1. Introducción
Actualmente las empresas buscan automatizar sus procesos que realizan
manualmente, ya que es más fácil guardar la información en una base de datos,
que como lo hacen (escrito en hojas de papel).
Un ejemplo de ello es una institución escolar llamada CECLAV
Este proyecto contiene toda la información del proceso de automatización de
CECLAV y la toda la información que necesitábamos recabar durante la etapa de
análisis.
Para todo ello elaboramos una propuesta de automatización que resolviera el
problema que tenía esta institución.
2. Antecedentes de la empresa
Nombre de la empresa: CECLAV
Nace en 1989 La Antigua-Veracruz con estudios de nivel secundaria y
bachillerato, en 1993 se incorpora al nivel universitario. Con base en situaciones
diversas en 1998 cierra sus puertas como escuela; en el 2001 reanuda sus
actividades académicas, ahora como Centro de Estudios Computacionales La
Antigua-Veracruz “CECLAV”.
Características del Sistema Actual
Actualmente la escuela CECLAV lleva un control manual de todas las
transacciones que se realizan dentro de ella, entre las cuales se encuentran:
• Los datos personales de los alumnos que están inscritos en la escuela se
pierden, debido al papeleo que se realiza a diario y no hay un control de la
información que se maneja.
• No hay un control de los cursos que se ofertan en la institución.
• Los maestros tienen que guardar sus listas de asistencias en sus
computadoras, o en hojas de libreta. La dirección no les extiende las listas
de asistencias.
• Los datos de los profesores están dispersos en hojas blancas y solo se
archivan copias de su currículo y mucho menos los cursos que imparten
cada uno de ellos.
• Los promotores registran a los alumnos que inscriben por medios de
recibos y ese es el único comprante que tienen para poder cobrar sus
comisiones, no se guardan en alguna computadora. Sus datos se guardan
al igual que los de alumnos y maestros.
• Como los pagos que hacen los alumnos se realizan semanalmente no hay
un buen manejo de esa información.
• Los alumnos saben en qué cursos se inscriben, pero no tienen un
documento que los avale que realmente están en ese curso.
3. • Las calificaciones de los alumnos se guardan en hojas de cálculo de Excel
y hasta muchas veces se pierden, por lo que los alumnos no tienen noción
de las calificaciones que obtienen en sus evaluaciones.
Análisis y descripción del problema
En CECLAV no se cuenta con un sistema que controle las operaciones y
actividades que ahí se desarrollan; actualmente la forma con la cual se pretende
llevar un registro de los procesos es a través de documentos y archivos, sin
embargo, existen deficiencias con relación a:
1. Alumnos:
Datos personales (ficha de inscripción), pagos que realizan semanalmente (si
existen adeudos o no), su situación actual (alumno activo, baja temporal o baja
definitiva), horario de clase, asignatura que cursa actualmente, calificaciones,
docente que le imparte la clase computación e inglés y su asistencia a clase.
2. Docentes:
De sus datos personales (currículum), entradas, salidas, retardos y faltas a
trabajar, el pago de nómina, horas extras, participación en reuniones de academia,
asistencia a reuniones mensuales de trabajo.
3. Inscripciones:
Las inscripciones requieren de los datos siguientes: un identificador, el id del
alumno, el id del curso en el que se inscribe el alumno, importe de la inscripción
(único pago que se hace como base), posteriormente nada más se cobra el pago
semanal por curso.
4. Promotores:
De sus datos personales (currículum), entradas, salidas, retardos y faltas a
trabajar, el pago de nómina, asistencia a reuniones mensuales de trabajo.
5. Cursos:
De sus datos personales (currículum), entradas, salidas, retardos y faltas a
trabajar, el pago de nómina, asistencia a reuniones mensuales de trabajo.
4. Condiciones (Requerimientos)
• Se requiere el número de control del alumno, nombre, apellidos, curso en el
que se inscribe, grado y escuela de procedencia, fecha de nacimiento,
dirección, tipo de sangre, alergias, teléfono de su domicilio, promotor, tutor,
ocupación y teléfono del tutor.
• El pago de inscripción es único.
• Los cursos se imparten cada semana (pudiendo asistir los días viernes,
sábados o domingos, según el horario correspondiente al curso).
• El alumno hace sus pagos cada semana, dentro de la institución.
• El alumno tiene derecho a clases de inglés y computación (en sus
diferentes módulos en cada uno).
• Se controla la asistencia, calificaciones y horario de cada alumno.
• De los profesores se requiere nombre y apellidos, dirección, número de
teléfono, nombre del(os) curso(s) que imparte, el día y horario, horas
asignadas, profesión.
• Los profesores pueden trabajar horas extras.
Propuesta de automatización del sistema manual
Ante la problemática que existe en CECLAV pretendemos crear un sistema
automático que facilite el control administrativo y académico, permitiendo con él
generar reportes, búsquedas rápidas, guardar historial.
5. Reportes
LISTA DE ASISTENCIA
Reporte de los alumnos que se encuentran en un determinado curso,
de estos se traerán los siguientes atributos: id de los alumnos,
nombre de los alumnos, nombre del curso en el curso en el que
están inscritos.
Este reporte se realizara cada vez que se inicie un curso para uso de los
profesores. (Lista de asistencia para los maestros)
BOLETAS
Reporte de las calificaciones obtenidas por los alumnos en un
determinado curso.
ASIGANCIÓN DE CURSOS A MAESTROS
Reporte de los nombres de los docentes que imparten los cursos.
INCRIPCIONES REALIZADAS POR PROMOTORES
Reporte de cuantos alumnos han ingresado los promotores en un
periodo determinado.
PAGO DE CURSOS
Reporte de las semanas pagadas por los alumnos y así como
también las semanas que adeudan.
CURSOS POR PROFESOR
Reporte del nombre del curso, día que se imparte el curso, hora de
impartición, id del profesor y nombre del profesor; de un determinado
profesor.
6. Consultas
REVISIÓN DE CALIFICACIONES
Consulta de las calificaciones obtenidas por alumno en un
determinado periodo.
CURSOS IMPARTIDOS
Cursos que se ofrecen en el Centro (CECLAV).
Datos del contacto dentro de la empresa
Contacto: Ing. Luis Gómez González
Puesto: Director General
Teléfono cel.: 2291 05 94 52
Teléfono de la escuela: 2299 80 87 03
Correo personal: ing_luis_gomez@hotmail.com
Correo del instituto: ceclav@hotmail.es
Dirección: Chalchihuecan #39 entre Rafael Freyre y Cristóbal Colón Fracc.
Reforma CP 91919
7. Diagrama de contexto
Calificaciones
Comprobante de pago
Datos Personales 0 Horario de clases
Alumnos
Pago de inscripción Boleta de calificaciones
Alumnos
Pago semanal
Sistema
Datos personales
Control Reporte de calificaciones
Calificaciones de alum. Profesores
Calificaciones Escolar Lista de asistencias
Calificaciones en
s boletas “CECLAV” Calculo de comisiones
por alumno
Reporte de alum. insc.
Reportes de alumnos Promotores
Datos personales
inscritos por cursos
Dirección
Diccionario de datos
Entidad: Profesor
11. Código de la creación de la Base de Datos y las Tablas
Base de Datos
CREATE DATABASE Ceclav
Tabla Alumno
USE Ceclav
CREATE TABLE Alumno (
id_alumno int NOT NULL,
nombre_alumno char(20) NOT NULL,
apellido_pat char(15) NOT NULL,
apellido_mat char(15) NOT NULL,
fecha_nac date NOT NULL,
direccion char(30) NOT NULL,
telefono numeric(10) NULL,
CONSTRAINT PK_Alumno PRIMARY KEY (id_alumno)
);
Tabla Promotor
USE Ceclav
CREATE TABLE Promotor (
id_promotor int NOT NULL,
nombre_promotor char(20) NOT NULL,
apellido_pat char(15) NOT NULL,
apellido_mat char(15) NOT NULL,
telefono numeric(10) NULL,
direccion varchar(30) NOT NULL,
CONSTRAINT PK_Promotor PRIMARY KEY (id_promotor)
);
Tabla Profesor
USE Ceclav
CREATE TABLE Profesor (
id_prof int NOT NULL,
id_curso_imp int NOT NULL,
nombre_prof char(20) NOT NULL,
apellido_pat char(15) NOT NULL,
apellido_mat char(15) NOT NULL,
direccion varchar(30) NOT NULL,
telefono numeric(10) NULL,
CONSTRAINT PK_Profesor PRIMARY KEY (id_prof),
CONSTRAINT FK_Profesor_Curso FOREIGN KEY (id_curso_imp) REFERENCES
Curso (id_curso)
);
12. Tabla Curso
USE Ceclav
CREATE TABLE Curso (
id_curso int NOT NULL,
nombre_curso varchar(30) NOT NULL,
dia_impartido varchar(10) NOT NULL,
hora_inicio time NOT NULL,
hora_termino time NOT NULL,
importe decimal NOT NULL,
CONSTRAINT PK_Curso PRIMARY KEY (id_curso)
);
Tabla Inscripción
USE Ceclav
CREATE TABLE Inscripcion(
id_inscrip int NOT NULL,
id_curso int NOT NULL,
id_prof int NOT NULL,
id_alumno int NOT NULL,
id_promotor int NOT NULL,
pago_insc money NOT NULL,
CONSTRAINT PK_Inscripcion PRIMARY KEY (id_inscrip),
CONSTRAINT FK_Curso FOREIGN KEY (id_curso) REFERENCES Curso
(id_curso),
CONSTRAINT FK_Profesor FOREIGN KEY (id_prof) REFERENCES Profesor
(id_prof),
CONSTRAINT FK_Alumno FOREIGN KEY (id_alumno) REFERENCES Alumno
(id_alumno),
CONSTRAINT FK_Promotor FOREIGN KEY (Id_promotor) REFERENCES
Promotor (id_promotor)
);
Tabla Pago
USE Ceclav
CREATE TABLE Pago (
id_pago int NOT NULL,
id_alumno int NOT NULL,
id_curso int NOT NULL,
importe_sem decimal NOT NULL,
CONSTRAINT PK_Pago PRIMARY KEY (id_pago),
CONSTRAINT FK_Alumno_Pago FOREIGN KEY (id_alumno) REFERENCES Alumno
(id_alumno),
CONSTRAINT FK_Curso_Pago FOREIGN KEY (id_Curso) REFERENCES Curso
(id_curso)
);
13. Tabla Calificación
USE Ceclav
CREATE TABLE Calificacion (
id_curso int NOT NULL,
id_alumno int NOT NULL,
calificacion decimal NOT NULL,
CONSTRAINT FK_Curso_Calificacion FOREIGN KEY (id_curso) REFERENCES
Curso (id_curso),
CONSTRAINT FK_Alumno_Calificacion FOREIGN KEY (id_alumno)
REFERENCES Alumno (id_alumno)
);
Tabla Duración de Curso
USE Ceclav
CREATE TABLE DuracionCurso (
id_curso int NOT NULL,
duracion_sem numeric(10) NOT NULL,
CONSTRAINT FK_Curso_Duracion_Curso FOREIGN KEY (id_curso)
REFERENCES Curso (id_curso)
);
14. Inserción de datos en las tablas
Tabla Alumno
INSERT INTO Ceclav.dbo.Alumno(id_alumno, nombre_alumno, apellido_pat,
apellido_mat, fecha_nac, direccion, telefono)
VALUES (125637,'Guadalupe', 'Rodriguez', 'Lozano', '1989-12-21' , 'Los
Pinos 201', '2292121234')
INSERT INTO Ceclav.dbo.Alumno(id_alumno, nombre_alumno, apellido_pat,
apellido_mat, fecha_nac, direccion, telefono)
VALUES (125636,'Rogelio', 'Chavez', 'Cortez', '1989-11-12' , 'Reforma
234', '2292438423')
INSERT INTO Ceclav.dbo.Alumno(id_alumno, nombre_alumno, apellido_pat,
apellido_mat, fecha_nac, direccion, telefono)
VALUES (125633,'Alberto', 'Gutierrez', 'Montejo', '1988-1-1' , 'Las
Brisas 183', '2292382485')
INSERT INTO Ceclav.dbo.Alumno(id_alumno, nombre_alumno, apellido_pat,
apellido_mat, fecha_nac, direccion, telefono)
VALUES (125630,'Laura Patricia', 'Castro', 'Perez', '1990-3-30' ,
'Carranza 34', '2291328463')
INSERT INTO Ceclav.dbo.Alumno(id_alumno, nombre_alumno, apellido_pat,
apellido_mat, fecha_nac, direccion, telefono)
VALUES (125617,'Luis Felipe', 'Isidoro', 'Landeta', '1987-4-25' , '5 de
mayo 1287', '2227392399')
INSERT INTO Ceclav.dbo.Alumno(id_alumno, nombre_alumno, apellido_pat,
apellido_mat, fecha_nac, direccion, telefono)
VALUES (403202,'María de los Angeles', 'Marín', 'Osorio', '1990-8-13' ,
'2 de abril 263', '2293419320')
INSERT INTO Ceclav.dbo.Alumno(id_alumno, nombre_alumno, apellido_pat,
apellido_mat, fecha_nac, direccion, telefono)
VALUES (329210,'Angel Manuel', 'Morales', 'Vaca', '1987-9-23' , 'Victimas
de 25', '9919283748')
INSERT INTO Ceclav.dbo.Alumno(id_alumno, nombre_alumno, apellido_pat,
apellido_mat, fecha_nac, direccion, telefono)
VALUES (239417,'Leonardo', 'Delgado', 'Ortiz', '1988-12-17' , 'San
Francisco de A. 1','2291384738')
INSERT INTO Ceclav.dbo.Alumno(id_alumno, nombre_alumno, apellido_pat,
apellido_mat, fecha_nac, direccion, telefono)
VALUES (293174,'Lucrecia', 'Villa', 'Cordoba', '1990-5-13' , 'Mariano A.
423', '2232847937')
INSERT INTO Ceclav.dbo.Alumno(id_alumno, nombre_alumno, apellido_pat,
apellido_mat, fecha_nac, direccion, telefono)
VALUES (138703,'Rolando', 'Espinoza', 'Matias', '1991-4-28' , 'Vicente
Guerrero 367', '2242199838')
INSERT INTO Ceclav.dbo.Alumno(id_alumno, nombre_alumno, apellido_pat,
apellido_mat, fecha_nac, direccion, telefono)
VALUES (327848,'Gonzalo', 'Romero', 'Promotor', '1987-11-1' , 'Francisco
Canal', '2298543889')
INSERT INTO Ceclav.dbo.Alumno(id_alumno, nombre_alumno, apellido_pat,
apellido_mat, fecha_nac, direccion, telefono)
VALUES (592837,'Esteban', 'Macias', 'Pintado', '1991-5-9' , 'La condesa
433', '2282747823')
INSERT INTO Ceclav.dbo.Alumno(id_alumno, nombre_alumno, apellido_pat,
apellido_mat, fecha_nac, direccion, telefono)
VALUES (323888,'Ana Karen', 'Santos', 'Huesca', '1988-9-26' , 'Las
Amapolas 347', '2294737288')
