Trabajo en grupo GESTIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS UNIQUINDíO 5to semestre

1. EL DOCUMENTO ELECTRÓNICO
EDITH YANETH PIRAZAN SOTO
LINA JANETH OCHOAALZATE
LIDIA NOHEMI CORDOBAMENA
LEIDY YOJANA CASTAÑEDA HURTADO
JOMNS FRADY RIAÑO JIMENEZ
LIBARDO ANCÍZAR QUINTERO ECHEVERRI
UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO
CIENCIAS DE LA INFORMACIÓN Y LADOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA Y
ARCHIVÍSTICA
GESTIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS
ARMENIA
2016

2. EL DOCUMENTO ELECTRÓNICO
EDITH YANETH PIRAZAN SOTO
LINA JANETH OCHOAALZATE
LIDIA NOHEMI CORDOBAMENA
LEIDY YOJANA CASTAÑEDA HURTADO
JOMNS FRADY RIAÑO JIMENEZ
LIBARDO ANCÍZAR QUINTERO ECHEVERRI
Tutor
JORGE MARIO ZULUAGA CAMPUZANO
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO
CIENCIAS DE LA INFORMACIÓN, DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍAY
ARCHIVÍSTICA
GESTIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS
ARMENIA
2016

3. Tema: Definición de Documentos Electrónicos - Graficas y
Bibliografía.
Documentos Electrónicos
Conjunto de documentos producidos, recibidos o reunidos por una persona física
o jurídica de modo involuntario, natural y espontáneo en el transcurso, y como
apoyo, de su actividad de la que es testimonio, haciendo uso de la electrónica,
que se conservan y transmiten también mediante medios electrónicos en
depósitos de conservación permanente tras efectuar una selección a partir de la
identificación y valoración de las series, con medidas de autentificación y de
preservación adecuadas y con una organización respetuosa con su modo de
producción, con el fin de garantizar su valor informativo, legal y cultural así como
de permitir su acceso y uso también mediante las tecnologías de la información.
Documentos Electrónicos: Es un documento cuyo soporte material es algún tipo
de dispositivo electrónico o magnético, y en el que el contenido está codificado
mediante algún tipo de código digital, que puede ser leído, interpretado, o
reproducido, mediante el auxilio de detectores de magnetización.
Figura Nº 1

4. Figura Nº2
CUALES SON SUS PRINCIPALES CARACTERISTICAS
Tradicionalmente, el medio de un documento era el papel y la información era
ingresada a mano, utilizando tinta (esto es lo que se denomina hacer un
documento manuscrito) o por un proceso mecánico (mediante una máquina de
escribir, o utilizando una impresora láser).
Desde el punto de vista de la informática, es un archivo, pero con determinados
atributos ya que contiene datos textuales o gráficos creados por el usuario con
su computadora mediante un programa. El archivo recibe un nombre y un
formato para guardarlo en un directorio, subdirectorio o carpeta previamente
asignado en la unidad de almacenamiento. Es posible volver a abrirlo cuando se
necesite acceder a su contenido, ya sea para imprimirlo, modificarlo o eliminarlo.
Es mucho más frecuente decirle solamente archivo.
Todo objeto material que porte, registre o fije, en sí, información, es decir, el
conjunto formado por el contenedor con su contenido; con el objetivo de
conservar y transmitir dicha información en el dominio del espacio y del tiempo
a fin de ser utilizada como instrumento jurídico o probativo, testimonio histórico,
etc.
Características: 1. Funcionales:
CARÁCTER MULTIMEDIATICO: Los documentos digitales permiten integrar en
una sólo ambiente información registrada en forma de texto, de imágenes fijas
o en movimiento, y de sonido. Los documentos digitales permiten que quién los
elabora, combine distintas formas de presentar información en un sólo

5. documento. El documento digital puede, así, combinar texto con sonido; sonido
con imágenes; imágenes con texto, o las tres cosas simultáneamente.
CARÁCTER HIPERTEXTUAL: Los documentos tradicionales obligan a lecturas
lineales: un libro se lee desde la primera página hasta la última; en un
documento electrónico, es posible establecer relaciones entre una palabra, o
una frase que aparezca en un lugar -párrafo, página o sección- con otra
palabra o frase en otro lugar del documento. De hecho, en un documento
digital, es posible establecer relaciones entre palabras, frases, imágenes,
textos o sonidos ubicados en un documento, e información textual, visual o
auditiva, ubicada en cualquier otro documento al cual se pueda acceder
electrónicamente; es decir, con tal que se encuentre en el mismo disco,
computadora o red. Es esta característica la que permite que se pueda navegar
de una “Página Web”; a otra a través de Internet.
CARÁCTER “OMNIACCESIBLE”: Los autores de documentos tradicionales
sienten la necesidad de extender sus discursos por medios de recursos
diversos que lo relacionen con otros discursos y otros autores. Para el lector
resulta imposible, por si mismo, llegar hasta las fuentes que los autores utilizan,
refieren o citan. Con los documentos digitales esta limitación es superada. La
posibilidad de establecer hiperrelacionest; entre documentos ubicados en
distintos sitios Web, no importa la región o país donde se encuentren, permite
que los documentos electrónicos, ubicados no importa donde, si están en un
medio conectado en red con Internet, puedan ser accedidos desde cualquier
otro lugar.
MUTABILIDAD E IDENTIDAD EN LOS DOCUMENTOS DIGITALES:
CARÁCTER “MUTABLE” El documento digital se produce en el mismo medio
en que se publica: un medio electrónico. Esto facilita enormemente efectuar
cambios en él. No es necesario reproducirlo por entero una vez que se le
hayan efectuado cambios al documento, como es el caso en un documento
impreso o audiovisual tradicional.
VOLATILIDAD: Un documento electrónico es fácilmente publicable para que el
mundo entero lo pueda consultar. Pero así como es fácil publicarlo, es
igualmente fácil sacarlo de circulación. La relativamente corta vida de algunos
sitios Web, o por el contrario, la muy dinámica vida de otros, puede traer como
consecuencia que el documento que consultamos hoy, a lo mejor mañana ya
no esté ahí; a lo mejor a partir de mañana deja de ser accesible o
sencillamente deja de existir. Los documentos electrónicos que no han sido
guardados y procesados para hacerlos permanentemente recuperables,
pueden tener una vida muy corta y contingente; una vida volátil.

7. CLASIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS

8. Los documentos electrónicos se clasificarán de acuerdo a los siguientes
criterios:
 POR SU FORMA DE CREACIÓN: Que se dividen en:
 Documentos Nativos Electrónicos: Son elaborados
desde un principio en medios electrónicos y permanecen
en este medio durante toda la vida.
 Documentos Electrónicos Digitalizados: Cuando son
tomados de soportes tradicionales y se convierten o
escanean en medios electrónico.
 POR SU ORIGEN: Son producidos por la administración
pública, ciudadanos, organizaciones o empresas.
 POR SU FORMA Y FORMATO: Se encuentran documentos
ofimáticos, cartográficos, correos electrónicos, imágenes,
video, mensajes de testo, audio, formularios electrónicos, bases
de datos, redes sociales, etc., frente a estos formatos a
continuación se dan unas recomendaciones para su buen uso:

9. CLASIFICACIÓN DESCRIPCIÓN RECOMENDACIÓN
DOCUMENTOS
OFIMÁTICOS
Documentos de procesadores de
texto, hojas de cálculo, gráficos,
etcétera, que son producidos con
distintos programas o paquetes
de software y en diferentes
versiones de un mismo software.
Definir políticas para su conversión a
formatos y lenguajes estables, de tal
manera que no se corrompa la
información
CARTOGRÁFICOS Mapas y planos, algunos de ellos
con valores históricos y en
muchos casos artístico. Estos
documentos, debido a su
naturaleza y origen, deben ser
tratados de manera específica
(utilizar un escáner especial,
metadatos particulares, entre
otros).
Definir políticas para garantizar su
lectura a mediano y largo plazo de
manera que no estén sujetos a la
evolución del software con el que se
produjeron, es decir, que la versión
siguiente del programa permita ver los
archivos generados en la versión
anterior
CORREOS
ELECTRÓNICOS
(COMUNICACIONES
OFICIALES)
El correo electrónico (e-mail) es
uno de los servicios más usados
en Internet que permite el
intercambio de mensajes entre
las personas conectadas a la
red, de manera similar a como
funcionaba el correo tradicional.
Básicamente es un servicio que
nos permite enviar mensajes a
otras personas de una forma
rápida y económica, facilitando el
intercambio de todo tipo de
archivos, dando clic en el link
“adjuntar” que aparece en
pantalla. Los documentos que se
adjuntan comienzan a ser
nombrados como documentos
electrónicos de archivo, debido a
que incorporan información de
alto valor que sirve de soporte y
evidencia para las entidades.
Constituye un tipo de documento
en el que con mayor frecuencia
se incluyen datos de gran valor
documental.
Cumplir con todas laspropiedades de
un documento electrónico destacando
que segarantice suautenticidad, fecha
y hora en que se produjo y se recibió,
así como su procedencia,
garantizando que el autor de este
documento es la persona que dice ser
y que tiene la competencia para
firmarlo.
CLASIFICACIÓN DESCRIPCIÓN RECOMENDACIÓN

10. IMAGEN, VIDEOS Y
AUDIO DIGITAL
Los archivos creados en estos
tipos de formatos se admiten
como pruebas en el sistema
judicial colombiano.
Cumplir con las normas que
establezca el Gobierno Nacional y la
entidad en sus normas internas, para
garantizar su preservación y valor
como prueba aceptada
MENSAJES DE
DATOS
GENERADOS
MEDIANTE REDES
SOCIALES
En algunos casos este tipo de
mensajes pueden ser utilizados
dentro de algún proceso llevado
a cabo por la administración
(Twitter, Facebook, entre otros).
Emitir las políticas por las que se
establezcan los procedimientos
válidos para la toma de los datos
necesarios y su transformación a
formatos que no alteren la validez de
los documentos.
FORMULARIOS
ELECTRÓNICOS
Formatos que pueden ser
diligenciados por los ciudadanos
para realizar trámites en línea.
Por ejemplo: “Formularios de
contacto” o “Formularios para
peticiones, quejas y reclamos”.
Tratarlos como herramientas que los
usuarios pueden utilizar, que se
integran a la información que se
maneja electrónicamente, sin olvidar
que sualmacenamiento y gestión debe
ser llevada a cabo por el programa que
procesa la entrada al Sistema de
Gestión de Documentos Electrónicos.
Emitir las políticas para establecer los
procedimientos válidos para la toma de
los datos necesarios y su
transformación a formatos que no
alteren la validez de los documentos.
BASES DE DATOS Colección datos afines,
relacionados entre sí y
estructurados de forma tal que
permiten el rápido acceso,
manipulación y extracción de
ciertos subconjuntos de esos
datos por parte de programas
creados para tal efecto o
lenguajes de búsqueda rápida1
.
Establecer cortes de información para
seleccionar de ellos la que deba
conservarse a largo plazo o de forma
permanente y transferirlos al Sistema
de Gestión de Documentos
Electrónicos de Archivo - SGDEA. Los
criterios a seguir para el
establecimiento de los cortes variarán
de acuerdo al contenido de la base de
datos y de la información que deba
conservarse.

13. CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS
1. Conservación de los Documentos Electrónicos:
1.1. Se debe Crear depósitos físicos-lógicos que sean seguros y
adecuados para conservar los documentos electrónicos, con una
temperatura entre 16 y 20 Grados centígrados y Humedad entre 30 y
40 Grados centígrados, evitando contacto contra la humedad,
oxidación, magnetismo y elementos bióticos.
1.2. Adquisición de aplicaciones informáticas y de equipos tecnológicos
compatibles que ayuden a la gestión de documentos electrónicos y
que sean aptos para el almacenamiento de información, que permitan
ir a la par con la tecnología, y así mismo evitar que se pierda la
información almacenada en soportes electrónicos obsoletos.
1.3. Implementar estrategias y mecanismos que permitan conservar el
contenido del documento, sin que exista la posibilidad de ser
modificada la información.
1.4. Sujetarse a las políticas y normas establecidas sobre la
conservación de los Documentos Electrónicos de Archivo por las
autoridades competentes nacionales e internacionales.
1.5. Establecer requisitos y estándares archivísticos que permitan
conservar el documento electrónico desde el instante en que se
implementan los Sistemas Informáticos y así mismo llevar un estricto
control de los documentos electrónicos durante su Ciclo de Vida que
permita garantizar su autenticidad e integridad permanente.
1.6. En el momento de crear, manipular, transmitir, consultar y
recuperar un Documento Electrónico, es importante que para su
conservación debe ser asegurado y conservado mediante la utilización
de técnicas, herramientas y soportes informáticos adecuados.
1.7. Para Conservar adecuadamente un Documento Electrónico de
Archivo, es necesario implementar un Plan de Preservación, Medidas
y Políticas de Conservación Preventiva y Técnicas para el tratamiento
y restauración de documentos electrónicos en proceso de deterioro.

14. 2. PRESERVACIÓN A LA LARGO PLAZO DE DOCUMENTOS
ELECTRÓNICOS DE ARCHIVO:
“El Archivo General de la Nación de Colombia, sigue comprometido con
brindar herramientas y diseñar estrategias en pro de la optimización de la
gestión documental en el país y por ende, de la salvaguarda de la
memoria de los colombianos, en cumplimiento de la Ley General de los
Archivos, la Ley de Transparencia y del Derecho del Acceso a la
Información Pública Nacional y el Decreto 2609 de 2012”. Por el AGN
2.1. Preservación:
“Conjunto de principios, políticas, medidas, planes y estrategias de
orden administrativo y operativo orientadas a asegurar la estabilidad
física, tecnología y de protección del contenido intelectual y de la
integridad del objeto documental en todas sus dimensiones” por el
Archivo General de la Nación.
2.2. La Preservación a largo plazo:
“Aplica al documento electrónico de archivo y documentos digitales
(independiente del formato) con su medio correspondiente en
cualquier etapa de su ciclo vital y de ella deriva la elaboración de un
Plan de Preservación a la Largo Plazo que tiene por finalidad
garantizar la preservación de los Documentos Electrónicos de Archivo,
manteniendo sus atributos tales como: unidad, integridad,
autenticidad, inalterabilidad, originalidad, fiabilidad, accesibilidad,
precisión y suficiencia, para que estos puedan constituirse en
testimonio que dé cuenta del funcionamiento de las entidades” por el
Archivo General de la Nación.
2.3. Plan de Preservación a Largo Plazo:
“Es un plan documentado de acciones que deben darse en el marco
del Documento Electrónico de Archivo o Documentos Digitales para
garantizar su preservación, acceso y disponibilidad a largo plazo. Se
buscan estrategias como son preservación tecnológica, migración de
la información, conservación y emulación, que brinden al usuario el
acceso a la información de acuerdo a los atributos definidos en el

15. Documento Electrónico de Archivo” por el Archivo General de la
Nación.
A raíz de los avances tecnológicos las entidades se han visto en la
obligación de ir a la par con la tecnología, ya que ha surgido el documento
electrónico de archivo, y a nacido la necesidad de preservar la
documentación desde la integridad física del formato, hasta la integridad
intelectual e informativa junto con sus complementos, mediante la
aplicación de políticas y normas establecidas por las entidades
competentes, esto con el fin de aplicar estrategias y acciones para evitar
el deterioro en el medio físico del documento, y los respectivos cambios
tecnológicos que impidan el acceso a su contenido.
La gran importancia de conservar y preservar a largo plazo los
Documentos Electrónicos es con fin de mantener los documentos
intactos, con el propósito de que puedan ser consultados, y así mismo
aquellos documentos inactivos que conservan su autenticidad y sus
valores secundarios sirvan de apoyo a la investigación; esta preservación
y protección de los Documentos Electrónicos permite que tanto los
soportes y la información contenida en ellos permanezca intacta y legible.
De tal manera que, los Documentos Electrónicos dependen de los
Sistemas Informáticos, y así mismo de las actividades y procesos dentro
de una entidad. Por eso es necesario asegurar la documentación
electrónica mediante una Conservación Preventiva que permita la
continuidad y permanencia de la información y del valor jurídico.
Por lo tanto, la Preservación de los Documentos Electrónicos de Archivo
necesitan ser estudiados y valorados por personal calificado e idóneo, que
tengan los conocimientos y la actitud de compromiso en preservar estos
documentos electrónicos, de acuerdo a estándares y lineamientos
establecidos por entidades competentes nacionales e internacionales;
teniendo en cuenta así mismo los cambios y avances tecnológicos, las
prácticas internacionales, y las necesidades y normas presentes dentro
de una nación y a su vez en las organizaciones.

16. 3. “Acuerdos y Artículos establecidos para la Conservación y Preservación
a Largo Plazo de los Documentos Electrónicos de Archivo”. por el
Archivo General de la Nación.
3.1. Acuerdo 003 de Febrero de 2015 – Preservación a Largo Plazo
(Formatos, medios y estándares).
“Por el cual se establecen lineamientos generales para las entidades del
Estado en cuanto a la Gestión de Documentos Electrónicos generados
como resultado del uso de medios electrónicos.” Por el Archivo General
de la Nación.
3.2. Artículo 13. Garantías de Conservación y Preservación a Largo
Plazo:
Los Documentos Electrónicos podrán conservarse, ya sea en el mismo
formato a partir del que se originó el documento o en otro cualquiera
que asegure su Originalidad, así como la autenticidad, la integridad, la
disponibilidad y confiabilidad necesarias para reproducirlo. Así mismo
la autoridad deberá garantizar que la migración de los documentos
electrónicos a otros formatos y soportes que garanticen la
Conservación y Preservación a Largo Plazo, el acceso y la
disponibilidad en el tiempo establecido en las Tablas de Retención
Documental.
3.3. Artículo 14. Disponibilidad de los Documentos Electrónicos de
Archivo:
Los Documentos Electrónicos de Archivo se pondrán a disposiciónde
las personas interesadas en formatos que permitan de forma gratuita
la lectura, comprobación de la firma electrónica y el descifrado, sin
perjuicio de las disposiciones legales de reserva legal, en
concordancia con lo reglamentado en la Ley 1712 de 2014.
3.4. Artículo 15. Preservación a Largo Plazo:
Las Autoridades deberán garantizar la preservación a largo plazo de
los documentos, datos y metadatos que conforman los documentos y
expedientes electrónicos, incluyendo la firma electrónica, el
estampado cronológico y la constancia de la verificación del certificado
electrónico con el que se hubieran firmado, para lo cual se deben tener
en cuenta principios de neutralidad tecnológica.
3.5. Artículo 16. Preservación Digital:
Las Autoridades deberán adoptar las políticas, medidas y estándares
necesarios para asegurar la conservación a largo plazo de los
documentos y expedientes electrónicos.

17. Bibliografia
Esteban Navarro Miguel Ángel, El profesional de la información. Vol. 10, Nº 12,
diciembre 2001
http://www.elprofesionaldelainformacion.com/contenidos/2001/diciembre/9.pdf
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http://leoanddamis.blogspot.com.co/p/como-se-clasifican-los-documentos.html
http://www.cetid.abogados.ec/archivos/37.pdf
AGN, Acuerdo 003 de febrero de 2015
DÍAZ RODRÍGUEZ, A. El concepto de documento electrónico
y su validación. La validación de los documentos: pasado,
presente y futuro. Huelva: Diputación Provincial, 2007
CRUZ MUNDET. José Ramón. La gestión de los documentos
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julio-diciembre de 2003.
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Asesora externa de la subdirección del SENA. Agosto 16 de 2013. Bogotá D.C.
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www.archivogeneral.gov.co. Preservación a Largo Plazo: formatos, medios y
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18. www.mintic.gov.co/portal/604/articles-3735_documento.pdf. Políticas del
Ministerio de Tecnologías de la Información y las comunicaciones [archivo de
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