Cette présentation a été fait au Groupe d'Usager SharePoint de Montréal le 3 septembre 2013. C'est une perspective d'une implantation de notre GID in-a--box fait chez un client.

1. Danny Boulanger
Expert de solution
Gestion intégrée des
documents électroniques
et papier

2. Ordre du jour
 Pourquoi la gestion intégrée de document?
 Architecture SharePoint et approche préconisée
 Comment créer un dossier GID officiel et non officiel
 Officiel et non officiel, quelle est la différence ?
 Réplication des métadonnées
 Téléchargement de document
 Recherche

3. POURQUOI LA GESTION
INTÉGRÉE DE DOCUMENT?

4. Papier

5. Électronique

6. Entreprise T.I Usager

7. Objectifs de la solution
 Permets d’appliquer les règles d’affaires d’entreprise sur les
documents
 Sécuriser l’information
 Faciliter la recherche
 Assurer une continuité d’affaires
 Remplacer le système CINDOC pour la gestion de document papier

8. Défis
 Gestion de changement
 Cibler les requis
 Migration
 Continuité d’affaires

9. Contexte de la solution
Page de bienvenue
Département Département Département
DépartementEntrepriseDépartement
Contribution, organiser, gestion, recherche, publication
Projet 1 Projet 2

10. SGID: Architecture des 3 espaces
 Division A
• Documents
• Dossiers GID
 Division B
• Documents
• Dossiers GID
 …
 Division N
• Documents
• Dossiers GID
Public Chaque Division Collaboration
• Politiques
• Procédures
• Formulaires
• Événements
• Etc.
 Centre documentation
 Projets spéciaux
• Sécurité très contrôlée • Sécurité contrôlée par division • Sécurité adaptée au besoin

11. Besoin de gestion du cycle de vie des contenus

12. Différents niveaux de besoins
DoD 5015.2
(168)
Fortune 1000
(105)
SharePoint de base
(72)
Requis pour les
entreprises

13. Exemple d’un plan de classification (file plan)
Kind of record Record category Description
Benefit plans, insurance plans, pension plans Employee Benefit Descriptions Descriptions of all employee benefit plans.
Payroll timesheets, supplementary payroll
information
Payroll Records
Summaries of hours worked, overtime, and
salary paid.
Vendor invoices Invoices
Records of goods or services purchased from
vendors.
Product surveys, questionnaires, training
manuals, training videos
Training Materials Provides internal or external training.
Shipping forms, shipping reports Shipping Records Documents the shipment of materials.
Press releases, newspaper articles Press Releases
Public relations information about products
and services.
Emergency contact sheets, medical plan
enrollment forms, resumes, benefits status
reports
Personnel Records
Records of individuals' employment histories
and related personnel actions.

14. Exemple d’un plan de classification (file plan)
Records Description Media Record category Retention Disposition Contact
401k plans
Description of employee
benefit plan.
Web pages Employee Benefit Plans X years None Kathi Flood
Insurance plans
Description of employee
insurance plan.
Print Employee Benefit Plans X years None Reshma Patel
Pension plans
Description of employee
pension plan.
Print Employee Benefit Plans X years None Reshma Patel
Payroll timesheets
Summaries of hours worked,
overtime, and salaries paid.
Electronic documents Payroll Records X years Destroy Reshma Patel
Supplementary payroll
information
Summaries of sick time,
vacation time, and other non-
salary payroll items.
Electronic documents Payroll Records X years Destroy Reshma Patel
Vendor invoices
Records of goods or services
purchased from vendors.
Print Invoices X years Destroy Eric Lang
Product surveys Customer satisfaction survey. Web pages Survey Materials X years Archive Molly Dempsey
Questionnaires
Questionnaire to determine
customer demographics.
Print Survey Materials X years Archive Molly Dempsey
Training manuals Hard-copy training content. Print Training Materials X years Destroy Molly Dempsey

15. DÉMONSTRATION D’UNE
SOLUTION

16. ARCHITECTURE SHAREPOINT
DE LA SOLUTION ET
APPROCHE PRÉCONISÉE!

17. Déclaration d’un enregistrement
Déclarer un
groupe de
documents

18. Centre de gestion des enregistrements
1
8
Recherche d’un
document par
numéro
Dépôt de
document pour la
soumission

19. Détails sur la conformité
19

20. Politique de rétention
 Type de contenu
 Permet de répliquer la logique du papier
 Flexible, mais peut devenir complexe
 Application des règles
 Déplacer dans la poubelle
 Disposer de façon permanente
 Transférer à un autre endroit
 Démarrer un workflow
 Sauter à la prochaine étape
 Déclarer un enregistrement
 Effacer les brouillons précédents
 Effacer toute les versions précédentes

21. Officiel et non officiel, quelle est la différence ?
 Non officiel
 Aucune valeur pour l’entreprise
 Officiel
 Supporte les opérations de l’organisation
 Aspect légaux
 Historique
 Valeur pour l’organisation

22. Requis fonctionnel
 Applications des règles d’affaires selon le dossier
 Répliquer les métadonnées automatiquement du dossier au
document
 Recherche par les métadonnées et secteur d’activité
 Partage de l’information en PDF

23. Réplication des métadonnées
 Permet d’éviter d’ajouter manuellement les métadonnées à un
document
 Réplique l’information du dossier au document
 La réplication du dossier peut utiliser la réplication :
 de la bibliothèque documentaire
 du dossier parent
 démarrer une nouvelle stratégie

24. Composante requise
Nom de la composante GID Module Description
Recherche de cote de
classification
Plan de classification Lors de l’assignation d’une cote de classification à un dossier GID, cette fonction
permet à l’utilisateur d’avoir accès à la liste des cotes de classification (une liste
de plus de 5800 cotes) avec la possibilité de faire des recherche par :
o No de cote du dossier
o Titre du dossier
o Sous-titre du dossier
Permet aussi de faire une demande de création d’une nouvelle cote (Un WF
d’approbation est attaché à cette demande).
Changement automatique du
type de contenu
Stratégie de gestion des informations La GID dans un contexte de gestion des enregistrements sur place, nécessite
d’appliquer automatiquement les règles de conservations associées à la cote de
classification. Cette fonction permet de changer le type de contenu par défaut
par celui correspondant à la règle de conservation.
Calcul automatique des dates Stratégie de gestion des informations La date finale vie active = Date d’ouverture de dossier + durée active
La date de disposition finale = Date de fermeture de dossier + durée
d’entreposage.
Recherche de dossier GID Recherche Fonction qui permet de centraliser la recherche des dossiers GID. Tout dossier
GID non confidentiel créé dans un site départemental, est répliqué sous forme
d’un item dans une liste centralisée pour un besoin de recherche et de
déclassement. À noter que les dossiers créés dans les sites départementaux ne
sont accessibles qu’aux usagers du département.

25. Développement requis
Nom de la composante GID Description
Impression des étiquettes Pouvoir imprimer la liste des étiquettes liée à chaque dossier GID
Archivage des dossiers GID électroniques Déplacer les dossiers électroniques dans un espace d’archivage.
Destruction des dossiers GID électroniques entreposés Détruire les dossiers archivés après la fin de vie d’entreposage.
Application des règles de conservation selon la cote Permet d’appliquer le bon content type
Synchronisation de tous les dossiers du system vers une liste de dossier centralisées Recherche par dossier, sans connaître ou accéder le contenu
Mécanisme pour approuvé et gérer la destruction des dossier depuis la liste centralisée Gouvernance
Mécanisme pour approuvé et gérer la créations de nouveaux dossiers GID Gouvernance
Mécanisme pour sélection la cote de classification selon une recherche directement à
partir du dossier
Recherche par colonne d’une liste

26. Développement évité
Nom de la composante GID ALEXYA Description
Réplication des métadonnées Réplication Permet d’implanter une stratégie et
opérationnaliser la réplication de métadonnée
dans une bibliothèque de document.
Permet d’ajouter de la sécurité sur les colonnes
SharePoint
Recherche par colonne et résultat structuré Recherche Permet de faire une recherche par métadonnée,
de forer la recherche, et d’avoir un résultat
structuré.
Publication des documents “cross-site” natifs à PDF Publication Permet de publier un document natif en PDF et de
garder la relation entre les objets.

27. Conclusion
 SharePoint est une plateforme de développement
 Identifier vos besoins de conformité et d’amélioration de la gestion
des connaissances
27

28. Nos clients
Chambre des
communes

29. Contact
Danny Boulanger
514.762.1370
dboulanger@alcero.com
www.alcero.com
http://blog.alcero.com
www.twitter.com/alcero_products