Trabajo final módulo IV

DIPLOMADO EN
GESTIÓN DE
DOCUMENTOS Y
ARCHIVO

MÓDULO IV LAS TIC APLICADAS A LA
GESTIÓN DE ARCHIVO

Presenta: Alejandrina Hernández Jasso
Profra. : María Centeno Jiménez

Diciembre 5 – 10, 2011

ASIGNACIÓN 1

COMPARATIVO DE NORMAS

CUADRO COMPARATIVO SOBRE LEYES
• Panamá (DOCUMENTOS ELECTRONICOS Y LAS FIRMAS
ELECTRONICAS)

• España (LOS DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS Y SUS COPIAS -
DISPOSICIONES COMUNES SOBRE LOS DOCUMENTOS
ELECTRÓNICOS)

• México (LEY DE FIRMA ELECTRÓNICA DEL DISTRITO FEDERAL
MEXICO)

• Chile (LEY SOBRE DOCUMENTOS ELECTRONICOS, FIRMA
ELECTRONICA)

CUADRO COMPARATIVO SOBRE LEYES
España Panamá México Chile
Disposiciones generales SI SI SI SI
Terminología NO SI SI SI
Metadatos SI NO NO NO
Validez legal SI SI SI SI

Proceso de digitalización SI NO NO NO
Destrucción de documentos en soporte no electrónico. SI NO NO NO
Alcances de uso SI SI SI SI
Uso de Firmas Electrónicas por los Órganos del Estado SI SI SI SI
De los Prestadores de Servicios de Certificación SI SI SI SI
De los Certificados de Firma Electrónica SI SI SI SI
De la Acreditación e Inspección de los Prestadores SI SI NO SI
de Servicios de Certificación

Derechos y Obligaciones de los Usuarios de Firmas SI SI SI SI
Electrónicas
Reglamentos SI SI SI SI
ARCHIVO ELECTRÓNICO DE DOCUMENTOS SI SI SI NO
EXPEDIENTE ELECTRÓNICO SI NO NO NO
Transitorios SI NO SI SI
Fecha de promulgación Nov 2009 Jul 2008 Ago 2009 Marzo 2002
Cant. De páginas 9 46 11 12

• Todas las normas se encuentran divididas en capítulos con sus respectivos artículos.
• En general todas contienen los puntos más importantes.

CUADRO COMPARATIVO
 Conclusión personal
•Se puede observar que España al ser un país
europeo tiene su legislación más detallada que
los países de América, pesar de que la ley de
Panamá es más extensa.
•La tendencia para los países latinoamericanos
será, conforme se vaya teniendo experiencia,
complementar las leyes vigentes para tener
cada vez una mayor claridad en lo referente a
los documentos electrónicos.

ASIGNACIÓN 2

OBJETIVO, CARACTERÍSTICAS Y
REFLEXIÓN SOBRE DOCUMENTOS
ELECTRÓNICOS

Documentos a analizar

A. Documentos digitales

B. Disposiciones comunes sobre los
documentos electrónicos

C. El documento de archivo electrónico

DOCUMENTOS DIGITALES
Definición

No recibe su nombre de la forma mediática (texto,
sonido, imagen fija o en movimiento, en que se
presenta la información sino directamente de la
manera particular como se registra, esto es en un
medio electrónico a través de codificaciones (0 y 1,
impulsos positivos y negativos) que son
combinaciones de estos dos dígitos. También
llamados documentos electrónicos.

Objetivo

Facilitar la generación y modificación de un
documento, y su respectiva accesibilidad.

DOCUMETOS DIGITALES
 Características

Pueden leerse saltándose las páginas y no
linealmente.

Puede cambiársele el contenido de una línea, de
un párrafo o una página, sin que por ello haya
que cambiar el documento entero.

DOCUMETOS DIGITALES
Características funcionales
• Interactividad: permite que el usuario pregunte por
contenidos, ingrese comentarios, modifique o agregue
contenidos. Puede reaccionar ante exigencias del lector;
quien puede tener cierto grado de comunicación con el
documento.
• Multimediático: permite integrar en un solo ambiente
información registrada en forma de texto, de imágenes
fijas o en movimiento, y de sonido, esto es utiliza
múltiples medios informativos.
• Omniaccesible: se establecen hiperrelaciones entre
documentos ubicados en distintos sitios web.

Otras características

•Mutabilidad e identidad: como se produce en
el mismo medio en que se publica, facilita
enormemente hacer cambios en él.

•Volatilidad: fácilmente puede sacarse de
circulación, deja de ser accesible o deja de
existir.

 Tipos y formatos

a)Copia digital (scanner)
b)Digitales para imprimir: elaborado
directamente en un medio electrónico
(Word).
c)Digitales multimediáticos

•El formato depende del tipo de información de
que se trate.

 Conclusión
•Los documentos digitales son flexibles con
relación a los tradicionales; permiten conjuntar
diferentes formatos para realizar una sola
tarea como por ejemplo una presentación en
power point en la que se tiene texto, sonido e
imágenes. Si bien los documentos digitales
tienen desventajas como la volatilidad, son
amigables con el usuario lo cual le permite
comunicarse con él y tener retroalimentación,
y por lo tanto las ventajas son mayores.

•Con la incursión de la tecnología informática
en nuestras vidas no podemos dejarla de lado
pues ofrece ventajas sobre lo tradicional si
bien también tiene sus desventajas; lo
importante es sacar provecho a lo que nos
permita facilitar nuestro quehacer para ofrecer
servicios de calidad a los usuarios de nuestras
instituciones.

DISPOSICIONES COMUNES SOBRE LOS
DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS
 Objetivos
• Proporcionar procedimientos para determinar los
plazos y las condiciones de conservación de los
documentos.
• Se pueden conservar los documentos electrónicos
por períodos de tiempo determinados en función de
su valor.
• Para determinar las etapas de conservación en
formato electrónico es necesario determinar un plazo
en función de la política de preservación de la
organización se puede la plantear la migración a otro
soporte.

• Es necesario determinar un plazo total de
conservación en formato electrónico en función de la
política de preservación de la organización, se puede
plantear la migración a otro tipo de soporte. Los
documentos electrónicos tienen características que
se diferencias de los tradicionales. Por ejemplo los
documentos digitales pueden leerse saltándose las
páginas y no linealmente como los impresos también
puede cambiársele el contenido de una línea.

• La conservación de un documento en formato
electrónico se debe mantener procesable en
formato electrónico. Con el objetivo de abaratar y
simplificar el proceso de preservación, los
documentos digitales solo deben ser conservados en
el formato electrónico original durante el plazo de
procesabilidad y en función de su condición
estructural.

• Ser muy selectivos en las conservación permanente.
• La valoración de los documentos electrónicos no se
limita a establecer un plazo de conservación sino que
asume el compromiso de definir las condiciones de
conservalidad de los documentos.
• El proceso de valoración se estructura en etapas que
descienden en nivel de concreción:
• Establecimiento del calendario y acciones genéricas que
es necesario aplicar a una serie documental concreta y
analizar las características específicas de la
documentación generada en el marco de dicha serie.

• Aplicación de la norma ISO 15489-2 se materializa de
dos formas:
1) Ejecutar determinadas acciones sobre los
documentos cuando se cumplan sus fechas de
caducidad, y
2) Que el sistema pueda gestionar y registrar le
ejecución de dichas acciones tanto si se trata de
eliminar los documentos como de prepararlos para
su conservación a medio o largo plazo mediante las
políticas de conservación.

 Reflexión
• Se debe realizar la conservación de los documentos
electrónicos mediante plazos de conservación
determinados en función de su valor.
• Documentos que son producidos con procesadores
de texto, hojas de cálculo, administradores de bases
de datos, gráficos, las páginas web y los mensajes
que se transmiten por email, documentos
digitalizados, fotografías, etc.

 Reflexión personal
• Con la explosión documental a que estamos
acostumbrados hoy en día resulta de vital
importancia definir criterios que nos permitan
conservar los documentos que realmente tengan
valor y disponer de espacios tanto físicos como
electrónicos para que nuestro control sea eficiente y
no se dediquen demasiados recursos en la gestión
documental.

DOCUMENTOS DE ARCHIVOS ELECTRÓNICOS
 Objetivos
•Mantener la integridad y utilidad de sus
documentos.
•Crear documentos electrónicos y fiables que
documenten la actividad de las instituciones.
•Facilitar el acceso de la información a los
usuarios.
•Ayudar a los archivos a brindar una mejor
gestión de los documentos en formato
electrónico.

•Contienen información de cualquier
naturaleza.
•La información está archivada en un soporte
electrónico.
•Se requiere contar con respaldos para evitar la
pérdida de la información.
•Con el avance de las
tecnologías, constantemente se tiene que
estar emigrando la información a nuevos

 Conclusiones
•La importancia que tienen los documentos en
formato electrónico es que nos permiten
brindar una mejor conservación de los
documentos originales, contenidos en soporte
de papel manteniendo su integridad
física, facilitando su uso y manejo. Sin embargo
son muy susceptibles a los riesgos de pérdida
de información.

•Los cuidados que debemos tener con los
documentos electrónicos varían de los que
estábamos acostumbrados a utilizar con el
soporte papel por lo cual es necesaria una
capacitación en el área para mantener
nuestros documentos digitales en tiempo y
forma, poder accederlos y conservarlos, y
evitar pérdidas a la hora de migrarlos a nuevos
sistemas informáticos.

ASIGNACIÓN 3

COMPARATIVO DE EMPRESAS QUE
OFRECEN UN SISTEMA DE GESTIÓN DE
DOCUMENTOS

A. DOCUMENT MANAGEMENT SYSTEM

• Mejora el servicio ofrecido a socios y cliente.
• Ahorra dinero y tiempo.
• Gestiona todos los documentos que se acumulan a diario y se
archivan correctamente en un archivador electrónico central.
• El servidor puede ser Exchange o Notes, base de datos del
sistema de gestión, carpetas, disco duro local.
• Se pueden hacer búsquedas con sólo teclear una palabra,
resultados completos de búsquedas en segundos.
• La información está disponible.
• Puede responder a las consultas rápido.

• Se da un buen servicio.
• Se optimizan procesos empresariales internos (flujos de
trabajo); se envían los documentos electrónicamente y no
manualmente.
• Los empleados autorizados pueden acceder al documento
desde cualquier computadora y se puede conocer el estado
dentro del proceso, acceso global por internet.
• Rapidez en el proceso, elimina largos tiempos de espera.
• El proceso de digitalización es automático o semiautomático
por lo que es sencillo: escaneado.
• Los documentos se almacenan con un solo clic o
automáticamente, por ejemplo, un documento en Word.


• Se reduce espacio de almacenamiento.
• Tiene protección contra incendios e inundaciones.
• Los mensajes de correos electrónicos se guardan
automáticamente y se indexan con palabras clave como
remitente, destinatario o asunto.
• Pueden integrarse en cualquier infraestructura y adaptarse a
cualquier empresa.
• Cumplimiento con retención, de regulaciones sobre ….

B. NORMADAT
Su proceso, a grandes rasgos es el siguiente:
• El documento llega al edificio procedente de un cliente.
• Se ingresa mediante un vehículo con sistema de localización remota.
• Se descarga en un muelle interior.
• Recorren áreas controladas con circuito.
• El tratamiento para digitalización consiste en: preparar los documentos
retirando grapas y clips.
• Ya preparados se escanea el documento.
• Tienen equipos para leer formatos especiales.
• La indexación es mediante un caracter único.
• Terminada la digitalización del documento se entrega al cliente o se
custodia.
• Si se lleva a custodia, se identifica con un código de barras que contiene la
ubicación del documento.

B. NORMADAT
• Cuenta con sistema contra incendios, alta tecnología: gas y no
agua.
• Para soportes especiales existe un área acorazada
subterránea, climatizada con agente extintor especial.
• La entrega se realiza en un día hábil normalmente.
• Se puede consultar la base de datos antes.
• El documento digitalizado se entrega al cliente por correo
electrónico o en mano.
• Se utiliza la norma DIN 32757 para destrucción de soportes
informáticos.
• La documentación sale de NORMADAT completamente
destruida.

C. DOCUWARE

• Cuenta con cuatro servicios.
• Presenta la información por partes.
• Presenta las funciones básicas de la gestión documental.
• Su almacenamiento se hace en un CD.

C. DOCUWARE

• Cuenta con cuatro servicios.
• Presenta la información por partes.
• Presenta las funciones básicas de la gestión documental.
• Su almacenamiento se hace en un CD.

D. ALBALÁ
E. CLARA
F. EVOLUSOFT
G. ARCHIVO 3000

COMPARATIVO Y ELECCIÓN
• Ninguna de las tres empresas nos menciona el costo de los
productos, ni indica si incluye el mantenimiento posterior.
• Ninguna de las tres garantiza el buen manejo de la documentación
aunque si se toman algunas medidas como la utilización de guantes
y guardas.
• La empresa DMS no maneja sistemas de seguridad (contra
incendios) y NORMADAT si menciona que cuenta con un sistema
contra incendios a base de gas y no de agua
• Es importante que alguna de las empresas ofrezcan seguros contra
pérdida de documentos.
• Sólo una compañía mencionó en dónde está ubicada (NORMADAT).
• Albalá es un programa que sus sistemas con muy complicados
porque utiliza términos inapropiados.

• El costo normalmente lo mencionan que es de acuerdo a las
necesidades de cada cliente.
• Los softwares están orientados a operaciones comerciales o
empresas industriales.
• No mencionan si manejan parámetros de calidad en digitalización.
• No se maneja capacitación al cliente.
• No se menciona la calidad (capacidad) de los equipos para instalar
el software.
• No se menciona qué tipos de documentos se pueden digitalizar (si
son históricos, libros, etc.)
• No indica si existe versatilidad para migrar a otros sistemas.
• El equipo elegiría el software de ALBALÁ porque actualmente se
utiliza en el archivo del Congreso del Estado y ha funcionado
adecuadamente.

•No indican si tienen alguna cláusula de
confidencialidad.
•La elección se basará en las necesidades de
cada archivo.

ASIGNACIÓN 4

DESCRIPCIÓN DE MAPAS Y FOTOGRAFÍAS

DESCRIPCIÓN ARCHIVÍSTICA DEL MAPA DE
APATZINGÁN

APATZINGÁN

1.AREA DE IDENTIFICACIÓN
1.1.Código de referencia MX/16/053/AGHPEM
1.2 Titulo PLANO DE LA CIUDAD DE APATZINGÁN DE LA
CONSTITUCIÓN
1.3. Fecha 1901
1.4. Nivel de descripción COLECCIÓN DE PLANOS DEL ESTADO DE MICHOACÁN
1.5.Volumen y soporte 1 EJEMPLAR Y PAPEL

APATZINGÁN

2. AREA DE CONTEXTO
2.1.Nombre del Productor TALLER DE LITOGRAFÍA DE LA ESCUELA INDUSTRIAL
MILITAR PORFIRIO DÍAZ. MORELIA
2.2. Historia de la Institución SECRETARIA DE GOBIERNO SE FUNDA A PARTIR DE
1824 CUANDO EL ESTADO DE MICHOACÁN FORMA
PARTE DE LA FEDERACIÓN
2.3. Historia del Archivo EL ARCHIVO HISTORICO SE FUNDA EL 30 DE
NOVIEMBRE DE 1891, DURANTE LA ADMINISTRACIÓN
DE ARISTEO MERCADO. SU PRIMER DIRECTOR FUE
AMADOR COROMINA.
2.4 Forma de ingreso TRANSFERENCIA DOCUMENTAL

APATZINGÁN

3.AREA DE CONTENIDO Y
ESTRUCTURA
3.1.Contenido CONTIENE UNA DESCRIPCIÓN GEOGRÁFICA-URBANA
DEL DISTRITO DE APATZINGÁN, ASÍ COMO UNA BREVE
DESCRIPCIÓN DE LA CONSTITUCIÓN DE 1814 Y DE LA
CASA DE LA CONSTITUCIÓN.
3.2 Valoración, Selección y PERTENECE A UNA COLECCIÓN. LA MAPOTECA DEL
Eliminación ARCHIVO VALORÓ Y SELECCIONÓ EL MAPA EN 1989.
3.3 Nuevos Ingresos NO
3.4 Organización SECRETARÍA DE GOBIERNO
DIRECCIÓN DE ARCHIVOS DEL PODER EJECUTIVO
ARCHIVO GENERAL E HISTÓRICO DEL PODER
EJECUTIVO
MAPOTECA

APATZINGÁN

4.AREA DE CONDICIÓN DE
ACCESO Y USO
4.1Condiciones de acceso PRESENTAR IDENTIFICACIÓN Y LLENAR DE FICHA
4.2. Condiciones de MEDIANTE CÁMARA FOTOGRÁFICA SIN FLASH
reproducción
4.3 Lengua de los documentos ESPAÑOL
4.4 Características físicas FIEL COPIA DEL ORIGINAL. ESTADO FÍSICO:
CONDICIONES REGULARES. MEDIDAS: 47 CM DE
ANCHO POR 70 CM. DE LARGO
4.5 Instrumentos de descripción INVENTARIO DE MAPOTECA Y NORMA ISAD G.

APATZINGÁN

5. AREA DOCUMENTACIÓN
ASOCIADA
5.1 Existencia y localización de RESGUARDADO EN LA MAPOTECA DEL AGHPEM
los documentos originales
5.2 Existencia y localización de SI EN LA MAPOTECA DEL AGHPEM, EN LA
copias UNIVERSIDAD MICHOACANA DE SAN NICOLÁS DE
HIDALGO, EN EL INSTITUTO DE INVESTIGACIONES
HISTÓRICAS DE LA UMSNH

5.3. Unidad de descripción INVENTARIO DE MAPOTECA Y NORMA ISAD G.
relacionadas
5.4 Nota de publicación EXISTE UN LIBRO DENOMINADO “PUEBLOS, VILLAS Y
CIUDADES”, 1ª Y 2ª EDICIÓN PUBLICADO POR
GOBIERNO DEL ESTADO, ASÍ COMO LAS MEMORIAS DE
GOBIERNO DEL ESTADO.

APATZINGÁN

6. AREA DE NOTA CONTIENE UNA IMAGEN DE LA CASA DE LA
CONSTITUCIÓN

7. AREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIÓN
7.1 Nota del Archivero TEORIAS ARCHIVISTICAS, DESCRIPCIÓN,
PRESENTACIÓN DE DESARROLLO DE CÓMO
CLASIFICAR UN MAPA, LIBRODE
CARTOGRAFÍA DE ALBERTO SMIT
MEDIANTE DIAPOSITIVAS Y LA NORMA
ISAD (G). DESCRIPCIÓN PREPARADA POR:
ALVARO, ALEJANDRINA Y MONIKA.
7.2 Reglas o Normas ISAD (G)
7.3 Fecha de descripción 9 DE DICIEMBRE DE 2011

DESCRIPCIÓN ARCHIVÍSTICA DE FOTOGRAFÍAS
PERSONALES • Foto 1


1.1.Código de referencia
1.2 Titulo Boda de Liliana Mandujano
1.3. Fecha 2001-04-16
1.4. Nivel de descripción Colección fotográfica
1.5.Volumen y soporte Una fotografía a color, en soporte papel kodak royal,
6x4 pulgadas

2. AREA DE CONTEXTO
2.1.Nombre del Productor Alejandrina Hernández Jasso
2.2. Historia de la Institución
2.3. Historia del Archivo
2.4 Forma de ingreso Propia privada

ESTRUCTURA
3.1.Contenido Fotografía tomada el día 16 de abril del año 2011 en la
boda de Liliana Mandujano, con las mejores amigas del
grupo juvenil del Salesiano, en el salón Hacienda
Corralejo (colonia Independencia). De izquierda a
derecha: Vero Ramos, la novia, Érika García y
Alejandrina Hdez. Morelia, Michoacán.
3.2 Valoración, Selección y En buen estado
Eliminación
3.3 Nuevos Ingresos
3.4 Organización

ACCESO Y USO
4.1Condiciones de acceso Libre
4.2. Condiciones de Restringida
reproducción
4.3 Lengua de los documentos
4.4 Características físicas Original, estado físico: en buen estado. Medidas: 6x4
pulgadas
4.5 Instrumentos de descripción

ASOCIADA
5.1 Existencia y localización de Album fotográfico personal
5.2 Existencia y localización de No hay
copias
5.3. Unidad de descripción Ninguna
relacionadas
5.4 Nota de publicación

6. AREA DE NOTA

7.1 Nota del Archivero Formulario de descripción proporcionado
por la profesora María Centeno, módulo IV
del diplomado en Gestión de Documentos y
Archivo (UMSNH) y basado en la norma
ISAD (G). Fotografía descrita por
Alejandrina Hernández Jasso.
7.3 Fecha de descripción 2011-12-10


1.2 Titulo Cumpleaños de Alejandrina
1.3. Fecha 2005-01-06
6x4 pulgadas

2. AREA DE CONTEXTO

ESTRUCTURA
3.1.Contenido Fotografía con sus amigos, tomada el día 6 de enero de
2005 en el cumpleaños de Alejandrina en su casa
ubicada en Mezquite no. 54 Rincón de Ocolusen.
De izquierda a derecha, de arriba a abajo: Lupita
Juárez, Alejandrina Hernández, Andrés Martínez, Juan
Antonio Alejandre, Vero Ramos, Juan Pablo Juárez,
Irma Cirilo y Laura Ramos. Morelia, Michoacán.
Eliminación
3.3 Nuevos Ingresos
3.4 Organización

ACCESO Y USO
reproducción
pulgadas

ASOCIADA
copias
relacionadas

6. AREA DE NOTA



1.2 Titulo Playa de Manzanillo
1.3. Fecha 2003
6x4 pulgadas

2. AREA DE CONTEXTO

ESTRUCTURA
3.1.Contenido Fotografía tomada en la playa de Manzanillo, Colima
con sus amigas, mayo de 2003.
De izquierda a derecha:Laura Ramos, Xóchitl Juárez,
Alejandrina Hernández, Lupita Juárez e Irma Cirilo.
Eliminación
3.3 Nuevos Ingresos
3.4 Organización

ACCESO Y USO
reproducción
pulgadas
4.5 Instrumentos de
descripción

ASOCIADA
copias
relacionadas

6. AREA DE NOTA



1.2 Titulo Titulación como ingeniera industrial
1.3. Fecha 2003-11-25
7x5 pulgadas

2. AREA DE CONTEXTO

ESTRUCTURA
3.1.Contenido Fotografía tomada el 25 de octubre de 2003 después
del acto de titulación como ingeniera industrial, afuera
del auditorio 1 del Instituto Tecnológico de Morelia,
Morelia, Michoacán.
De izquierda a derecha: Yadira Hernández (hermana)
Roselia Jasso (madre), Alejandrina Hernández, Enrique
Hernández (padre) e Indira Hernández (hermana).
Eliminación
3.3 Nuevos Ingresos
3.4 Organización

ACCESO Y USO
reproducción
pulgadas

ASOCIADA
copias
relacionadas

6. AREA DE NOTA



1.2 Titulo Con el sobrino Sebastián
1.3. Fecha 2004
1.5.Volumen y soporte Una fotografía a color, en soporte papel fujifilm
fujicolor crystal archive, 6x4 pulgadas

2. AREA DE CONTEXTO

ESTRUCTURA
3.1.Contenido Fotografía tomada en 2004 con su sobrino Sebastián
de 3 meses de edad aproximadamente, en la sala de su
casa. Morelia, Michoacán.
Eliminación
3.3 Nuevos Ingresos
3.4 Organización

ACCESO Y USO
reproducción
pulgadas

ASOCIADA
copias
relacionadas

6. AREA DE NOTA


Trabajo final módulo IV

Recommended

Recommended

More Related Content

What's hot

What's hot (20)

Similar to Trabajo final módulo IV

Similar to Trabajo final módulo IV (20)

Trabajo final módulo IV