2. Conjunto de documentos
producidos o recibidos por
una empresa, donde se
encuentra consignada una
información determinada ya
sea cual sea su fecha, su tipo,
su forma o su soporte
material.
3. Organizar la documentación
administrativa
Valorar los documentos para
su valoración o destrucción.
Clasificación de fondos
Facilitar el acceso a los
documentos.
Asegurar una transferencia
segura cuando su uso no es
periódico.
Manejo de confidencialidad.
4. Independencia de información.
Información permanente.
Gran capacidad de almacenamiento.
Posee ciertas normas de consulta.
5. Por su frecuencia de consulta los archivos
de documentos son de tres tipos:
1.
• ARCHIVO ACTIVO
2.
• ARCHIVO SEMIACTIVO
3.
• ARCHIVO INACTIVO
6. Es donde se consulta
la información con
una frecuencia
mensual, en las
cuales la fecha de
emisión no es mayor
a los 5 años, y que
por su valor legar,
fiscal o administrativo
no pierde vigencia.
7. Se registran los archivos
que han cumplido su
ciclo en el archivo
activo, luego de finalizar
el año fiscal y su fin es
para comprobar
operaciones ejecutadas.
8. Se conservan los
archivos con poco uso
que tienen su uso de
acuerdo a su valor
Son almacenados
hasta la autorización
para su destrucción
final
9. Es indispensable y de suma importancia la realización
de este proceso para evitar que la información
contenida en los documentos caiga
en manos de otras personas
que puedan hacer mal
uso de los datos allí
consignados.
