de la empresa hasta consejos sobre dónde comer o aparcar el coche.