1. La norma ISO 30300 de gestión documental está previsto que se apruebe y publique a lo
largo de este primer semestre de 2011. La gestión documental pasará entonces a ser un
aspecto más a tener en cuenta en el funcionamiento orientado a la mejora continua de cualquier
sistema organizacional.
La gestión de documentos, por tanto, adquirirá entidad propia; abandonará su rol meramente
operativo para pasar a jugar un rol estratégico. A partir de la publicación de la ISO 30300,
cualquier sistema integrado de gestión debería ser la suma de: calidad + medioambiente
+ seguridad de la información + prevención de riesgos laborales + gestión documental.
La norma ISO 30300 Management Systems for Records es un conjunto de estándares
desarrollados por la organización ISO (International Organization for Standarization), a través
del Subcomité SC11 Archives/Records Management perteneciente, a su vez, al Comité 46
Information and Documentation.
Hasta ahora ya existían normas ISO del ámbito de la gestión documental como las normas ISO
15489 de gestión de documentos o las normas 23081 de metadatos, pero la gran diferencia
radica en el hecho que la norma 30300 es una norma de rango Management System
Standard (MSS), según la terminología utilizada en ISO.
Una norma de rango Management System Standard(MSS), es aquella que incide en los
requisitos que debe cumplir cualquier sistema organizacional para garantizar un
funcionamiento orientado a la mejora continua. Hasta ahora había 3 conjuntos de
estándares certificables: la ISO 9000 de calidad, la ISO 14000 de medioambiente, y la ISO
27000 de seguridad de la información.
Uno de los aspectos característicos de las normas de rango Management System
Standard(MSS) es que son certificables a través de una entidad certificadora acreditada.
Así pues, la norma ISO 30300 Management Systems for Records también deberá serlo.
A día de hoy se está trabajando en la aprobación de las dos primeras normas que formarán
parte del conjunto de estándares de la norma ISO 30300 Management Systems for Records:
ISO 30300 Management systems for records – Fundamentals and vocabulary, e ISO 30301
Management systems for records – Requirements.
Adapting, consciente de la importancia de los estándares de archivística y gestión de “records”
electrónicos, participa activamente en la elaboración y la transcripción de las normas europeas
e internacionales a normas UNE, como vocal del CTN 50-SC1 de AENOR.
El software de gestión documental abox document está inspirado en las últimas normas
internacionales en materia de archivística y se encuentra en fase de adaptación a los requisitos
funcionales de la normativa Moreq2 (www.moreq2.eu).