Gestión conocimiento BRGF

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Programa de gestión del conocimiento en una biblioteca univeristaria. La Bbilioteca del Campus Nord de la UPC ( Biblioteca Rector Gabriel Ferraté, 2003)

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  • Buenas tardes, Nuestra comunicación presenta las bases teóricas y metodológicas a tener en cuenta en un proyecto de gestión del conocimiento así como la experiencia de una biblioteca universitària en concreto . Como el tiempo para presentar nuestra trabajo no nos permite exponer todo el contenido, nos centraremos en algunos aspectos claves de la vertiente teórica y especialmente les presentaremos la experiencia de nuestra biblioteca, la Biblioteca Rector Gabriel Ferraté de la Universidad Politécnica de Catalunya. Brevemente antes de entrar en materia , creemos que es esencial describir en tres frases quales son los objetivos, a nuestro entender, de un proyecto de gestión del conocimiento en una organización. 1. Creación de un sistema que permita identificar el conocimiento que tiene las personas, 2 que posibilite y ayude a las persones a ampliar sus conocimentos de forma permanente 3 y que cree el clima necesario para que las personas compartan conocimento,
  • Queremos destacar 3 puntos a tener en cuenta antes de iniciar un proyecto de gestión del conocimiento en una organización Consciencia colectiva . Deberia existir en nuestra organización consciencia de lo que se pierde cuando un compañero se jubila, de que cuando un compañero está enfermo o de vacaciones la información bibliográfica de ciertos temas no es tan buena, de que iniciamos proyectos que ha iniciado otras bibliotecas de nuestra red, etc, sinó existe este tipo de pensamiento, puede ser porque ya estamos gestionando el conocimiento de manera excelente o porque no somos conscientes de la importante que es el conocimento que tienen las personas y antes de empezar el proyecto hará falta crear esta consciencia. Apoyo la dirección Si la dirección no cree en el proyecto, primero tendremos que convencerlos, vereis que presentaremos un proyecto que se ha implantado sin ningún aumento de recursos, pero ha habido cambios organizativos internos importantes.
  • Podemos detectar en nuestra organización alguna de las características de las organizaciones capaces de aprender? Probablemente sí. Se trabaja en equipos? Se comparte conocimiento? Se dispone de algun sistema de comunicación abierto? Si creemos que nuestra organización aprueba en los tres puntos presentados: conciencia, apoyo de dirección y en poseer caracteristicas de una organización capaz de aprender --> podemos empezar, sinó nuestra propuesta es posponer un cierto tiempo el proyecto y trabajar los 3 puntos clave presentados.
  • Y si hemos decidido empezar, creemos necesario prestar atención : A las practicas ya existentes relacionadas con la gestión del conocimiento: algun grupo de trabajo, una intranet, procedimientos escritos, comunicados informativos, reuniones de personal fijas.... A las necesidades de nuestros usuarios o clientes, ya que debemos gestionar y ampliar conocimiento siempre de acuerdo con los objetivos de nuestra organización, siempre para aportar más valor a la organización.... A las personas , debemos basar nuestro sistema en las personas y no en la tecnología, y esto pasa por no empezar por la tecnologia, por no implantar al principio ninguns software para gestionar conocimiento Y empezar por acciones senzillas, que pasan por potenciar o mejorar algunas de las prácticas habituales ya existentes, o por unas páginas amarillas, por ejemplo..
  • Cómo es nuestro sistema? La BRGF es una biblioteca de campus, con una superficie de 6000 m2 , 23 personas fijas en dos turnos, 8 becarios y equipo de 6 personas los fines de semana durante 6 meses , eso configura una plantilla de 37 personas en ciertos períodos. Esta dimension nos permitió plantearnos el proyecto dentro de la biblioteca, hace casi dos años. Presentaremos el estado actual del proyecto. En las actas, podran encontrar si les interesa, información de de donde partiamos en cada actividad , ya que buena parte del sistema se ha basado en prácticas ya existentes.
  • Para nosotros fue prioritario mejorar la acogida del nuevo personal, la importante rotación de becarios y de bibliotecarios en prácticas, nos llevó a priorizar la recogida de toda la información clave para entender y conocer la organización , como se debe atender a los usuarios, .... esta fase se concretó en un plan de acogida y en un manual de bienvenida. Y identificar el conocimiento de las personas y poner a disposición de todo el personal, y esto se concretó en una páginas amarillas
  • El Manual recoge información que creemos esencial para una persona recien llegada. Incluye información sobre la universidad, el servicio y especialmente la Biblioteca, y toda la información ha sido redactada pensando en las necesidades de un recién llegado y con el objetivo de acortar el període de integración y de trasnmitir los valores claves des de nuestra biblioteca: aprendizaje continuo, atención a los usuarios, calidad.
  • Las páginas amarillas sirven para identificar el conocimiento del personal y ponerlo a disposición de los compañeros Se ha creado con Acces, se actualiza sistemáticamente dos veces al año.
  • Respecto a la creación de conocimiento, Sessiones de buenas prácticas . Dos veces al año se organizan sesions de buenas prácticas, las personas exponen experiencias que han resuelto de forma excelente, aunque también se puede exponer situaciones que no se han sabido resolver. De les sesiones se extraen formas de actuación que se añaden al Manual y se guardan tambien en la intranet, nuevos procedimientos, etc Grupo de busqueda de información. Existia y se han focalizado sus actividades hacia la creación y intercambio de conocimiento : resolución de busquedas ( todos resuelven la misma demanda ), presentación al grupo de lo que se ha aprendido en un curso ( no del contenido), sesiones de trabajo con profesores ( 3 al año) que exponen nuevas líneas de investigación de sus departamentos. Mantenimiento de una base de datos de todas las demandas de información. Grupo de Bibliotecarios temáticos. Se crea a partir del proyecto de gestión del conocimiento, las demandas de información de los professores y empresas cada vez son más complejas y se especializan 4 bibliotecarios en las materias del campus. Esto representa cambios organizativos , trabajan la mitad de su tiempo a puerta cerrada, importantes de atención y su trabajo se concentra en ofrecer servicios de formación , de DSI, de información especializada y selección de adquisiciones. De este grupo hay literatura publicada en el Item y ha presentado diversas comunicaciones.
  • Respecta al sistema de comunicación y información destacaremos el sistema de reuniones, la intranet y la agenda compartida.
  • Si hemos propuesto que el sistema debía basarse en las personas y no en la tecnología, es evidente que los espacios sociales donde pudierase intercanviar y crear conocimiento debían ser “mimados”. Se ha hecho un esfuerzo importante para permitir las reuniones de los principales grupos, unidades y del personal ( que no olviden funciona en turnos). Las reuniones duran 1h y media como máximo y se debe conocer el orden del dia con antelación.
  • Hemos reorganizado dos veces la intranet des de que estamos desarrollando nuestro sistema de gestión del conocimiento. és absolutamente importante que se reorganice en relación a las necesidades . Y lo más importante es destinar tiempo a buscar las maneras para que sea utilizada, nosotros hemoes organizado des de concursos por Navidad que consistia en buscar 3 minis papanoel ( con regalo) , hasta hacer desaparecer el pale de cierto formularios, como los que se necesitas para pedir dia de libre disposición ( moscosos)
  • Agenda compartida Como tal puede que no sea considerada una herramienta propia de un sistema de gestión del conocimiento pero todo lo que sirve para crear un sistema de comunicación y información abierto y transparente ayuda a formar la cultura que deseamos potenciar: transparencia informativa, conocimiento de las actividades de los compñeros, ... Se introduce todo: sesiones de formación, asistencia a cursos, bajas, etc
  • Gestión conocimiento BRGF

    1. 1. Biblioteca Rector Gabriel Ferraté La implementación de un programa de gestión del conocimiento en una biblioteca universitaria Febrero 2003 Universitat Politècnica de Catalunya Anna Valls Pasola Marta Hernández Bastida
    2. 2. Voluntad estratégica <ul><li>Conciencia colectiva </li></ul><ul><li>Apoyo de la dirección </li></ul>Antes de empezar...
    3. 3. Las organizaciones que aprenden Antes de empezar... Las organizaciones capaces de aprender <ul><li>Potencial </li></ul><ul><li>Piensan en equipo </li></ul><ul><li>Equipos multidisciplinarios </li></ul><ul><li>Resuelven los problemas </li></ul><ul><li>entre los implicados </li></ul><ul><li>Visión </li></ul><ul><li>Analizan el mercado </li></ul><ul><li>colectivo </li></ul><ul><li>Evalúan sus productos </li></ul><ul><li>frente al mercado </li></ul><ul><li>Generan cultura </li></ul><ul><li>flexible y creativa </li></ul><ul><li>Comunicación </li></ul><ul><li>Disponen de un sistema </li></ul><ul><li>de comunicación abierto </li></ul><ul><li>Diseminan la información </li></ul><ul><li>Comparten el respeto y </li></ul><ul><li>el entendimiento mutuo </li></ul><ul><li>Avanzan </li></ul><ul><li>Generan un clima de </li></ul><ul><li>aprendizaje continuo </li></ul><ul><li>Transfieren conocimiento </li></ul><ul><li>a otros </li></ul><ul><li>Facilitan el autodesarrollo </li></ul><ul><li>Corresponsabilidad </li></ul><ul><li>Reconocen la expertez y </li></ul><ul><li>el saber en todos niveles </li></ul><ul><li>Estimulan la autonomía </li></ul><ul><li>y la autogestión </li></ul><ul><li>Todos comparten éxitos, </li></ul><ul><li>beneficios y fracasos </li></ul><ul><li>Transformación </li></ul><ul><li>Exploran nuevas </li></ul><ul><li>ideas y métodos </li></ul><ul><li>Remueven barreras </li></ul><ul><li>y bloqueos </li></ul><ul><li>Valoran todas </li></ul><ul><li>las aportaciones </li></ul>Mª Teresa Arbúes. “El perfil de las organizaciones que aprenden”
    4. 4. Punto de partida <ul><li>Diagnóstico de prácticas habituales </li></ul><ul><li>Análisis de las necesidades </li></ul><ul><li>Sistema basado en las personas, no en la tecnología </li></ul><ul><li>Actuaciones sencillas </li></ul>Anteproyecto
    5. 5. La Biblioteca Rector Gabriel Ferraté Implantación del proyecto
    6. 6. Las personas <ul><li>Plan de acogida </li></ul><ul><li>Manual de bienvenida </li></ul><ul><li>Páginas amarillas </li></ul>Implantación del proyecto
    7. 7. Las personas - Manual de bienvenida Implantación del proyecto Sumario 1.- La Universidad 2.- El Servicio de Bibliotecas 3.- La Biblioteca Rector Gabriel Ferraté Estructura de la Biblioteca Valores Sistema de gestión interna basada en el conocimiento Acogida y incorporación del nuevo personal Sistema de información y comunicación Creación de conocimiento Atención al usuario Equipamientos, espacios y mantenimiento Colecciones y servicios Condiciones laborales
    8. 8. Las personas - Páginas amarillas Implantación del proyecto <ul><li>Información de las fichas </li></ul><ul><li>Datos generales </li></ul><ul><li>Grupos </li></ul><ul><li>Tareas </li></ul><ul><ul><li>Que hace </li></ul></ul><ul><ul><li>Que sabe hacer </li></ul></ul><ul><li>Conocimientos </li></ul><ul><li>Idiomas </li></ul><ul><li>Informática </li></ul><ul><li>Experiencia </li></ul>
    9. 9. Creación de conocimiento Implantación del proyecto <ul><li>Buenas prácticas </li></ul><ul><li>Grupo de búsqueda de información </li></ul><ul><li>Grupo de bibliotecarios temáticos </li></ul>
    10. 10. Sistema de información y comunicación Implantación del proyecto <ul><li>Reuniones </li></ul><ul><li>Intranet </li></ul><ul><li>Agenda compartida </li></ul>
    11. 11. Sistema de información y comunicación - Reuniones Implantación del proyecto Responsables de unidad Responsables de unidad Responsables de unidad Responsables de unidad Unidad Digital <ul><li>Número de horas de reunión y % de jornada laboral dedicada </li></ul><ul><li>Responsables de unidad </li></ul><ul><ul><li>10’5 horas / mes </li></ul></ul><ul><ul><li>7’5 % de la jornada </li></ul></ul><ul><li>Bibliotecarios </li></ul><ul><ul><li>5’5 horas / mes </li></ul></ul><ul><ul><li>4 % de la jornada </li></ul></ul><ul><li>Técnicos especialistas </li></ul><ul><ul><li>4’5 horas / mes </li></ul></ul><ul><ul><li>3’5 % de la jornada </li></ul></ul>Bibliotecarios temáticos Unidad de investigación Cuarta semana Unidad de Aprendizaje Tercera semana Reunión de personal Reunión de personal Segunda semana Grupo de técnicos especialistas Grupo de búsqueda de información Primera semana Viernes Jueves Miércoles Martes Lunes
    12. 12. Sistema de información y comunicación - Intranet Implantación del proyecto
    13. 13. Sistema de información y comunicación - Agenda compartida Implantación del proyecto
    14. 14. El arte y la gestión del conocimiento Para acabar... Tanta información, tanto conocimiento, tanta organización, tantas redes, tanta tecnología... Tanto si funciona como si se estropea, quien sobrevive es quien tiene la propia mente ordenada, flexible, creativa y crítica. “ Caos”. Bel Llodrà. Oli damunt tela http :// www . mallorcaweb .net/bel/

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