Ley de manejo de bases de datos.

1. LEY 1581Manejo de Habeas Data

2. PETICIONES
Consulta
• Consulta de Datos
• Uso de la información
Reclamo
• Corrección
• Actualización
• Supresión
• No autorización de
envió de publicidad
por canales

3. PROCESOS
Siempre que se atienda una solicitud del cliente se
deberá adjuntar un documento de soporte. El modulo
esta pensado para manejar los tiempos limites
dependiendo el tipo de requerimiento
Documentos
de Soporte
Atención a la
petición
Instancias
limites
Solución de la
petición

4. EJEMPLO 1
Creación de una
petición de Consulta de
datos

5. INSTANCIAS
Se manejan las instancias que por ley se da
para resolver el caso. Dependiendo el tipo
de solicitud habrán determinados tiempos
para su solución.
En dado caso de que la persona encargada
de solucionar este, no lo haya hecho, se
producen alertas recordatorias y
escalamientos según sea el asunto.
1a
• Tiempo limite:
10 días
• Persona
encargada:
Asesor Jurídico
2a
• Tiempo limite:
15 días
• Persona
encargada: Jefe
Jurídico
3a
• Tiempo limite:
20 días
• Persona
encargada:
Director
Jurídico

6. ALERTAS
Existe un método de alertas para avisar al responsable de
solucionar la solicitud del cliente que es necesario darle respuesta
a la petición

7. NOTIFICACIONES
Dependiendo el tipo de
caso, de manera
automática se le
notificará al cliente la
solicitud de su pedido.

8. SEGMENTACIÓN DE FUNCIONES PARA EL
MANEJO DE LA LEY
Jurídico
• Creación de los casos
• Autorización de envió de
información
• Supervisar que los documentos
cumplan con políticas de
compañía
Administrador BD
• Modificación de datos
• Creación de listas de actividades
relacionadas con el cliente
• Modificación del registro del
cliente

9. CONSULTA

10. CONSULTA
En esta categoría el cliente hace una petición de
consulta a la empresa. Se generan procedimientos
automáticos para la solución de este tipo de casos.
“Artículo 14. Consultas. Los Titulares o sus causahabientes podrán consultar la
información personal del Titular que repose en cualquier base de datos, sea esta del
sector público o privado. El Responsable del Tratamiento o Encargado del
Tratamiento deberán suministrar a estos toda la información contenida en el
registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular.”

11. CONSULTA DE DATOS
• Para cuando el cliente quiere saber que datos
suyos existen en la base de datos de la compañía.
• Después de autorizado la resolución del caso, de
manera automática el CRM le enviará un correo
electrónico al cliente y se genera una carta para
cuando se desee notificar de manera física la
respuesta a su solicitud

12. USO DE LA INFORMACIÓN
En esta categoría el cliente desea saber en que
actividades han utilizado sus datos para eventos y
promociones de la compañía. Como respuesta se le
dará un listado de todas las actividades asociadas a
su registro.

13. RECLAMOS

14. RECLAMOS
Esta categoría tiene cuatro sub-categorías para elegir. Cuando se
produce un reclamo el registro del cliente debe actualizarse para
categorizar a que tipo de reclamo pertenece.
“Artículo 15. Reclamos. El Titular o sus causahabientes que consideren que la
información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección,
actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de
cualquiera de los deberes contenidos en esta ley, podrán presentar un reclamo ante
el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento el cual será
tramitado bajo las reglas descritas en el articulo.”

15. CORRECIÓN
Cuando el cliente desea hacer una corrección de sus
datos. Para eso, primero, deberá saber cuales son los
datos que hay en la empresa y luego de esto hacer la
solicitud de la corrección. Existen generaciones
automáticas de modelo de respuesta al cliente
confirmando la corrección de la información

16. MODIFICACIÓN
Para cuando el cliente desea hacer una modificación
de sus datos. Todo el proceso se hace de manera
automática, con notificaciones al cliente sobre cuales
fueron las modificaciones realizadas.

17. SUPRESIÓN
Para cuando el cliente no desee estar mas en la base
de datos. Se crea una nueva petición y de manera
automática se inactiva el registro del cliente. A su vez
se genera el modelo de respuesta al cliente,
confirmando la supresión de la información. Por
temas de integridad en la base de datos no se
eliminará el registro sino que se inactivará, y una vez
en este estado no se podrá generar ninguna actividad
sobre el mismo

18. NO AUTORIZACIÓN DE ENVÍO DE PUBLICIDAD POR
CANALES
CRM nos bloqueará los medios por los que se envía
la información de publicidad al cliente a petición del
mismo.
Por ejemplo, se podrán generar llamadas al cliente
pero no se podrá enviar información al correo
electrónico.

19. ¡RECUERDE QUÉ!
• La ley 1581 no solo consiste enviar una notificación al
cliente de que esta en una base de datos de la
compañía, ya sea aviso de prensa o correo
electrónico, es la administración de los datos de los
clientes
• Se ha impuesto sanciones por mas de 7 mil millones
de pesos desde que comenzó a regir la ley
• En el CRM esta su base de datos y puede centralizar
todas las funciones de su aplicativo

20. ALGUNOS DE NUESTROS CLIENTES

21. CONTÁCTENOS
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