Bluecue Event - Collaboration Monitoring (Analytics)

1. Make Your Data Work for You
Collaboration Monitoring
(Analytics)
June 2017

2. Senior Consultant at panagenda
15+ years of consulting experience
Focused on
• IBM Notes Client Management
• Analysis and Optimization of ICS infrastructures
• Cloud onboarding
Good to know
• Frequent traveler
• Plays the bass
• Wine or beer? Beer!
• Don’t give energy drinks  squirrel mode
Christoph Adler
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3. Business Development Manager at bluecue
3+ years of experience in Collaboration Systems
Focused on
• Modern Information and Communcation Systems
• Human Interactions in business
• Organizational Behavior
• People
Inga Hansen
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4. Agenda
• Einleitung
• Worum geht es bei Collaboration Analytics?
• Warum Collaboration Analytics?
• Beispiele und Szenarien
• Zusammenfassung
• panagenda iDNA for Splunk
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5. Einleitung
• Collaboration ist ein weites Feld – intern und extern:
– Email, Instant Messaging, E-Meetings
– Social Plattformen
– Dateien (lokal, server, Email, Social Plattformen, …)
– Telefonie und Videokonferenzen
– Anwendungen diverser Art
– CRM
– ERP
– [...]
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6. IBM Notes
Überblick
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IBM
Domino
Email
IBM
Domino
Apps
Microsoft
Exchange
Microsoft
Office 365
Microsoft
Windows
Microsoft
Outlook
Browser
Clients
IBM
Connect-
ions
• Das Lösungsportfolio von panagenda sammelt Daten von
unterschiedlichsten Quellen und bereitet diese auf.
– Visualisierung kann je nach Anwendungsfall direkt in unseren Lösungen erfolgen
oder in Splunk um den Kontext entsprechend zu erweitern
Microsoft Collaboration IBM Collaboration Microsoft & IBM Clients
Windows
File Server
Social & Files
Prominente Quellen for Collaboration Data

7. Warum Collaboration Analytics?
Oder auch: Welches sind Ihre drängendsten Probleme?
• IT-Optimierung (Wie können wir unsere Infrastruktur weiter verbessern?)
• Mitarbeiter Burnout (Unsere Mitarbeiter sind überarbeitet und überlastet)
• Mangel an Kommunikation
• Kundenzufriedenheit
• Talentbindung
• Unsere Innovationsgeschwindigkeit ist nicht hoch genug
• Bürokratie (~ Reduktion des Beschäftigt-Seins/Werdens)
• Sicherheit/Security
• ‘Wissen ist Macht’ (Wir arbeiten nicht genug zusammen und mit)
• Digitale Transformation (Wir stellen uns aktuellen Herausforderungen
nicht in ausreichendem Maße)
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8. Spitzenreiter ist: Mitarbeiter-Engagement –
und alle Aufmerksamkeit wert
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Der jüngsten Gallup-
Studie zufolge zeigen
lediglich 15% aller
Mitarbeiter hohes
Engagement.
Jeder Fluktuationsfall kostet im
Durchschnitt EUR 43.000.
Ein Viertel aller neuen Mitarbeiter
der Generation Y kündigt
innerhalb der ersten zwei Jahre.
Source: https://www.flickr.com/photos/89228431@N06/11220991354/

9. Was wäre, wenn …
• Uns Collaboration Analytics dabei helfen könnte, unsere IT-Infrastruktur
zu optimieren und kognitive Überlastung zu reduzieren?
• Uns Collaboration Analytics dabei helfen könnte, die Adoption unserer
Social Plattform zu erhöhen?
• Uns Collaboration Analytics bei der Transformation hin zu einer
kundenzentrierten, lernenden Organisation helfen könnte?
• Uns Collaboration Analytics dabei helfen würde, Experten, Wissen und
Expertise ausfindig zu machen, Verbindungen im Unternehmen und mit
Kunden aufzudecken?
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10. Wie kann Collaboration Analytics IT helfen?
• Nutzung von Anwendungen nach Ländern
z.B. Web-, Domino- oder Microsoft Windows Anwendungen
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11. Wie kann Collaboration Analytics IT helfen?
• Wieviel % Ihrer Mitarbeiter
haben ein mobiles
Endgerät?
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12. Wie kann Collaboration Analytics HR helfen?
• Identifizieren Sie überlastete Mitarbeiter in bestimmten Abteilungen, wie
z.B. im Vertrieb
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13. Wie kann Collaboration Analytics HR helfen?
Mitarbeiternachfolge:
• Welche internen Kontakte sind vorrangig wichtig für neue Mitarbeiter in
einer bestimmten Abteilung?
• Mit welchen Kunden hat der Vorgänger zuletzt kommuniziert?
• Welche Anwendungen sind wichtig für Mitarbeiter einer bestimmten
Abteilung?
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14. Wie kann Collaboration Analytics HR helfen?
• Email-Aufkommen ausserhalb von Geschäftszeiten?
Welche Geschäftseinheiten sind besonders betroffen?
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15. Praxisbeispiel: Vorreiter Evonik
• Ausgangssituation: Arbeitsbelastung durch Email-Aufkommen
zunehmendes Thema
– Zusätzlicher Aspekt: Arbeitsschutzgesetz
• Lösung: Analyse des internen und externen Email-Verkehrs
• Geschäftsnutzen:
– Erhöhung von Mitarbeiter-Engagement
– Überlastung, Burnout und Krankenständen entgegen wirken
– Unternehmensverantwortung gerecht werden
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16. Wie kann Collaboration Analytics HR helfen?
• Nutzungshäufigkeit von Email auf mobilen Endgeräten durch
unterschiedliche Generationen?
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17. Wie kann Collaboration Analytics dem Vertrieb helfen?
• Auch hier noch einmal die Auswertung von Email-Aufkommen, allerdings
nach Ländern
– Wie ist das Email-Aufkommen in unterschiedlichen Ländern?
– Erfüllen wir z.B. gesetzliche Vorgaben in Frankreich?
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Sales BeNeLux Sales DACH Sales UK Sales FR Sales CEE Sales Nordic Sales ME Sales USA Sales LASales APAC Sales ZA

18. Wie kann Collaboration Analytics dem Vertrieb helfen?
• Mit welchen Kunden und Partnern kommunizieren wir am häufigsten?
• Wie können wir erreichen, dass der Vertrieb mehr Wissen zu Kunden und
Projekten teilt?
• Mit welchen Kunden und
Geschäftspartner sollten wir
gebündelt kommunizieren, z.B.
in Social Communities?
• Welchen Kunden oder
Partnern antworten wir nicht?
• Welche Kunden oder Partner
antworten uns nicht?
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19. Praxisbeispiel: panagenda
• Ziel: Umsatzwachstum und Kundenpflege verbessern
• Lösung: Analyse des externen Email-Verkehrs
in Korrelation mit CRM und ERP-System
• Geschäftsnutzen:
– Identifikation von Kunden, mit denen wir schon länger nicht mehr kommuniziert
haben
– Identifikation von Kunden, denen wir nicht (per Email) geantwortet haben
– Analyse von Verhältnis Umsatz zu Email-Aufkommen
– Erkennen von mehreren Ansprechpartnern, sowohl auf panagenda, als auch
Kundenseite
– …
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20. Wie hilft Collab. Analytics bei Knowledge Management?
• 96,4% des globalen panagenda Email-Aufkommens waren > 512 KB
–  Kowledge Sharing Initiative  IBM Connections
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21. Wie hilft Collab. Analytics bei Knowledge Management?
• An wieviele Empfänger gehen Emails?
– ~35% unserer Emails gingen an 10 oder mehr Empfänger  IBM Connections
•  Zusammenarbeit und Wissen teilen stärken
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22. Praxisbeispiel: Öffentlicher Dienst
• Ausgangssituation: Stetig wachsender Speicherbedarf für Dateien
• Lösung: Analyse von Dateien in Email, Social Plattform, Windows File
Servern, sowie Laptops/Desktops
– > 4 Milliarden Dateien
• Geschäftsnutzen:
– Identifikation von Datei-Doubletten
– Einblick in Informationshaushalt und Informationsflüsse
– Einbeziehung von Geschäftseinheiten für weiterführende Analysen
• Dateien älter als 7, 10, 20 Jahre
• Zuordnung von Dateien zu Geschäftsprozessen
• Anzahl vs. Volumen (PDF vs. Videos)
• …
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23. Zusammenfassung
Aus Collaboration Analytics lässt sich weitreichender Nutzen ziehen:
• Effektiver werden in dem, was wir ohnehin schon gut machen
• Mitarbeiterbindung und –Engagement erhöhen
• Reduktion von Krankenständen
• Transformation hin zu einem kundenzentrierten, lernenden Unternehmen
• Teilen von Wissen verbessern
• …
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24. Nachsatz
Falls Sie Bedenken bzgl. Datenschutz oder Betriebsrat haben:
• Alle gezeigten Beispiele wurden aktiv von Betriebsräten und/oder HR-
Verantwortlichen mitgestaltet und gefördert
• Die weitaus überwiegende Anzahl der Beispiele analysiert nicht
personen-bezogen, sondern aggregiert (Land, Abteilung, Zeitraum, …)
Die für Collaboration Analytics notwendigen Daten existieren in Ihrem
Unternehmen bereits heute – wir können Ihnen dabei helfen, Ihre
Datenschätze zu heben!
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25. Speaker switch
Inga
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26. iDNA – IBM Domino Splunk Connector
• Logfiles
– Teilweise unstrukturiert
– In Datenbanken gespeichert
– Über mehrere Systeme verteilt
– Bewertung der Logs und Statistiken
• Splunk hat keinen Connector zu IBM Domino
Die Lösung: panagenda iDNA for Splunk
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27. iDNA – IBM Domino Splunk Connector
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28. iDNA – IBM Domino Splunk Connector
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29. iDNA – IBM Domino Splunk Connector
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30. iDNA – IBM Domino Splunk Connector
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31. iDNA – IBM Domino Splunk Connector
• Technische Vorausetzungen
– panagenda iDNA
– Splunk
– bluecue Review for iDNA
• Basierend auf der Erfahrung von panagenda und bluecue
• Die optimale Verbindung von IBM Domino und Splunk
– Analytics
– Security
– Health
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32. Closing
Fragen ?
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33. Closing
Vielen Dank !
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34. Headquarters, Austria:
panagenda GmbH (Ltd.)
Schreyvogelgasse 3/10
AT 1010 Vienna
Phone: +43 1 89 012 89
Fax: +43 1 89 012 89-15
E-Mail: info@panagenda.com
Germany:
panagenda GmbH (Ltd.)
Lahnstrasse 17
DE 64646 Heppenheim
Phone: +49 6252 67 939-00
Fax: +49 6252 67 939-16
E-Mail: info@panagenda.com
USA:
panagenda Inc.
60 State Street, Suite 700
MA 02109 Boston
Phone: +1 617 855 5961
Fax: +1 617 488 2292
E-Mail: info@panagenda.com
Germany:
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Donnersbergstrasse 1
DE 64646 Heppenheim
Phone: +49 6252 67 939-86
Fax: +49 6252 67 939-16
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11th Floor,
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