Recréer du lien grâce aux événements internes
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Si nombre d’événements festifs ont été annulés durant ces dernières années, leur fonction de créateurs de liens n’en reste pas moins d’actualité. Avec un enjeu supplémentaire aujourd’hui : proposer des événements éco-responsables. Comment toucher toutes les catégories d’agents, être simple, humain et convivial, tout en étant éco-responsable ? Retours d’expériences. Intervenantes : Christel Forestier, responsable du service conseils et campagnes de la ville et métropole de Bordeaux Mary Mackay, responsable de la communication de Montbéliard agglomération
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Recréer du lien grâce aux événements internes
- 1. 6 ET 7 AVRIL 2023 • PARIS 16e Rencontres nationales de la communication interne Recréer du lien grâce aux événements internes Christel Forestier responsable du service conseil et campagnes (événementiels) Communication interne Bordeaux Métropole ch.forestier@bordeaux-metropole.fr #cominterne
- 2. Le contexte • Annulation de la cérémonie des vœux aux agents (Ville, CCAS et services mutualisés) • Aucun événement interne n’a été organisé entre mars 2020 et mars 2022. La commande Créer un évènement festif, convivial, simple en gardant le formalisme des temps de parole et en gommant l’aspect protocolaire => se réunir différemment les objectifs • Recréer et redynamiser le lien entre les agents et l’institution, les remercier pour leur engagement durant la crise sanitaire et au quotidien. • Permettre aux agents de se retrouver en créant un rendez-vous festif estival : un bal populaire
- 3. la mise en œuvre Les étapes de la campagne : • Inviter, faire parler, créer le « buzz » • Impliquer les services • Entretenir le mystère • Tout miser sur l’effet de surprise le jour J
- 4. Une soirée + sobre L’écoresponsabilité au cœur de la réflexion et de l’organisation • Sobriété du buffet • Ecocup (cadeau souvenir) • Décors et signalétique : recyclage • Utilisation des moyens internes • Poubelles de tri & toilettes sèches
- 5. Le jour J Casser les codes • 1100 participants • Ambiance estivale, fin d’année scolaire • Un groupe d’artistes professionnels locaux • Un buffet champêtre et des bars à bières • Remplacer les vœux traditionnels
- 11. Ils nous accompagnent toute l’année : Merci pour votre attention RESTEZ CONNECTÉS ET RETROUVEZ LES PRÉSENTATIONS SUR CAP-COM.ORG #cominterne
- 12. 6 ET 7 AVRIL 2023 • PARIS 16e Rencontres nationales de la communication interne Recréer du lien grâce aux événements internes Mary Mackay Responsable de la communication interne Pays de Montbéliard Agglomération mary.mackay@agglo-montbeliard.fr #cominterne
- 13. Quelques éléments de contexte ► 72 communes 40 compétences 600 agents ► 4 objectifs stratégiques 50 temps forts 1 magazine 1 intranet 1 newsletter ► Équipe de 2 personnes
- 14. De quoi parle-t-on ? Evénementiel conçu comme un festival 4ème édition : la transition écologique 36 temps forts 17 services mobilisés 16 structures partenaires
- 16. Le concept de la campagne Donner à voir et donner à vivre ce que la transition écologique représente pour les agents et la collectivité à travers un événementiel participatif interne
- 17. Les choix stratégiques ► Créer un événement le plus écoresponsable possible ► Construire l’événement avec les agents ► Donner les moyens aux agents de participer ► Innover
- 18. Retour en images
- 19. Les étapes de la campagne ► Automne 2021 : choix de la thématique et constitution de l’équipe projet ► Décembre 2021 : teaser carte de vœux sous forme de défi cocote ► Novembre 2021 à février 2022 : élaboration du programme ► Mars à avril 2022 : création des supports de communication et diffusion ► Mai 2022 : gestion des inscriptions, suivi de la manifestation, relances
- 20. Evaluation ► 132 agents participants ► 359 inscriptions au total ► Le taux de remplissage moyen de 70 % ► 70 % de femmes et 30 % d’hommes « On sait bien qu’il y a des choses à faire à la maison mais moins au travail » « Maintenant je sais quoi faire et surtout je sais vers quel collègue me tourner pour un coup de pouce » « Même en mai il est temps de prendre des bonnes résolutions : vélo pour les déplacements pro et sobriété dans mes achats »
- 21. Atelier récup’Art par la direction de la Culture Découverte du living lab par le service Espaces verts
- 22. Rallye zéro déchet par le service sensibilisation à l’environnement Atelier musical en objet de récup par le Conservatoire
- 23. Découverte des circuits cyclables par le service mobilités Découverte des milieux aquatiques par la direction du Cycle de l’eau
- 24. Atelier reconstruire la ville par la direction de l’Urbanisme Conférence changement climatique par le CODEV
- 25. Une tentative de campagne éco-conçue
- 26. Supports Teaser carte de vœux ► Dévoiler la thématique sous forme de défis
- 27. Supports Programme de la semaine ► Print et web
- 30. Supports Affichage dans les services
- 31. Ils nous accompagnent toute l’année : Merci pour votre attention RESTEZ CONNECTÉS ET RETROUVEZ LES PRÉSENTATIONS SUR CAP-COM.ORG #cominterne
Editor's Notes
- Aborder le sujet sous 2 angles : - L’événement créateur de lien - L’éco conception de la campagne
- Agglo située à l’Est entre Dijon et Strasbourg / Département Doubs / Frontière Allemagne et Suisse Fusion 72 communes issues loi NOTRe et + de 40 compétences donc gros besoin d’harmoniser les pratiques / Comprendre les compétences de l’agglo / mais surtout de faire connaissance Stratégie de communication interne bâtie sur 4 objectifs stratégiques dont celui de créer du lien > mise beaucoup sur l’événementiel S’adresse à 600 agents + 50 temps forts dans l’année + mag + intranet + newsletter Equipe composée de 2 personnes : moi et mon apprenti
- DÉMARCHES PARTENARIALES Partenaires n°1 : les agents qui ont proposé des actions. Ils sont la réussite de cet événement par leur mobilisation, leur envie de transmettre leur savoir et l’originalité des dispositifs. Par exemple : une balade en canoé le long de la rivière pour découvrir le service GEMAPI, un challenge à vélo pour découvrir le travail du service en charge des mobilités douces, un atelier fresque du climat… Partenaires n°2 : le tissu économique local (entreprises, indépendants), le milieu culturel (artistes, associations), les forces vives et porteurs de projet … Ils travaillent au quotidien avec les services de l’agglomération et se sont mobilisés pour faire découvrir leur engagement.
- On ne voit pas très bien mais ici vous avez un aperçu de la densité du programme. Avec des choses sur des temps courts (1h) et des temps long (1 journée). Des choses au siège et d’autres à l’extérieur. L’idée étant de ne pas tout condenser au siège, ni que pour les administratifs (problématique souvent soulevée ici). Qu’il y en ait pour tous les gouts et tous les profils. Et surtout de mixer les publics. Balade en vélo ou en canoé, ateliers, table-ronde, conférences, cinéma, défilé de mode upcyclé, visites d'entreprises innovantes ou encore ateliers culinaires et cosmétiques… Voir programme distribué. Transversalité des projets et des compétences de l’agglomération.
- Transition écologique = projet de mandat et thématique 2022 C’est quoi un événementiel participatif interne ? c’est un appel à contribution des agents et non pas un recours à des prestas C’est une construction du programme avec toutes les directions C’est une mobilisation d’une équipe pluri et pas que de la com interne LES OBJECTIFS Mobiliser, sur un temps court, l’ensemble des agents autour d’une thématique commune fédératrice / Marquer les esprits Valoriser les projets de l’agglomération tout en valorisant les agents des directions qui les portent / Et pas toujours les directeurs et chefs de services Créer du lien et favoriser la cohésion entre les agents / Parce qu’il n’y a que ca qui fédère ;-)
- Créer un événement le plus écoresponsable possible, tant dans le contenu (valorisation du tissu local, circuit-court de l’agent à l’agent…), que la logistique (récupération et recyclage, transport en mode doux…) ou la campagne de communication (écoconception, simplification…). J’y reviendrai plus tard Construire l’événement avec les agents pour mettre en valeur les projets et également les bonnes pratiques individuelles ou partages d’expériences (même dans la sphère personnelle). Démarche participative et concertation en interne (avant, pendant et surtout après). Donner les moyens aux agents de participer. Semaine banalisée dans l’agenda de la collectivité avec une demande d’allègement des plannings des agents pour qu’ils puissent se rendre aux activités souhaitées. Portage fort de la Directrice Générale des services auprès des directeurs, relai d’information pour leurs agents. Envisage remplacement CDG. Innover. Ne jamais être moralisateur ou dans l’injonction mais partir de ce qui existe, de ce qui se fait pour échanger sur les perspectives et élaborer des scénarios collectivement. Cette semaine n’est ni un point de départ ni un aboutissement mais bien une étape d’un projet plus large pour la collectivité.
- Vidéo bilan qui vous donne un aperçu des actions menées.
- • Personnes mobilisées en interne et en externe : 5 personnes : 3 agents du secrétariat général porteur de la thématique, 2 agents de la direction de la communication (responsable de la communication interne et apprentie) • Budget global de l’opération : 6690 euros (achat prestations et défraiements)
- Sensibilisation qui a permis de modifier les comportements très rapidement : utilisation plus forte des vélos, optimisation du tri dans les bureaux individuels, création de groupe d’agents souhaitant poursuivre les actions et réflexions … Intégration de la préoccupation écologique dans la gestion des projets de la collectivité et meilleure connaissance des acteurs clés.
- Alors l’événement pour recréer du lien ? Ici la thématique c’est un prétexte. Qu’est ce qui fait lien ? Ce sont les souvenirs (création œuvre d’art) Ce sont les fous rire (le canoé qui dérive) Ce sont les moments de partage (ateliers culinaires, découverte) C’est la collaboration, le travail d’équipe C’est le stress d’être embarqué dans le même bateau et de produire du collectif (concert) Bref tout ce qui fait qu’on n’est pas seulement une personne derrière un ordi ou un téléphone mais qui créer une véritable relation, une interaction.
- Je dis tentative parce qu’il faut être modeste et qu’on n’en est qu’aux prémices. Je vous renvoie au livre de l’ademe qui a été mis à jour en 2022 très intéressant sur le sujet. La campagne de communication et les supports s’inscrivant évidemment dans la démarche de transition écologique: - proposer un plan de communication le plus sobre possible. équilibre print et numérique et l’ajustement des quantités au fil de l’eau > minimiser les impacts environnementaux tout en restant efficace.
- Créer un objet qui se garde et qui ait une utilité. Finit la carte de vœux qu’on lit et qu’on jette (peu de collectionneur de carte de vœux dans mon entourage). Celle-ci on l’a voit encore aujourd’hui trainer sur certains bureaux.
- Programme print : format A5, 24 pages, 200 exemplaires, grammage léger. Distribution en lieu de dépôt stratégique (machine à café, salle de pause, couloirs …) plutôt qu’à chaque agent. Equilibre blanc, texte et image et recours à des couleurs claires pour minimiser l’encrage. Programme numérique : compression des fichiers pour minimiser le poids du support. Hébergement sous le cloud et diffusion d’un lien pour éviter les pièces jointes dans les mails. Format imprimable sur les copieurs des services si besoin ponctuel.
- Campagne mail : envoi d’un mailing (info du jour) et de plusieurs relances concernant le programme, les inscriptions et les informations de dernière minute. Intranet : reprise des informations du mailing dans la rubrique actualités. Intégration à l’agenda. Slider sur la page d’accueil reprenant la couverture du programme avec un lien vers le logiciel d’inscription et le programme.
- Magazine interne : annonce en Une du magazine du mois de mai (4 pages). Tirage 600 exemplaires (1 par agent)
- Affichage : couverture du programme et calendrier de la semaine affichés dans les services. A4 et A3, 50 exemplaires. Ne peut être illustrer : Bouche à oreille : peut-être le moyen de communication le plus efficace dans cette campagne ! Les membres de l’équipe projet ainsi que chaque agent intervenant se sont fait les ambassadeurs du programme auprès de leurs collègues. Explications, teasing, pédagogie, relance, réunions formelles… autant de moyens déployés non quantifiables qui ont permis de diffuser l’information en interne. Cette semaine de l’info a permis d’aborder le sujet de l’éco-conception dans l’équipe et à intégrer cette nouvelle donne dans nos pratiques. On ne peut que s’améliorer !