Indicadores de gestion

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Indicadores de gestion

  1. 1. CURSO-TALLER SOBRE INDICADORES APLICADOS AL SISTEMA DE CONTROL DE GESTION Y PRESUPUESTO POR RESULTADOS DICTADO EN MPPD
  2. 2. IMPORTANCIA DE LOS INDICADORES Constituyen un elemento fundamental y necesario en lo que respecta a la formulación del Presupuesto por Resultados, además de su seguimiento, control y evaluación a partir de las siguientes consideraciones: a.- Planificación Organizacional b.- Planificación Estratégica c.- Planificación Operativa
  3. 3. -Planificación Organizacional Comprende el conjunto de métodos y técnicas que posibilitan la mediación e interacción entre el sistema gobernante y el sistema gobernable. Es una forma de concebir la producción de la organización gubernamental (bienes, servicios y actos de regulación).
  4. 4. -Planificación Estratégica Se identifica con las políticas y directrices fijadas por el sistema gobernante y el sistema gobernable, mediante la creación de diferentes escenarios para la obtención de un producto óptimo.
  5. 5. -Planificación Operativa Conforma una secuencia de hechos relacionados e integrados por recursos e insumos, los cuales, son aplicados mediante combinaciones de calidades y cantidades adecuadas y precisas para la obtención de un producto óptimo.
  6. 6. • Sistema Gobernante: Se concibe como un Sistema Inteligente y activo que opera dentro de la sociedad conjuntamente con los diferentes actores que la conforman, con la finalidad de alcanzar estándares de vida propios requerido por la sociedad como un sistema organizado. • Sistema Gobernable: El sistema gobernable en términos generales involucra un conjunto muy amplio de bienes sociales, económicos y políticos por, lo tanto se espera que no tenga fallas; siendo esto prácticamente imposible, dado que en el concurren los diferentes componentes del ámbito social, relacionándose con una mejor gestión o más Democracia
  7. 7. Actor Actor Actor N° 1 N° 2 N° 3 Sistema gobernante Actor Actor Actor N° 4 N° 5 N° n Sistema Sistema Gobernable Gobernable No existe comunicación Existe comunicación con la Comunidad con la comunidad Sin Participación Social Con Participación Social
  8. 8. ASPECTOS BASICOS Y FUNDAMENTALES DEL CONTROL DE GESTIÓN ANALISIS Y DEFINICIONES PROPIAS DE LOS INDICADORES DE EVALUACIÓN PROCESOS DESEMPEÑO D is c u s ió n A p r o b a c ió n F o r m u la c ió n E je c u c ió n E v a lu a c ió n INSUMOS Y RECURSOS UTILIZABLES RESULTADOS PROGRAMAS DE MEJORAMIENTO DE LA GESTIÓN
  9. 9. INDICADORES DE GESTIÓN • Mide la evolución de las actividades en el tiempo y espacio, en lo que respecta al desempeño de un organismo público. • Establece comparabilidad de la gestión entre las diferentes unidades operativas y administrativas que conforman la Organización • Requieren de información periódica • Miden desempeño en diferentes fases: – Dimensiones (eficacia, eficiencia, economía, calidad de servicio) – Ámbitos de control (proceso, producto y resultado)
  10. 10. Indicadores de Gestión Proceso Propuesta de Indicadores de Control Gestión Formulación de los Indicadores Análisis técnico y de consistencia con los recursos Envío a la Dirección de Planificación Control y Seguimiento
  11. 11. INDICADORES DE CONTOL DE GESTIÓN ACTORES DEL PROCESO - Instituciones Públicas -Oficina Central de Presupuesto (ONAPRE) - Ministerio de Finanzas - Asamblea Nacional
  12. 12. INCORPORACION AL CICLO PRESUPUESTARIO INDICADORES Seguimiento Ley de Presupuesto VALUACIÓN Ejecución Proyecto Aprobado Presupuesto Ley INTERNA Proceso Presupuestario Presentación Formato Estándar Fondo Solicitado
  13. 13. Fases Operativas y Administrativas del Presupuesto Partidas presupuestarias ESTIMACION DEL GASTO PRESUPUESTO 402 407 406 405 401 403 404 FORMULACION 401 402 SEGUIMIENTO 403 EJECUCION RESULTADOS 404 405 EVALUACION 406 407 CONTROL
  14. 14. Sistemas de Indicadores Sistemas de Indicadores La calidad del Indicador depende estrictamente de la calidad de la información A través del monitoreo de la información ésta se va A través del monitoreo de la información ésta se va agregando para la describir el movimiento de la agregando para la describir el movimiento de la variable en estudio variable en estudio Durante la formulación del indicador los requerimientos Durante la formulación del indicador los requerimientos Comparables son: a) Indicador Inicial, b) indicador obtenido Comparables son: a) Indicador Inicial, b) indicador obtenido c) Indicador Esperado, d) Indicador Parámetrico c) Indicador Esperado, d) Indicador Parámetrico Al final del proceso de monitoreo el resultado debe Al final del proceso de monitoreo el resultado debe estar expresado mediante una formula matemática estar expresado mediante una formula matemática Los resultados obtenidos deben dar una clara comprensión Los resultados obtenidos deben dar una clara comprensión grafica visual rápida de su significado grafica visual rápida de su significado
  15. 15. EVOLUCIÓN TEMPORAL DE LOS INDICADORES Pasado Indicadores pretéritos o Históricos Retroalimentación Presente Indicadores Actuales o Reales Futuro Prealimentación Indicadores Esperados De referencias nominales o Parámetricos
  16. 16. Tipo de Indicadores • De Economía Series comparativa de Costo Bs./ Cadete de los cuatro componentes de la Fuerza Armada. • De Eficiencia Costo anual del mantenimiento de Vehículos / Número de Vehículos. • De Eficacia Reducción de accidentes del personal de tropa en el uso de armamento a través de un programa de prevención. • De Efectividad Tiempo medio que tarda en realizar un programa de computación. • De Equidad Posibilidad de que disponen los efectivos de la FAN de acceder a los beneficios de asistencia y bienestar social
  17. 17. Tipo de Indicadores • De Excelencia Grado de satisfacción de la ciudadanía por la actividad Medico- Asistencial realizada por la FAN. • De Entorno Están relacionados con los indicadores de carácter Socio- Económico del entorno (PIB., Ahorro Percápita, Consumo Percápita etc.) • De Sostenibilidad Análisis de series cronológicas de demanda o de utilización de un determinado servicio • Corporativo Participación de los componentes en actividades conjuntas como el Plan República, Acciones en situaciones de Catastrofe etc. • De Estrategia (Procesos) Ejecución Presupuestaría, Operaciones de patrullaje.
  18. 18. PRINCIPALES CAUSAS DE NO EVALUACIÓN • Reformulaciones (algoritmos) • Modificaciones de proyectos • Períodos de medición mayores que un año
  19. 19. INFORMACIÓN Actor Gobernante S Operación 1 I Suficiencia Necesariedad •Insumos S •Productos T •Resultados Pertinencia Pertinencia E Espacial Temporal M Pertinencia Pertinencia A Operación 2 Cuantitativa Cualitativa •Insumos G •Productos Sistematicidad Tecnicidad O •Resultados B E Economicidad Confiabilidad R N Condiciones Operación n A Clasificado de acuerdo a las Estadísticas de Finanzas Públicas, Dirección de Presupuesto, Ministerio de la •Insumos B de Hacienda. Medición •Productos L •Resultados E
  20. 20. PRINCIPALES CAUSAS DEL NO CUMPLIMIENTO • Factores externos atendibles • Sobreestimaciones y/o Subestimaciones de Metas por escasa información previa • Problemas de gestión institucional
  21. 21. INDICADORES DE DESEMPEÑO ASPECTOS PENDIENTES • Mejorar la disponibilidad de información para las mediciones • Internalizar el uso de las Estadísticas en las unidades operativas y/o administrativas • Fortalecer la verificación y controlo de la información (auditorias) • Continuar mejorando la pertinencia de los indicadores (desde procesos a resultados)
  22. 22. EVALUACIÓN PROYECTOS Evaluación Proyectos Gubernamentales Evaluación de Impacto Evaluación en Profundidad Módulo de Impacto Institucionales Evaluación y Diagnóstico del Gasto
  23. 23. EVALUACIÓN – PRINCIPIOS BÁSICOS : El costo de la evaluación debe EFICIENTE guardar relación con los resultados que se espera de ella (juicios evaluativos). La evaluación debe ser INDEPENDIENTE : externa a la Institución y/o al Organismo Responsable. : Los resultados deben ser de TRANSPARENTE carácter público.
  24. 24. EVALUACIÓN – PRINCIPIOS BÁSICOS La evaluación debe ser TÉCNICA : pertinente y objetiva, es decir debe fundamentarse en antecedentes estrictamente técnicos. OPORTUNA : La evaluación debe proveer información en los tiempos adecuados para apoyar la toma de decisiones.
  25. 25. EVALUACIÓN – PROCESO • Selección de Proyectos • Selección de Evaluadores • Preparación de Antecedentes • Capacitación y Preparación Marcos Lógicos Evaluación. • Conclusiones • Recomendaciones Envío a la Asamblea Nacional Compromisos Institución / Ministerio de Finanzas • Acciones Específicas • Plazos Seguimiento
  26. 26. EVALUACIÓN – ACTORES DEL PROCESO Institución responsable del Proyecto Evaluadores Comité Interministerial • Ministerio de Planificación • Secretaria de la Presidencia • Ministerio de Finanzas Oficina Nacional de Presupuestos Asamblea Nacional (Protocolo de Acuerdo)
  27. 27. METODOLOGÍA La metodología utilizada se basa en la metodología del marco lógico. La metodología del marco lógico es utilizada por Organizaciones, Instituciones y Agencias Internacionales. (BM, FMI, BID, ONU, FAO, etc.) Es una herramienta que permite el análisis del ordenamiento, consistencia y cumplimiento de los objetivos (fin, propósito, componente y actividades) del proyecto.
  28. 28. SÍNTESIS ESQUEMÁTICA DE LA MATRIZ DE MARCO LÓGICO INDICADORES MEDIOS DE SUPUESTOS OBJETIVOS VERIFICACIÓN ( O FACTORES /METAS EXTERNOS) FIN PROPÓSITO COMPONENTES ACTIVIDADES
  29. 29. ASPECTOS DE LA EVALUACIÓN Justificación Diseño Organización y Gestión Resultados • Eficiencia • Eficacia • Efectividad Sostenibilidad Recomendaciones
  30. 30. EVALUACIÓN IMPACTO - OBJETIVOS Integrar la evaluación de los resultados de los proyectos, entendidos como los beneficios de corto, mediano y largo plazo (impacto del proyecto) según corresponda, con la evaluación de la economía en el uso de recursos y con los aspectos relativos a la gestión de los procesos internos de los proyectos. Para esto se debe utilizar instrumentos y metodología rigurosas de recolección y análisis de información.
  31. 31. EVALUACIÓN IMPACTO - ASPECTOS Los principales aspectos que comprenden una Evaluación en Profundidad son: Resultado del Proyecto a nivel de productos (producción de bienes y servicios y sus atributos), resultados intermedios y finales o impacto. Aspectos Institucionales y de Gestión. Uso de Recursos (Eficiencia / Economía) Costos Medición Global del Desempeño Recomendaciones
  32. 32. EVALUACIÓN IMPACTO - METODOLOGÍA La metodología aplicada varia según el tipo de resultado: Resultado del Proyecto a nivel de productos: Construcción de indicadores de desempeño Resultados intermedios y finales o impacto Construcción de grupo control Construcción situación antes - después Aplicación de metodología estándar de evaluación de impacto (diferencias entre las variables instrumentales y sus resultados)
  33. 33. Evaluación y Diagnostico del Gasto OBJETIVOS La Evaluación y Diagnostico del Gasto es una línea de evaluación institucional que se aplica para cada ejercicio Fiscal. Su objetivo es: – Evaluar el diseño institucional; la distribución de funciones; la consistencia en las definiciones estratégicas y analizar duplicidades y complementariedades entre productos estratégicos – Evaluar la gestión institucional y los procesos de gestión claves – Evaluar los resultados y uso de recursos en la provisión de los productos estratégicos.
  34. 34. Evaluación y Diagnostico del Gasto MATRIZ DE EVALUACION. Misión Misión Ministerial Institucional Prioridades Gubernamentales Objetivos Estratégicos Objetivos Estratégicos Ministeriales Agenda de Trabajo Institucionales Gubernamental Productos Clientes / Usuarios Indicador Gasto Asociado Medios de Estratégicos Beneficiarios Dimensión / Ámbito (M$) Verificación
  35. 35. Evaluación y Diagnostico del Gasto AMBITOS DE EVALUACION Considerando la información presentada en la Matriz anterior deberán evaluarse aspectos tales como: a) Diseño Institucional b) Gestión Organizacional c) Resultados y Uso de los Recursos
  36. 36. Evaluación y Diagnostico del Gasto AMBITOS DE EVALUACION a) Diseño Institucional: Se identifica y evalúa: La consistencia entre las prioridades gubernamentales, la misión, los objetivos estratégicos, los productos estratégicos y sus beneficiarios vinculados a la institución o unidad de trabajo. De igual modo se evalúa la estructura institucional y la distribución de funciones entre cada una de las unidades del servicio. Las duplicaciones y complementariedades entre productos estratégicos, y la ausencia o posible prescindencia de bienes y servicios provistos.
  37. 37. Evaluación y Diagnostico del Gasto AMBITOS DE EVALUACION b) Gestión Institucional: Se identifica y evalúa: La Capacidad institucional (profesional, tecnológicos, organizacional, infraestructura, etc.). Mecanismos coordinación y asignación de responsabilidades en la provisión de los productos estratégicos. Mecanismos de asignación y transferencia de recursos, las modalidades de pago, los incentivos y la relación entre los agentes ejecutores y la institución pública responsable. Mecanismos de auditoria, de rendición de cuentas y transparencia en el uso de los recursos (sistemas de seguimiento y evaluación utilizados por la institución evaluada). Actividades e instrumentos de monitoreo y evaluación. Criterios de focalización y/o selección de los beneficiarios institucionales.
  38. 38. Evaluación y Diagnostico del Gasto AMBITOS DE EVALUACION c) Resultados y Uso de los Recursos Consiste en le evaluación de los resultados de productos y subproductos estratégicos, considerando los ámbitos de control y las dimensiones del desempeño, vinculando estos resultados con los recursos asignados para la provisión de estos beneficios.
  39. 39. INCORPORACION AL CICLO PRESUPUESTARIO Evaluación de Proyectos e Instituciones SEGUIMIENTO Ley de Presupuestos EVALUACIÓN EJECUCIÓN FORMULACIÓN Presentación Aprobado INTERNA Del Proyecto Ley PROCESO PRESUPUESTARIO
  40. 40. EVALUACIÓN – ASPECTOS PENDIENTES Mejorar el uso de los resultados de las evaluaciones: - En las Instituciones Públicas - En la Asamblea Nacional Mejorar la información en instituciones públicas para una aplicación más completa de las metodologías de evaluación.
  41. 41. Proceso y Condiciones del Presupuesto Presentación de Proyectos Comunicación del Marco Presupuestario Asistencia Técnica Presentación de Iniciativas Revisión y Calificación. Análisis, Selección de Proyectos e Incorporación al ante Proyecto de Presupuesto Perfeccionamiento Técnico de los Proyectos Seleccionados Seguimiento
  42. 42. BALANCE DE GESTION INTEGRAL •Es concebido como un mecanismo de transparencia y cuenta pública. •Las instituciones públicas reportan su desempeño contra metas, objetivos y recursos establecidos. •Esta en concordancia con otros mecanismos de control de gestión (indicadores de desempeño, evaluación de proyectos, etc.) y con las regulaciones presupuestarias. •Posee un formato estándar de reporte definido por el Ministerio de Finanzas. •Es distribuido a la Asamblea Nacional y puesto a disposición del público. •Constituye la base para el reporte institucional en la próxima rendición del presupuesto.
  43. 43. Existe un conjunto de relaciones de carácter matemático que contribuyen al desarrollo y análisis técnicos, de los indicadores de situaciones propias de la Institución u Organización. Tales como: - Números Índices - Tasas - Razones - Proporciones - Porcentajes - Promedios - Series Cronológicas -Variaciones Estacionales
  44. 44. Indicadores Institucionales, son de relevancia ya que permite medir el Impacto de las actividades de mayor importancia de la Institución y/o su entorno. IP = Presupuesto del Ministerio x 100 Presupuesto Nacional ID = Número de Deserciones x 100 Total contingente en el periodo Iin = Inversión total en I+D x100 Total del Presupuesto Ministerial IRe = Inversión en Actualización de Equipos y Maquinaria x100 Monto Total de las Inversiones del Periodo
  45. 45. Principios que debe cumplir el Indicador • Pertinente • Simple y Comprensible • Exigente y Comparable • Participativo • Flexible • Verificable
  46. 46. PROYECTO MARCO 2005 – ÁREAS, SISTEMAS Y OBJETIVOS POR ÁREA N° DE AREAS SISTEMAS OBJETIVOS ETAPAS Mejorar, Desarrollar y CAPACITACION 4 potenciar las principales materias relacionadas con SERVICIOS la función de Recursos RECURSOS 4 MEDICOS Humanos; capacitación HUMANOS ambientes laborales y EVALUACION mecanismos de evaluación DE 4 de desempeño DESEMPEÑO
  47. 47. PROYECTO MARCO 2005 – ÁREAS, SISTEMAS Y OBJETIVOS POR ÁREA N° DE AREAS SISTEMAS OBJETIVOS ETAPAS SISTEMA DE Fortalecer la administración COMPRAS AL 6 financiera de la Organización SECTOR PRIVADO mediante la incorporación de ADMINISTRACION ADMINISTRACIÓN Mejoras en los procesos y FINANZAS Y 6 FINANCIERA Utilización de tecnología de CONTABILIDAD información para mejorar el CONTROL acceso y oportunidad a DE 4 mayor y mejor desempeño PAGO
  48. 48. PROYECTO MARCO 2005 – ÁREAS, SISTEMAS Y OBJETIVOS POR ÁREA N° DE AREAS SISTEMAS OBJETIVOS ETAPAS SISTEMA TALLERES DE 6 Fortalecer la capacidad MAQUINARIAS funcional y operativa de las MANTENIMIENTO SISTEMA diferentes maquinarias y DE MAQUINARIAS 6 TALLERES DE equipos de uso estratégico Y EQUIPOS EQUIPOS SISTEMAS DE INVENTARIOS 4 DE REPUESTOS
  49. 49. APRENDIZAJES Cultura. Persistir en el desarrollo y uso de los instrumentos, con el fin de romper las barreras culturales. Perfeccionamiento continuo. Efectuar revisiones periódicas del funcionamiento de los diferentes instrumentos con el fin de introducir los cambios necesarios - Procedimientos - Metodologías - Resultados Limitaciones. Identificar las limitaciones de los instrumentos de evaluación del desempeño Sinergia. Potenciar los elementos conceptuales y operativos comunes.
  50. 50. FIN DE LA PRESENTACIÓN

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