Gestion de proyectos

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Gestion de proyectos

  1. 1. Dirección y planificación de proyectos Conceptos básicos V0.1
  2. 2. Definiciones • Proyecto: Conjunto de actividades, planificadas, ejecutadas y supervisadas que con recursos infinitos tiene como objetivo crear un producto o servicio único. • Requisitos: Deberían satisfacer las expectativas (lo que espera) y las necesidades (lo que necesita) del proyecto. • Las necesidades deberían ser las expectativas, pero pueden no coincidir. • Las expectativas pueden hacerse explícitas o quedar implícitas, no manifestadas. • De las expectativas explícitas pueden derivarse los requisitos que, de lograr satisfacer el proyecto satisfarían las expectativas. • Alcance: Definición de lo que SI se va a realizar y lo que NO se va a realizar en el proyecto. • Calidad: Conjunto de características que constituyen su capacidad para satisfacer los requisitos. • Riesgos: Son aquello que puede ir mal en la consecución de los objetivos.
  3. 3. Definiciones Gestionar el... trata de asegurar que el proyecto... alcance incluye todo trabajo requerido para el éxito y solo ese. calidad satisfará las necesidades para las que fue desarrollado. tiempo termina a tiempo. riesgos identifica, analiza y prepara respuestas al riesgo. comunicación genera, recopila, disemina, almacena y elimina la información necesaria en el momento preciso. costes se completa del presupuesto aprobado. RRHH hace uso más eficiente de las personas involucradas. aprovisionamiento organiza adecuadamente la adquisición de bienes y servicios de fuera de la organización ejecutora. integración coordina los trabajos anteriores y también los productivos.
  4. 4. El Proyecto • Los proyectos se componen de dos categorías de proyectos: • Procesos de Gestión del proyecto • Procesos Orientados al producto • El proyecto: • Los proyectos se dividen en fases. • Al conjunto de fases de un proyecto se le llama ciclo de vida del proyecto. • Cada fase está marcada por el desarrollo de uno o más entregables. • Un entregable es cualquier consecuencia, resultado o elemento medible, tangible y verificable. • Roles en la dirección y gestión del proyecto • Director del proyecto: Responsable de la totalidad del proyecto. Dirigir implica equilibrar demandas y conflictos entre el alcance, el tiempo, los costes, la calidad, y el resto de áreas de conocimiento. • Gestor del proyecto: Es el responsable únicamente de los procesos de gestión del proyecto. En la mayoría de los casos existe únicamente un Director de proyecto que cubre ambos aspectos.
  5. 5. Procesos de Gestión Inicio del proyecto • Es el momento en el que la empresa decide que pueden consumirse recursos para un objetivo concreto. • Se necesita un inicio formal del proyecto: Un documento sencillo. • Se debe poner de manifiesto el proyecto. (nombre, descripción, motivación, director, siguiente punto de aprobación, etc.) • Se debe definir un alcance preliminar del proyecto. (implicados y expectativas, requisitos, entregables, suposiciones y restricciones, idea preliminar del ciclo de vida, etc.)
  6. 6. Procesos de Gestión Elaboración del plan (I) • Entregables principales y fases 1. Determinar los objetivos del proyecto 2. Fijar el ciclo de vida a utilizar (fases del proyecto) 3. Precisar los entregables (nombres, descripción, forma física, etc.) • Plan de trabajo: El EDT (estructura de descomposición de trabajo) 1. Identificar los elementos principales del proyecto: Entregables 2. Realizar estimaciones de tiempo y costes adecuados (dividir cada elemento hasta que sea posible la estimación) 3. Comprobar que la descomposición es correcta (¿Se puede asignar a cada hoja del árbol EDT una unidad de recurso? ¿Se puede estimar su duración y el coste?) 4. Etiquetar adecuadamente el EDT. El último nivel serán los Work Packages (WP). • Definición de actividades, dependencias y tiempos 1. Para cada WP identificar las actividades. 2. Incluir las actividades necesarias para todos los procesos de gestión (riegos, calidad, etc.) 3. Indicar enlaces entre actividades y estimar el tiempo necesario para completar la actividad.
  7. 7. Procesos de Gestión Elaboración del plan (II) • Análisis del trabajo: PERT y Gantt 1. Crear el diagrama PERT. Indica el camino crítico y los márgenes. 2. Crear el diagrama Gantt. Colocar las tareas en un calendario. 3. Crear otros diagramas de análisis. • Plan de gestión 1. Ejecutar los proceso del grupo “planificación asociados a riegos, calidad, comunicaciones, recursos humanos, adquisiciones, costes, etc.
  8. 8. Plan de proyecto • Plan de proyecto: Es documento consistente y coherente que contiene el plan de trabajo y el plan de gestión. • Plan de trabajo: Tareas operativas. Aquellas a cuya finalización se tiene algo más de los entregables finales del proyecto. • Plan de gestión: Tareas tácticas. Aquellas necesarias para que el proyecto se desarrolle, pero no ayudan a atener el producto o servicio más desarrollado. • El proyecto usará las fases de varias formas dependiendo de su complejidad: • Proyectos complejos: Cada fase es un proyecto y por tanto, un plan de trabajo y gestión diferente en cada fase. • Proyectos con trabajo complejo pero gestión similar en cada fase: Cada fase tiene su propio plan de trabajo pero todas comparten un único plan de gestión. • Proyectos simples: Existe un solo plan de trabajo y un solo plan de gestión • Un plan de proyecto contiene los siguientes elementos: • Diagrama Gantt: Información relacionada con el calendario. Contiene las actividades y su duración. • Diagrama EDT: Agrupación de elementos del proyecto orientada a entregables. • Diagrama de red (PERT): Muestra las actividades y sus relaciones. (fin-inicio, inicio-inicio, fin-fin e inicio-fin) • Esfuerzo y duración de actividades: Esfuerzo en horas/persona y duración en horas o días.
  9. 9. Procesos de Gestión Ejecución del proyecto • Ejecutar el plan vigente • Seguimiento y control de situación • Control de cambios • Gestionar adecuadamente los cambios en el plan de proyecto. • Replanificación • Comprobar la ejecución del proyecto y reajustar el plan de proyecto si es necesario. • Reuniones de seguimiento y control • Calendario de reuniones para el seguimiento • Actas de cada reunión • Contenido básico de las reuniones • Otros elementos de control de situación • Diario de proyecto • Actas • Comparación con plan y cambio, tras cada reunión
  10. 10. Procesos de Gestión Cierre del proyecto • El proyecto no acaba con la ejecución técnica del mismo. • El cierre de un proyecto significa que... “tras su cierre, el proyecto no puede consumir ni un euro más, ni una hora más, ni producir un documento más.”

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