se describen las funciones del área de recursos físicos del hospital san rafael del espinal.

1. MANUAL DE FUNCIONES
COORDINACION DE RECURSOS FISICOS DEL
HOSPITAL SAN RAFAEL E.S.E
18 NOV 2014
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VERSION: 01
Día Mes Año
CODIGO: HSR-600-1
MANUAL DE FUNCIONES
COORDINACIÒN DE RECURSOS FISICOS
DEL HOSPITAL SAN RAFAEL E.S.E ESPINAL
ELABORO; DIANA CAROLINA CAMPOS CARDENAS KAREN DANIELA ORTIZ ÑUSTES YENNY PAOLA GUTIERREZ LIZCANO GESTION EMPRESARIAL
Noviembre 2014

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CODIGO: HSR-600-1
OBJETIVO GENERAL Contar con instrumentos organizacionales que permitan establecer procedimientos de responsabilidad, en el área de recursos físicos del hospital san Rafael E.S.E garantizando el cumplimiento de las metas y estrategias establecidas en el Programa de Salud, bajo los criterios de austeridad, transparencia y disciplina presupuestal, de acuerdo a la normatividad vigente.

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CODIGO: HSR-600-1
OBJETIVO Implementar los procesos necesarios para la delegación de las actividades tendientes al mantenimiento preventivo Y/O correctivo de la planta física del hospital san Rafael, verificando que todo el personal de mantenimiento cumpla con los cronogramas establecidos para cada área. De forma en que se revise, inspeccione y corrija todas las fallas que puedan ocasionar inconvenientes futuros y que interfiera con la prestación del servicio de la E.S.E ALCANCE Comprende desde el diseño del plan de mantenimiento y mejoramiento vigente, hasta la recepción de todos los cronogramas de mantenimiento de equipos biomédicos, planta física y equipos de cómputo. Donde se evidencie el área, el proceso a realizar y las fechas establecidas para cada proceso. Incluye los parámetros a ejecutar para el mantenimiento correctivo.

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CODIGO: HSR-600-1
INICIO: Comienzo del proceso RECEPCION DE CRONOGRAMAS: se reciben los cronogramas de las diferentes divisiones de mantenimiento que se tienen establecidos para las diferentes áreas del hospital. REVISION: se inspecciona cada cronograma entregado, verificando la documentación soportada para cada caso. CUMPLE: comprobar las especificaciones de los cronogramas, si no cumplen se devuelven al contratista y si cumplen se sigue el debido proceso. PLAN DE MANTENIMIENTO: se elabora el plan de mantenimiento basado en los cronogramas establecidos y según los criterios que determina la norma. DISEÑO DE PLANILLAS: se realizan las planillas de seguimiento donde quede establecido el área, fecha, personal que realizo el mantenimiento y observaciones según sea el caso. ENTREGA DE PLANILLAS: se entrega al personal de mantenimiento las planillas para el seguimiento y se socializa el formato.
REVISION MENSUAL: se inspecciona la veracidad de la información que entrega el personal de mantenimiento soportado en las planillas de revisión.
INICIO
REVISION
CUMPLE
NO
SI
DEVOLVER
PLAN DE MANTENIMIENTO
DISEÑO DE PLANILLAS
REVISION MENSUAL
RECEPCION DE CRONOGRAMAS
ENTREGA DE PLANILLAS

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CODIGO: HSR-600-1
OBJETIVO Desarrollar las pautas y métodos para la interventoría y supervisión a los contratos que se elaboran en el área de recursos físicos del hospital san Rafael, revisando si los contratistas cumplen con las obligaciones contractuales estipuladas en el acto celebrado por las partes, de modo en que se evidencie la forma en que se ejecutó el contrato y el objeto contractual. ALCANCE Comprende desde la observación de la ejecución de los diferentes contratos que se suscriben en el hospital san Rafael, hasta la realización de los informes de supervisión e interventoría donde se describa lo que se evidencio en el trascurso y desarrollo que tuvo los diversos contratos. Además de generar las respectivas autorizaciones de pago junto con las observaciones pertinentes.

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CODIGO: HSR-600-1
INICIO: Comienzo del proceso VERIFICACION DE PROPUESTAS: se revisan las especificaciones y descripciones de las propuestas presentadas. CONTRATO: se analizan el objeto contractual estipulado en el acto, junto con las obligaciones de las partes. FIRMA: se procede a la firma del contrato y acta de inicio para la formalización y legalización del convenio. ELABORACION DEL PLAN: legalizado el contrato, se procede a la elaboración del plan de seguimiento al contrato, donde se supervise el trascurso y ejecución del mismo junto con los protocolos para la realización del mismo. SEGUIMIENTO: se realizara la interventoria y seguimiento respectivo a la ejecución del objeto contractual, verificando que se cumpla con lo pactado y velando siempre por los intereses del hospital. INFORME: se procede a realizar el informe de interventoria, donde se expongan los hallazgos encontrados. OBLIGACIONES: Se procede a certificar, si las obligaciones contractuales se cumplieron a cabalidad se sigue el proceso, si no se deben corregir hasta que se cumplan, lo cual queda evidenciado en acta de interventoria.
AUTORIZACION DE PAGOS: habiéndose las partes declarado a paz y salvo en todo concepto se procede a realizar la autorización de pagos a contratistas y pasar el proceso a tesorería.
INICIO
VERIFICACION DE PROPUESTAS
FIRMA DEL CONTRATO
CONTRATO
ELABORACION DEL PLAN
SEGUIMIENTO
INFORME
OBLIGACIONES
AUTORIZACION DE PAGO
SI
NO
CORREGIR

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CODIGO: HSR-600-1
OBJETIVO Guiar el proceso para la adquisición de bienes que se requieren en las diferentes áreas del hospital san Rafael, estableciendo las pautas y medidas específicas para la cotización de los diferentes bienes. Buscando siempre que se cumplan con los parámetros y lineamientos que están estipulados para realizar el comité de compras, verificando que todas las cotizaciones recepcionadas tengan las mismas condiciones que permitan la adquisición de manera trasparente, cumpliendo de manera ágil y precisa con los requerimientos soportados en las solicitudes de elementos. ALCANCE
Comprende desde la solicitud y recepción de las cotizaciones de los diferentes proveedores del hospital san Rafael, hasta la revisión de las condiciones cotizadas, especificaciones y descripciones. Se resalta siempre la calidad de los bienes cotizados y la garantía que brinde cada proveedor. Que son las variables que siempre se toman en cuenta en los comités de compra.

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CODIGO: HSR-600-1
INICIO: Comienzo del proceso SOLICITUD DE COTIZACION: se envía la solicitud para cotizar a los diferentes proveedores. Especificando los criterios que se requieren para que coticen. RECEPCION DE COTIZACIONES: Se recibirán las cotizaciones de las empresas a las cuales se les envió la solicitud. REVISION DE COTIZACIONES: se observan las cotizaciones que se recibieron y se verifican que todas cumplan con las mismas especificaciones y especificaciones que se solicitaron. CONDICIONES: se identifican las cotizaciones que cumplen con las condiciones establecidas, si cumplen con todo se pasan al siguiente proceso, si no se devuelven al proveedor para que las ajusten. ENTREGA DE COTIZACIONES: después de revisadas las cotizaciones, se entregan a la gerencia, para que citen a los que participan del comité. ACTA DE COMITÉ: Se elabora el acta de comité de compras, con todas las especificaciones de las cotizaciones y los proveedores que cotizaron, donde se determine el que escogió el comité por brindar mejores garantías y se procede a la recolección de firmas de los participes. ORDEN DE COMPRA: se gestiona el envío de la orden de compra al proveedor seleccionado.
SUMINSITRO DE LOS BIENES: se procede a revisar si los bienes que se solicitaron al proveedor llegaron en el tiempo estipulado y si cumplen con las especificaciones contratadas.
INICIO
SOLICITUD DE COTIZACION
RECEPCION DE COTIZACIONES
REVISION DE COTIZACIONES
ENTREGA DE COTIZACIONES
ACTA DE COMITE
CONDICIONES
SI
NO
AJUSTAR
SUMINISTRO DE LOS BIENES
ORDEN DE COMPRA

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CODIGO: HSR-600-1
ORGANIGRAMA DEL HOSPITAL SAN RAFAEL E.S.E
ELABORO: Diana carolina campos Karen Ortiz, Yenny Gutiérrez
VERIFICO: Henry Prada
APROBO: Comité de calidad
Estudiantes de gestión empresarial “ITFIP”
Control interno
Oficina de calidad