2. PROCESO DE ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS
ANÁLISIS DEL
ORGANISMO
PRODUCTOR
IDENTIFICACIÓN DE
SERIES DOCUMENTALES
ESTUDIO DE SERIES
PROCESO DE VALORACIÓN
PLAZOS DE TRANSFERENCIAS
SELECCIÓN: ELIMINACIÓN Y MUESTREO
CONDICIONES DE ACCESO
LEGISLACIÓN
COMISIONESCALIFICADORAS
TABLASDETRASNFERENCIAS
CALENDARIOCONSERV.
TABLASDEACCESO
3. El estudio y dictamen sobre las cuestiones relativas a la calificación ycalificación y
utilización de los documentosutilización de los documentos de la Administración General del Estado y
de los organismos públicos vinculados o dependientes de ella, así como susu
integración en los archivosintegración en los archivos y el régimen de accesorégimen de acceso de tales
documentos.
En concreto, le corresponde el estudio y dictamen sobre las siguientes
cuestiones:
a) Los plazos de permanencia de los documentos administrativos en cada uno
de los diferentes tipos de archivos de oficina o gestión, central, intermedio e
histórico.
b) Las transferencias, una vez cumplidos los plazos de permanencia, entre
cada uno de los tipos de archivos.
COMISIÓN SUPERIOR CALIFICADORA DE DOCUMENTOS
ADMINISTRATIVOS
FINALIDAD
Es el órgano superior consultivo de la Administración General del Estado en la toma
de decisiones sobre la conservación y utilización de sus documentos.
4. c) La accesibilidad y utilización de los documentos y series documentales.
d) Las propuestas de eliminación de documentos o series documentales y, en
su caso, de conservación de su contenido en soporte distinto al original en
que fueron producidos, de acuerdo con los requisitos establecidos
reglamentariamente.
e) La correcta aplicación de los dictámenes emitidos por la propia Comisión en
relación con los plazos de permanencia de los documentos en cada uno de
los diferentes tipos de archivos, las transferencias, el acceso y la
eliminación o, en su caso, conservación en soporte distinto al original en
que fueron producidos, de los documentos.
f) Cualquier otro asunto sobre materia archivística relacionado con las
competencias anteriores, que le sea sometido por su Presidente.
COMPOSICIÓN
5. Iniciar el procedimiento de eliminación de documentos y series documentales del Ministerio
y sus Organismos públicos y, en su caso, de conservación de su contenido en soporte
distinto al original en que fueron producidos.
Proponer criterios sobre el régimen de acceso a los documentos y series documentales del
Ministerio y sus Organismos públicos.
Velar por el cumplimiento de los criterios fijados por la Comisión Superior Calificadora de
Documentos Administrativos.
Las demás funciones que le atribuya la normativa vigente y cualquier otro asunto sobre
materia archivística que le sea sometido por su Presidente.
COMISIÓN CALIFICADORA DE DOCUMENTOS
ADMINISTRATIVOS del Mº DE LA PRESIDENCIA
Orden de 24 de
abril de 1997 por la que se regula el acceso al Archivo Central del Ministerio de la Presidencia
FUNCIONESFUNCIONES
Proponer, previos los estudios pertinentes, los plazos de permanencia de los documentos o
series documentales en los archivos de oficina del Ministerio y de sus Organismos públicos,
proponer los criterios y plazos para su transferencia al Archivo Central del Ministerio, así
como los plazos para su transferencia posterior al Archivo General de la Administración.
6. Regulación
El procedimiento de eliminación de documentos se regula en la
Ley 16/1985, de 25 de junio de Protección del Patrimonio Histórico .
Real Decreto 1164/2002, de 8 de noviembre, por el que se regula la
conservación del patrimonio documental con valor histórico, el
control de la eliminación de otros documentos de la Administración
General del Estado y sus organismos públicos y la conservación de
documentos administrativos en soporte distinto al original.
Procedimiento de eliminación de documentos
Eliminación de documentos la destrucción física de unidades o series documentales por
el órgano responsable del archivo u oficina pública en que se encuentren, empleando
cualquier método que garantice la imposibilidad de reconstrucción de los mismos y su
posterior utilización.
La eliminación de documentos sólo podrá llevarse a cabo, tras el correspondiente
proceso de valoración documental.
7. La valoraciónvaloración es una etapa compleja que tiene como objetivo fijar los
plazos de transferencia, acceso, conservación, eliminación o sustitución
del soporte. El análisis de las series documentales se centra en el
estudio de sus valores primarios, plazos de presentación de recursos,
resolución y reserva según la legislación vigente.
VALORACIÓN DOCUMENTAL
Los documentos deberán conservarseconservarse necesariamente mientras
tengan vigencia administrativavigencia administrativa y en tanto subsista su valor probatoriovalor probatorio
de derechos y obligaciones de las personas y de los entes públicos.
El análisis de los valores secundariosanálisis de los valores secundarios se realizará desde una triple
perspectiva, la trascendencia como testimonio de la actividad del
productor, el testimonio de la actuación de la Administración, el
testimonio de la sociedad en su conjunto.
8. Objetivo de la VALORACIÓN
Controlar el ciclo vitalciclo vital de los documentos producidos por la administración de
que se trate, desde el momento de su creación hasta su desaparición o
conservación definitiva.
• Conocer la documentación que genera el organismo: delimitar las seriesseries
documentalesdocumentales
• Establecer los valores primarios y secundariosvalores primarios y secundarios de estas series a través
del estudio pormenorizado de los tipos
• Establecer los plazos de transferenciasplazos de transferencias entre los diferentes archivos del
sistema
• Delimitar los plazos de conservación: elaboración de los calendarios decalendarios de
conservaciónconservación
• Delimitar en qué momento de su vida pueden los documentos ser
consultados por los ciudadanos, y bajo qué circunstancias y
condicionamientos, siempre según la legislación vigente: acceso y usoacceso y uso.
Objetivos específicos de la VALORACIÓN
9. Disminución de la masa documental
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1. La Torre Merino, José Luis. Metodología para la identificación y valoración de fondos documentales (2000)
Para qué sirve la VALORACIÓN1
Mejora del estado de conservación
Reducción de los costes de conservación (depósitos, medidas de prevención y
conservación...)
Aumento de la eficacia administrativa
Mayor facilidad de recuperación de la información
Asegura la conservación de los documentos realmente esenciales
Delimita en qué momento de su vida pueden los documentos ser consultados y por
quien y cómo, contribuyendo así a la defensa de los derechos de acceso y de la
protección de datos
10. Atendiendo a los criterios establecidos por la Comisión Superior Calificadora de
Documentos Administrativos (sesión de 27 de noviembre de 2003), se
pueden establecer los requisitos que debe tener la serie documental para
podernos plantear si los documentos son susceptibles de eliminación:
– Criterio de procedenciaCriterio de procedencia: las series documentales que, en virtud de las
competencias y funciones desarrolladas por el órgano que las produce, reflejen
sólo una parte del procedimiento, siempre que se conserve la serie reflejo de la
tramitación completa.
– Criterio diplomáticoCriterio diplomático: las copias, siempre que se tenga constancia de la
conservación de los originales.
– Criterio de contenidoCriterio de contenido: los documentos y series documentales que contienen
información que se encuentra duplicada o recapitulada en otros documentos o
series documentales de cuya existencia se tenga constancia.
– Criterio de utilizaciónCriterio de utilización: los documentos y series documentales cuyo estado de
deterioro imposibilite su utilización y recuperación, o cuyo interés con fines de
investigación histórica no justifiquen su restauración. Los documentos y series
documentales cuyo interés y utilización con fines de investigación no justifique el
coste de conservación.
Procedimiento de eliminación de documentos
11. A iniciativa propia o de los órganos responsables de los documentos o series
documentales concernidos, la Comisión Calificadora de Documentos
Administrativos de cada Departamento u Organismo público podrá acordar
la iniciación de un procedimiento de eliminación de documentos y, en su
caso, de conservación del contenido de los mismos en soporte distinto del
original en que fueron producidos.
En el Acuerdo de iniciación deberá quedar establecido fundadamente que los
documentos originales a que se refiere no poseen valor histórico ni utilidad
para la gestión administrativa que exija su conservación.
Asimismo, se expresará en él que los documentos carecen de valor probatorio
para los derechos y obligaciones de las personas físicas o jurídicas.
El acuerdo deberá acompañarse la siguiente documentación:
– Informe del órgano proponente que justifique la necesidad de
eliminación, acreditando la valoración documental efectuada.
– Memoria relativa a la documentación de que se trate.
Procedimiento de eliminación: dictamen y resolución
12. – Si el contenido de los documentos a eliminar tiene relación con las
competencias atribuidas a otro Departamento, deberá contarse con el
informe preceptivo del mismo.
– El acuerdo de iniciación junto con los documentos preceptivos, se
remitirá a la Comisión Superior Calificadora de Documentos
Administrativos que deberá emitir dictamen sobre la propuesta de
eliminación, o de conservación en soporte distinto, en el plazo de 1 año.
Si el órgano proponente solicita por razones de urgencia un plazo
inferior al citado, la Comisión Superior Calificadora podrá acordarlo así,
notificándolo al órgano proponente.
– Dictaminada desfavorablemente una propuesta de eliminación, no
podrá presentarse otra nueva relativa a la misma documentación hasta
que transcurran dos años desde la comunicación de dicho dictamen al
órgano proponente.
– Si el dictamen fuese favorable a la propuesta, el Subsecretario del
Departamento ministerial o el Presidente o Director del Organismo
público en el que se encuentren custodiados los documentos adoptará
la resolución que considere oportuna. Si la resolución autorizase la
eliminación, se dará traslado de ella al órgano que adoptó la iniciativa y
deberá publicarse en el «Boletín Oficial del Estado». Igualmente se
procederá cuando la resolución disponga la conservación de los
documentos en soporte distinto del original en que fueron producidos.
13. La eficacia de la resolución quedará demorada hasta transcurridos tres meses
desde su publicación en el BOE y condicionada en todo caso a que durante
ese plazo no haya constancia de la interposición de recurso de cualquier
naturaleza contra la misma.
DESTRUCCIÓNDESTRUCCIÓN
El órgano responsable de la custodia de la documentación, una vez sea
ejecutiva la autorización obtenida, abrirá un expediente de eliminación de
los documentos al que habrá de incorporarse la documentación referida en
el artículo 8 del Real Decreto 1164/2002.
14. Entre los documentos que van a ser conservados indefinidamente y en su
totalidad y los documentos desprovistos de interés y, por tanto, destinados a
la destrucción; existe una amplia zona de conservación parcial.
SELECCIÓN DOCUMENTAL
SELECCIÓN PIEZA POR PIEZA
Se trata de un procedimiento previo realizado en las administraciones de
origen. Aquí, los propios administradores depuran sus productos antes de
remitirlos al archivo.
Las piezas se revisan una por una con el objetivo de eliminar los borradores,
duplicados, copias de referencia y cualquier documento que hinche
innecesariamente los expedientes.
15. Se basa en determinar a priori un criterio intrínseco, cuya presencia o ausencia
determinará la conservación o eliminación de cada documento o expediente.
Por ejemplo: en el caso de los expedientes judicialesexpedientes judiciales podemos establecer como
criterio la conservacióncriterio la conservación de todos los expedientes relativos a los grandes casos de
una época, a personajes destacados, al movimiento obrero, a la lucha política,
etc.
Objetivo: eliminar series voluminosas de documentación sin interés,
conservándose sólo lo que se considera relevante para la investigación.
Puede ser a su vez alfabética, cronológica, topográfica o combinada.
AlfabéticaAlfabética: se emplea en el caso de los expedientes que contienen datos de
carácter personal.
Consiste en elegir aquellos expedientes cuyos apellidos comiencen por una o
más iniciales.
SELECCIÓN CUALITATIVA INTRÍNSECA
SELECCIÓN CUALITATIVA EXTRÍNSECA
16. CronológicaCronológica: consiste en seleccionar la documentación de determinados años
(uno cada cinco años, diez, …) o tomados al azar o los considerados
significativos o más importnates por los acontecimientos desarrollados.
Otra posibilidad consiste en conservar una representación de la documentación
de cada año, bien sea un mes determinado, un mes rotatorio o uno elegido al
azar.
InconvenienteInconveniente: La representatividad, hasta que punto la información conservada
puede ser extrapolable a otros años.
.
TopográficaTopográfica: se basa en la elección de áreas geográficas cuya documentación
es conservada íntegramente o la de determinados lugares de cada área.
El problema es de nuevo la representatividad, ya que ¿puede una región o varias
localidades representar al conjunto de las regiones?
17. Se trata de aplicar un procedimiento matemático mediante el cual se obtienen una o más
muestras de una población.
En nuestro caso POBLACIÓNPOBLACIÓN = SERIE O SERIES OBJETO DE SELECCIÓN y
MUESTRASMUESTRAS = DOCUMENTOS EXTRAÍDOS PARA SU CONSERVACIÓN.
Definición: extracción de un cierto porcentaje de documentos, más o menos representativo,
de un conjunto muy voluminoso o muy poco interesante como para ser conservado en su
totalidad.
Tipos de muestreo aplicados a los archivos:
ALEATORIOALEATORIO: también llamado probabilístico. Se numeran secuencialmente todos los
expedientes de la serie o series en cuestión, después tomando como base la relación
de números extraídos al azar, se seleccionan aquéllos que expedientes cuyo número
coincida con el sacado aleatoriamente.
La muestra que se conserva es totalmente objetiva. Pero no aseguramos que sea
representativa.
SELECCIÓN POR MUESTREO
18. SISTEMÁTICOSISTEMÁTICO: se basa en la progresión aritmética de un número aleatorio elegido en
función del tamaño de la muestra a seleccionar.
Por ejemplo: se desea realizar un muestreo de 1/15, se extrae un número al azar
situado entre el 1 y el 15, que es la base de la progresión; pongamos que sale el 6. En
este caso conservaremos el expediente 6, el 21 (6 + 15), el 36 (21 + 15), y así
sucesivamente.
El muestreo debe emplearse solamente para seleccionar series grandes de contenido
homogéneo.
Cuanto más homogénea sea la serie, menor será la cantidad conservada.
En cambio la representatividad, cuanto mayor sea la serie más representativo
será el resultado de la selección.
19. Es el resultado final de los trabajos de valoración y selección. Se puede
denominar de muchas formas: cuadro/calendario de expurgo, cuadro/calendario
de selección, …
En estos calendarios se especifica el destino concedido a cada serie:
cuáles serán de conservación íntegramente,
cuáles seleccionadas,
en qué plazos de tiempo,
cuál ha de ser el tipo de selección aplicable y
la dimensión o porcentaje retenido.
CALENDARIO DE CONSERVACIÓNCALENDARIO DE CONSERVACIÓN
20. Procedimiento por el cual los documentos que hayamos determinados son
destruidos.
¿Qué se hace con la documentación eliminada?
• Se vende como papel para reciclar.
• Se reutiliza (normalmente en el caso de los documentos audiovisuales o
electrónicos)
• Los documentos con información secreta o confidencial se destruyen
totalmente por triturado (no obstante, siempre es recomendable triturar los
documentos antes de su venta, para evitar cualquier utilización indebida).
ELIMINACIÓN
21. Ejemplos de cuadros de
conservación y dictámenes
Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos
– Impreso de Petición de dictamen
– Propuesta de eliminación / sustitución del soporte en aplicación de dictamen previo
– Actas
– Resoluciones
Comisión Andaluza Calificadora de Documentos Administrativos
– Estudio de Identificación y Valoración de Series Documentales (
Instrucciones para cumplimentar el formulario)
– Estudios de identificación y valoración registrados en la Secretaría de la CACDA
a enero 2010
– Tablas de Valoración aprobadas por la Consejera
– Propuestas de eliminación
– Sesiones y acuerdos de la CACDA
22. Calendario de conservación y acceso
Comisión General de Valoración Documental del Gobierno de Canarias
Comisión de Valoración de Documentación Administrativa
23. Presentación realizada por David Gómez Domínguez compartida bajo una
Licencia Creative Commons
Reconocimiento-NoComercial-CompartirIgual 3.0 España
