ebook: PROCV & Companhia

ebook: PROCV & Companhia
Aprenda e domine técnicas de procura no Microsoft Excel
Inclui ficheiro com exemplos de aplicação de diversos graus de dificuldade

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PROCV & Companhia www.az9.pt
ÍNDICE
1. Introdução ............................................................................................................................4
2. PROCV...................................................................................................................................5
2.1. Sintaxe e exemplos do PROCV ........................................................................................5
2.2. Para que serve o FALSO nos parâmetros do PROCV? ......................................................6
2.3. Exemplos do PROCV com procura “aproximada”............................................................6
2.4. E se o código que estiver à procura não existir na lista?..................................................7
2.5. E se houver dois códigos iguais na lista? .........................................................................8
2.5.1. O que devo fazer, se estiver interessado, na segunda ocorrência do código? ...........8
2.6. Trabalho de casa ............................................................................................................8
3. PROCH e PROC? ....................................................................................................................9
3.1. PROCH............................................................................................................................9
3.1.1. Sintaxe do PROCH....................................................................................................9
3.1.2. Exemplos do PROCH ................................................................................................9
3.2. PROC............................................................................................................................10
3.2.1. Sintaxe do PROC ....................................................................................................10
3.2.2. Exemplos do PROC.................................................................................................10
3.2.3. PROC e PROCH.......................................................................................................11
4. Usar PROCV com Tabelas ....................................................................................................12
4.1. Configurar a lista de dados como tabela .......................................................................12
4.1.1. O que aconteceu?..................................................................................................12
4.2. Referências estruturais – guia rápido............................................................................13
4.3. Uso de tabelas nas fórmulas de PROCV.........................................................................13
5. Procura com wildcards ?* ...................................................................................................15
5.1. Trabalho de casa ..........................................................................................................15
6. PROCV com Validação de Dados..........................................................................................16
6.1. Plano............................................................................................................................16
6.2. Implementação ............................................................................................................16
7. A dupla ÍNDICE e CORRESP..................................................................................................19
7.1. ÍNDICE e CORRESP........................................................................................................19
7.2. Mais exemplos .............................................................................................................19
7.3. Para que serve o ZERO no final de CORRESP? ...............................................................20

7.4. Trabalho de casa ..........................................................................................................20
8. Procura baseada em duas ou mais condições......................................................................21
8.1. Utilização do SOMA.SE para procurar por várias condições...........................................22
8.2. Fórmulas com SOMARPRODUTO e SOMA.....................................................................22
8.2.1. Versão com SOMA.................................................................................................23
8.3. ÍNDICE + CORRESP........................................................................................................23
8.4. Não é possível fazer isso com o PROCV?.......................................................................24
9. Como obter várias colunas como resultado? .......................................................................26
10. Procura Cruzada................................................................................................................29
10.1. Técnica 1: ÍNDICE e CORRESP......................................................................................30
10.2. Técnica 2: Nomes de intervalos e o operador intersecção (ESPAÇO) ...........................30
10.3. Técnica 3: SOMARPRODUTO.......................................................................................30
10.4. Técnica 4: PROCV + CORRESP......................................................................................31
10.5. Qual a melhor técnica de procura cruzada? ................................................................31
11. Com códigos repetidos, como obter a 2.ª e 3.ª Ocorrência? ..............................................32
11.1. Solução com coluna auxiliar........................................................................................32
11.2. Solução sem coluna auxiliar........................................................................................33
12. Dicas e Recomendações ....................................................................................................35

1. INTRODUÇÃO
O objectivo deste livro é contribuir para que o leitor seja muito bom no Excel a solucionar
problemas relacionadas com a procura de dados, através da função PROCV ou outras
análogas.
São apresentadas várias técnicas, ideias e conceitos necessários para escrever fórmulas de
procura para quase todas as situações possíveis. É um livro prático de como fazer, sem muita
teoria. Cada capítulo começa com um objectivo ou problema, seguido de várias soluções para
resolver o problema. No entretanto, o leitor irá aprender algumas funções úteis e técnicas de
escrever fórmulas.
Mais do que PROCV ou qualquer outra fórmula de procura, espero que este livro sirva também
para esclarecer como se deve pensar e organizar os dados para resolver problemas. Acredito
que o Excel é como um jogo do Lego. Criatividade, beleza e obras inspiradoras só se
conseguem criar quando se combinam peças e módulos diferentes. Se utilizar apenas blocos
iguais de 2x2, não vai obter nada de muito útil. Juntando e combinando várias peças e
módulos diferentes irá progredir na sua aprendizagem. Espero que com este livro, o leitor
aprenda novos módulos, e faça progressos nos seus conhecimentos e domínio do Excel.

2. PROCV
Imagine que tem a seguinte lista de dados:
E que pretende saber o seguinte: Quais as Vendas do vendedor Silva?
Sim, o PROCV é uma das funções que pode utilizar para responder a esta questão.
PROCV procura um código, na primeira coluna de uma lista, e devolve o valor
correspondente, situado na mesma linha do código, de uma das colunas adjacentes.
Então, neste caso, vamos utilizar o PROCV para procurar Silva na primeira coluna da lista, e
devolver o valor das Vendas, que se encontra na terceira coluna.
2.1. Sintaxe e exemplos do PROCV
A sintaxe do PROCV é a seguinte:
=PROCV( código a procurar; lista de dados; número da coluna do valor a devolver;
parâmetro opcional a indicar se a lista está ordenada)
Suponhamos que a lista anterior, com as vendas dos vendedores, está no intervalo B5:E17. A
coluna B contém os nomes dos vendedores e as colunas C, D e E contêm a quantidade de
clientes, as vendas e o lucro, respectivamente.
Nota: Nas fórmulas do PROCV a referência do intervalo da lista B5:E17 deve estar entre cifrões
assim $B$5:$E$17, para que ao copiar a fórmula para outra célula, o intervalo da lista continue
a ser o mesmo. No entanto, para facilitar a leitura do texto, vamos omitir estes cifrões, nos
exemplos que vamos apresentar neste livro.
Fórmula: PROCV(“João”; B5:E17; 3; Falso)
O que faz: Devolve as Vendas do vendedor João
Resposta: 1088

Notas: Dado que as vendas estão na terceira coluna do intervalo B5:E17, usamos o valor 3 para
indicar o número da coluna.
Fórmula: PROCV(“Jaime”; B5:E17; 2; Falso)
O que faz: Devolve a quantidade de clientes do vendedor Jaime
Resposta: 9
Notas: A quantidade de clientes está na segunda coluna.
Fórmula: PROCV(“Rui”; B5:E17; 4; Falso)
O que faz: Devolve o lucro do vendedor Rui
Resposta: 236
Notas: O lucro está na quarta coluna.
Fórmula: PROCV(“Jaquelina”; B5:E17; 3; Falso)
O que faz: Devolve as vendas do vendedor Jaquelina
Resposta: #N/A
Notas: Na lista não existe nenhum vendedor Jaquelina. Quando o PROCV não encontra o
código na lista, devolve #N/A.
2.2. Para que serve o FALSO nos parâmetros do PROCV?
Os três primeiros parâmetros do PROCV são fáceis de entender:
1. Código a procurar;
2. Endereço do intervalo das células com a lista de dados;
3. Número da coluna do valor a devolver.
O quarto parâmetro serve para indicar se a lista de dados está ordenada pela primeira coluna
ou não. Se estiver ordenada, por ordem ascendente, então o PROCV irá “saltar” para a zona
onde o código a procurar deverá estar localizado, e procurar a partir daí. Isto irá tornar a
procura mais rápida.
Suponha que deseja saber o significado da palavra “excelente” no dicionário. Concerteza não
irá ver todas as palavras, desde o início, que começam pela letra A. Em vez disso, irá saltar para
as palavras começadas pela letra E, depois por EX e depois por EXC, até encontrar a palavra
excelente no dicionário.
É desta forma que o PROCV irá proceder se a lista de dados estiver ordenada pela primeira
coluna. Mas temos de ser nós a avisar o excel, se a lista está ordenada ou não, através do
quarto parâmetro. Se o quarto parâmetro for VERDADEIRO ou for omitido, o PROCV assume
que a lista está ordenada e executa a procura de uma forma mais rápida.
2.3. Exemplos do PROCV com procura “aproximada”
Apesar da ideia de procura aproximada poder parecer estranha, é útil nalgumas situações, tal
como veremos a seguir.
Suponhamos que a comissão dos vendedores é calculada segundo uma tabela de escalões:

12. DICAS E RECOMENDAÇÕES
• Usar nomes de intervalos: Ninguém gosta de um PROCV com muitas referências de
células e cifrões. A fórmula fica difícil de ler e de interpretar. Uma boa opção consiste
em usar nomes de intervalos. Assim: =PROCV( oVendedor; Dados; 3; falso) é mais
legível do que =PROCV( G5; $B$5:$G$17; 3; falso);
• Referências de células absolutas: Quando se escreve uma fórmula nas células de uma
coluna, a prática habitual é escrever a fórmula na primeira célula e depois arrastar a
fórmula para as restantes células da mesma coluna. Se seguiu a recomendação
anterior, e usou nomes de intervalos não haverá problema. Mas se utilizar referências
de células, terá que usar referências absolutas, assim $B$5:$G$17, em vez de B5:G17;
• Usar tabelas: Usar nomes de intervalos ou referências absolutas é uma boa técnica,
mas tem limitações. Caso os dados aumentem com o tempo, é necessário ajustar as
referências das células. Nestes casos, a melhor opção é usar tabelas;
• Proteger contra os erros: Quando o PROCV não encontra o código de procura, devolve
um erro #N/A. Para evitar o mau aspecto que isso dá, deve-se prevenir os erros, por
exemplo com SE.ERRO, que é a forma mais fácil. Assim SE.ERRO( PROCV(...) ;”Não
existe”);
• Não abuse do PROCV, usar apenas se for necessário: Sabia que SOMA.SE ou
SOMARPRODUTO podem substituir PROCV? Por exemplo, a fórmula =SOMA.SE( coluna
de procura; código de procura; coluna do resultado), dá o mesmo resultado do que
=PROCV( código de procura; dados; 2; falso), desde que haja apenas uma ocorrência
do código de procura, e a coluna de resultados seja numérica. Se apenas necessitar de
saber se um código existe na lista de dados, é preferível usar CONTAR.SE. Assim,
quando é possível utilizar SOMA.SE em vez do PROCV, não é necessário proteger
contra os erros. Se o código não existir, o SOMA.SE vai simplesmente devolver o valor
zero.

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