Técnicas y herramientas útiles para las organizaciones y empresas.

1. TÉCNICAS
Y
HERRAM
IENTAS
DE
ORGANIZACIÓN

2. ORGANIGRAM
AS

3. ORGANIGRAMA
El organigrama representa la estructura de una organización.
Estructura significa:
‘’Disposición u ordenación de los órganos que componen una empresa’’

4. VENTAJAS
• Simplifica la representación mediante la
utilización de símbolos.
• Es una herramienta eficaz de
comunicación y análisis.
• Permite identificar incoherencias y
errores de la organización del trabajo.
• Es fácil de actualizar.
• Es simple de interpretar.

5. UTILIDAD.
• Informar a los miembros de la organización la posición del cargo
que ocupan y su relación con el resto de los órganos.
• Informar a terceros acerca de la estructura formal de la
organización.

6. CLASIFICACIÓN
DE
ORGANIGRAM
AS

7. Los organigramas se pueden clasificar en tres grupos de acuerdo a
su contenido, ámbito de aplicación, y presentación.

8. ESTRUCTURALES

9. FUNCIONALES

10. INTEGRACIÓN DE PUESTOS

11. POR SU ÁMBITO DE APLICACIÓN

12. GENERALES

13. ESPECIFICOS

14. POR SU PRESENTACIÓN

15. VERTICAL

16. ORGANIGRAMA HORIZONTAL

17. MIXTO

18. DE BLOQUE

19. CIRCULAR

20. ANALISIS
DE
PUESTO

21. ANÁLISIS DEL PUESTO
La organización requiere definir funciones puesto por
puesto.
Un puesto es la unidad básica de trabajo; los puestos
requieren de una descripción de funciones generada
mediante el método del análisis de puestos, por lo que
el análisis y la descripción son dos herramientas.

22. METODO DE ANALISIS DE PUESTOSMETODO DE ANALISIS DE PUESTOS
El análisis de puesto es un cuestionario que sirve para obtener
información sobre los componentes del puesto, desde el titulo
del puesto, jefe inmediato, subordinados y funciones o
actividades ; así como los requisitos de las cualidades humanas
necesarias para desempeñarlo satisfactoriamente, tales como
estudios o conocimientos necesarios, sexo, edad, experiencia,
habilidades y perfil del puesto.
Esta determinado como un patrón o modelo en cuanto a sus
rubros, pero se diseña según las características propias del
puesto .

23. El método de análisis de puestos requiere de un cuestionario que
recopile los siguientes datos:
a) Identificación del puesto. Contiene los aspectos generales,
como: título del puesto, de quien depende, departamento del que
depende, contactos y posición del puesto en el organigrama.
b) Descripción genérica. Consiste en una definición breve y
precisa de las actividades del puesto, considerando como un todo.
c) Descripción específica. Consiste en exposición detallada de las
actividades que realiza cualquier trabajador en un puesto
determinado.
d) Requerimiento del puesto. Enunciación precisa de los
requisitos que debe satisfacer el trabajador para desempeñar el
puesto.
e) Perfil del puesto. Especifica las características necesarias que
una persona debe tener para desempeñar el puesto óptimamente,
como: edad, sexo, estado civil, rasgos físicos y psicológicos
deseables

24. DESCRIPCIÓN DEL PUESTODESCRIPCIÓN DEL PUESTO
Es una técnica en la que se reclasifican pormenorizadamente las
labores que desempeñan en una unidad de trabajo especifica, así
como las características, conocimientos y aptitudes que debe
poseer el personal que lo desempeñe. Los objetivos primordiales
de esta técnica son:
•Mejorar los sistemas de trabajo
•Delimitar funciones y responsabilidades
•Fundamentar programas de entrenamiento
•Mejorar la selección del personal
•Conocer las aptitudes del trabajador para que haga bien las cosas.

25. M
ANUALES
DE
LA
ORGANIZACION

26. MANUALES DE ORGANIZACIÓN.
Podría desarrollarse en base a procedimientos especialmente
diseñados para ello y que incluyan principalmente los procedimientos
para elaborar y actualizar organigramas y para elaborar y actualizar
descripciones de puestos

27. IMPORTANCIA
Presenta una vision de conjunto de la organización.
Coadyuvar a la ejecución correcta de las labores encomendadas al personal.
Evitar la repetición de instrucciones para ahorrar tiempo y esfuerzos en la
ejecución del trabajo.
Facilita el reclutamiento y selección de personal.
orienta al personal de nuevo ingreso para facilitar su incorporación a las
distintas unidades orgánicas.
Propicia el mejor aprovechamiento de los recursos humanos y materiales.

28. El manual de organización , su elaboración puede llevarse a cabo de forma
consensuada de los ámbitos tanto interno como externo de la empresa u
organización:
Internamente define y clarifica que se desea hacer en relativo a la calidad,
quien hace, que hace, en coordinación con que o con quienes, con que
recursos.
Externamente, da a conocer la forma en que la empresa obtiene la calidad
que define en sus objetivos , posibilitando establecer relaciones con los
usuarios que demanden conocer el manual

29. TIPOS
DE
M
ANUALES

30. TIPO
S
Y
R
EQ
UER
IM
IEN
TO
S

31. • Tiene como propósito describir los procesos de la empresa.
• Las rutinas de trabajo deben ser agrupadas de tal manera que
faciliten las consultas sobre el tema deseado y aseguren las
orientaciones para ejecutar adecuadamente las actividades en
vigor.
• El manual debe presentar una descripción detallada de las rutinas
de trabajo, acompañada de los respectivos gráficos que faciliten su
percepción y retención, y del modelo de los formularios, con las
instrucciones para el diligenciamiento.

32. CARACTERÍSTICAS

33. • Satisfacer las necesidades reales de la empresa;
• Contar con instrucciones apropiadas de uso, manejo y conservación;
• Facilitarla localización de las orientaciones y disposiciones
especificas;
• Diagramación que corresponda a su verdadera necesidad;
• Redacción simple corta y comprensible;
• Hacer uso racional y adecuado, por parte de los destinatarios;
• Gozar de adecuada flexibilidad para cubrir diversas situaciones;
• Tener un proceso continuo de revisión y actualización;
• Facilitar a través del diseño, su uso, conversación y actualización; y
• Estar debidamente formalizado por la instancia correspondiente de la
empresa.

34. DE
ORGANIZACIÓN

35. Documento que contiene
información válida y clasificada
sobre la estructura, funciones y
productos departamentales de
una organización. Su contenido
son organigramas y descripción
departamental, de funciones y de
productos.

36. DE
POLÍTICAS

37. Documento que incluye las
intenciones o acciones
generales de la
administración que es
probable que se presenten en
determinadas circunstancias.

38. DE
PROCEDIM
IENTOS

39. Contiene la descripción de actividades que
deben seguirse en la realización de las
funciones de una unidad administrativa, o de
dos ó más de ellas. El manual incluye
además los puestos o unidades
administrativas que intervienen precisando
su responsabilidad y participación. Suelen
contener información y ejemplos de
formularios, autorizaciones o documentos
necesarios, máquinas o equipo de oficina a
utilizar y cualquier otro dato que pueda
auxiliar al correcto desarrollo de las
actividades dentro de la empresa.

40. DE
BIENVENIDA

41. Estos aspectos se complementan a menudo mediante un manual de
bienvenida. En éste se describen las políticas de la compañía,
normas, prestaciones y otros temas relacionados.
A continuación se muestran los temas comúnmente cubiertos en los
programas de inducción de nuevos empleados.
TEMAS DE LA ORGANIZAIÓN GLOBAL
PRESTACIONES Y SERVICIOS AL PERSONAL
PRESENTACIONES
FUNCIONES Y DEBERES ESPECÍFICOS

42. DIAGRAM
AS
DE
PROCESOS

43. DIAGRAMA DE PROCESOS
Este diagrama se define como ‘’la representación grafica de los hechos o
información relativa a los mismos y que suceden durante una serie de
acciones u operaciones’’

44. SIMBOLOGÍAS
Los símbolos son útiles por cuanto permiten distinguir de una simple
ojeada , las actividades productivas y las improductivas. Así ,
concentraremos nuestro interés en eliminar en lo posible lo
improductivo y en simplificar ,si cabe, lo productivo

45. SÍMBOLOS Y DEFINICIONES
OPERACIÓN
Ocurre cuando se da o recibe información, o
cuando se hace un planteamiento o un calculo
INSPECCION
una inspección ocurre cuando un objeto es
examinado para identificación, verificando su calidad.
TRANSPORTE
Un transporte ocurre cuando se mueve un
objeto de un lugar a otro, excepto cuando
dicho movimiento sea ejecutado por el empleado en
su lugar de trabajo durante una operación.

46. DEMORA O RETRASO
Un retraso ocurre a un objeto cuando condiciones ajenas a las
inherentes al proceso no permiten o no requieren la ejecución inmediata de la
siguiente acción planeada.
ALMACENAJE
un almacenaje ocurre cuando un objeto es guardado y protegido contra
un traslado no autorizado

47. DIAGRAM
AS
DE
FLUJO

48. DIAGRAMAS DE FLUJODIAGRAMAS DE FLUJO
Son conocidas también, como gráficas de flujo.
Éstas se pueden definir como la representación simbólica y
grafica de la secuencia lógica que se sigue en un conjunto de
actividades, documentos, archivos y los puestos de trabajo
que intervienen en un procedimiento detallado.
Facilitan comprender el movimiento de cada una de las
actividades de un procedimiento . Para esta comprensión será
necesario seguir símbolos convencionales para tener un
significado preciso y convenir en ciertas reglas en cuanto a su
aplicación.

49. SIMBOLOGIA DE PROCEDIMIENTOSSIMBOLOGIA DE PROCEDIMIENTOS
Inicio/Fin
Inicio o fin de flujo
Operación
Cada actividad relativa a un procedimiento
Operación manual
Realización de una operación en forma manual
Documento
Representa cualquier tipo de documento que
entre, se utilice, se genere o salga del
procedimiento.

50. Documentos y copia
Representa un documento y sus respectivas copias
manejadas dentro de un departamento.
Conectores
Representa una conexión o enlace de una
parte del diagrama de flujo con otras partes del mismo.
Decisión
Punto dentro del flujo en donde se debe tomar una
decisión entre dos o más operaciones.

51. Datos
Elementos que alimentan y se generan en el
procedimiento.
Archivo
Representa un archivo común y corriente de oficina.

52. TIEM
POS
Y
M
OVIM
IENTOS

53. CONCEPTO
Análisis cuidadoso de los diversos movimientos que efectúa el cuerpo al ejecutar
un trabajo.

54. REQUERIMIENTOS
• Para obtener un estándar es necesario que el operario domine a la perfección la
técnica de la labor que se va a estudiar.
• El método a estudiar debe haberse estandarizado
El empleado debe saber que está siendo evaluado, así como su supervisor y los
representantes del sindicato
• El analista debe estar capacitado y debe contar con todas las herramientas
necesarias para realizar la evaluación
• El equipamiento del analista debe comprender al menos un cronómetro, una
planilla o formato preimpreso y una calculadora. Elementos complementarios que
permiten un mejor análisis son la filmadora, la grabadora y en lo posible un
cronómetro electrónico y una computadora personal .
• La actitud del trabajador y del analista debe ser tranquila y el segundo no deberá
ejercer presiones sobre el primero.