1. CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS LEIDY ROCÍO AGUILAR MARCIA BERMÚDEZ ALEXANDER CASTILLO DIANA PATRICIA RÍOS GLORIA ESTELLA TORO ARCHIVOS DIGITALES G1IX SEMESTREPresentado al Docente:JORGE MARIO ZULUAGA CAMPUZANO UNIVERSIDAD DEL QUINDÍOFACULTAD CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTESPROGRAMA CIENCIA DE LA INFORMACIÓN, DOCUMENTACIÓN,BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICAARMENIA2011
2. INTRODUCCIÓN Aunque la tecnología ha tenido grandes avances en la conservación de los documentos y estos a su vez en los diferentes soportes de almancenamiento, se ha logrado minimizar espacio y en algunos casos costos. No obstante la manera de asegurar la conservación a largo plazo de los documentos electrónicos o digitales, ha sido tan rápida y onerosa que los gobiernos e instituciones no han podido elaborar estrategias de conservación oportunas y bien fundamentadas. La dificultad surge por dos vías. Por una parte, los soportes electrónicos son muy sensibles a factores como temperatura y polvo y por otra, la tecnología avanza tan rápido que nadie podría asegurar que dentro de 10 años haya equipos para acceder a la información contenida en los soportes actuales. A esas dificultades, se agrega la desorganización que caracteriza a muchas entidades. Muchas instituciones han sido indiferentes a la responsabilidad de organizar sus documentos y archivos en papel, sin embargo los últimos tips son producto de las nuevas tecnologías, no hay ninguna seguridad de que soporten tanto tiempo como los documentos en papel.
3. 3 1 2 4 ESTRATEGIAS PARA LA CONSERVACIÓN DIGITAL PROBLEMAS EN LA CONSERVACIÓN DIGITAL OBJETIVO DE LA CONSERVACIÓN DIGITAL ESTRATEGIAS DE CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS
4. ESTRATEGIAS DE CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS 1 Cuando hablamos de conservación de los documentos electrónicos es importante entender que es difícil establecer un periodo de tiempo fijo en el que se tenga la absoluta certeza de que el documento pueda ser leído o recuperado para leerse. En el proceso de conservación de los documentos es necesario tener en cuenta aspectos como : La obsolescencia tecnológica: Hay que tomar las medidas necesarias para mantener actualizado tanto el software como el hardware La selección de los formatos para la conservación, algunos de los formatos recomendados son:
5. ESTRATEGIAS DE CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS Las estrategias empleadas para asegurar la conservación y accesibilidad a los documentos electrónicos esencialmente son: Actualización y Migración de los datos a soportes diversificados y confiables La emulación que consiste en imitar el funcionamiento de un ordenador o de un determinado software por otros más modernos y potentes de una generación actual. De esta forma, los documentos electrónicos conservan su aspecto, su originalidad y por supuesto su contenido. Aunque la durabilidad física de los soportes en los que se almacena la información electrónica es un aspecto importante, también lo es la tecnología: la conservación física de la documentación electrónica no sirve si los equipos y aplicaciones no pueden leer los datos para transformarlos en información útil. Siendo que soporte y formato son diferentes en la documentación electrónica, es importante conocerlos.
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7. Soportes magnéticos: tecnológicamente, son algo antiguos. Se basan en la polarización de partículas magnéticas en un sentido u otro para almacenar cada bit. Se utilizan por lo general en cintas de acceso secuencial a los datos.
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9. Cartucho magnético: es muy utilizado para el almacenamiento de datos en sistemas de medio tamaño. Existen cartuchos de cuarto de pulgada y de media pulgada fabricados por IBM.
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14. ESTRATEGIAS PARA LA CONSERVACIÓN DIGITAL 3 En pocosaños, la experiencia no esmuchaparapoderafirmarquéestrategias son lasmásapropiadas y efectivaspara la preservación a largo plazo, no obstante, estosañossíhansidosuficientesparapoderasegurarquemientras antes se tomenlasmedidas, mejor. Sabemosqueningúnsoporte de almacenamientopuededurarparasiempre, por lo que hay queirconstantementebuscandolasmejoresopcionesparamantener la legibilidad de los archivos. En los estudiosque se hanpublicado, podemosverquelasestrategiascambian de nombre o se agrupan de distintamanera. Algunasestrategias son másdesarrolladasqueotrasdebido a su mayor envergadura, comoes el caso de los metadatos, la migración o la emulación, entre otras.
15. ESTRATEGIAS PARA LA CONSERVACIÓN DIGITAL Una estrategia es un conjunto de acciones planificadas sistemáticamente en el tiempo que se llevan a cabo para lograr un determinado fin. Proviene del griego ΣΤΡΑΤΗΓΙΚΗΣ Stratos = Ejército y Agein = conductor, guía. Se aplica en distintos contextos. ESTRATEGIAS PARA LA CONSERVACIÓN DIGITAL
17. PROBLEMAS EN LA CONSERVACIÓN DIGITAL 4 Los principales programas de digitalización han comenzado: se calcula que 10 millones de horas se han digitalizado en la última década. Si bien las colecciones de AV se han ocupado en traspasar sus cintas y discos a archivos digitales - como solución a la preservación - el resto del mundo se ha vuelto consciente de que los archivos digitales presenta sus propios problemas de conservación.
18. PROBLEMAS EN LA CONSERVACIÓN DIGITAL Las grandes colecciones de archivos son un problema de gestión técnica, la solución es la tecnología de biblioteca digital. Los archivos necesitan mantenimiento: deben ser nombrados, se trasladan a nuevas instalaciones de almacenamiento (con frecuencia), muchas veces copiado, codificado para cambiar necesidades de acceso, control de validez. Estos archivos necesitan metadatos y acciones que van, desde la catalogación automatizada a la recopilación (y normalización para el acceso mundial).
19. El segundo obstáculo es el reconocimiento de que la biblioteca digital ofrece herramientas de gestión (para poder acceder a los y no se pierdan), pero estas no cubren la preservación. Los archivos se enfrentan a una serie de cuestiones de obsolescencia, dirigidos a la preservación digital de la tecnología - los métodos para garantizar que los archivos obsoletos pueden migrar a las nuevas normas y formatos, métodos de emulación de viejos entornos de TI para extender la vida útil de los formatos obsoletos, criterios para la evaluación de la fiabilidad de un repositorio digital, y, por último, una metodología general: OAIS. Las colecciones de AV tienen dificultades para encontrar entre el personal de IT alguien que haya oído hablar de OAIS, que no limita las ayudas a la financiación y su ejecución.
20. PROBLEMAS EN LA CONSERVACIÓN DIGITAL Afortunadamente, el proyecto de la CE MEMORIES está desarrollando OAIS y los procedimientos específicos de audio y vídeo para las colecciones. El tercer obstáculo es que las necesidades específicas de los archivos de AV no están plenamente soportadas tanto por la biblioteca digital como por la tecnología de preservación digital, tal como se describe a continuación. Problemas singulares de audiovisuales digitales y archivos de datos Debido al problema de los "dos mundos”, los formatos de difusión profesional (MXF en particular) no están soportados por muchas bibliotecas digitales y herramientas de conservación. Otros "estándar" son formatos más de apoyo, pero muchos (por ejemplo, AVI, WMV) son propietarios, que es en sí mismo un problema de conservación. El resto de problemas se relacionan con el contenido real de los archivos. La mayoría de archivos de AV están comprimidos. Cualquiera que sea “su calidad original” se perdió en la compresión y así seguirá. La preservación debe maximizar la retención de la calidad, una capacidad que es necesario definir y añadir a la tecnología actual.
21. PROBLEMAS EN LA CONSERVACIÓN DIGITAL El contenido basado en tiempo tiene unas necesidades de herramientas que dispongan de una dimensión de tiempo (catalogación, navegación, edición). Los archivos son complejos. De hecho, el concepto de un envoltorio fue desarrollado para reconocer la complejidad de un archivo típico AV: múltiples señales, múltiples tipos de metadatos - incluyendo el tiempo-dominio (subtítulos) y numéricos (código de tiempo). La preservación de AV implica a muchos archivos relacionados con: pérdida y pérdida de codificaciones, múltiples proxies (favoreciendo el acceso en múltiples formatos, por ejemplo, Real, Windows Media, MPEG, AVI, Quicktime, Flash), las distintas etapas de edición y recombinación, y una gama de información sobre derechos: múltiples partes interesadas, varias agencias de cobro, no la uniformidad de un país a otro. La información compleja en representación de la señal, los metadatos y los derechos deben ser conservados. Acceso Las bibliotecas tienen la tradición de acceso unificada: la unión basada en los catálogos normalizados de metadatos, para proporcionar el servicio de «cualquier libro, en cualquier lugar”. Muchas colecciones audiovisuales tienen la tradición de ser cerradas, abiertas o sólo para profesionales o comerciales.
22. PROBLEMAS EN LA CONSERVACIÓN DIGITAL Las bibliotecas digitales continúan la tradición de la expansión y el acceso unificado, a menudo en una escala nacional o multinacional, como ocurre con la Biblioteca Digital Europea. Las colecciones de AV necesitan de la tecnología de las bibliotecas digitales para ser accesibles a través de grandes proyectos como EDL. A su vez, estas bibliotecas digitales necesitan añadir más esfuerzo en la comprensión de los problemas de los audiovisuales digitales y archivos de datos, ya comentados. En particular, las bibliotecas digitales necesitan herramientas para el acceso basado en tiempo a ambos: la señal de AV y de los metadatos (derechos, por ejemplo, pueden variar de un momento a otro para un único archivo de AV). Mucho contenido de AV está en manos de instituciones sin antecedentes de trabajo con bibliotecas y los que pueden preferir limitar el acceso a “su” contenido. Marketing, marcas y las cuestiones de derechos impiden un “Portal Europeo del Sector Audiovisual”. EDL nunca incluye contenido de la BBC.
23. CONCLUSIONES En las organizaciones se deben desarrollar proyectos que involucren la interdisciplinaridad de las ciencias de la información, los estándares internacionales y el uso de las tecnologías, como apoyo al almacenamiento, búsqueda, consulta,recuperación y conservación de información electrónica que servirá para la toma de decisiones empresariales. Las empresas deben propender por la definición de políticas y la implementación de actividades que permitan obtener una real gestión de la información electrónica a través del control y administración de sus sistemas. El disponer de una determinada tecnologíano es indicio suficiente de desarrollo o de beneficios para una organización, si no se encuentra adecuada al medio, posibilidades y objetivos de la misma, con lo que la cultura organizacional será un factor determinante en la obtención de dichos beneficios.
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