Manual Procedim. de Logística y Distribución.pdf

Manual de
Procedimientos
de Logística
y Distribución
Un Caso de
Almacén y Tienda
Por: Enrico García M.

ÍNDICE
Antecedentes…………………………………………………………………………………1
Objetivos y Justificación
Introducción…………………………………………………………………………….……..2
Marco Teórico………………………………………………………………………………...3
La Logística y sus Conceptos Básicos
El Manual de Procedimientos……………………………………………………………...12
Anexo Preguntas y Respuestas…………………………………………………………...39
Perfil de Puestos…………………………………………………………………………….53
Conclusiones Finales……………………………………………………………………….55
Bibliografía…………………………………………………………………………………...56

ANTECEDENTES
Teniendo como marco la maestría en mercadotecnia en la Universidad Interamericana
para el Desarrollo, particularmente en la materia de Estrategias de Logística y
Distribución, se nos ha pedido el desarrollo de un manual de Procedimientos para
aplicarlo en alguna empresa específicamente en alguna de las áreas de logística
(compras, almacén, transporte, entregas, etc.)
Objetivo.-
Este proyecto nos ha de servir para practicar y aplicar los conocimientos adquiridos
durante el curso, así como una de las tareas necesarias para aprobar el curso
mencionado.
Justificación.-
La ventaja de realizar este proyecto es notar la importancia de la logística y su
vinculación con las acciones de mercadotecnia así como obtener una nueva
experiencia en la práctica de la comercialización de bienes y servicios que enriquezcan
nuestra formación profesional.
En mi caso elegí a una cadena de ferreterías llamada comercialmente PROCONSA,
que está presente regionalmente en tres ciudades de Baja California para realizar el
proyecto de Manual de Procedimientos que le ayude a mejorar sus prácticas en la
administración logística de sus áreas de almacén y piso (punto de venta al público).
El presente documento integra primeramente un marco teórico sobre logística y sus
principales conceptos como un preámbulo al manual. Enseguida trata sobre la
implementación del manual mismo aplicado a el área de logística de la empresa
(almacén y punto de venta) y por último, a manera de anexo, aborda una sección
interesante sobre preguntas y respuestas para enriquecer el trabajo y que habrán de
servir a la empresa PROCONSA en sus tareas mencionadas.
Cabe recalcar que además de entregar el proyecto a la maestra titular de la materia, un
servidor realizó un compromiso con el gerente de la sucursal en Tijuana para
entregarle, sin ningún interés económico, el manual descrito como una aportación a la
empresa por su autorización y colaboración, al proporcionarnos información relevante
de sus gestiones logísticas, que sirvieron en la elaboración del mismo
1

INTRODUCCIÓN
Los sistemas de logística ofrecen un excelente servicio a los clientes satisfaciendo los
seis "correctos": al garantizar que los productos correctos, en cantidades correctas y en
la condición correcta, sean entregados en el lugar correcto, el momento correcto y al
costo correcto.
Estos seis "correctos" se aplican siempre sin importar si el sistema abastece refrescos,
vehículos o bolígrafos, o administra anticonceptivos, medicamentos esenciales u otros
suministros.
Dos de las expectativas mencionadas anteriormente no se consideran parte del
sistema logístico: (a) que la atmósfera en la que se entregan los productos sea
agradable y atractiva, y (b) que los clientes reciban siempre una excelente atención.
Estas expectativas están relacionadas con cuestiones de calidad de la atención (no
tratadas en este manual). No obstante, la calidad de la atención, cuestión que incluye
una serie de otras expectativas y resultados, influye en gran medida en los sistemas
logísticos y viceversa.
¿Por qué fracasan los sistemas logísticos?
Las empresas generalmente fracasan por problemas de logística que afectan su
capacidad para cumplir con uno o más de los seis "correctos". Una empresa que
ofrece una excelente atmósfera y un muy buen servicio al cliente, pero que no puede
satisfacer las necesidades de sus clientes cumpliendo con los seis "correctos",
finalmente fracasa.
La mayoría de los propietarios de tiendas comprenden que deben cumplir con los seis
"correctos". Hacen todo lo posible por garantizar que sus clientes reciban los productos
que esperan, cuando quieran y al precio que estén dispuestos a pagar. De esta
manera, los clientes satisfechos vuelven a comprar a la misma tienda.
2

MARCO TEÓRICO
LOGÍSTICA Y DISTRIBUCIÓN
Antes de comenzar con el desarrollo del manual, comencemos por entender los
diferentes conceptos relacionados con el tema y que resultan fundamentales.
¿Qué es Logística?
En una definición clara y sencilla, Logística es la gestión del flujo de materiales y/o
personas asociados a una empresa desde la fuente de aprovisionamiento hasta el
punto de venta.
Por otra parte, aunque la Logística es definida en forma simple por la Real Academia
Española como el conjunto de medios y métodos para llevar a cabo la organización de
una empresa, o de un servicio especialmente de distribución, sin embargo, con el
aumento de la competitividad entre las empresas, el concepto ha evolucionado hasta
generar un término más amplio e integral: Cadena Logística.
En este sentido, Cadena Logística es el conjunto de actividades que permiten
abastecer de recursos necesarios para su ejecución, desde que se genera el
requerimiento de compra hasta el consumo final. Para optimizar esta cadena es
necesario que las labores relacionadas con esta área funcionen de manera integrada,
a través de la coordinación de las actividades de la empresa y de los proveedores y/o
distribuidores.
Su importancia.-
El objetivo a largo plazo de las empresas va a ser la mejora del valor global ofertado al
cliente. Esto va a depender de varios factores:
• Satisfacción al cliente
• Calidad del servicio
• Integración de los diversos procesos logísticos a lo largo de la cadena debe
ayudar a lograr estos objetivos
Sus tres principales funciones son:
1) Logística de aprovisionamiento:
• Decisión de realizar los pedidos
• Decisión sobre el volumen de pedidos y su fecha
• Realización de los pedidos
• Seguimiento y control de los pedidos
• Recepción de los pedidos
3

2) Logística en planta:
• Gestión de stocks de materias primas
• Gestión de stocks de productos semielaborados
• Transporte de los productos en el interior de los almacenes de la empresa
• Gestión de stocks de productos finales
3) Logística en distribución:
• Transporte de los productos finales a los distintos almacenes intermedios
• Gestión de stocks de los distintos almacenes intermedios
• Gestión de stocks de almacenes finales o locales
• Transporte de los productos finales a los clientes
Aprovisionamiento.-
Conjunto de operaciones que realiza una empresa para disponer de los materiales y
artículos idóneos en la cantidad correcta, en el tiempo oportuno y al menor coste
posible
Compras.-
Conjunto de operaciones que tienen por fin suministrar en las mejores condiciones
posibles los productos que son necesarios para alcanzar los objetivos que la dirección
de la empresa ha establecido.
Pasos en el Proceso de Compras.-
• Emisión del requisito de compra
• Análisis de la petición de compra
• Investigación y elección del proveedor
• Emisión del pedido
• Seguimiento del pedido
• Recepción e inspección de la mercancía
• Eventual devolución de los productos no hallados conformes
• Verificación y pago de la factura
• Elaboración del informe
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Almacenamiento.-
Es el conjunto de actividades que resultan necesarios para guardar y mantener los
productos desde que son fabricados o adquiridos a los proveedores hasta que son
vendidos o entregados a los clientes.
Stocks.-
Depósito, provisiones o almacenamiento de mercancías, artículos, materias primas,
productos en proceso, materiales, u otro objeto cualquiera en espera de su utilización
posterior
Canales de Distribución.-
Son conjuntos de organizaciones interdependientes que participan en el proceso de
hacer accesible un producto o servicio para su uso y consumo
Ciclo logístico.-
La administración logística comprende una serie de actividades que apoyan los seis
"correctos". Con los años, los técnicos en logística adoptaron un enfoque sistemático
para describir las actividades de los sistemas logísticos, al que denominaron ciclo
logístico (ver figura 1-1).
FIGURA 1-1
Lo primero que advertirá de este ciclo es su forma circular, que caracteriza la
interdependencia de los diversos elementos que forman el ciclo. Cada actividad:
servicio al cliente, selección de productos, estimación de necesidades y adquisiciones,
y control de existencias, depende de las demás.
5

Las principales actividades del ciclo logístico son:
Servicio al Cliente.-
Cada una de las personas que trabaja en logística debe recordar que selecciona,
compra, almacena o distribuye productos para satisfacer las necesidades del cliente.
Un encargado de almacén, por ejemplo, no almacena medicamentos por el mero
hecho de almacenarlos; más bien lo hace para prevenir o curar enfermedades. El
sistema logístico garantiza el servicio al cliente cumpliendo con los seis "correctos".
Cada una de las actividades del ciclo logístico, por tanto, contribuye a brindar un
excelente servicio al cliente.
Selección de los Productos.-
En cualquier sistema logístico, los productos deben ser seleccionados. En un sistema
logístico de salud, la selección de productos puede estar a cargo de un comité
nacional terapéutico, un colegio de farmacéuticos, un consejo de médicos, u otro
organismo designado por el gobierno.
Estimación de Necesidades y Adquisiciones.-
Una vez que se seleccionan los productos, debe determinarse la cantidad necesaria
de cada uno. La estimación de necesidades y adquisiciones—el cálculo de las
cantidades de diversos productos que serán necesarias durante un determinado
período.
Control de Existencias: Almacenamiento y Distribución. –
Luego de obtener y recibir un artículo, éste debe almacenarse hasta que el cliente lo
necesite. Casi todas las empresas almacenan parte de sus existencias para prever
futuras necesidades de los clientes. Fijar la cantidad de producto que debe
almacenarse es una decisión importante.
Sistemas de Información para la Administración Logística.-
La información es el motor que impulsa el ciclo logístico. Sin información, el sistema
logístico no podría funcionar sin adecuadamente. Los gerentes recopilan información
sobre cada actividad del sistema y la analizan para coordinar acciones futuras. La
información sobre el consumo y los niveles de existencias, por ejemplo, debe
recopilarse para garantizar que los gerentes sepan cuánto más de un determinado
producto deben adquirir.
Los técnicos en logística incorporaron el término logística a sistema de información
para administración (SIA), para formar la expresión sistema de información para la
administración logística (SIAL). Quisieron aclarar que la recopilación de datos para la
logística es una actividad diferente de la recopilación de datos para otros sistemas de
información.
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Existen además otras actividades que impulsan el ciclo logístico y conforman la parte
central de la logística:
Organización y Personal.-
Los sistemas logísticos funcionan únicamente si personal eficiente y capacitado hace
pedidos, transporta cajas y entrega productos a los clientes. Los programas de salud
deben estar organizados para ofrecer los recursos apropiados (como conocimientos
técnicos y una autoridad supervisora) a fin de realizar las actividades de logística. La
organización y el personal, por ende, son una parte importante del ciclo. El personal
debe dar prioridad a los seis "correctos" para que el sistema logístico funcione
correctamente.
Presupuesto.-
La asignación de fondos afecta la selección de productos, la cantidad de productos
obtenidos, la cantidad de espacio de almacenamiento disponible y el número de
empleados que trabajan en el área logística. Las actividades de logística deben recibir
suficientes fondos para que el sistema en su conjunto pueda funcionar eficazmente.
Supervisión.-
La supervisión de los sistemas logísticos permite que funcionen sin inconvenientes y
contribuye a anticipar cambios necesarios. La supervisión eficaz ayuda a evitar
problemas o a resolverlos rápidamente antes de que ocasionen crisis.
Evaluación.-
La evaluación de los sistemas logísticos puede contribuir a demostrar el posible
impacto en otros elementos.
Aunque estos elementos no son tratados por separado en este manual, casi todos los
capítulos ofrecen más información sobre cada uno de ellos.
Control de Calidad.-
El control de calidad es necesario entre cada una de las actividades del ciclo logístico y
no alude únicamente a la calidad del producto, sino también a la calidad del trabajo. Se
menciona cuatro veces en el ciclo logístico, y es importante comprender el significado
que tiene en las distintas actividades.
El entorno logístico: políticas y adaptabilidad.-
Además de los elementos del ciclo logístico, dos factores externos: las políticas y la
adaptabilidad, afectan en gran medida el sistema logístico.
Políticas.-
Los procedimientos y las normas gubernamentales afectan todos los elementos del
sistema logístico. Muchos gobiernos establecieron políticas sobre la selección de
productos médicos, el método de compra, el momento en que los artículos deben ser
distribuidos, el lugar y el modo en que los artículos son almacenados, y las cantidades
que el cliente recibe (a menudo denominados protocolos de entrega). Los gerentes de
logística pueden influir en estas políticas, aunque posiblemente no pueden cambiarlas.
Los gerentes de logística deben mantenerse informados sobre las políticas actuales e
implementarlas según lo especificado.
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Adaptabilidad.-
La adaptabilidad es la capacidad del sistema logístico para obtener exitosamente los
recursos (ya sea internos o externos) necesarios para responder a los cambios en la
demanda. Los gerentes de logística generalmente dependen de un sistema superior,
como el gobierno, para ofrecer aportes. Cuando los gerentes no controlan los aportes,
la adaptabilidad constituye un reto mayor. El dinero es uno de los recursos más
importantes de la logística. Por ejemplo, si la demanda aumenta, el sistema logístico
necesita más dinero para pagar el combustible de más entregas, contratar nuevos
empleados de almacén y capacitar a una mayor cantidad de personal de centros. La
capacidad del programa para satisfacer estas necesidades, es decir, su adaptabilidad,
influye en el sistema logístico.
Suministros, Mercaderías, Insumos, Productos y Existencias.-
Todos los artículos que circulan por un sistema logístico. Estos términos se emplean
de manera intercambiable en todo el manual.
Usuarios y Clientes.-
Las personas que reciben suministros. Estos términos se emplean de manera
intercambiable en todo el manual. Usuario es un término que comúnmente utilizan
quienes recopilan información sobre usuarios "nuevos" o permanentes. El término
cliente suele estar asociado a pacientes de clínicas. No obstante, también alude a las
personas a las que se les ofrecen productos o servicios en un sentido comercial. El
concepto de servicio al cliente también puede aplicarse a los sistemas logísticos: el
cliente de un almacén central es el almacén regional o provincial.
Punto de Entrega de Servicios.-
Lugar donde los clientes (usuarios) reciben suministros. Los puntos de entrega de
servicios (PES) son generalmente clínicas y hospitales, aunque también pueden ser
centros de salud. Se denominan de esta manera porque todos estos lugares prestan
servicios a clientes de forma directa.
Cadena de Suministro.-
Toda la cadena de almacenes y enlaces de transporte por los que se transportan
suministros del fabricante al consumidor, con inclusión de puertos, almacenes
centrales, regionales y de distrito, puntos de entrega de servicios, y vehículos de
transporte. En un contexto logístico, los sistemas logísticos se denominan comúnmente
cadenas de suministro (ver figura 1-2).
Este término fue acuñado porque un sistema logístico tiene muchas semejanzas con
una cadena de suministro como la de un acueducto que lleva agua a diferentes
hogares. Al igual que un acueducto, (o cadena de suministro de agua) el sistema
logístico tiene tanques, es decir, depósitos, para almacenar agua, o productos, hasta
que resulten necesarios.
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Lapso de Reabastecimiento.-
Tiempo que transcurre desde que se encargan nuevos insumos hasta que se reciben
para ser utilizados. Cuando los gerentes de logística evalúan el grado de eficacia de un
sistema logístico para cumplir con los seis "correctos", analizan el lapso de
reabastecimiento y tratan de acortarlo. Los insumos deben llegar al cliente en el
momento correcto, es decir, en el menor lapso posible.
Cuando se calcula el lapso de reabastecimiento, es esencial considerar todo el tiempo
que transcurre hasta que los suministros están disponibles para su uso. Las
existencias recibidas pero no registradas, y que han sido organizadas en estantes,
todavía no están listas para ser entregadas y, ciertamente, tampoco están disponibles
para ser utilizadas. A fin de satisfacer las necesidades del cliente, los suministros
deben estar disponibles para entregarlos inmediatamente al usuario.
FIGURA 1-2. Cadena básica de suministro
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Sistema de Asignación y Sistema de Requisición.-
Hacer pedidos es una actividad logística rutinaria. En la mayoría de los sistemas
logísticos, se hacen pedidos de nuevos suministros una vez por mes o por trimestre.
En algunos sistemas logísticos, la cantidad pedida la determina la persona que hace el
pedido. En este caso se habla de sistema de requisición. En otros sistemas, la cantidad
de los pedidos la determina la persona que abastece el pedido. Estos sistemas se
denominan sistemas de asignación.
. En los sistemas de requisición, el nivel que recibe los suministros determina la
cantidad que se solicita.
. En los sistemas de asignación, el nivel que envía los suministros determina la
cantidad que se entrega.
Los sistemas de asignación y requisición pueden implementarse en un solo sistema
logístico. Sin embargo, generalmente resulta ineficaz combinarlos en el mismo nivel de
un determinado punto de la cadena de suministro. Un sistema de requisición, por
ejemplo, puede utilizarse desde el nivel central al regional y un sistema de asignación,
desde los niveles regionales a los puntos de prestación de servicios. No obstante, debe
implementarse un solo sistema dentro de cada nivel. Gran frustración y confusión
surgiría en un almacén regional, si algunos centros solicitasen suministros y otros
necesitasen los suministros entregados a los primeros. Para que la cadena de
suministro funcione correctamente, deben hacerse pedidos de cantidades apropiadas,
que deben despacharse en el menor tiempo posible. Emplear dos sistemas en el
mismo nivel genera confusión y demoras.
Consumo vs. Distribución.-
Los sistemas logísticos existen para cumplir con los seis "correctos" orientados al
cliente. Por este motivo, todas las decisiones de logística deben basarse en
información sobre el cliente. Los sistemas logísticos deben recopilar información sobre
las cantidades de un determinado producto entregadas a los clientes. Los productos se
consideran utilizados luego de haber sido recibidos por el cliente. Aún si son
desperdiciados o descartados por el cliente, el sistema logístico debe tener la
capacidad de reabastecerlos, sin importar su uso final. (Al margen del ámbito de la
logística, desde luego, conocer cómo el cliente utiliza o desecha el producto que recibe
causa especial interés).
Datos de Entrega al Usuario y Datos de Distribución.-
La información sobre la cantidad de productos entregada a los clientes se denomina
datos de entrega al usuario, frecuentemente abreviada como datos de consumo.
Debido a que los puntos de prestación de servicios son los únicos lugares que
entregan suministros a los clientes, constituyen el único nivel en el que podemos
recopilar datos de entrega al usuario.
La cadena de suministro, sin embargo, también comprende a todos los almacenes
intermedios. La información sobre el transporte de productos entre dos puntos de la
cadena de suministro se denomina datos de distribución. Por ejemplo, cuando el nivel
regional entrega suministros al nivel de distrito, hablamos de datos de distribución.
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Datos Esenciales para la Toma de Decisiones.-
Se pueden tomar cientos de decisiones con los datos adecuados. Para tomar
decisiones logísticas, un gerente de logística necesita tres datos esenciales:
(a) existencias disponibles, (b) tasa de consumo, y (c) pérdidas y ajustes. Si bien en
logística se puede hacer buen uso de otros datos, éstos tres son imprescindibles para
implementar un sistema logístico:
Existencias Disponibles.-
Son las cantidades utilizables en todos los niveles del sistema. (Los artículos que son
inutilizables no se consideran parte de las existencias disponibles. Se los considera
pérdidas del sistema).
Tasa de Consumo.-
Es la cantidad promedio de existencias distribuidas a los usuarios durante un período
determinado.
Pérdidas y Ajustes.-
Las pérdidas son la cantidad de existencias retiradas de la cadena de suministro por
cualquier motivo excepto el consumo por parte de los clientes (vencimiento, robo,
daño, etc.). Los ajustes se realizan cuando las cantidades se entregan o reciben desde
otros establecimientos en un mismo nivel de la cadena de suministro. Además, los
ajustes pueden utilizarse para dar cuenta de los cambios administrativos; por ejemplo,
cuando se realiza un control de inventario y se halla una diferencia con respecto a las
tarjetas de control de existencias. Por este motivo, los ajustes pueden incluir tanto
cambios positivos como negativos en las existencias.
Tres Tipos de Registros.-
Desde la perspectiva de la logística, los productos de una cadena de suministro
pueden estar sujetos sólo a tres procedimientos: se almacenan, se transportan (en un
viaje) o se consumen (se utilizan). Dado que necesitamos supervisar constantemente
los productos de la cadena de suministro, debemos contar con tres tipos de registros
para poder rastrear esos suministros.
1) Registros de Existencias.
Registran información relativa a los productos almacenados.
2) Registros de Movimientos.
Registran información relativa a los productos trasladados de un almacén a otro.
3) Registros de Consumo.
Registran información relativa a los productos que se consumen.
Cada tipo de registro posee un formato y un uso bien diferenciado.
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
ÁREA: LOGíSTICA
APLICACIÓN: ALMACENES Y TIENDAS
Una propuesta elaborada para:
Nombre: Enrico García M. Nombre: Juan Ordoñez Nombre:
Área: Desarrollo Organizacional Área: Logística Área: Gerencia General
Fecha: 25 Junio 2012 Fecha: 17 Julio 2012 Fecha: 03 Agosto 2012
PREPARÓ REVISÓ AUTORIZÓ

PROCONSA (Proveedores de la Construcción, S.A. de C.V. Emisión
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Manual de Procedimientos para Área Logística (Almacén y
Tienda
Revisión
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No.
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EL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS.-
Introducción.-
La meta propuesta de este manual es contribuir para un mejor desempeño en
la organización, ya que la información recabada de la misma debe tener una constante
actualización del manual con el que se trabaja, para obtener así un excelente
desempeño y mejorar los procedimientos los cuales ayudarán a hacer más eficiente las
actividades en la logística de la empresa.
El proyecto se enfoca principalmente en las actividades que se llevan acabo dentro del
área de logística, específicamente en la operación de las bodegas de sucursales.
De antemano le agradecemos a la Ferretería PROCONSA, muy en especial al
Departamento de Logística por el apoyo que nos brindaron a lo largo de la realización
del presente manual de procedimientos.
Por último le agradezco infinitamente al Sr. Rodolfo Mora, Gerente de la Sucursal
Tijuana y a todo el gran equipo de colaboración que hacen a Ferretería PROCONSA
una gran empresa. Gracias por brindarme su apoyo incondicional, ya que sin su ayuda
no habría podido cumplir con mi objetivo.
Antecedentes
Proveedores de la Construcción, S.A. (PROCONSA), inicia operaciones el 2 de febrero
de 1952 en lo que conocemos hoy como el Centro Cívico y Comercial de la ciudad de
Mexicali. PROCONSA empresa con visión, ética y valores, adquiere desde su
fundación el compromiso de servir a la comunidad, siendo el crecimiento de la
población la pauta para abrir sucursales atendiendo oportunamente estas necesidades.
Y es precisamente apoyar siempre la tarea de construir remodelar o decorar, en donde
se centra su misión y visión empresarial.
Este afán les ha a valido un sólido prestigio refrendado a través de los años gracias a
un trabajo serio y constante.
PROCONSA tiene como propósito estar presentes y con el mejor ánimo de atender a
los clientes, buscando estar cerca de ellos y de su presupuesto, además de cumplir la
promesa de ser la mejor opción de compra satisfaciendo sus necesidades de
construcción, remodelación y mantenimiento, proporcionando siempre la conveniencia
que implica, comodidad, calidad, servicio y economía.
Actualmente cuenta con 13 sucursales en Baja California (10 en Mexicali, 2 en Tijuana
y 1 en Ensenada).
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Tienda
Revisión
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No.
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Definición.-
El Manual de Procedimientos es un documento técnico normativo que presenta en
forma ordenada y sistemática los procedimientos a seguir para lograr el trabajo de
acuerdo a métodos previstos; desarrollándose en base a la Estructura Orgánica
vigente y tiene carácter instructivo e informativo.
Objetivos Generales.-
 Guiar u orientar el trabajo, formalizando los procesos y procedimientos
racionalizados en tiempo presente–futuro; dándoles un ordenamiento y
coherencia en lograr resultados y rendimientos óptimos.
 Reforzar el modelo de la estructura, diseñando los procesos y procedimientos
para que respondan al manejo de resultados a través de los procesos.
 Agilizar la toma de decisiones, buscando que cada Unidad Orgánica pueda
tomar decisiones sin la intermediación de las Unidades Orgánicas superiores.
 Buscar la eficacia en los resultados y la eficiencia en lograr la reducción de los
costos.
Objetivo Específico.-
Proporcionar una herramienta administrativa que norme las actividades que realizan
las áreas involucradas en la recepción, control, guarda y custodia cotidiana de los
productos en el Almacén General, para propiciar un abastecimiento eficiente y racional
de las áreas solicitantes.
CRITERIOS TÉCNICOS PARA EL DISEÑO DE LOS PROCEDIMIENTOS
Todos los procedimientos tienen las siguientes características comunes:
 En el Manual de Procedimientos de Logística se ha optado por desarrollarlo por
puestos de trabajo, sus acciones u operaciones que inciden en el proceso,
acompañado de los reportes y formatos que se deben realizar para mejorar
la gestión en términos de reducción de costos, simplificar trámites y mejorar
el resultado con mayores rendimientos.
 Pertenecen a un proceso que los globaliza y se limitan de acuerdo al nivel
donde operan y que adquieren la categoría de procedimientos
 Lograr la simplicidad y facilitar su comprensión.
 Tienen una Unidad Orgánica o proceso responsable de su ejecución ubicada a
nivel central y se encarga de planear y controlar los resultados de todas las
actividades.
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Alcance.-
El presente Manual de Procedimientos es de aplicación en las bodegas de
almacenamiento de PROCONSA en las ciudades de Baja California.
Aprobación.-
La Gerencia de Desarrollo Organizacional elevará los proyectos definitivos de los
Manuales de Procedimientos a la Gerencia General, previa opinión favorable de la
Gerencia de Asesoría Jurídica, en materia legal.
La aprobación de los Manuales de Procedimientos será mediante resolución de
Gerencia General. El Gerente General lo pondrá en vigencia, siendo su potestad
informar al Directorio de la empresa.
Es requisito previo para la aprobación del Manual de Procedimientos, el VoBo de la
Gerencia de Administración y Finanzas y de la Jefatura de Logística, en señal de
conformidad.
Actualización.-
El Manual de Procedimientos se evaluará y revisará, en su nivel, por lo menos una vez
al año. También podrá ser actualizado en los siguientes casos:
- Por disposición del Directorio y/o Gerencia General.
· A solicitud del Gerente de Administración y Finanzas y/o Jefe de Logística.
· Cuando se apruebe o modifique una disposición administrativa o legal que afecte las
funciones generales y atribuciones de la Oficina de Logística.
Difusión.-
La difusión estará a cargo de la Gerencia de Desarrollo Organizacional, a través de la
Oficina de Logística. Así mismo se difundirá preferentemente por correo electrónico a
las áreas de logística de las dos sucursales y estará disponible en forma permanente
en la página web de la empresa, como herramienta de consulta.
Un ejemplar de cada Manual de Procedimientos, deberá ser entregado a la Gerencia
General, Administrativa y de Desarrollo Organizacional.
La Jefatura de Logística deberá publicar a través de los medios necesarios (vitrina,
periódico mural, folletos u otros) aquellos procedimientos o guías de interés para los
proveedores en pro de lograr un entendimiento mutuo y de mejor servicio.
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Revisión
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BASE LEGAL DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
a. Estatuto vigente de la Empresa PROCONSA, S.A., de C.V., Ficha 4936 C-2 del
Registro de Sociedades Mercantiles de fecha 14.10.96.
b. Reglamento Interno de Trabajo vigente.
c. Directiva Nº 007-98-PROCONSA-0400-GG ¨ Lineamientos para la formulación y
actualización de los Manuales de Procedimientos en PROCONSA, S.A. de C.V.
d. Texto ordenado del Reglamento de la Ley de Sociedades Mercantiles, aprobado
mediante Decreto Nº 083-2004-PCM, modificado por la ley Nº 28267.
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Revisión
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No.
Rev.
POLÍTICAS.-
 Este manual de procedimientos es obligatorio para la realización de la actividad
aquí descrita
 Es responsabilidad del área operativa detectar la necesidad de modificar este
manual cada vez que se requiera, de acuerdo con el manual de procedimientos
de control de documentos
 Mantener la existencia de artículos de oficina y formas impresas de uso
continuo que requieran las áreas para el desarrollo de sus funciones,
 Elaborar, actualizar y difundir el catalogo de artículos de oficina y formas
impresas
 Verificar la entrada física de artículos al almacén general antes de iniciar el
trámite de pago al proveedor.
 Verificar que los artículos sean entregados por los proveedor de acuerdo con
las especificaciones, calidad y fecha de entrega estipuladas en el pedido.
 Registrar correcta y oportunidades a valor de adquisición las entradas de
articulo al almacén.
 Recibir, evaluar y autorizar los documento del almacén que con carácter de
urgente presenten tanto las áreas centrales como sucursales, con la condición
de que sea solo una vez por mes, y no mas de 5 artículos ( con la restricción de
estar sujeto a la disponibilidad de vehículo para su atención).
 Verificar que las salida de almacén de artículo de oficina o formas impresa se
efectúen de acuerdo al costo promedio de la fecha de baja, con base al cálculo
efectuado en el sistema de almacenes
 Proporcionar copia del "vale al almacén" o del listado "consumo de papelería
por área responsable". Cuando las áreas centrales o los estatutos lo requieran.
 Reportar mensualmente a la gerencia de registro e información contable, las
entradas, salidas y bajas que procedan de bienes del consumo del almacén
general.
 Efectuar las aclaraciones y/o conciliaciones que requiera la gerencia de registro
e información contable y, en su caso, efectuar los ajustes necesarios para evitar
partidas no conciliadas.
 Suspender la recepción y abastecimiento de artículos y materiales durante el
levantamiento de inventario y comunicar con oportunidad la suspensión a todas
las áreas de la institución.
 Mantener permanentemente actualizadas las tarjetas de control del almacén
general y los movimientos en el sistema del almacén.
 Mantener resguardados y debidamente controlados en el sistema de almacén,
los movimientos en el sistema de almacén.
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 Mantener resguardados y debidamente controlados en el sistema de almacén,
los artículos sujetos a devolución.
 Identificar una vez al año por lo menos, los bienes obsoletos o deteriorados,
dictaminar su reaprovechamiento o rehabilitar y tramitar su destino final
conforme a las normas establecidas.
 Realizar de acuerdo al programa establecido en coordinación con la auditoria
general, una vez al año, el inventario físico de existencias de bienes y
comunicar a la gerencia del registro e información contable.
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Procedimiento 1.- Elaboración de Documentos en almacén. Método de trabajo.-
Este diagrama presenta de forma general las actividades para elaborar las actividades
para elaborar documentos.
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Procedimientos 2.y 3 - Levantamiento del Inventario en el Almacén General y Baja de
Mercancías de Lento o Nulo Movimiento.
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MÉTODO DE TRABAJO.-
Este diagrama presenta de forma general las actividades.
DIAGRAMA DE FLUJO
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No.
Rev.
Procedimiento 4.- Abastecimiento de Bienes y Materiales al Almacén General.
25

28/Jul/12
Página
26
Tienda
Revisión
02/Ago/12
No.
Rev.
27

28/Jul/12
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29
Tienda
Revisión
02/Ago/12
No.
Rev.
29

28/Jul/12
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30
Tienda
Revisión
02/Ago/12
No.
Rev.
DIAGRAMA DE FLUJO
30

28/Jul/12
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31
Tienda
Revisión
02/Ago/12
No.
Rev.
Procedimiento 5: Ventas al Contado.
31

28/Jul/12
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32
Tienda
Revisión
02/Ago/12
No.
Rev.
Procedimiento 6: Ventas a Crédito.
32

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Tienda
Revisión
02/Ago/12
No.
Rev.
DIAGRAMA DE FLUJO.-
33

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34
Tienda
Revisión
02/Ago/12
No.
Rev.
Procedimiento 7: Realización de Presupuestos.
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Tienda
Revisión
02/Ago/12
No.
Rev.
DIAGRAMA DE FLUJO PRESUPUESTO.-
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Tienda
Revisión
02/Ago/12
No.
Rev.
REGISTRO DE OPERACIONES.-
37

28/Jul/12
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Tienda
Revisión
02/Ago/12
No.
Rev.
Glosario de conceptos básicos y técnicos.-
 Almacén: Sitio donde se encuentra los bienes de consumo de la ferretería.
 Inventario: procedimiento que se efectúa para conocer la cantidad de bienes de
consumo que se tienen en existencia.
 Lotus Notes: Programa de cómputo que se utiliza para enviar información a
través de la red interna de la institución.
 Archivar: Guardar documentos o información en un archivo.
 Adquirir: comprar.
 Autorizar: Dar o reconocer a alguien facultad o derecho para hacer algo.
 Bodeguero: Persona que tiene a su cargo la bodega.
 Cajera: En los comercios, bancos, etc., persona encargada de la caja.
 Crédito: Cantidad de dinero, o cosa equivalente, que alguien debe a una persona o
entidad, y que el acreedor tiene derecho de exigir y cobrar.
 Chofer: Persona que, por oficio, conduce un automóvil.
 Despacha: Resolver o tratar un asunto o negocio.
 Diagrama. Figura gráfica que representa las relaciones entre las diferentes
partes de un conjunto o sistema.
 Factura: Relación de los objetos o artículos comprendidos en una venta,
remesa u otra operación de comercio.
 Procedimiento: Actuación por trámites judiciales o administrativos.
 Presupuesto: Cómputo anticipado del coste de una obra o de los gastos y
rentas de una corporación.
 Responsable. Que debe responder, rendir cuentas de sus actos ó de los otros.
 Solicitud: Memorial en que se solicita algo.
 Subsecuente: Dicho de una cosa: Seguir inmediatamente a otra.
 Sistema: Conjunto de reglas o principios sobre una materia racionalmente
enlazados entre sí.
 S.A de C.V: Sociedad Anónima y de Capital Variable.
 Verificar: Comprobar o examinar la verdad de algo.
 Vale: Nota o apuntación firmada y a veces sellada, que se da a quien ha de
entregar algo, para que después acredite la entrega y cobre el importe.
38

SECCIÓN DE ANEXOS.- Preguntas y Respuestas
39

Tema: Registros de existencias
Las siguientes son las respuestas a las preguntas más frecuentes acerca de los
Registros de Existencias:
. ¿Cuál es el propósito principal de los registros de existencias?
Se utilizan para registrar información relativa a los productos
almacenados.
. ¿Qué datos esenciales contienen?
Deben contener la cantidad de existencias disponibles, y la cantidad
de pérdidas y ajustes.
FIGURA 2-2. Tarjeta de control de existencias
40

¿Qué es un libro mayor de existencias?
Es un registro de existencias que contiene la misma información que la tarjeta de
control de inventario antes descripta. A diferencia de las tarjetas de control de
inventario, un libro mayor de existencias está encuadernado. Se los utiliza en lugar del
formato de tarjeta individual. Las leyes de algunos países exigen el uso de libros
mayores de tiendas. (Algunos gerentes pueden considerar que el uso de este método
representa una mayor responsabilidad, ya que la ausencia de páginas resultaría
evidente). El formato de libro mayor no es tan práctico como las tarjetas individuales,
ya que habitualmente se acaba el espacio disponible para un determinado producto.
Por otro lado, es difícil agregar nuevos productos y no ofrece la opción de ordenar
alfabéticamente sus páginas, cosa que sí puede hacerse con una serie de tarjetas de
control de inventario.
Tema 2: Registros de Movimientos
. ¿Cuál es el propósito principal de un registro de movimientos?
Se utilizan para registrar información relativa al movimiento de existencias de un
establecimiento a otro.
. ¿Qué datos esenciales se incluyen en un registro de movimientos?
Si bien los registros de movimientos son esenciales para registrar el movimiento de
existencias, no necesitan incluir ninguno de los datos esenciales ya mencionados. En
general, se recomienda incluir las existencias disponibles actuales y, según el diseño
del sistema, las pérdidas/ajustes y los datos de consumo. El establecimiento que
genera este registro puede emplear datos adicionales para evaluar si las cantidades
solicitadas son razonables o para racionar las cantidades por entregar en caso de
escasez de existencias.
Tema 3: Control de Inventarios
. ¿Qué es una tarjeta de control de inventario?
Es una tarjeta individual que contiene información relativa a todos los lotes de un
producto. Se recomienda usar una tarjeta de control de inventario para cada producto.
Esta tarjeta es una síntesis de las tarjetas de control de existencia de cada producto.
Por ejemplo, una tarjeta de control de inventario contendría la información relativa a
todos los lotes de Lo-Femenal en un almacén. En ésta, se deben registrar los totales
de existencias disponibles de Lo-Femenal en el almacén, así como los totales de
pérdidas/ ajustes sin tomar en cuenta el número de lote o la ubicación del producto en
el almacén. Las tarjetas de control de inventario generalmente se archivan en la oficina
del gerente de almacén (ver figura 2-3). En almacenes más grandes, donde
probablemente haya muchos lotes de cada producto almacenados en diferentes
lugares, es conveniente mantener tanto las tarjetas de control de inventario como las
de control de existencias para asegurar la correcta gestión de cada lote. En almacenes
más pequeños, basta con guardar sólo la tarjeta de control visible.
41

FIGURA 2-3.- Tarjeta de control de inventario.-
42

Tema 4: Registros de Movimientos
. ¿Cuál es el propósito principal de un registro de movimientos?
Se utilizan para registrar información relativa al movimiento de existencias de un
establecimiento a otro.
. ¿Qué datos esenciales se incluyen en un registro de movimientos?
Si bien los registros de movimientos son esenciales para registrar el movimiento
de existencias, no necesitan incluir ninguno de los datos esenciales ya
mencionados. En general, se recomienda incluir las existencias disponibles
actuales y, según el diseño del sistema, las pérdidas/ajustes y los datos de
consumo. El establecimiento que genera este registro puede emplear datos
adicionales para evaluar si las cantidades solicitadas son razonables o para
racionar las cantidades por entregar en caso de escasez de existencias.
. ¿Quién realiza los registros de movimientos?
El personal de almacén de los establecimientos de emisión y recepción asienta
los registros de transacciones. En farmacias o en puntos de entrega de
servicios, el personal encargado o los enfermeros efectúan los registros de
movimientos.
. ¿En qué formatos se imprimen los registros de movimientos?
Los formatos más comunes son las notas de empaque, los registros de
recepción, las notas de entrega y los formularios de requisición y envío. El
formato del registro de movimientos depende de la modalidad del sistema:
asignación o requisición. En todos los casos, es útil que en cada registro de
movimiento figure un número preimpreso para rastrear envíos individuales más
fácilmente.
. ¿Qué es una nota de empaque?
Los establecimientos emisores envían las notas de empaque junto con los
suministros (ver figura 2-4). En ellas figuran el nombre del establecimiento al
que se envían los suministros, y los nombres y las cantidades de cada artículo
enviado. Generalmente, las notas de empaque van acompañadas de un
registro de recepción. Ciertas normas gubernamentales exigen a los sistemas
logísticos el uso de notas de empaque. Si es posible, deben utilizarse notas de
entrega o formularios de requisición y envío en lugar de notas de empaque.
43

FIGURA 2-4. Nota de Empaque
44

. ¿Qué es un Informe de Recepción?
Un informe de recepción enumera los nombres y las cantidades de los artículos
recibidos (ver figura 2-5). Generalmente está acompañado de una nota de
empaque. El establecimiento receptor completa el informe de recepción.
Ciertas normas gubernamentales exigen a sistemas logísticos el uso de informes de
recepción, pero esos formularios sólo duplican los datos registrados en la tarjeta de
control de inventario. Si es posible, deben utilizarse notas de entrega o formularios de
requisición y envío en lugar de informes de recepción.
FIGURA 2-5. Informe de Recepción
45

. ¿Qué es la Nota de Entrega?
Una nota de entrega enumera las unidades y las cantidades enviadas a un
establecimiento (ver figura 2-6). También incluye una columna aparte para las
cantidades recibidas en caso de extravío o daños durante el traslado. Las notas de
entrega se utilizan en un sistema de asignación; el nivel más alto determina la
cantidad que debe enviarse y entrega los suministros al nivel inferior. En lugar de
utilizar una nota de empaque o un informe de recepción, se utiliza una nota de
entrega bien diseñada para reducir el número de formularios que deben
completarse y la posibilidad de errores. Todo certificado de emisión debe
completarse por triplicado (tres copias). El establecimiento emisor asienta la fecha y
las cantidades enviadas, firma el registro y envía las dos primeras copias (1 y 2)
junto con los suministros al establecimiento receptor (ver figura 2-7). La tercera
copia (3) suele denominarse recordatorio, ya que el establecimiento emisor la
conserva para recordar que la confirmación de un envío está pendiente. El
establecimiento receptor comprueba la cantidad recibida, firma el formulario, envía
de regreso la primera copia (1) y archiva la segunda (2). Cuando la primera copia
(1) llega al establecimiento emisor, éste se deshace de la tercera copia (3) y
archiva la primera. Cada establecimiento retiene una copia completa de la nota de
entrega como archivo permanente. Dado que la transacción tiene sólo un número
de nota de entrega para ambos establecimiento, no hay lugar a confusión cuando
uno de los gerentes de planta necesita hablar con el otro acerca de un problema
con el envío.
FIGURA 2-6. Nota de entrega
46

FIGURA 2-7. Flujo de notas de entrega
. ¿Qué es un Formulario de Requisición y Envío?
Es similar a una nota de entrega, con la diferencia que ésta se usa en un sistema
de requisición (ver figura 2-8). En un formulario de requisición y envío se enumeran
los artículos y las cantidades solicitadas por un establecimiento. También se
incluye una columna para la cantidad que se envió realmente. Es útil cuando no se
puede suministrar la cantidad total solicitada. Tal como la nota de entrega, este
documento incluye una columna para la cantidad recibida donde se pueden señalar
posibles pérdidas o daños producidos en el traslado.
Los formularios de requisición y envío deben efectuarse por cuadruplicado (cuatro
copias) (ver figura 2-9). El establecimiento receptor consigna la fecha y las
cantidades solicitadas para cada producto, firma el registro y envía las tres
primeras copias (1, 2 y 3) al establecimiento distribuidor, y conserva la última (4)
para recordar que existe un pedido pendiente de recepción. El establecimiento
emisor abastece el pedido, firma el formulario y envía las dos primeras copias (1 y
2) junto con los suministros al establecimiento receptor, y conserva la tercera copia
(3) como recordatorio. El establecimiento receptor firma el formulario, comprueba la
cantidad recibida y envía la primera copia (1) de regreso. El establecimiento
receptor archiva la segunda copia (2) y se deshace de la cuarta (4). Cuando la
primera copia (1) llega al establecimiento emisor, éste se deshace de la tercera
copia (3) y archiva la primera. Cada establecimiento retiene una copia completa de
la nota de entrega para archivo permanente.
47

Dado que la transacción tiene sólo un número de formulario de requisición y envío
para ambos establecimientos, no hay lugar a confusión cuando uno de los gerentes
del establecimiento necesita hablar con el otro acerca de un problema con el envío.
FIGURA 2-8. Formulario de Requisición y Envío
48

FIGURA 2-9. Flujo de Formularios de Requisición y Envío
Tema 5: Registros de consumo
. ¿Cuál es el propósito principal del registro de consumo?
Registrar la cantidad de cada artículo entregado a un cliente.
. ¿Qué datos esenciales contienen los registros de consumo?
Tal como su nombre lo indica, los registros de consumo contienen los datos de
entrega a usuarios.
. ¿Qué hay de los otros datos esenciales: existencias disponibles y pérdidas y
ajustes?
Los registros de consumo no registran las existencias disponibles ni las pérdidas
y ajustes.
. ¿Quién completa los registros de consumo?
El personal encargado en puntos de entrega de servicios completa los registros
de consumo.
. ¿Cuándo se completan los registros de consumo?
Los registros de consumo se completan siempre que se entregan suministros a
los clientes. Se suman al final del período sobre el que se informa, generalmente
al final de cada mes.
. ¿Cómo se organizan los datos en un registro de consumo?
Los registros de consumo se organizan generalmente por fecha de visita.
Registran la cantidad de cada producto específico entregado a usuarios.
49

. ¿Cómo se organizan los registros de consumo?
Los registros de consumo generalmente están encuadernados o impresos en un
papel más grande que lo normal. Esto proporciona espacio suficiente para el
registro de información no logística, como los datos de servicio al cliente.
Generalmente se utiliza un registro (quizás de varias páginas) por mes; sin
embargo, en un libro encuadernado, se debe comenzar una página nueva todos
los meses.
. ¿En qué formatos se imprimen los registros de consumo?
Los formatos más comunes son los registros diarios de actividades (RDA) y las
hojas de llenado.
TEMA 6: Registro Diario de Actividades
. ¿Qué es un registro diario de actividades?
En los registros diarios de actividades (RDA) se asienta la cantidad de cada
producto recibida por un cliente (por nombre o número de cliente) y por fecha (ver
figura 2-10). Estos registros funcionan mejor cuando las marcas de todos los
anticonceptivos están preimpresas en el formulario. A veces, las marcas
aparecen manuscritas, pero esto dificulta la anotación de los datos que deben
registrarse. En la parte inferior del RDA, se calculan los totales de cada producto
FIGURA 2-10. Registro diario de actividades

Tema 7: Informes Consolidados
. ¿Cuál es el propósito principal de un informe consolidado?
Proveer información acerca de todos los datos esenciales de un
establecimiento específico y un período determinado (por lo general, en forma
mensual o trimestral).
. ¿Qué datos esenciales contiene un informe consolidado?
Debe contener tres datos esenciales: existencias disponibles, consumo,
y pérdidas y ajustes.
. ¿Quién completa el informe consolidado?
El gerente responsable de recopilar los tres datos esenciales
generalmente es quien realiza el informe consolidado.
. ¿Cuándo se completa el informe consolidado?
Se completa cuando finaliza el período de informes (por lo general, mensual o
trimestralmente). Habitualmente se establece una fecha de entrega de informes
para los establecimientos de niveles inferiores, y se determina otro plazo para
que cada nivel superior entregue los informes al siguiente nivel. Por ejemplo, los
centros deben entregar sus informes a los distritos antes del décimo día del
mes siguiente, los distritos tienen hasta el vigésimo día para elevar sus informes
a la gerencia regional, y ésta última debe presentar sus informes al nivel central
antes del último día del mes.
. ¿Cómo se organizan los datos en un informe consolidado?
Los informes consolidados generalmente se organizan por fecha -mensual
o trimestralmente-, según el ciclo de informe. Proveen información sobre las
existencias disponibles iniciales, los productos recibidos, las cantidades
despachadas o entregadas, las pérdidas y ajustes, y las existencias disponibles
finales durante un período determinado.
. ¿Cómo se organiza un informe consolidado?
Generalmente se elabora un informe consolidado para cada instalación durante
el período.
. ¿En qué formatos se imprimen los informes consolidados?
Los formatos más comunes son informes simples, informes resumidos, y de
requisición y envío.
. ¿Qué es un informe simple?
Un informe simple es un informe consolidado que menciona el nombre del
establecimiento, el período del informe, las existencias disponibles iniciales, los
productos recibidos, las cantidades despachadas o entregadas, las pérdidas y
ajustes, y las existencias disponibles finales. Los informes bien diseñados son
auto-equilibrados, lo que significa que al agregar o al eliminar datos en el
informe, según corresponda, quien lo lee puede decir si éste es
matemáticamente correcto.
51

¿Cómo se envían los informes consolidados?
Avanzan a través de la cadena de suministro desde los puntos de entrega de
servicios (PES) hasta la gerencia central. Según donde se reúnan los datos, los
informes de los PES pueden trasladarse al nivel central o pueden permanecer en
el nivel en el que se han reunido los datos. Cuando corresponda, es posible omitir
los informes a niveles intermedios y entregarlos directamente a los niveles
superiores para poder reducir los lapsos de reabastecimiento.
Tema 8: Informes de Retroalimentación
Los gerentes de programas y de logística reúnen información para tomar
decisiones. Cuando reciben datos que saben que son incorrectos, necesitan
comunicarse con el establecimiento que los envió. Los gerentes también utilizan
los datos recibidos para felicitar a los establecimientos por conducirse de acuerdo
con los objetivos del programa. Para llevar a cabo esta tarea, utilizan los informes
de retroalimentación.
¿Qué sucede si se omiten datos?
Uno de los problemas más complicados de los gerentes de logística es decidir
qué hacer cuando los establecimientos no entregan los informes. ¿Debe enviar el
informe después del lapso de reabastecimiento? ¿Debe enviar el informe sólo
con los datos disponibles? ¿Debe reemplazar los datos omitidos con otros?
Cualquiera de estas respuestas podría ser apropiada. Cada programa puede
tener un procedimiento diferente para manejar los datos omitidos. Y, lo que es
más importante aún, todos los gerentes deben saber qué procedimiento seguir, y
deben seguirlo sistemáticamente. Los informes bien diseñados incluyen la
cantidad de informes previstos y el número de informes recibidos, lo que permite
a los gerentes de niveles superiores calcular el porcentaje de informes
reportados. Todos los gerentes deben instar a los establecimientos a que
entreguen sus informes a tiempo. El supervisor debe comunicarse con todos los
establecimientos que no cumplan con lo requerido lo antes posible y ofrecer
ayuda.
52

PERFIL DE PUESTOS
Jefe de Logística.-
Preparación académica:
Licenciado en Administración de Empresas, Licenciado en Contaduría Pública o
Ingeniero Industrial.
Experiencia requerida:
Mínimo 2 año en el puesto, en empresas de logística, almacenes, control de
inventarios, transporte o similares.
Habilidades:
Manejo de números, estadísticas, personal, equipos y herramientas, manejo de
sistemas y programas de cómputo de logística, administrador, organizado, trabajo
en equipo, que solucione problemas, pro-activo.
Actitudes:
Responsable, atento, servicial pero con don de mando, puntual, educado y
comprometido
Jefe de Compras.-
Licenciado en Administración de Empresas, Licenciado en Contaduría Pública,
Licenciado en Negocios Internacionales.
Mínimo 2 años en el puesto, en empresas de logística, almacenes, control de
inventarios, transporte, maquiladoras, gobierno, bienes de consumo o similares.
Habilidades:
Manejo de números, estadísticas, personal, equipos y herramientas, manejo de
sistemas y programas de cómputo de logística, administrador, organizado, trabajo
en equipo, pro-activo, analítico y negociador.
Actitudes:
Responsable, atento, servicial, puntual, educado y comprometido.
53

Jefe de Almacén.-
Pasante en Administración de Empresas, Licenciado en Contaduría Pública o con
estudios mínimos de bachillerato pero con experiencia en el área.
Mínimo 1 año en el puesto, como jefe o encargado de almacén-bodega, en
empresas maquiladoras, gobierno, bienes de consumo, industriales o similares.
Habilidades:
Manejo de números, personal, equipos y herramientas, manejo de sistemas y
programas de cómputo de logística, organizado, trabajo en equipo.
Actitudes:
Responsable, organizado, atento, servicial pero con don de mando, puntual,
educado y comprometido.
Gerente de Tienda.-
Licenciado en Administración de Empresas, Licenciado en Contaduría Pública,
Licenciado en Mercadotecnia, Licenciado en Relaciones Industriales, Ingeniero
Industrial.
Mínimo 1 año en el puesto como gerente y/o supervisor, en empresas de logística,
almacenes, autoservicios, bienes de consumo o similares.
Habilidades:
Manejo de personal, equipos y herramientas, manejo de sistemas y programas de
cómputo de logística, administrador, organizado, trabajo en equipo, que solucione
problemas, pro-activo, buena atención al público y con visión comercial de negocio.
Actitudes:
Responsable, organizado, atento, servicial pero con don de mando, puntual,
educado y comprometido.
54

CONCLUSIONES FINALES
Este manual de procedimientos fue hecho con la intención de saber cual es
la estructura funcional de esta empresa, desde la mínima actividad que se elabora,
hasta el puesto más alto. Este manual sirve como un análisis, en cuanto a su
estructura y a la forma de manejar los recursos, pero analizándolos paso a paso.
Permite conocer el funcionamiento interno por lo que respecta a descripción de tareas,
ubicación, requerimientos y a los puestos responsables de su ejecución.
Auxilian en la inducción del puesto, al adiestramiento y capacitación del personal ya
que describen en forma detallada las actividades de cada puesto. Sirve para el análisis
o revisión de los procedimientos de un sistema. Interviene en la consulta de todo el
personal.
Sirve para emprender tareas de simplificación de trabajo como análisis de tiempos,
delegación de autoridad, etc.
También para establecer un sistema de información o bien modificar el ya existente.
Para uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su
alteración arbitraria.
Determina en forma más sencilla las responsabilidades por fallas o errores.
Facilita las labores de auditoria y su evaluación y control interno.
55

BIBLIOGRAFÍA
Álvarez Torres Martín, 1996, Manual para elaborar Manuales de Políticas y
Procedimientos, México, Editorial Panorama.
Ballou Ronald, Logística, 2004, Administración de la Cadena de Suministro. México,
Pearson Educación.
Centros Europeos de Empresas Innovadoras de la Comunidad Valenciana, 2008,
Manual de Logística y Distribución, Valencia, CEEI CV.
Ertel/Dorr, 1983, Ventas al por Mayor y Distribución Física, México, Mc Graw Hill.
Pau Cos Jordi/De Navascués Ricardo,1998, Manual de Logística Integral, México
Ediciones Díaz de Santos.
www.e-proconsa.com
56

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