Tema 10. Dinámica y funciones de la Atmosfera 2024
Auditoria
1.
2. Unidad 4
Marco Legal y Administrativo
Tema 3
Procesos de Auditorías y Rendición
de Cuentas
3. Definición de Auditoria
• El origen etimológico de la palabra es el verbo latino
"Audire", que significa "oír".
• Examen metódico e independiente de procedimientos y
prácticas
• Es la revisión sistemática con fines evaluatorios de una
dependencia o entidad o parte de ella, que se lleva a cabo
con la finalidad de determinar si la organización está
operando eficientemente para cumplir con los objetivos
• Proceso sistemático, independiente y documentado para
obtener evidencia y evaluarla objetivamente para
determinar la extensión en la cual se cumplen los criterios
prescritos.
4. Principios de auditoria
• Conducta ética
– Confianza, integridad, confidencialidad y discreción
• Presentación ecuánime
– Los informes, hallazgos y conclusiones, deben reflejar con
veracidad y exactitud las actividades de la auditoria. Se
informa los obstáculos significativos encontrados y opiniones
divergentes sin resolver entre el equipo auditor y el auditado.
• Debido cuidado profesional
– Los auditores proceden con el debido cuidado de acuerdo con
la importancia de la tarea desempeñada y la confianza
depositada por las partes interesadas
5. Principios de auditoria
• Independencia
– Los auditores son independientes de la actividad que es
auditada y están libres de sesgo y conflicto de intereses.
• Enfoque basado en la evidencia
– La evidencia es verificable. Se basa en un muestreo de la
información disponible. El uso apropiado del muestreo
está estrechamente relacionado con la confianza que
puede depositarse en las conclusiones de la auditoria.
6. Tipos de Auditoria
• Interna
• Externa
• Financiera
• Administrativa
• Operativa
• Ambiental
• Sistemas
• ………
7. Clasificación de las auditorias
Según su alcance o ámbito de aplicación
Auditorías de productos: después de la inspección final,
una pequeña muestra de productos se somete a una
nueva evaluación, muy minuciosa, para verificar la
eficacia del propio proceso de inspección.
Auditoría de proceso: se examinan las entradas y salidas
de una operación o proceso y se comparan con los
requisitos y especificaciones aplicables.
Auditorías de sistema: se evalúa si los elementos del
sistema están desarrollados, documentados e
implantados de manera eficaz de acuerdo con los
requisitos especificados.
8. Clasificación de las auditorias
Según quien la realiza
Auditoria Interna de primera parte.
Auditoria Externa de segunda parte
Auditoria Externa de tercera parte
9. Clasificación de las auditorias
Según quien la realiza
Auditoria Interna (1a Parte)
PROVEEDOR
Auditoria Externa
(2a Parte) INSTITUCION
ORGANISMO EXTERNO
CLIENTE
Auditoria Externa Auditoria Externa
(2a Parte) (3a Parte)
10. Diferencia entre Auditoria Interna y Externa
• En la Auditoría Interna existe un vínculo laboral entre
el auditor y la empresa, mientras que en la Auditoría
Externa la relación es de tipo civil.
• En la Auditoría Interna el diagnóstico del auditor, esta
destinado para la empresa; en el caso de la Auditoría
Externa este dictamen se destina generalmente para
terceras personas o sea ajena a la empresa.
• La Auditoría Interna está inhabilitada para dar Fe
Pública, debido a su vinculación contractual laboral,
mientras la Auditoría Externa tiene la facultad legal de
dar Fe Pública.
11. Fases del proceso de auditoria
Planificación de la auditoria
Ejecución de la auditoria
Preparación del informe de auditoria
Seguimiento de los resultados de la auditoria
12. Planificación o preparación de la auditoria
Se deben realizar auditorias internas planificadas, para
comprobar si el sistema de gestión de riesgos de desastres es
conforme con lo planificado y cumple con las normas
establecidas.
La programación de auditorias debe tomar en cuenta el estado y
la importancia de las areas y procesos a auditar, además de los
resultados de auditorias anteriores. Han de definirse criterios de
auditoria, asi como su alcance, frecuencia y metodologia.
13. Planificación o preparación de la auditoria…
Es necesario un procedimiento documentado que defina las
responsabilidades y requisitos para planificar y realizar las
auditorias, establecer los registros e informar de los resultados.
Todo el tiempo invertido en la fase de preparacion, permitirá al
auditor conducir mas efectivamente el proceso. Esto permite
ahorrar tiempo al equipo auditor y a los auditados. Llegar
preparado a la fase siguiente de ejecucion evitará las
divagaciones y la falta de ubicación.
14. Planificación o preparación de la auditoria…
Actividades de la preparación
Definición del objetivo y alcance.
Selección del equipo auditor
Identificación de las normas y documentos aplicables
Comprender el proceso a auditar
Enviar la convocatoria al auditado
Preparar listas de verificación
Trazar un plan de recolección de evidencias.
15. Planificación de la auditoria…
Objetivos
Determinación del grado de conformidad del sistema
con los criterios de la auditoría.
Evaluación de la capacidad del sistema para asegurar el
cumplimiento de los requisitos legales y contractuales.
Evaluar la eficacia del sistema para lograr los objetivos
especificados.
Identificar áreas potenciales de mejora
Alcance
Definir con precisión el ámbito de la auditoría,
identificando fronteras, temas, grupos y actividades.
16. Planificación de la auditoria…
Selección del equipo auditor
El éxito de la auditoría depende en gran medida de una
acertada selección del equipo auditor
Para seleccionar los miembros de este equipo, deben
considerarse dos factores: independencia del área
auditada y la cualificación para realizar auditorías.
Identificación de criterios
Una actividad no puede auditarse si no existen
previamente normas o criterios de referencia con los que
se pueda confrontar o comparar. Ejm. Normas
nacionales, internacionales o del sector; manuales;
procedimientos; planos; etc.
17. Planificación de la auditoria…
Comprender el proceso
Una vez recopilada la información sobre normas y
documentos aplicables, la siguiente actividad es llegar a
entender suficiemente el proceso a auditar.
Es conveniente utilizar un diagrama de flujo del proceso.
Puede considerarse que se comprende el proceso cuando
se conoce la respuesta a las preguntas:
Cuál es la tarea?
Quién realiza la tarea?
Cómo se realiza la tarea?
Por qué se realiza la tarea?
Dónde se realiza la tarea?
Cuándo se realiza la tarea?
18. Planificación de la auditoria…
Cuando se ha recopilado toda la información, se puede
redactar un plan de auditoría que contendrá algunos de los
siguientes elementos:
Número y título de la auditoría
Objetivo y alcance de la auditoría
Localidades a ser auditados
Unidades organizacionales
Procesos a ser auditados
Fecha y duración de la auditoría
Auditado
Auditores que participan en el proceso
Normas y documentos de referencia
19. Planificación de la auditoria…
Listas de verificación
Documento en el cual se registra la información que se
considera relevante verificar durante la revisión de los
criterios vs la evidencia
Reglas útiles para construir lista de verificación
Cada punto a verificar debe referirse a un único tema
Debe preverse un espacio para anotar comentarios o evidencias
Preguntas cerradas (si/no; satisfactorio/no satisfactorio)
Cada pregunta debe hacer referencia a la claúsula del criterio
vinculado
20. Ejecución de la auditoria
Se realiza en el area o areas relacionadas al alcance de la
auditoria. En esta fase la tarea fundamental es la
recoleccion de datos.
1. Reunión inicial o de apertura
2. Examen del sistema
3. Revisión de hallazgos
4. Reunión de cierre
21. Ejecución de la auditoria…
Fuentes de
Recopilación y Información
selección de
información
Información
Verificación
Evidencia de
Auditoría
Comparación con
el criterio de
auditoría Hallazgos de la
Auditoría
Revisión
Conclusiones
de la Auditoría
22. Ejecución de la auditoria…
Conceptos que el auditor debe manejar correctamente
Criterio de auditoría
Conjunto de políticas procedimientos o requisitos
Evidencia objetiva
Registros, declaraciones de hechos o cualquier otra
información que son pertinentes para los criterios de
auditoría y que son verificables
Hallazgos de auditoría
Resultado de evaluar la evidencia frente a los criterios
No conformidad
Falta de cumplimiento de los requisitos
23. Técnicas de auditoría
Seguimiento de flujo
Utilizada para recoger evidencias objetivas. Suele usarse
para seguir un proceso hacia adelante o hacia atrás.
Situarse al principio, final o mitad de un proceso.
Elegir una acción determinada del proceso.
Recoger toda la información posible sobre las 6 “M”: método,
material, máquina, mano de obra, mediciones y medio
ambiente.
Continuar con el paso siguiente hacia atrás o hacia adelante
24. Técnicas de auditoría…
Las entrevistas son frecuentes en el proceso de
auditoría.
En la revisión se entrevistará personal de distintos
niveles y funciones
Tratar de realizarlas en horas y lugares de trabajo normal
Explicar el propósito y razón para tomar notas.
Hacerle un resumen del resultado al auditado
Felicitar donde aplique
Agradecer al auditado por su colaboración
25. Conducción de la auditoría
El control de la auditoría la debe llevar el auditor.
NO desviarse del objetivo
NO ser guiado o mal dirigido
NO titubear
NO permita que el auditado marque el paso de la
auditoría
NO asumir o presumir
Ser puntual
Hable sólo lo necesario
Sea cortés y mantenga la calma
26. Revisión de hallazgos
Al revisar los hallazgos nos podríamos encontrar frente
a un incumplimiento, que podrían ser declarados
como:
Observación
No conformidad
Declarar un hallazgo como observación o no
conformidad depende de que tan crítico sea el riesgo
para la operación
27. Revisión de hallazgos…
Cuando se redacte un hallazgo se debe incluir:
Visión general del hallazgo
Descripción de la no conformidad
Ejemplo de evidencia de auditoría
Resumen del requisito que es incumplido
Solicitud de acción correctiva (generalmente en un
formato llamado SAC)
28. Informe de la auditoria
El contenido general de un informe incluye:
Alcance y objetivo
Itinerario de la auditoria
Identificación de la documentación de referencia
Referencia a listas de verificación
Integrantes del equipo auditor
Personal contactado
Resumen de hallazgos/identificar las no conformidades
Criterios de la auditoria
Resumen del proceso de auditoria
29. Seguimiento de la auditoria
Una vez recibido el informe final, el auditado debe iniciar el
proceso de adecuacion de su proceso. Los datos que el auditor
busca para valorar la adecuacion son:
La identificación de la causa del problema
Planes concretos para resolver las deficiencias
Planes concretos para eliminar las causas de las deficiencias
Compromisos con responsables y plazos
30. Seguimiento de la auditoria…
Durante el proceso de seguimiento, el auditor debe aplicar
una revisión de la forma en que fueron atendidas las
situaciones señaladas durante la auditoría, para ello deberá:
Revisar la documentación
Visitar el área auditada
Auditar la evidencia de la implementación
Verificar la efectividad de la acción correctiva
Registrar los detalles
Firmar la SAC
31. Taller Grupal
Confeccionar un Plan de Auditoría, para el PLAN DE
EMERGENCIA A LOS DESASTRES DE LA CIUDAD
COLONIAL, específicamente para las responsabilidades
sectoriales de:
Comité de Emergencia de la Ciudad Colonial
Coordinadora de Juntas de Vecinos
Juntas de Vecinos
Director del Hospital Padre Billini
Formar equipos de cuatro personas
Utilizar el formulario provisto
32. Plan de Auditoría
Dirección Fecha:
Auditor líder:
Equipo auditor
Objetivo:
Alcance:
Día Hora Auditor Area/Depto./Proceso/Función Contacto
33. Bibliografía
SGS –Formación de auditores internos
Norma ISO 9000:2005
Editorial Océano. Enciclopedia de la Auditoria.
Normas de auditoría gubernamental para la República de
Panamá
Guías Técnicas para situaciones de desastres. OPS
Los Desastres Naturales y la protección de la salud. OPS
ADMD - Asociación Dominicana de Mitigación de
Desastres
FORMULACION DE UN PLAN DE EMERGENCIA
Preparado por: Antonio Cocco Quezada
ACQ y Asociados, Meteorólogos Privados y Consultores
http://www.desastre.org/home/data/pdf/risk/esp/PlanContingZonaColonialIngCocco.pdf