5. Notion de gouvernance
dans SharePoint
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Selon Technet « La gouvernance correspond à l’ensemble des stratégies, rôles,
responsabilités et processus permettant de contrôler la façon dont les services
commerciaux et les équipes informatiques d’une organisation collaborent pour
réaliser leurs objectifs ».
Un plan de gouvernance adapté va :
• Simplifier le déploiement de SharePoint
• Répondre à vos besoins de conformité et de sécurité
• Garantir le meilleur ROI
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6. Pourquoi est-ce
nécessaire ?
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La gouvernance est souvent mise de
côté.
Le résultat :
• Prolifération des sites et des contenus
• Mauvaise structuration de l'information
• Difficulté à accéder aux contenus
• Périmètre fonctionnel flou
• Utilisateurs livrés à eux-mêmes et
utilisant peu voire pas l'outil SharePoint
• X années après la mise en place de
SharePoint on ne répond toujours aux
objectifs fixés
• Difficulté à contrôler les services offerts
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7. Vision et fonctions
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Définir la vision de l'entreprise pour sa plateforme SharePoint
• Ex : « Le portail fournit à l'employé un point d'accès central et intuitif aux systèmes, outils et
informations dont il a besoin… »
Identifier les fonctions couvertes et les fonctions non couvertes (périmètre applicatif)
• SharePoint doit être :
o Utilisé par l'IT pour développer des applications business
o Le principal repository documentaire de l'entreprise
o L'outil utilisé pour implémenter les workflows simples
o Le portail intranet des employés
o Le centre de communication
• SharePoint ne doit pas être :
o Utilisé pour la gestion de la relation client
o Utilisé pour stocker et diffuser des contenus vidéos
o Etc.
Créer une feuille de route avec des objectifs annuels
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9. Service Level Agreement
(SLA)
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Le SLA définit la qualité de service requise entre un prestataire et un client.
• Il va définir ce que l’on peut attendre de SharePoint et dans quel délai
• Il renforce la confiance des utilisateurs et donc améliore l’adoption
Types d’engagements :
Temps de prise en charge et résolution de problème avec le helpdesk
Création d’un nouveau site en fonction du modèle choisi (processus à documenter)
Temps de chargement de la homepage
Indisponibilité maximale de la plateforme sur l’année
Définition des périodes de maintenance (définir des horaires critiques et non critiques)
Récupération d’un élément supprimé (processus à documenter)
Exemple de document :
http://www.rharbridge.com/wp-content/uploads/2012/05/Service-Level-Agreements.docx
http://blogs.msdn.com/b/neilth/archive/2008/04/23/sharepoint-sample-service-level-agreement-sla.aspx
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10. Communication
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Un bon plan de communication permet aux utilisateurs :
• De connaître les attentes vis-à-vis de SharePoint
• De comprendre la feuille de route
• De connaitre les points de contact (demande de fonctionnalités, incident, formation, etc.)
Différents canaux peuvent être utilisés, à vous d’identifier celui qui aura le plus
d’impact :
• Un site wiki
• Une communauté
• Une newsletter
• Un document
Il faut promouvoir la plateforme et impliquer le management
Mais également … Être ouvert à la discussion et impliquer les utilisateurs
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11. Infrastructure et IT
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Déterminer le « sizing » de chaque environnement pour répondre au besoin (dev – test
– production) ainsi que les coûts associés. Etre « scalable » horizontalement et
verticalement.
Identifier les prérequis des équipes techniques
• Load balancing ? HTTPS ? Kerberos ?
• Règles de sécurité du Firewall / Anti virus
• DMZ ? Interdiction d’exposer l’AD en DMZ ?
• Etc.
Supports de stockage en fonction des environnements
Répondez vous aux exigences de sécurité de l’entreprise concernant les données
stockées ?
Right Management System ? Permissions et active directory -> planifier la sécurité
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12. Développements et
déploiements (1)
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Définir un processus de déploiement de solutions personnalisées + être capable de les
identifier à tout moment
• Quels environnement utiliser ? comment et par qui est fait le déploiement ?
Etablir des standards de développement et de packaging
• Livrable doit comprendre : binaires + code source + manuel d’installation + fiche de livraison
Identification et contrôle des scripts powershell
Contrôleur de source + Processus de revue de code
Modèle de fiche de livraison
• bugs corrigés, fonctions ajoutées, risques et impacts etc.
Fiches de test
• Qui est responsable de tester les déploiements ?
• Sur quel environnement sont effectués les tests ?
• Quelles fonctions primordiales doivent revues systématiquement ?
• Comment mesurer l’impact sur les performances globales ?
Processus de rollback
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13. Développements et
déploiements (2)
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Quels outils peuvent être utilisés en interne ( SharePoint Designer, Nintex, etc.)
Quels types de modifications sont supportées.
Charte graphique = élément incontournable à l’adoption
Identifier les modèles de sites et leurs styles
Quel catalogue d’applications (interne, public) ?
Déterminer les responsabilités concernant le support
https://technet.microsoft.com/fr-fr/library/dn531035.aspx
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14. Exploitation et monitoring
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Disaster Recovery Plan (DRP) granulaire (ferme -> fichier)
Fréquence des backups en fonction du SLA. Quelle rétention ? Tests de restore.
Définir des baselines et seuils d’alerte pour monitorer la plateforme -> évaluer l’impact d’une mise à
jour (PERFMON Counters)
Définir des modèles de sites associés à des quotas ainsi qu’une durée de vie
Rapports fréquents sur : les permissions, le nombre de sites, le volume de données par site, les
accès, la recherche etc.
Fréquence et Processus de change et d’application de mise à jour (Windows, SQL, SharePoint,
produit tiers)
Troubleshooting : event logs, ULS, IIS, Database Health. (https://technet.microsoft.com/en-
us/library/gg277248(v=office.14).aspx), outils tiers : dynatrace !
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15. Formation et
accompagnement
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Identifier les rôles : administrateur SharePoint, développeur, administrateur SQL
Server, responsable de site, contributeur avancé, utilisateur.
Se référer au plan de gouvernance lors de la formation : l’utilisateur doit être
conscient du scope fonctionnel de SharePoint mais aussi des données qui doivent y
résider
Prévoir une formation initiale en présentiel
Un plan de formation continue doit être élaboré
Canaux disponibles :
• Self learning :
Wikis
Vidéos courtes, simples et ciblées
Learning game : gamification (ex : badgeville)
• E-learning :
Communautés
Formation de 30 min en webmeeting (un speaker – pas de questions) sur l’heure de midi ciblant un sujet précis
(ouverte à tous)
• Accompagnement à la demande (réponse aux questions en continu)
http://blogs.msdn.com/b/wael/archive/2010/12/16/sharepoint-governance-training.aspx
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16. Structure, métadonnées
et recherche
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L’architecture logique SharePoint permet de définir : qui accède à quel contenu et
comment ?
A définir par type de site :
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Comment mettre du contenu à disposition à
l’extérieur du réseau de l’entreprise ?
Quels outils pour garder le contrôle de l’information
(audit, worklows, versions, expiration) ?
Quel cycle de vie pour chaque type de contenu ?
Quelles langues sont prises en charge ?
Quelles données ne doivent pas être stockées sur
SharePoint
Qui doit rédiger le contenu et alimenter le site? Qui
est garant du contenu publié ? Comment assurer la
viabilité de ce contenu ?
Comment le contenu est taggué ? Qui est garant
des métadonnées ?
17. Pour conclure
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Voici par exemple, selon iNext, 5 facteurs de réussite d’un projet
SharePoint:
1. Définir des objectifs stratégiques clairs
2. Le projet doit être porté par les équipes métier et solutionner leurs
problématiques
3. Il ne faut pas négliger les étapes de :
• Recueil de besoin et analyse de l’existant (processus, documents, méthodes)
• Communication autour du projet
• Formation et accompagnement des utilisateurs
4. Identification d’un porteur de projet fort
5. Montée en compétence des équipes SI dans le cas « onPremise »
Tous sont reliés à la gouvernance !
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18. Tweets
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“SP Governance is like parenting - give them
enough rules to keep them safe, & enough flexibility
to be creative and grow.”
- Linnea Lewis (@linthecity)
“The thing you’re not doing, that you know
you should be doing. :( :)”
- Art Ho (Art_Ho)
https://leanpub.com/The-SharePoint-Governance-Manifesto/read
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Objectif dans notre cas : faire tourner sharepoint correctement
Globalement, ce que cela veut dire c’est comment allez vous mettre en place sharepoint pour répondre à vos besoins et faire en sorte qu’il sexécute correctement dans votre organisation.
Les grandes entreprises nécessiteront probablement une gouvernance plus importante et plus détaillée que des organisations de plus petite taille
2014 :
Améliorer la collaboration
Connecter les employés
Etc.
2015 :
Unifier la communication
Optimiser la collaboration
L’environnement de test doit être le plus proche niveau infra de l’environnement de production
Les mêmes outils doivent être installés sur chaque environnement
Vous pouvez faire vos propres précos en terme d’infra / installation de softs à vos fournisseurs
Les développement peuvent ne pas fonctionner du tout sur l’infra cible si le fournisseur n’en a pas entièrement connaissance au préalable
Également on peut se retrouver bloqué par des contraintes de sécurité et ne pas pouvoir créer d’accès d’externe au contenu si l’équipe sécurité ne trouve pas de moyen fiable d’exposer les données jugées trop sensible
Définir le support de stockage permet également de définir la rapidité des disques. Un contenu archivé ne sera pas forcément stocké sur le même type de disque qu’un contenu utilisé en mode collaboratif
nomenclature et versionning des WSP, pas d’artéfact de déployés manuellement
Gestion des exception dans le code, structure du code et déploiement via features, bonne factorisation, pas d’accès direct à la DB, documentation du code, bonnes pratiques de dev
Pas de modification des baseline de monitoring après déploiement de features spécifiques
Identifier le style pour chaque modèle de site
Identifier les éléments qui peuvent être ou non modifié et par quel moyen
Quel est l’impact du déploiement en terme de fonction, en terme de scope, en terme d’indisponiblité (site, ferme etc.)
Quel est la nature du déploiement (timerjob, workflow développé, ifilter, theme, webservice, etc.) : est il autorisé par la gouvernance ?
Définir des types de services : PLATINUM, GOLD, SILVER et en fonction alloué ou non les autorisations nécessaires en terme de personalisation et accès aux différents APIs (minimiser l’impact de fonctions non critiques sur l’ensemble de la ferme)
Quels interactions avec le système d’information, comment maintenir les interactions ?
Récupérer un fichier, récupérer la ferme -> processus et personnes impliquées peuvent être totalement différentes. Comment fait on ? Combien cela prend il ? Quels engagements ?
En fonction du SLA, à quelle fréquence s’effectuent les backups ? Y a-t-il des backup incrémentiels ? Quels services / contenus sont backupés ? Sur quel support ? Pour quelle durée ?
Les baseline doivent être définie pour RAM, CPU, IO Disk, et tout autre indicateur intéressant pour sharepoint -> ceci sur les serveurs sharepoint mais aussi SQL (cf. https://technet.microsoft.com/en-us/library/cc781394(v=ws.10).aspx)
Dynatrace : exemples
Il est important de former les utilisateurs à l’outil afin qu’ils sachent ce qu’il est possible de faire avec sharepoint mais il faut aussi le sensibiliser à la gouvernance en place afin qu’ils sachent ce qu’il ne doivent pas faire et pour quels usage sharepoint est préféré, pour quels autres on preferrera un autre outil en interne
Il faut prendre les utilisateurs par la main, il est important qu’ils se sentent accompagnés
Gestion de l’information au sens large
Objectif dans notre cas : faire tourner sharepoint correctement
Globalement, ce que cela veut dire c’est comment allez vous mettre en place sharepoint pour répondre à vos besoins et faire en sorte qu’il sexécute correctement dans votre organisation.
Les grandes entreprises nécessiteront probablement une gouvernance plus importante et plus détaillée que des organisations de plus petite taille